Organizace dokument∙

Dokumenty jsou v knihovn∞ organizovßny v pohledech podle data, typu dokumentu, zpracovatele, p°φp. podle stavu revize.

Potvrzenφ p°φjmu dokumentu

P°ijetφ novΘho dokumentu (prvnφ otev°enφ) u₧ivatelem uveden²m v rozd∞lovnφku tohoto dokumentu je automaticky zaznamenßno v dokumentu potvrzenφ p°φjmu.

DalÜφ distribuce dokumentu

SystΘm umo₧≥uje provßd∞t nßslednΘ distribuce dokument∙, a to vÜem distributor∙m a p°φjemc∙m vyjmenovan²m v rozd∞lovnφku p∙vodnφ distribuce. Tak je zabezpeΦena postupnß distribuce dokumentu v rßmci divizφ, st°edisek Φi ·sek∙ spoleΦnosti. Ke ka₧dΘ distribuci je pak p°ipojeno samostatnΘ potvrzenφ p°φjmu u₧ivatel∙.

Revize dokumentu

Revize dokumentu je nßstroj zabezpeΦujφcφ pot°ebnou aktualizaci jeho obsahu Φi formy. P°i zahßjenφ revize je v modulu Tvorba dokument∙ vytvo°ena kopie stßvajφcφ verze dokumentu, p°iΦem₧ je automaticky inkrementovßno Φφslo verze dokumentu. P∙vodnφ nastavenφ zadavatele, zpracovatele a zpracovatelskΘho t²mu m∙₧e inicißtor revize (viz Konfigurace systΘmu) upravit. Po tΘto p°φpravnΘ fßzi je mo₧nΘ zahßjit zpracovßnφ revize dokumentu.

Revize dokument∙ mohou probφhat rovn∞₧ automatizovan∞. Obsahuje-li p∙vodnφ dokument datum plßnovanΘ revize, je inicißtor revize s nastaven²m p°edstihem (viz Konfigurace systΘmu) uv∞dom∞n.


Archivace dokument∙

StarÜφ a neaktivnφ dokumenty je vhodnΘ odklßdat do archivu. P°i archivaci jsou p°esunovßny zßsadn∞ celΘ v∞tve dokumentu, tj. vΦetn∞ potvrzenφ p°φjmu a dalÜφch distribucφ.