Podpora manařerského řízení

C. Podpora řízení firemní ekonomiky

Každý pracovník v řídící funkci ať vědomě, nebo nevědomě provádí cyklicky jistý sled činností, který lze obecně charakterizovat. (Pokud je neprovádí tak brzy z tohoto postu odchází.)

Těmito činnostmi jsou :

• plánování – stanovení cíle
• operativní řízení – každodenní postoje a rozhodnutí s cílem přiblížit se vytčenému cíli
• kontrola plnění plánu – srovnání reálného stavu se stavem ke kterému se chci dostat
• korekce plánu – jsou věci které vypadaly, že budou možné, ale nejde to

Kontrole plnění plánu se říká zpětná vazba. Tato zpětná vazba je rozhodující pro velikost korekce plánu. Pokud jsou informace přijaté při kontrole plnění plánu zkreslené, neúplné, nebo jinak zdeformované jsou všechny následující akce touto informací znehodnoceny. Můžeme to přirovnat k projíždění zatáčky automobilem. Pokud řidič uvidí že poloměr zatáčky je menší, nebo větší než skutečně je, pak nejspíše skončí mimo vozovku. Úhel natočení volantu bude odpovídat mylné informaci a ne skutečnosti.

Z výše uvedeného je patrné, že informace pro řízení firemní ekonomiky by měly být co nejpřesnější. Pokusíme se k tomu použít již zmíněných účetních dat.

Podpora plánování, kontrola plnění plánu a korekce plánu

Charakteristika

Plánování je vysoce odborná činnost, vyžaduje poměrně rozsáhlé znalosti podvojného účetnictví. Plány se asi nejvíce vytváří pro banky, ale v současné době plánování dostává novou tvář a čím dál více podniků používá plánování jako nástroj řízení.

Tato činnost se dá do určité míry počítačově podpořit plánovacími formuláři které na základě znalosti systému podvojného účetnictví změnu každé plánované položky přepočítají a vypočtou výsledný hospodářský výsledek a zůstatek peněz na pokladně.

Plánování obsahuje zpracování krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých plánů. Používá se plánování po měsících , kvartálech, letech, nebo jejich kombinace. Plán se vytváří buďto výsledovkově, nebo komplexně (včetně rozvahových účtů). Plánovat lze na úrovni zákonných výkazů (rozvaha a výsledovka), nebo na úrovni vlastních analytických účtů. Při komplexním plánování se vychází z počátečních dat, zpravidla z dat finančního účetnictví k určitému datu. Po zpracování plánu bývá potřeba tento plán korigovat. V průběhu realizace plánu je třeba mít účinnou zpětnou kontrolu, provádět vyhodnocování plnění plánu.

Specifikace

Z výše uvedeného vyplývají tyto specifikace pro podporu plánování

1. nejméně 12 plánovacích období
2. schopnost načtení počátečních dat z účetnictví
3. plánovací formulář na úrovni vlastních analytických účtů
4. plánovací formulář na úrovni zákonných výkazů
5. schopnost archivace a editace plánů
6. vyhodnocování plnění plánu

Vlastní provedení – ukázka

Obrázek : Vyhodnocení plnění plánu – výsledovková část

Poznámka :

(Ve sloupcích jsou hodnoty skutečně dosažené za jednotlivé měsíce podle účetnictví, na čárách ve stejné barvě jsou hodnoty plánované)

 

Obrázek : Menu plánování – ukázka možností plánování

Obrázek : Formulář plánování na úrovni analytických účtů

Obrázek : Formulář plánování na úrovni zákonných výkazů

Vlastní plánování probíhá vlastně jednoduše. Po zadání a výběru voleb v menu jsou v plánovacím formuláři naplněna data počátečního stavu. Ve sloupci 1 se do v hlavičky zadají globální koeficienty pro vývoj rozvahových a výsledovkových účtů. Těmito koeficienty se přepočítají všechny odpovídající účty z počátečního stavu a zároveň dojde k výpočtu hospodářského výsledku a zůstaku peněz na pokladně. V dalším lze u každé řádky formuláře provádět řádkovou korekci ve sloupci vlastní korekce. Při každé změně je formulář přepočten. Až je pro zpracovatele akceptovatelný hospodářský výsledek a lze jej ufinancovat může přejít k dalšímu sloupci – k dalšímu období. Pokud se má plánovat jen výsledovkově zmrazí se rozvahové účty koeficientem 1 v hlavičce.

Podpora operativního řízení

Charakteristika

Operativní řízení obsahuje obrovské množství různorodých činností jako průběžné sledování aktuálního HV firmy, stavu finančních prostředků, projektování dopadu zamýšlených jednorázových akcí, kontrola správnosti zaúčtování, sledování vlivu inflace, sledování vývoje firmy oproti minulým rokům, sledování standardních i vlastních poměrových ukazatelů.

Specifikace

Podpora operativního řízení vyžaduje :

• systém rozkladu kumulovaných údajů základní analýzy až na úroveň rozkontace účetních zápisů
• vyhodnocování standardních poměrových ukazatelů, možnost upřesnění jejich definice a možnost definice vlastních ukazatelů
• porovnávání aktuálních výsledků s výsledky minulých let
• sledování plnění plánu

Vlastní provedení – ukázka

Rozklad datových řad

Pro názornost uvádím příklad :

Při prohlížení základní analýzy mne zaujaly vyšší náklady v měsíci květnu na provoz vozidel, než jsou v ostatních měsících. Chci vědět proč tomu tak je. Na uvedený údaj postavím kurzor a myší klepnu na tlačítko v levém horním rohu “Detail”.

Po kliknutí se nacházím na podrobné analýze, kde se žlutě podbarví údaje z jejichž součtu je dotyčný údaj spočten. Nyní jsem schopen vysledovat příčinu zvýšení nákladů v tomto měsíci. Bude mne zajímat údaj na jehož pozici je kurzor, opět klepnu na tlačítko “Detail účtu”.

Zobrazí se mi další formulář, který ve spodní části s šedým záhlavím obsahuje účetní zápisy námi zvoleného analytického účtu za vybrané období a v horní části obsahuje detail dokladu na jehož pozici stojí kurzor, včetně rozkontace na jednotlivé účty. Ostatní je patrné z obrázku.

Stejný postup rozkladu datových řad je použit u finančních toků, DPH, aktiv, pasiv, podrobných aktiv a podrobných pasiv.

Porovnávání aktuálních výsledků s výsledky minulých let – ukázka

Srovnán stavu firmy s výsledky minulých let může být užitečné. Nabízím zde srovnání jedné, nebo až pěti položek se započtením inflace, nebo bez jejího započtení. Více je zřejmé z obrázků.

Nabídka

Srovnání jedné položky

Srovnání více položek

Každý tento graf je doplněn tabulkou srovnávaných údajů.

Sestava poměrových ukazatelů – ukázka

Poměrové ukazatele je oblast především nejednoznačná. Cápu ji jako pomůcku k orientaci ve firemní ekonomice. Sledované ukazatele ať standardní, nebo vlastní musí být především správně prezentovány a vyhodnocovány s ohledem na firemní specifikace. Pokud jsou správně pochopeny mohou být účinným pomocníkem, ale určitě ne všelékem.

Vzhledem k jejich neurčitosti a specifičnosti je nutno zajistit aby uživatel mohl účinně ovlivnit definici jednotlivých složek ukazatelů, definici ukazatelů jako takových a aby mohl sám definovat svoje vlastní ukazatele.

Následující obrázek ukazuje výslednou sestavu standardních ukazatelů, ale k dispozici jsou všechny výše uvedené možnosti.

Shrnutí

Tento systém je postaven tak, že načte data z účetnictví, tato data zanalyzuje a poskytne přehled o tom jak na tom firma je, proč tomu tak je a kam se poděly peníze. Zároveň umožní provádět kontrolu správnosti zaúčtování účetních dokladů.

Další silou tohoto systému je výrazná komplexní podpora řízení ekonomiky firmy. Tato podpora zahrnuje :

• plánování
• vyhodnocování plnění plánů
• archivaci a korekturu plánů
• srovnávání výsledků s minulými roky

Další možnosti

Dalšími možnostmi jsou středisková výsledovková analýza, sestavení zákonných výkazů, využití dat ke statickým hlášením apod.

Závěr

Cílem bylo publikovat výše uvedenou komplexní metodu finanční analýzy firmy s využitím reálných účetních dat a následným využitím finanční analýzy pro podprou řízení ekonomiky firmy