Dolování účetních dat

B. Technologie počítačového zpracování

V této části se budu zabývat tím, jak data z účetnictví vydolovat, analyzovat a co je s nimi možno dále ve prospěch manažera firmy udělat.

Výběr softwaru k analýze dat

K provedení zamýšlených kroků je třeba vybrat software, který dokáže :

• načíst data z různých datových struktur za jejich současného výběru, filtrování a kompletace
• získaná data dále analyzovat metodou :
• • kontingenčních tabulek
  • rozšířených filtrů
  • databázových dotazů
  • výpočtů
• provádět výsledné kompletace a součty
• zajistit přívětivé uživatelské prostředí
• zajistit pro uživatele přístup do vybraných oblastí aplikace, vyloučit zásahy do oblastí v kterých je zakázána editace

Načtení dat.

Základním problémem je načtení dat z účetního systému. Jsou základní dva druhy ukládání dat podvojného účetnictví sériový a paralelní. Pro naši potřebu více vyhovuje paralelní účetnictví. U sériového bývá problém s klíčováním jednotlivých účetních zápisů a položek, některé účetní systémy používají až trojnásobné klíče. Tyto zpomalují provedení dotazů. U sériového účetnictví je v některých případech nutno provádět vlastní dotazy. Tyto dotazy nefungují ve W98. W2000 nebyly zatím testovány. Doporučuji běh pod W95. U paralelních systémů tyto problémy nejsou.

Vlastní načtení dat probíhá přes ODBC driver SQL dotazem. V této fázi dochází k základnímu filtrování a kompletaci tak, aby načtená data odpovídala základním požadavkům nadřízeného systému. Použitím ODBC driveru je v zásadě možné zpřístupnit většinu účetních systémů. Základní testování bylo prováděno nad daty zpracovávanými v databázi UFAND. Tato databáze vyžaduje kromě speciálního ODBC driveru vygenerovat ještě rda. Soubor, zpravidla od autora účetnictví.

Způsob přímého načítání dat má “ale” v tom, že při případné změně, nebo vylepšení účetnictví je nutné upravit příslušné SQL dotazy.

Dalším způsobem načítání dat používaným u větších systémů je vygenerování deklarovaných datových struktur zpravidla ve formátu .dbf. Výhodou je že není nutné v případě změny, nebo aktualizace měnit SQL dotazy, toto si zajistí firma tak, aby deklarované datové struktury zůstaly stejné.

Zpracování dat

Jedná se o oblast na první pohled zdánlivě jednoduchou. Na druhý pohled lze říci EXCEL na plný plyn, přičemž P II a 17´ monitor je spodní hranice přijatelnosti. Více k tomu z pochopitelných důvodů nesdělím.