home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Business / DR_BUSINESS.BIN / TC_DOCS.EXE / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-09-29  |  111KB  |  1,935 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                          LIST OF EFFECTIVE PAGES
  7. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.            Copyright c 1991 Peripheral Data Systems / Datatrac
  13.              Rowland Hts, California / Alta Loma, California
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                            All Rights Reserved
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.    The information and/or drawings set forth in this document and all rights
  24.    in and to inventions disclosed herein and patents which might be granted
  25.    thereon disclosing or employing the materials, methods, techniques or
  26.    apparatus described herein, are the exclusive property of Peripheral Data
  27.    Systems.
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.          THIS MANUAL DESCRIBES THE TIME COUNTS TIME AND ATTENDANCE
  36.              SYSTEM CONTAINING THE FOLLOWING REVISION NUMBERS:
  37.  
  38.  
  39.                          Revision 1.0 or greater.
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48. Time Counts Time and Attendance System Product description and operations guide.
  49.  
  50. Original Issue ..................................................17, July,  1991
  51.                      TABLE OF CONTENTS
  52. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  53.  
  54. SECTION 1 - GENERAL                      SECTION                    PAGE
  55.  
  56.   FEATURES                                 1-1                        1
  57.  
  58.   PC REQUIREMENTS                          1-2                        2
  59.  
  60.   SYSTEM OVERVIEW                          1-3                        3
  61.  
  62.   MANUAL CONVENTIONS                       1-4                        5
  63.  
  64.   BEFORE YOU START - INSTALLATION          1-5                        7
  65.  
  66.   GETTING STARTED                          1-6                        8
  67.  
  68.   LIMITED WARRANTY                         1-7                       10
  69.  
  70.   TIME COUNTS SCREEN                       1-8                       11
  71.  
  72.   DROP-DOWN MENU                           1-9                       12
  73.  
  74.  
  75. SECTION 2 - OPERATIONS
  76.  
  77.   PUNCH GATHERING                          2-1                       14
  78.  
  79.   TIME CARDS                               2-2                       15
  80.  
  81.   DEPARTMENT CODES                         2-3                       19
  82.  
  83.   EMPLOYEE RECORDS                         2-4                       20
  84.  
  85.   REPORTS MENU                             2-5                       22
  86.  
  87.   SPECIAL CODES                            2-6                       24
  88.  
  89.   UTILITIES MENU
  90.            COMPANY POLICY                  2-7-2                     25
  91.            TIME CLOCK UTILITIES            2-7-3                     27
  92.            END OF PERIOD                   2-7-4                     28
  93.            DEFINE COLORS                   2-7-6                     29
  94.            PRINTER SETUPS                  2-7-7                     30
  95.            INDEX REBUILDING                2-7-8                     31
  96.  
  97.   WORK SHIFTS                              2-8                       32
  98.  
  99. SECTION 3 - OPERATIONS SUGGESTIONS
  100.  
  101.   RECOMMENDED DAILY PROCEDURES             3-1                       35
  102.   RECOMMENDED PAY PERIOD PROCEDURES        3-2                       35
  103.  
  104. SECTION 4 - CLOCK HARDWARE INSTALLATION
  105.  
  106.   GENERAL INFORMATION                      4-1                       36
  107.  
  108.  
  109.                                 LIST OF FIGURES
  110. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  111.  
  112.            FIGURES DESCRIPTION                    NO                     PAGE
  113.  
  114.            Time Counts System Flow                 1                       3
  115.  
  116.            Time Counts Main Screen                 2                      11
  117.  
  118.            Drop/Pull down Menus                    3                      12
  119.  
  120.            Punch Gathering Menu                    4                      14
  121.  
  122.            Time Cards Screen                       5                      15
  123.  
  124.                      Edit/Add                      6                      16
  125.  
  126.                      Edit/Change                   7                      17
  127.  
  128.                      Browse                        8                      18
  129.  
  130.            Department Codes Screen                 9                      19
  131.  
  132.            Employee Records Screen                10                      20
  133.  
  134.            Reports Menu                           11                      22
  135.  
  136.                      Exception Report             12                      22
  137.  
  138.            Special Codes Screen                   13                      24
  139.  
  140.            Utilities Menu                         14                      25
  141.  
  142.                      Company Policy Screen        18                      25
  143.  
  144.                      Clock Utilities Menu         19                      27
  145.  
  146.                      Define Screen Colors         20                      29
  147.  
  148.                      Printer Setup                21                      30
  149.  
  150.            Work Shift Screen                      22                      32
  151.  
  152.  
  153.  
  154. 1-1        FEATURES                                                     PAGE  1
  155. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  156.  
  157. - On-line context sensitive help, just press <F1> anywhere you have a question.
  158.  
  159. - All commonly known pay periods (Weekly, Bi-Weekly, Semi-Monthly and Monthly).
  160.  
  161. - Shift differentials.
  162.  
  163. - Sixth day overtime
  164.  
  165. - Eight-eighty overtime.
  166.  
  167. - Regular, overtime, premium, special and gross pay categories.
  168.  
  169. - Unlimited Special Codes for tracking unworked hours paid and un-paid.
  170.  
  171. - Overtime and premium paid by day of the week.
  172.  
  173. - Programmable rounding start and stop times.
  174.  
  175. - Grace periods for in and out times.
  176.  
  177. - Six automatic adjustment codes for special situations.
  178.  
  179. - Automatic Minimum lunch feature.
  180.  
  181. - Allows shifts to cross midnight.
  182.  
  183. - Allows manual department transfers and department pay rates.
  184.  
  185. - Error List report - which allows for printed reporting of errors found.
  186.  
  187. - All reports available by Company/Dept./Name or Employee number, and may be
  188.   printed, sent to the screen or to a disk file.
  189.  
  190. - Department and Shift summary reports.
  191.  
  192. - User selectable printer interfaces (customizing is allowed).
  193.  
  194. - User selectable screen colors.
  195.  
  196. - Exception Reports include: absent, present, no lunch, short lunch, long lunch,
  197.   special hours, department/shift errors, overtime/premium hours, In early/late,
  198.   out early/late employee hours, time cards, department totals, shift totals,
  199.   summary reports, and error listings.
  200.  
  201. - Multiple clocks per system ( 99 maximum ).
  202.  
  203. - Database format; dbase III users will feel right at home with Time Counts.
  204. 1-2        PC REQUIREMENTS                                             PAGE  2
  205. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  206.  
  207. 1).  IBM or 100% Compatible PC AT, with a floppy disk and a printer. It is
  208.      highly recommended that you use a 386 machine for optimum performance.
  209.  
  210. 2.)  640K RAM ( with 512K RAM available ).  Time Counts requires a large amount
  211.      of memory to process the database of raw punches.  All memory resident
  212.      programs and utilities should be terminated and removed from RAM prior to
  213.      running the Time Counts program.  The exception to this rule is if you are
  214.      running these memory resident programs in high memory using a high memory
  215.      manager such as 386 to the *MAX (c) or **QEMM (c).
  216.  
  217. 3.)  Hard Disk drive with a minimum of 5Mb available (disk access speed of
  218.      21msec or less is preferred).
  219.  
  220. 4.)  At lease one serial communications port if you are using the electronic
  221.      Time Clock and a modem is recommended for On-line customer support.
  222.  
  223. 5.)  MS DOS version 3.xx or 5.0.  This software is designed to function properly
  224.      Microsoft standards.  The newer DOS versions (4.0 and 4.01) have
  225.      operational problems that prevent Time Counts and other applications from
  226.      consistantly running error free.  Time Counts will run correctly on the
  227.      newest MS DOS version 5.0. Time Counts should be run using MS DOS versions
  228.      3.xx or 5.0 only. If your system is running any other operating system
  229.      Peripheral Data Systems and DataTrac assume no responsibility for the
  230.      results.
  231.  
  232. Note to Deskview and Windows users:
  233. When you open windows of different applications, Windows and Deskview reserve
  234. kernels of memory for that application.  Time Counts requires 512K RAM at all
  235. times. If you experience problems and you have other applications running, it
  236. may be necessary to run Time Counts by itself.
  237.  
  238. Note to network users:
  239. Time Counts compatibility with Local Area Networks relies on adherence to DOS
  240. 3.1 or greater function calls.  Time Counts uses DOS calls exclusively foe all
  241. network related operations.  Consequently, Time Counts is compatible with
  242. network products designed to the DOS standard.  You should be familiar with the
  243. nature and requirements of your Local Area Network products before attempting
  244. to Install Time Counts on your file server.
  245.  
  246. NOTE:  You must be running under PC/MS-DOS version 3.1 through 3.3 or 5.0 on
  247.        any and all network-stations using files in a shared mode.
  248.  
  249. If you are unsure or unclear about any of these requirements please feel free
  250. to contact Peripheral Data Systems customer service department at (714) 594-8660
  251. for further clarification.
  252.  
  253.      * 386MAX is a trademark of Qualitas Corp.
  254.      ** QEMM is a trademark of QEMM?
  255.  
  256. 1-3        SYSTEM OVERVIEW                                              PAGE  3
  257. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  258.  
  259. What is Time Counts?
  260. Time Counts is a complete, easy to use, menu driven Time and Attendance software
  261. program. The Time Counts program, your non-dedicated IBM or 100% compatible
  262. personal computer and the employee time clock work together to track and report
  263. on employees in and out times and hours, as well as department and shift
  264. summaries.
  265.  
  266. What if I need Help?
  267. The Time Counts program has an extremely thorough On-Line, context sensitive
  268. help system.  Any time you have a question within the Time Counts program you
  269. may press <F1> for help. The Time Counts help screens are designed to be an
  270. On-Line manual, thus saving you time and effort trying to locate the section
  271. you need in the manual. Some help screens are small so that they fit on the
  272. screen without blocking pertinent information.  This does not mean you only
  273. get a little help, you may press the cursor (arrow) keys or the <Page Dn> key
  274. for more help.
  275.  
  276.     ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════╕
  277.     │   ╒════════╕              ╒════╕                              │
  278.     │   │   PC   │              │    │      ╒══════════╕            │
  279.     │   │        │<-------------│    │<-----│          │            │
  280.     │ ╒═╧════════╧═╕____        ╘════╛      ╘══════════╛            │
  281.     │ ╘════════════╛   |        Clock       Emp. Badge              │
  282.     │       I          |                                            │
  283.     │       V          |      ╒═════════╕                           │
  284.     │   ╒═══════════╕  `----->│ Payroll │                           │
  285.     │   │  Reports  │         │ Service │    ╒═══════════════╕      │
  286.     │   │           │         ╘╤═══════╤╛--->│  Pay Check    │      │
  287.     │ ╒═╧═══════════╧══╕       │       │     │               │      │
  288.     │ │    Printer     │       ╘═══════╛     ╘═══════════════╛      │
  289.     │ ╘════════════════╛-----------------------^                    │
  290.     │                                                               │
  291.     ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════╛
  292.      <Figure 1>
  293.  
  294. How does Time Counts work?
  295. The employee uses a magnetic stripe badge, similar to a credit card, or an
  296. optional bar code badge.  This badge has a unique badge number encoded on it.
  297.  
  298. The badge is swiped through the reader at the employee time clock.  The
  299. transaction is stored in battery backed up memory until Time Counts and your PC
  300. "Poll," or gather, the punches via Punch Gathering.  Time Counts then matches
  301. the badge number with the employee's file number and stores the record into the
  302. time database. If, however, the badge number does not match any records in the
  303. employee database, this is noted on the transaction log.
  304.  
  305. With the transactions now in the Time database, you are ready to check for
  306. errors. Time Counts gives you the option, of either, printing the Error list
  307. report, or sending this report to the screen which also allows you to correct
  308. these errors "on the fly".  Time Counts also has reports available for punch
  309. exceptions by employee, at this time. Once you have corrected all of the errors
  310. you may print any reports required.
  311.  
  312. 1-3        SYSTEM OVERVIEW CONT'D                                       PAGE  4
  313. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  314. It is necessary to correct the errors
  315. prior to printing any reports which do calculations for the totals to be
  316. correct. Whenever you print reports Time Counts will automatically apply any
  317. policies which have been programmed into the system, such as rounding or grace
  318. periods, minimum lunch, shift differentials, adjustment codes, overtime days,
  319. special times (vacation, sick etc.).
  320.  
  321. The reports generated by Time Counts form the Reports Menu are:
  322.  
  323.            GENERATED REPORTS
  324.  
  325.            *  Punch Exceptions
  326.            *  Employee Hours
  327.            *  Department Totals
  328.            *  Work Shift Totals
  329.            *  Time Cards Reports
  330.            *  Summary Reports
  331.            *  Error Listing
  332.  
  333. At the end of your pay period, you may run the Time Card Reports which have
  334. signature lines for both the employee and his/her supervisor as an agreement
  335. that this Time Card is correct and accepted.
  336.  
  337. Once your payroll is finished and processed, you may run an "End of Period" to
  338. clear out last pay periods punches. This removes old records from the active
  339. database allowing Time Counts to run at optimum performance levels.
  340.  
  341. 1-4        MANUAL CONVENTIONS                                           PAGE  5
  342. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  343.  
  344. The following typographical conventions are used in this manual:
  345.  
  346. Type style           Used for
  347.  
  348. <Key>                Keyboard keys you must press where Key is the key on your
  349.                      keyboard we want you to press. For example, if we want you
  350.                      to press the "enter key" on your keyboard we will ask you
  351.                      to press <Enter>.
  352.  
  353. ALL CAPS             Menu options you must select where the name in CAPS is the
  354.                      selection we want you to make.  For example, if you are in
  355.                      the Main Menu and we want you to select the Employee Records
  356.                      option we will ask you to select EMPLOYEE RECORDS.
  357.            
  358. MENU/SUB             A slash (/) between menu selection means you must select
  359.                      the menu option before the slash (/) and then the menu
  360.                      option after the slash (/) is selected from the resulting
  361.                      drop down menu. For example, EMPLOYEE RECORDS/EDIT/CHANGE
  362.                      means that you are to select from the current menu,
  363.                      EMPLOYEE RECORDS. This will take you to a different screen
  364.                      where you will select the EDIT option. This will take you
  365.                      to a drop down menu for the Edit selection where you will
  366.                      select CHANGE. Please take note that this creates an audit
  367.                      trail of the menu selections you have made to get where you
  368.                      are.
  369.  
  370. Key1+Key2            A plus sign (+) between keys means you must press the keys
  371.                      at the same time. For example, "Press ctrl+c" means that
  372.                      you press the "ctrl" key and hold it down while you press
  373.                      the " c" key.
  374.  
  375. Key1,Key2            A comma (,) between key names means you must press the keys
  376.                      in sequence. For example, "Press <ALT>,<F10>" means that
  377.                      you press the <ALT> key and release it, and then press the
  378.                      <F10> key and release it.
  379.  
  380. Type style           Used for
  381.  
  382. "Text"               A set of quote marks around text means we would like you to
  383.                      type the text exactly as shown. For example "C:" and press
  384.                      <Enter> means we want you to change the disk drive you are
  385.                      working on by typing c: and pressing the enter key on the
  386.                      keyboard.
  387.  
  388. <F1>                 Press the function <F1> key for on-line context sensitive
  389.                      help.
  390.  
  391. <F3>                 Press the function <F3> key for a minutes to hundreths
  392.                      conversion chart.
  393.  
  394. <F5>                 Press the function <F5> key for a pick list of valid
  395.                      options.  ie: when asked to enter an employee's file
  396.                      number, you can press <F5> and a list of the employees will
  397.                      be shown for you to choose from.
  398. 1-4        MANUAL CONVENTIONS CONT'D                                    PAGE  6
  399. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  400.            
  401. Please Note that Time Counts displays in Military time (24HH/MM) and reports
  402. and calculates in HH/hh (Hours/Hundredths). The Hours are in twenty-four hour
  403. format. For example, at 1:00 pm Time Counts would display 13:00 and for 1:30 pm Time Counts will
  404. display 13:30 and the resulting totals would be 8.50 for eight and a half hours.
  405. 1-5        BEFORE YOU START - INSTALLATION                              PAGE  7
  406. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  407.  
  408. STEP ONE
  409. Before you start putting clocks on the walls and running wires there are some
  410. things to consider:
  411.  
  412. 1.)  The Time Clocks should be located by a employee entrance for accessibility
  413.      and ease of use.
  414.  
  415. 2.)  A clock next to the lunch room could possibly save employees a long walk
  416.      to punch in and out for lunch.
  417.  
  418. 3.)  The electricity provided for the Time Clock should be "Clean", meaning no
  419.      other equipment connected to it, and, ideally, a dedicated circuit. This
  420.      means not only the outlet the clock is plugged into, but also any other
  421.      outlets electronically connected to the circuit. The one thing that can't
  422.      happen is to have some equipment with a electric motor, such as a copier
  423.      or a vacuum sweeper, connected to the same circuit. Electric motors will
  424.      send signals back up the lines and effect the Time Clocks operation.
  425.  
  426. 4.)  You should have a basic configuration in mind prior to installation of the
  427.      clocks. The length of wire from the computer to the time clock. Check the
  428.      clock type under HARDWARE INSTALLATION for wire types needed based on
  429.      distances run. Do you need a communication (RS-232 serial) port expander
  430.      to handle the number of clocks you are using ?
  431.  
  432. Please see Section 5 under the type of clock purchased with your system for
  433. hardware installation.
  434.  
  435. STEP ONE
  436. The first thing you must do to start using Time Counts is to verify that you are
  437. running either MS-DOS 3.xx or 5.0 or DR DOS.  To find out simply type "ver",
  438. (without the quotation marks, as discussed on page 8) and press <Enter>. If you
  439. use MS DOS 4.XX you assume any and all responsibility for the resulting behavior.
  440.  
  441. STEP TWO
  442. The next step is to make sure you have enough hard disk space for Time Counts
  443. to operate.  Time Counts will only use about 1M Bytes of disk space for system
  444. files but the database file can get large. For this reason you must have at
  445. least 5MB of hard disk space or Time Counts will not install. For those of you
  446. not sure how to check your disk space first you must get to the DOS prompt,
  447. then change to the disk drive that you want Time Counts installed on by typing
  448. "x:" where x is the disk drive you wish to check. Next type "chkdsk/f" and
  449. press <Enter>. You should see a screen that looks like the one below.
  450.  
  451.            21309440 bytes total disk space
  452.                2048 bytes in 1 hidden files
  453.               73728 bytes in 31 directories
  454.            16695296 bytes in 911 user files
  455.             4538368 bytes available on disk   <------- Available disk space.
  456.  
  457.              655360 bytes total memory
  458.              595296 bytes free
  459. 1-6        GETTING STARTED                                              PAGE  8
  460. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  461.  
  462. You must have at least "5000000 bytes available on disk". The disk displayed
  463. above does not have enough disk space available. If your disk does not have
  464. enough space available, either you must move some files to another drive,
  465. delete old and useless files or purchase a larger hard disk drive to run Time
  466. Counts. Once you have 5000000 bytes available you may continue.
  467.  
  468. STEP THREE
  469. The third step is to insure your MS-DOS environment is set to have enough files
  470. open for Time Counts to operate. Your config.sys file on the boot hard drive
  471. must have the files set to 110 or greater. You shaould also add the line to your
  472. autoexec.bat file SET TCCLIP=65. For those of you unsure how to check
  473. the config.sys and autoexec.bat file, type "x:"  and where x is the boot hard
  474. disk on your system and press <Enter>. Next, change to the root directory by
  475. typing "cd\" and press <Enter>. Then type "type config.sys" or "type
  476. autoexec.bat" and press <Enter>. Your config.sys/autoexec.bat file will be
  477. printed to the screen. If you do not have a line in the config.sys file with
  478. files equaling at least 110 (Files=110), you must edit your config.sys file.
  479. Please note, if you are unsure of how to edit this file, refer to your MS DOS
  480. manual or seek the help of someone who knows how or call Peripheral Data Systems
  481. customer service department at (714) 594-8660 for help.
  482.  
  483. STEP FOUR
  484. Call Peripheral Data Systems at (714) 594-8660 for your serial verification
  485. number. You will be asked for this number during the install procedure, this
  486. number changes daily so be sure and call on the day you are going to install
  487. the system. Now is also a good time to fill out your registration card because
  488. our customer service representative will need to know the same information to
  489. be able to give you your verification number. He/She will also need your serial
  490. number which can be found on the Registration Card at the back of your manual.
  491. It is highly recommended that you write down your serial number in a safe place,
  492. you will be asked for it anytime you call Peripheral Data Systems.
  493.  
  494. STEP FIVE
  495. The fifth step is to insert your Time Counts "Install Disk" into the disk drive
  496. and close the door.  Now type "x:" where x is the disk drive you have the Time
  497. Counts install diskette loaded, and press <Enter>.  Now, at the Dos prompt, type
  498. "Install" and press <Enter>, then follow any messages displayed on the screen.
  499. Remember to install the Time Counts program onto a disk with a minimum of 5MB
  500. available as mentioned in STEP TWO. The install process will create a directory
  501. named TC and copy the files into it, then the files will be exploded.  Time
  502. Counts will then check for the proper database files and create any that do not
  503. exist. You may ask, "why would they exist if I'm installing the program for the
  504. first time".  Well, they wouldn't, but if you ever have a computer problem, you
  505. may need to re-install the program and if you have data files that already exist
  506. we don't want to overwrite them.
  507.  
  508. STEP SIX
  509. The sixth step is to type "TC" and press <Enter>. This will start the Time
  510. Counts program. You are now at the Time Counts Copyright screen, press any key
  511. to continue. Time Counts is now ready to use.  There is a preferred order to
  512. follow when setting up your system. First, you should select the UTILITIES MENU
  513. by, either, pressing the down cursor (arrow) key six times or by pressing <U>
  514. on your keyboard. Next, select COMPANY POLICY by pressing <C>.
  515.  
  516. 1-6        GETTING STARTED CONT'D                                       PAGE  9
  517. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  518.  
  519. This will take you to the Company Policy Screen. Select <E> for EDIT and <A>
  520. for ADD.  You may now enter your Company Policy. The fields and their
  521. explanations are listed in the Company Policy section of this maunal. If you
  522. have any questions regarding the fields you are entering, press <F1> for help.
  523.  
  524. STEP SEVEN
  525. From the Main Menu you will now want to select <D> for DEPARTMENT CODES.
  526. This will take you to the DEPARTMENT CODES screen.  Select <E> for EDIT and
  527. <A> for ADD.  You may now enter your Department Codes, the fields and their
  528. explanations are listed in the Department Codes section of this manual. If you
  529. have any questions regarding the fields you are entering, press <F1> for help.
  530.  
  531. STEP EIGHT
  532. From the Main Menu you will now want to select <W> for WORK SHIFTS, this will
  533. take you to the WORK SHIFTS screen.  Select <E> for EDIT and <A> for ADD.
  534. You may now enter your Work Shifts. The fields and their explanations are listed
  535. in the Work Shifts section of this manual. You may enter as many WORK SHIFTS as
  536. is required; there is no limit, although, if you have entered more than twenty,
  537. it is very likely you are duplicating shifts. If you have any questions
  538. regarding the fields you are entering, press <F1> for help.
  539.  
  540. STEP NINE
  541. From the Main Menu you will now want to select <S> for SPECIAL CODES, this will
  542. take you to the Special Codes screen. Select <E> for EDIT and <A> for ADD. You
  543. may now enter your Special Codes; the fields and their explanations are listed
  544. in the Special Codes section of this manual. If you have any questions regarding the fields you
  545. are entering, press <F1> for help.
  546.  
  547. STEP TEN
  548. From the Main Menu you will now want to select <E> for EMPLOYEE RECORDS.
  549. This will take you to the EMPLOYEE RECORDS screen.  Select <E> for EDIT and
  550. <A> for ADD; you may now enter your Employees master file records. The fields
  551. and their explanations are listed in the Employee Records section of this manual.
  552. If you have any questions regarding the fields you are entering, press <F1> for
  553. help.
  554.  
  555. You are now ready to start saving time and money with the Time Counts Time and
  556. Attendance System. I am sure you will find this program to be easy to learn and
  557. use.
  558.  
  559. Peripheral Data Systems is constantly working on improving and enhancing the
  560. Time Counts program and your comments would be greatly appreciated.
  561. This allows you to experience all of the features available before returning it.
  562. Don't be surprised if a Peripheral Data Systems customer service representative
  563. calls you after you return the questionnaire. We read each and every one
  564. carefully for hints to enhance our system, and occasionally, we come across
  565. some comments which clue us into a problem in the way your system is setup.
  566. If we feel we can help you solve your problem, we will certainly try.
  567.  
  568. NOTE: If you have more than one clock connected to your Computer, refer to
  569.       section 4-2 Installation for the proper set-up for multiple clocks. Time
  570.       Counts comes configured for manual entry at the computer but is designed
  571.       to use one electronic time clock as entry of your employees punches.
  572.  
  573. 1-7        LIMITED WARRANTY                                             PAGE 10
  574. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  575.  
  576. Peripheral Data Systems warrants that equipment delivered to its authorized
  577. distributor/dealer shall be free from defects in material and workmanship for a
  578. period of ninety (90) days from the date of delivery or until equipment is
  579. delivered to end user.
  580.  
  581. In addition, Peripheral Data Systems warrants equipment delivered to an end user
  582. by Peripheral Data Systems or one of its authorized distributor/dealers to be
  583. free from defects in material and workmanship for an additional ninety (90) day
  584. period, provided the end user has returned the warranty registration card to
  585. Peripheral Data Systems within 15 days following delivery.
  586.  
  587. In no event, however, shall Peripheral Data Systems have any obligation under
  588. this warranty after one hundred eighty (180) days from date of original shipment.
  589.  
  590. If during the warranty period, any unit or component of said unit becomes
  591. inoperative by reason of defective materials or workmanship, Peripheral Data
  592. Systems shall, at its option, supply and exchange replacement part or request
  593. return of equipment, freight prepaid, to Peripheral Data Systems or one of its
  594. authorized service centers for repair. Return shipment and replacement are
  595. shipped prepaid by Peripheral Data Systems via surface transportation. Air
  596. (second or next day) shipments, when requested, are at the owner's expense.
  597.  
  598. Peripheral Data Systems shall be released from all obligations under this
  599. warranty in the event equipment is subject to misuse, neglect, accident or
  600. improper installation or if repairs or modifications are made to equipment, by
  601. persons other than Peripheral Data Systems own or authorized service personnel
  602. unless such repairs by others are made with the written consent of Peripheral
  603. Data Systems.
  604.  
  605. The Time Counts Time and Attendance System Software is believed to be in
  606. compliance with the State of California Board of Labor Relations, however
  607. because of the ever changing regulations and complexity of some regulations
  608. Peripheral Data Systems does not warrant the accuracy of any feature contained
  609. within. Peripheral Data Systems highly recommends that before programming the
  610. system that you check with your local governing body for the proper and legal
  611. methods of tracking your employees time.
  612.  
  613. Peripheral Data Systems assumes no responsibility or liability for the accuracy,
  614. methods or use of the Time Counts System.
  615.  
  616. THE ABOVE WARRANTY IS IN LIEU OF ALL OTHER WARRANTIES,
  617. EXPRESSED OR IMPLIED.  THERE ARE NO WARRANTIES WHICH EXTEND
  618. BEYOND THE FACE HEREOF, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO
  619. WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A
  620. PARTICULAR PURPOSE.
  621.  
  622. Peripheral Data System shall not be liable to any person for any special,
  623. indirect or consequential damages, including, but not limited to, lost profits,
  624. or from any cause whatsoever arising out of or in any way connected with the
  625. manufacture, sale, handling, repair, maintenance or use of the products, and in
  626. no event shall Peripheral Data Systems liability exceed the purchase price of
  627. the products.
  628.  
  629. 1-8        TIME COUNTS MAIN SCREEN                                      PAGE 11
  630. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  631.  
  632. The Time Counts Screen is shown below in figure 2.  In the top left hand corner
  633. you will find your Time Counts version number (v1.00 in this figure). In the
  634. top right hand corner you will find the current date and time. At the top center
  635. you will find the company name you entered upon installation. In the middle left
  636. of the screen is the MAIN MENU.
  637.  
  638.     ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  639.     │ PDS-DT           PERIPHERAL DATA SYSTEMS                11/02/91 │
  640.     │ V 1.00          TIME & ATTENDANCE PROGRAM                5:27pm  │
  641.     ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡                                                                 │
  642.     │ ╒═ MAIN MENU ════════╕                                           │
  643.     │ │ Punch Gathering    │                                           │
  644.     │ │ Time Cards         │                                           │
  645.     │ │ Department Codes   │                                           │
  646.     │ │ Employee Records   │                                           │
  647.     │ │ Reports Menu       │                                           │
  648.     │ │ Special Codes      │                                           │
  649.     │ │ Utilities Menu     │                                           │
  650.     │ │ Work Shifts        │                                           │
  651.     │ │ Quit               │                                           │
  652.     │ ╘════════════════════╛                                           │
  653.     ╞══ Help Menu ═════════════════════════════════════════════════════╡
  654.     │Automatic processing of the Time Clocks punches.                  │
  655.     │ To scroll options. Enter ══╛ or first letter to select. F1=HLP│
  656.     ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  657.      <Figure 2>
  658. The main menu boxes consist of selections for you to choose from. To make a
  659. selection, you may either press the letter on your keyboard that matches the
  660. first letter of the selection you want, or use the up and down cursor (arrow)
  661. keys to highlight the selection and press <Enter>. If you use the cursor (arrow)
  662. keys, notice that the line directly below the "Help Menu" at the bottom of the
  663. screen prompts you regarding the selection you highlight.
  664.  
  665. If you select:
  666.      <A> for Punch Gathering, Time Counts will poll, or gather the punches from
  667.          all clocks, process the punches and print a transaction log of all
  668.          punches polled.
  669.      <T> for Time Cards: Time Counts will display the Time Cards screen. The
  670.          employee shown will be the first employee in the database, and the week
  671.          shown will be the most recent week worked.
  672.      <D> for Department Codes: Time Counts will display the Department Codes
  673.          screen. The first Department in the database will be displayed.
  674.      <E> for Employee Records: Time Counts will display the Employee Records
  675.          screen. The first employee in the database will be displayed.
  676.      <R> for the Reports Menu: Time Counts will pop up another menu box of
  677.          reports available to you.
  678.      <S> for Special Codes: Time Counts will display the Special Codes Screen.
  679.          The first Special Code in the database will be displayed.
  680.      <U> for the Utilities Menu: Time Counts will pop up another menu box of
  681.          Utilities available for you.
  682.      <W> for Work Shifts: Time Counts will display the Work Shifts screen. The
  683.          first Work Shift in the database will be displayed.
  684.      <Q> for Quit: Time Counts will close all open files and return you to the
  685.          DOS prompt.
  686. 1-9        DROP DOWN MENUS                                              PAGE 12
  687. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  688.  
  689. Through-out Time Counts, you will find drop down menus as shown below, in figure
  690. 2. These menus are all the same, except that in certain screens, one or more
  691. features/selections may be disabled. The disabled features/selections will be
  692. apparent because they will be blacked out, as opposed to available features/
  693. selections. To select an option from the drop down menu, you may either press
  694. the first letter of the option you wish to select, or use the cursor (arrow)
  695. keys to highlight the option and press <Enter>. The option selected will drop
  696. down a sub-menu with more options. You may select these sub-options the same way
  697. as the drop down menu options. You may either press the first letter of the
  698. selection or use the cursor (arrow) keys to highlight the option you want and
  699. press <Enter>, or press <Esc> to return to the main drop down menu.
  700.  
  701.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  702.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  703.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  704.   │ Felix, Junior C            Co#: 1  Plcy#: 1 Shft#: 1  Payrate:  5.000   │
  705.   │ File#: 800    Dept_Code: 1080    SS#: 888-99-1111  Week Start Day: MON  │
  706.   ╞════════════════════════ PUNCH INFORMATION ══════════════════════════════╡
  707.   │ Day  Date     Dept_code    In    Out     In    Out       Actual    Adj. │
  708.   │                                                                         │
  709.   │ MON  05/27/91      1080   8.05  11.50  12.00  16.50       7.95     8.00 │
  710.   │ TUE  05/28/91      1080   7.95                16.48       8.53     7.50 │
  711.   │ WED  05/29/91      1080   8.06                16.98       8.92     8.00 │
  712.   │ THU  05/30/91      1080   7.02                16.59       9.57     8.50 │
  713.   │ FRI  05/31/91      1080   8.02                16.98       8.96     8.00 │
  714.   │ SAT  06/01/91                                                           │
  715.   │ SUN  06/02/91                                                           │
  716.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  717.   │ Reg: 31.50  OT: 0.50  PT: 0.00  Spec: 0.00  Prev: 0.00  Gross:   161.25 │
  718.   │                                                                         │
  719.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  720.    <Figure 3>
  721.  
  722. The drop down menu selections consist of the following:
  723.  
  724. QUIT     Exits the present screen and returns you to the  previous menu.
  725.  
  726. EDIT     Allows you to ADD, CHANGE, DELETE, LIST, REPORT, INDEX
  727.          and PURGE records in the current screen.
  728.  
  729. GOTO     Allows you to go to a specific record in the database.  You can select
  730.          from different fields to go to such as NAME, FILE NUMBER, BADGE
  731.          NUMBER etc..  The entry you make into the goto field must be an exact
  732.          match to the data stored in the field, or it will not be found.
  733.  
  734. LOCATE   Locate works the same as goto, except that you don't need an exact
  735.          match to find the record you want. Enter an employee's last name (or
  736.          as much of the last name as you know) and LOCATE will find the closest
  737.          record and display it. You can select the record you want from here.
  738.  
  739. 1-8        DROP DOWN MENU CONT'D                                        PAGE 13
  740. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  741.  
  742. SET-QRY  Will allow you to only view data which matches certain conditions. For
  743.          example: You only want to view employees who work in Department #
  744.          100. These conditions may be stacked, meaning you could ask for
  745.          employees who worked in department 100, and shift 2, and pay rates
  746.          greater than $ 5.00.
  747.  
  748. FROMTO   Will let you pick the date ranges you wish to view whether it be one
  749.          day, one week or a month. These dates will be loaded into memory and
  750.          one week shown on the screen. To view a different week, press <Page up>
  751.          or <Page Dn>.
  752.  
  753. ORDER    Will let you set the viewing order whether it be by file number, last
  754.          name, department code, etc..
  755.  
  756. NEXT     Will display the next record in the database based on the ORDER you
  757.          have selected.
  758.  
  759. PREV     Will display the previous record in the database based on the ORDER
  760.          you have selected.
  761.  
  762. BROWS    Will display the records in database format. You will be prompted to
  763.          select the fields you wish to view, as not all fields will fit on the
  764.          screen at once. You may use the cursor (arrow) keys to see fields off
  765.          the screen, however, if you have certain fields you wish to see, it is
  766.          much quicker to set them as the first fields displayed. Records may be
  767.          edited in browse mode.
  768. 2-1        PUNCH GATHERING                                              PAGE 14
  769. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  770.  
  771. Punch Gathering is used to "Poll" or "Gather the punches from the employee time
  772. clocks. While gathering the punches, Punch Gathering will make two back up
  773. copies of the punches. When you select Punch Gathering, a shadow box (shown in
  774. figure 4 below) will appear to the right of the screen and sequentially display
  775. status messages of the "polling" or "gathering" process. Once "polling" is
  776. complete, Punch Gathering will print a log of the punch transactions as an audit
  777. trail (required by local agencies), and also report any badge numbers which were
  778. not found. These "orphan punches" are not lost, but are stored for recovery the
  779. next time Punch Gathering is run. Such "orphan punches" may occur if an employee
  780. is given a badge to punch in with, but he has not yet been entered into the
  781. Employee Records. If this is the case, you may correct the problem by entering
  782. the employee into the Employee, Records and the next time you run Auto
  783. Processing the punches will be processed.
  784.  
  785.     ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  786.     │ PDS-DT           PERIPHERAL DATA SYSTEMS                11/02/91 │
  787.     │ V 1.00          TIME & ATTENDANCE PROGRAM                5:27pm  │
  788.     ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡                                                                 │
  789.     │ ╒═ MAIN MENU ═════════╕                                          │
  790.     │ │  Punch Gathering    │           ╒Punch Gathering Menu ════╕    │
  791.     │ │  Time Cards         │           │ Clock   Records  Polled │    │
  792.     │ │  Department Codes   │           │-------------------------│    │
  793.     │ │  Employee Records   │           │  S00       824    Good  │    │
  794.     │ │  Reports Menu       │           │  S01       243    Good  │    │
  795.     │ │  Special Codes      │           │                         │    │
  796.     │ │  Utilities Menu     │           │ Total Punches: 1067     │    │
  797.     │ │  Work Shifts        │           │ ╒═════════════════════╕ │    │
  798.     │ │  Quit               │           │ │   PUNCH GATHERING   │ │    │
  799.     │ ╘═════════════════════╛           │ │      COMPLETE       │ │    │
  800.     ╞══ Help Menu ══════════════════════│ │RETURN FOR MAIN MENU │ │════╡
  801.     │Automatic processing of the Time Cl│ ╘═════════════════════╛ │    │
  802.     │ To scroll options. Enter ══╛ or╘═════════════════════════╛=HLP│
  803.     ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  804.      <Figure 4>
  805.  
  806. Upon purchase of the Time Counts System one (1) time clock is programmed into the
  807. Communications database (Main Menu/Utilities Menu/Time Clock Utilities/
  808. Communications) and is ready for operation via RS-232 direct connection.
  809.  
  810. If, however you wish to communicate with the clock via modem or you purchased
  811. more than one clock you must modify the record in the Communications database.
  812. See Hardware installation under the type of clock you purchased with the system.
  813.  
  814. If you experience any problems during Punch Gathering first check the trouble-
  815. shooting section of this manual.If you continue to have problems and can't find
  816. any help in the manual please contact Peripheral Data Systems customer service
  817. department at (714) 594-8660.
  818. 2-2        TIME CARDS                                                   PAGE 15
  819. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  820.  
  821. The Time Card Screen will allow you to view the employee punches based on
  822. parameters set by you via the pull down menus, as shown in figure 4 below. The
  823. most current week will be displayed when you enter the Time Cards screen. You
  824. may set such parameters as SET_FL, FROM-TO and ORDER. It is recommended that you
  825. first set the FROM-TO dates you wish to view, then set the ORDER you wish to
  826. view it in, and then any filters ( SET-FL ) you may want.
  827.  
  828.  
  829.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  830.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  831.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  832.   │ Felix, Junior C            Co#: 1  Plcy#: 1 Shft#: 1  Payrate:  5.000   │
  833.   │ File#: 800    Dept_Code: 1080    SS#: 888-99-1111  Week Start Day: MON  │
  834.   ╞════════════════════════ PUNCH INFORMATION ══════════════════════════════╡
  835.   │ Day  Date     Dept_code    In    Out     In    Out       Actual    Adj. │
  836.   │                                                                         │
  837.   │ MON  05/27/91      1080   8.05  11.50  12.00  16.50       7.95     8.00 │
  838.   │ TUE  05/28/91      1080   7.95                16.48       8.53     7.50 │
  839.   │ WED  05/29/91      1080   8.06                16.98       8.92     8.00 │
  840.   │ THU  05/30/91      1080   7.02                16.59       9.57     8.50 │
  841.   │ FRI  05/31/91      1080   8.02                16.98       8.96     8.00 │
  842.   │ SAT  06/01/91                                                           │
  843.   │ SUN  06/02/91                                                           │
  844.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  845.   │ Reg: 31.50  OT: 0.50  PT: 0.00  Spec: 0.00  Prev: 0.00  Gross:   161.25 │
  846.   │                                                                         │
  847.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  848.    <Figure 5>
  849.  
  850. If you selected more than one week to view, be aware that only one week is
  851. displayed at a time. The screen just isn't big enough to display any more. To
  852. see the rest of the  weeks you requested, just press <Page Dn>. Notice, as you
  853. press <Page Dn> that the totals at the bottom have two (2) lines. The top line
  854. is showing the current hours for the week displayed. The second line shows the
  855. accumulated hours from the first date requested through and including the week
  856. being displayed on the screen.
  857.  
  858. ERRORS - While perusing the Time Cards, you may see three (3) types of errors,
  859.          ERROR, DEPT ERR#, SHIFT ERR.
  860.  
  861. An ERROR message displayed on the right side of the screen is warning you that
  862. their is an odd number of punches or there are to many punches (eight punches
  863. per day is maximum).
  864.  
  865. A DEPT ERR# is telling you that there is a discrepancy in the departments this
  866. employee worked. The only way for this to be wrong is if you change a department
  867. code from the time card screen. When punches come from the clock, the department
  868. assigned to the employee in the employee screen is assigned to the punch. If,
  869. however, this employee worked in a different department and you wish to manually
  870. make the change for reporting purposes, or the department pay rate is higher
  871. than the employees, you may edit the record. Both the in and out punch must be
  872. changed to reflect the new department or the DEPT ERR# will be displayed and the
  873. totals at the bottom of your screen may not be correct. Time Counts will even
  874. tell you which two punches have the DEPT ERR#.
  875. 2-2        TIME CARDS CONT'D                                            PAGE 16
  876. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  877.  
  878. The # will be replaced by a 1 for the first pair of punches (punches one and
  879. two ), a 2 for the second pair (punches three and four) , a 3 for the third
  880. pair (punches five and six ),and a 4 for the fourth pair of punches (punches
  881. seven and eight). 
  882.  
  883. A SHIFT ERR means the employee's punches for that day have more than one shift
  884. assigned. An employee is only allowed to work one shift per day, as there could
  885. be conflicts to the shifts policies when applied. If you have a situation where
  886. employees work more than one shift at time, then you should create a shift for
  887. this specific situation and take into account what you want Time Counts to apply
  888. to this employees punches if he/she works the two shifts.
  889.  
  890. EDITING  RECORDS
  891.  
  892. There are a few different ways to edit records into the time cards database.
  893.  
  894. EDIT/ADD is the first method and only lets you add new records. The EDIT/ADD
  895. screen is shown below in figure 6. SELECT EDIT/ADD and the add box will be
  896. displayed for you. Enter the information you want added to the database. Any
  897. employee may be added from here. If the file number, dept. code, special code,
  898. shift number or policy number is not valid, a pick list of valid selections will
  899. be displayed, and you may highlight the one you want and press <Enter>. Please
  900. take special notice that this add box is asking for the Date you want the time
  901. applied to. For example, an out punch which occurs at 1:30 am on 06/30/91 for a
  902. shift that started on 06/29/91 and has crossed midnight, should be entered as
  903. time of 1:50 and a date of 06/29/91, as Time Counts will adjust the date for you.
  904. After you have entered the record, you will be asked if you wish to save this
  905. record permanently in the database.
  906.  
  907.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  908.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  909.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  910.   │ Felix, Junior C            Co#: 1  Plcy#: 1 Shft#: 1  Payrate:  5.000   │
  911.   │ File#: 800    Dept_Code: 1080    SS#: 888-99-1111  Week Start Day: MON  │
  912.   ╞════════════════════════ PUNCH INFORMATION ══════════════════════════════╡
  913.   │ Day  Date     Dept_code    In    Out     In    Out       Actual    Adj. │
  914.   │              ╒═ Add Punch ═════════════════╕                            │
  915.   │ MON  05/27/91│ File#  Last   First Name  M │              7.95     8.00 │
  916.   │ TUE  05/28/91│  800   Felix  Junior      C │  16.48       8.53     7.50 │
  917.   │ WED  05/29/91│                             │  16.98       8.92     8.00 │
  918.   │ THU  05/30/91│ Shift Date  Time    Payrate │  16.59       9.57     8.50 │
  919.   │ FRI  05/31/91│  06/01/91   8.02      5.000 │  16.98       8.96     8.00 │
  920.   │ SAT  06/01/91│                             │                            │
  921.   │ SUN  06/02/91│ Shift#   Policy#  Dept_code │                            │
  922.   ╞══════════════│     1        1       1080   │════════════════════════════╡
  923.   │ Reg: 31.50  O╘═══ ═════════════════════════╛Prev: 0.00  Gross:   161.25 │
  924.   │                                                                         │
  925.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  926.    <Figure 6>
  927.  
  928. 2-2        TIME CARDS CONT'D                                            PAGE 17
  929. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  930.  
  931. If something was not entered properly, enter "N" for no and press <Enter>, if
  932. all is okay, enter "Y" and press <Enter>.
  933.  
  934. EDIT/CHANGE is the second method.  Select EDIT/CHANGE and the change screen
  935. will be displayed, as shown in figure 7 below. Only the employee whose time card
  936. was displayed when EDIT/CHANGE was selected may be changed. Use the cursor
  937. (arrow) keys to highlight the field you wish to change and press <Enter>. The
  938. value in the field you have selected to change will be displayed at the top of
  939. the change screen and you may now enter the new value you want to assign to it.
  940.  
  941.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  942.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  943.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  944.   │ Felix, Junior C            Co#: 1  Plcy#: 1 Shft#: 1  Payrate:  5.000   │
  945.   │ File#: 800    Dept_Code: 1080    SS#: 888-99-1111  Week Start Day: MON  │
  946.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  947.   │               There are no fields currently being edited.               │
  948.   │File#     Date     Time#    Policy#     Shift#     Dept_code     Pay_rate│
  949.   ╞════════╤════════╤═══════╤══════════╤══════════╤══════════════╤══════════╡
  950.   │ 800    │05/27/91│  7.89 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  951.   │ 800    │05/27/91│ 16.54 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  952.   │ 800    │05/27/91│  7.97 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  953.   │ 800    │05/27/91│ 16.49 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  954.   │ 800    │05/28/91│  7.97 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  955.   │ 800    │05/28/91│ 16.49 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  956.   │ 800    │05/29/91│  7.93 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  957.   │ 800    │05/29/91│ 16.53 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  958.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  959.   │ F1=Help  <Insert> to Add Punch  <Del> to Delete Punch  <Return> to Edit │
  960.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  961.    <Figure 7>
  962.  
  963. To ADD a record in the EDIT/CHANGE mode, press <Insert> and the add box will
  964. be displayed, as in figure 8 on the next page. You will add the record the same
  965. as explained above in EDIT/ADD, except that this add box wants you to enter the
  966. "actual date" the punch would have occurred. For example, if you are adding a
  967. punch out at 1:30 am on 6/30/91, you would enter a time of 1:50 and a date of
  968. 06/30/91.
  969.  
  970. To delete a record in EDIT/CHANGE, use the cursor (arrow) keys to highlight the
  971. record you wish to delete and press <Delete>, the word deleted will be displayed
  972. in the upper right corner of the screen for any deleted records.
  973.  
  974. 2-2        TIME CARDS CONT'D                                            PAGE 18
  975. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  976.  
  977. BROWS is the third and last method for editing records. The browse screen is
  978. shown in figure 8 below. In the browse mode, you may add and delete records,
  979. as well as change fields for any employee, not just the selected employee when
  980. you entered the browse mode. To add a record in BROWS, press <Insert> and the
  981. add box will be displayed. To add the record, follow the same procedure
  982. explained in EDIT/ADD, except that this add box wants you to enter the actual
  983. date the punch would have occurred. For example, if you are adding a punch out
  984. at 1:30 am on 6/30/91, you would enter a time of 1:50 and a date of 06/30/91.
  985. To delete a record in EDIT/CHANGE, use the cursor (arrow) keys to highlight the
  986. record you wish to delete and press <Delete>. The word deleted will be displayed
  987. in the upper right corner of the screen for any deleted records.
  988.  
  989.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  990.   │ Felix, Junior C            Co#: 1  Plcy#: 1 Shft#: 1  Payrate:  5.000   │
  991.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  992.   │               There are no fields currently being edited.               │
  993.   │File#     Date     Time#    Policy#     Shift#     Dept_code     Pay_rate│
  994.   ╞════════╤════════╤═══════╤══════════╤══════════╤══════════════╤══════════╡
  995.   │ 800    │05/27/91│  7.89 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  996.   │ 800    │05/27/91│ 16.54 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  997.   │ 800    │05/27/91│  7.97 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  998.   │ 800    │05/27/91│ 16.49 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  999.   │ 800    │05/28/91│  7.97 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  1000.   │ 800    │05/28/91│ 16.49 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  1001.   │ 800    │05/29/91│  7.93 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  1002.   │ 800    │05/29/91│ 16.53 │     1    │       1  │       1080   │    5.000 │
  1003.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  1004.   │ Press --' <Enter> to edit fields.   Arrow keys to move cursor.      │
  1005.   │ Press <Esc>ape when finished.                                           │
  1006.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1007.    <Figure 8>
  1008.  
  1009. 2-3        DEPARTMENT CODES                                             PAGE 19
  1010. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1011.  
  1012.  
  1013. The Department Codes screen uses the same drop down menu as described in
  1014. section 2-0, and is shown in figure 9 below. There are only three (3) fields in
  1015. the Department Codes Screen.
  1016.  
  1017.  
  1018.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1019.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  1020.   ╞═════════════════════════ DEPARTMENT CODES ══════════════════════════════╡
  1021.   │                                                                         │
  1022.   │                                                                         │
  1023.   │                 ╒═══════════════════════════════════╕                   │
  1024.   │                 │ Department Code: 1020             │                   │
  1025.   │                 │ Department Name: Front Desk       │                   │
  1026.   │                 │ Department Rate: 12.00            │                   │
  1027.   │                 │                                   │                   │
  1028.   │                 ╘═══════════════════════════════════╛                   │
  1029.   │                                                                         │
  1030.   │                                                                         │
  1031.   │                                                                         │
  1032.   ╞═══ Help Menu ═══════════════════════════════════════════════════════════╡
  1033.   │ Quit this menu and return to the main menu.                             │
  1034.   │  To scroll options.    Enter --' or Frist letter to select   F1=Help  │
  1035.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1036.    <Figure 9>
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040. DEPARTMENT CODE is a 10 digit alpha-numeric field which should refer to the
  1041. Departments name. This Department Code is what is stored with each punch in the
  1042. time database.
  1043.  
  1044.  
  1045. DEPARTMENT NAME is a twenty digit alpha-numeric field for the actual
  1046. Department Name you wish displayed on the reports.
  1047.  
  1048.  
  1049. DEPARTMENT RATE field is used if you assign a pay rate to the Departments.  This
  1050. is only to be used if the employee is borrowed to a Department other than the
  1051. Department assigned to  this employee's master file. The system will compare the
  1052. employees pay rate and the Department rate, and assign the higher of the two to
  1053. these hours.
  1054.  
  1055. 2-4        EMPLOYEE RECORDS                                             PAGE 20
  1056. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1057.  
  1058. Employee Records is where employees are added, changed, deleted, reported on etc.
  1059. The Employee Records screen is shown below in figure 10.
  1060.  
  1061.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1062.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  1063.   ╞═════════════════════════ EMPLOYEE RECORDS ══════════════════════════════╡
  1064.   │                                                                         │
  1065.   │   File#  Badge#   Last Name     First Name   M       SS Number          │
  1066.   │     800       8   Felix         Junior       C       888-99-111         │
  1067.   │                                                                         │
  1068.   │   Hire Date   Laid-off   Re-hired   Terminate  Phone Number     Ext.    │
  1069.   │   01/01/91      /  /       /  /        /  /    1-714-555-1212   101     │
  1070.   │                                                                         │
  1071.   │   Dept. Code     Department Name         Dept. Rate          Shift#     │
  1072.   │      1080        Front Desk                 12.000              1       │
  1073.   │                                                                         │
  1074.   │   Policy#  Co#   Company Name            Code    Pay Rate    Salaried   │
  1075.   │       1     1    Southeastern Conference  SEC       5.000       N       │
  1076.   │                                                                         │
  1077.   ╞═══ Help Menu ═══════════════════════════════════════════════════════════╡
  1078.   │ Quit this menu and return to the main menu.                             │
  1079.   │  To scroll options.    Enter --' or Frist letter to select   F1=Help  │
  1080.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1081.    <Figure 10>
  1082.  
  1083. FILE NUMBER - is the unique employee number (up to six (6) digits) assigned to
  1084.               the employee. This File number is fixed and may not be changed.
  1085.               This File number should match your payroll's (and or accounting)
  1086.               employee number.
  1087.  
  1088. BADGE NUMBER- is the unique number encoded on the employee's badge. This badge
  1089.               number is changeable in Time Counts, as the badge could be lost or
  1090.               damaged and need to be replaced. The badge number is stored in the
  1091.               employee time clock along with the time and date when a punch
  1092.               occurs. When Punch Gathering is run, Time Counts matches the badge
  1093.               number stored in the clock with the badge number in the employee
  1094.               database, and stores the employee's file number along with the
  1095.               punch information in the Time database. From this point on, all
  1096.               records use the employee File number instead of the badge number.
  1097.  
  1098. NAMES:
  1099. LAST,FIRST,M- is the employees actual last and first names and middle initial.
  1100.  
  1101. SS_NUMBER   - is the employees Social Security number. Although this number
  1102.               should never change, Time Counts will let you change it if
  1103.               necessary.
  1104.  
  1105. HIRE DATE   - is the date you hired the employee. This date is here for
  1106.               reporting capabilities only.
  1107.  
  1108. LAID_OFF    - is available if the employee is laid off temporarily and you do
  1109.               not want the employee to show on your reports.
  1110.  
  1111. 2-4        EMPLOYEE RECORDS CONT'D                                      PAGE 21
  1112. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1113. RE-HIRED    - is available to re-activate LAID_OFF employees and start reporting
  1114.               on these individuals again. You may also through EDIT/CHANGE,
  1115.               remove any date from the LAID_OFF field to accomplish the same
  1116.               result if you do not wish to maintain the dates LAID_OFF and
  1117.               RE-HIRED.
  1118.  
  1119. TERMINATE   - is available for employees permanently terminated. Once a
  1120.               TERMINATED date is entered, this employee will not appear on
  1121.               reports. Although this is meant to be permanent, you may use
  1122.               EDIT/CHANGE to remove any date entered in this field and, as a
  1123.               result, re-activate the employee.
  1124.  
  1125. PHONE NUMBER- is a field to track the employees home phone number. This is for
  1126.               reporting purposes only and is not used by Time Counts.
  1127.  
  1128. EXT         - is the phone extension this employee may be found within the
  1129.               company.
  1130.  
  1131. DEPT. CODE  - is the home Department Code this employee is being assigned to.
  1132.               If you are not sure of the code, you may press <F5> for a pick
  1133.               list of available departments. If you enter a department that is
  1134.               not defined, a pick list will automatically pop-up for you to
  1135.               choose from.
  1136.  
  1137. DEPT. NAME  - will be automatically filled out by Time Counts when the
  1138.               Department Code is selected.
  1139.  
  1140. DEPT. RATE  - will be filled out by Time Counts when the Department Code is
  1141.               selected.
  1142.  
  1143. SHIFT#      - is the shift this employee is assigned to. If you are unsure of
  1144.               the available numbers, press <F5> for the pick list. If you enter
  1145.               a number that is not defined, the pick list will be displayed
  1146.               automatically for you.
  1147.  
  1148. POLICY#     - is the Company Policy this employee is assigned. If you are
  1149.               unsure of the Policy numbers, press <F5> for the pick list.
  1150.               If you enter a number that is not defined, the pick list will be
  1151.               displayed automatically.
  1152.  
  1153. COMPANY #   - will be filled out by Time Counts when the Company Policy is
  1154.               selected.
  1155.  
  1156. COMPANY NAME- will be filled out by Time Counts when the Company Policy is
  1157.               selected.
  1158.            
  1159. CODE        - is the three (3) digit code used by most payroll services for
  1160.               company identification and will be filled out by Time Counts when
  1161.               the Company Policy is selected.
  1162.  
  1163. PAY RATE    - is the rate at which this employees home hours are to be
  1164.               calculated.
  1165.  
  1166. SALARIED    - is a field to report hourly versus salaried employees for
  1167.               reporting purposes only.
  1168. 2-5        REPORTS MENU                                                 PAGE 22
  1169. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1170.  
  1171. The REPORTS MENU is where all reports based on the punches are generated. The
  1172. Reports Menu is shown below in figure 11.
  1173.  
  1174.     ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1175.     │ PDS-DT           PERIPHERAL DATA SYSTEMS                11/02/91 │
  1176.     │ V 1.00          TIME & ATTENDANCE PROGRAM                5:27pm  │
  1177.     ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡                                                                 │
  1178.     │ ╒═ MAIN MENU ═════════╕                                          │
  1179.     │ │  Punch Gathering   ╒═ REPORTS MENU ════════╕                   │
  1180.     │ │  Time Cards        │  Punch Exceptions     │                   │
  1181.     │ │  Department Codes  │  Hours by Employee    │                   │
  1182.     │ │  Employee Records  │  Time Card Report     │                   │
  1183.     │ │  Reports Menu      │  Department Codes     │                   │
  1184.     │ │  Special Codes     │  Work Shift Totals    │                   │
  1185.     │ │  Utilities Menu    │  Summary Reports      │                   │
  1186.     │ │  Work Shifts       │  Error List Report    │                   │
  1187.     │ │  Quit              │  Return to Main Menu  │                   │
  1188.     │ ╘════════════════════╘═══════════════════════╛                   │                   │
  1189.     ╞══ Help Menu ═════════════════════════════════════════════════════╡
  1190.     │Automatic processing of employee punches.                         │
  1191.     │ To scroll options. Enter ══╛ or first letter to select. F1=HLP│
  1192.     ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1193.      <Figure 11>
  1194.  
  1195. PUNCH EXCEPTIONS - includes many options such as absent, present, in-early, in-
  1196.                    late, out-early, out-late, no lunch taken, short lunch, long
  1197.                    lunch, special hours, overtime worked, premium time worked,
  1198.                    shift errors, department errors and missing punches, as
  1199.                    shown below.
  1200.  
  1201.     ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1202.     │ PDS-DT           PERIPHERAL DATA SYSTEMS                11/02/91 │
  1203.     │ V 1.00          TIME & ATTENDANCE PROGRAM                5:27pm  │
  1204.     ╞═══════════════════════╒══ EXCEPTION REPORT MENU ════════════════╤╡                                                                 │
  1205.     │ ╒═ MAIN MENU ═════════│  Use report database generated on:      ││
  1206.     │ │  Punch Gathering   ╒│  Date: 11-05-91  Time:  5:47pm          ││
  1207.     │ │  Time Cards        ││  Range:   /  /   To   /  /    (Y/N): Y  ││
  1208.     │ │  Department Codes  ││  <N>ame or <F>ile number order?    : N  ││
  1209.     │ │  Employee Records  ││  Set Query over the report?   (Y/N): Y  ││
  1210.     │ │  Reports Menu      ││  <S>creen, <D>isk or <P>rinter?    : P  ││
  1211.     │ │  Special Codes     ││  Report Name : EXCEPT                   ││
  1212.     │ │  Utilities Menu    ││  Absent      :Y      Premium Hrs  :Y    ││
  1213.     │ │  Work Shifts       ││  Present     :Y      Special Hrs  :Y    ││
  1214.     │ │  Quit              ││  In Early    :Y      Dept. Errors :Y    ││
  1215.     │ ╘════════════════════││  In Late     :Y      Shift Errors :Y    ││
  1216.     │                      ││  Out Early   :Y      No Lunch     :Y    ││
  1217.     │                      ││  Overtime Hrs:Y      Long Lunch   :Y    ││
  1218.     ╞══ Help Menu ═════════││  Missing Pnch:Y      Save Settings:Y    ││
  1219.     │Automatic processing o╘│                                         ││
  1220.     │ To scroll options. E╘═════════════════════════════════════════╛│
  1221.     ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1222.      <Figure 12>
  1223.  
  1224. 2-5        REPORTS MENU - Continue'd                                    PAGE 23
  1225. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1226.  
  1227. HOURS BY EMPLOYEES - shows what the regular, overtime, premium, special and
  1228.                      gross dollars were for the employees during the dates
  1229.                      requested.
  1230.  
  1231. TIME CARD REPORT   - actual Time Card Report showing the in and out punches for
  1232.                      each day requested, as well as the accumulated hours and
  1233.                      dollars for the pay period requested. Note: These Time Cards
  1234.                      Reports are structured meaning they force a true pay period,
  1235.                      and they include signature lines for both the employee and
  1236.                      supervisor. If you are attempting to run a report that does
  1237.                      not conform to standard pay period rules, you may run the
  1238.                      report from the TIME CARDS screen. Use EDIT/REPORT to
  1239.                      generate this report.
  1240.  
  1241. DEPARTMENT TOTALS  - during the dates requested, shows what each Departments
  1242.                      regular, overtime, premium, special and gross dollars were.
  1243.  
  1244. WORK SHIFT TOTALS  - during the dates requested, shows what each Work Shifts
  1245.                      regular, overtime, premium, special and gross dollars were.
  1246.  
  1247. SUMMARY REPORTS    - a summary of the Time Card Report showing total hours for
  1248.                      each day within the dates requested, as well as the
  1249.                      regular, overtime, premium, special and gross dollars for
  1250.                      the period.
  1251.  
  1252. ERROR LIST REPORT  - will print an error listing of all of the odd number of
  1253.                      punches, as well as any department or shift errors. This
  1254.                      report may be sent to the printer. The entire requested
  1255.                      period will be printed for any employees found with an
  1256.                      error.
  1257. 2-6        SPECIAL CODES                                                PAGE 24
  1258. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1259.  
  1260. Special Codes is where you will enter any hours, paid or unpaid, you wish to
  1261. report on, such as Vacation, Sick, Personal, Jury Duty, etc. The Special Codes
  1262. Screen is shown below in figure 13.
  1263.  
  1264.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1265.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  1266.   ╞═══════════════════════════ SPECIAL CODES ═══════════════════════════════╡
  1267.   │                                                                         │
  1268.   │                                                                         │
  1269.   │                 ╒═══════════════════════════════════╕                   │
  1270.   │                 │    Special Code: Spec_Sick        │                   │
  1271.   │                 │    Special Name: Sick Time Paid   │                   │
  1272.   │                 │    Special Rate: 1.00             │                   │
  1273.   │                 │                                   │                   │
  1274.   │                 ╘═══════════════════════════════════╛                   │
  1275.   │                                                                         │
  1276.   │                                                                         │
  1277.   │                                                                         │
  1278.   ╞═══ Help Menu ═══════════════════════════════════════════════════════════╡
  1279.   │ Quit this menu and return to the main menu.                             │
  1280.   │  To scroll options.    Enter --' or Frist letter to select   F1=Help  │
  1281.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1282.    <Figure 13>
  1283.  
  1284. SPECIAL CODE - is the five (alpha numeric) digit code you will use to log hours
  1285.                to employees time cards. If you are using a custom export file
  1286.                that transmits special codes to your payroll, the last digit must
  1287.                reflect the corresponding payroll code for the export file.
  1288.  
  1289. SPECIAL NAME - is the name of the hours you are defining, such as Vacation Paid,
  1290.                Sick un-paid etc. This field is twenty characters long and is
  1291.                alpha numeric.
  1292.  
  1293. SPECIAL RATE - if the hours assigned to this code are to be paid for at the
  1294.                employees pay rate, enter 1.00. If these hours are unpaid hours,
  1295.                leave the rate at 0.00. If these hours are paid at a percentage
  1296.                of the employees pay rate, enter the percentage here (ie:half
  1297.                time would be 0.500).
  1298. 2-7        UTILITIES MENU                                               PAGE 25
  1299. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1300.  
  1301. The Utilities Menu offers additional selections and is shown below in figure 14.
  1302.  
  1303.     ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1304.     │ PDS-DT           PERIPHERAL DATA SYSTEMS                11/02/91 │
  1305.     │ V 1.00          TIME & ATTENDANCE PROGRAM                5:27pm  │
  1306.     ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡                                                                 │
  1307.     │ ╒═ MAIN MENU ═════════╕                                          │
  1308.     │ │  Punch Gathering   ╒═ UTILITIES MENU ══════╕                   │
  1309.     │ │  Time Cards        │  Company Policy       │                   │
  1310.     │ │  Department Codes  │  Time Clock Utilities │                   │
  1311.     │ │  Employee Records  │  End of Period        │                   │
  1312.     │ │  Reports Menu      │  Define Colors        │                   │
  1313.     │ │  Special Codes     │  Printer Setups       │                   │
  1314.     │ │  Utilities Menu    │  Index Rebuilding     │                   │
  1315.     │ │  Work Shifts       │  Return to Main Menu  │                   │
  1316.     │ │  Quit              ╘═══════════════════════╛                   │
  1317.     │ ╘═════════════════════╛                                          │
  1318.     ╞══ Help Menu ═════════════════════════════════════════════════════╡
  1319.     │Company Policy allows for adding and reporting of policy info.    │
  1320.     │ To scroll options. Enter ══╛ or first letter to select. F1=HLP│
  1321.     ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1322.      <Figure 14>
  1323.  
  1324. UTILITIES MENU/COMPANY POLICY
  1325.  
  1326. The Company Policy Screen shown in figure 18 below allows you program you
  1327. Companies pay policies into the system.
  1328.  
  1329.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1330.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  1331.   ╞══════════════════════════ COMPANY POLICY ═══════════════════════════════╡
  1332.   │    ╒═════════════════════════════════════════════════════════════╕      │
  1333.   │    │   Number          Code            Company Name              │      │
  1334.   │    │    1              SEC             SOUTHEASTERN CONFERENCE   │      │
  1335.   │    │                                                             │      │
  1336.   │    │   Policy Number..: 1              Rounding.......: D        │      │
  1337.   │    │   Week Start Day.: MON            Rounding Period: 25       │      │
  1338.   │    │   Pay Period Type: W              Rounding Adjust: 13       │      │
  1339.   │    │   Overtime Days..: SAT            Grace-In.......: 0.00     │      │
  1340.   │    │   Premium Days...: SUN            Grace-Out......: 0.00     │      │
  1341.   │    ╘═════════════════════════════════════════════════════════════╛      │                                                                         │
  1342.   ╞═══ Help Menu ═══════════════════════════════════════════════════════════╡
  1343.   │ Quit this menu and return to the main menu.                             │
  1344.   │  To scroll options.    Enter --' or Frist letter to select   F1=Help  │
  1345.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1346.    <Figure 18>
  1347.  
  1348. NUMBER - is the unique two (2) digit Company number assigned to this Company.
  1349.  
  1350. CODE   - is the three (3) digit alpha-numeric code used for outside Payroll
  1351.          Services.
  1352. 2-7        UTILITIES MENU                                               PAGE 26
  1353. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1354.  
  1355. COMPANY
  1356. NAME   - is the name of the Company you wish printed on the reports
  1357.          sub-heading's when sorted by Company/Department.
  1358.  
  1359. POLICY
  1360. NUMBER - is the unique number assigned to this policy and used to identify
  1361.            the policy to Time Counts while generating all reports. This number
  1362.            may not be duplicated.
  1363.  
  1364. WEEK
  1365. START
  1366. DAY    - is the day of the week which your weekly overtime calculations
  1367.          start. For example, if you pay weekly overtime from Sunday through
  1368.          Saturday, you would enter SUN here.
  1369. PAY
  1370. PERIOD
  1371. TYPE  - enter W for weekly, B for bi-weekly, S for semi-monthly or
  1372.         M for monthly.
  1373.  
  1374. OVERTIME
  1375. DAYS  - is available for Companies who pay overtime (time and a half)
  1376.         for working a specific day of the week regardless of how many hours the
  1377.         employee has worked. To activate, enter SUN for Sunday, MON for Monday,
  1378.         TUE for Tuesday, WED for Wednesday, THU for Thursday, FRI for Friday or
  1379.         SAT for Saturday.
  1380.  
  1381. PREMIUM
  1382. DAYS  - is available for Companies who pay premium (double time) for
  1383.         working a specific day of the week, regardless of how many hours the
  1384.         employee has worked. To activate, enter SUN for Sunday, MON for Monday,
  1385.         TUE for Tuesday, WED for Wednesday, THU for Thursday, FRI for Friday or
  1386.         SAT for Saturday.
  1387.  
  1388. ROUNDING - is used to round the actual punches to the nearest value entered into
  1389.            the ROUNDING PERIOD. Valid entries are N for no rounding, Y for
  1390.            rounding the first in and last out punch of the day only, A for
  1391.            rounding all punches for the day, or D for rounding the total hours
  1392.            for the day only. If rounding is selected, GRACE IN & OUT are not
  1393.            available. You may use one or the other, but not both. Please check
  1394.            with your local governing bodies for the proper and legal use of
  1395.            these features in your state.
  1396.  
  1397. ROUNDING
  1398. PERIOD- is the value to be rounded to, ie: for quarter hour rounding, enter 15
  1399.         (remember, everything is entered in minutes), for tenth hour rounding
  1400.         enter 6, etc.
  1401.  
  1402. ROUNDING
  1403. ADJUST- is the value in minutes to round back and punches following this will
  1404.         be rounded forward to the next ROUNDING PERIOD.
  1405. 2-7-2                UTILITIES MENU/COMPANY POLICY                      PAGE 27
  1406. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1407.  
  1408. GRACE
  1409. IN    - if you have selected not to use ROUNDING, you may enter the time in
  1410.         minutes prior to the shift start time that the employee may punch and
  1411.         still be paid from the shift start time. For example, if you have a
  1412.         shift start time of 8:00 and you give your employees fifteen minutes to
  1413.         punch in, but you do not want to pay them for this early time, enter 15.
  1414.         Punches outside this grace period will be calculated as actual times.
  1415.  
  1416. GRACE
  1417. OUT  - if you have selected not to use ROUNDING, you may enter the time in
  1418.        minutes after the shift stop time that the employees may punch and
  1419.        still be paid to the shift stop time. For example, if you have a shift
  1420.        stop time of 18:00 and you give your employees fifteen minutes to punch
  1421.        out, but you do not want to pay them overtime, enter 15. Punches outside
  1422.        this grace period grace period will be calculated as actual times.
  1423.  
  1424. 2-7-2  UTILITIES MENU/TIME CLOCK UTILITIES
  1425.  
  1426. Time Clock Utilities is a sub-menu consisting of three selections having to do
  1427. with the time clocks connected to your system, and is shown in figure 19 below.
  1428.  
  1429.     ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1430.     │ PDS-DT           PERIPHERAL DATA SYSTEMS                11/02/91 │
  1431.     │ V 1.00          TIME & ATTENDANCE PROGRAM                5:27pm  │
  1432.     ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡                                                                 │
  1433.     │ ╒═ MAIN MENU ═════════╕                 ╒═ TIME CLOCK UTILITIES ═╕
  1434.     │ │  Punch Gathering   ╒═ UTILITIES MENU ═│  Time Clocks           │
  1435.     │ │  Time Cards        │  Company Policy  │  Communications        │
  1436.     │ │  Department Codes  │  Time Clock Utili│  Status Log            │
  1437.     │ │  Employee Records  │  End of Period   │  Previous Menu         │
  1438.     │ │  Reports Menu      │  Define Colors   ╘════════════════════════╡
  1439.     │ │  Special Codes     │  Printer Setups       │                   │
  1440.     │ │  Utilities Menu    │  Index Rebuilding     │                   │
  1441.     │ │  Work Shifts       │  Return to Main Menu  │                   │
  1442.     │ │  Quit              ╘═══════════════════════╛                   │
  1443.     │ ╘═════════════════════╛                                          │
  1444.     ╞══ Help Menu ═════════════════════════════════════════════════════╡
  1445.     │Backup the current files to disk.                                 │
  1446.     │ To scroll options. Enter ══╛ or first letter to select. F1=HLP│
  1447.     ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1448.      <Figure 19>
  1449.  
  1450. TIME CLOCKS - will search your comm.dbf for any clocks connected to your system
  1451.               and, one at a time, show you the time and date of the clock. Time
  1452.               Counts will then ask you if you wish to change the time or date
  1453.               for the clock shown. If you do not want to make a changes, press
  1454.               enter (N is already defaulted to in the response field). If you
  1455.               want to change the time or date, Time Counts will show you the
  1456.               system time and date on your computer, you may accept this time
  1457.               and date or change them to your liking, then answer "Y" and
  1458.               <Enter>. Time Counts will now show you the next Clock, if any,
  1459.               or tell you "No more clocks found."
  1460.  
  1461. 2-7-3  UTILITIES MENU/TIME CLOCK UTILITIES                              PAGE 28
  1462. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1463.  
  1464. COMMUNICATIONS - will take you to the comm.dbf and let you enter or change the
  1465. clocks communications data. Time Counts automatically installs your first time
  1466. clock if you are using the direct connect configuration. To add additional
  1467. clocks, first you must purchase the clocks from Peripheral Data Systems or your
  1468. authorized dealer.
  1469.  
  1470. Clocks are custom configured and if purchased else-where will not work with Time
  1471. Counts. When your additional clock is delivered it will have instructions
  1472. explaining proper installation.
  1473.  
  1474. Please Note: if you are unsure of what you are doing, please call Peripheral
  1475.              Data Systems Customer Service Department before making any changes,
  1476.              as a wrong entry will make it impossible for Time Counts to Poll
  1477.              (gather punches) from your clocks.
  1478.  
  1479. STATUS LOG - The status Log is for our Customer Service personnel to
  1480. troubleshoot any problems you may have polling (gathering punches) from your
  1481. time clocks. See Appendix B for information on the error codes.
  1482.  
  1483. PREVIOUS MENU - Returns you to the Utilities menu.
  1484.  
  1485. 2-7-4  UTILITIES MENU/END OF PERIOD
  1486.  
  1487. END OF PERIOD is the procedure used to remove the punch information no longer
  1488. needed for your current pay period. By removing these old punches, you will
  1489. maintain the optimum operating speed of Time Counts. If you have Archive
  1490. activated, you will not be losing these punches as they will be stored in the
  1491. Archive database for future viewing and reporting.
  1492.  
  1493. The End of Period procedure will ask you for a date. This date should always
  1494. fall on your Company's week start date (as entered in your Company Policy). This
  1495. date should also be equal to, or less than, the first day of your current pay
  1496. period. Time Counts will deduct one day (so as not to erase the first day of
  1497. your current pay period) and also a second day to insure Companies using the
  1498. shift ahead feature don't lose any current pay period information.
  1499.  
  1500. PLEASE NOTE: If your Company is using sixth-day overtime, you MUST use a date
  1501.              that falls on your Company's week start day and is AT LEAST five
  1502.              (5) days prior to your current pay period starting date. This is a
  1503.              must, as Time Counts needs the previous five (5) days to your
  1504.              current pay period to check for sixth day overtime.
  1505.  
  1506.              If you enter a date that falls on a day other than your company's
  1507.              week start date, Time Counts will not accept it. You will be shown
  1508.              a message telling you what day of the week your week start day
  1509.              falls on and be prompted to re-enter the date.
  1510.  
  1511.              Once you have entered a valid date, Time Counts will mark records
  1512.              for deletion, check to see if the Archive is activated and, if so,
  1513.              copy the marked records into the Archive database, then purge the
  1514.              deleted record from the time database. This procedure may take some
  1515.              time as, after purging, all of the indexes for current databases
  1516.              are rebuilt (if this is the first time you have run an
  1517.              End-of-Period the Archive files will be re-indexed also).
  1518.  
  1519. 2-7-6                UTILITIES MENU/DEFINE COLORS                       PAGE 29
  1520. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1521.  
  1522. Define Colors will let you completely re-define the colors that Time Counts
  1523. displays. The Define Colors screen is shown in figure 21 below.
  1524.  
  1525.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1526.   │ Datatrac              CUSTOMIZED SCREEN                        08/28/91 │
  1527.   │ Ver. 1.1              COLOR DEFINITIONS                         2:55 pm │
  1528.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  1529.   │ ╒═════════════════════════════════════════╕  ╒═ SECOND MENU ══════════╕ │
  1530.   │ │ A-Normal Text         N-2nd Menu Text   │  │ This is the text color │ │
  1531.   │ │ B-Text Background     O-2nd Menu Back   │  │ This is the Highlighted│ │
  1532.   │ │ C-Highlighted Text    P-2nd High Text   │  ╘════════════════════════╛ │
  1533.   │ │ D-High Background     Q-2nd High Back   │  ╒════════════════════════╕ │
  1534.   │ │ E-Lines               R-3rd Menu Lines  │  │ This is messages.      │ │
  1535.   │ │ F-Lines Background    S-3rd Lines Back  │  │ Hit <F2> to reset the  │ │
  1536.   │ │ G-Menu Headings       T-3rd Menu Text   │  │ colors to default.     │ │
  1537.   │ │ H-Head Background     U-3rd Menu Back   │  ╘════════════════════════╛ │
  1538.   │ │ I-Overall Back        V-3rd High Text   │  ╒════════════════════════╕ │
  1539.   │ │ J-Fields/Subtitles    W-3rd High Back   │  │ This is text color.    │ │
  1540.   │ │ K-Fields Background   X-Help Background │  │ This is highlighted.   │ │
  1541.   │ │ L-2nd Menu Lines      Y-Help Background │  ╘════════════════════════╛ │
  1542.   │ │ M-2nd Lines Back      Z-Quit            │                             │
  1543.   │ ╘═════════════════════════════════════════╛                             │
  1544.   ╞══ Help Menu ════════════════════════════════════════════════════════════╡
  1545.   │ The normal text forground color.                                        │
  1546.   │  To scroll options.    Enter --' or Frist letter to select   F1=Help  │
  1547.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1548.    <Figure 20>
  1549.  
  1550. We have done a great deal of research and testing to come up with the colors we
  1551. are using. We feel that these colors are the most pleasant to look at. If,
  1552. however, you do not agree and wish to change them, please feel free. Although,
  1553. I should warn you that these colors are matched throughout Time Counts. You may
  1554. come up with some color combinations that you like better, but I suggest you
  1555. look at all of the screens as some color conflicts may occur (such as green on
  1556. green rendering any text unreadable). If you make changes and are not happy with
  1557. them don't panic. You may re-enter UTILITIES MENU\DEFINE COLORS and select <F2>
  1558. to reset the colors back to the Time Counts default.  Happy Coloring.
  1559.  
  1560. 2-7-7                UTILITIES MENU/PRINTER SETUPS                      PAGE 30
  1561. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1562.  
  1563. The printer setups screen lets you select the type of printer you have connected
  1564. to your computer.  The Printer Setups screen is shown in figure 22 below.
  1565.  
  1566.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1567.   │   QUIT  ADD  EDIT  PICK   SAVE                                          │
  1568.   ╞═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  1569.   │ Enter the printer mode commands using either DECIMAL ie:CHR(27)+CHR(13) │
  1570.   │ or NAME (ie: CHR(27)+'w0') format.  Please note CHR(13) = ESC           │
  1571.   │                                                                         │
  1572.   │ Printer Name: Epson LQ1000                                              │
  1573.   │ Column width of printer (80 or 132):   Use NLQ mode for reports? Y      │
  1574.   │                                                                         │
  1575.   │  Setup          :CHR(27)              Reset Sequence :CHR(27)           │
  1576.   │  Six LPI        :CHR(27)+CHR(50)      Eight LPI      :CHR(27)+CHR(48)   │
  1577.   │  Ten CPI        :CHR(27)+CHR(80)      Twelve CPI     :CHR(27)+CHR(77)   │
  1578.   │  Portrait       :''                   Landscape      :''                │
  1579.   │  Form feed      :"FF"                 Form Length    :CHR(27)+"C"+"66"  │
  1580.   │  NLQ On         :CHR(27)+CHR(120)+    NLQ Off        :CHR(27)+CHR(120)  │
  1581.   │  Bold On        :CHR(27)+CHR(71)      Bold Off       :CHR(27)+CHR(72)   │
  1582.   │  Underline On   :CHR(27)+CHR(45)+C    Underline Off  :CHR(27)+CHR(45)+  │
  1583.   │  Italics On     :CHR(27)+CHR(52)      Italics Off    :CHR(27)+CHR(53)   │
  1584.   │  DBL High On    :''                   DBL High Off   :''                │
  1585.   │  DBL Wide On    :CHR(27)+CHR(80)+C    DBL Wide Off   :CHR(27)+CHR(80)+  │
  1586.   │  Compressed On  :CHR(27)+CHR(80)+C    Compressed Off :CHR(27)+CHR(80)+  │
  1587.   ╞═══ Help Menu ═══════════════════════════════════════════════════════════╡
  1588.   │ Quit the printer definition file and return to the Main Menu.           │
  1589.   │                                                                         │
  1590.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1591.    <Figure 21>
  1592.  
  1593. First, select PICK to see if your computer is listed in our printer database.
  1594. If your printer is not listed, check your printer's manual. There will usually
  1595. be a list of printers that use the same printer setup codes. If you select a
  1596. printer other than the one connected to your computer, it is possible you may
  1597. need to customize the code a little to get the best performance from your
  1598. printer. If you need to customize the codes, please contact Peripheral Data
  1599. Systems customer service department, as we would be more than happy to help.
  1600. We would also like to add your printers codes to the database so anyone else
  1601. using the same printer does not have to go through the customization.
  1602.  
  1603. Please Note: If you EDIT, PICK or customize any codes for your printer you MUST
  1604.              SAVE IT. If you QUIT without selecting SAVE, all of the work you
  1605.              did to customize the codes is lost.
  1606.  
  1607. If your printer is not on the list and you can't find any printers that use the
  1608. same code as your printer you may ADD your codes by selecting ADD and entering
  1609. your printers codes to the database. Once again, I urge you to SAVE before you
  1610. QUIT or you will lose the work you have done. If you have added a printer,
  1611. please contact Peripheral Data Systems and we will add your printer to the
  1612. database. If you need to ADD your printer and are not sure how, send us your
  1613. printer book or fax us a photo copy of your printers codes and we would be happy
  1614. to enter the codes for you and sent you the new database with your printer added.
  1615.  
  1616. 2-7-8      UTILITIES MENU/INDEX REBUILDING                              PAGE 31
  1617. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1618.  
  1619. INDEX REBUILDING - If you find some unusual results in your Time Cards, or you
  1620.                    select and ORDER and the records are not displayed in the
  1621.                    ORDER you selected, your indexes may be corrupt. Selecting
  1622.                    INDEX REBUILDING will rebuild all of the indexes.
  1623.  
  1624. Corrupt indexes can occur, for instance, if your computer's electrical supply
  1625. experienced a surge (lights may flicker) or if you exit Time Counts improperly
  1626. by turning the computer off instead of QUITing. Time Counts should always be
  1627. exited by using the menu selections as this way all files are properly closed
  1628. upon exit.
  1629.            
  1630. RETURN TO MAIN MENU - will return you to Time Counts main menu.
  1631. 2-8        WORK SHIFTS                                                  PAGE 32
  1632. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1633.  
  1634. Work shifts allows you to tell Time Counts how you want to handle a particular
  1635. shifts hours worked. The Work Shifts screen is shown in figure 23 below.
  1636.  
  1637.   ╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  1638.   │   QUIT  EDIT  GOTO  LOCATE  SET-QU  FROM-TO  ORDER  NEXT  PREV  BROW    │
  1639.   ╞════════════════════════════ WORK SHIFTS ════════════════════════════════╡
  1640.   │    ╒══════════════════ Work Shift Number: 1 ═════════════════════╕      │
  1641.   │    │   Adjusting Code     : 0        Use as Minimum: Y           │      │
  1642.   │    │   Adjusting Value    : 00.00    Minimum Lunch : 0.50        │      │
  1643.   │    │   Adjusting Qualifier: 00.00                                │      │
  1644.   │    ╞═════════════════════════════════════════════════════════════╡      │
  1645.   │    │ Shift Ahead    : N              Shift Differential : N      │      │
  1646.   │    │ Shift Start    :  8.00          Differential Start : 00.00  │      │
  1647.   │    │ Shift Stop     : 16.50          Differential Stop  : 00.00  │      │
  1648.   │    │ Shift Tardy    :  8.01          Min. Diff. Hours   : 00.00  │      │
  1649.   │    │ Shift Offset   :  4.00          Differential Rate  : 0.000  │      │
  1650.   │    ╞═════════════════════════════════════════════════════════════╡      │
  1651.   │    │ Overtime Daily :  8.00          Sixth Day          : N      │      │
  1652.   │    │ Overtime Weekly: 40:00          Sixth Rate         : 0.000  │      │
  1653.   │    │ Premium Daily  : 12.00          Eight/Eighty       : N      │      │
  1654.   │    │ Premium Weekly : 60.00          Eight/Eighty Rate  : 0.000  │      │
  1655.   │    ╘═════════════════════════════════════════════════════════════╛      │
  1656.   ╞═══ Help Menu ═══════════════════════════════════════════════════════════╡
  1657.   │ Quit this menu and return to the main menu.                             │
  1658.   │  To scroll options.    Enter --' or Frist letter to select   F1=Help  │
  1659.   ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  1660.    <Figure 22>
  1661.  
  1662. This is used as well as your Company's Policy in the evaluation of your
  1663. employees punches and hours worked. You may enter as many WORK SHIFTS as you
  1664. need, although, if you have more than twenty (20), you may be duplicating shifts.
  1665. Feel free to contact Peripheral Data Systems customer service for help.
  1666.  
  1667. WORK SHIFT NUMBER - Enter a unique number for this shift. It will be used to
  1668.                     assign employees to this shift.
  1669.  
  1670. ADJUSTING CODE - in conjunction with adjusting value and adjusting qualifier,
  1671.                  will allow you to handle special situations where you may need
  1672.                  to add or subtract some time automatically.
  1673.  
  1674. Say, for example, your employees usually work an eight (8) hour shift. These
  1675. employees punch in to start the day and out at the end of the day only. The
  1676. Work Shifts have been programmed to automatically deduct a half hour for lunch
  1677. (ie: the employees are actually punched in for 8.50 hours but Time Counts
  1678. adjusts for the lunch and pays for eight hours). If you had an employee who
  1679. worked ten (10) hours and you wanted to reward this employee for his dedication
  1680. to the job by paying him for his lunch time, you could set the shift as follows:
  1681.  
  1682.     Adjusting code      = 2         Adjusting value     = 00.50
  1683.     Adjusting qualifier = 10:00     Use as minimum      = Y
  1684.  
  1685. 2-8        WORK SHIFTS CONT'D                                           PAGE 33
  1686. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1687.  
  1688. This configuration would look at the employee's time and because he worked ten
  1689. (10) hours, Time Counts would add back the half hour taken by minimum lunch,
  1690. essentially paying the employee during his lunch time.
  1691.            
  1692.       The valid ADJUSTING CODES are:
  1693.  
  1694.                         0 = No adjustment
  1695.       1 = Add if lunch taken           4 = Subtract if lunch taken
  1696.       2 = Add if no lunch taken        5 = Subtract if no lunch taken
  1697.       3 = Add always                   6 = Subtract always
  1698.  
  1699. ADJUSTING VALUE - is the amount of time in HH/mm (24Hours/Minutes) that you
  1700.                   want added or subtracted from the employees time if the adj.
  1701.                   qualifier and the adjusting code are met.
  1702.  
  1703. ADJ. QUALIFIER  - is the number of hours (minimum or maximum) that must be
  1704.                   worked before the adjusting value is added or subtracted.
  1705.  
  1706. USE AS MINIMUM  - If the ADJ. QUALIFIER is the minimum number of hours to
  1707.                   be worked before applying the ADJUSTING VALUE then enter "Y".
  1708.                   If the ADJ. QUALIFIER is a maximum number of hours after which
  1709.                   the ADJUSTING VALUE will no longer be applied, then enter "N".
  1710.  
  1711. MINIMUM LUNCH - If you require your employees to take a lunch and want the
  1712.                 time deducted whether they punch in and out or not, enter the
  1713.                 amount of lunch to be taken here. If you enter 00.30 (half an
  1714.                 hour) and the employee punches out for twenty minutes, an
  1715.                 additional ten minutes will be taken to total one half hour.
  1716.                 If your employee punches out for forty five minutes, the full
  1717.                 forty five minutes will be taken. If your employee forgets to
  1718.                 punch out for lunch altogether, then the half hour will be
  1719.                 deducted.
  1720.  
  1721. SHIFT AHEAD   - If your employees work on Sunday and you want their times
  1722.                 recorded as Mondays times, then enter "Y". If you want the times
  1723.                 recorded on the day they worked, enter "N".
  1724.  
  1725. SHIFT START   - Enter the normal Start time for this shift.
  1726.  
  1727. SHIFT STOP    - Enter the normal stop time for this shift.
  1728.  
  1729. SHIFT TARDY   - Enter the time you want Time Counts to consider employees
  1730.                 working this shift tardy.
  1731.  
  1732. SHIFT OFFSET  - For Time Counts to correctly account for your employees who
  1733.                 cross midnight, we must assign a time of the day that this shift
  1734.                 will not cross (meaning punch in before and out after). Let's
  1735.                 say, you have a shift that works from 17:00 (5:00 pm) through
  1736.                 2:00 am the following day. These punch times must match up for
  1737.                 the day worked. This shift is an evening shift and occasionally
  1738.                 works overtime to say 4:00 am but never comes in early. A good
  1739.                 SHIFT OFF SET would be 10:00 am (employees on this shift would
  1740.                 never punch in before 10:00 am and out after 10:00 am).
  1741. 2-8        WORK SHIFTS CONT'D                                           PAGE 34
  1742. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1743.  
  1744. SHIFT DIFFERENTIAL - If your company pay additional money for hours work
  1745.                      between a certain start and stop time, then enter "Y" here.
  1746.                      If not enter "N".
  1747.  
  1748. DIFFERENTIAL START - At what time does this additional pay start.
  1749.  
  1750. DIFFERENTIAL STOP  - At what time does this additional stop being paid.
  1751.  
  1752. MINIMUM DIF. HOURS - Does the employee have to work a minimum number of
  1753.                      hours before being paid the DIFFERENTIAL pay? If so, enter
  1754.                      the number of hours here, if not, press <Enter>.
  1755.  
  1756. DIFFERENTIAL RATE  - Enter the amount of pay per hour to be added to the
  1757.                      employees normal rate of pay for the DIFFERENTIAL pay. For
  1758.                      example, if the employees get $ 0.36 per hour in addition
  1759.                      to their normal rate of pay, then enter "0.36".
  1760.  
  1761. OVERTIME DAILY     - Enter the number of hours that must be worked in a day
  1762.                      before the employee is paid time and a half (usually eight
  1763.                      8.0 hours). If you do not pay overtime on a daily basis
  1764.                      enter, "99.99".
  1765.  
  1766. OVERTIME WEEKLY    - Enter the number of hours that must be worked in a week
  1767.                      before the employee is paid time and a half (usually 40.00
  1768.                      hours). If you do not pay overtime on a weekly basis, enter
  1769.                      "99.99".
  1770.  
  1771. PREMIUM TIME DAILY - Enter the number of hours an employee must work in a
  1772.                      day before being paid double time ( usually 12.0 hours ).
  1773.                      If you do not pay double time on a daily basis, enter
  1774.                      "99.99"
  1775.  
  1776. PREMIUM TIME WEEKLY- Enter the number of hours that must be worked in a
  1777.                      week before the employee is paid double time (usually
  1778.                      60.00). If you do not pay double time on a weekly basis,
  1779.                      enter "99.99".
  1780.  
  1781. SIXTH DAY          - If you pay your employees time and a half for working six
  1782.                      or more consecutive days, then enter "Y", if not, enter "N".
  1783.  
  1784. SIXTH RATE - This field is for future use and is not used for anything at this
  1785.              time. All sixth day overtime is paid at time and a half.
  1786.  
  1787. EIGHT 80   - This method of overtime calculation is currently only legal for
  1788.              hospitals using a bi-weekly pay period. This, as with all methods
  1789.              of overtime calculations, should be checked out with your local
  1790.              labor board. To use eight 80 overtime enter "Y", or else enter "N".
  1791.  
  1792. EIGHT 80 RATE - This field is for future use and is not used for anything at
  1793.                 this time. All eight 80 overtime is paid at time and a half.
  1794.  
  1795. 3-1        RECOMMENDED DAILY PROCEDURES                                 PAGE 35
  1796. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1797.  
  1798. STEP ONE
  1799. It is recommended, but not required, that on a daily basis (Monday through
  1800. Friday) you run the Punch Gathering from the Main Menu. This will "Poll" or
  1801. gather all punches from the clocks, match them to the employee and store them
  1802. into the time database.
  1803.  
  1804. STEP TWO
  1805. It is recommended, but not required, that on a daily basis you correct any
  1806. errors encountered for the period start date through yesterday's date. This
  1807. insures that any reports run are correct. For example, a Hotel which is required
  1808. to submit daily totals by department or shift must have the errors correct prior
  1809. to running the department totals report or the figures will not reflect any
  1810. employees hours containing an odd number of punches.
  1811.  
  1812. STEP THREE
  1813. It is recommended, but not required, that you run any daily reports required
  1814. for yesterday's date. These reports can be run at any time by just requesting
  1815. the dates you want, but it is a good idea to get into a routine for running
  1816. reports when required.
  1817.  
  1818. It is recommended, but not required, that at the end of your pay period you
  1819. verify that all errors have been corrected, run all of the required reports,
  1820. double check to insure all employees are accounted for, and once you are
  1821. completely finished, with checks passed out, run an END OF PERIOD.  This
  1822. procedure will delete the old data from the previous pay period. By deleting
  1823. these records, you will keep the current database "clean" with only current
  1824. data, which allows Time Counts to run at optimum speed.
  1825.  
  1826. 3-2  RECOMMENDED PAY PERIOD PROC.
  1827.  
  1828. It is recommended, but not required, that at the end of your pay period you
  1829. verify that all errors have been corrected, run all of the required reports,
  1830. double check to insure all employees are accounted for, and once you are
  1831. completely finished, with checks passed out, run an END OF PERIOD.  This
  1832. procedure will not only delete from your current files all of the old data from
  1833. the previous pay period, but will copy the data to the Optional archive database
  1834. if you have archive activated.  By deleting these records, you will keep the
  1835. current database "clean" with only current data, which allows Time Counts to
  1836. run  at optimum speed.
  1837.  
  1838. 4-1        HARDWARE INSTALLATION
  1839.            GENERAL                                                       PAGE 36
  1840. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1841.  
  1842. 1.  TIME CLOCKs should be placed in areas that would be strategic for the
  1843.     collection of data from your work force. Special thought should be given to
  1844.     work and access aisles as well as easily accessible areas for the users so
  1845.     that traffic congestion is not a problem.
  1846.  
  1847. 2.  It is suggested that the TIME CLOCK be wall mounted at approximately 45
  1848.     inches from it's base to the floor.
  1849.  
  1850. 3.  The TIME CLOCK mounting bracket should be sturdily fastened with the toggle
  1851.     bolts or wall fasteners.
  1852.  
  1853. 4.  A power outlet should be located near, or, preferably, recessed behind the
  1854.     TIME CLOCK which is equipped with a five foot power adapter.
  1855.            
  1856. 5.  A.C. Power - The TIME CLOCK is designed for use with 115 VAC, 60Hz. @ 15
  1857.     Watts power. Where possible, it is recommended that TIME CLOCKs be installed
  1858.     on power lines separate from other devices. It is required, however, that
  1859.     TIME CLOCKs not be installed on the same line with devices containing
  1860.     electric motors.
  1861.  
  1862. 6.  Badge Reader - The badge reader will require periodic preventive maintenance.
  1863.     The frequency of this maintenance will depend upon the environment to which
  1864.     the TIME CLOCK is exposed. For the magnetic stripe reader, such maintenance
  1865.     would consist of passing a special cleaning card over the magnetic read head.
  1866.  
  1867. 7.  Reset Button - This reset button is to be used if it is necessary to restart
  1868.     the microprocessor program. The button may be pressed at any time. The
  1869.     restarting of the microprocessor will cause certain internal circuits to be
  1870.     re-initialized; the data memory, date and time will not be affected.
  1871.  
  1872. 8.  Trouble Shooting - Many apparent hardware failures can be caused by
  1873.     conditions not involving a malfunction of the TIME CLOCK.  Very often these
  1874.     problem conditions can be identified and corrected using simple "trouble
  1875.     shooting" procedures under the instruction of experienced PDS personnel.
  1876.     Therefore, it is important that the customer have one individual who can
  1877.     serve as the contact for PDS technical personnel for implementing "trouble
  1878.     shooting" procedures. PDS should be contacted by phone as soon as possible
  1879.     after a suspected hardware failure has occurred.
  1880.  
  1881. 9.  Badges and Badge Encoder - It is most important that only badges within
  1882.     specifications be used. PDS recommends that badges be ordered only from PDS
  1883.     authorized vendors.
  1884.  
  1885. For magnetic stripe badges, any encoder which encodes Track 2 to the
  1886. specification  ANSI X4.16 may be used.
  1887.  
  1888. 4-1        HARDWARE INSTALLATION
  1889.            GENERAL CONT'D                                                PAGE 37
  1890. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1891.  
  1892. The following table lists the representative cable lengths which will permit
  1893. reliable operation. The maximum cable length is limited by the capacitance of
  1894. the cable and the speed at which the data is being transmitted along the cable.
  1895. The lengths in the table are based upon the assumption that the Clocks are
  1896. connected in a "loop" configuration.
  1897.  
  1898.    Baud (bits per second)                     Maximum cable length (ft)
  1899.    110 to 600                               1,000
  1900.    1200                                       800
  1901.    2400                                       500
  1902.    4800                                       250
  1903.    9600                                       125
  1904.  
  1905. The above table is based on the assumption that readily available, low-cost
  1906. cable is used, that special line drivers and receivers are not used, that no
  1907. "ground fault" condition exists, and that TIME CLOCKS are located within the
  1908. same building.
  1909.  
  1910. NOTE: If TIME CLOCKS are installed in separate buildings, the distances in the
  1911. above table apply only to the TIME CLOCKS located within that building. Line
  1912. drivers or limited distance modems should be used between buildings to prevent
  1913. damage to the interface circuits in the TIME CLOCK.
  1914.  
  1915. C. Interfacing the Clock
  1916.    Multiplexed interfacing refers to a system where two or more Clocks are
  1917.    connected to the host processor independent of each other. Each individual
  1918.    Clock is connected to its own computer interface port.
  1919.  
  1920.    Multidrop interfacing involves connecting more than one Clock per computer
  1921.    port. This party-line scheme minimizes the computer interface hardware.
  1922.  
  1923.    Examples of installation using both multiplexed and multidrop interfacing
  1924.    are included in Appendix C in this section of the Smart Clock Manual. Other
  1925.    interconnection schemes are possible.
  1926.  
  1927. D.  Clock Address
  1928.     The host computer must select each Clock by address regardless of how many
  1929.     Clocks are connected to an I/O port of the computer. Each Clock to be
  1930.     connected on the I/O port must have a unique address. For systems using more
  1931.     than one clock an address selection card will be supplied with the clocks.
  1932.     Just swipe the the badge with the desired address through the clock to set
  1933.     it's address.
  1934.  
  1935.