Šablony dokumentů pro slučování Tisk sloučeného dokumentu Vytvořte si vlastní databázi Záhlaví - identifikace položek záznamů Data Uložení do souboru Dokument s poli pro slučování Pozor na kódování češtiny Vložení pole pro slučování Záměna pole za jiné Automatické faxování s využitím polí pro slučování Napojení přes ODBC ve formátu XLS Vytvoření zdroje dat Definice zdroje dat Využití zdroje dat - napojení v textovém procesoru Napojení dat ve formátu dBASE Sloučení se souborem ve formátu DBF Slučování s DBF soubory přes ODBC Nastavení parametrů ODBC rozhraní Sloučení dat s dokumentem Změny přiřazení polí databázovým položkámPředstavte si, že potřebujete poslat jeden obchodní dopis na sto různých adres. Vlastní text dopisu se prakticky nemění; různá je jen hlavička, ve které je uvedena adresa. Psát sto obsahově skoro stejných dopisů, to zabere hodně času a nervů. Máte však jinou možnost: napsat jeden dopis, doplnit do něj pole pro vložení budoucích proměnných a pak jej vytisknout. Při tisku se z databáze načtou skutečné hodnoty a postupně dosadí na místo proměnných polí.
V praxi jsou zapotřebí dva soubory:
Šablony dokumentů s poli pro napojení na databázi najdete ve skříni se šablonami a v šanonu Šablony s napojením na databázi. Šanon má čtyři složky. V každé ze složek jsou šablony prakticky stejných dokumentů; jsou však upraveny k napojení na různé typy zdrojů dat:
Nejjednodušší zdroj dat je textový soubor ve formátu CSV, ke kterému není zapotřebí žádný další aplikační program. Pro začátek tedy můžeme otevřít složku Csv a v ní si vybrat šablonu, třeba Nabídka. Šablonu přeneste na lištu, otevřete si skříň a šanon s cvičnými dokumenty a zde na základě šablony vytvořte nový dokument. Dokument pojmenujte a otevřete v textovém procesoru.
Na první pohled vás upoutají nezvyklé položky ve složených závorkách umístěné hned na začátku stránky. To jsou tak zvaná pole pro slučování. Představují proměnné, které se po sloučení naplní obsahem záznamu načteného z databáze.
Pole pro slučování nejsou jediným typem polí plněných bez vašeho zásahu. Na obrázku je vidět ještě pole {Datum}, do kterého se vkládá aktuální datum načtené z interního kalendáře počítače.
Dokument opatřený patřičnými poli tedy máme. Teď je zapotřebí určit, ze které databáze se má naplnit. V menu Pomůcky spusťte příkaz Nastavení databáze. Pomocí dialogu vyberte soubor, ve kterém jsou potřebná data. V našem případě je ve stejném šanonu jako byla šablona dokumentu také uložen vzorek dat - soubor ADRESY.CSV.
Tím je sice vše hotovo, dokument se však na první pohled nezměnil. Otevřete si menu Zobrazit. V jeho dolní sekci je příkaz Obsah polí. Ten slouží jako přepínač mezi dvěma pohledy na dokument. Pokud není položka příkazu zatržena, vidíte v dokumentu proměnné, tj. identifikátory polí. Pokud na položku příkazu kliknete myší, zobrazí se před ní znak pro zatržení a do dokumentu se načte obsah prvního záznamu databáze.
Listování mezi záznamy databáze umožňují příkazy submenu rozvinutého příkazem Záznam nebo tlačítka umístěná na liště Pole a databáze.
|
Smyslem tisku dokumentu napojeného na databázi je tisknout tolikrát, kolik je záznamů databáze, přičemž slučovací pole každé kopie jsou naplněna daty z odpovídajícího záznamu. Dialog pro tisk je rozšířen o další sekci. V ní můžete nastavit tisk dokumentů se všemi záznamy nebo jen záznamy od - do určitého čísla. Zrušením zaškrtnutí čtverce Sloučit s databází lze tisknout bez napojení; to lze využít při „odlaďování textu" vlastního dokumentu. |
|
Nebudeme se zde zabývat databázovými aplikacemi, jejichž použití sice doporučujeme, ale popis přesahuje rozsah tohoto manuálu. Ukážeme si aplikaci souboru ve formátu DTA, což je ten nejjednodušší způsob, který je pro vás dostupný okamžitě a bez jakýchkoliv problémů.
Kliknutím na tlačítko na ovládací liště 602Desktop spusťte textový procesor.
Na první řádek se zapisují názvy datových položek. Jednotlivé položky pište do uvozovek a oddělujte čárkami. Při zápisu nepoužívejte znaky s diakritickými znaménky. Položky této věty budou použity jako názvy polí pro slučování (odpovídají názvům databázových položek).
Čárka jako oddělovač je dána okamžitou konfigurací Windows. Před začátkem práce se ujistěte, jaký oddělovač máte skutečně nastavený.
Příklad: "Nazev","Ulice","Cislo","Mesto","PSC","Telefon","Fax","Email"
Na další řádky zapisujte již skutečná data (bez uvozovek). Každý řádek odpovídá de facto jednomu záznamu databáze a musí obsahovat stejný počet datových položek jako záhlaví. Pořadí položek se rovněž musí shodovat s pořadím polí v záhlaví; v opačném případě sice nedojde k žádné živelné pohromě, ale místo dopisu obdržíte cosi velmi podivného. Pokud některá hodnota pro určitý záznam neexistuje nebo nemá smysl, nepište ji, ale příslušnou čárku nezapomeňte zapsat.
POZOR, tohle je velice důležité - soubor DTA nesmí být formátovaný. To znamená, že jej musíte uložit jako prostý text. Proto při ukládání nastavte export do formátu ASCII (Standard) Windows.
Pro opravy datového souboru je výhodné použít libovolný editor, který umí zapisovat "holý" text v ASCII formátu - například textový procesor WinText602, interní editor Manažeru WinM602, z prostředků Windows pak standardní editor Notepad.
Dokument, do kterého budete chtít vkládat pole pro slučování, vytvoříte stejným způsobem jako jakýkoli jiný dokument. V místech, kam hodláte vkládat proměnná pole, však počítejte s dostatečnou rezervou pro rozvinutí sloučených dat.
Nejprve si napište text dokumentu; ten bude stejný pro všechny sloučené exempláře. Dalším úkolem bude dokument napojit na vaši databázi. V menu Pomůcky spusťte příkaz Nastavení databáze a zvolte datový soubor.
Pokud jste před vkládáním polí pro slučování nenastavili žádnou databázi, zařadí se dialog pro její volbu automaticky před vložením prvního pole.
Data s diakritikou vytvořená v prostředí Windows načtete bez problému. V některých případech (zejména pro data načítaná z jiných zdrojů) může být důležitý seznam Kódování. Ten použijete ke změně implicitního nastavení WIN EE na způsob kódování češtiny, v němž byla pořízena data.
K vložení pole pro slučování použijte příkaz Pole pro slučování z menu Vložit. Otevře se seznam polí odpovídajících položkám záznamů nastavené databáze. Volbou jedné z položek a jejím potvrzením se odpovídající pole vloží na pozici kurzoru do dokumentu.
Pokud pole potřebujete zaměnit za jiné, můžete ho smazat a nahradit novým. Můžete ho však nahradit i přímo, pomocí plovoucího menu. Postup si zapamatujte, protože příkazy tohoto menu se vám budou hodit i při jiných manipulacích:
Automatické faxování s využitím napojení na databázi předpokládá, že v databázi jsou mimo jiné dvě položky určené právě pro potřeby faxu: faxové číslo a název adresáta.
Předpokládejme, že máte dokument napojený na databázi a databáze sama obsahuje požadované položky. Pak příkazem Předvolby z menu Pomůcky otevřete konfigurační dialog. Na kartě Komunikace vyplňte v sekci Faxování se slučováním názvy databázových položek odpovídajících faxovému číslu a jménu adresáta. V sekci E-mail nastavte poštovní systém Mail602.
Po odeslání se fax prostřednictvím databáze adres vytiskne v potřebném počtu exemplářů a zařadí do výstupní fronty komunikačního serveru Mail602.
Jako zdroj dat můžete také využít tabulku vytvořenou na bázi oblasti sešitu v tabulkovém procesoru. Pro připojení se využije metoda ODBC.
Zdroj dat vytvoříte v tabulkovém procesoru podobně jako jsme si to demonstrovali na textovém formátu DTA. Na následujícím obrázku si ukažme vytvoření jednoduché databáze adres.
Na prvním řádku se specifikují názvy položek záznamů (jméno, příjmení ...). Na následující řádky se zapisují jednotlivé databázové záznamy. Není samozřejmě nutné zakládat nový sešit a jako začátek datové oblasti brát zrovna buňku A1. V praxi lze vzít libovolný výřez existujícího sešitu ve vhodném tvaru.
Oblast buněk tvořící popis a obsah budoucí „databáze" je třeba pojmenovat. V menu Vložit spusťte příkaz Definovat jméno.
Do pole Jména v sešitu zapište název, pod kterým bude oblast sešitu figurovat jako „databáze"
Do pole Definice vymezte hranice oblasti s daty - použijte absolutní adresování (se znaky „dolar")
Po vymezení a pojmenování oblasti stiskněte tlačítka Přidat a OK. Dokument se sešitem uložte. Ovšem pozor - použijte příkaz Zapsat jako a jako příponu názvu souboru zapište XLS.
Vytvořený zdroj dat je zapotřebí nadefinovat tak, aby se dostal do seznamu zdrojů využitelných pomocí ODBC.
V hlavním menu Windows (Start) spusťte příkaz Nastavení a ze submenu pak příkaz Ovládací panely. V okně Ovládací panely dvakrát klikněte na ikonu 32bit ODBC.
Ukazatel seznamu nastavte na položku Excel Files a stiskněte tlačítko Configure.
Stiskněte tlačítko Select Workbook a specifikujte XLS soubor se zdrojem dat
Volbu potvrďte a ukončete činnost ODBC Manažeru. Tím se zdroj dat zaregistroval a bude dostupný pro vaše aplikace.
Specifikovaný zdroj dat můžete využít v textovém procesoru pro napojení uložených informací na textový dokument (v našem případě třeba pro tisk štítků s adresami).
Nejprve je nutné zdroj dat nastavit jako pracovní databázi. V menu Pomůcky spusťte příkaz Nastavení databáze.
V dialogu příkazu Vložit pole pro slučování nyní uvidíte názvy položek záznamů odpovídající těm, které jste specifikovali na prvním řádku datové oblasti sešitu tabulkového procesoru.
Datové zdroje ve formátu dBASE (DBF) se v praxi vyskytují a používají velice často. Pro sloučení lze přímo vyžádat import dat ve formátu DBF nebo postupovat přes obecné a konfigurovatelné rozhraní ODBC.
Otevřete-li šanon Šablony s napojením na databázi a otevřete složku DBF, uvidíte vzory šablon vhodných pro sloučení s daty ve formátu dBASE. K dispozici máte také vzorovou databázi adres ADRESY.DBF (a její indexový soubor ADRESY.DBT).
Sloučení s DBF souborem je jednoduché:
Nyní můžete listovat dokumenty sloučenými s adresami a prohlížet si je či tisknout jako při každém jiném typu sloučení.
Z menu Start spusťte příkaz Nastavení a v submenu dále příkaz Ovládací panely. Zde klikněte na ikonu 32 bit ODBC. V dialogu ODBC Data Source Administrator otevřete kartu User DSN, v sekci User Data Sources vyberte položku dBASE Files a stiskněte tlačítko Configure.
Zaškrtnutím přepínače Use current directory zajistíte, že se při volbě databáze budou nabízet databázové soubory z toho adresáře, se kterým systém Windows právě pracuje. V opačném případě můžete tlačítky Select directory a Select indexes určit adresáře, ze kterých budou implicitně nabízeny datové soubory a jaké jim budou přiřazeny indexové soubory. Vaše volba se ukáže v informačním poli Directory.
Voličem Version můžete vybrat, zda budete používat soubory ve formátu dBASE 5.0 (a nižší) nebo „jenom" do dBASE IV (a nižší).
V dialogu příkazu Nastavení databáze vyberte voličem Soubory typu položku Zdroj dat ODBC. V sekci Zdroj dat nastavte ukazatel na položku dBASE files a v sekci Tabulky vyberte databázi - zdroj vašich dat. Přiřazení Tabulky - Zdroj dat závisí právě na nastavení parametrů popsaném v předchozí kapitole.
Pak již můžete nastavením příkazu Obsah polí (menu Zobrazit) prohlížet sloučené dokumenty.
Může se stát, že vložené pole pro slučování neodpovídá skutečné položce záznamu databáze. Tak třeba místo jména najdete ve sloučeném dokumentu příjmení nebo místo telefonního čísla číslo bot. Dále popsaný postup je univerzální recept, jak chyby tohoto druhu napravit.
V dialogu Pole pro slučování vyberte název pole, které se má na daném místě vyskytovat a volbu potvrďte tlačítkem OK.
