Obchodní dopis - pojmenujeme si šanon a složku Stěhujeme skříň První šanon Pojmenování šanonu Pojmenování složky Připravíme šablonu pro dopis a začneme psát Přenesení šablony na lištu Odstranění šablony z lišty Vytvoření dokumentu s dopisem Dopis Základní parametry odstavce Tisk dopisu Uložení dopisu Založíme nový šanon pro faxy a nastavíme písmo Založení nového šanonu Založení šanonu Zakládání dalších složek Příprava šablony pro fax Nastavení písma Nastavení lišt v textovém procesoru Výhody "inteligentních" šablon s průvodci Vytvoříme nový dokument bez využití šablony Kopie dokumentu ve složce Kopírování dokumentů mezi složkami Vymazání dokumentů ze složek Sdílení šablon na vnitropodnikové síti Pro pokročilejší Změna přiřazení skříně Nastavení vlastností skříně Nastavení tlačítek na ovládací liště Styly odstavců v dokumentech
Na příkladu obchodního dopisu si zopakujete postup vytvoření dokumentu pomocí šablony a seznámíte se s nejdůležitějšími „administrativními úkony" vaší elektronické kanceláře v praxi.
Předpokládáme-li, že začínáte úplně od začátku, pak je třeba několik přípravných kroků. Skříň, se kterou jsme zatím operovali, je naplněna šanony s připravenými šablonami dokumentů. Nové šanony, ve kterých budete ukládat dokumenty vytvářené pomocí těchto šablon, je samozřejmě možné vytvářet a archivovat v rámci téže skříně. Výhodnější však bude, když si pro své firemní dokumenty vytvoříte skříň a „své" dokumenty budete ukládat odděleně. Práce se dvěma (a více) skříněmi nepřináší žádné nepříjemnosti. Spojovacím prvkem pro vytváření dokumentů je lišta se šablonami a ta je pro všechny skříně (a tedy i šanony a složky) stejná.
Modelovým příkladem bude vytvoření obchodního dopisu. Jaký bude postup?
Uvedený postup se týká jen prvního dopisu. Práce nad dalšími dopisy samozřejmě již bude jen opakováním posledního bodu.
|
K nastěhování nové skříně nebudete potřebovat partu siláků ani stěhovací popruhy. Skříně se skrývají pod prvními třemi tlačítky (bráno zleva) na ovládací liště. Kliknete-li myší na první tlačítko a otevře se volič skříní spolu s příkazy pro jejich údržbu. Skříně jsou fyzicky realizovány jako podadresáře ke struktuře vytvořené při instalaci. Jako skříň lze nadefinovat libovolný adresář na libovolném dostupném disku; pro první kroky (ale možná i napořád) bude vhodné ponechat nabízenou předvolbu. Podrobný postup, jak skříně nově zakládat, najdete v nápovědném systému. |
|
|
|
V levé sekci okna je obrázek jednoho šanonu. Na hřbetní jmenovce je název Nový šanon. Klikněte na jeho hřbet myší. Šanon se opticky povysune ze skříně - otevře se. Šanon má jméno vygenerované programem, prvním naším úkolem bude ho přejmenovat. Klikněte na jmenovku otevřeného šanonu myší. Nápis se nezměnil, je však modře podbarven a bliká u něj svislá čárka - textový kurzor. |
Modré (obecně inverzní) podbarvení označuje danou část textu jako blok. Na blok se vztahují některé speciální a velice užitečná pravidla:
|
Jestliže po označení bloku stisknete jako první některou kurzorovou klávesu nebo klávesu Esc, označení se zruší a blokové operace nelze aplikovat. To je vhodné tehdy, chcete-li nabízený text nebo jeho část ponechat a doplnit vlastním textem. Vraťme se k našemu novému šanonu a řekněme si, že jej pojmenujeme třeba Dopisy 1998. Jakmile z klávesnice zapíšete znak „D", původně označený text Nový šanon zmizí a na jeho místě se objeví písmeno D. Dopište celý název. K situaci, kdy je blok textu s názvem označen jako blok docházívá také pravidelně při zakládání „něčeho" nového, znamená to, že daný prvek je pojmenován vygenerovaným obecným názvem a od vás se očekává, že si jméno upravíte podle sebe. |
|
Šanon lze kdykoliv později přejmenovat. Kliknete-li pravým tlačítkem myši nad otevřeným šanonem, otevře se plovoucí menu. V něm spusťte příkaz Přejmenovat šanon a dále postupujte jako při prvním pojmenování.
Každý nový šanon automaticky obsahuje jednu novou čistou složku. Její pracovní název je zatím nová složka. Předpokládejme, že tento „systémový" název budete chtít změnit třeba na „srpen".
|
Pravým tlačítkem myši klikněte na záložku složky. Otevře se plovoucí menu, ve kterém spusťte příkaz Přejmenovat složku. Název složky (nová složka) se označí jako blok, který přepište požadovaným textem srpen.
|
Teď, když už máte dopisy kam ukládat, si ukážeme, jak využít dopisovou šablonu. Kliknutím na první tlačítko ovládací lišty se přesuňte do skříně se šablonami. Otevřete šanon Korespondence a v něm složku Šablony. V nabídce je položka s označením Firemní dopis, kterou budeme chtít použít.
Pokud v pravé části okna není zobrazena svislá šedá lišta, stiskněte na ovládací liště tlačítko Zobrazit/skrýt lištu se šablonami. Kurzor myši pak nastavte nad položku se šablonou. Stiskněte levé tlačítko, držte jej a kurzor posuňte nad šablonovou lištu. Pak tlačítko myši uvolněte. Na liště se vytvoří tlačítko s názvem šablony (či spíše s jeho částí, protože celý název se tam většinou nevejde).
Pokud budete později potřebovat tlačítko se šablonou uvolnit, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a v plovoucím menu spusťte příkaz Odstranit šablonu.
Přesuňte se do své nové skříně. Kliknutím myší nad šanonem Dopisy 1998 jej otevřete (jeho hřbet se opticky povysune). Tím také otevřete první složku. Lišta se šablonami a nově vytvořeným tlačítkem je stále zobrazena v pravé části okna.
Myší nyní klikněte na „své" tlačítko na šablonové liště. Ve složce se objevil známý obrázek šablony a pod ním nadpis Nový dokument podle šablony Firemní dopis. Obrázek symbolizuje první položku založenou do složky, první dokument. Vaším prvním (a velmi jednoduchým) úkolem bude jeho pojmenování. Dočasný název je opět označen jako blok, tudíž jej stačí jen přepsat - třeba na První pokus. Tím je dokument připraven a můžete napsat dopis.
Text dopisu napíšete v textovém procesoru. Jako obvykle máte více možností.
Za několik okamžiků se textový procesor připraví k práci a v něm se otevře prototyp vašeho prvního dopisu. Nečekejte nic převratného, co by se také na dopise dalo předem připravit. Najdete tu vyznačené oblasti pro záhlaví, text a podpisovou část. Označením příslušného „textíku" jako blok a přepisem aktuální hodnotou získáte dopis v korektním tvaru.
Jen pro úplné začátečníky a pro zopakování - blok snadno označíte myší tahem přes požadovanou část textu při stisknutém levém tlačítku. Pokud jde o jedno slovo, označíte jej ještě snadněji dvojím kliknutím na libovolný znak.
Odstavec je část textu ukončená „neviditelným" znakem konec odstavce, který vložíte stiskem klávesy Enter. V praxi to znamená, že začnete psát na čistý list papíru a píšete. Pak stisknete klávesu Enter; tím se ukončí odstavec a přejdete na nový řádek. Na úrovni odstavce se nastavuje celá řada formátových parametrů. Mezi základní můžeme zařadit odsazení, zarovnání a řádkování.
Ovladače pro kompletní nastavení parametrů odstavce najdete v dialogu příkazu Odstavec (menu Formát). Dialog obsahuje několik karet; v tuto chvíli nás bude zajímat karta Zarovnání.
Vodorovný rozměr odstavce v mezích stránky udává odsazení. Nastavuje se odsazení zleva a zprava a také odsazení zleva pro první řádek odstavce. Pole pro odsazení jsou v sekci Odsazení. Pokud zde ponecháte nuly, odstavec zujme plnou šířku stránky v nastaveném formátu.
Vzdálenost mezi dvěma odstavci shora a zdola a vzdálenost mezi řádky odstavce nastavíte v sekci Řádkování. Dejte pozor, vzdálenosti pod „tímto" odstavcem a nad odstavce následujícím se sčítají. Vzdálenost řádek v rámci odstavce se nastavuje v procentech, přičemž za 100% se bere přednastavená „normální" vzdálenost.
Zarovnáním určíte, na které straně odstavce mají řádky „zařezávat". V sekci Zarovnání vyberete tlačítky buď zarovnání k levému či pravému kraji, případně k oběma krajům (oboustranně). Při zarovnání „na střed" se budou řádky centrovat na střed odstavce.
Hotový dopis si nejspíš budete chtít hned vytisknout. Podotkněme, že odeslání klasickou poštou nebo prostřednictvím poštovního holuba není jediný a zdaleka už ne nejrychlejší způsob, jak vaše informace doručit adresátovi. Prostřednictvím elektronické pošty se vaše zásilka dostane na určenou adresu spolehlivě a rychle; mnohdy dříve než řeknete „obuvník". Všechno má však svůj čas a otázky komunikace nebudeme řešit hned na začátku.
Takže jak na ten tisk? Kliknutím rozviňte v textovém procesoru menu Soubor (je vlevo nahoře). Pak klikněte na příkaz Tisk. Tím se otevře rámeček, budeme mu říkat dialog, který je nadepsán Tisk. Zde zkontrolujte, zda tiskárna, na které budete chtít tisknout souhlasí s údajem vypsaným v poli Název. Pokud ne, klikněte na tlačítko se šipkou. Pole se rozvine v seznam instalovaných ovladačů tiskáren. Vyberte tu, která je třeba - pokud tam však není, obraťte se na svého „firemního experta", aby vám tiskárnu zprovoznil.
Dialog vám dále v sekci Stránky nabízí volič Počet kopií. Tím vám odpadne nutnost tisk opakovat třeba třikrát za sebou, stačí do okénka napsat trojku. Další ovladače v sekci Rozsah tisku u dopisu asi moc nevyužijete. Jejich pomocí můžete tisknout buď celý dokument nebo jeho specifikovanou část. Zaškrtnutím přepínače Odzadu můžete dokonce tisknout od poslední stránky k první.
Co však asi časem používat budete, je trojice přepínacích položek Všechny - Sudé - Liché v sekci Stránky. Ty umožní oboustranný tisk. Běžné tiskárny totiž nedovedou tisknout na papír z obou stran. Tuto nepříjemnost obelstíte tak, že nejprve vytisknete liché stránky, pak papíry založíte do podavače obráceně a vytisknete stránky sudé. Chce to ovšem raději napřed vyzkoušet, abyste neměli celý dopis na jediné stránce nebo některé stránky „vzhůru nohama". Postup se samozřejmě nehodí pro tisk na skládaný papírový pás.
Pokud s dopisem už nehodláte dál nic dělat, je zapotřebí ho uložit. Ve chvíli, kdy budete chtít činnost textového procesoru ukončit (třeba kliknutím na tlačítko s křížkem v pravém horním rohu okna), bude zobrazen dotaz Uložit soubor "xxxxx"?. Stiskněte tlačítko Ano a soubor se uloží.
Popsaný způsob je sice účinný, ale značně neprofesionální. Lepší je v menu Soubor (to je to, odkud jste tiskli) spustit příkaz Uložit. Stejný příkaz byste měli čas od času použít i při vytváření textu dopisu (třeba po každém odstavci). Tím se vyhnete nepříjemné vyhlídce, že třeba při výpadku napájení přijdete o celou svou práci. Záležitost s ukládáním nepodceňujte, nebyli byste ani první ani poslední, komu vypadlý jistič zkazil spoustu práce.
Dalším příkladem, na kterém budeme ilustrovat práci s programovým celkem 602proPC, je příprava faxu. Při té příležitosti se naučíme založit nový šanon a probereme některé aspekty práce s písmem a odstavci.
Přejděte do druhé skříně, ve které ukládáte vaše písemnosti. Ve skříni je již jeden šanon vyhrazený dopisům. Nic vám nebrání v tom, abyste si na faxy pořídili samostatný šanon.
Pro založení nového šanonu máte dvě možnosti; buď můžete na ovládací liště stisknout tlačítko Nový šanon nebo pravým kliknutím myší otevřít plovoucí menu a v něm spustit stejnojmenný příkaz.
Hned na to je nový šanon založen. Zatím má implicitně přidělené jméno Nový šanon, inverzní zobrazení názvu vás však vyzývá k vlastnímu pojmenování.
Pojmenování (respektive přejmenování) šanonu po založení není povinné, je však užitečné. Další nově založený šanon by se totiž jmenoval nový šanon (2), ještě další pak nový šanon (3) atd. A rázem by bylo po přehlednosti. Nový šanon si modelově pojmenujme Faxy 1998.
Stejně jako u prvního šanonu, tak i u každého šanonu nově založeného je vložena jedna prázdná složka pojmenovaná nová složka. Vy však budete potřebovat složek více. Novou složku založíte pomocí myši: pravým tlačítkem kliknete na lištu se záložkami a v plovoucím menu spustíte příkaz Nová složka. Nově vytvořená složka má záložku s názvem nová složka; ta je - jako obvykle - hned připravena k přejmenování. Předpokládejme, že se opět bude jmenovat srpen. Duplicita názvu s dopisovou složkou nevadí, protože dopisová i faxová složka jsou umístěny v různých šanonech.
Složek lze založit v zásadě tolik, kolik je třeba. Pokud se záložky opticky nevejdou na lištu, můžete celou lištu posouvat pomocí čtveřice převíjecích tlačítek vlevo.
Příprava faxové šablony je obdobná již popsané přípravě šablony pro dopis. Nyní již jen heslovitě:
Jak vidíte, u faxu je připravených položek trochu více - přibývají položky s telefonními čísly i jiné identifikační a pomocné údaje.
Protože fax je samo o sobě médium grafického typu, zaměříme se nejprve trochu na vlastnosti použitého písma.
Vlastnosti písma nastavíte komplexním způsobem v dialogu příkazu Písmo, který najdete v menu Formát.
Nastavení platí:
V dialogu Písmo najdete řadu voličů, jimiž nastavíte požadované vlastnosti písma. Než nastavení „odklepnete", můžete pro kontrolu využít náhledové pole Základní vzorek uprostřed dialogu. Do něj se promítá vliv všech nastavení.
Abyste nemuseli pro nejběžnější změny písma volat znovu a znovu uvedený dialog, máte k dispozici voliče a tlačítka na formátové liště.
Textový procesor disponuje celou řadou lišt sdružujících ovládací tlačítka, která suplují jednotlivé příkazy z menusystému. Lišty lze přepínat podle potřeby a způsobu práce. Dialog pro práci s lištami najdete pod příkazem Pravítka a lišty (menu Zobrazit). Dialog obsahuje dvě karty; klikněte na záložku Nástrojové lišty. Na kartě se vypíše seznam lišt, které jsou k dispozici. Pokud je zaškrtávací čtverec vlevo zaškrtnutý, je lišta v okně procesoru zobrazena.
Pro práci s dopisy a faxy můžete často využít tlačítka na liště Formát. Zkontrolujte proto, zda je čtverec zaškrtnut. Bližší informace o nastavení lišt najdete v nápovědném systému.
Šablony s průvodci jsou vhodné všude tam, kde je zapotřebí dodržet přesné a úplné vyplnění nějaké úřední listiny. V sadě šablon dodávané s 602Desktop jsou průvodci opatřeny šablony právního charakteru.
Co to znamená, když řekneme, že je šablona opatřena průvodcem? Při „spuštění" běžného dokumentu nebo šablony se aktivuje textový procesor a dokument se do něj načte. Při „spuštění" dokumentu vytvořeného na základě šablony s průvodcem se nejprve otevře dialogová sekvence. Na jednotlivých kartách této sekvence vyplníte všechny údaje, které jsou pro daný typ dokumentu povinné. Karty jsou opatřeny tlačítky pro pohyb dále i zpět, takže se můžete k některým údajům vracet a podle potřeby je změnit.
Na závěr sekvence je textovým procesorem vygenerován příslušný dokument, který je vyplněn na základě vámi zadaných údajů. Pokud některé údaje nevložíte, jsou zobrazována příslušná varování.
Nelze vytvořit dostatečně velký repertoár šablon, aby pokryly každou možnost, která může ve vaší elektronické kanceláři nastat. V některých případech může být výhodnější a rychlejší pracovat bez předem připravené šablony a výsledný dokument vytvořit „na zelené louce".
Na tlačítkové liště stiskněte tlačítko textového procesoru. Procesor se spustí a otevře okno s prázdným dokumentem, který je zatím pracovně pojmenován Dokument1.
Nutno říci, že každý dokument má přiřazenou právě jednu šablonu. Tu, která bude přiřazena novým dokumentům, vyberete na kartě Soubory konfiguračního dialogu textového procesoru. Nastavená šablona se přiřadí každému dalšímu dokumentu až do té doby, dokud ji nezměníte. Pokud je zaškrtnut přepínač Nabízet šablony pro nové dokumenty, zobrazí se dialog pro volbu šablony v okakmžiku založení každého nového dokumentu.
V dialogu pro volbu šablony je také zaškrtávací čtverec Přidat do menu Start. Pokud jej zaškrtnete, vytvoří se v základním menu Windows, ze kterého spouštíte 602Desktop, další položka nazvaná Šablony. Po touto položkou se pak otvírá nabídka všech šablon vybraných uvedeným způsobem. Kliknutím na libovolnou z nich se přímo spustí textový procesor a v něm se vytvoří nový dokument na základě dotyčné šablony. Tím je možné dále redukovat počet kroků vedoucích ke spouštění specifických úloh.
Napište dokument podle svých představ. Pak jej třeba můžete vytisknout a podle vlastní úvahy buď navždy opustit nebo uložit do některé ze složek. Chcete-li dokument uložit, spusťte v menu Soubor příkaz Uložit. V jeho dialogu stiskněte tlačítko s obrázkem šanonů.
Otevře se okno nadstavby 602Desktop. Lišta s ovládacími tlačítky je nahrazena lištou s ovladači pro volbu názvu ukládaného dokumentu a jeho typu.
K dispozici je celá řada dalších předvoleb, uvedené budou pro vaši práci asi ty nejdůležitější.
V levé sekci okna vyberte šanon a v pravé složku tak, jak jste se to již dříve naučili. Pak na liště stiskněte tlačítko Uložit. Dokument se uloží ve zvoleném formátu do vybrané složky a v levé sekci se vytvoří obrázek s jeho názvem.
Často se stane, že potřebujete vytvořit řadu dokumentů, které se vzájemně jen málo liší. Zde může být výhodné napsat první dokument a ten pak postupně kopírovat a kopie upravit do podoby nových dokumentů.
Kopírovat můžete velice snadno myší. Klikněte levým tlačítkem myši nad výchozí dokument. Jeho položka se označí. Tahem myší při stisknutém levém tlačítku přetáhněte položku na volné místo ve složce a tlačítko uvolněte. Vytvoří se nová položka obsahující kopii výchozího dokumentu. Podle tohoto dokumentu je také pojmenována; název je doplněn dovětkem (1. kopie). Jméno dokumentu je vhodné hned změnit podle aktuálního požadavku, pak na něm můžete ihned začít pracovat.
Dokumenty lze podle potřeby kopírovat mezi složkami téhož šanonu i mezi složkami různých šanonů, a to v rámci téže skříně i do šanonů jiných skříní.
Do jiné složky téhož šanonu zkopírujete dokument tahem myší nad záložku cílové složky. Po uvolnění tlačítka se dokument zkopíruje.
Do složky jiného šanonu lze rovněž kopírovat myší. Přetáhněte dokument nad cílový šanon. Tlačítko ponechte stisknuté a chviličku vyčkejte. Obraz šanonů se změní v obraz záložek složek. Přesuňte kurzor nad požadovanou složku a teprve pak uvolněte myš.
Do jiné skříně je nutné kopírovat s využitím pomocné manipulační paměti Windows, tzv. schránky. Nejprve označte položku s dokumentem. Pak klikněte pravým tlačítkem myši a v plovoucím menu spusťte příkaz Kopírovat. Dokument se zkopíruje do schránky Windows. Otevřete cílovou skříň a v ní požadovaný šanon a složku. Ve složce otevřete plovoucí menu a spusťte příkaz Vložit dokument. V submenu pak spusťte další příkaz - Ze schránky. Dokument se ze schránky vlepí do otevřené složky.
Uvedený postup lze použít i pro kopírování mezi složkami a mezi šanony téže skříně. Lze jej také rozšířit na kopírování většího množství dokumentů najednou. Několik dokumentů v téže složce označíte postupným kliknutím myší při stisknuté klávese Ctrl. Příkazem Kopírovat se do schránky uloží všechny označené dokumenty. Příkazy pro vložení se do cílové složky překopírují všechny dokumenty.
|
|
V otevřené složce vyberte položku, kterou chcete vymazat nebo označte skupinu položek. Pak stiskněte klávesu Del (nebo z plovoucího menu spusťte příkaz Dokument hodit do koše). Stiskem tlačítka Ano potvrďte následující bezpečnostní dotaz. Dokument nebo vybrané dokumenty se „hodí do koše". Odsud je až po nejbližší „vysypání koše" můžete systémovými prostředky Windows v případě potřeby zrestaurovat. |
Pokud při stisku klávesy Del podržíte klávesu Shift, dokument se vymaže nevratně; tj. v koši jej již nenajdete.
Možnost sdílení šablon různých dokumentů vytváří předpoklady pro rychlou a dynamickou spolupráci v kolektivu zabývajícím se stejnými či podobnými úkoly. Sdílené šablony také určují stejnou „tvář" dokumentů a zaručují formální správnost těch dokumentů, kde „záleží na každém písmenu", zejména právního charakteru.
Předpokladem pro vytváření obecně dostupných šablon je adresář na některém ze sítí sdílených disků. Pokud tento adresář po vzájemné dohodě kolektivu každý přiřadí některé dosud volné skříni, budete moci využívat šablony zde uložené. Adresář je pro řadové uživatele vhodné blokovat proti zápisu; aby zde uložené šablony bylo možné číst, nikoliv však „ostatním pod rukama" měnit.
Pod pojmem skříň se ve skutečnosti skrývá struktura adresářů a souborů, které se vizualizují jako šanony, složky a uložené dokumenty. Viditelných je šest skříní, z toho jedna je vyhrazena pro WEB a jedna obsahuje vyinstalované šablony dokumentů. Skříní však můžete mít libovolně mnoho. Stačí tlačítku přiřadit jiný základní adresář nebo založit adresář nový a můžete ukládat ...
Po kliknutí pravým tlačítkem myši na požadované tlačítko pro volbu skříně se otevře plovoucí menu, ve kterém spusťte příkaz Volba skříně.
Otevře se dialog obsahující strom struktury adresářů. Strom pokrývá nejen váš počítač, ale zpřístupňuje i strukturu ostatních počítačů, které máte v dané chvíli přístupné v síti. Součástí stromu je i Aktovka.
Nastavením ukazatele stromové struktury můžete vybrat libovolný adresář, který se stane základem struktury skříně. Můžete také adresář založit a pojmenovat.
V plovoucím menu otevřeném pravým kliknutím nad tlačítkem pro volbu skříně najdete také příkaz Vlastnosti skříně. Jeho pomocí otevřete dialog umožňující zvolit abecední či uživatelské řazení šanonů a vztah šířky police k šířce skříně.
Tlačítka v pravé části ovládací lišty jsou určena ke spouštění aplikačních programů. Plovoucí menu otevřené pravým kliknutím nad tlačítkem obsahuje příkaz Nastavení. Pomocí příkazu lze předefinovat přiřazení tlačítka konkrétnímu programu. Na liště zcela vpravo je jedno tlačítko neobsazené. To je vyhrazeno zcela vám a záleží jen na vás, přiřadíte-li mu nějakou aplikaci.
V plovoucím menu u tlačítek pro spuštění digitálního fotoaparátu a scanneru je navíc příkaz Formát výstupu. Ten otevře submenu pro volbu grafického formátu, ve kterém bude fotografovaná či sejmutá předloha uložena do složky.
Styl je souhrn rozměrových a tvarových parametrů odstavce a použitého písma. V kontextu textového procesoru je to souhrn parametrů nastavovaných pomocí dialogů příkazů Odstavec a Písmo. Styl je spojen s každým odstavcem. Často používané kombinace parametrů lze pojmenovat a uložit. Kdykoliv pak na libovolný odstavec aplikujete vybraný styl, odstavec se zformátuje podle jeho parametrů.
Bližší informace o stylech najdete v nápovědném systému.
