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/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / DATABASE / FSB102_3.ZIP / 6.HLP < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-08-07  |  2.1 KB  |  42 lines
  1.  
  2. Indexing Scheme
  3.  
  4.         An index is a sorted list that is used as a reference.  In
  5. Family Scrapbook, all records are stored on disk in the order of 
  6. record number.  Indexes are used because you will not always want 
  7. to access the records in record number order.
  8.  
  9.         If you wanted to print a list of persons in the order of
  10. birthdates, the program would use the birthdate index as a reference 
  11. to find the records.  The index would tell the program what order to 
  12. read the records from your disk so that they would be in birthdate 
  13. order.
  14.  
  15.         Indexes are only updated by the reindex utility.  This means
  16. that when you add, change, or delete a record, you must then reindex 
  17. the database so that the indexes are correct.  The reindex utility 
  18. reads all of the records from the database and then sorts them in the 
  19. order that the index requires.  It then creates the index from this list.  
  20. This is done for every index during the reindex process.
  21.  
  22.         Many of the reports that Family Scrapbook produces make
  23. extensive use of the indexes, so it is wise to make sure that the 
  24. database is properly indexed, especially before printing reports.  To 
  25. remind you when to reindex, the program will put the letter R in the 
  26. lower right of the screen.  It only does this when you add or delete a 
  27. record.  Sometimes changing a record can also require reindexing, 
  28. such as changing a person's birthdate.  In this situation the R will 
  29. not appear.  The Reindex Database selection is found in the Utilities 
  30. Menu, but can be run from many other areas of the program by 
  31. pressing Alt-R.
  32.  
  33.         Note:  The reindex utility is contained in an external
  34. executable file named REINDEX.EXE.  This file can be run directly 
  35. from DOS.  You may wish to do this if your database grows very large 
  36. (600 or more persons).  The reindex utility attempts to do all sorting 
  37. in memory, but will sort to disk if there is not enough memory.  By 
  38. running it independently of Family Scrapbook, it will have more 
  39. memory to operate in and, therefore, will operate faster on large 
  40. databases.
  41.  
  42.