home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / BUSINESS / CHKBK301.ZIP / QUIKSTRT.TXT < prev   
Encoding:
Text File  |  1990-07-14  |  7.0 KB  |  131 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         Chekbook Quick Startup
  5.  
  6.  
  7.     With the CHEKBOOK.EXE, CBCONFIG.EXE, and CHEKBOOK.CFG files in the same 
  8.     directory or on the same floppy disk; run the CBCONFIG program to setup 
  9.     the configuration of accounts for both programs.  You might want to  
  10.     change the account names somewhat to reflect the way your expenses are 
  11.     structured, the sample configuration files provided with this package 
  12.     reflect what was useful to me.  Be sure to heed the warnings the 
  13.     CBCONFIG.EXE module gives as you consider changing "reserved" account 
  14.     names.  The menu selections should be self explanatory, if in doubt try 
  15.     the function and you will see what it does.  
  16.      
  17.     When changing the color setup bear in mind that you must type in a color 
  18.     number at the prompt, hitting <ENTER> will input a value of zero and the 
  19.     color will be black so if you press <ENTER> for both the text color and 
  20.     background color you will get black on black and not be able to read the 
  21.     screen.
  22.      
  23.                     Starting the Chekbook Program
  24.      
  25.     You can begin a new file at any time, but the data might be of most 
  26.     benefit to you at tax time if a complete accounting period is entered 
  27.     and available, so I recommend that you go back to Jan 1 of the current 
  28.     year and enter your checkbook transactions from that point on.  
  29.     Depending on how many check and deposit transactions you do in 
  30.     a year the capacity of the program may allow a whole year's data 
  31.     or could require you to run it on a quarterly basis.  If you have less 
  32.     than 900 checks and deposit transactions annually there should be room 
  33.     for a full years data within the 900 transaction capacity of the 
  34.     program.  Otherwise you will need to maintain a quarterly (3 months) 
  35.     data file. 
  36.      
  37.     To start off, after the accounts are "configured" with the CBCONFIG.EXE 
  38.     module type CHEKBOOK at the DOS prompt, input the system date at that 
  39.     prompt, and from the main menu select the "A> Entry" command.  Input 
  40.     the date as 01-01 (Jan 1) and at the Item prompt enter the "#" symbol 
  41.     which will assign 1 as the Item number.  For "name" type in "Balance 
  42.     Forward" and at the "account" prompt enter the "$" character.  (Account 
  43.     code flagged "$" will add into checkbook balance but will not sum into 
  44.     a tabulation of "D" for deposits.  Use "D" for subsequent deposits 
  45.     since the "$" is intended for initial balance forward entries only.)  
  46.     At the "subacct" prompt just press <ENTER> at this time, and at the 
  47.     "amount" prompt enter the dollar amount of the balance forward as of 
  48.     Jan 1st to two decimal places unless that balance forward is in whole 
  49.     dollars. 
  50.      
  51.     If you don't know what the Jan 1 checking account balance was either 
  52.     make the best educated guess you can or create this entry but with a 
  53.     zero dollar amount at this time anyway.  You have to balance your 
  54.     checkbook to bank statements at some time and can then edit the 
  55.     computer initial balance forward to an adjusted figure that will cause 
  56.     the recalculated checkbook balance to agree with your next reconciled 
  57.     bank statement. 
  58.     
  59.     Now you can begin entering checks and deposits from your check stubs.  
  60.     The first check number will have to be entered manually at the item 
  61.     number prompt, from there entering "n" will assign the next check 
  62.     number in sequence.  If skipping a "voided" check, enter the next valid 
  63.     number manually and the "n" function will pick up the sequence for the 
  64.     next check number.  If you happen to be starting this process out with 
  65.     a brand new bank account use the "#" deposit transaction item number 
  66.     sequence until you recieve your preprinted checks.  In this program 
  67.     it's not wise to have both check number and deposit transaction 
  68.     number sequences start with 1.  Each item number has to be unique for 
  69.     the "D> Change" data function to work.  Most new bank accounts begin 
  70.     the check number sequence with #101 as I remember.
  71.     
  72.     Remember to make periodic saves (about every 10 entries and before each 
  73.     save do a file summary - "E> Summaries" command on the main menu and 
  74.     enter zero for the month) to insure against significant work loss in 
  75.     case of power failure.  And at the end of the entry session be sure to 
  76.     save the data, the program will warn you ONCE ONLY if you attempt the 
  77.     exit the program without saving new data or data changes.  When you have 
  78.     the first whole month's data entered try out the various LIST and 
  79.     SUMMARIES options and you will begin to see just how useful this package 
  80.     can be to you. 
  81.     
  82.     During each subsequent data entry session remember to load in the 
  83.     current data file before adding entries, otherwise the first save using 
  84.     the data filename will overwrite all your previous work.
  85.      
  86.     CAUTION:  BEFORE doing the end of accounting period procedure in the 
  87.               next paragraph BACKUP DATA FILES TO ANOTHER DISK OR 
  88.               DIRECTORY!!!
  89.     
  90.     At the end of an annual (or quarterly) accounting period rename the 
  91.     MAINACCT.HOM to something else (I use CHECKS88.HOM, CHECKS89.HOM, 
  92.     CHECKS90.HOM or QTR1-90.HOM, QTR2-90.HOM etc) that can be accessed using 
  93.     the SPECIAL filename option on the load/save menus.  Then you can start 
  94.     a new MAINACCT (or ALTACCT) file by making a balance forward entry as 
  95.     before and proceeding from that point.
  96.  
  97.  
  98.                              Final note:
  99.  
  100.     Good luck and BACKUP data files frequently.  The greatest potential for 
  101.     losing data files will be from getting in a hurry with the end of 
  102.     accounting period "close old file" and "begin new file" procedures.  Be 
  103.     careful the old file you've been working on is not overwritten with the 
  104.     new file before you've copied the old one to another disk.  
  105.  
  106.     Proper and wise backup practice will allow you to recover from this 
  107.     kind of disaster a lot easier.
  108.  
  109.  
  110.     If you operate a small business and like the approach this program 
  111.     takes to maintaining a personal\household checkbook, there is a 
  112.     similarly structured and easy to use business accounting package.  It 
  113.     uses 2 versions of this program concept, one to record sales 
  114.     transactions coded by sales department with a feature to identify and 
  115.     report recievables too, and one to record and summarize expense data, 
  116.     maintain checkbook balance, and figure profit and loss.  Priced at $35 
  117.     its an incredibly effective small business accounting package that not 
  118.     only tells you where your money went and how much (or little) is left, 
  119.     but also how much others owe you!  And that with much the same ease of 
  120.     implementation and use as this checkbook program you are looking at 
  121.     now.  
  122.     
  123.     To order, send payment to:
  124.      
  125.                              Bruce Foreman
  126.                             2643 University
  127.                           San Angelo TX 76904
  128.  
  129.      
  130.                  
  131.