home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Business / DR_BUSINESS.BIN / CG10.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-04  |  14KB  |  357 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                             Chapter 10 - Portfolios
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        The  Portfolio Table, brought  up from  the Main  Menu, shows  a single
  9.    line of information for each portfolio, with  portfolios listed in order by
  10.    ID.  There is  a checkmark  displayed to  the left  of  the currently  open
  11.    portfolio.  When you  start Capital Gainz  for the first  time, a portfolio
  12.    with  an ID  of 001,  named <<Default  Portfolio>>, is  created. The values
  13.    displayed for each portfolio are:
  14.  
  15.    o Portfolio ID, a number between 1 and 999.
  16.  
  17.    o Portfolio Name, displayed on portfolio specific forms and reports.
  18.  
  19.    If you use the Show Values function key, you are also shown:
  20.  
  21.    o Current Value of portfolio holdings.
  22.  
  23.    o Current Gain/Loss of portfolio holdings.
  24.  
  25.    o Total Value of holdings in all portfolios. 
  26.  
  27.    o Total Gain/Loss of holdings in all portfolios.
  28.  
  29.        At the bottom of the table is a scrollable row of functions:
  30.  
  31.    o Enter:Make  Current  -  makes  the  highlighted  portfolio  the  current
  32.      portfolio, which is flagged with a checkmark.
  33.  
  34.    o Ins:Add - add a portfolio.
  35.  
  36.    o F2:Change - change the highlighted portfolio.
  37.  
  38.    o Del:Delete - delete the highlighted portfolio.
  39.  
  40.    o Esc:Exit - exit from the table, returning to the Main Menu.
  41.  
  42.    o Ctrl-PgUp:Top - go to the first record.
  43.  
  44.    o Ctrl-PgDn:Bottom - go to the last record.
  45.  
  46.    o F3:Tax  Report  - generate  the  Schedule  B  and D-1  reports  for  the
  47.      highlighted portfolio.
  48.  
  49.    o F4:Portfolio Summary Report - generate the Portfolio Summary Report.
  50.  
  51.    o F5:Portfolio Detail Report  - generate the  Portfolio Detail Report  for
  52.      the highlighted portfolio.
  53.  
  54.    o F6:Portfolio  Allocation  Report  -  generate  the  Portfolio Allocation
  55.      Report for the highlighted portfolio.
  56.  
  57.    o F8:Show Portfolio Values - toggles showing portfolio values.
  58.  
  59.    Capital Gainz Users Manual                                            10-1
  60.  
  61.  
  62.  
  63.    10.1  Make Current
  64.  
  65.    ===>>> By  hitting the  Enter key, you  make the highlighted  portfolio the
  66.    current   portfolio.  This   opens  the   portfolio  for   buy,  sell,  and
  67.    distribution activity. After making a  portfolio current, you  are returned
  68.    to  the Main  Menu.  All  portfolio specific  forms  and  reports show  the
  69.    current portfolio, if you defined more than one portfolio.
  70.  
  71.        The current  portfolio is  distinguished in  the Portfolio  Table by  a
  72.    checkmark to the  left of  its ID.  The current  portfolio is  'remembered'
  73.    between  sessions,  so  whenever  you  start  up  Capital  Gainz,  the last
  74.    portfolio that you had opened automatically becomes the current  portfolio.
  75.  
  76.  
  77.    10.2  Add a Portfolio
  78.  
  79.  
  80.        The  Portfolio Form is brought up  to add a  portfolio when you hit the
  81.    Ins key on the Portfolio Table. The fields in the Portfolio Form are:
  82.  
  83.    o (Required) The ID for the portfolio. This is a  value from 1 to 999, and
  84.      is used  as part of  the filename for  the Local Security,  Open Shares,
  85.      Closed Shares, and Distributions Files. Capital Gainz displays the first
  86.      unused ID when adding a portfolio.
  87.  
  88.    o (Optional)  The  portfolio Name.  This name  is  shown on  all portfolio
  89.      specific forms and reports. 
  90.  
  91.    o (Optional)  A Description  of  up to  3  lines for  the portfolio.  This
  92.      description is only used on the Portfolio Summary Report. If you leave a
  93.      line blank and hit Enter, the other lines are skipped.
  94.  
  95.        Function keys at the bottom of the screen are:
  96.        
  97.    o Form Accept - accept form, the same as hitting Enter on each field. This
  98.      key is only displayed when changing records.
  99.  
  100.    o Form  Reject - exit  immediately, the same  as hitting Esc  to back out.
  101.      This key is only displayed when adding or changing records.
  102.  
  103.        After completing  the  form, the  portfolio  record  is added  and  the
  104.    corresponding Local Security,  Open Shares, Closed Shares, and Distribution
  105.    Files  are  created.  You  return  to  the  Portfolio  Table, and  the  new
  106.    portfolio is highlighted and becomes the current portfolio.
  107.  
  108.    10.2.1  Example - Add a Portfolio
  109.  
  110.        Say you add a portfolio for your son, Junior:
  111.  
  112.      ID  :002
  113.      Name:Junior's Portfolio
  114.      Desc:Goal: To save money for college.
  115.  
  116.    o The portfolio record is added.
  117.  
  118.    Capital Gainz Users Manual                                            10-2
  119.  
  120.  
  121.    o The local  security, open shares, closed shares,  and distribution files
  122.      for the portfolio are created: LSEC002, OPEN002, CLOSE002, and DISTR002.
  123.  
  124.     
  125.    10.3  Change a Portfolio
  126.  
  127.        The Portfolio  Form is brought up  to change  the highlighted portfolio
  128.    when  you hit  the  F2 key  on the  Portfolio  Table. The  Portfolio  Form,
  129.    described  in the  Add a Portfolio  section, is initialized  to the current
  130.    values of the portfolio to be changed.
  131.  
  132.        After completing  the form,  the portfolio  record is  updated. If  you
  133.    changed  the  portfolio's  ID,  the Local  Security,  Open  Shares,  Closed
  134.    Shares, and  Distribution Files  are renamed  accordingly. Confirmation  is
  135.    required  regardless of  the  Confirm  Update  global setting,  since  many
  136.    records could  be affected. You return to the Portfolio Table, and the just
  137.    changed portfolio is highlighted. 
  138.  
  139.    10.3.1  Example - Change a Portfolio
  140.  
  141.        Using the previous example, say you change the portfolio ID to 003.
  142.  
  143.    o The portfolio record is changed.
  144.  
  145.    o The  local security, open shares,  closed shares, and distribution files
  146.      for  the  portfolio are  renamed  to:  LSEC003,  OPEN003, CLOSE003,  and
  147.      DISTR003.
  148.  
  149.  
  150.    10.4  Delete a Portfolio
  151.  
  152.        The Portfolio  Form is brought up  to delete  the highlighted portfolio
  153.    when  you hit  the Del  key  on the  Portfolio  Table. The  Portfolio Form,
  154.    described  in the Add  a Portfolio section,  is initialized  to the current
  155.    values of the portfolio to be deleted.
  156.  
  157.        The  portfolio  record   is  deleted,  as  are  the  portfolio's  Local
  158.    Security, Open Shares,  Closed Shares, and Distribution Files. Confirmation
  159.    is  required regardless  of the Confirm  Delete global  setting, since many
  160.    records could  be affected. When you're  finished with  the Portfolio Form,
  161.    you return  to the Portfolio  Table, and the portfolio  after the one  just
  162.    deleted is highlighted.
  163.  
  164.    10.4.1  Example - Delete a Portfolio
  165.  
  166.        Using the previous example, say you delete portfolio ID 003.
  167.  
  168.    o The portfolio record is deleted.
  169.  
  170.    o The  local security, open shares, closed  shares, and distribution files
  171.      for the portfolio are removed: LSEC003, OPEN003, CLOSE003, and DISTR003.
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.    Capital Gainz Users Manual                                            10-3
  178.  
  179.  
  180.    10.5  Tax Report
  181.  
  182.        The Schedule B and Schedule D-1  Reports for the highlighted  portfolio
  183.    are available via the  Tax Report function key  on the Portfolio Table. See
  184.    Chapter 14 for descriptions of these reports.
  185.  
  186.    10.6  Portfolio Summary Report
  187.  
  188.        The  Portfolio  Summary  Report, similar  in  format  to the  Portfolio
  189.    Table, is  available via a function key on the Portfolio Table. See Chapter
  190.    14 for a description of this report.
  191.  
  192.    10.7  Portfolio Detail Report
  193.  
  194.        The Portfolio Detail Report for  the highlighted portfolio,  similar in
  195.    format to  the Local Security Table, is available via a function key on the
  196.    Portfolio Table. See Chapter 14 for a description of this report.
  197.  
  198.    10.8  Portfolio Allocation Report
  199.  
  200.        The  Portfolio  Allocation  Report  for  the  highlighted portfolio  is
  201.    available via a function key on the Portfolio  Table. See Chapter 14 for  a
  202.    description of this report.
  203.  
  204.    10.9  Show Portfolio Values
  205.  
  206.        Capital Gainz can calculate and display  the value of your  portfolios.
  207.    However,  if you  have large portfolios,  or many  portfolios, this process
  208.    may be slow. Use  the Show Portfolio Values function key to toggle  turning
  209.    the value calculations on and off.
  210.  
  211.    10.10  Portfolio History
  212.  
  213.  
  214.        The Portfolio  History feature  allows you to  maintain 'snapshots'  of
  215.    your  portfolio  status  on selected  dates.  The  Portfolio History  Table
  216.    displays the dates when portfolio snapshots were taken. You can:
  217.  
  218.    o Save History - save the current portfolio status.
  219.  
  220.    o Recall History - retrieve the portfolio status on the highlighted date.
  221.  
  222.    o Delete History - remove the portfolio status on the highlighted date.
  223.  
  224.        The portfolio history feature serves two purposes:
  225.  
  226.    o First,  you can save portfolio status at regular intervals, allowing you
  227.      to go back and see your status on given dates. Typically, you'd save the
  228.      status monthly or yearly. Since the  portfolio data consumes significant
  229.      disk space, avoid frequent saves.
  230.  
  231.    o Second,  you can use the portfolio status  as a quick backup tool. Thus,
  232.      right before recording a  flurry of activity (especially sales)  you can
  233.      take  a snapshot of your  portfolio. After the activity  is entered, you
  234.      can  verify that  it was  entered  correctly. If  you  made any  serious
  235.  
  236.    Capital Gainz Users Manual                                            10-4
  237.  
  238.  
  239.      mistakes, simply recall the saved status.
  240.  
  241.    ===>>> The portfolio status saved does not include global data  files. Only
  242.    data  files specific to the current portfolio are saved. Thus, this feature
  243.    does not replace regular data backups.
  244.  
  245.    ===>>> When  you recall a particular  portfolio snapshot,  the current data
  246.    for  the portfolio  is  replaced. So,  if you  just want  to look  at prior
  247.    status  then  return to  the  current status,  you  should  first save  the
  248.    current  status of  the portfolio.  Then recall  the status  on the desired
  249.    date, and, when done,  recall the latest status to bring the portfolio  up-
  250.    to-date.
  251.  
  252.        Saving portfolio  histories should  not be  done indiscriminately.  The
  253.    data can take  up considerable disk space. If  you use this  feature often,
  254.    it's a good idea to periodically delete some of the older histories.
  255.  
  256.        Portfolio history is implemented using DOS directories of the form:
  257.  
  258.      YYMMDD.III
  259.  
  260.      YY is the last two digits of the current year.
  261.      MM is the current month.
  262.      DD is the current date.
  263.      III is the portfolio ID.
  264.  
  265.    Data  files are  copied  to  these directories,  which are  created  in the
  266.    PORTHIST directory under the main Capital  Gainz directory. In most  cases,
  267.    this will be \CAPGNZ\PORTHIST. When a  portfolio is deleted, any  portfolio
  268.    history files are also deleted.
  269.  
  270.        Because  entire data files  are affected,  portfolio history operations
  271.    always require confirmation.
  272.  
  273.    10.10.1  Save Portfolio History
  274.  
  275.        When  you choose Save History, the current portfolio's data is saved to
  276.    a directory  that is  created  using the  current system  date and  current
  277.    portfolio ID. The date is added to the Portfolio History Table.
  278.  
  279.    10.10.1.1  Example - Save Portfolio History
  280.  
  281.        On 12/31/92, you want  to save your  portfolio 001's status so  you can
  282.    check on it at the end of the next year.
  283.  
  284.    o Choose Save History on the Portfolio History Table.
  285.  
  286.    o The portfolio  history directory, 921231.001, is  created, and portfolio
  287.      001's data files are copied to it.
  288.  
  289.    o The  current date  is  added  to  the  table,  indicating  that  today's
  290.      portfolio data was saved.
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.    Capital Gainz Users Manual                                            10-5
  296.  
  297.  
  298.    10.10.2  Recall Portfolio History
  299.  
  300.        When  you  choose  Recall History,  the  current  portfolio's  data  is
  301.    replaced with the data in the directory for the highlighted date. 
  302.  
  303.    ===>>> When  you recall a particular  portfolio snapshot,  the current data
  304.    for  the portfolio  is replaced.  So, if  you just  want to  look  at prior
  305.    status,  then return  to the  current  status, you  should first  save  the
  306.    current  status of  the portfolio. Then,  recall the status  on the desired
  307.    date, and, when done,  recall the latest status  to bring the portfolio up-
  308.    to-date.
  309.  
  310.    10.10.2.1  Example - Recall Portfolio History
  311.  
  312.        You want to recall the portfolio history for  12/31/92, to see how  you
  313.    were doing. The current date is 3/31/93.
  314.  
  315.    o Save  the  current portfolio's  status using  Save  History, so  you can
  316.      recall it when you're done. The portfolio history directory, 930331.001,
  317.      is created, and portfolio 001's data files are copied to it.
  318.  
  319.    o Highlight the date of the portfolio data you want to  recall (12/31/92),
  320.      and  choose Recall History. The data files are copied from the portfolio
  321.      history directory to the base Capital Gainz directory.
  322.  
  323.    o Generate reports, which will use the recalled portfolio data.
  324.  
  325.    o When you're done, highlight the current date (03/31/93) on the Portfolio
  326.      History Table,  and choose Recall History to reset the portfolio data to
  327.      the current status.
  328.  
  329.  
  330.    10.10.3  Remove Portfolio History
  331.  
  332.        When you  choose Remove History, the  data and directory  corresponding
  333.    to  the  highlighted  date  are  removed.  You  can't  remove  the  current
  334.    portfolio  data, so  the worst  mistake  you can  make is  to lose  a prior
  335.    date's portfolio data.
  336.  
  337.    10.10.3.1  Example - Remove Portfolio History
  338.  
  339.        You want to delete some old  portfolio snapshots to free up disk space.
  340.    To delete the history from 3/31/93:
  341.  
  342.    o Highlight the date the data was saved (3/31/93) in the Portfolio History
  343.      Table.
  344.  
  345.    o Choose  Remove  History to  delete the  saved  portfolio data.  When you
  346.      delete the data for a  date, the date is removed from the table, and the
  347.      directory 930331.001 and all data in it is deleted.
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.    Capital Gainz Users Manual                                            10-6
  355.  
  356.  
  357.