home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC World Komputer 1998 April B / Pcwk4b98.iso / Firmaxls / Fro / CZYTAJ_F.TXT < prev    next >
Text File  |  1998-02-12  |  13KB  |  272 lines
  1. FRO.XLS - Faktury, Rachunki, Oferty-kosztorysy - versja  7.5 
  2. - aplikacja dla EXCEL PL od wersji 5 wzwy┐, uwzglΩdniaj╣ca
  3. zmiany wprowadzone w pakiecie Office 97.
  4.  
  5. Wersja specjalna dla Czytelnik≤w PC World KOMPUTER.
  6. Wy│╣czno£µ dla IDG Poland SA.
  7.  
  8.  
  9. OPIS - INSTRUKCJA OBSúUGI
  10.  
  11. FRO.XLS - to plik podstawowy programu, pozosta│e pliki s╣ plikami
  12. pomocniczymi. Instalacja programu /po rozpakowaniu/ polega na przegraniu
  13. pliku fro.xls do dowolnego katalogu i uruchomieniu z menu Excela
  14. - Plik - Otw≤rz.
  15. --------------------------------------------------------------------
  16. Od wersji 4.0 wprowadzono kilkana£cie poprawek, kt≤re zg│osili
  17. u┐ytkownicy aplikacji. MiΩdzy innymi wprowadzono mo┐liwo£µ wpisywania
  18. cen alternatywnie - netto lub brutto, wpisywania us│ug bez konieczno£ci
  19. wpisywania jednostek miar itd. Nale┐y te┐ zwr≤ciµ uwagΩ na mo┐liwo£µ
  20. ingerencji w przygotowywany dokument poprzez odblokowanie arkusza
  21. poprzez Menu EXCELA - NarzΩdzia - odblokowanie ochrony - w≤wczas mamy
  22. mo┐liwo£µ ingerencji w ka┐dy szczeg≤│ przygotowywanego dokumentu -
  23. np. kr≤j pisma - takie zmiany nale┐y robiµ tu┐ przed drukowaniem.
  24. Kolejne zmiany umo┐liwiaj╣ :
  25. 1. Stosowanie opr≤cz typowych stawek VAT - na jednej fakturze
  26. do dw≤ch stawek nietypowych.
  27. 2. Wpisywanie innych nazw tworzonych dokument≤w opr≤cz typowych.
  28. 3. Tworzenie dokument≤w nie tylko w imieniu w│a£ciciela licencji.
  29. 4. Wprowadzono opcjΩ zmiany szeroko£ci kolumny ilo£ci sztuk -
  30.    na wpis 3 cyfr znacz╣cych lub 8 cyfr.
  31.  
  32. Od wersji 5.3 - wprowadzono now╣ opcjΩ - mo┐liwo£µ przygotowywania
  33. Rachunk≤w Uproszczonych dla podatnik≤w nie bΩd╣cych p│atnikami VAT -
  34. - pozycje rachunku s╣ w cenach brutto - opcjΩ t╣ w│╣cza siΩ poprzez
  35. dialog Dane Sprzedawcy - Ustawienia pocz╣tkowe.
  36. --------------------------------------------------------------------
  37. SPIS TREîCI:
  38. INSTALACJA - URUCHOMIENIE
  39. OPIS OG╙LNY PROGRAMU
  40. FUNKCJE OKNA Gú╙WNEGO - struktura menu:
  41.  
  42.     DANE SPRZEDAWCY - USTAWIENIA POCZÑTKOWE
  43.     INFORMACJE PODSTAWOWE O APLIKACJI    
  44.     WYSTAWIONE DOKUMENTY
  45.         USU╤
  46.         SZUKAJ
  47.         WYBIERZ DO EDYCJI
  48.     EDYCJA / NOWY DOKUMENT
  49.         DANE KONTRAHENTA
  50.         WPIS POZYCJI
  51.         USTALENIA KO╤COWE - DRUKOWANIE
  52.             EDYCJA POZYCJI
  53.                 RABAT / MAR»A
  54.                 WPISZ POPRAWK╩ POZYCJI
  55.                 USU╤ POZYCJ╩
  56.                 KONIEC EDYCJI
  57.             ZAPISZ DO BAZY
  58.             DRUKOWANIE
  59.             POWR╙T DO EDYCJI.
  60.     FUNKCJE POMOCNICZE
  61.         EDYCJA BAZY KONTRAHENT╙W
  62.         EDYCJA BAZ TOWAR╙W-USúUG
  63.         RESET BAZ DANYCH
  64.         LISTA JEDNOSTEK MIARY
  65.         BAZA USúUG
  66.         BAZA TOWAR╙W 
  67.         BAZA KONTRAHENT╙W
  68.         BAZA DOKUMENT╙W
  69. Informacje dodatkowe
  70.  
  71. --------------------------------------------------------------------
  72. INSTALACJA - URUCHOMIENIE
  73. Dla rozpoczΩcia u┐ywania aplikacji fro.xls, wystarczy skopiowaµ plik
  74. fro.xls do dowolnego katalogu na dysku twardym.
  75. Nie jest konieczne zachowanie nazwy fro.xls - mo┐e byµ wybrana
  76. dowolna nazwa. Dla wygody zaleca siΩ zachowanie rozszerzenia .xls.
  77.  
  78. UWAGA - na pocz╣tku u┐ywania aplikacji nale┐y raz ustawiµ odpowiednio
  79. lewy margines dla u┐ywanej drukarki - tak aby wszystkie kolumny
  80. przygotowywanych dokument≤w mie£ci│y siΩ na szeroko£ci strony A4.
  81.  
  82. --------------------------------------------------------------------
  83.  
  84. OPIS OG╙LNY PROGRAMU:
  85.  
  86. Program - FRO.XLS jest aplikacj╣ napisan╣ przy pomocy Visual Basic for 
  87. Applications, £rodka programowego zawartego w EXCELU PL od wersji 5
  88. wzwy┐ - pracuj╣c╣ zar≤wno w £rodowisku Windows 3.X jak i Windows 95. 
  89.  
  90. S│u┐y do przygotowywania i drukowania Faktur VAT, Rachunk≤w
  91. uproszczonych oraz Ofert-kosztorys≤w, przy czym wykorzystuj╣c
  92. £rodowisko graficzne Windows - przygotowywane dokumenty 
  93. - (ich wygl╣d) - tworzone s╣ "na naszych oczach". 
  94.  
  95. Jednocze£nie aplikacja zaprojektowana jest tak, ┐e mo┐na w ka┐dej 
  96. chwili rozpocz╣µ jej u┐ywanie. Podczas przygotowywania kolejnych
  97. dokument≤w tworzone s╣ r≤wnocze£nie bazy danych sprzedawanych towar≤w,
  98. us│ug, kontrahent≤w i utworzonych dokument≤w. 
  99.  
  100. G│≤wn╣ ide╣ aplikacji jest jej prostota obs│ugi, z r≤wnoczesnym
  101. zapewnieniem jak najwiΩkszej elastyczno£ci w u┐ytkowaniu. Jest
  102. modu│em arkusza kalkulacyjnego EXCEL, jednak do jej u┐ywania
  103. nie jest potrzebna wiedza o EXCELU, poza tym jak uruchomiµ program
  104. EXCEL i jak w nim otworzyµ plik.
  105. Szeroko rozbudowany jest system podpowiedzi i kontroli poprawno£ci
  106. wprowadznych danych i wybieranych funkcji. W ka┐dej chwili podczas
  107. pracy aplikacja sprawdza, czy nie pope│niono g│upstwa - wy£wietlaj╣c
  108. komunikaty ostrzegaj╣ce, np. czy nie stworzono Faktury VAT z numerem,
  109. kt≤ry ju┐ istnieje, r≤wnocze£nie - jest na tyle elastyczna, ┐e mo┐na
  110. przygotowaµ i wydrukowaµ r≤┐ne Faktury z takim samym numerem, tylko
  111. nie bΩdzie mo┐liwo£ci zapamiΩtania obu w bazie dokument≤w.
  112.  
  113. G│≤wnym zadaniem programu FRO jest zwolnienie u┐ytkownika z uci╣┐liwo£ci
  114. "rΩcznego" obliczania kwot VAT-u, sumowania itd, jednak automatycznie
  115. tworzone przez program bazy danych towar≤w, us│ug, kontrahent≤w oraz
  116. wystawionych dokument≤w, mog╣ byµ bardzo pomocne w dalszych dzia│aniach,
  117. w przegl╣daniu, porz╣dkowaniu lub maj╣c do dyspozycji szerokie mo┐liwo£ci 
  118. EXCELA - poddawaniu r≤┐norakim analizom.
  119.  
  120. Ponadto w bazie nabywc≤w-kontrahent≤w, poza niezbΩdnymi danymi,
  121. koniecznymi dla prawid│owego przygotowania dokumentu, pojawiaj╣ siΩ okna 
  122. wpisu informacji dodatkowych, jak telefon, okno tekstowe do ewentualnego
  123. wpisu uwag-informacji do zapamiΩtania.
  124.  
  125. Aplikacja zawiera wiele innych po┐ytecznych funkcji, takich jak:
  126. - mo┐liwo£µ zastosowania rabatu lub mar┐y dla jednej pozycji dokumentu,
  127. lub ca│ego, fakt ten mo┐na napisaµ w okienku uwag, lub okienko to
  128. wykorzystaµ na inne informacje w przygotowywanym dokumencie.
  129. - ustawiµ opcje dla automatycznego wyliczania terminu p│atno£ci w 
  130. dowolnej ilo£ci dni i opcjΩ automatycznej numeracji dokument≤w,
  131. wsp≤lnie lub osobno dla faktur i rachunk≤w uproszczonych.
  132. SumΩ s│ownie z│otych, aplikacja tworzy sama - gramatycznie, po polsku.
  133. Jest te┐ mo┐liwo£µ tworzenia kolejnych dokument≤w, wykorzystuj╣c 
  134. wcze£niej utworzone i zapisane w bazie dokument≤w, po poddaniu ich
  135. koniecznej korekcie - edytuj╣c poszczeg≤lne pozycje lub dodaj╣c, albo
  136. usuwaj╣c je.
  137.  
  138. Wszystkie powy┐sze funkcje i inne s╣ │atwe w u┐yciu, nie jest konieczne
  139. nawet czytanie szczeg≤│owego opisu poszczeg≤lnych funkcji, przejrzy£cie
  140. zaprojektowane okna dialogowe z odpowiednimi komunikatami to zapewniaj╣.
  141.  
  142. --------------------------------------------------------------------
  143.  
  144. FUNKCJE OKNA Gú╙WNEGO
  145. ----------------------
  146. To sze£µ funkcji, kt≤re stanowi╣ Menu g│≤wne aplikacji.
  147. Oto one: Wystawione dokumenty, Edycja/nowy dokument, Funkcje
  148. pomocnicze, Koniec pracy, Dane sprzedawcy - ustawienia pocz╣tkowe,
  149. Informacje podstawowe o aplikacji.
  150.  
  151. Okno z menu g│≤wnym w│╣cza siΩ zawsze po uruchomieniu aplikacji, zaleca
  152. siΩ tak┐e zawsze je w│╣czyµ, aby poprzez funkcjΩ Koniec pracy, ko±czyµ
  153. pracΩ z aplikacj╣. DziΩki temu zawsze zostan╣ zapisane wszystkie nowe
  154. dane wprowadzone w czasie pracy.
  155. -------------------------------------------------------------------
  156. DANE SPRZEDAWCY - USTAWIENIA POCZÑTKOWE - od tej funkcji powinno siΩ
  157. rozpocz╣µ u┐ywanie aplikacji. W okno dialogowe nale┐y wpisaµ wszystkie
  158. potrzebne dane sprzedawcy, kt≤re bΩd╣ wykorzystywane do druku na
  159. dokumentach, a ponadto - pozosta│e dane takie jak: adres banku
  160. i numer konta, ImiΩ i nazwisko osoby upowa┐nionej do wystawiania
  161. faktur. Ustawiµ te┐ trzeba numer, od kt≤rego aplikacja ma zacz╣µ
  162. automatyczn╣ numeracjΩ dokument≤w - wybieraj╣c rodzaj numeracji,
  163. wsp≤lny lub osobny dla faktur i rachunk≤w, istnieje mo┐liwo£µ okre£lenia
  164. typowego terminu p│atno£ci w dniach, kt≤ry bΩdzie drukowany na fakturach, 
  165. przy okre£leniu formy p│atno£ci - przelewem.
  166. Po wpisie danych wyj£cie z funkcji nastΩpuje poprzez przycisk ZAPISZ.
  167.  
  168. Wszystkie wprowadzone dane zawsze mo┐na zmieniµ - uaktualniµ.
  169. UWAGA - nazwa sprzedawcy lub jego nazwisko jest identyfikatorem
  170. licencji - kiedy wpisane zostan╣ inne dane, aplikacja staje siΩ programem
  171. shareware z ograniczonym czasem u┐ytkowania. Maj╣c modu│ do wpisu
  172. licencji fro-lic.xls, mo┐na przywr≤ciµ licencjΩ aplikacji.
  173. ------------------------------------------------------------------
  174. INFORMACJE PODSTAWOWE O APLIKACJI - w│╣czenie okna z tekstem opisuj╣cym
  175. aplikacjΩ i informacjΩ z wersj╣ programu.
  176. ------------------------------------------------------------------
  177. WYSTAWIONE DOKUMENTY - opcja w│╣cza okno dialogowe z dostΩpem do bazy
  178. wszystkich przygotowanych i zapisanych dokument≤w. Istniej╣ funkcje:
  179.  
  180.     USU╤ - do porz╣dkowania bazy, usuwa z bazy dokumenty, kt≤rych
  181.     ju┐ nie ma potrzeby pamiΩtaµ.
  182.     
  183.     SZUKAJ - funkcja przeszukuj╣ca bazΩ dokument≤w w/g wpisanego
  184.     przez u┐ytkownika wzorca.
  185.  
  186.     WYBIERZ DO EDYCJI - po wyborze dokumentu z bazy funkcja
  187.     odtwarza zapisany dokument, mo┐na go ponownie wydrukowaµ,
  188.     poprawiµ, lub u┐yµ jako podstawΩ dla kolejnego dokumentu.
  189. -------------------------------------------------------------------
  190. EDYCJA / NOWY DOKUMENT - jest to podstawowa funkcja u┐ywania aplikacji,
  191. - ka┐de jej w│╣czenie generuje kod sprawdzenia, czy aktualny dokument
  192. jest zapisany w bazie. Gdy nie jest zapisany, istnieje mo┐liwo£µ w│╣czenia
  193. opcji dalszego jego przygotowywania, lub rozpoczΩcia pracy nad nowym
  194. dokumentem - w│╣cza siΩ menu wyboru rodzaju dokumentu, kt≤ry u┐ytkownik
  195. ma zamiar przygotowaµ: FAKTURA VAT, RACHUNEK UPROSZCZONY, OFERTA-KOSZTORYS.
  196. Po wyborze tworzony jest na ekranie "pusty" wybrany dokument i menu
  197. s│u┐╣ce do przygotowywania dokument≤w: Dane kontrahenta, Wpis pozycji,
  198. Ustalenia ko±cowe - Drukowanie.
  199.  
  200.     DANE KONTRAHENTA - okno dialogowe do obs│ugi bazy danych 
  201.     kontrahent≤w, do wyboru wpisu na dokument danych nabywcy
  202.     z funkcjami: NOWY WPIS, SZUKAJ, WYB╙R - ZAPIS SPRZEDAWCY,
  203.     WYB╙R - ZAPIS NABYWCY. 
  204.  
  205.     WPIS POZYCJI - okno dialogowe s│u┐╣ce do wpisu pozycji 
  206.     przygotowywanego dokumentu z dw≤ch osobnych baz danych: bazy
  207.     towar≤w i bazy us│ug. DostΩpne funkcje to: PRZEúÑCZ NA BAZ╩
  208.     TOWAR╙W (USúUG), NOWY WPIS, SZUKAJ, WYBIERZ - ZAPISZ, 
  209.     KONIEC WPIS╙W. Nazwy przycisk≤w uruchamiaj╣cych funkcje
  210.     wyja£niaj╣ ich zastosowanie. Po wyborze pozycji z listy okna
  211.     edycyjnego, lub wpisie nowego towaru (us│ugi) poprzez funkcjΩ
  212.     WYBIERZ - ZAPISZ, pojawia siΩ pytanie o ilo£µ jednostek
  213.     wybranego towaru (us│ugi) do wpisania na dokument.
  214.  
  215.     USTALENIA KO╤COWE - DRUKOWANIE - przede wszystkim to funkcja
  216.     ustalenia - potwierdzenia, pozosta│ych element≤w potrzebnych
  217.     dla prawid│owego przygotowania dokumentu, takich jak:
  218.     numer dokumentu, daty wystawienia, wydania, formy p│atno£ci,
  219.     ewentualnie terminu p│atno£ci i osoby uprawnionej do odbioru.
  220.     Dopiero po wpisaniu koniecznych danych, co kontroluje program,
  221.     mo┐na dokument zapisaµ do bazy dokument≤w i przej£µ do opcji
  222.     drukowania. Podstawowe funkcje okna dialogowego tej funkcji:
  223.     EDYCJA POZYCJI, ZAPISZ DO BAZY, DRUKOWANIE, POWR╙T DO EDYCJI.
  224.  
  225.     EDYCJA POZYCJI - funkcja zmienia okno dialogowe funkcji,
  226.     zmienia funkcje przycisk≤w, kt≤re teraz pozwalaj╣ wprowadzaµ
  227.     do przygotowywanego dokumentu zmiany - takie jak okre£laj╣
  228.     nowe funkcje przycisk≤w: RABAT / MAR»A, WPISZ POPRAWK╩ POZYCJI,
  229.     USU╤ POZYCJ╩, KONIEC EDYCJI.
  230.  
  231.     ZAPISZ DO BAZY - zapisanie dokumentu do bazy, program kontroluje,
  232.     czy w bazie nie ma wpisanego dokumentu o takim samym numerze.
  233.  
  234.     DRUKOWANIE - w│╣cza menu drukowania, kt≤re umo┐liwia wydruk
  235.     na dokumencie wybranej informacji: orygina│/kopia, orygina│ lub
  236.     kopia. 
  237.  
  238.     POWR╙T DO EDYCJI - funkcja ponownie w│╣cza menu przygotowywania
  239.     dokumentu - dla ewentualnych poprawek, zmian, lub umo┐liwia powr≤t
  240.     do menu g│≤wnego - aby zako±czyµ pracΩ z aplikacj╣ przez funkcjΩ
  241.      Koniec pracy.
  242.  
  243. --------------------------------------------------------------------
  244. FUNKCJE POMOCNICZE - w│╣cza siΩ ca│y blok funkcji, kt≤ry mo┐na
  245. podzieliµ na dwie grupy. Funkcje zwi╣zane z porz╣dkowaniem, 
  246. uzupe│nianiem za│o┐onych baz danych przez program w czasie jego 
  247. u┐ywania. S╣ to funkcje: EDYCJA BAZY KONTRAHENT╙W, EDYCJA BAZ TOWAR╙W-
  248. USúUG, RESET BAZ DANYCH, LISTA JEDNOSTEK MIARY.
  249.  
  250. Druga grupa funkcji wykonuje kopie poszczeg≤lnych baz programu na
  251. zewnΩtrzny arkusz, gdzie mo┐na w miarΩ potrzeby przeprowadzaµ wszelkie
  252. analizy, jakie udostΩpnia program EXCEL. Wszystkie te analizy
  253. mo┐na wykonywaµ bezpiecznie, bo pracuje siΩ na kopiach baz, nie ma
  254. niebezpiecze±stwa, ┐e czynno£ci te zniszcz╣ dane wprowadzone w czasie 
  255. normalnego u┐ywania programu. Bazy te to: BAZA USúUG, BAZA TOWAR╙W, 
  256. BAZA KONTRAHENT╙W, BAZA DOKUMENT╙W.
  257. --------------------------------------------------------------------
  258.  
  259. Informacje dodatkowe:
  260. Aplikacja fro.xls jest jedn╣ z kilku aplikacji u┐ytkowych dla
  261. EXCELA PL, napisanych z my£l╣: "zanim zatrudnisz informatyka w swojej
  262. firmie". Istnieje tez aplikacja VAT-7 - do oblicze± i druku
  263. comiesiΩcznych deklaracji VAT, oraz PIT-5 - do oblicze± i druku 
  264. comiesiΩcznych zaliczek na podatek dochodowy.  
  265.  
  266. Aplikacja ta jest jedn╣ z czΩ£ci Systemu FIRMA-XL - programu
  267. s│u┐╣cego do kompleksowej obs│ugi ksiΩgowo£ci firmy prowadzonej
  268. w oparciu o KsiΩgΩ Przychod≤w i Rozchod≤w, EwidencjΩ Sprzeda┐y i Zakup≤w 
  269. VAT.
  270.  
  271. Pracownia Elektroniki W.»ywio│, 30-412 Krak≤w, ul.Zbrojarzy 29,
  272. tel.(0) 602-312-711, tel/fax (012) 267-28-61