FRO.XLS - Faktury, Rachunki, Oferty-kosztorysy - versja 7.5 - aplikacja dla EXCEL PL od wersji 5 wzwyż, uwzględniająca zmiany wprowadzone w pakiecie Office 97. Wersja specjalna dla Czytelników PC World KOMPUTER. Wyłączność dla IDG Poland SA. OPIS - INSTRUKCJA OBSŁUGI FRO.XLS - to plik podstawowy programu, pozostałe pliki są plikami pomocniczymi. Instalacja programu /po rozpakowaniu/ polega na przegraniu pliku fro.xls do dowolnego katalogu i uruchomieniu z menu Excela - Plik - Otwórz. -------------------------------------------------------------------- Od wersji 4.0 wprowadzono kilkanaście poprawek, które zgłosili użytkownicy aplikacji. Między innymi wprowadzono możliwość wpisywania cen alternatywnie - netto lub brutto, wpisywania usług bez konieczności wpisywania jednostek miar itd. Należy też zwrócić uwagę na możliwość ingerencji w przygotowywany dokument poprzez odblokowanie arkusza poprzez Menu EXCELA - Narzędzia - odblokowanie ochrony - wówczas mamy możliwość ingerencji w każdy szczegół przygotowywanego dokumentu - np. krój pisma - takie zmiany należy robić tuż przed drukowaniem. Kolejne zmiany umożliwiają : 1. Stosowanie oprócz typowych stawek VAT - na jednej fakturze do dwóch stawek nietypowych. 2. Wpisywanie innych nazw tworzonych dokumentów oprócz typowych. 3. Tworzenie dokumentów nie tylko w imieniu właściciela licencji. 4. Wprowadzono opcję zmiany szerokości kolumny ilości sztuk - na wpis 3 cyfr znaczących lub 8 cyfr. Od wersji 5.3 - wprowadzono nową opcję - możliwość przygotowywania Rachunków Uproszczonych dla podatników nie będących płatnikami VAT - - pozycje rachunku są w cenach brutto - opcję tą włącza się poprzez dialog Dane Sprzedawcy - Ustawienia początkowe. -------------------------------------------------------------------- SPIS TREŚCI: INSTALACJA - URUCHOMIENIE OPIS OGÓLNY PROGRAMU FUNKCJE OKNA GŁÓWNEGO - struktura menu: DANE SPRZEDAWCY - USTAWIENIA POCZĄTKOWE INFORMACJE PODSTAWOWE O APLIKACJI WYSTAWIONE DOKUMENTY USUŃ SZUKAJ WYBIERZ DO EDYCJI EDYCJA / NOWY DOKUMENT DANE KONTRAHENTA WPIS POZYCJI USTALENIA KOŃCOWE - DRUKOWANIE EDYCJA POZYCJI RABAT / MARŻA WPISZ POPRAWKĘ POZYCJI USUŃ POZYCJĘ KONIEC EDYCJI ZAPISZ DO BAZY DRUKOWANIE POWRÓT DO EDYCJI. FUNKCJE POMOCNICZE EDYCJA BAZY KONTRAHENTÓW EDYCJA BAZ TOWARÓW-USŁUG RESET BAZ DANYCH LISTA JEDNOSTEK MIARY BAZA USŁUG BAZA TOWARÓW BAZA KONTRAHENTÓW BAZA DOKUMENTÓW Informacje dodatkowe -------------------------------------------------------------------- INSTALACJA - URUCHOMIENIE Dla rozpoczęcia używania aplikacji fro.xls, wystarczy skopiować plik fro.xls do dowolnego katalogu na dysku twardym. Nie jest konieczne zachowanie nazwy fro.xls - może być wybrana dowolna nazwa. Dla wygody zaleca się zachowanie rozszerzenia .xls. UWAGA - na początku używania aplikacji należy raz ustawić odpowiednio lewy margines dla używanej drukarki - tak aby wszystkie kolumny przygotowywanych dokumentów mieściły się na szerokości strony A4. -------------------------------------------------------------------- OPIS OGÓLNY PROGRAMU: Program - FRO.XLS jest aplikacją napisaną przy pomocy Visual Basic for Applications, środka programowego zawartego w EXCELU PL od wersji 5 wzwyż - pracującą zarówno w środowisku Windows 3.X jak i Windows 95. Służy do przygotowywania i drukowania Faktur VAT, Rachunków uproszczonych oraz Ofert-kosztorysów, przy czym wykorzystując środowisko graficzne Windows - przygotowywane dokumenty - (ich wygląd) - tworzone są "na naszych oczach". Jednocześnie aplikacja zaprojektowana jest tak, że można w każdej chwili rozpocząć jej używanie. Podczas przygotowywania kolejnych dokumentów tworzone są równocześnie bazy danych sprzedawanych towarów, usług, kontrahentów i utworzonych dokumentów. Główną ideą aplikacji jest jej prostota obsługi, z równoczesnym zapewnieniem jak największej elastyczności w użytkowaniu. Jest modułem arkusza kalkulacyjnego EXCEL, jednak do jej używania nie jest potrzebna wiedza o EXCELU, poza tym jak uruchomić program EXCEL i jak w nim otworzyć plik. Szeroko rozbudowany jest system podpowiedzi i kontroli poprawności wprowadznych danych i wybieranych funkcji. W każdej chwili podczas pracy aplikacja sprawdza, czy nie popełniono głupstwa - wyświetlając komunikaty ostrzegające, np. czy nie stworzono Faktury VAT z numerem, który już istnieje, równocześnie - jest na tyle elastyczna, że można przygotować i wydrukować różne Faktury z takim samym numerem, tylko nie będzie możliwości zapamiętania obu w bazie dokumentów. Głównym zadaniem programu FRO jest zwolnienie użytkownika z uciążliwości "ręcznego" obliczania kwot VAT-u, sumowania itd, jednak automatycznie tworzone przez program bazy danych towarów, usług, kontrahentów oraz wystawionych dokumentów, mogą być bardzo pomocne w dalszych działaniach, w przeglądaniu, porządkowaniu lub mając do dyspozycji szerokie możliwości EXCELA - poddawaniu różnorakim analizom. Ponadto w bazie nabywców-kontrahentów, poza niezbędnymi danymi, koniecznymi dla prawidłowego przygotowania dokumentu, pojawiają się okna wpisu informacji dodatkowych, jak telefon, okno tekstowe do ewentualnego wpisu uwag-informacji do zapamiętania. Aplikacja zawiera wiele innych pożytecznych funkcji, takich jak: - możliwość zastosowania rabatu lub marży dla jednej pozycji dokumentu, lub całego, fakt ten można napisać w okienku uwag, lub okienko to wykorzystać na inne informacje w przygotowywanym dokumencie. - ustawić opcje dla automatycznego wyliczania terminu płatności w dowolnej ilości dni i opcję automatycznej numeracji dokumentów, wspólnie lub osobno dla faktur i rachunków uproszczonych. Sumę słownie złotych, aplikacja tworzy sama - gramatycznie, po polsku. Jest też możliwość tworzenia kolejnych dokumentów, wykorzystując wcześniej utworzone i zapisane w bazie dokumentów, po poddaniu ich koniecznej korekcie - edytując poszczególne pozycje lub dodając, albo usuwając je. Wszystkie powyższe funkcje i inne są łatwe w użyciu, nie jest konieczne nawet czytanie szczegółowego opisu poszczególnych funkcji, przejrzyście zaprojektowane okna dialogowe z odpowiednimi komunikatami to zapewniają. -------------------------------------------------------------------- FUNKCJE OKNA GŁÓWNEGO ---------------------- To sześć funkcji, które stanowią Menu główne aplikacji. Oto one: Wystawione dokumenty, Edycja/nowy dokument, Funkcje pomocnicze, Koniec pracy, Dane sprzedawcy - ustawienia początkowe, Informacje podstawowe o aplikacji. Okno z menu głównym włącza się zawsze po uruchomieniu aplikacji, zaleca się także zawsze je włączyć, aby poprzez funkcję Koniec pracy, kończyć pracę z aplikacją. Dzięki temu zawsze zostaną zapisane wszystkie nowe dane wprowadzone w czasie pracy. ------------------------------------------------------------------- DANE SPRZEDAWCY - USTAWIENIA POCZĄTKOWE - od tej funkcji powinno się rozpocząć używanie aplikacji. W okno dialogowe należy wpisać wszystkie potrzebne dane sprzedawcy, które będą wykorzystywane do druku na dokumentach, a ponadto - pozostałe dane takie jak: adres banku i numer konta, Imię i nazwisko osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Ustawić też trzeba numer, od którego aplikacja ma zacząć automatyczną numerację dokumentów - wybierając rodzaj numeracji, wspólny lub osobny dla faktur i rachunków, istnieje możliwość określenia typowego terminu płatności w dniach, który będzie drukowany na fakturach, przy określeniu formy płatności - przelewem. Po wpisie danych wyjście z funkcji następuje poprzez przycisk ZAPISZ. Wszystkie wprowadzone dane zawsze można zmienić - uaktualnić. UWAGA - nazwa sprzedawcy lub jego nazwisko jest identyfikatorem licencji - kiedy wpisane zostaną inne dane, aplikacja staje się programem shareware z ograniczonym czasem użytkowania. Mając moduł do wpisu licencji fro-lic.xls, można przywrócić licencję aplikacji. ------------------------------------------------------------------ INFORMACJE PODSTAWOWE O APLIKACJI - włączenie okna z tekstem opisującym aplikację i informację z wersją programu. ------------------------------------------------------------------ WYSTAWIONE DOKUMENTY - opcja włącza okno dialogowe z dostępem do bazy wszystkich przygotowanych i zapisanych dokumentów. Istnieją funkcje: USUŃ - do porządkowania bazy, usuwa z bazy dokumenty, których już nie ma potrzeby pamiętać. SZUKAJ - funkcja przeszukująca bazę dokumentów w/g wpisanego przez użytkownika wzorca. WYBIERZ DO EDYCJI - po wyborze dokumentu z bazy funkcja odtwarza zapisany dokument, można go ponownie wydrukować, poprawić, lub użyć jako podstawę dla kolejnego dokumentu. ------------------------------------------------------------------- EDYCJA / NOWY DOKUMENT - jest to podstawowa funkcja używania aplikacji, - każde jej włączenie generuje kod sprawdzenia, czy aktualny dokument jest zapisany w bazie. Gdy nie jest zapisany, istnieje możliwość włączenia opcji dalszego jego przygotowywania, lub rozpoczęcia pracy nad nowym dokumentem - włącza się menu wyboru rodzaju dokumentu, który użytkownik ma zamiar przygotować: FAKTURA VAT, RACHUNEK UPROSZCZONY, OFERTA-KOSZTORYS. Po wyborze tworzony jest na ekranie "pusty" wybrany dokument i menu służące do przygotowywania dokumentów: Dane kontrahenta, Wpis pozycji, Ustalenia końcowe - Drukowanie. DANE KONTRAHENTA - okno dialogowe do obsługi bazy danych kontrahentów, do wyboru wpisu na dokument danych nabywcy z funkcjami: NOWY WPIS, SZUKAJ, WYBÓR - ZAPIS SPRZEDAWCY, WYBÓR - ZAPIS NABYWCY. WPIS POZYCJI - okno dialogowe służące do wpisu pozycji przygotowywanego dokumentu z dwóch osobnych baz danych: bazy towarów i bazy usług. Dostępne funkcje to: PRZEŁĄCZ NA BAZĘ TOWARÓW (USŁUG), NOWY WPIS, SZUKAJ, WYBIERZ - ZAPISZ, KONIEC WPISÓW. Nazwy przycisków uruchamiających funkcje wyjaśniają ich zastosowanie. Po wyborze pozycji z listy okna edycyjnego, lub wpisie nowego towaru (usługi) poprzez funkcję WYBIERZ - ZAPISZ, pojawia się pytanie o ilość jednostek wybranego towaru (usługi) do wpisania na dokument. USTALENIA KOŃCOWE - DRUKOWANIE - przede wszystkim to funkcja ustalenia - potwierdzenia, pozostałych elementów potrzebnych dla prawidłowego przygotowania dokumentu, takich jak: numer dokumentu, daty wystawienia, wydania, formy płatności, ewentualnie terminu płatności i osoby uprawnionej do odbioru. Dopiero po wpisaniu koniecznych danych, co kontroluje program, można dokument zapisać do bazy dokumentów i przejść do opcji drukowania. Podstawowe funkcje okna dialogowego tej funkcji: EDYCJA POZYCJI, ZAPISZ DO BAZY, DRUKOWANIE, POWRÓT DO EDYCJI. EDYCJA POZYCJI - funkcja zmienia okno dialogowe funkcji, zmienia funkcje przycisków, które teraz pozwalają wprowadzać do przygotowywanego dokumentu zmiany - takie jak określają nowe funkcje przycisków: RABAT / MARŻA, WPISZ POPRAWKĘ POZYCJI, USUŃ POZYCJĘ, KONIEC EDYCJI. ZAPISZ DO BAZY - zapisanie dokumentu do bazy, program kontroluje, czy w bazie nie ma wpisanego dokumentu o takim samym numerze. DRUKOWANIE - włącza menu drukowania, które umożliwia wydruk na dokumencie wybranej informacji: oryginał/kopia, oryginał lub kopia. POWRÓT DO EDYCJI - funkcja ponownie włącza menu przygotowywania dokumentu - dla ewentualnych poprawek, zmian, lub umożliwia powrót do menu głównego - aby zakończyć pracę z aplikacją przez funkcję Koniec pracy. -------------------------------------------------------------------- FUNKCJE POMOCNICZE - włącza się cały blok funkcji, który można podzielić na dwie grupy. Funkcje związane z porządkowaniem, uzupełnianiem założonych baz danych przez program w czasie jego używania. Są to funkcje: EDYCJA BAZY KONTRAHENTÓW, EDYCJA BAZ TOWARÓW- USŁUG, RESET BAZ DANYCH, LISTA JEDNOSTEK MIARY. Druga grupa funkcji wykonuje kopie poszczególnych baz programu na zewnętrzny arkusz, gdzie można w miarę potrzeby przeprowadzać wszelkie analizy, jakie udostępnia program EXCEL. Wszystkie te analizy można wykonywać bezpiecznie, bo pracuje się na kopiach baz, nie ma niebezpieczeństwa, że czynności te zniszczą dane wprowadzone w czasie normalnego używania programu. Bazy te to: BAZA USŁUG, BAZA TOWARÓW, BAZA KONTRAHENTÓW, BAZA DOKUMENTÓW. -------------------------------------------------------------------- Informacje dodatkowe: Aplikacja fro.xls jest jedną z kilku aplikacji użytkowych dla EXCELA PL, napisanych z myślą: "zanim zatrudnisz informatyka w swojej firmie". Istnieje tez aplikacja VAT-7 - do obliczeń i druku comiesięcznych deklaracji VAT, oraz PIT-5 - do obliczeń i druku comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Aplikacja ta jest jedną z części Systemu FIRMA-XL - programu służącego do kompleksowej obsługi księgowości firmy prowadzonej w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów, Ewidencję Sprzedaży i Zakupów VAT. Pracownia Elektroniki W.Żywioł, 30-412 Kraków, ul.Zbrojarzy 29, tel.(0) 602-312-711, tel/fax (012) 267-28-61