Chip 1999 September/Chip_1999-09_cd.bin/ctenari/Trejbal/TRELL.PAK/NAVODY/FAKTURY.TXT

Text File | 1999-01-01 | 17KB | 318 lines

FAKTURACE  A  DODACï  LISTY                               TS 7831 PD 1849


Podrobnÿ návod k instalaci a práci s programem

-------------------------------------------------------------------------

START FAKTURACE A DODACïCH LISTª

V hlavní  obrazovce KOMPLETNï  FAKTURACE tohoto  modulu jsou  k dispozici
následující spínaçe a volby :

TVORBA dokumentû - v  rámci tohoto  menu lze zvolit, kterÿ dokument chceme
vytvo⌐it, vytisknout, uloæit a  zanést do  p⌐íslu¿nÿch seznamû a databází.
Lze zde  tvo⌐it následující  doklady :  Faktura vydaná, Dodací list, Kniha
faktur, Zálohová faktura, Storno faktura, Dobropis.

VKLÅDÅNï A OPRAVY DAT - toto menu vyuæijeme v p⌐ípadê, kdy nemáme v úmyslu
právê vydávat  nap⌐. fakturu,  ale pot⌐ebujeme si p⌐edem p⌐ipravit texty a
cenové sazby  za jednotlivé práce, zanést do databáze nové odbêratele nebo
naplnit sklad  novou dávkou vÿrobkû. Tyto operace s vÿjimkou skladu (kterÿ
se zakládá hned p⌐i prvním startu fakturace a kterÿ má své vlastní doklady
- p⌐íjemky, vÿdejky, p⌐evodky,  seznamy atd.)  jsou p⌐ístupné i p⌐i tvorbê
dokumentû. Çasto  v¿ak bÿvá  vhodné si  jednotlivé datové  poloæky p⌐edem
p⌐ipravit. K tomu slouæí spínaçe : Vÿrobky na skladech (kompletní skladová
evidence s  doklady - nápovêda na  klávese F1 po vstupu do skladu), Práce,
texty a  ceny (databáze  textû, mêrnÿch  jednotek a  cen podle  kódu pro
zrychlení vyplñování opakujících se textû v dokladech), Odbêratelé (firmy,
bankovní spojení a osoby - seznam firem - nápovêda na klávese F1 po vstupu
do Odbêratelé).

HLEDÅNï a opravy dokumentû - v¿echny vydané doklady jsou p⌐ístupné v rámci
databází nebo samostatnÿch textovÿch  souborû pod  jednotlivÿmi pracovními
adresá⌐i tohoto systému. Vyhledávání  je moæné  p⌐ímo podle  çísla dokladu
nebo podle jakéhokoliv textu,  çísla çi  çásti slova obsaæeného v dokladu,
kdy systém prohledá a vypí¿e v¿echny dokumenty,ve kterÿch byl hledanÿ údaj
nalezen. Ty jsou vypsány do seznamu,z nêhoæ lze kliknutím my¿i nebo pomocí
klávesnice vybrat  doklad, kterÿ  nás zajímá.  Tento doklad  se naçte  do
prohlíæeçe a  lze jej  tisknout na tiskárnê v  libovolném kódování çeského
jazyka. Opravy  dokumentû je  t⌐eba provádêt  po peçlivé  rozvaze (u
zaplacenÿch faktur se opravy nedají jiæ provádêt vûbec).Dokumenty je moæné
p⌐ímo v  rámci konkrétního  dokladu p⌐epsat çi opravit  (urçeno pro drobné
p⌐eklepy p⌐i vyplñnování - stav databází se po p⌐episu nemêní) nebo smazat
(pokud jsme vyplnili chybnê  vÿrobky çi ceny a máme v úmyslu doklad tohoto
çísla vytvo⌐it znovu a  korektnê -  poloæky z  databází se  vrátí zpêt  do
skladu apod.).  Hledat a  opravovat lze  následující dokumenty  : Faktury
vydané, Dodací listy, Zálohové faktury, Storno faktury, Dobropisy.
V rámci  hlavní obrazovky  KOMPLETNï FAKTURACE   je  k dispozici  údaj o
poslední vydané faktu⌐e v rozsahu çíslo,odbêratel, datum, çástka a moænost
editace údajû o na¿em bankovním spojení spínaçem <BANKA>. Spínaçem <KONEC>
se modul fakturace opou¿tí..

--------------------------------------------------------------------------

FAKTURA VYDANÅ - ZÅHLAVï

Do této  obrazovky jsme  vstoupili po  volbê Tvorba  dokumentû -  Faktura
vydaná. Zde  je t⌐eba  vyplnit hlaviçku  na¿í faktury  tak, aby odpovídala
skuteçnosti. K tomu slouæí jednotlivé kolonky a spínaçe této obrazovky.

Faktura çíslo:   -  zde se  objeví çíslo  faktury, která je nyní  na ⌐adê.
Skládá se z dvojçíslí roku (zleva) a po⌐adového çísla dokladu.Pokud chcete
vloæit jiné  çíslo, neæ  je právê  na ⌐adê,  staçí vloæit  po⌐adové çíslo
dokladu a rok se dolpní automaticky. Existující çísla faktur nelze vkládat
-faktury jiæ  existují. Pokud  vloæíte jiné  çíslo, neæ  odpovídá po⌐adí a
potvrdíte volbu "Pokraçovat v çíslování dokladû od tohoto çísla",budou mít
v¿echny dal¿í doklady následná po⌐adová çísla.

Konstantní symbol: - konstantní symmbol v rozsahu çty⌐ znakû, odpovídající
zamê⌐ení firmy.

Datum vystavení: - vyplñuje se automaticky p⌐i vstupu do obrazovky. Lze je
p⌐epsat. Splatnost  je nastavena  na 14  dní -  lze ji  samoz⌐ejmê mênit,
p⌐ípadnê p⌐ímo p⌐epsat datum splatnosti.

Forma úhrady:  - stejnê  tak jako "doprava:" sdruæuje  seznam moæností pod
spínaçem <Vÿbêr>,kde si mûæeme jednodu¿e vybrat odpovídající formu úhrady,
p⌐ípadnê zaloæit vlastní.

Nevypisovat DPH do faktury [X] -tento spínaç se objeví vpravo na obrazovce
pouze v  p⌐ípadê, æe  nejste plátci  DPH. P⌐i  jeho za¿krtnutí  program
nevytvá⌐í tiskopis  s rozepsanÿmi  sazbami a  mezisouçty DPH,  ale p⌐ímo,
jednodu¿e a p⌐ehlednê vypisuje jednotlivé celkové çástky do odpovídajícího
tiskopisu.

Objednávka: , Zakázkovÿ list: - zde se vyplñují p⌐íslu¿ná çísla objednávek
nebo zakázkovÿch listû. Pokud  pouæívá te modul firemní korespondence, pak
lze spínaçi <Vÿbêr> zvolit  z jiæ hotovÿch objednávek çi zakázkovÿch listû
ten doklad, kterÿ se váæe k této faktu⌐e.

[X] Dodací lst: -  pokud je  spínaç [X] za¿krtnut, pak se ke kaædé faktu⌐e
tvo⌐í i  dodací listy.  Çíslují se  automaticky do  kolonky vpravo.  Pokud
zmêníte çíslo dodacího listu, pak platí  stajné zákonitosti  jako u  zmêny
çísla faktury. Moæností <Vÿbêr> lze vybrat  do faktury  obsah  libovolného
dodacího listu, kterÿ vznikl samostatnê (není k nêmu æádná faktura). Pokud
není k dispozici æádnÿ takovÿ dodací list,pak je tlaçítko <Vÿbêr> zamçeno.

<Odbêratel> -  tímto spínaçem  lze vstoupit do seznamu odbêratelû - firem,
vybrat (çi  vyhledat) odbêratele,  nahlédnout do  jeho podrobné  karty a
opustit evidenci firem spínaçem <Zpêt> do fakturace, kam se nám do rámeçku
odbêratel naçte  námi vybraná  firma (Název,  Adresa, IÇO,  DIÇ). Çíslo
odbêratele mûæeme  p⌐ímo vyplnit  do kolonky  "Çíslo:" a  odbêratel tohoto
çísla (pokud existuje) se nám naçte p⌐ímo do rámeçku.U odbêratele je moæné
doplnit údaj  "Dealer kategorie" - dealerská  kategorie, z níæ (pokud není
nastavena na 0) vyplÿvá nárok na dealerské speciální ceny p⌐i nákupu zboæí
(pokud je máte jiæ ve skladu zavedeny).

Zaplacena záloha - zde  se doplní  çástka, která jiæ byla zaplacena. Pokud
nic, tak zústává kolonka prázdná. Moæností <Vÿbêr> lze stejnê  jako vÿ¿e u
dodacích listû nabírat do faktury çástku zálohy, texty a zboæí ze zálohové
faktury. Pokud nejsou æádné  volné  zálohové faktury  k dispozici,  pak je
spínaç <Vÿbêr> zamçen a po jeho stisknutí se seznam nezobrazí.

Mêna: Kç - lze mênit.

Dále lze zvolit zaokrouhlování finální ceny, Souçty v jednotlivÿch ⌐ádcích
vçetnê DPH  (pokud to  odbêratelé poæadují),  Dodací list  = záruçní  list
(zmêna dodacího listu v záruçní list).

Text pod  fakturou : - lze  vloæit v  délce jednoho  ⌐ádku (nap⌐.:  "Zboæí
zústává majetkem dodavatele aæ do zaplacení" apod.). Text zústává souçástí
formulá⌐e i u v¿ech p⌐í¿tích faktur, dokud není p⌐epsán.

<Vkládání do  faktury> - touto volbou  opustíme obrazovku ZÅHLAVï a mûæeme
zahájit vkládání  poloæek (vÿrobkû  çi textû  ) do faktury. Vÿbêrem <Pryç>
opustíme obrazovku bez uloæení a vzniku faktury.

--------------------------------------------------------------------------

FAKTURA VYDANÅ - OBSAH

V této obrazovce lze vkládat do faktury vÿrobky (s okamæitÿm odeçítáním ze
skladu) nebo texty.V¿echny vloæené poloæky se ve vÿpisu (po nêmæ se mûæeme
¿ipkami pohybovat) zobrazí rozepsané  tak, jak  budou vypadat  ve vÿsledné
faktu⌐e (u neplátcû DPH,kte⌐í nechtêjí DPH zobrazovat dojde p⌐ed tiskem ke
konverzi). Pokud  p⌐i vkládání  vÿrobkû çi textû do faktury do¿lo k chybê,
lze vybrat  dvojklikem my¿i  ze seznamu  chybnou poloæku  a odstranit  ji
(vçetnê návratu zboæí zpêt na sklad).

<VLOÆIT V¥ROBEK>  - spínaç  pro vkládání  vÿrobkû do  faktury zp⌐ístupní
obrazovku Vloæení  zboæí do faktury. Zde lze vybrat  ze seznamu  sklad, z
nêhoæ budeme vÿrobky çerpat. Zboæí lze vyhledávat podle Kódu, Názvu, Ceny
nebo ceny  vçetnê DPH. Ve spodní  çásti obrazovky je zobrazen seznam v¿ech
skladovÿch karet ve vybraném skladu, kterÿ  lze p⌐erovnávat spínaçi Kód -
podle kódu, Název a Jednotky podle obdobnÿch kritérií. V rámci seznamu lze
jednodu¿e vyhledávat  vÿrobky p⌐ímÿm  vypsáním kódu z klávesnice, kdy se v
seznamu p⌐ímo vyhledává vÿrobek s tímto kódem nebo çástí kódu zleva. Pokud
odznaçíte vÿbêr [X] Kód na prvním místê,objeví se na zaçátku kaædého ⌐ádku
vÿpisu nejd⌐íve název vÿrobku.V názvech se vyhledává stejnÿm zpûsobem jako
v kódech  vkládáním zaçátku slova hledaného názvu z klávesnice. Dvojklikem
my¿í çi enter na poloæce vybereme tuto poloæku do skladové karty a vrátíme
se zpêt do hlavní obrazovky.Pokud je zatræen vÿbêr [X] Nenabízet vÿrobky s
nulovÿm stavem  na skladê, pak jsou  v seznamu zobrazeny pouze ty vÿrobky,
které se na skladu právê vyskytují.P⌐i vkládání mûæeme mênit prodejní cenu
vÿrobku pro  tento doklad. Klávesou ESC  nebo volbou  <Konec vkládání>  se
vracíme bez vÿbêru.

<VLOÆIT TEXT>  - spínaç pro vkládání textû (práce, ceny, vÿrobky bez vazby
na sklad  apod.) do faktury zp⌐ístupní obrazovku Vloæení textu do faktury.
Zde lze  texty vyhledávat podle kódu  nebo podle  çásti slova,  slabiky çi
çísla v  textu. Ze  seznamu v obrazovce lze vybírat poloæky obdobnê jako u
nabírání vÿrobkû dvojklikem my¿i na zvolenou poloæku a potvrzením Enter po
jejím vypsání na obrazovku.  Navíc obrazovka  obsahuje spínaçe <Novÿ> (pro
vloæení nového textu do  pamêti -  pokud v  seznamu textû není æádnÿ text,
volba novÿ se aktivuje automaticky po vstupu do obrazovky vkládání textû -
zde se vkládá text  v rozzsahu 5 ⌐ádkû, kód, cena, jednotka a sazba DPH.),
<Uprav> (úprava  textu v plném rozsahu),<Smaæ> (likvidace starÿch textû) a
<Konec vkládání>  (tímto spínaçem nebo klávesou ESC se celé vkládání textû
ukonçuje).

<ULOÆIT A  TISK> -  volba pro  ukonçení   vkládání,  uloæení a tisk hotové
faktury. Tisk  na tiskárnê je moænÿ  opêt ve  v¿ech kódech çe¿tiny, je zde
p⌐eddefinován poçet ⌐ádkû na stránce tiskárny i poçet kopií (oba údaje lze
mênit). Pokud za¿krtnete volbu  "Pouæívat traktor",  pak tiskárna
nestránkuje, ale pracuje s fakturou jako p⌐i tisku na nekoneçnÿ pás papíru
v tiskárnê traktorového typu. Jestliæe v rámci této funkce zvolíte "Uloæit
bez tisku",pak se textovÿ soubor uloæí do p⌐íslu¿nného adresá⌐e a je moæné
jej vytisknout kdykoliv pozdêji v rámci vyhledávání a oprav dokladû hlavní
fakturaçní obrazovky.

<OPRAVIT ZÅHLAVï>  - moænost  návratu do  obrazovky, v  níæ se  vkládal
odbêratel, çíslo  faktury, datum  splatnosti atd.  Návrat ze  záhlaví se
provádí volbou  <Vkládání do faktury>. Vlbou <Konec bez uloæení> p⌐eru¿íme
tvorbu faktury a skladové databáze se vrátí na stav p⌐ed zaçátkem vkládání
zboæí do této faktury.

Pokud je faktura uhrazena hotovê, je po ukonçení tisku faktury automaticky
spu¿tên P₧ïJMOV¥ DOKLAD z faktury, kde je moæno nastavit vkládání do kasy
(tisk prodejek A4 nebo A7 - p⌐edvolen je tisk standartního p⌐íjmového po-
kladního dokladu). Jestliæe je zvoleno vkládání do kasy, promítne se kaædá
platba hotovê s tímto nastavením do uzávêrky kasy a jsou k ní vygenerovány
odpovídající doklady, které lze tisknout okamæitê z fakturace i pozdêji z
vÿpisu v rámci kasy.

V p⌐ípadê, æe je v rámci tvorby faktury zvoleno çíslo dodacího listu nebo
zatræena volba DODACï LIST, pak se po vygenerování faktury spou¿tí tvorba
dodacího listu, kterÿ jiæ obsahuje vÿrobky vloæené v rámci fakturace.

--------------------------------------------------------------------------

DODACï LIST - ZÅHLAVï

Pokud jsme fakturu ukonçili tiskem(aƒ jiæ na tiskárnê nebo do souboru) a v
rámci záhlaví  faktury byl zatræen "[X]dodací  list", pak  se po  ukonçení
faktury dostáváme do záhlaví  dodacího listu.  Zde je  moæno p⌐epsat çíslo
dodacího listu, dopravu, datum  vystavení nebo zdrojovÿ sklad pro  vÿrobky
obsaæené v tomto dodacím  listê. Pokraçuje se volbou <Vkládání do dodacího
listu>, kdy  se zobrazí  obsah p⌐ipraveného  dodacího listu,  po jehoæ
prohlédnutí zvolíme <Uloæit a tisk>.

--------------------------------------------------------------------------

OSTATNï  DOKLADY

Práce se v¿emi druhy  dokumentû je obdobná jako práce s fakturami. V rámci
záhlaví nadefinujeme hlaviçku dokladu a v¿echny konkrétní údaje,které bude
tiskopis obsahovat. V rámci vkládání vloæíme do dokladu (faktury, dodacího
listu, zálohové  faktury, dobropisu  apod.) vÿrobky  a texty  vçetnê cen a
poçtu kusû. Nakonec tento doklad ukonçíme a vytiskneme na tiskárnê nebo do
souboru. Pokud  byla v  rámci urçitého  dokladu podmínêna  i tvorba jiného
dokladu (Faktura - Dodací list - Vÿdejka), pak jsou tyto operace z⌐etêzeny
za   sebou a  data z vÿbêrû do prvního dokladu jsou jiæ naçtena do dal¿ích
dokladû bez moæností vêt¿ích  korekcí. Pokud  jednotlivé doklady  vznikají
samostatnê, pak jsou moænosti korekcí neomezené.

--------------------------------------------------------------------------

KNIHA  FAKTUR

Po vÿbêru  <Kniha faktur>  v hlavní  obrazovce "Kompletní  fakturace" se
zobrazí obrazovka Kniha faktur, v níæ lze nadefinovat rok i období, v nêmæ
byly vydány faktury, jejichæ  p⌐ehled a  sumarizaci chceme  vytvo⌐it. Tyto
údaje se dolñují automaticky (Rok souçasnÿ a období 1.-12. mêsíc) a lze je
samoz⌐ejmê jednodu¿e p⌐epsat. Pro  práci s  fakturami je  ve spodní  çásti
obrazovky soust⌐edêno nêkolik uæiteçnÿch spínaçû .

Evidence zaplacenÿch faktur -  zp⌐ístupní se  faktury podle  roku vydání v
horní çásti  obrazovky. Mezi nimi lze  pak vyhledávat  p⌐ímo podle  çísla
faktury (samoz⌐ejmê  bez dvojçíslí letopoçtu -  je obsaæeno v roce vydání)
nebo podle  jakékoliv çásti textu, obsaæeného v dokumentu faktury, uloæené
ve formê  textového souboru  (variabilní   symbol, odbêratel,   slabika  z
textu, vÿrobek,  çástka apod.) - v¿echny  nalezené dokumenty  odpovídající
poæadavkûm jsou naçteny do seznamu v pravé horní çásti obrazovky, z níæ je
lze postupnê vybírat k nahlédnutí, zaevidování zaplacenÿch faktur, opravám
p⌐i p⌐ípadném chybném oznaçení  zaplacené faktury  çi k  opakovanému tisku
formulá⌐e. Po zaevidování faktury  jako "zaplacená"  jiæ není   moæné tuto
fakturu upravovat,  p⌐episovat ani  mazat v  rámci funkcí  sdruæenÿch pod
"Hledání a opravy dokumentû" v hlavní obrazovce "Kompletní fakturace".
Vygenerovat knihu  faktur -  pod tímto  nápisem jsou  umístêny jednotlivé
spínaçe :

<Vydanÿch> - kompletní kniha v¿ech vydanÿch faktur za zvolené období. Mezi
nimi jsou zaplacené i  nezaplacené faktury  (samoz⌐ejmê i  stornofaktury a
dobropisy stejnê tak jako u v¿ech ostatních vÿpisû).

<Zaplacenÿch> - kniha zaplacenÿch  faktur neobsahuje faktury, které nejsou
oznaçeny jako zaplacené. Knihy  faktur se li¿í u plátcû a neplátcû DPH - u
neplátcû se  DPH u jednotlivÿch poloæek  nerozepisuje a  figuruje pouze
celková çástka ve faktu⌐e.

<Nezaplacenÿch> - vÿpis nezaplacenÿch  faktur za  období (vhodnÿ  pro
p⌐ehlednÿ seznam dluæníkû a problematickÿch transakcí).

<Uloæené> - p⌐ístup ke star¿ím knihám faktur,které byly v rámci generování
jednotlivÿch vÿ¿e uvedenÿch vÿpisû  uloæeny spínaçi <Uloæit>. Zde je moæné
naçítat tyto  star¿í doklady  z hard  disku poçítaçe  nebo z  disket na
obrazovku, prohlíæet je a  tisknout opêt  ve v¿ech kódech çeského jazyka
( Kód Kamenickÿch, Latin2, Windows, Ascii ).

Obrazovka knihy faktur se opu¿tí kliknuutím na spínaç <Konec>.

--------------------------------------------------------------------------

PROVÅZANOST  dokladû

Jednotlivé  doklady jsou  mezi sebou  provázány i v p⌐ípadê, æe nevznikají
souçasnê (souçasné generování faktury, dodacího listu a  vÿdejky - uvedeno
vÿ¿e). To platí nap⌐íklad pro Dodací listy, které mohou vznikat samostatnê
volbou <Dodací list> v  hlavnní obrazovce  "Kompletní fakturace".  Zboæí
vkládané do têchto dokladû  se samoz⌐ejmê  automaticky odeçítá  ze skladu.
Pokud v¿ak chceme pozdêji  k urçitému takto vzniklému dodacímu listu (nebo
jejich vêt¿ímu poçtu) vydat  fakturu, pak  jiæ nepot⌐ebujeme,  aby se  nám
zboæí ze  skladu opêt odeçítalo. K  tomu slouæí volba <Vÿbêr> vpravo vedle
"Dodací list" v obrazovce "Faktura vydaná - záhlaví". Zde si mûæeme vybrat
dodací listy, které máme  v úmyslu  naçíst do  faktury a  zboæí z  têchto
dokladû se  nám do faktury naçte  samo, aniæ  by zmizelo ze skladû dvakrát
(jednou p⌐i vkládání do dodacího listu a podruhé p⌐i vkládání do faktury).
Obdobnÿm zpûsobem  lze pracovat  i se  zálohovÿmi fakturami,  které lze
generovat opêt v rámci obrazovky "Kompletní fakturace".


Koncepce ovládání p⌐i vyhledávání  star¿ích tiskopisû, jejich úpravách, çi
tvo⌐ení novÿch  dokladû je jednotná a proto pro dokonalé zvládnutí obsluhy
zcela postaçí  preciznê zvládnout  a pochopit  práci jednotlivÿch  funkcí
generování a  vyhledávání faktur a dodacích listû. V¿echny ostatní situace
jsou obdobné  a jednotlivé  obrazovky se  li¿í pouze  názvy çi  jinÿmi
specifickÿmi údaji dokladû, p⌐ípadnê jsou o nêco jednodu¿¿í, neæ tomu bylo
u fakturace.


Vyzkou¿ená nejefektivnêj¿í  forma obsluhy  programu je  kombinací klávesy
TABELÅTOR a  MY¢I, p⌐ípadnê ¿ipkami, PgUp-PgDn  çi zkratkovÿmi klávesami k
jenotlivÿm funkçním spínaçûm v  kaædé obrazovce.  Jednotlivé obrazovky lze
opou¿têt bez uloæení pouze stikem klávesy ESC.


      P⌐ejeme Vám p⌐íjemnou práci s programem.


                                TRELLSOFT tel..: 02 / 961 439 69 nonstop