FAKTURACE A DODAC LISTY TS 7831 PD 1849 Podrobn nvod k instalaci a prci s programem ------------------------------------------------------------------------- START FAKTURACE A DODACCH LIST V hlavn obrazovce KOMPLETN FAKTURACE tohoto modulu jsou k dispozici nsledujc spnae a volby : TVORBA dokument - v rmci tohoto menu lze zvolit, kter dokument chceme vytvoit, vytisknout, uloit a zanst do pslunch seznam a databz. Lze zde tvoit nsledujc doklady : Faktura vydan, Dodac list, Kniha faktur, Zlohov faktura, Storno faktura, Dobropis. VKLDN A OPRAVY DAT - toto menu vyuijeme v ppad, kdy nemme v myslu prv vydvat nap. fakturu, ale potebujeme si pedem pipravit texty a cenov sazby za jednotliv prce, zanst do databze nov odbratele nebo naplnit sklad novou dvkou vrobk. Tyto operace s vjimkou skladu (kter se zakld hned pi prvnm startu fakturace a kter m sv vlastn doklady - pjemky, vdejky, pevodky, seznamy atd.) jsou pstupn i pi tvorb dokument. asto vak bv vhodn si jednotliv datov poloky pedem pipravit. K tomu slou spnae : Vrobky na skladech (kompletn skladov evidence s doklady - npovda na klvese F1 po vstupu do skladu), Prce, texty a ceny (databze text, mrnch jednotek a cen podle kdu pro zrychlen vyplovn opakujcch se text v dokladech), Odbratel (firmy, bankovn spojen a osoby - seznam firem - npovda na klvese F1 po vstupu do Odbratel). HLEDN a opravy dokument - vechny vydan doklady jsou pstupn v rmci databz nebo samostatnch textovch soubor pod jednotlivmi pracovnmi adresi tohoto systmu. Vyhledvn je mon pmo podle sla dokladu nebo podle jakhokoliv textu, sla i sti slova obsaenho v dokladu, kdy systm prohled a vype vechny dokumenty,ve kterch byl hledan daj nalezen. Ty jsou vypsny do seznamu,z nho lze kliknutm myi nebo pomoc klvesnice vybrat doklad, kter ns zajm. Tento doklad se nate do prohlee a lze jej tisknout na tiskrn v libovolnm kdovn eskho jazyka. Opravy dokument je teba provdt po peliv rozvaze (u zaplacench faktur se opravy nedaj ji provdt vbec).Dokumenty je mon pmo v rmci konkrtnho dokladu pepsat i opravit (ureno pro drobn peklepy pi vyplnovn - stav databz se po pepisu nemn) nebo smazat (pokud jsme vyplnili chybn vrobky i ceny a mme v myslu doklad tohoto sla vytvoit znovu a korektn - poloky z databz se vrt zpt do skladu apod.). Hledat a opravovat lze nsledujc dokumenty : Faktury vydan, Dodac listy, Zlohov faktury, Storno faktury, Dobropisy. V rmci hlavn obrazovky KOMPLETN FAKTURACE je k dispozici daj o posledn vydan faktue v rozsahu slo,odbratel, datum, stka a monost editace daj o naem bankovnm spojen spnaem . Spnaem se modul fakturace opout.. -------------------------------------------------------------------------- FAKTURA VYDAN - ZHLAV Do tto obrazovky jsme vstoupili po volb Tvorba dokument - Faktura vydan. Zde je teba vyplnit hlaviku na faktury tak, aby odpovdala skutenosti. K tomu slou jednotliv kolonky a spnae tto obrazovky. Faktura slo: - zde se objev slo faktury, kter je nyn na ad. Skld se z dvojsl roku (zleva) a poadovho sla dokladu.Pokud chcete vloit jin slo, ne je prv na ad, sta vloit poadov slo dokladu a rok se dolpn automaticky. Existujc sla faktur nelze vkldat -faktury ji existuj. Pokud vlote jin slo, ne odpovd poad a potvrdte volbu "Pokraovat v slovn doklad od tohoto sla",budou mt vechny dal doklady nsledn poadov sla. Konstantn symbol: - konstantn symmbol v rozsahu ty znak, odpovdajc zamen firmy. Datum vystaven: - vypluje se automaticky pi vstupu do obrazovky. Lze je pepsat. Splatnost je nastavena na 14 dn - lze ji samozejm mnit, ppadn pmo pepsat datum splatnosti. Forma hrady: - stejn tak jako "doprava:" sdruuje seznam monost pod spnaem ,kde si meme jednodue vybrat odpovdajc formu hrady, ppadn zaloit vlastn. Nevypisovat DPH do faktury [X] -tento spna se objev vpravo na obrazovce pouze v ppad, e nejste pltci DPH. Pi jeho zakrtnut program nevytv tiskopis s rozepsanmi sazbami a mezisouty DPH, ale pmo, jednodue a pehledn vypisuje jednotliv celkov stky do odpovdajcho tiskopisu. Objednvka: , Zakzkov list: - zde se vypluj pslun sla objednvek nebo zakzkovch list. Pokud pouv te modul firemn korespondence, pak lze spnai zvolit z ji hotovch objednvek i zakzkovch list ten doklad, kter se ve k tto faktue. [X] Dodac lst: - pokud je spna [X] zakrtnut, pak se ke kad faktue tvo i dodac listy. sluj se automaticky do kolonky vpravo. Pokud zmnte slo dodacho listu, pak plat stajn zkonitosti jako u zmny sla faktury. Monost lze vybrat do faktury obsah libovolnho dodacho listu, kter vznikl samostatn (nen k nmu dn faktura). Pokud nen k dispozici dn takov dodac list,pak je tlatko zameno. - tmto spnaem lze vstoupit do seznamu odbratel - firem, vybrat (i vyhledat) odbratele, nahldnout do jeho podrobn karty a opustit evidenci firem spnaem do fakturace, kam se nm do rmeku odbratel nate nmi vybran firma (Nzev, Adresa, IO, DI). slo odbratele meme pmo vyplnit do kolonky "slo:" a odbratel tohoto sla (pokud existuje) se nm nate pmo do rmeku.U odbratele je mon doplnit daj "Dealer kategorie" - dealersk kategorie, z n (pokud nen nastavena na 0) vyplv nrok na dealersk speciln ceny pi nkupu zbo (pokud je mte ji ve skladu zavedeny). Zaplacena zloha - zde se dopln stka, kter ji byla zaplacena. Pokud nic, tak zstv kolonka przdn. Monost lze stejn jako ve u dodacch list nabrat do faktury stku zlohy, texty a zbo ze zlohov faktury. Pokud nejsou dn voln zlohov faktury k dispozici, pak je spna zamen a po jeho stisknut se seznam nezobraz. Mna: K - lze mnit. Dle lze zvolit zaokrouhlovn finln ceny, Souty v jednotlivch dcch vetn DPH (pokud to odbratel poaduj), Dodac list = zrun list (zmna dodacho listu v zrun list). Text pod fakturou : - lze vloit v dlce jednoho dku (nap.: "Zbo zstv majetkem dodavatele a do zaplacen" apod.). Text zstv soust formule i u vech ptch faktur, dokud nen pepsn. - touto volbou opustme obrazovku ZHLAV a meme zahjit vkldn poloek (vrobk i text ) do faktury. Vbrem opustme obrazovku bez uloen a vzniku faktury. -------------------------------------------------------------------------- FAKTURA VYDAN - OBSAH V tto obrazovce lze vkldat do faktury vrobky (s okamitm odetnm ze skladu) nebo texty.Vechny vloen poloky se ve vpisu (po nm se meme ipkami pohybovat) zobraz rozepsan tak, jak budou vypadat ve vsledn faktue (u nepltc DPH,kte nechtj DPH zobrazovat dojde ped tiskem ke konverzi). Pokud pi vkldn vrobk i text do faktury dolo k chyb, lze vybrat dvojklikem myi ze seznamu chybnou poloku a odstranit ji (vetn nvratu zbo zpt na sklad). - spna pro vkldn vrobk do faktury zpstupn obrazovku Vloen zbo do faktury. Zde lze vybrat ze seznamu sklad, z nho budeme vrobky erpat. Zbo lze vyhledvat podle Kdu, Nzvu, Ceny nebo ceny vetn DPH. Ve spodn sti obrazovky je zobrazen seznam vech skladovch karet ve vybranm skladu, kter lze perovnvat spnai Kd - podle kdu, Nzev a Jednotky podle obdobnch kritri. V rmci seznamu lze jednodue vyhledvat vrobky pmm vypsnm kdu z klvesnice, kdy se v seznamu pmo vyhledv vrobek s tmto kdem nebo st kdu zleva. Pokud odznate vbr [X] Kd na prvnm mst,objev se na zatku kadho dku vpisu nejdve nzev vrobku.V nzvech se vyhledv stejnm zpsobem jako v kdech vkldnm zatku slova hledanho nzvu z klvesnice. Dvojklikem my i enter na poloce vybereme tuto poloku do skladov karty a vrtme se zpt do hlavn obrazovky.Pokud je zatren vbr [X] Nenabzet vrobky s nulovm stavem na sklad, pak jsou v seznamu zobrazeny pouze ty vrobky, kter se na skladu prv vyskytuj.Pi vkldn meme mnit prodejn cenu vrobku pro tento doklad. Klvesou ESC nebo volbou se vracme bez vbru. - spna pro vkldn text (prce, ceny, vrobky bez vazby na sklad apod.) do faktury zpstupn obrazovku Vloen textu do faktury. Zde lze texty vyhledvat podle kdu nebo podle sti slova, slabiky i sla v textu. Ze seznamu v obrazovce lze vybrat poloky obdobn jako u nabrn vrobk dvojklikem myi na zvolenou poloku a potvrzenm Enter po jejm vypsn na obrazovku. Navc obrazovka obsahuje spnae (pro vloen novho textu do pamti - pokud v seznamu text nen dn text, volba nov se aktivuje automaticky po vstupu do obrazovky vkldn text - zde se vkld text v rozzsahu 5 dk, kd, cena, jednotka a sazba DPH.), (prava textu v plnm rozsahu), (likvidace starch text) a (tmto spnaem nebo klvesou ESC se cel vkldn text ukonuje). - volba pro ukonen vkldn, uloen a tisk hotov faktury. Tisk na tiskrn je mon opt ve vech kdech etiny, je zde peddefinovn poet dk na strnce tiskrny i poet kopi (oba daje lze mnit). Pokud zakrtnete volbu "Pouvat traktor", pak tiskrna nestrnkuje, ale pracuje s fakturou jako pi tisku na nekonen ps papru v tiskrn traktorovho typu. Jestlie v rmci tto funkce zvolte "Uloit bez tisku",pak se textov soubor ulo do pslunnho adrese a je mon jej vytisknout kdykoliv pozdji v rmci vyhledvn a oprav doklad hlavn fakturan obrazovky. - monost nvratu do obrazovky, v n se vkldal odbratel, slo faktury, datum splatnosti atd. Nvrat ze zhlav se provd volbou . Vlbou perume tvorbu faktury a skladov databze se vrt na stav ped zatkem vkldn zbo do tto faktury. Pokud je faktura uhrazena hotov, je po ukonen tisku faktury automaticky sputn PJMOV DOKLAD z faktury, kde je mono nastavit vkldn do kasy (tisk prodejek A4 nebo A7 - pedvolen je tisk standartnho pjmovho po- kladnho dokladu). Jestlie je zvoleno vkldn do kasy, promtne se kad platba hotov s tmto nastavenm do uzvrky kasy a jsou k n vygenerovny odpovdajc doklady, kter lze tisknout okamit z fakturace i pozdji z vpisu v rmci kasy. V ppad, e je v rmci tvorby faktury zvoleno slo dodacho listu nebo zatrena volba DODAC LIST, pak se po vygenerovn faktury spout tvorba dodacho listu, kter ji obsahuje vrobky vloen v rmci fakturace. -------------------------------------------------------------------------- DODAC LIST - ZHLAV Pokud jsme fakturu ukonili tiskem(a ji na tiskrn nebo do souboru) a v rmci zhlav faktury byl zatren "[X]dodac list", pak se po ukonen faktury dostvme do zhlav dodacho listu. Zde je mono pepsat slo dodacho listu, dopravu, datum vystaven nebo zdrojov sklad pro vrobky obsaen v tomto dodacm list. Pokrauje se volbou , kdy se zobraz obsah pipravenho dodacho listu, po jeho prohldnut zvolme . -------------------------------------------------------------------------- OSTATN DOKLADY Prce se vemi druhy dokument je obdobn jako prce s fakturami. V rmci zhlav nadefinujeme hlaviku dokladu a vechny konkrtn daje,kter bude tiskopis obsahovat. V rmci vkldn vlome do dokladu (faktury, dodacho listu, zlohov faktury, dobropisu apod.) vrobky a texty vetn cen a potu kus. Nakonec tento doklad ukonme a vytiskneme na tiskrn nebo do souboru. Pokud byla v rmci uritho dokladu podmnna i tvorba jinho dokladu (Faktura - Dodac list - Vdejka), pak jsou tyto operace zetzeny za sebou a data z vbr do prvnho dokladu jsou ji natena do dalch doklad bez monost vtch korekc. Pokud jednotliv doklady vznikaj samostatn, pak jsou monosti korekc neomezen. -------------------------------------------------------------------------- KNIHA FAKTUR Po vbru v hlavn obrazovce "Kompletn fakturace" se zobraz obrazovka Kniha faktur, v n lze nadefinovat rok i obdob, v nm byly vydny faktury, jejich pehled a sumarizaci chceme vytvoit. Tyto daje se doluj automaticky (Rok souasn a obdob 1.-12. msc) a lze je samozejm jednodue pepsat. Pro prci s fakturami je ve spodn sti obrazovky soustedno nkolik uitench spna . Evidence zaplacench faktur - zpstupn se faktury podle roku vydn v horn sti obrazovky. Mezi nimi lze pak vyhledvat pmo podle sla faktury (samozejm bez dvojsl letopotu - je obsaeno v roce vydn) nebo podle jakkoliv sti textu, obsaenho v dokumentu faktury, uloen ve form textovho souboru (variabiln symbol, odbratel, slabika z textu, vrobek, stka apod.) - vechny nalezen dokumenty odpovdajc poadavkm jsou nateny do seznamu v prav horn sti obrazovky, z n je lze postupn vybrat k nahldnut, zaevidovn zaplacench faktur, opravm pi ppadnm chybnm oznaen zaplacen faktury i k opakovanmu tisku formule. Po zaevidovn faktury jako "zaplacen" ji nen mon tuto fakturu upravovat, pepisovat ani mazat v rmci funkc sdruench pod "Hledn a opravy dokument" v hlavn obrazovce "Kompletn fakturace". Vygenerovat knihu faktur - pod tmto npisem jsou umstny jednotliv spnae : - kompletn kniha vech vydanch faktur za zvolen obdob. Mezi nimi jsou zaplacen i nezaplacen faktury (samozejm i stornofaktury a dobropisy stejn tak jako u vech ostatnch vpis). - kniha zaplacench faktur neobsahuje faktury, kter nejsou oznaeny jako zaplacen. Knihy faktur se li u pltc a nepltc DPH - u nepltc se DPH u jednotlivch poloek nerozepisuje a figuruje pouze celkov stka ve faktue. - vpis nezaplacench faktur za obdob (vhodn pro pehledn seznam dlunk a problematickch transakc). - pstup ke starm knihm faktur,kter byly v rmci generovn jednotlivch ve uvedench vpis uloeny spnai . Zde je mon natat tyto star doklady z hard disku potae nebo z disket na obrazovku, prohlet je a tisknout opt ve vech kdech eskho jazyka ( Kd Kamenickch, Latin2, Windows, Ascii ). Obrazovka knihy faktur se oput kliknuutm na spna . -------------------------------------------------------------------------- PROVZANOST doklad Jednotliv doklady jsou mezi sebou provzny i v ppad, e nevznikaj souasn (souasn generovn faktury, dodacho listu a vdejky - uvedeno ve). To plat napklad pro Dodac listy, kter mohou vznikat samostatn volbou v hlavnn obrazovce "Kompletn fakturace". Zbo vkldan do tchto doklad se samozejm automaticky odet ze skladu. Pokud vak chceme pozdji k uritmu takto vzniklmu dodacmu listu (nebo jejich vtmu potu) vydat fakturu, pak ji nepotebujeme, aby se nm zbo ze skladu opt odetalo. K tomu slou volba vpravo vedle "Dodac list" v obrazovce "Faktura vydan - zhlav". Zde si meme vybrat dodac listy, kter mme v myslu nast do faktury a zbo z tchto doklad se nm do faktury nate samo, ani by zmizelo ze sklad dvakrt (jednou pi vkldn do dodacho listu a podruh pi vkldn do faktury). Obdobnm zpsobem lze pracovat i se zlohovmi fakturami, kter lze generovat opt v rmci obrazovky "Kompletn fakturace". Koncepce ovldn pi vyhledvn starch tiskopis, jejich pravch, i tvoen novch doklad je jednotn a proto pro dokonal zvldnut obsluhy zcela posta precizn zvldnout a pochopit prci jednotlivch funkc generovn a vyhledvn faktur a dodacch list. Vechny ostatn situace jsou obdobn a jednotliv obrazovky se li pouze nzvy i jinmi specifickmi daji doklad, ppadn jsou o nco jednodu, ne tomu bylo u fakturace. Vyzkouen nejefektivnj forma obsluhy programu je kombinac klvesy TABELTOR a MYI, ppadn ipkami, PgUp-PgDn i zkratkovmi klvesami k jenotlivm funknm spnam v kad obrazovce. Jednotliv obrazovky lze opoutt bez uloen pouze stikem klvesy ESC. Pejeme Vm pjemnou prci s programem. TRELLSOFT tel..: 02 / 961 439 69 nonstop