V∞voj Microsoft Office 2000 byl ukonƒen. Podle p²edpokladà má b∞t anglická verze v prodeji zaƒátkem ƒervence t. r., ƒeská potom v zá²í a slovenská v ²íjnu.
Do nového tisíciletí s novou kancelá²í
aneb Microsoft Office 2000 je realitou
Microsoft hodlá "Kancelá² 2000" dodávat v následujících verzích:
- Small Business: Word, Excel, Outlook, Publisher a Small Business Tools.
- Standard: Word, Excel, Outlook a PowerPoint.
- Professional: Standard + Access a Small Business Tools.
- Premium: Professional + FrontPage a PhotoDraw.
- Developer Edition: Premium + Tools a database Runtimes.
Do ƒeτtiny bude lokalizována verze Small Business, Standard a Professional. Moduly FrontPage a PhotoDraw lokalizovány nebudou. Ve slovenτtin╪ bude pouze verze Standard.
MS Office màºe pracovat na windowsovém terminálu, sí£ovém, p²enosném i stolním PC a na serveru s operaƒním systémem Windows. Po struƒném celkovém p²ehledu se zam╪²íme na jednotlivé základní produkty. Zkouτky byly provád╪ny na operaƒním systému Windows 98 cz. Poƒítaƒ byl p²ipojen na internet a v lokální síti.
Není-li ²eƒeno jinak, budeme uvaºovat jen implicitní nastavení. Dalτí moºnosti vypl∞vající z nastavení pracovního prost²edí nebudeme uvaºovat, aº na v∞jimky, na které budete upozorn╪ni. Byla--li popisovaná operace nebo panel jiº v p²edchozí lokalizované verzi, je pouºit ƒesk∞ termín, v jin∞ch situacích je ponechán termín anglick∞. Tolik krátce na úvod a nyní se uº pus£me do práce.
Instalace
Microsoft Office 2000 se distribuuje na CD-ROM. Na poƒítaƒ se instaluje bu╘ z tohoto disku, nebo ze serveru. P²i instalaci ze serveru lze vytvá²et ràzné instalaƒní profily. Administráto²i mohou pomocí "Nastavení systémové politiky" urƒit nastavení dialogového okna Nástroje/Moºnosti pro jednotlivé uºivatele. Lze upravit p²íkazové panely, panely nástrojà a poloºky nabídek. Je-li v poƒítaƒi nainstalována p²edchozí verze Office, màºeme ji zachovat, nebo nahradit novou. Z CD_ROM lze nainstalovat i Internet Explorer 5.0. Jednotlivé moduly màºeme bu╘ instalovat na lokální disk, nebo je ponechat na CD-ROM, p²ípadn╪ je instalovat aº p²i prvním pouºití ("na p²ání"), nebo je vàbec neinstalovat. P²i instalaci ze serveru se místo "ponechání na CD-ROM" nabídne moºnost spouτt╪t soubory z disku serveru.
Zvolíme-li "p²i prvním pouºití", instaluje se jen odkaz na p²ísluτn∞ modul, a teprve kdyº se vyvolá, prob╪hne instalace z CD-ROM nebo ze serveru. N╪které moduly mají jiº tuto vlastnost implicitn╪ nastavenu. To je vhodné pouºít, nejsme-li si jisti, zda dan∞ modul vyuºijeme. Jde nap². o τablony, doplσky (Add-ins), nápov╪dy, konverzní programy a grafické filtry. V nabídce jsou uvedeny, ale na disku odpovídající soubory nejsou - a tak nezabírají místo. Tuto moºnost vτak nemají vτechny moduly.
P²i instalaci aplikací Word, Excel, PowerPoint, Access a Outlook zabere implicitní v∞b╪r 230 MB na pevném disku, plná instalace potom ukrojí 441 MB. Nejsou-li nainstalovány asijské fonty, kontrola francouzτtiny a τpan╪lτtiny a Lotus VIM Mail, pak to máme "za 378 MB". Necháme-li v╪tτinu mén╪ frekventovan∞ch ƒástí instalovat aº p²i prvním pouºití, budeme pot²ebovat asi 213 MB.
Nová verze Office má mnoho zm╪n a n╪které nejsou p²ímo zjevné. Nelze je vτechny popsat, zastavíme se tedy u t╪ch z hlediska uºivatele v∞znamn╪jτích.
Celkov∞ pohled
Oproti p²edchozí verzi, tedy verzi Office 97, jde o inovace v t╪chto sm╪rech:
- úprava ovládání aplikací,
- rozτí²ení moºností aplikací i celého Office,
- rozτí²ení sdílení informací,
- prohloubení anal∞zy dat,
- mnohajazyková podpora,
- stejn∞ programovací jazyk.
V∞znamné je, ºe se nov∞ Office dovede sám opravit. Jestliºe se n╪kter∞ systémov∞ soubor poτkodí nebo jej omylem zruτíme, bude automaticky doinstalován. Tato úprava zv∞τí stabilitu Office. Usnadní práci uºivatelàm i pracovníkàm firemních odd╪lení informaƒních technologií. Sníºí se náklady a uτet²í se ƒas na servisní zásahy.
Ovládání aplikací bylo p²epracováno. Málo pouºívané p²íkazy jsou doƒasn╪ sbalené, jakmile je vτak pouºijeme, zobrazí se p²íτt╪ bez nutnosti rozbalovat celou nabídku znovu. Klepneme-li ukazovátkem myτi na τipku na spodním okraji v nabídce nebo klepneme-li myτí podruhé na nabídku ƒi podrºíme-li zde ukazovátko n╪kolik sekund, zobrazí se celá nabídka. Krátké zastavení vyhodnotí Office jako naτi nerozhodnost a nabídne vτe.
P²íkazy, které uºivatel pouºije, se posunou v nabídce v∞τe. Nepouºívané p²íkazy jsou potlaƒeny a v první ƒásti nabídky se nezobrazují. Málo pouºívané p²íkazy se po ƒase skryjí.
Redukované nabídky jsou vhodnou vlastností, i kdyº mohou z poƒátku p²ipravit horké chvilky - kdeºe ten p²íkaz je?
Stálého zobrazování vτech p²íkazà v nabídkách se dosáhne zruτením oznaƒení "Menus show recently used commands first". Tato poloºka je na kart╪ "Options" a obdrºíme ji po zadání p²íkazu Tools|Customize. Zm╪na v jedné aplikaci má platnost pro vτechny aplikace.
Poºadujeme-li vrátit nabídky do v∞chozího stavu (zobrazení pàvodních pouºívan∞ch p²íkazà), stiskneme na kart╪ "Option" tlaƒítko "Reset my usage data".
Na této kart╪ màºeme dále urƒit nastavení velikosti ikon, zobrazení fontà v jejich skuteƒné podob╪, zobrazení nápov╪dy k tlaƒítkàm na panelech nástrojà a animaci nabídek (Menu). Tyto volby mají platnost pro vτechny aplikace. Jediná poloºka pro slouƒení standardního panelu s panelem pro formátování "Standard a Formating." má platnost jen pro aplikaci, kde je p²íkaz zadán. Tuto úpravu vτak vyuºijeme u v╪tτích monitorà nebo jestliºe zredukujeme poƒet tlaƒítek v t╪chto panelech.
Pomocník Office (Office Assistant) zm╪nil svou tvá². Nyní není v panelu (nemá okraje), ale vznáτí se voln╪ v prostoru. Jeho základní funkce i nastavení parametrà zàstaly z verze 97. Pomocník pràb╪ºn╪ sleduje naτe akce a snaºí se nám pomáhat. Lze ho samoz²ejm╪ vypnout. V základní nabídce je nyní osm pomocníkà.
Panel zástupcà Office (Shortcut Bar) není implicitn╪ aktivní. Nainstaluje se jako kaºdá jiná aplikace. Màºeme ho spustit podle pot²eby nebo jeho zástupce p²esunout do sloºky Nabídka Start.
Panel zástupcà lze zapnout p²íkazem v poloºce Start|Programy|Microsoft Office Tools|Microsoft Shortcut Bar. Jinak je aº na n╪kolik drobností shodn∞ s verzí v Office 97.
Panely nástrojà mají po pravé stran╪ tlaƒítko "More Buttons". Po jeho stisknutí màºeme v seznamu velice pohodln╪ oznaƒit tlaƒítka, která se mají zobrazit, nebo naopak skr∞t. Po stisku tlaƒítka "Customize" lze tlaƒítka v panelu p²emístit a tlaƒítkem "Reset Toolbar" se vτe vrátí do implicitního stavu.
Spolu s Office 2000 se nainstaluje nov∞ Clipboard Office. Schránka má nyní podobu panelu nástrojà a vyvoláme ji jako kaºd∞ jin∞ panel nástrojà - p²íkazem View|Toolbars|Clipboard. Vyvoláním v jedné aplikaci je potom zobrazena ve vτech aplikacích Office.
Schránka má 12 stránek. Data se na stránky kopírují p²íkazem Edit|Copy (Ctrl+C). P²i zapln╪ní vτech stránek se poslední kopie umístí vºdy do 12. stránky. Libovolnou stránku lze z Clipboardu vloºit na pozici kurzoru stiskem levého tlaƒítka myτi na vkládané stránce. Podrºíme-li ukazovátko myτi nad symbolem stránky, zobrazí se zaƒátek vloºeného textu nebo symbolick∞ název objektu.
P²íkazem Edit|Paste (Ctrl+V) a Edit| Paste Special lze vloºit pouze poslední stránku. Stránky lze také bu╘ vloºit vτechny najednou, nebo je vτechny smazat. Na stránky lze ukládat i objekty z jin∞ch aplikací, nap². Malování. Pon╪kud nepraktické je, ºe se nahrazuje jen poslední, dvanáctá stránka, a p²edchozí nelze smazat.
Stránky Clipboardu Office màºeme pouºít pro p²enos dat mezi aplikacemi. Vícestránkov∞ Clipboard umoºσuje sesbírat data z více souborà a potom je vloºit do jednoho dokumentu najednou. Jde o techniku "Collect and Paste". Tato funkce je velice uºiteƒná obzvláτt╪ ve Wordu, kde si màºeme nakopírovat vícero pasáºí a ty potom najednou vloºit.
Nápov╪da byla kompletn╪ p²epracována a obdrºíme ji prost²ednictvím Office Assistantu. Po stisku tlaƒítka "Show" v okn╪ s nápov╪dou dojde k rozd╪lení okna na dv╪ ƒásti: v levé ƒásti jsou "karty" obsah, rejst²ík a vyhledávání, v pravé ƒásti vlastní nápov╪da. Nápov╪da se snaºí nám co nejmén╪ p²ekáºet. Je praktické, ºe p²i tisku témat màºeme zadat tisk vτech propojen∞ch dokumentà - odpadá tedy pracné prohledávání a op╪tovné zadávání tisku.
Kompatibilita formátà souborà byla vzhledem k Office 97 zachována, i kdyº p²ibylo velké mnoºství nov∞ch funkcí. N╪které funkce a formátování nejsou v aplikacích Office 97 viditelné, otev²ením nedojde - ve v╪tτin╪ p²ípadà - k naruτení a soubor je moºné otev²ít zp╪t v Office 2000.
V∞jimkou je Access, kde se kvàli kódování v Unicode pouºívá nov∞ formát souborà. Soubory Access 97 je t²eba konvertovat nebo je màºeme jen otev²ít, ale potom nebude moºné ukládat vτechny objekty.
Uºivatelé Office 2000, kte²í p²edpokládají spolupráci s uºivateli pouºívajícími starτí verze, mají následující moºnosti:
- Pouºít dvojího ukládání souborà, nap². Word 97-2000 & 6.0/95. (Zv╪tτí se vτak velikost souboru a prodlouºí se doba ukládání a natahování.)
- Ukládat soubory ve starτích verzích. Nové efekty se vτak v╪tτinou ztratí.
- U Wordu a PowerPointu lze pouºít p²evodníky. Nové efekty se vτak v╪tτinou ztratí nebo znehodnotí.
- Pouºít prohlíºeƒe (viewers) pro p²ísluτnou aplikaci (jsou pro Word, Excel, PowerPoint). Ty umoºσují soubory zobrazit a tisknout. U Accessu je t²eba pouºít runtime modul. Prohlíºeƒe pro verzi 97 nové efekty v╪tτinou nezobrazí.
- Uloºit soubor jako HTML dokument a k zobrazení pouºít prohlíºeƒ. Ten umoºσuje zobrazení a tisk. Vyττí verze prohlíºeƒe zachovají i nové moºnosti Office 2000.
Panely pro otvírání a ukládání souborà byly zcela p²epracovány. Jako uº v p²edchozích verzích mají jednotn∞ vzhled. Na panelech se nabízejí sloºky: History (Historie - \Windows\Recent, 20 posledn╪ pouºit∞ch souborà), Dokumenty (\Dokumenty), Desktop (Pracovní plocha - \Plocha), Favorites (Oblíbené poloºky - \Windows\Oblíbené poloºky) a sloºka Web Folders (Plocha\Tento poƒítaƒ\Web Folders).
Soubor màºeme bu╘ jen otev²ít, otev²ít pouze pro ƒtení, otev²ít kopii souboru (soubor má název "Copy of xxxx"), nebo ji otev²ít v prohlíºeƒi (tato moºnost je aktivní pro dokumenty ve formátu HTML).
V Accessu je Otev²ít nebo Otev²ít Exclusive, a to normáln╪ nebo jen pro ƒtení.
Ukládání dokumentà ve Wordu a Excelu pod heslem je zachováno, ale nastavení je schováno pod tlaƒítkem Tools a nabídkou General Options.
Zpàsob uloºení souborà do formátu HTML je ve Wordu, Excelu a PowerPointu nastaviteln∞ na panelu "Save As" po stisku tlaƒítka Tools a po zadání p²íkazu "Web Options".
Soubory Wordu, Excelu a PowerPointu lze uloºit "Save as Web page". Jak bude v∞stup vypadat, na to se màºeme podívat - p²ed vlastním vytvo²ením HTML dokumentu - po zadání p²íkazu File|Web Page Preview. V Accessu lze tabulky a v∞stupní sestavy do HTML dokumentà exportovat.
Kaºd∞ soubor je otev²en v samostatném okn╪ aplikace, má vlastní tlaƒítko na hlavním panelu Windows. Mezi soubory lze p²epínat stiskem tlaƒítka na hlavním panelu, v∞b╪rem ze seznamu nabídky Window p²ísluτné aplikace, stiskem kláves Alt+Tab a také stiskem kláves Ctrl+F6.
Ve Wordu uº není dokumentové okno. P²i uspo²ádání oken (Windows|Arrange All) se dokumenty Wordu umístí pod sebe jako samostatná okna aplikace. U Excelu, PowerPointu a Accessu zàstalo okno dokumentu a okna se uspo²ádávají v rámci jednoho okna aplikace.
Praktick∞ dosah je ten, ºe ve Wordu màºeme klepnout na tlaƒítko "X" v pruhu aplikace a zav²e se jeden dokument, zatímco v Excelu se zav²ou vτechny otev²ené seτity. A nepople£te si to, pro zaƒátek.
Panel pro vloºení hypertextového odkazu (Insert|Hyperlink) ve Wordu, Excelu a PowerPointu byl p²epracován a poskytuje snadn╪jτí ovládání vƒetn╪ více moºností. P²i odkazu na dokument Wordu màºeme vybrat zaƒátek dokumentu, skok na názvy kapitol (styl Heading) nebo na vloºené záloºky. U Excelu potom na stránku a zadanou adresu buσky a také na pojmenovanou buσku nebo oblast. V PowerPointu màºeme p²eskoƒit na libovolné snímky prezentace. A to vτe je p²ehledn╪ graficky uspo²ádáno.
Nastavení pracovního prost²edí (Tools|Options) bylo u vτech aplikací dopln╪no na panelu "General" o tlaƒítko "Web Options" pro nastavení parametrà zobrazení dokumentu (seτit, prezentace) v internetovém prohlíºeƒi. Ve Wordu je jeτt╪ tlaƒítko "E-mail Options" pro nastavení oznaƒení dopisu a nastavení zpàsobu psaní a pro p²ijetí zprávy ve Wordu. Màºeme urƒit styl e-mailu, fonty,. E-mail lze koncipovat p²ímo ve Wordu - staƒí stisknout tlaƒítko v panelu nástrojà. V Accessu lze nastavit pouze zpàsob zobrazení hypertextového spojení (barvu a podtrºení).
O dalτích inovacích se zmíním uº jen heslovit╪. Zm╪nily se jiº "tradiƒní ikony" "W", "X" na zjednoduτené obrázky. Po stisku tlaƒítka "Start" se do nabídky doplní dv╪ poloºky: New Office Document a Open Office Document. Vyvolané panely zm╪nily vizáº, jejich funkce zàstala stejná jako u Office 97.
Aº na v∞jimky jsou barevné palety 24bitové. V základním provedení je 40 barev a dalτí lze navolit. Ale nap². barva pozadí textu ve Wordu má paletu stále omezenu na 15 barev.
Ve Wordu a PowerPointu màºeme místo odráºek pouºít obrázky. Automatické opravy jsou na zaƒátku prázdné (ve Wordu jsou "smiling" a τipky). Automatické opravy mezi aplikacemi jsou propojené (spoleƒné), oprava v jedné se pouºije i v dalτích. Do v∞strah Office lze umístit tlaƒítko s vlastním textem. Klepnutím na tlaƒítko se otev²e dokument na zadané adrese URL, obsahující p²ísluτné informace od správce intranetu. Vτem aplikacím je spoleƒn∞ zpàsob ochrany p²ed viry. Ta byla dopln╪na o moºnost spustit jen makra obsahující tvàrcem zapsan∞ ov╪²ovací kód. Jiná makra není moºné spustit. Jde o velice jednoduch∞ a úƒinn∞ zpàsob ochrany. Dokumenty je moºné posílat e-mailem p²ímo ze vτech aplikací, zpàsob vτak byl upraven. Lze je poslat jako vlastní text dopisu nebo jako p²ílohu. V nabídce pro vytvá²ení maker je poloºka pro spuτt╪ní Microsoft Script Editoru, kter∞ umoºσuje p²idat, upravovat skripty HTML, p²idávat ràzné ovládací prvky a nastavovat jejich vlastnosti. Spoleƒn∞m programovacím nástrojem je Visual Basic for Application, kter∞ vychází z Visual Basicu verze 6.
Office 2000 zahrnuje technologii Microsoft BackOffice, která umoºσuje propojení typu klient-server se serverem Microsoft SQL Server a operaƒním systémem Windows NT Server, kter∞ usnadσuje p²ístup k podnikov∞m datàm a správu dat.
Ve vτech t²ech standardních aplikacích (Word, Excel i PowerPoint) je v nabídce Tools p²íkaz Online Collaboration propojení s NetMeetingem. Propojením s programem Microsoft NetMeeting vzniká moºnost vést konferenci prost²ednictvím WWW sít╪ a spoleƒn╪ s ostatními upravovat dokument. Pomocí Microsoft Outlooku je dále moºné plánovat on-line schàzky, nastavovat p²ipomínání nebo se klepnutím na tlaƒítko p²ipojit ke schàzce.
Vτechny aplikace nyní pracují s Unicodem (Unicode je kódování znakà, kde se na jedin∞ znak pouºívá 16 bità, 2 bajty. To umoºσuje pokr∞t jakékoli jazyky a speciální znaky. Prvních 128 znakà sady Unicode je shodn∞ch s ASCII sadou.) Díky této znakové sad╪ se mohou dokumenty p²edávat po celém sv╪t╪, v kaºdém (podporovaném) národním prost²edí.
Díky moºnosti zavedení jednotné mezinárodní verze Office mohou uºivatelé otevírat dokumenty programà Office 2000 v uºivatelském rozhraní, které podporuje národní jazyk, a s t╪mito dokumenty pracovat.
Office provádí automatické rozpoznávání jazyka (je téº ²ízeno pouºitou klávesnicí) a sada korekturních nástrojà (kontrola pravopisu, tezaurus, automatické opravy, kontrola stylà atd.) je potom pouºita podle detekovaného jazyka. Na recenzovaném CD-ROM jsou k dispozici kompletní korekturní nástroje krom╪ angliƒtiny téº pro francouzτtinu a τpan╪lτtinu.
Sdílení souborà v síti a posílání dopisà elektronickou poτtou se staly b╪ºn∞m prost²edkem spolupráce p²i v∞m╪n╪ informací. HTML dokument je dalτí zpàsob publikování dat, díky n╪muº jsou data snáze p²ístupná a zobrazitelná. Formát HTML se stává standardním p²enosov∞m formátem pro vytvá²ení, odesílání a v∞m╪nu informací v podniku.
Formát HTML, pouºívan∞ pro publikování na WWW (internetov∞ch/intranetov∞ch) stránkách, je nyní ve vτech aplikacích Office.
Spoleƒn∞ formát HTML vytvá²í z aplikací Office jeden modulárn╪ poskládan∞ editor WWW stránek. Publikování na webu (bez znalosti programování v HTML) je nyní p²ístupné τirokému okruhu uºivatelà - je analogické ukládání souboru do sloºky. Soubory lze ukládat p²ímo na Web folders (webov∞ server). ¼innost webmastera se tak màºe zam╪²í na koncepƒní otázky - správu struktury WWW serveru.
Aplikace umoºσují i náhled, jak bude dokument (seτit, prezentace) vypadat v internetovém prohlíºeƒi; k tomu staƒí pouºít p²íkaz File|Web Page Preview.
P²i nastavení formátà vloºen∞ch objektà màºeme krom╪ uº stávajících vlastností (ƒáry a barvy, velikost, umíst╪ní atd.) doplnit na nové kart╪ "Web" text, kter∞ se zobrazí v prohlíºeƒi, je-li obrázek natahován nebo vznikne-li chyba.
P²i uloºení prezentace jako HTML dokumentu se vytvo²í soubor a stejnojmenná sloºka, v níº jsou uloºeny provázané soubory s obrázky a texty. Formát obrázkà (GIF, JPG, p²ípadn╪ PNG) je vybrán automaticky. P²ekr∞vající se objekty jsou seskupeny a jako jeden objekt exportovány do HTML dokumentu.
Je-li dokument (seτit, prezentace) zobrazen v Internet Exploreru, màºeme stiskem tlaƒítka Edit vyvolat p²ísluτnou aplikaci Office a zde dokument (seτit, prezentaci) upravit.
P²i ukládání do HTML formátu se vyuºívá technologie XML (Extensible Markup Language), umoºσující uchování veτkerého formátování a definici objektà, jako jsou nap². vzorce ƒi grafy. Office zachová vτechny specifické znaƒky HTML, které vytvo²ili uºivatelé. Office je obejde, aniº by doτlo k jejich poτkození.
Tím, jak snadné je vytvá²et a aktualizovat WWW stránky, padla doména specialistà a zároveσ se tak vytvo²ila moºnost rychlé aktualizace t╪chto stránek p²ímo tvàrcem dokumentu (seτitu). Provázanost: Dokument ▌ Aplikace ▌ HTML dokument ▌ Prohlíºeƒ ▌ Aplikace ▌ Dokument vytvá²í ²et╪z, kter∞ zajiτ£uje moºnost publikovat na intranetu a dokument z prohlíºeƒe otev²ít v aplikaci a dále s ním pracovat. Nap². vzorce v buσkách (v Excelu, Wordu) se touto cestou neztratí. Snadnost vytvá²ení HTML dokumentà má velk∞ v∞znam pro aktualizaci informací. Zastaralost dat uº p²ivedla mnoho sítí do stavu ºivo²ení pro nezájem uºivatelà.
P²edpokladem vyuºití vτech vlastností Office 2000 vzhledem k internetu a intranetu je nainstalovan∞ Internet Explorer, verze 4.0 a vyττí.
V nové verzi jsou pouºity Office Web Components (komponenty: tabulka, graf a kontingenƒní tabulka). Ty nabízejí interaktivní prohlíºení dat v rámci prohlíºeƒe (Exporeru) a p²i zanesení zm╪ny do propojeného zdroje dat jsou automaticky aktualizovány. Komponenty jsou vyuºívány v Excelu a Accessu za úƒelem vytvá²ení interaktivních WWW stránek. Ty mohou b∞t propojeny s konkrétními daty nebo mohou b∞t téº napojeny p²ímo na Microsoft SQL Server nebo na sluºby OLAP Microsoft SQL Serveru. (Viz dále.)
V dalτím ƒísle se budeme v╪novat podrobn╪ji inovacím v jednotliv∞ch aplikacích. Zam╪²íme se jen na rozdíly oproti verzi Office 97.
