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Text File  |  1988-02-01  |  3.7 KB  |  74 lines
  1.                 Why five is the magic number for good outlines
  2.                 ==============================================
  3.  
  4. I have strong opinions on what makes a good outline.  For example, I think a
  5. good outline is easily understood by the reader.  I think that happens if:
  6.  
  7.   ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  8.   │  The topics seem complete.... i.e., the end points are covered       │
  9.   │  The topics are parallel..... i.e., they belong together             │
  10.   │  The topics are ordered...... i.e., their sequence seems appropriate │
  11.   │  The topics are understood... i.e., the number of topics is limited  │
  12.   └──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  13.  
  14. To start, unless there are obvious reasons for more, I limit my outlines to
  15. five (5) subtopics at each level.  This contrasts sharply with ideas of
  16. George Miller (Harvard) who claims that on the average people can handle
  17. seven items (plus or minus 2) in short memory.
  18.  
  19. However, in print I think the maximum is five because with any more than
  20. that, the connectives (i.e., commas/and/or) become overloaded or
  21. overworked.  Two sentences can comfortably contain a total of five ideas
  22. (two in one, three in the other).
  23.  
  24. Anything more approaches unreadable magnitudes...and anything less seems
  25. wrong.  Here's why:
  26.  
  27. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  28. │   Two subtopics .....is too didactical, no grey edges                   │
  29. │   Three subtopics... is too symmetrical, topics are not that parallel   │
  30. │   Four subtopics.....is also too symmetrical for the same reasons       │
  31. │   Five subtopics.....just right                                         │
  32. │   Six subtopics......too many for text connectives (and/or)             │
  33. └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  34.  
  35. I usually try to organize my information in hierarchies following these
  36. guidelines, just to make it easier on readers.  As my goal is effective
  37. communication, I'm just packaging information in formats that seem natural to
  38. others.  <FILE75 STRUCTURE>
  39.  
  40. My trick is to use my language skills to put information into reasonable
  41. hierarchies having five subtopics.   For example, I'd say:
  42.  
  43.      -- There are five ways to get rich, which are...
  44.      -- There's only five types of sand on the beach.  They are...
  45.      -- The five rules for making good outlines are...
  46.  
  47. Here's why that's important.  You want readers to accept your information.
  48. But first, they'll want to see if your claims match their understanding.
  49.  
  50. But if your five topics cover the end points (seem inclusive), cut the subject
  51. appropriately (seem parallel), and are memorable (not to many to overwhelm),
  52. then your information is accepted by all but the most critical readers.
  53.  
  54. Now, that's what you want . . . readers quickly validating, then accepting
  55. your view of the relationships.  That makes for effective communication.
  56.  
  57. In contrast, if you put your information in other formats (too few/many
  58. topics, obvious exceptions, wrong order, unbalanced classification), the
  59. reader is less ready to accept your information.  And if your outline
  60. structures don't immediately pass the validation test of each reader, you're
  61. in trouble.
  62.  
  63. The reader simply stops accepting your information, stops reading, or
  64. starts reading critically.  Either way, you've lost your edge in the
  65. communication process, and you (or the reader) don't want that.
  66.  
  67. That's why you mold your information into the suggested outline formats.
  68. They just work.
  69.  
  70. Neil Larson  1/15/88  FILE50
  71. 44 Rincon Rd., Kensington, CA  94707
  72. Copyright MaxThink 1988 -- Call 415-428-0104 for permission to reprint
  73.  
  74.