home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Programmer 7500 / MAX_PROGRAMMERS.iso / PROGRAMS / UTILS / DOS_HELP / PCLEARN.ZIP / SPREAD.TUT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1988-12-13  |  9.5 KB  |  189 lines
  1.  
  2. -------------------------------------------------------------------------
  3.  USING SPREADSHEETS - THAT FEELING OF MONEY
  4. -------------------------------------------------------------------------
  5.                                                      
  6. WHAT IS A SPREADSHEET?
  7.                                                             
  8. One simple definition for a spreadsheet, is: "a storage and calculation
  9. system which resembles a piece of graph paper." In many popular
  10. spreasheet programs this "electronically alive grid" can act like a
  11. database (storage), calculator (accountant's pad) and graph production
  12. device (graph output). In effect the cells within the grid of this
  13. "electronic graph paper" can add, subtract, move and manage numbers
  14. and information.
  15.        
  16.        
  17. DATABASE SPREADSHEET USE OF A SPREADSHEET - AN EXAMPLE 
  18.  
  19.  
  20. Study the illustration below then read the explanation which follows.
  21.                                      
  22.                    A           B             C              D
  23.             ==========================================================   
  24.         1  ||            |   CLIENT CONTACT DATABASE   |             |
  25.         2  ||            |     --------------------    |             |
  26.         3  ||            |         1987-1988           |             |
  27.         4  ||            |                             |             |
  28.         5  ||NAME        | DAY TEL     | EVE TEL       | FIRM        |
  29.         6  ||            |             |               |             |
  30.         7  ||Brown, Sam  | 232-9090    | 111-7878      | Genl. Mega  |
  31.         8  ||Happ, Sue   | 687-9058    | 454-6767      | Whoops Inc  |
  32.         9  ||Davis, Bob  | 444-9999    | 343-0909      | Creamy Co   |
  33.        10  ||            |             |               |             |
  34.        11  ||            |             |               |             |
  35.        12  ||            |             |               |             |
  36.        13  ||            |             |               |             |
  37.        14  ||            |             |               |             |
  38.        15  ||            |             |               |             |
  39.        16  ||            |             |               |             |
  40.        17  ||            |             |               |             |
  41.        18  ||            |             |               |             |
  42.        
  43.        
  44. Just as we could keep  client names, christmas card lists, key suppliers
  45. and inventories of goods in a book, we could also keep items to remember
  46. in a spreadsheet as illustrated. But the power and elegance of a 
  47. spreadsheet is only partially storage and retrieval. We can also
  48. sort the data by phone number (list of all clients sorted by
  49. phone number or list of all clients sorted by last name). We can also
  50. search the data (find all clients employed by one firm). We can expand
  51. the database (add more names) We can expand the fields - columns in the
  52. spreadsheet (for example we could add yet more columns to the right to 
  53. include address, birthdate, product ordered, date of last order, average
  54. dollar amount of order, date of first contact, etc). Once these new
  55. items of data have been added, we could again search and sort for various
  56. interesting facts (all clients in zip code 98040 having more than
  57. $2,000 of business with us).
  58.                                 
  59. A spreadsheet typically refers to the boxes where information is
  60. stored as cells. Each cell has an address. Thus in the example
  61. cell A7 contains the name Sam Brown. 
  62.  
  63. Most spreadsheets are large! Many offer 256 columns and over 8000 rows!
  64. You scroll or move around to view one screen of data at a time.
  65. True database programs differ from spreadsheets in how they view the
  66. information and process it, but for many people, a spreadsheet used
  67. as a database is a simple, understandable and very fast way of storing,
  68. searching and sorting information.   
  69.  
  70.  
  71. ANALYSIS/CALCUALTION USE OF A SPREADSHEET - AN EXAMPLE 
  72.  
  73. Study the illustration below then read the explanation which follows 
  74.  
  75.                   A           B             C              D
  76.             ==========================================================   
  77.         1  ||            |   CHECKBOOK BALANCING FORM  |             |
  78.         2  ||            |     --------------------    |             |
  79.         3  ||            |              Outstanding    |Outstanding  |
  80.         4  ||            |              Withdrawals:   |Deposits:    |
  81.         5  ||Bal from    |             |               |             |
  82.         6  ||statement:  | 1500        |  50           |  25         |
  83.         7  ||            |             |  50           |  25         |
  84.         8  ||Sum of all  |             | 100           |  50         |
  85.         9  ||outstanding |             | 200           |             |
  86.        10  ||withdrawals:|  500        | 100           |             |
  87.        11  ||            |             |               |             |
  88.        12  ||Sum of all  |             |               |             |
  89.        13  ||outstanding |             |               |             |
  90.        14  ||deposits:   |  100        |               |             |
  91.        15  ||            |             |               |             |
  92.        16  ||Total:      | 1100        |               |             |
  93.        17  ||            |                                           |
  94.        18  ||Register:   | 1100  <--- B16=B18, checkbook balanced!   |
  95.  
  96.  
  97. A spreadsheet can also do calculations. We all have balanced a 
  98. checkbook at some time. Most of us use the printed form on the back of the 
  99. statement. You fill in the boxes with a pencil, find missing checks, post
  100. forgotten deposits and generally scratch and erase your way to a balanced
  101. and reconcilled checkbook each month. The spreadsheet above looks and
  102. acts about the same but does it more quickly. It adds new checks and
  103. erases errors more quickly, and when done prints out a final copy
  104. to your printer.
  105.  
  106. When you update an entry on the form, it instantly adds the columns
  107. to arrive at new totals. Trial and error the easy way! 
  108.        
  109. The results from all numbers in column C are added and placed in the
  110. cell at postion B10. Similarly, the numbers in column D are added and
  111. placed in cell B14. Finally, a calculation is done to produce the
  112. result of B6+B14-B10 and placed in B16. This all happens in about
  113. 1/4 second!
  114.  
  115. A feature common to many spreadsheets is the ability to create
  116. graphs of great variety: bar, pie, stacked bar, line and scatter   
  117. graphs are quite commonly obtained from data placed into or 
  118. calculated by the spreadsheet.
  119.  
  120. Obviously more elaborate spreadsheet examples can be prepared which
  121. produce projections, budgets, salary expenses, tax reports and
  122. so forth. Just remember that the spreadsheet in its calculation mode
  123. can do thousands of calculations quickly and can change all cells
  124. based on one or two small changes in a few cells. Many spreadsheets 
  125. have special functions for advanced statistical, financial, date and real 
  126. estate formulas already imbedded or hidden in the structure of the 
  127. spreadsheet. Macros (a form of multiple step programming or allowing
  128. the computer to type many keystrokes at once) are a common feature
  129. which provide yet further shortcuts with most spreadsheets.
  130.  
  131. Many spreadsheets also have hidden "help screens" which you can quickly
  132. pop up into view for a refresher on points you have forgotten. These
  133. help screens are frequently "context sensitive" meaning you can
  134. stop while working with a spreadsheet formula and the help screen
  135. can "sense the context" of your location and jump immediately to
  136. a help screen on formulas!
  137.  
  138. A spreadsheet obiously demands a sense of organization. Experienced
  139. spreadsheet users frequently suggest the following guidelines:
  140.  
  141. * Try to create flexible spreadsheets. Using variables in your formulas 
  142. instead of fixed values allows quick and easy substitution. A spreadsheet
  143. variable is a cell location which contains an important number or
  144. other assumption. By using a variable the underlying assumption can
  145. be changed without changing all the formulas throughout the spreadsheet.
  146. Change just one cell instead of many!
  147.  
  148. * Be consistent from spreadsheet to spreadsheet. Try to keep items
  149. such as date the spreadsheet was created, author, description of task,
  150. variables, special reference cells in the same place - usually the
  151. top left corner for many users.
  152.  
  153. * Keep things simple. Separating complex formulas and calculations into
  154. smaller intermediate steps or several cells can illustrate the problem
  155. and process better than one large, poorly documented formula stuffed
  156. into a single cell.
  157.  
  158. * Test the results of your spreadsheet before putting it into use and
  159. from time to time in case of errors. Manually cross check calculations
  160. or enter the number "one" into several cells so you can mentally
  161. "see" that things look correct as results total. Try to build
  162. cross checking into your spreadsheet.
  163.  
  164. * Document your spreadsheet with a clearly written purpose, procedures
  165. and formulas. Imbed this information directly into the spreadsheet. 
  166. Describe where macros, range names, protected cells have been placed. 
  167. Note books or magazines which gave rise to the spreadsheet. 
  168.  
  169. Spreadsheet packages include:
  170.  
  171. (Commercial packages)
  172.  
  173. Lotus 123
  174. VP Planner
  175. Quattro
  176. Supercalc
  177.  
  178. (Shareware packages from computer clubs and BBS modem sources)
  179.  
  180. Aseasyas
  181. Cubecalc
  182. PC-Calc
  183. Freecalc
  184. Bakers Dozen (small spreadsheet models)
  185.  
  186.  
  187. end of tutorial - now press escape key to return to menu.
  188.  
  189.