home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Programmer 7500 / MAX_PROGRAMMERS.iso / PROGRAMS / UTILS / DOS_HELP / PCLEARN.ZIP / DATABS.TUT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1988-12-13  |  4.8 KB  |  103 lines
  1.  
  2. -------------------------------------------------------------------------
  3.  USING DATABASES - THAT FEELING OF POWER
  4. -------------------------------------------------------------------------
  5.  
  6. It is said that there are three classes of programs which interest 
  7. business and home computer users:
  8.  
  9. Word processors help you talk about money.
  10. Spreadsheets help you keep track of money.
  11. Databases help you make money.
  12.                          
  13. Given that provocative insight, let's probe deeper . . .
  14.  
  15. A database program allows you to store, sort, organize, retrieve and
  16. prepare reports about information in a logical way. Facts, figures
  17. and ideas all benefit from careful organization and selective retrieval
  18. sorting and storage.
  19.  
  20. Spreadsheets come with a formal layout (rows and columns) and are best
  21. used for seeing interactions BETWEEN cells and MAINIPULATING the
  22. results.
  23.  
  24. Databases require a more STRUCTURED format for the information. They are,
  25. however, more flexible in layout and allow more reporting variety on the 
  26. information contained in the database. Most databases work with
  27. records or forms (like 3 x 5 cards). You can specify the information
  28. contained: names, addresses, client types and so on. Each form always
  29. contains the same information. Just like filing cards which always
  30. contain the same entries.  A good way to think of a database is
  31. a filing box with many 3x5 inch cards - all with the same headings
  32. (field names). Each card of course contains different information
  33. filled in after the headings. 
  34.  
  35. An example:
  36.  
  37. =================================================
  38.  
  39.       ---- CUSTOMER LIST ----
  40.  
  41. name:                      product used:
  42. address:                   frequency of use:
  43. city:                      social security no:
  44. state:                     birthday:
  45. zip:                       category:
  46. remarks:                   date of first contact:
  47.  
  48. =================================================
  49.  
  50. The above is a simple screen layout for a database customer file
  51. or christmas card mailing list. Many databases can also list
  52. information in columns and in many different report styles. The exciting
  53. part of databases is that you can retrieve a single record or groups
  54. of records very quickly. You could, for example with the above database
  55. locate all customers you use a particular product. Or perhaps all
  56. customers in the same city over a certain age (calculated from
  57. the birthday field) who are contact within the last year (calculated
  58. from the date of first contact field). 
  59.                                       
  60. There are two general styles or types of database programs: single file
  61. (also called flat file or file manager type) and multi-file (also
  62. called relational). Single file type databases operate on one set 
  63. of information at a time while multi-file (relational) databases  
  64. work with many interrelated sets of data at once. An example of
  65. single file would be cards in a recipie box; the cards could be sorted,
  66. searched and checked one at a time. A relational, multi-file database
  67. could interrelate a set of recipie cards and a set of cooks and a set
  68. of diners and a set of dates available for dinner - all at once!
  69. Complex, but useful . . .
  70.  
  71. Generally single file databases are easy and relatively inexpensive
  72. (as well as being suitable for beginners). Examples: reflex, pc-file,
  73. lotus 1-2-3, Q & A, pfs file.  Multi-file databases are more complex,
  74. and more expensive. Examples: dbase, paradox, rbase.
  75.  
  76. Some databases store excess data during program operation on disc,
  77. while others store data only in limited ram memory during operation and
  78. then place the data on disc when the computer is shut off. 
  79.  
  80. Reporting capabilities are also of interest. A database must be able
  81. to "let you see" the data in different ways. Some format possibilties
  82. are columns, cross tabs, graphs, extracted lists. The idea is flexibility.
  83.  
  84. Yet another area of interest is the importing and exporting (transfer)
  85. of data between programs. Some computer users maintain data and
  86. report on the results from a database program. However the data
  87. can be transferred from the database to a spreadsheet for closer
  88. analysis, graphic display or consolidation of results. This transfer
  89. capability also allows you to "take your data" to another program if
  90. you should outgrow the capabilities of a database which is fine
  91. for a beginner but later becomes too limiting in structure and
  92. capabilities.     
  93.  
  94. Finally, modern database programs can act a bit like spreadsheets in 
  95. allowing the calculation of fields. This means that if a number or
  96. item of data is entered into a field of the database, another field
  97. will instantly "fill itself in" with a number or word automatically. 
  98. This calculation of results is based on the entry of the earlier 
  99. database field! 
  100.                                                      
  101. end of file, now press escape key
  102.  
  103.