Revize dokumentů

Kdy se bude dokument revidovat?

Prohlížení a zpracování revizí

Komentáře k revizím

Představte si následující situace:

Něco napíšete, necháte to trochu uležet, pak se k textu vrátíte a tu i onde něco doplníte či vymažete.

Vytvoříte koncept dokumentu; ten pak dáte šéfovi k nahlédnutí a připomínkám.

Na síti byl zveřejněn dokument a všichni zúčastnění byli požádáni o přímý zápis připomínek.

Ve všech uvedených případech může být užitečné vědět, jaký byl původní tvar výchozího dokumentu, co přibylo (či ubylo) a kdo provedl jaký zásah. K tomu vám mohou pomáhat tzv. revize.

Pokud budete pracovat v režimu aktivních revizí, budou se:

všechny nové doplňky v dokumentu zobrazovat červeně podtrženě

„vymazané" části zůstanou viditelné, ale zbarví se červeně a přeškrtnou se v úrovni písma.

Kdy se bude dokument revidovat?

Požadavek na revize nastavíte v dialogu Označit změny, který otevřete příkazem Nastavit spuštěným ze submenu příkazu Revize (menu Pomůcky).

Kontrolovat změny v dokumentu - aktivuje nebo potlačit revidování

Zobrazit změny v dokumentu - při zatržení se revize zobrazí v okně textového procesoru

Označit změny při tisku - při zatržení se revize vytisknou na tiskárně

Je-li režim revizí aktivní, revize se zaznamenávají nezávisle na zatržení přepínače Zobrazit změny v dokumentu. Pokud jeho zaškrtnutí zrušíte, můžete klidně psát a revize vás nebudou rušit při zalamování dokumentu. Až je budete chtít vidět, přepínač jednoduše zatrhněte.

Prohlížení a zpracování revizí

Revidované části dokumentu zatím visí na vážkách a záleží na vás, zda je do dokumentu zařadíte definitivně či se je rozhodnete neakceptovat.

V submenu příkazu Revize spusťte příkaz Procházet. Příkaz otevře dialog pro komplexní zpracování revizí. Nejjednodušší řešení nabízejí tlačítka Potvrdit všechny a Zamítnout všechny. Jejich stiskem buď všechny revize zařadíte do dokumentu jako „správný" text nebo je jako celek zamítnete. Potvrzené revize se nadále zobrazí tak, jako okolní text. Zamítnuté revize se z dokumentu vymažou.

Pokud chcete posuzovat každou revizi samostatně, používejte dvojici tlačítek Hledat. Správnost revize (v textu se označí jako blok) potvrďte tlačítkem Potvrdit, nesprávnost tlačítkem Zamítnout.

Komentáře k revizím

U revizí, jak jste je zatím poznali, bylo vidět jen o jakou změnu se jedná a kdy a kdo ji provedl. Pro autora změn v dokumentu může však být důležité, aby každý viděl, proč změnu vůbec dělal.

Pokud budete chtít revizi okomentovat, klikněte na ni pravým tlačítkem myši. Rozvine se plovoucí menu, ve kterém spusťte příkaz Okomentovat. Do dialogu zapište text vašeho komentáře.

Nyní může kdokoliv text vašeho komentáře v dokumentu vidět. Stačí nastavit nad revizi kurzor myši (nemačkat žádné tlačítko) a text se objeví v bublině, podobně jako u bublinové nápovědy.