Proč zrovna elektronická kancelář? Není to příliš složité? Nadstavba 602Desk Skříň Šanon Složka Dokument Sdílení dokumentů Malý průvodce instalací Elektronická kancelář - vstupte! Aplikace šablon Lišta se šablonami Vytvoření dokumentu pomocí lišty se šablonami Další možnosti okna 602Desk Různé způsoby zobrazení Změna šířky sekce se šanonyProgramový celek 602ProPC SUITE vám nabízí celou řadu možností, jak ve spolupráci s osobním počítačem usnadnit a zrychlit tu část vaší práce, které se obvykle říká „papírování".
Přechod k tržní ekonomice nabídl každému nepřebernou řadu možností, jak se uplatnit podle svých schopností a zaměření. Vznikly stovky a tisíce nových firem. Těch velkých není v širším měřítku tak moc; existují však desítky tisíc drobných živnostníků - obchodníků, řemeslníků, zemědělců, tvůrčích pracovníků atd. atd., jejichž „firma" je mnohdy tvořena právě jen panem majitelem a v lepším případě i několika málo zaměstnanci či společníky.
Takoví soukromníci vědí sami nejlépe, jak se musí celý den otáčet, aby jejich firma alespoň trochu prosperovala. A do toho všeho se valí spousty formulářů, dotazníků a výkazů se striktními termíny, kdy a jak je třeba vyplnit a tam či onam odeslat - nebo bude zle.
Běžný člověk má ke všemu, co zavání „úřadem" od přírody tak trochu odpor. Vezměme si takového pana Pytlíka, který má v městečku Křemenáč nad Lipou malou živnost. Pan Pytlík maluje pokoje a k ruce má už jen dva učedníky. Přiblížil se termín Odevzdání Tiskopisu a pan Pytlík, přestože má právě lukrativní zakázku na vymalování obecního pohostinství, musí vzít firemní dvanáctsettrojku a jet na okresní úřad v Úředním Šimlíně, aby si opatřil příslušný formulář. Na Úřadu však právě nikdo není nebo se změnily úřední hodiny. Pan Pytlík odjíždí domů a na Úřad jede znovu další den. Hodiny letí, práce se příliš nehýbe a hostinský začíná být nervózní, protože má v pátek bál hasičů.
Po obdržení kýženého formuláře jede pan Pytlík domů; formulář založí do předválečného psacího stroje (na nový si dosud nenašetřil) a začne vyťukávat požadované kolonky. Při přechodu na nový řádek mu však stroj - invalida formulář přetrhne a ještě k tomu zmuchlá. Pan Pytlík se naštěstí vyzná a formulářů si z Úřadu přivezl několik. Po marném zápase se strojem si jde koupit propisovačku a formulář vypisuje ručně. Některé kolonky (jako jméno a datum) mu nedělají potíže. Pak však přijdou na řadu čísla, kalkulace, dílčí a celkové výpočty a pan Pytlík se zaplétá do cifer, až si uvědomí, že v pohostinství zanechal své učedníky a běží zkontrolovat Dílo. Přichází právě včas, aby zahlédl hostinského, jak žene jeho učedníka Vénu návsí, protože mu stěnu nad pípou vymaloval žlutě a ne zeleně, jak si přál. Pan Pytlík musí osobně chybu napravit a není divu, že večer nemá na úřadování náladu. Druhý den raději na práci dohlíží osobně a formulář tiše leží na stole a pokrývá se prachem. Tak to jde den za dnem, až pan Pytlík se zoufalým zakvílením zjistí, že Promeškal Termín.
Následuje bleskurychlé vyplnění, chyba se vrší na chybu a při zběsilé jízdě na Úřad je z toho dokonce pokuta za překročení povolené rychlosti. Na Úřadu zlostně bublající Byrokrat vezme opožděný formulář a ujistí pana Pytlíka, že většina údajů je vyplněna špatně, nekompletně a nečitelně.
Zde je možné pana Pytlíka opustit, přestože lze v obdobném katastrofickém duchu pokračovat dále až po smutný pohled na pana malíře visícího na lípě (navíc zákonem chráněné) uprostřed návsi. Jeho konec je smutný; my z něj však můžeme vysledovat určité kritické momenty.
Chyby páně Pytlíkovy:
Všechny uvedené chyby by dokázala vyřešit elektronická kancelář vedená na osobním počítači. Přestože se osobní počítače, neboli jak se také říká „pécéčka", již celá léta běžně vyskytují, řada lidí považuje počítač buď za inteligentnější obdobu psacího stroje nebo naopak za něco tak děsivého a složitého, že s tím prostě nechtějí a nebudou mít nic společného. Opak je pravdou.
Posuďte sami možnosti, jaké by programový celek 602proPC STANDARD nabídl na úplně běžném počítači panu Pytlíkovi:
Všechny popsané úkony lze na počítači dělat, aniž by člověk musel vstát ze židle. Zdůrazněme, že to vše na běžném počítači, který je ke koupi prakticky všude; jen pro faxování nebo spojení elektronickou poštou je zapotřebí dokoupit zvláštní desku, která však již není nijak drahá. Při práci na počítači je příjemné i to, že chyby lze opravovat tolikrát, kolikrát je třeba - bez nutnosti přepisovat celý formulář. Pokud se spletete v čísle, které slouží jako podklad pro kalkulační výpočty, není to také žádné neštěstí. Opravou hodnoty se všechny závislé mezivýsledky i konečné výsledky okamžitě přepočtou a zobrazí ve správné podobě.
Obsluha počítače a programového systému vytvářejícího elektronickou kancelář není vůbec nic složitého. Od uživatele se očekává, že tu a tam na něco klikne myší a pro vyplňování údajů zná alespoň trochu klávesnici psacího stroje. Nemusíte znát prakticky nic o operačním systému a způsobu, jakým systém či sám počítač pracuje.
Formuláře se vám nabízejí ve formě šablon. Šablonu zvolíte ze strukturovaného nabídkového systému. Tak třeba postupnými volbami Firemní doklady - Ekonomika - Dovolená získáte šablonu formuláře pro vytvoření oznámení o vaší dovolené. Vyplněním načtené šablony vytvoříte dokument, který můžete vytisknout a předat zaměstnavateli nebo mu jej přímo odeslat vnitropodnikovou elektronickou poštou.
Některé šablony připomínají způsobem obsluhy svůj „papírový" vzor. Jiné šablony, zejména „právního typu" jsou opatřeny tzv. průvodci; jejich vyplnění probíhá nepřímo, ve formě dialogu, tj. řady následujících „kartiček", do kterých postupně zapíšete požadované údaje. Tím budete mít jistotu, že vyplníte opravdu všechny potřebné kolonky. Teprve na základě takto vložených údajů se automaticky vygeneruje příslušný formulář a hned se nabídne jeho tisk.
Pokud vás práce s počítačem zajímá nebo zaujme hlouběji, nestojí vám v cestě nic, co by vám mohlo zabránit v tvorbě vlastních šablon. Můžete si vytvořit celou řadu vlastních specifických formulářů. Při tom klidně můžete vycházet ze stávajících šablon, které si upravíte nebo aktualizujete podle „současných" požadavků.
Bojíte se, že o elektronické dokumenty můžete přijít snadněji než o papírové? Žádný bezpečnostní systém není natolik spolehlivý, aby neměl jisté procento pravděpodobnosti selhání. Papírový dokument může spolu s vaší kanceláří lehnout popelem nebo jej může povečeřet myš. Stejně tak může nečekaně havarovat disk vašeho počítače a vy v jediném okamžiku přijdete o všechna nezálohovaná data. Takovéto „zásahy vyšší moci" si však nemůžeme příliš připouštět, protože jinak bychom brzy skončili ve vypolštářované cele. Spolehlivost počítačů a jejich komponent neustále roste a zálohování celého „úřadu" na diskety či na datový server na počítačové síti je záležitostí minut.
Při práci s počítačem hrozí spíše chyby z nedbalosti. Stačí velice málo a člověk si v nestřeženém okamžiku nějaký dokument vymaže. Dokument skončí v koši, stejně jako papírový dokument u vašeho psacího stolu. Elektronický koš však má proti koši proutěnému velikou výhodu; žádná uklízečka vám jej do rána nevysype. Nedopatřením vyhozené dokumenty lze z koše velice jednoduše restaurovat v původní podobě a na původní místo - podívejte se do uživatelské příručky vašich Windows.
Abychom předešli případným námitkám - formuláře vytvořené a vyplněné pomocí počítače mají stejnou platnost jako ty, které dostanete na úřadech. Vůbec nevadí, že nejsou růžové či zelené. Právem se můžete zeptat, jak je to v elektronických dokumentech s podpisem. Pokud výsledný formulář či dopis vytisknete, není co řešit, v šablonách je samozřejmě na příslušnou kolonku pamatováno. Jestliže ale zvolíte elektronickou cestu přenosu k adresátovi, je zapotřebí si opatřit obrázek vašeho podpisu a ten pak na patřičné místo „vlepit". Obrázek podpisu si můžete třeba sejmout pomocí scanneru.
Pokud často zápasíte se svými „papírovými" dokumenty v marné snaze vypátrat, kam se vám ukrylo zrovna to „lejstro", které nutně potřebujete, bude pro vás počítač s programovým vybavením 602proPC opravdovým dobrodiním. Vaše elektronická kancelář může všechny ukládané dokumenty posoudit a jejich klíčové pojmy uložit do speciální databáze. Vy pak jen specifikujete příslušný pojem (nebo skupinu pojmů, tzv. kritérium) a počítač vám obratem vypíše seznam všech dokumentů, které třeba obsahují slovo „uňuchadlo". Strážcem pořádku ve vašich dokumentech se stane malý modrý panáček představující tzv. fulltextového agenta.
602Desk je nadstavba programu 602proPC, která plně vizualizuje rozhraní mezi uživatelem a jeho elektronickou kanceláří. Následující odstavce si přečtěte jen jako informaci o tom, „jak to funguje". Nemusíte se učit nic nového, vaše elektronická kancelář bude připomínat tu skutečnou opravdu co možná nejvěrněji.
Základem pracovního prostředí jsou skříně. Jedna skříň je již částečně naplněna předem připravenými šablonami nejčastěji používaných formulářů a vzorových dokumentů. Najdete zde i některé všeobecně použitelné symboly a obrázky. Tři další skříně jsou zcela prázdné. Předposlední skříň je částečně věnována programu pro indexaci dokumentů a poslední je vyhrazena WEBu.
Tak jako ve skutečné kanceláři, i v té naší elektronické budou skříně postupně zaplňovány šanony. Každá skříň může obsahovat potřebné množství šanonů, na jejichž hřbety si napíšete identifikační štítky.
Do jednotlivých šanonů budete vkládat složky s dokumenty. Složky opatříte štítky s popisem. Každý šanon může obsahovat tolik složek, kolik jich budete potřebovat. Nebezpečí, že papírové desky nebudou schopny všechny ty složky a dokumenty pojmout, zde nehrozí.
Obecným pojem dokument budeme označovat jakoukoliv svébytnou byrokratickou jednotku - formulář, dotazník, dopis, ale třeba i obrázek. Pro pokročilé uveďme, že každý dokument figuruje jako samostatný soubor v příslušném formátu a složky, šanony i skříně jsou realizovány ve formě struktury adresářů.
V běžné kanceláři dokumenty tiše leží ve skříni. Pokud chcete s jejich obsahem seznámit i ostatní, musí se přijít podívat nebo se musíte s dokumentem v ruce vydat na okružní pouť vy. Ne tak v kanceláři elektronické. Lze zařídit, aby potřebné informace byly obecně dostupné (viditelné, případně i editovatelné) na vnitropodnikové síti nebo dokonce „celosvětově viditelné" na Internetu.
Instalaci inicializujete běžným způsobem - pomocí programu SETUP.EXE, který spustíte z instalačního média. Instalace probíhá jako sekvence dialogových karet, mezi kterými se můžete pohybovat tam a zpět tlačítky Další a Zpět. Dialogy mají zhruba následující průběh:
V důsledku vývoje produktu se skutečný průběh instalace může v detilech lišit od naznačeného schématu.
|
Existuje celá řada možností, jak ve Windows spouštět aplikační programy. Vám bude pro začátek stačit postup jediný, zato rychlý a spolehlivý.
Před sebou vidíte tzv. okno programu 602Desk. Kde v něm najdete ty slibované složky, šanony a jak se do něj vejde skříň? Zkusme si společně malou symbolickou procházku po vaší elektronické kanceláři. Nejprve co se týče té skříně. Pohled do okna, jak jej vidíte, vám ukazuje obsah jedné skříně. Po prvním spuštění je zobrazena skříň se šanony obsahujícími vzorové šablony formulářů, tabulek, obrázků a dalších dokumentů. |
|
V levé části obrazu vidíte symbolické hřbety šanonů. Každý šanon má identifikační štítek určité barvy opatřený popisem.
V pravé části je v prvním momentě zobrazen symbol „602". Jakmile jeden ze šanonů otevřete, zobrazí se zde obsah jeho první složky. Zavřený šanon otevřete kliknutím myší kamkoliv na jeho hřbet. Zkuste to třeba s šanonem Firemní doklady. Jakmile na něj kliknete, pravá část okna se změní. Naplní se obdélníčky s více či méně srozumitelným obrazem a textem. Ty představují titulní strany dokumentů uložených v otevřené složce.
Který šanon jste vybrali a jaká jeho složka je právě otevřená? Potřebný údaj si přečtete v záhlaví okna (např. Firemní doklady, složka Celnice. Názvy jednotlivých složek obsažených v šanonu vidíte na záložkách tvořících lištu v pravé dolní části okna. U zmíněného šanonu zde najdete např. názvy Celnice, Ekonomika, Energetika, Investice atd. V levé části lišty se záložkami jsou „převíjecí tlačítka" umožňující posun lišty při velkém množství záložek. Tlačítka mají zleva doprava tento význam: 
Kliknutím na záložky se otevře příslušná složka. Zkuste si kliknout třeba na záložku Ekonomika.
|
Obraz v pravé části okna se opět změnil. Nyní zde vidíte dokumenty se vzory šablon „ekonomického typu". Každý obdélníček představuje šablonu jednoho formuláře. Šablony jsou dole popsány, takže i přes značnou hustotu zobrazení můžete snadno identifikovat tu, kterou potřebujete. Pokud vám popis nestačí, klikněte myší na čtverec s lupou umístěný v pravém dolním rohu obdélníku. Tím stisknete tlačítko otvírající tzv. náhled, který vám ukáže část dokumentu se šablonou v měřítku dostatečně velkém na to, abyste mohli šablonu posoudit. Další kliknutí myší náhled uzavře. Šedým tlačítkem „mínus" z pravé části klávesnice se na stejné ploše zobrazí více obrázků dokumentů, samozřejmě že v menším měřítku. Tlačítko lze použít opakovaně. Opačného efektu, tj. zvětšení obrázků dokumentů, dosáhnete šedým tlačítkem „plus". |
|
Pokud kliknete myší do obrázku šablony mimo tlačítko s lupou, obrázek se orámuje červeným obdélníkem. Ten slouží k označení dokumentu za vybraný k nějaké akci. Pokud podržíte stisknutou klávesu Ctrl, můžete označit (orámovat) celou skupinu dokumentů (a pak je třeba v jediné operaci vymazat, kopírovat či odeslat).
Ke stručnému seznámení s prostředím chybí již jen ty řady malých obrázků nahoře, hned pod záhlavím okna. To jsou lišty s ovládacími tlačítky programu. Pokud nad libovolné z nich nastavíte kurzor myši (ale nic nemačkáte), objeví se za okamžik bublinová nápověda o funkci tlačítka.
Prošli jsme si obsah jednoho šanonu. Do jiného šanonu v téže skříni přejdete velice snadno; stačí na jeho hřbet kliknout myší. Dříve otevřený šanon se „zasune" do skříně a „povysune" se šanon nově vybraný. Zároveň se pravá část okna aktualizuje dokumenty obsaženými v první složce tohoto šanonu.
Před koncem naší procházky prostředím 602Desk je nutné zdůraznit jednu maličkost s velkým významem. Tou maličkostí je pravé tlačítko myši.
|
Nastavením kurzoru myši nad libovolnou část okna a stiskem pravého tlačítka získáte příkazovou nabídku, tzv. plovoucí menu. V něm je vždy alespoň jedna oložka nazvaná Co to je?. Její volbou se zobrazí krátký nápovědný text k příslušné partii programu. Plovoucí menu však obvykle obsahuje položek více; jsou to obslužné příkazy, které budete využívat zejména při kopírování, mazání, přesunech a dalších akcích. Zkuste si pravé kliknutí nad šablonou ve složce. Podle charakteru šablony se vytvoří plovoucí menu s celou řadou příkazů. Ty umožní šablonu otevřít (načíst do textového procesoru), zobrazit v náhledu (akce je ekvivalentní stisku tlačítka s lupou), poslat poštou, kopírovat, přejmenovat, vymazat atd. |
|
Jak již víte, velká část šablon dodávaných spolu s programem 602proPC slouží jako vzory formulářů pro různé akce, se kterými může soukromě podnikající člověk přijít do styku.
Šablony jsou dvojího typu:
Aplikace šablon je obdobná, liší se ve způsobu vyplnění konečného formuláře.
Princip práce bude následující. Nejprve je třeba vybrat šablonu ze složky, kde je uložena. Na jejím základě se pak ve spolupráci s textovým procesorem kdekoliv (tj. ve vybraném šanonu a složce) vytvoří nový samostatný dokument, který se do složky uloží. Pomocí textového procesoru se tento dokument, který je zpočátku pouhou kopií šablony, vyplní. Pak se opět uloží a nyní s ním lze pracovat jako s jakýmkoliv samostatným dokumentem (lze jej vytisknout v potřebném počtu kopií, odeslat vybraným prostředkem - např. prostřednictvím elektronické pošty - atd. Vyplněný dokument je uložen ve své složce a zůstává tam tak prakticky archivován až do té doby, dokud jej explicitně nevymažete. Výchozí šablona zůstane ve své složce a je připravena pro další použití.
|
|
Důležitým pomocníkem při práci se šablonami bude lišta, kterou zobrazíte stiskem tlačítka Zobrazit/skrýt lištu se šablonami. Lišta je nejprve prázdná. Obsahuje však řadu tlačítek, pod která lze skrýt libovolné dokumenty, tedy i ty s šablonami. Pokud pak takové tlačítko stisknete, vytvoří se v otevřené složce (libovolného šanonu i skříně) dokument vytvořený na základě svého vzoru skrytého pod tlačítkem lišty. |
Šablonu na lištu přenesete tzv. technikou Drag and Dropp - Táhni a Pusť.
Pomocí tlačítka na liště, které odkazuje na šablonu, můžete vytvořit libovolný počet dokumentů. Vytvoříte-li si na liště třeba tlačítko Faktura, pak jeho pomocí můžete do složek „sázet" jednu fakturu za druhou a hned si je vyplnit a třeba vytisknout. Postup je tak jednoduchý, že ho zvládne napoprvé opravdu každý.
|
|
Grafické zobrazení složek s možností náhledu je jen jednou z několika možností, jak můžete složky v okně vidět. Další způsoby zobrazení můžete přepínat tlačítky na ovládací liště. |
Zleva doprava se jedná o tyto možnosti:
Hranice mezi sekcemi se šanony a složkami je pohyblivá. Tahem myší za dělící příčku lze nastavit potřebný rozměr sekcí (skokem o šířku hřbetu šanonu). V souvislosti se šířkou sekce zavedeme pomocný termín police. Vztah šířky police k šířce šanonové sekce lze nastavit (viz stať Pro pokročilejší ve třetí kapitole).
Upozornění Radíme vám, abyste první skříň ponechali vyhrazenou vzorovým šablonám, které jste získali při instalaci. Své dokumenty můžete pohodlně rozmístit do ostatních skříní. Při případné přeinstalaci produktu by totiž mohlo dojít k přepisu některých vašich dokumentů.
Tento materiál není podrobnou učebnicí obsahující kompletní popis produktu. Jejím úkolem je nastínit základní postupy a možnosti. Popisované akce se v mnoha případech dají provádět více způsoby, často i jednodušeji. Zde je však kladen důraz na pochopení struktury práce s programovým prostředím a jeho ovládání. Proto většinou nejsou popisovány klávesové povely a alternativní tlačítka na lištách.
Bližší informace o jednotlivých akcích a jejich podrobný soupis najdete v nápovědném systému.
