Seznamy z hlediska typu uživatele Okno pro práci se seznamy Založení nového seznamu adresátů Naplnění adresami Import adres z jiného seznamu Import adres z databáze Import adres z textového souboru Import adres z GSM telefonu Import adres z jiného poštovního systému Propojení seznamu se zdrojem adres Přezdívky Naplnění seznamu adresami Zápis nové adresy Název a typ adresy Položky adresy Specifikum adres pro Internet Kopírování adres ze seznamu do seznamu Přenos seznamů z mateřského úřadu Manipulace s adresami v seznamu Úprava adresy Vymazání adresy ze seznamu Tisk obsahu seznamu Manipulace s celými seznamy Aktualizace zobrazení seznamů Vyhledání adresy Uložení (export) seznamu do souboru Přejmenování seznamu Vymazání seznamu Výběr schránky 
Způsob práce se seznamy adresátů a zdroji adres záleží na profilu, který používáte.
Sítový klient má k dispozici veřejné seznamy dostupné uživatelům síťového poštovního úřadu a své vlastní soukromé seznamy, které si zakládá a udržuje sám.
Adresy ve veřejném seznamu smí upravovat pouze ten, kdo jej založil. Cizí seznamy smí upravovat jen osoba s právem editace veřejných seznamů, které jí přidělil administrátor. Pokud tedy nejste autorem seznamu a nemáte příslušné právo, nemůžete obsah seznamu nijak ovlivnit.
Soukromé seznamy zakládá a plní každý uživatel samostatně. Mohou obsahovat adresy různých typů vkládané ručně nebo kopírované z jiných seznamů.
Klient vzdálené pošty vytváří seznamy sám a vlastními prostředky. Může také vyžádat přenesení seznamů ze svého mateřského úřadu a tyto seznamy používat v kombinaci se svými.
Mezi ostatními seznamy mají zvláštní postavení seznamy, které se objevují jen v případě, že máte modem napojený na mobilní GSM telefon.
Telefonní seznam GSM telefonu odpovídá seznamu, který je uložen ve vnitřní paměti GSM přístroje. Tento seznam se vytváří a udržuje prostředky konkrétního telefonního aparátu a je s ním neoddělitelně spojen.
Seznam SIM karty je naproti tomu fyzicky uložen na SIM kartě a je s ní přenositelný na př stroj, do kterého je karta právě vložena. Z toho pro uživatele vyplývá, že tyto adresy může používat po vložení do libovolného GSM telefonu a nemusí k tomu s sebou nosit vlastní aparát.
Při nastavení ukazatele levé sekce okna se seznamy na položku GSM - telefonní seznam SIM karty nebo na položku GSM - telefonní seznam GSM telefonu se menu Seznamy adresátů i plovoucí menu rozšíří o příkaz GSM telefon. Jeho spuštěním se otevře submenu s příkazy Načíst seznam a Uložit seznam. Ty umožní načíst aktuální verzi příslušného seznamu z aparátu nebo naopak seznam z klientského programu uložit do paměti GSM telefonu nebo na jeho SIM kartu.
Pokud klient využívá pro svou komunikaci pouze síť Internet, vytváří a udržuje sám vlastní seznamy adres internetovského typu.
Nutnost vytváření a údržby vlastních seznamů platí i pro ty klienty, kteří pracují s profilem, který nevyužívá služby ať síťového nebo i vzdáleného poštovn ho úřadu Mail602 (modemový, faxový, SMS).
Okno pro práci se seznamy otevřete příkazem Seznamy adresátů z menu Mail602 nebo tlačítkem z Panelu nástrojů či Panelu Mail602.
Obsah okna se podle nastavení v konfiguraci může aktualizovat při každém spuštění klientského programu. Seznamy udržuje běžící LoginServer a od něj je přebírá klientský program. Jinak můžete seznamy aktualizovat kdykoliv podle potřeby na vyžádání.
Okno je dvoudílné:
Nastavením ukazatele levé sekce se automaticky přizpůsobí obsah sekce s adresami. Název aktuálního seznamu se promítá do záhlaví okna. Poměr velikostí obou sekcí lze měnit tahem myší za střední příčku.
Okno se seznamy adresátů se obsluhuje příkazy z menu Seznamy adresátů (Soubor), tlačítky z kontextového nástrojového panelu nebo (nejsnáze) příkazy z plovoucích menu. Plovoucí menu jsou pro obě sekce samostatná; zobrazíte je pravým kliknutím do odpovídající sekce.
Pro založení nového seznamu se použije speciální interaktivní dialog.
Dialog Nový seznam pro založení seznamu vyvoláte při otevřeném okně Seznamy adresátů:
Do pole Zadejte název nového seznamu zapište název budoucího seznamu. Ten není omezen délkou ani vyloučením diakritiky a oddělovačů.
Pokud v síťovém profilu zaškrtnete přepínač Veřejný seznam, bude nově založený seznam dostupný i ostatním uživatelům vašeho poštovního úřadu. V opačném případě jej uvidíte a budete moci používat jen vy.
Zakládaný seznam můžete přednaplnit adresami již v této fázi. Rozhodující je nastavení přepínače v sekci Zdroj seznamu:
V dialogu je zobrazen výčet všech seznamů, které máte k dispozici. Vyberte seznam nebo označte skupinu seznamů, jejichž adresy mají být přeneseny do seznamu vznikajícího a stiskněte tlačítko Další.
Následující dialog vám umožní určit, zda budete z vybraných seznamů chtít nač st všechny adresy nebo jen jejich určité typy - podle zaškrtnutí přepínačů. Všechny adresy načtete zatrhnutím přepínače Všechny.
Stiskem tlačítka Dokončit budou požadované adresy vybrány a přeneseny do nového seznamu.
Předpokladem samozřejmě je, aby jedna z položek záznamu obsahovala jméno adres ta a další jeho adresu (nebo adresy různých typů).
Do pole Databáze zapište přístupovou cestu k databázovému souboru; můžete si také pomoci tlač tkem Procházet a databázový soubor vyhledat interaktivně.
Zatržením přepínače Vlastní formát se otevře sekce Položky. V ní je sada voličů. Každý z nich otevře identický seznam položek datab zového záznamu. První volič použijete k výběru položky, pod kterou je v databázi uloženo jméno adresáta. Zbývajícími voliči určíte podle potřeby položky s adresou pro Internet, faxovým číslem a pokud to profil umožňuje, také číslem GSM telefonu.
Poslední karta dialogu obsahuje volič pro nastavení kódování češtiny u položek s diakritikou.
Adresy lze importovat z textového souboru ve formátovaném či neformátovaném tvaru. Přepínač v sekci Zdroj seznamu nastavte do polohy Textový soubor.
Přepínačem Vlastní formát můžete rozhodnout, zda se bude načítat soubor ve standardním nebo vlastním formátu. Pokud přepínač zaškrtnete, otevře se sekce Položky. Zde máte opět dvě možnosti: buď zvolit formátovaný nebo neformátovaný tvar souboru.
V obou případech nejprve zápisem do pole Soubor určete textový soubor s adresami nebo jej vyhledejte v dialogu otevřeném tlačítkem Procházet.
V případě formátovaného souboru ponechte přepínač Neformátovaný text nezaškrtnutý. Pomocí následujících voličů určete, od kterého znaku a v jaké délce je na řádku zapsáno jméno adresáta a jednotlivé části adres.
Pro jméno se implicitně předpokládá 60 znaků, pro internetovskou adresu 128 znaků a pro telefonní čísla 30 znaků.
Použijete-li textový soubor bez formátování, zaškrtněte přepínač Neformátovaný text. Voličem vyberte znak, který bude chápán jako oddělovač.
Voličem Adresát vyberte, která z položek bude podle pořadí chápána jako jméno adresáta. Pak pomocí trojice přepínačů a dalších voličů vyberte zastoupení adres a pořadí jejich položky na řádku.
Poslední karta dialogu obsahuje volič pro nastavení kódování češtiny u položek s diakritikou.
Na následující kartě vyberte z nabízených možností seznam nebo označte ty seznamy, které chcete z GSM telefonu přenést do svého nového seznamu.
Při zatržení přepínače Propojit s odpovídajícím seznamem GSM telefonu bude vytvořena vazba mezi seznamem v klientském programu a interním seznamem v telefonu.
Pokud chcete importovat seznamy z jiného systému elektronické pošty, nastavte přepínač dialogu Nový seznam do polohy Seznamy jiného systému elektronické pošty. Voličem pak vyberte systém, jaký potřebujete.
V dalším dialogu nastavte adresář, kde jsou uloženy seznamy adres příslušného poštovn ho systému. Nalezené seznamy se promítnou do okna v dialogu, kde je můžete vybrat pro převod do systému Mail602. Přepínači v dolní části dialogu můžete povolit nebo potlačit přenos faxových, internetovských a SMS adres.
U existujících seznamů, databáze a textového souboru lze zaškrtnutím přepínače Trvale propojit se zdrojem zajistit, aby seznam byl automaticky dynamicky aktualizován z toho zdroje, ze kterého byl založen.
Tlačítkem Dokončit se dialog ukončí a název seznamu najdete v levé sekci okna Seznamy adresátů.
Pokud má jeden adresát několik přezdívek v různých seznamech, můžete povolit, aby se adresa vyhledávala postupně v seznamech obsahující tyto přezdívky
Použití přezdívek je pro každý seznam zvlášť třeba povolit příkazem Seznam s přezdívkami z menu Seznamy adresátů (Soubor) nebo z plovoucího menu. Pokud se bude seznam při vyhledávání přezdívek prohledávat, musí být při jeho otevření položka příkazu označena zaškrtnutím.
Do veřejného seznamu můžete vkládat adresy jen tehdy, máte-li oprávnění k editaci tohoto typu seznamů. Do vlastních seznamů můžete zapisovat bez omezení.
Dialog pro vložení nové adresy otevřete:
Další postup záleží na použitém profilu:
Na kartě zapište do pole Adresát název (jméno), pod kterým bude adresa zanesena do seznamu. Přepínačem pak vyberte typ adresy. Nabídka typů adres odpovídá použitému typu profilu. Pokud profil umožňuje jediný typ adres (např. čistě jen posílání faxů) je tato karta vynechána.
Do pole Adresát se přenese název adresy z předchozího dialogu (byl-li zařazen). Zapsaný řetězec bude reprezentovat adresu v seznamu.
Do sekce Adresa zapište jednotlivé složky adresy podle názvů polí. Poznámkové texty jsou sice volitelné, jejich vložení však lze doporučit pro pozdější usnadnění identifikace adres.
Nová adresa se zatřídí do seznamu a v levé části se k ní přiřadí grafický indikátor, který umožní pozdější snazší identifikaci jejího typu.
Pokud přepínač v sekci Formát zásilek ponecháte v poloze Podle společného nastavení při odesílání, budou před odesláním zásilky nabídnuty parametry odpovídající okamžitému společnému přednastavení. Nastavíte-li přepínač do polohy Použít vždy vlastní nastavení, můžete tlačítkem Nastavit vybrat odesílání podle UUENCODE či MIME. Ve druhém případě lze též nastavit kódování češtiny a kvantování dělení větších zásilek.
Seznam můžete naplnit nebo doplnit kopírováním adres z jiných seznamů.
Pokud si vlastní seznam chcete rozšířit o adresy z jiného již existujícího seznamu, postupujte podle následujícího schématu:
Nutno poznamenat, že výčet seznamů v dialogu ve čtvrtém bodu obsahuje jen ty seznamy, které jsou vámi editovatelné (máte právo k jejich úpravám).
Seznamy nacházející se na mateřském poštovním úřadu je možné přenést na stanici vzdáleného klienta pošty Mail602.
Tato možnost přichází v úvahu jen u profilu vzdáleného klienta pošty Mail602.
Po potvrzení bezpečnostního dotazu se vytvoří služební zásilka, která po odeslání FaxMailServerem zajistí přenos seznamů.
Parametry existující adresy můžete dodatečně změnit nebo doplnit.
Nastavte na adresu v pravé sekci ukazatel a dále:
Údaje z adresy se přenesou do dialogu, kde můžete adresu zkontrolovat a provést případné korekce. Stiskem tlačítka OK se adresa znovu uloží do seznamu.
Pokud nemáte právo daný seznam editovat, zobrazí se sice stejný dialog, nebudete však do něj moci zasahovat. U adresy Mail602 zde však například údaje např. o ID a názvu poštovního úřadu příslušného adresáta. Adresu kopírovanou z veřejného seznamu do soukromého však již upravit lze.
Máte-li oprávnění k editaci příslušného seznamu, můžete v něm libovolné adresy kdykoliv vymazat.
Nejprve otevřete vhodný seznam a vyberte adresy, která chcete vymazat. Pak:
Po potvrzení bezpečnostního dotazu se adresa (všechny označené dresy) vymaže.
Obsah otevřeného seznamu si můžete vytisknout.
Otevřete požadovaný seznam; jeho adresy se promítnou do pravé sekce okna Seznam adresátů. Pak:
Následuje standardní dialog Windows pro nastavení parametrů vlastního tisku (a eventuelní výběr a konfiguraci vhodné tiskárny).
V průběhu dne může při provozu úřadu dojít ke změnám v některých seznamech.
Abyste měli jistotu, že používáte zcela aktuální seznamy:
Seznamy se bezprostředně na to načtou v aktuální podobě.
Dialog pro vyhledání libovolné adresy otevřete při aktivním okně se seznamy př kazem Hledat adresáta z menu Úpravy nebo klávesovým povelem Shift+Ctrl+F.
Do polí Adresát a Adresa zapište hledaný název adresy, resp. jméno adresáta nebo jejich charakteristickou část.
Pomocí přepínačů v sekci Prohledat můžete specifikovat skupinu seznamů, ve kterých se adresa bude vyhledávat.
Stiskem tlačítka Hledat se spustí vlastní vyhledávání. Pokud adresa (adresy) v seznamech existují, vypíše se jejich přehled do dolní části dialogu. Dvojím kliknutím na adresu (nebo nastavením ukazatele a stiskem klávesy Enter) se příslušná adresa načte do dialogu jako při požadavku na její detailní zobrazení.
V dolním orámováni dialogu se zobrazuje informace o seznamu, ve kterém je uložena adresa pod ukazatelem.
Seznam lze vyexportovat do souboru v databázovém či textovém formátu a v této podobě jej snadno přenést na jiný poštovní úřad.
V dialogu Uložit seznam můžete pomocí přepínače Typ zvolit buď databázový formát podle konvencí dBASE nebo textový výstup. Textov výstup může být buď formátovaný (položky jsou odlišeny pozičně) nebo neform tovaný (položky jsou odlišeny zvoleným oddělovačem).
Název souboru určíte ve vstupním poli Soubor. Pokud budete chtít seznam uložit do existujícího souboru, můžete si pomoci interaktivním vyhledáním po stisku tlačítka Procházet. Voličem Kódování můžete vybrat způsob uložení adres s českou diakritikou.
Přejmenovat můžete jen takový seznam, který máte právo editovat.
V levé sekci okna Seznamy adresátů nastavte ukazatel na seznam, který chcete přejmenovat. Pak:
Nové jméno seznamu zapište do vstupního pole dialogu Přejmenování seznamu.
Vymazat můžete jen seznam, který máte právo editovat.
V levé sekci okna Seznamy adresátů nastavte ukazatel na seznam, který chcete vymazat. Pak:
Dále je zapotřebí kladně potvrdit bezpečnostní dotaz. Ten je zobrazen ve formě dialogu s výčtem seznamů, které máte povoleno smazat. Zde znovu označte seznamy, které chcete zrušit. Teprve poté je seznam (skupina označených seznamů) včetně všech uložených adres vymazán.
Seznam adres je také výchozím prostředím pro výběr schránek na protějším či mateřském úřadu Mail602.
V okně Seznamy adresátů otevřete seznam a ukazatel pravé sekce nastavte na schránku, kterou chcete kontaktovat.
Dále pak:
Zobrazí se dialog, jehož pomocí vytvoříte služební zásilku, která kontaktuje zvolenou schránku a zařídí požadované akce. Bližší informace o výběru schránky vzdáleného klienta najdete v kapitole Vzdálený klient pošty Mail602.