Tabulkový kalkulátor skvěle poslouží, kromě své základní funkce, také jako jednoduchý databázový systém. OO Calc nepostrádá nic, co je potřeba k efektivní tvorbě jednoduchých i složitých tabulek. Údaje v tabulkách můžeme pochopitelně filtrovat, třídit nebo vytvářet z vybraných dat grafy různých typů.
Obsah:
Trocha
teorie
Dokumentům, vytvořeným v tabulkovém
kalkulátoru, se říká sešity. Sešity mohou obsahovat jeden nebo více listů, které
jsou složeny z buněk. Buňce, ve které je umístěn kurzor (je tučně orámována)
se říká aktivní buňka.
Okno programu
Jak vidíte z toho obrázku, obsahuje okno programu kromě tabulky
také soustavu příkazů v nabídkách, několik panelů nástrojů a také stavový řádek
pro informování.
Vytváření nových dokumentů,
otevírání existujících souborů, ukládání a zavírání:
Nový
sešit je vytvořen automaticky po spuštění programu. Pokud chceme vytvořit další
prázdný sešit, jednoduše stiskneme třetí tlačítko na panelu nástrojů (stránka
s grafem) nebo příkazem Nový - Tabulka v nabídce Soubor.
Již
existující sešit otevřeme stiskem tlačítka nebo opět příkazem z nabídky Soubor
- Otevřít. Dialog oproti standardu obsahuje rozbalovací seznam Verze,
kde můžeme vybrat, která verze dokumentu má být otevřena.
Po
skončení práce je potřeba dokument uložit na disk. Nejjednodušší postup je tlačítko
nebo příkaz Soubor - Uložit. Jméno souboru je požadováno pouze jednou,
při dalším ukládání je automaticky uloženo do daného souboru. Chceme-li uložit
soubor pod novým jménem, vybereme příkaz Uložit jako... v nabídce Soubor.
Pokud není soubor při zavírání uložen, nemusíme
se bát ztráty práce, neboť se nás program před řádným ukončením zeptá, zda dokument
nechceme nejprve uložit. Pro uložení zvolíme tlačítko Uložit, jinak Zahodit
nebo zrušit.
Práce s buňkami, sloupci
a řádky
Každý list se skládá
z buněk, které jsou uspořádány ve sloupce a řádky. Sloupce jsou označeny písmeny
od A do Z a následnými kombinacemi AA, AB až do kombinace IV. Řádky jsou naopak
očíslovány a to od jedné do 32000.
Toto označování buněk je velice důležité pro následné odkazování na určitou
buňku. Odkaz A1 znamená buňku v levém horním rohu a naopak IV32000 značí v dolním
pravém rohu.
Chceme-li označit celý řádek nebo sloupec, stačí kliknout do jejich záhlaví,
vybrat celý list můžeme nepopsaným tlačítkem mezi záhlavími sloupců a řádků.
Do buněk můžeme psát více, než je viditelná část buňky. Pokud jsou vedlejší
buňky prázdné, zobrazuje se a tiskne se celý text, jestliže vedlejší buňka prázdná
není, ořízne se text na viditelnou délku (ale buňka celý text i nadále obsahuje).
Pokud ale buňka obsahuje číslo, které je delší než délka buňky, objeví se místo
čísla ##########. Aby byl text či číslo vidět celý, musíme nastavit šířku sloupce
na optimální hodnotu. Nejjednodušší způsob je dvojklik na rozdělovník buněk
v jejich záhlaví. Šířka sloupce se automaticky přizpůsobí nejdelší položce v
něm obsažené.
Pohyb po listech a
sešitech
V sešitě se můžeme pohybovat
několika způsoby. Můžeme používat myš nebo šipky. Pohyb pomocí myši je zřejmě
jasný, proto si pouze vypíšeme několik klávesových zkratek pro pohyb pomocí
šipek:
| šipka vlevo/vpravo | posun o jednu buňku vlevo/vpravo |
| šipka nahoru/dolů | posun o jednu buňku nahoru/dolů |
| CTRL+šipka vlevo/vpravo | skok na první/poslední buňku řádku |
| CTRL+nahoru/dolů | skok na první/poslední buňku sloupce |
| Page Up/Page Down | posun o obrazovku nahoru/dolů |
| Home/End | skok na začátek/konec řádku |
| CTRL+Home/End | skok na začátek (buňka A1)/konec (poslední obsazená buňka) |
| CTRL+Page Up/Page Down | skok na předchozí/následující list |
Výběr buněk
Výběr buněk probíhá velice podobným
způsobem jako v případě výběru textu v textovém editoru.
Adresování buněk
Buňky můžeme adresovat třemi způsoby:
relativně (standardní adresování), absolutně nebo smíšeně.
Relativní adresování způsobí, že při kopírování vzorce do jiné buňky bude vzorec
přizpůsoben. Relativní adresování vypadá takto: A1
Zkopírujeme-li vzorec z buňky D4, kde relativní odkaz na buňku A1, do D8 (o
čtyři buňky dolů), bude buňka D8 odkazovat na A5 (o čtyři buňky níže než A1).
Zkopírujeme-li vzorec do E4, bude v ní odkaz na B1.
Někdy je transformace vzorce nežádoucí. Předejít tomu lze absolutní adresací.
Ta vypadá následovně: $A$1.
Zkopírujeme-li nyní vzorec z buňky D4 do buňky D8, bude v buňce D8 opět vzorec
s odkazem na A1 (nikoli na A5 jako v minulém případě). Při kopírování do E4
je výsledek také stejný.
Odkazovat můžeme i smíšeně. Můžeme zakázat transformaci sloupce ($A1
- řádek se bude měnit dle potřeby) nebo řádek (A$1 - sloupec může být
transformován).
Adresovat lze i buňky na jiném listě (musí být ale v aktuálním sešitě). Adresace
buňky A1 na listě Sheet2 se provede následovně: Sheet2.A1. Samozřejmě můžeme
použít i absolutní nebo smíšené adresování.
Při adresování buněk během vkládání vzorce jednoduše stačí na požadovanou buňku
kliknout a adresace se vloží na pozici kurzoru ve vzorci. Tímto způsobem můžete
vybrat i několik buněk najednou.
Vkládání údajů
do buněk
Nyní se již dostáváme k pravé práci
s tabulkovým kalkulátorem.
Do buněk můžeme vložit číslo, text, datum, čas nebo vzorec.
Číslo nebo text vložit jistě umíme. Chceme-li vložit datum, stačí zadat den
zakončený tečkou (např.: 5.) a automaticky bude doplněn aktuální měsíc a rok.
Vložíme-li den a měsíc (např.: 5.12.), bude doplněn automaticky aktuální rok.
Čas vkládáme ve formátu Hodiny:minuty:vteřiny, přičemž můžeme minuty a vteřiny
vynechat (budou doplněny nuly).
Do
buněk můžeme také vkládat vzorce. Vzorec musí začínat = a jeho obsah musí být
smysluplný. Vzorec může tvořit nejen jednoduchý výraz (např.: =25+36), ale může
obsahovat také funkce (Abs, Sin, Cos ...). Funkce vložíme jednoduše pomocí průvodce,
který se spustí stiskem tlačítka 
na panelu nástrojů.
V rozbalovacím seznamu Kategorie vybereme typ funkce, v seznamu Funkce
jsou příslušné funkce seřazeny podle abecedy. Napravo od seznamu se objevuje
popis vybrané funkce. Dvojitým poklepem na funkci v seznamu se objeví v textovém
poli, do kterého dopíšeme argument funkce. V textovém poli Vzorec se
objevuje, jak bude vzorec vypadat. V poli Výsledek se zobrazuje výsledek
vzorce. Pokud je zde text začínající „Chyba:“, je ve vzorci nějaká chyba. Do
jednoho vzorce lze samozřejmě vložit více funkcí a funkce lze do sebe i vnořovat.
Jako argument funkce lze samozřejmě použít odkaz na jinou buňku. V tomto případě
je argument roven hodnotě dané buňky. Pro snazší pochopení jsme připojili
k tomuto návodu ukázkový list, kde si můžete
prohlédnout ukázky použití funkcí.
Kopírování obsahu
buněk
Myší
můžeme jednoduše kopírovat obsah buněk. Obsah buněk zkopírujeme tažením za čtvereček
v pravém dolním rohu. Obsahuje-li kopírovaná buňka vzorec, bude automaticky
transformován podle zásad, popsaných v kapitolce o adresování
buněk. Pokud buňka obsahuje číslo, bude jeho hodnota automaticky zvyšována.
Abychom tomu předešli, stiskneme při tažení klávesu CTRL.
Pomocí klávesnice zkopírujeme obsah buňky pomocí notoricky známé klávesové zkratky
CTRL+C a do cílové buňky vložíme klávesovou zkratkou CTRL+V. I v tomto případě
dojde k případné transformaci vzorce.
Vybereme-li dvě buňky s různými hodnotami (například 90 a 92) a budeme poté
kopírovat tažením za čtvereček, aniž bychom stiskli klávesu CTRL, bude hodnota
narůstat o rozdíl mezi hodnotami (v tomto případě o 2).
Formátování
Formátování buněk je velice jednoduché.
Slouží k tomu panel nástrojů, kde můžeme zvolit druh, velikost a řez písma,
barvu, vodorovné zarovnání. Dalších pět tlačítek slouží k formátování čísla.
Číslo může být zformátováno jako měna, procenta, standardně a můžeme přidávat
resp. ubírat desetinná místa. Další dvě tlačítka zmenší nebo zvětší odsazení
textu. Předposlední skupina tlačítek slouží k určení formátu ohraničení. První
tlačítko ve skupině určuje, z jakých stan bude buňka ohraničena a další barvu
pozadí buňky. V poslední skupině jsou tlačítka pro určení svislého zarovnání
textu.
Stejně
jako v případě formátování textu v textovém editoru, i zde je dialogové okno,
kde můžeme nastavit více vlastností formátu buňky. Dialog otevřeme příkazem
Formát - Buňky...:
Graf
Samozřejmostí
tabulkového kalkulátoru je vytvoření grafu z údajů v tabulce. K tomuto účelu
je zde docela přehledný a intuitivní průvodce. Průvodce se skládá ze čtyř kroků.
Průvodce se spouští příkazem Vložit - Graf.... Před započetím vybereme
tu část tabulky, která se má pro tvorbu grafu použít (a to včetně popisu řádků
a sloupců):
Tisk
Pokud máme tabulku již hotovou, nezbývá
nic jiného, než ji vytisknout. To provedeme tak, že v nabídce Soubor
zvolíme Tisk. Otevře se dialogové okno, ve kterém vybereme tiskárnu (můžeme
upravit její vlastnosti), dále zde můžeme nastavit rozsah tisku (to, co chcete
tisknout) - vše, stránky (čísla napíšeme do textového pole, např.: 3; 6; 9-14
vytiskne stránky 3, 6 a 9 až 14) nebo výběr - a můžeme nastavit počet kopií
(v tomto případě může program tisknout jednotlivé výtisky seřazeně).
Samozřejmě, že se celý list musí rozdělit na jednotlivé stránky. Proto je užitečné
vědět, kde stránka končí. Můžeme si nechat zobrazit konce stránek přímo v tabulce
Zobrazit - Náhled zalomení stránky a podle toho přizpůsobit rozmístění jednotlivých
buněk.
Ukládání a export
Na rozdíl od MS Office zde máme opravdu široká vrátka,
pomocí kterých můžeme ukládat naše dokumenty do nejrůznějších formátů. Mnoho
z nich je k dispozici ihned po instalaci, některé další se ve formě pluginů
budou moci stáhnout z internetu.
Ukládat (Soubor - Uložit nebo Soubor - Uložit jako) můžeme kromě
klasického formátu SXC (tabulka OO.o) také do XLS (MS Office -
tři možnosti podle cílových verzí MS Office), SDC (tabulka StarOffice
- opět tři volby verzí), ale také CSV, HTML, DIF (data interchage format), DBF
(dBase). V tomto dialogu máme možnost ukládat též ve formátu pro kapesní počítače
s Win CE (Pocket Excel PXL).
Tabulky
je možné i exportovat (Soubor - Exportovat) - zatím pouze do formátu
PDF. PDF se stal díky svým schopnostem a možnostem v poslední době velice využívaným
prostředkem pro výměnu elektronických publikací, dokumentů a manuálů a to především
díky existenci velice kvalitních prohlížečů pro mnoho OS zdarma. OO.o bohužel
zatím nevyužívá většiny možností tohoto formátu, nyní vlastně exportuje pouze
formátovaný text a grafiku, hypertextové odkazy ani další vymoženosti nevyužijeme,
ovšem na druhou stranu darovanému koni na zuby nehleď a tak máme díky OO.o možnost
exportovat do PDF zcela zdarma a na rozdíl od některých jiných programů včetně
české diakritiky. Při exportu můžeme určit rozsah stránek, který bude do PDF
uložen a také kvalitu grafiky (ve většině případů je nejlepší používat poslední
volbu (optimalizaci pro sazbu).