Seznamy jsou informace uspořádané do polí a záznamů a jsou tedy analogické databázovým tabulkám, které používají běžné databázové systémy jako dBASE, Paradox, Fox Pro a Access. Oproti databázovým systémům však Excel neumožňuje vytvářet relační databáze, kdy lze pracovat s více soubory najednou tak, že související informace je vyhledávána prostřednictvím společného pole. Další rozdíl je v tom, že databázové soubory mají větší rozsah typů polí; mohou např. obsahovat i tzv. memo položky (text neomezené délky) nebo OLE objekty (obrázky, zvuky, klipy apod.).

Seznam v Excelu má, stejně jako databáze, v prvním řádku záhlaví sloupců (názvy polí) a další řádky jsou potom položky seznamu (záznamy databáze). V každém sloupci seznamu jsou data stejného typu (formátu). Mohou to být čísla, texty, datum, logické hodnoty nebo výrazy (respektive funkce), které vrací některý z předcházejících typů pole.

Excel umožňuje přímý export seznamu do databázového souboru (příkaz Soubor / Uložit jako...) a přímý import databázového souboru (příkaz Soubor / Otevřít...). Do Excelu lze importovat také z textových souborů, které mohou některé databázové systémy vytvářet. Průvodce převodem textu do sloupců vyvoláme příkazem Data / Text do sloupců...

Seřazení (sort = řazení, třídění) je přeorganizování seznamu nebo jakékoli jiné tabulky podle klíčů.

Klíč představuje vybrané pole seznamu, podle kterého se na základě zvoleného kritéria záznamy v seznamu přemístí.

Seznam lze při jednom zadání seřadit nejvýše podle tří klíčů. Seznam v Excelu můžeme seřadit podle sloupců nebo podle řádků, vzestupně či sestupně, případně podle předdefinovaných seznamů (např. dnů v týdnu, názvů měsíců apod.).

Pokud seznam vyhovuje automatickému označení oblasti (má jednořádkové záhlaví a data uspořádaná do sloupců), můžeme využít i tlačítka ve Standardním panelu nástrojů pro automatické řazení. V tomto případě bude seznam uspořádán podle sloupce, ve kterém je právě umístěn buňkový kurzor.

Příkazem Data / Formulář... můžeme prohlížet a opravovat jednotlivé záznamy v seznamu. Tlačítkem Nový můžeme přidat do seznamu nový záznam, tlačítkem Odstranit zase záznam vymazat (bez možnosti obnovy). Stiskem tlačítka Kritéria se otevře dialog, v němž můžeme zadat kritéria, podle nichž se budou zobrazovat záznamy.

Filtrace umožňuje zobrazit jen požadovaná data bez rušivých vlivů ostatních záznamů. Oproti třídění nedochází k přemístění záznamů.

Filtrovat lze jen záznamy (řádky) podle polí (sloupců) a nelze tedy filtrovat pole podle záznamů. Filtr se zpravidla provádí přímo v daném seznamu. Z vyfiltrovaných záznamů můžeme vykreslit graf, ale po zrušení filtru nebo zadání jiných podmínek se musí zadat nové vykreslení grafu.

Excel nabízí dva způsoby filtrace dat: automatický filtr a rozšířený filtr.

Zadáváme příkazem Data / Filtr / Automatický filtr.

U každého názvu pole se po pravé straně doplní tlačítko se šipkou, po jehož stisknutí myší se zobrazí setříděný seznam položek pole. Po klepnutí myší na některé položce seznamu se zobrazí jen záznamy pro označenou položku, ostatní záznamy jsou skryty. Ve stavovém řádku je uvedena statistika, kolik záznamů má celý seznam a kolik jich bylo vybráno. U použitého filtru se změní barva šipky ze šedé na modrou. Rovněž tak čísla řádků u vybraných záznamů jsou nyní v modré barvě. Po prvním výběru máme možnost označit myší další tlačítko a v seznamu vybrat další položku - zobrazí se jen ty položky, které zbyly z předchozího výběru.

Zadáváme příkazem Data / Filtr / Rozšířený filtr... Příkaz předpokládá, že je vytvořena oblast kritérií (podmínek), což jsou zvláštním způsobem uspořádané buňky v tabulce. V tomto případě můžeme nastavit výstup filtrace i na jiný list sešitu: zaškrtnutím položky Kopírovat jinam a správným zadáním oblasti jiného listu v položce Kopírovat do.

Příkazem Data / Souhrny vložíme do seřazeného seznamu mezivýsledky za skupiny záznamů a výsledek za celý seznam. Tyto mezivýsledky se automaticky aktualizují. Skupiny záznamů jsou reprezentovány tlačítky a jejich stiskem můžeme zobrazit seznam v potřebné míře podrobnosti. Souhrny využijeme např. pro zjištění souhrnných údajů o prodeji za jeden den.

V zobrazeném dialogovém panelu se jako první parametr musí určit klíčové pole, podle kterého se mají souhrny vytvářet. Druhým parametrem je funkce, která se má pro vytváření souhrnů použít (např. součet, počet hodnot, průměr apod.). Třetím parametrem jsou pole, na které má být funkce aplikována. Pro jedno klíčové pole lze označit více polí, pro která se má souhrn spočítat. Souhrn se automaticky vytvoří při každé změně klíčového pole. Dalšími parametry můžeme zadat , že aktuální souhrny budou nahrazeny nebo že mají být vytvořeny celkové souhrny pro všechna data. Tlačítek Odstranit vše se všechny souhrny ruší.

Příkazem Data / Skupina a přehled vytvoříme v tabulkách obsahujících výpočty skupiny dat reprezentovaných tlačítky. Stiskem těchto tlačítek zobrazíme nebo skryjeme souhrnné nebo detailní informace o daných skupinách. T éto možnosti můžeme využít nejen v seznamech, ale ještě častěji ve výpočtových tabulkách.

Předpokladem je uspořádaná tabulka, ve které odkazy na buňky ve vzorcích v řádku nebo sloupci musí dodržovat stejný směr a tyto řádky (sloupce) musí být shodně umístěny, a to stejně v celé tabulce.

Příkazem Data / Sloučit můžeme slučovat seznamy z více zdrojů (např. údaje z různých sešitů sloučit do jednoho).

Zdrojová oblast. Mohou jí být samostatné sešity, listy v aktivním sešitu nebo aktivní list. Tyto tři zdroje mohou být kombinovány, maximálně však může být sloučeno 255 oblastí. Buňky s textem s výjimkou názvů polí a záznamů jsou pokládány za prázdné. U buněk obsahující výrazy jsou přenášeny jen výsledky.

Cílová oblast. Oblast, do které hodláme umístit výsledky po slučování. Jako cílová oblast může být označena jedna buňka, jeden řádek (převezmou se jen pole uvedená ve vybraném řádku a všechny záznamy), jeden sloupec (oblast se rozšíří doprava, převezmou se jen názvy ve sloupci a všechna pole u každého záznamu), oblast (převezmou se jen shodné popisy a data na jejich průsečíku).

Funkce. Způsob sloučení seznamů. Implicitně je nastavena funkce sčítání, k dispozici je však ještě deset dalších funkcí. Lze např. určit maximum a v cílové oblasti obdržíme maximální hodnotu vybranou na příslušném místě ze všech slučovaných oblastí.

Názvy polí (sloupců) a záznamů (řádků), podle nichž jsou data identifikována.

Kontingenční tabulka je speciální druh interaktivní tabulky (změny se projevují ihned), která se vytváří ze zdrojových dat uspořádaných do určitého seznamu pomocí Průvodce kontingenční tabulkou.

Tato tabulka poskytuje různé pohledy na zdrojová data včetně možnosti rychlých úprav těchto pohledů. Pole tabulky můžeme přesunovat myší, data různě formátovat, doplnit souhrnnou funkci, vlastní připravenou funkcí apod. Jedná se o moderní a přehledný způsob práce s daty.

Jako zdroj dat pro kontingenční tabulku můžeme použít buď list sešitu Excel obsahující seznam, nebo databázový soubor. Průvodce kontingenční tabulkou vyvoláme příkazem Data / Kontingenční tabulka nebo kliknutím na ikonu v Panelu nástrojů.