Prßce se seznamy



SEZNAMY V EXCELU
SE╪AZEN═ SEZNAMU
PROHL═ÄEN═ A OPRAVY SEZNAMU
FILTROV┴N═ DAT
AUTOMATICK▌ FILTR
ROZè═╪EN▌ FILTR
VYTV┴╪EN═ SOUHRN┘
VYTV┴╪EN═ SKUPIN A P╪EHLED┘
SLU╚OV┴N═ SEZNAM┘
VYTV┴╪EN═ KONTINGEN╚N═ TABULKY



SEZNAMY V EXCELU

Seznamy jsou informace uspo°ßdanΘ do polφ a zßznam∙ a jsou tedy analogickΘ databßzov²m tabulkßm, kterΘ pou₧φvajφ b∞₧nΘ databßzovΘ systΘmy jako dBASE, Paradox, Fox Pro a Access. Oproti databßzov²m systΘm∙m vÜak Excel neumo₧≥uje vytvß°et relaΦnφ databßze, kdy lze pracovat s vφce soubory najednou tak, ₧e souvisejφcφ informace je vyhledßvßna prost°ednictvφm spoleΦnΘho pole. DalÜφ rozdφl je v tom, ₧e databßzovΘ soubory majφ v∞tÜφ rozsah typ∙ polφ; mohou nap°. obsahovat i tzv. memo polo₧ky (text neomezenΘ dΘlky) nebo OLE objekty (obrßzky, zvuky, klipy apod.).

Seznam v Excelu mß, stejn∞ jako databßze, v prvnφm °ßdku zßhlavφ sloupc∙ (nßzvy polφ) a dalÜφ °ßdky jsou potom polo₧ky seznamu (zßznamy databßze). V ka₧dΘm sloupci seznamu jsou data stejnΘho typu (formßtu). Mohou to b²t Φφsla, texty, datum, logickΘ hodnoty nebo v²razy (respektive funkce), kterΘ vracφ n∞kter² z p°edchßzejφcφch typ∙ pole.

Excel umo₧≥uje p°φm² export seznamu do databßzovΘho souboru (p°φkaz Soubor / Ulo₧it jako...) a p°φm² import databßzovΘho souboru (p°φkaz Soubor / Otev°φt...). Do Excelu lze importovat takΘ z textov²ch soubor∙, kterΘ mohou n∞kterΘ databßzovΘ systΘmy vytvß°et. Pr∙vodce p°evodem textu do sloupc∙ vyvolßme p°φkazem Data / Text do sloupc∙...

Pro vytvß°enφ seznam∙ v Excelu platφ nßsledujφcφ zßsady:

SE╪AZEN═ SEZNAMU

Se°azenφ (sort = °azenφ, t°φd∞nφ) je p°eorganizovßnφ seznamu nebo jakΘkoli jinΘ tabulky podle klφΦ∙.

KlφΦ p°edstavuje vybranΘ pole seznamu, podle kterΘho se na zßklad∞ zvolenΘho kritΘria zßznamy v seznamu p°emφstφ.

Seznam lze p°i jednom zadßnφ se°adit nejv²Üe podle t°φ klφΦ∙. Seznam v Excelu m∙₧eme se°adit podle sloupc∙ nebo podle °ßdk∙, vzestupn∞ Φi sestupn∞, p°φpadn∞ podle p°eddefinovan²ch seznam∙ (nap°. dn∙ v t²dnu, nßzv∙ m∞sφc∙ apod.).

Varovßnφ: Nelze se°adit nesouvislou oblast zßznam∙!

Postup p°i se°azenφ seznamu:

  1. Umφstφme bu≥kov² kurzor do prostoru seznamu, nejlΘpe do pole, podle kterΘho budeme chtφt seznam se°adit (stane se prvnφm klφΦem). Excel sßm vybere seznam. Pouze v komplikovan∞jÜφch p°φpadech (nap°. zßhlavφ p°edstavuje vφce °ßdk∙) je vhodn∞jÜφ, aby u₧ivatel oznaΦil sßm oblast seznamu.
  2. ╪azenφ se zadßvß p°φkazem Data / Se°adit... Po zadßnφ p°φkazu se zv²raznφ se°azovanß oblast a zobrazφ se dialogov² panel, kde zadßvßme nßzvy polφ, kterΘ majφ slou₧it jako klφΦ a po₧adovan² zp∙sob °azenφ (vzestupn∞ nebo sestupn∞). TlaΦφtkem Mo₧nosti vyvolßme panel, v n∞m₧ m∙₧eme dßle up°esnit nastavenφ °azenφ (nap°. rozliÜenφ velk²ch a mal²ch pφsem nebo orientaci °azenφ).

Pokud seznam vyhovuje automatickΘmu oznaΦenφ oblasti (mß jedno°ßdkovΘ zßhlavφ a data uspo°ßdanß do sloupc∙), m∙₧eme vyu₧φt i tlaΦφtka ve Standardnφm panelu nßstroj∙ pro automatickΘ °azenφ. V tomto p°φpad∞ bude seznam uspo°ßdßn podle sloupce, ve kterΘm je prßv∞ umφst∞n bu≥kov² kurzor.

Upozorn∞nφ: Zatφmco data ve skryt²ch sloupcφch mohou b²t °azena stejn∞ jako ostatnφ pole zßznamu, skrytΘ °ßdky (tedy jednotlivΘ zßznamy) se°azenφ nepodlΘhajφ a po zobrazenφ je nalezneme na jejich p∙vodnφm mφst∞! ╪azenφ nelze aplikovat na seznam, ve kterΘm byly vytvo°eny souhrny (ty budou p°ed provedenφm °azenφ nenßvratn∞ odstran∞ny).

PROHL═ÄEN═ A OPRAVY SEZNAMU

P°φkazem Data / Formulß°... m∙₧eme prohlφ₧et a opravovat jednotlivΘ zßznamy v seznamu. TlaΦφtkem Nov² m∙₧eme p°idat do seznamu nov² zßznam, tlaΦφtkem Odstranit zase zßznam vymazat (bez mo₧nosti obnovy). Stiskem tlaΦφtka KritΘria se otev°e dialog, v n∞m₧ m∙₧eme zadat kritΘria, podle nich₧ se budou zobrazovat zßznamy.

Varovßnφ: V dialogovΘm okn∞ prohlφ₧eΦe m∙₧e b²t zobrazeno maximßln∞ 32 polφ: pokud je seznam slo₧en z v∞tÜφho poΦtu polφ,, prohlφ₧eΦ nebude spuÜt∞n!

FILTROV┴N═ DAT

Filtrace umo₧≥uje zobrazit jen po₧adovanß data bez ruÜiv²ch vliv∙ ostatnφch zßznam∙. Oproti t°φd∞nφ nedochßzφ k p°emφst∞nφ zßznam∙.

Filtrovat lze jen zßznamy (°ßdky) podle polφ (sloupc∙) a nelze tedy filtrovat pole podle zßznam∙. Filtr se zpravidla provßdφ p°φmo v danΘm seznamu. Z vyfiltrovan²ch zßznam∙ m∙₧eme vykreslit graf, ale po zruÜenφ filtru nebo zadßnφ jin²ch podmφnek se musφ zadat novΘ vykreslenφ grafu.

Upozorn∞nφ: P°i filtrovßnφ se skr²vajφ celΘ °ßdky listu: nenφ proto vhodnΘ umis¥ovat dalÜφ data po stranßch seznamu, proto₧e m∙₧e dojφt k jejich skrytφ.

Excel nabφzφ dva zp∙soby filtrace dat: automatick² filtr a rozÜφ°en² filtr.

AUTOMATICK▌ FILTR

Zadßvßme p°φkazem Data / Filtr / Automatick² filtr.

Varovßnφ: Op∞tnΘ zadßnφ p°φkazu ruÜφ d°φve nastavenΘ filtry!
U ka₧dΘho nßzvu pole se po pravΘ stran∞ doplnφ tlaΦφtko se Üipkou, po jeho₧ stisknutφ myÜφ se zobrazφ set°φd∞n² seznam polo₧ek pole. Po klepnutφ myÜφ na n∞kterΘ polo₧ce seznamu se zobrazφ jen zßznamy pro oznaΦenou polo₧ku, ostatnφ zßznamy jsou skryty. Ve stavovΘm °ßdku je uvedena statistika, kolik zßznam∙ mß cel² seznam a kolik jich bylo vybrßno. U pou₧itΘho filtru se zm∞nφ barva Üipky ze ÜedΘ na modrou. Rovn∞₧ tak Φφsla °ßdk∙ u vybran²ch zßznam∙ jsou nynφ v modrΘ barv∞. Po prvnφm v²b∞ru mßme mo₧nost oznaΦit myÜφ dalÜφ tlaΦφtko a v seznamu vybrat dalÜφ polo₧ku - zobrazφ se jen ty polo₧ky, kterΘ zbyly z p°edchozφho v²b∞ru.

V seznamu AutomatickΘho filtru nalezneme takΘ nßsledujφcφch 5 polo₧ek:

vÜe - zobrazφ se vÜechny zßznamy, ruÜφme tak nastaven² filtr
prvnφch 10... - lze pou₧φt pouze u Φφseln²ch nebo datov²ch polo₧ek, vybφrßme prvnφch nebo poslednφch n polo₧ek
vlastnφ - m∙₧eme zadat vlastnφ kritΘria pro filtraci, p°φpadn∞ je navzßjem propojit logick²mi operßtory "a" Φi "nebo"
prßzdnΘ - zobrazφ se vÜechny zßznamy, kterΘ toto pole nemajφ vypln∞nΘ
neprßzdnΘ - zobrazφ se vÜechny zßznamy, kterΘ toto pole vypln∞nΘ majφ

ROZè═╪EN▌ FILTR

Zadßvßme p°φkazem Data / Filtr / RozÜφ°en² filtr... P°φkaz p°edpoklßdß, ₧e je vytvo°ena oblast kritΘriφ (podmφnek), co₧ jsou zvlßÜtnφm zp∙sobem uspo°ßdanΘ bu≥ky v tabulce. V tomto p°φpad∞ m∙₧eme nastavit v²stup filtrace i na jin² list seÜitu: zaÜkrtnutφm polo₧ky Kopφrovat jinam a sprßvn²m zadßnφm oblasti jinΘho listu v polo₧ce Kopφrovat do.

VYTV┴╪EN═ SOUHRN┘

P°φkazem Data / Souhrny vlo₧φme do se°azenΘho seznamu meziv²sledky za skupiny zßznam∙ a v²sledek za cel² seznam. Tyto meziv²sledky se automaticky aktualizujφ. Skupiny zßznam∙ jsou reprezentovßny tlaΦφtky a jejich stiskem m∙₧eme zobrazit seznam v pot°ebnΘ mφ°e podrobnosti. Souhrny vyu₧ijeme nap°. pro zjiÜt∞nφ souhrnn²ch ·daj∙ o prodeji za jeden den.

V zobrazenΘm dialogovΘm panelu se jako prvnφ parametr musφ urΦit klφΦovΘ pole, podle kterΘho se majφ souhrny vytvß°et. Druh²m parametrem je funkce, kterß se mß pro vytvß°enφ souhrn∙ pou₧φt (nap°. souΦet, poΦet hodnot, pr∙m∞r apod.). T°etφm parametrem jsou pole, na kterΘ mß b²t funkce aplikovßna. Pro jedno klφΦovΘ pole lze oznaΦit vφce polφ, pro kterß se mß souhrn spoΦφtat. Souhrn se automaticky vytvo°φ p°i ka₧dΘ zm∞n∞ klφΦovΘho pole. DalÜφmi parametry m∙₧eme zadat , ₧e aktußlnφ souhrny budou nahrazeny nebo ₧e majφ b²t vytvo°eny celkovΘ souhrny pro vÜechna data. TlaΦφtek Odstranit vÜe se vÜechny souhrny ruÜφ.

Upozorn∞nφ: D∙le₧itou podmφnkou vytvo°enφ souhrn∙ je se°azenφ seznamu podle pole, kterΘ mß b²t klφΦem pro souhrny!

VYTV┴╪EN═ SKUPIN A P╪EHLED┘

P°φkazem Data / Skupina a p°ehled vytvo°φme v tabulkßch obsahujφcφch v²poΦty skupiny dat reprezentovan²ch tlaΦφtky. Stiskem t∞chto tlaΦφtek zobrazφme nebo skryjeme souhrnnΘ nebo detailnφ informace o dan²ch skupinßch. T Θto mo₧nosti m∙₧eme vyu₧φt nejen v seznamech, ale jeÜt∞ Φast∞ji ve v²poΦtov²ch tabulkßch.

P°edpokladem je uspo°ßdanß tabulka, ve kterΘ odkazy na bu≥ky ve vzorcφch v °ßdku nebo sloupci musφ dodr₧ovat stejn² sm∞r a tyto °ßdky (sloupce) musφ b²t shodn∞ umφst∞ny, a to stejn∞ v celΘ tabulce.

P°ehledy m∙₧eme vytvß°et:

  1. Automaticky. Kurzor umφstφme na libovolnΘ mφsto listu a zadßme p°φkaz Data / Skupina a p°ehled / Automatick² p°ehled. Tabulka se doplnφ symboly p°ehledu a m∙₧eme vytvß°et variantnφ pohledy na data.
  2. Manußln∞. Tento zp∙sob umo₧≥uje doplnit p°ehledy jen tam, kde je pot°ebujeme. OznaΦφme oblast bun∞k, ze kterΘ chceme vytvo°it skupinu a zadßme p°φkaz Data / Skupina a p°ehled / Seskupit. Zobrazφ se dialogov² panel pro urΦenφ sm∞ru vytvo°enφ skupiny. P°i seskupovßnφ °ßdk∙ (sloupc∙) vybereme pouze °ßdky (sloupce) s podrobn²mi daty, kterΘ vstupujφ do vzorc∙. Do v²b∞ru nezahrnujeme p°φsluÜnΘ souhrnnΘ °ßdky (sloupce) se vzorci.

SLU╚OV┴N═ SEZNAM┘

P°φkazem Data / SlouΦit m∙₧eme sluΦovat seznamy z vφce zdroj∙ (nap°. ·daje z r∙zn²ch seÜit∙ slouΦit do jednoho).

P°i sluΦovßnφ se operuje s pojmy:
Zdrojovß oblast. Mohou jφ b²t samostatnΘ seÜity, listy v aktivnφm seÜitu nebo aktivnφ list. Tyto t°i zdroje mohou b²t kombinovßny, maximßln∞ vÜak m∙₧e b²t slouΦeno 255 oblastφ. Bu≥ky s textem s v²jimkou nßzv∙ polφ a zßznam∙ jsou poklßdßny za prßzdnΘ. U bun∞k obsahujφcφ v²razy jsou p°enßÜeny jen v²sledky.

Cφlovß oblast. Oblast, do kterΘ hodlßme umφstit v²sledky po sluΦovßnφ. Jako cφlovß oblast m∙₧e b²t oznaΦena jedna bu≥ka, jeden °ßdek (p°evezmou se jen pole uvedenß ve vybranΘm °ßdku a vÜechny zßznamy), jeden sloupec (oblast se rozÜφ°φ doprava, p°evezmou se jen nßzvy ve sloupci a vÜechna pole u ka₧dΘho zßznamu), oblast (p°evezmou se jen shodnΘ popisy a data na jejich pr∙seΦφku).

Funkce. Zp∙sob slouΦenφ seznam∙. Implicitn∞ je nastavena funkce sΦφtßnφ, k dispozici je vÜak jeÜt∞ deset dalÜφch funkcφ. Lze nap°. urΦit maximum a v cφlovΘ oblasti obdr₧φme maximßlnφ hodnotu vybranou na p°φsluÜnΘm mφst∞ ze vÜech sluΦovan²ch oblastφ.

Nßzvy polφ (sloupc∙) a zßznam∙ (°ßdk∙), podle nich₧ jsou data identifikovßna.

Upozorn∞nφ: Nßzvy zßznam∙ musφ b²t prvnφm polem seznamu!

VYTV┴╪EN═ KONTINGEN╚N═ TABULKY

KontingenΦnφ tabulka je specißlnφ druh interaktivnφ tabulky (zm∞ny se projevujφ ihned), kterß se vytvß°φ ze zdrojov²ch dat uspo°ßdan²ch do urΦitΘho seznamu pomocφ Pr∙vodce kontingenΦnφ tabulkou.

Tato tabulka poskytuje r∙znΘ pohledy na zdrojovß data vΦetn∞ mo₧nosti rychl²ch ·prav t∞chto pohled∙. Pole tabulky m∙₧eme p°esunovat myÜφ, data r∙zn∞ formßtovat, doplnit souhrnnou funkci, vlastnφ p°ipravenou funkcφ apod. Jednß se o modernφ a p°ehledn² zp∙sob prßce s daty.

Jako zdroj dat pro kontingenΦnφ tabulku m∙₧eme pou₧φt bu∩ list seÜitu Excel obsahujφcφ seznam, nebo databßzov² soubor. Pr∙vodce kontingenΦnφ tabulkou vyvolßme p°φkazem Data / KontingenΦnφ tabulka nebo kliknutφm na ikonu v Panelu nßstroj∙.




[┌vodnφ strana - ┌vod do MS EXCEL - SeÜity a listy - Tabulka - Formßtovßnφ a tisk tabulky - Tvorba graf∙ - DalÜφ mo₧nosti MS EXCEL]