Prßce se seznamy
SEZNAMY V EXCELU
SE╪AZEN═ SEZNAMU
PROHL═ÄEN═ A OPRAVY SEZNAMU
FILTROV┴N═ DAT
AUTOMATICK▌ FILTR
ROZè═╪EN▌ FILTR
VYTV┴╪EN═ SOUHRN┘
VYTV┴╪EN═ SKUPIN A P╪EHLED┘
SLU╚OV┴N═ SEZNAM┘
VYTV┴╪EN═ KONTINGEN╚N═ TABULKY
SEZNAMY V EXCELU
Seznamy jsou informace uspo°ßdanΘ do polφ a zßznam∙ a jsou tedy analogickΘ databßzov²m tabulkßm, kterΘ
pou₧φvajφ b∞₧nΘ databßzovΘ systΘmy jako dBASE, Paradox, Fox Pro a Access. Oproti databßzov²m systΘm∙m
vÜak Excel neumo₧≥uje vytvß°et relaΦnφ databßze, kdy lze pracovat s vφce soubory najednou tak, ₧e souvisejφcφ
informace je vyhledßvßna prost°ednictvφm spoleΦnΘho pole. DalÜφ rozdφl je v tom, ₧e databßzovΘ soubory majφ
v∞tÜφ rozsah typ∙ polφ; mohou nap°. obsahovat i tzv. memo polo₧ky (text neomezenΘ dΘlky) nebo OLE objekty
(obrßzky, zvuky, klipy apod.).
Seznam v Excelu mß, stejn∞ jako databßze, v prvnφm °ßdku zßhlavφ sloupc∙ (nßzvy polφ) a dalÜφ °ßdky jsou
potom polo₧ky seznamu (zßznamy databßze). V ka₧dΘm sloupci seznamu jsou data stejnΘho typu (formßtu).
Mohou to b²t Φφsla, texty, datum, logickΘ hodnoty nebo v²razy (respektive funkce), kterΘ vracφ n∞kter²
z p°edchßzejφcφch typ∙ pole.
Excel umo₧≥uje p°φm² export seznamu do databßzovΘho souboru (p°φkaz Soubor / Ulo₧it jako...) a p°φm²
import databßzovΘho souboru (p°φkaz Soubor / Otev°φt...). Do Excelu lze importovat takΘ z textov²ch soubor∙,
kterΘ mohou n∞kterΘ databßzovΘ systΘmy vytvß°et. Pr∙vodce p°evodem textu do sloupc∙ vyvolßme p°φkazem
Data / Text do sloupc∙...
Pro vytvß°enφ seznam∙ v Excelu platφ nßsledujφcφ zßsady:
- Seznam nemusφ zaΦφnat na prvnφm listu a ani na prvnφ bu≥ce.
- Zßhlavφ seznamu musφ b²t jedno°ßdkovΘ, zalomenφ textu v bu≥ce nevadφ.
- Nßzvy polφ se p°ebφrajφ z prvnφho °ßdku seznamu.
- Mezi seznamem a dalÜφmi daty na listu musφ b²t alespo≥ jeden prßzdn² sloupec nebo °ßdek.
- Seznam nem∙₧e obsahovat prßzdn² zßznam, ten by seznam rozd∞lil na dva seznamy.
- Na listu m∙₧e b²t vφce seznam∙, ale musφ b²t odd∞leny minimßln∞ jednφm prßzdn²m °ßdkem nebo sloupcem.
Vhodn∞jÜφ je vytvß°et dalÜφ seznam na samostatnΘm listu.
- Bude-li se pou₧φvat filtrovßnφ dat, nenφ vhodnΘ umφs¥ovat data po pravΘ ani levΘ stran∞ seznamu,
nebo¥ dojde k zakrytφ °ßdk∙.
- V seznamu lze pou₧φt r∙znΘ fonty, jejich barva ani barva pozadφ bu≥ky nemß na prßci se seznamem vliv.
- V jednom sloupci musφ b²t data shodnΘho formßtu.
- Nßzvy polφ mohou b²t v seznamu shodnΘ, v odkazech se potom nabφdne rozliÜenφ dopl≥kovou Φφslicφ,
nap°. Cena1, Cena2 apod.
- Tabulka m∙₧e b²t pro zv²Üenφ p°ehlednosti ohraniΦena Φarami. Pod poslednφm zßznamem bychom vÜak Φßru
d∞lat nem∞li, pokud budeme p°idßvat zßznamy p°φkazem Data / Formulß°.
SE╪AZEN═ SEZNAMU
Se°azenφ (sort = °azenφ, t°φd∞nφ) je p°eorganizovßnφ seznamu nebo jakΘkoli jinΘ tabulky podle klφΦ∙.
KlφΦ p°edstavuje vybranΘ pole seznamu, podle kterΘho se na zßklad∞ zvolenΘho kritΘria zßznamy v seznamu
p°emφstφ.
Seznam lze p°i jednom zadßnφ se°adit nejv²Üe podle t°φ klφΦ∙. Seznam v Excelu m∙₧eme se°adit podle sloupc∙
nebo podle °ßdk∙, vzestupn∞ Φi sestupn∞, p°φpadn∞ podle p°eddefinovan²ch seznam∙ (nap°. dn∙ v t²dnu, nßzv∙ m∞sφc∙
apod.).
Varovßnφ: |
Nelze se°adit nesouvislou oblast zßznam∙! |
Postup p°i se°azenφ seznamu:
- Umφstφme bu≥kov² kurzor do prostoru seznamu, nejlΘpe do pole, podle kterΘho budeme chtφt seznam se°adit
(stane se prvnφm klφΦem). Excel sßm vybere seznam. Pouze v komplikovan∞jÜφch p°φpadech (nap°. zßhlavφ
p°edstavuje vφce °ßdk∙) je vhodn∞jÜφ, aby u₧ivatel oznaΦil sßm oblast seznamu.
- ╪azenφ se zadßvß p°φkazem Data / Se°adit... Po zadßnφ p°φkazu se zv²raznφ se°azovanß oblast a zobrazφ se
dialogov² panel, kde zadßvßme nßzvy polφ, kterΘ majφ slou₧it jako klφΦ a po₧adovan² zp∙sob °azenφ
(vzestupn∞ nebo sestupn∞). TlaΦφtkem Mo₧nosti vyvolßme panel, v n∞m₧ m∙₧eme dßle up°esnit nastavenφ °azenφ
(nap°. rozliÜenφ velk²ch a mal²ch pφsem nebo orientaci °azenφ).
Pokud seznam vyhovuje automatickΘmu oznaΦenφ oblasti (mß jedno°ßdkovΘ zßhlavφ a data uspo°ßdanß do sloupc∙),
m∙₧eme vyu₧φt i tlaΦφtka ve Standardnφm panelu nßstroj∙ pro automatickΘ °azenφ. V tomto p°φpad∞ bude seznam
uspo°ßdßn podle sloupce, ve kterΘm je prßv∞ umφst∞n bu≥kov² kurzor.
Upozorn∞nφ: |
Zatφmco data ve skryt²ch sloupcφch mohou b²t °azena stejn∞ jako ostatnφ pole zßznamu, skrytΘ °ßdky
(tedy jednotlivΘ zßznamy) se°azenφ nepodlΘhajφ a po zobrazenφ je nalezneme na jejich p∙vodnφm mφst∞!
╪azenφ nelze aplikovat na seznam, ve kterΘm byly vytvo°eny souhrny (ty budou p°ed provedenφm °azenφ
nenßvratn∞ odstran∞ny). |
PROHL═ÄEN═ A OPRAVY SEZNAMU
P°φkazem Data / Formulß°... m∙₧eme prohlφ₧et a opravovat jednotlivΘ zßznamy v seznamu. TlaΦφtkem Nov²
m∙₧eme p°idat do seznamu nov² zßznam, tlaΦφtkem Odstranit zase zßznam vymazat (bez mo₧nosti obnovy). Stiskem
tlaΦφtka KritΘria se otev°e dialog, v n∞m₧ m∙₧eme zadat kritΘria, podle nich₧ se budou zobrazovat zßznamy.
Varovßnφ: |
V dialogovΘm okn∞ prohlφ₧eΦe m∙₧e b²t zobrazeno maximßln∞ 32 polφ: pokud je seznam slo₧en z v∞tÜφho
poΦtu polφ,, prohlφ₧eΦ nebude spuÜt∞n! |
FILTROV┴N═ DAT
Filtrace umo₧≥uje zobrazit jen po₧adovanß data bez ruÜiv²ch vliv∙ ostatnφch zßznam∙. Oproti t°φd∞nφ
nedochßzφ k p°emφst∞nφ zßznam∙.
Filtrovat lze jen zßznamy (°ßdky) podle polφ (sloupc∙) a nelze tedy filtrovat pole podle zßznam∙. Filtr
se zpravidla provßdφ p°φmo v danΘm seznamu. Z vyfiltrovan²ch zßznam∙ m∙₧eme vykreslit graf, ale po zruÜenφ
filtru nebo zadßnφ jin²ch podmφnek se musφ zadat novΘ vykreslenφ grafu.
Upozorn∞nφ: |
P°i filtrovßnφ se skr²vajφ celΘ °ßdky listu: nenφ proto vhodnΘ umis¥ovat dalÜφ data po stranßch
seznamu, proto₧e m∙₧e dojφt k jejich skrytφ. |
Excel nabφzφ dva zp∙soby filtrace dat: automatick² filtr a rozÜφ°en² filtr.
AUTOMATICK▌ FILTR
Zadßvßme p°φkazem Data / Filtr / Automatick² filtr.
Varovßnφ: |
Op∞tnΘ zadßnφ p°φkazu ruÜφ d°φve nastavenΘ filtry! |
U ka₧dΘho nßzvu pole se po pravΘ stran∞ doplnφ tlaΦφtko se Üipkou, po jeho₧ stisknutφ myÜφ se zobrazφ
set°φd∞n² seznam polo₧ek pole. Po klepnutφ myÜφ na n∞kterΘ polo₧ce seznamu se zobrazφ jen zßznamy pro oznaΦenou
polo₧ku, ostatnφ zßznamy jsou skryty. Ve stavovΘm °ßdku je uvedena statistika, kolik zßznam∙ mß cel² seznam a
kolik jich bylo vybrßno. U pou₧itΘho filtru se zm∞nφ barva Üipky ze ÜedΘ na modrou. Rovn∞₧ tak Φφsla °ßdk∙
u vybran²ch zßznam∙ jsou nynφ v modrΘ barv∞. Po prvnφm v²b∞ru mßme mo₧nost oznaΦit myÜφ dalÜφ tlaΦφtko a
v seznamu vybrat dalÜφ polo₧ku - zobrazφ se jen ty polo₧ky, kterΘ zbyly z p°edchozφho v²b∞ru.
V seznamu AutomatickΘho filtru nalezneme takΘ nßsledujφcφch 5 polo₧ek:
vÜe - zobrazφ se vÜechny zßznamy, ruÜφme tak nastaven² filtr |
prvnφch 10... - lze pou₧φt pouze u Φφseln²ch nebo datov²ch polo₧ek, vybφrßme prvnφch nebo poslednφch
n polo₧ek |
vlastnφ - m∙₧eme zadat vlastnφ kritΘria pro filtraci, p°φpadn∞ je navzßjem propojit logick²mi
operßtory "a" Φi "nebo" |
prßzdnΘ - zobrazφ se vÜechny zßznamy, kterΘ toto pole nemajφ vypln∞nΘ |
neprßzdnΘ - zobrazφ se vÜechny zßznamy, kterΘ toto pole vypln∞nΘ majφ |
ROZè═╪EN▌ FILTR
Zadßvßme p°φkazem Data / Filtr / RozÜφ°en² filtr... P°φkaz p°edpoklßdß, ₧e je vytvo°ena oblast kritΘriφ
(podmφnek), co₧ jsou zvlßÜtnφm zp∙sobem uspo°ßdanΘ bu≥ky v tabulce. V tomto p°φpad∞ m∙₧eme nastavit v²stup
filtrace i na jin² list seÜitu: zaÜkrtnutφm polo₧ky Kopφrovat jinam a sprßvn²m zadßnφm oblasti jinΘho listu
v polo₧ce Kopφrovat do.
VYTV┴╪EN═ SOUHRN┘
P°φkazem Data / Souhrny vlo₧φme do se°azenΘho seznamu meziv²sledky za skupiny zßznam∙ a v²sledek za cel²
seznam. Tyto meziv²sledky se automaticky aktualizujφ. Skupiny zßznam∙ jsou reprezentovßny tlaΦφtky a jejich
stiskem m∙₧eme zobrazit seznam v pot°ebnΘ mφ°e podrobnosti. Souhrny vyu₧ijeme nap°. pro zjiÜt∞nφ souhrnn²ch
·daj∙ o prodeji za jeden den.
V zobrazenΘm dialogovΘm panelu se jako prvnφ parametr musφ urΦit klφΦovΘ pole, podle kterΘho se majφ
souhrny vytvß°et. Druh²m parametrem je funkce, kterß se mß pro vytvß°enφ souhrn∙ pou₧φt (nap°. souΦet, poΦet
hodnot, pr∙m∞r apod.). T°etφm parametrem jsou pole, na kterΘ mß b²t funkce aplikovßna. Pro jedno klφΦovΘ pole
lze oznaΦit vφce polφ, pro kterß se mß souhrn spoΦφtat. Souhrn se automaticky vytvo°φ p°i ka₧dΘ zm∞n∞ klφΦovΘho
pole. DalÜφmi parametry m∙₧eme zadat , ₧e aktußlnφ souhrny budou nahrazeny nebo ₧e majφ b²t vytvo°eny celkovΘ
souhrny pro vÜechna data. TlaΦφtek Odstranit vÜe se vÜechny souhrny ruÜφ.
Upozorn∞nφ: |
D∙le₧itou podmφnkou vytvo°enφ souhrn∙ je se°azenφ seznamu podle pole, kterΘ mß b²t klφΦem pro souhrny! |
VYTV┴╪EN═ SKUPIN A P╪EHLED┘
P°φkazem Data / Skupina a p°ehled vytvo°φme v tabulkßch obsahujφcφch v²poΦty skupiny dat reprezentovan²ch
tlaΦφtky. Stiskem t∞chto tlaΦφtek zobrazφme nebo skryjeme souhrnnΘ nebo detailnφ informace o dan²ch skupinßch. T
Θto mo₧nosti m∙₧eme vyu₧φt nejen v seznamech, ale jeÜt∞ Φast∞ji ve v²poΦtov²ch tabulkßch.
P°edpokladem je uspo°ßdanß tabulka, ve kterΘ odkazy na bu≥ky ve vzorcφch v °ßdku nebo sloupci musφ
dodr₧ovat stejn² sm∞r a tyto °ßdky (sloupce) musφ b²t shodn∞ umφst∞ny, a to stejn∞ v celΘ tabulce.
P°ehledy m∙₧eme vytvß°et:
- Automaticky. Kurzor umφstφme na libovolnΘ mφsto listu a zadßme p°φkaz Data / Skupina a p°ehled / Automatick²
p°ehled. Tabulka se doplnφ symboly p°ehledu a m∙₧eme vytvß°et variantnφ pohledy na data.
- Manußln∞. Tento zp∙sob umo₧≥uje doplnit p°ehledy jen tam, kde je pot°ebujeme. OznaΦφme oblast bun∞k, ze
kterΘ chceme vytvo°it skupinu a zadßme p°φkaz Data / Skupina a p°ehled / Seskupit. Zobrazφ se dialogov²
panel pro urΦenφ sm∞ru vytvo°enφ skupiny. P°i seskupovßnφ °ßdk∙ (sloupc∙) vybereme pouze °ßdky (sloupce)
s podrobn²mi daty, kterΘ vstupujφ do vzorc∙. Do v²b∞ru nezahrnujeme p°φsluÜnΘ souhrnnΘ °ßdky (sloupce)
se vzorci.
SLU╚OV┴N═ SEZNAM┘
P°φkazem Data / SlouΦit m∙₧eme sluΦovat seznamy z vφce zdroj∙ (nap°. ·daje z r∙zn²ch seÜit∙ slouΦit do
jednoho).
P°i sluΦovßnφ se operuje s pojmy:
Zdrojovß oblast. Mohou jφ b²t samostatnΘ seÜity, listy v aktivnφm seÜitu nebo aktivnφ list. Tyto t°i zdroje
mohou b²t kombinovßny, maximßln∞ vÜak m∙₧e b²t slouΦeno 255 oblastφ. Bu≥ky s textem s v²jimkou nßzv∙ polφ a
zßznam∙ jsou poklßdßny za prßzdnΘ. U bun∞k obsahujφcφ v²razy jsou p°enßÜeny jen v²sledky.
Cφlovß oblast. Oblast, do kterΘ hodlßme umφstit v²sledky po sluΦovßnφ. Jako cφlovß oblast m∙₧e b²t oznaΦena
jedna bu≥ka, jeden °ßdek (p°evezmou se jen pole uvedenß ve vybranΘm °ßdku a vÜechny zßznamy), jeden sloupec (oblast se rozÜφ°φ doprava, p°evezmou se jen nßzvy ve sloupci a vÜechna pole u ka₧dΘho zßznamu), oblast (p°evezmou se jen shodnΘ popisy a data na jejich pr∙seΦφku).
Funkce. Zp∙sob slouΦenφ seznam∙. Implicitn∞ je nastavena funkce sΦφtßnφ, k dispozici je vÜak jeÜt∞ deset
dalÜφch funkcφ. Lze nap°. urΦit maximum a v cφlovΘ oblasti obdr₧φme maximßlnφ hodnotu vybranou na p°φsluÜnΘm
mφst∞ ze vÜech sluΦovan²ch oblastφ.
Nßzvy polφ (sloupc∙) a zßznam∙ (°ßdk∙), podle nich₧ jsou data identifikovßna.
Upozorn∞nφ: |
Nßzvy zßznam∙ musφ b²t prvnφm polem seznamu! |
VYTV┴╪EN═ KONTINGEN╚N═ TABULKY
KontingenΦnφ tabulka je specißlnφ druh interaktivnφ tabulky (zm∞ny se projevujφ ihned), kterß se vytvß°φ
ze zdrojov²ch dat uspo°ßdan²ch do urΦitΘho seznamu pomocφ Pr∙vodce kontingenΦnφ tabulkou.
Tato tabulka poskytuje r∙znΘ pohledy na zdrojovß data vΦetn∞ mo₧nosti rychl²ch ·prav t∞chto pohled∙. Pole
tabulky m∙₧eme p°esunovat myÜφ, data r∙zn∞ formßtovat, doplnit souhrnnou funkci, vlastnφ p°ipravenou funkcφ
apod. Jednß se o modernφ a p°ehledn² zp∙sob prßce s daty.
Jako zdroj dat pro kontingenΦnφ tabulku m∙₧eme pou₧φt bu∩ list seÜitu Excel obsahujφcφ seznam, nebo
databßzov² soubor. Pr∙vodce kontingenΦnφ tabulkou vyvolßme p°φkazem Data / KontingenΦnφ tabulka nebo kliknutφm
na ikonu v Panelu nßstroj∙.
[┌vodnφ strana -
┌vod do MS EXCEL -
SeÜity a listy -
Tabulka -
Formßtovßnφ a tisk tabulky -
Tvorba graf∙ -
DalÜφ mo₧nosti MS EXCEL]