Analytické sledování pohledávek
– brána do světa efektivního řízení           

Motto: Jednoduchá řešení jsou vždy účelnou investicí a přinášejí maximální efekt pro činnost celé organizace.

Efektivita zpracování informací

Trendem současné doby je snaha využít dostupné informace pro efektivní řízení organizace. Dnes v každém průměrně "počítačově mechanizovaném" podniku je nashromážděn dostatek provozních dat vypovídajících o všech jeho aktivitách. Struktura a uspořádání těchto dat odráží logiku rutinního chodu jednotlivých částí podniku. Pro rozhodování a efektivní řízení jsou však vhodná data, jejichž struktura a uspořádání odpovídá logice řízení organizace. Tento požadavek splňují data uložená v datových skladech příp. datových tržištích. Dosavadní zkušenosti potvrzují, že využití analytického zpracování dat v datových skladech umožňuje dosáhnout vyšší efektivitu řízení, než která je obvyklá u intuitivního řízení organizace.

Možnost zhodnocení již existujících informací ilustruje aplikace Sledování pohledávek, která je připravena technologií KMX Warehouse 2.1. Jsme přesvědčeni o tom, že úlohy tohoto typu zrychlují návratnost investic při pořízení informačních technologií pro získávání informací. Vyčíslení přínosů je v takových případech výrazně jednodušší a efekt návratnosti se projevuje za krátkou dobu používání.

Analytické zpracování dat je založeno na definování a užití metrik, kterými jsou vyhodnoceny informace o sledovaných ukazatelích. Metriky analytického zpracování dat se týkají jak klasických ekonomických ukazatelů (zvýšení obratu, zvýšení tržeb, průměrné náklady, atd.), tak i jiných, podnikatelsky významných veličin (množství obsloužených zákazníků, doba obsluhy jednoho zákazníka, doba vyřízení zakázky atd.). Ke zkoumání vzájemných vztahů jednotlivých ukazatelů se často používá multikriteriální analýza (množství nevyřízených pohledávek v závislosti na době vzniku pohledávky, výše pohledávek v závislosti na regionu a typu pohledávky, atd.).

Proč právě sledování pohledávek?

Oblast sledování pohledávek byla vybrána jako ukázkový projekt z následujících důvodů:

• jde o ucelenou oblast, která je (bohužel vzhledem k nízké platební kázni) v centru pozornosti řady podniků;
• oblast lze rychle přizpůsobit na míru konkrétním požadavkům zákazníka;
• je ověřeno, že data pro sledování pohledávek je možné transformovat do datového tržiště, čímž je umožněna realizace projektu v dostatečně krátkém čase;
• výsledky získané analýzou pohledávek mohou využívat uživatelé z celé organizační struktury organizace;
• při relativně nízkých investicích lze dosáhnout velmi příznivého efektu pro organizaci;
• oblast sledování pohledávek je jedním ze základních prvků integrovaného informačního systému pro podporu rozhodování.

Zobrazování výsledků

V současné době, kdy se práce s Internetem a především celosvětovou sítí informačních serverů WWW stává nezbytnou součástí aktivit mnoha firem a stále více koncových uživatelů si osvojuje pracovní prostředí poskytované internetovými prohlížeči, se začíná prosazovat nový trend – realizace uživatelského rozhraní distribuovaných aplikací pomocí HTML stránek. Tento přístup v sobě skrývá následující výhody:

• internetový prohlížeč má instalován na svém počítači téměř každý uživatel, není třeba instalovat zvláštní klientský software;
• k aplikaci je možné přistupovat odkudkoli - s rostoucím popularitou osobních asistentů (PDA, např. Nokia 9110), které umožňují připojení do Internetu, to platí bezmála doslova;
• velmi podobný vzhled a ovládání aplikací.

Datový sklad KMX Warehouse 2.1, v jehož prostředí je aplikace připravena, umožňuje uživatelům přístup k datům internetovými prohlížeči. Při návrhu a implementaci jsme brali v úvahu následující kritéria:

• jednoduchost ovládání;
• minimální nároky na výkonnost uživatelského počítače;
• minimální nároky na správu uživatelských počítačů;
• eliminace nákladů na licenční poplatky za klienta;
• nezávislost na použitém internetovém prohlížeči.

Vzhledem k vysokému stupni parametrizace je možné aplikaci pružně přizpůsobovat potřebám konkrétního podniku. Aplikaci Sledování pohledávek chápeme jako ilustraci využití datových skladů pro řešení běžných problémů. Obdobné aplikace lze navrhnout a rychle připravit i v dalších oblastech.

Přínosy

Zvýšení produktivity práce
Zvýšení produktivity práce lze dosáhnout zkrácením doby zpracování informací a jejich dodáním uživateli. Analytické zpracování dat umožňuje přechod od intuitivního rozhodování k objektivnímu způsobu řízení. Výsledkem je zvýšení kvality rozhodování a řízení, a to jak operativního, tak i strategického.

Snížení nákladů
Naše řešení vám umožní dosáhnout snížení nákladů:

• finančními úsporami - nebude nutné vynakládat prostředky na řešení jednoúčelových výstupů na objednávku přímo v provozním systému (tyto náklady lze vyčíslit jako cena za výstup x počet);
• efektivním využitím pracovních sil – odpadá nutnost přímé účasti pracovníků IT na zajištění informací pro odborníky, kteří se podílejí na rozhodovacím a řídícím procesu podniku.

Další přínosy
Kromě přímých ekonomických přínosů jsou zpracováním této věcné oblasti získávány i další výhody:

• možnost podpory různých metodik při vykazování pohledávek;
• zvýšení bezpečnosti provozu a ochrany dat;
• vybraným pracovníkům lze zajistit mobilní přístup k informacím;
• rychlé nasazení aplikace (řádově dva až tři měsíce) umožní rychle ověřit správnost koncepce a rozšířit KMX Warehouse 2.1 s internetovou prezentační vrstvou i do dalších oblastí podle priorit podniku.

Ekonomická náročnost

Předpokládané náklady na implementaci aplikace pro sledování pohledávek:

• náklady na pořízení aplikace – jsou tvořeny analytickými pracemi a cenou za dodaný software;
• náklady na hardware – obvykle žádné, neboť se počítá s využitím volné kapacity stávajících serverů;
• náklady na systémový software – žádné, pokud podnik již využívá prostředky Unix a Informix;
• náklady personální – žádné, neboť zavedení systému nevyžaduje nové personální síly;
• konzultantské náklady na rozvoj: a) na definování nových výstupů – žádné, je v kompetenci uživatelů, b) na definování nových datových tržišť - nízké, neboť nabízené řešení je otevřené, tj. je možno ho pružně rozšiřovat a dle potřeby organizace dotvářet;
• náklady na zavedení do provozu – jsou tvořeny především návrhem a implementací datové pumpy;
• provozní náklady (správa a údržba systému) – velmi nízké vzhledem k použité technologii WWW;
• náklady na připojení dalšího koncového nástroje – jsou cenou za dodaný software a návrhem a implementací datové pumpy.

Výhled do budoucna

Oblast sledování pohledávek je pouze malou částí možného cílového řešení. Cílem je vytvořit pružný systém, který zajistí, pokud možno bezbariérově, každému pracovníkovi informace, které ke své práci potřebuje. Vzhledem k tomu, že se požadavky na informace, které má mít konkrétní pracovní místo k dispozici, dynamicky mění, je nutné vytvořit integrovaný informační systém, který bude pružně a s nízkými náklady poskytovat diferencované služby na všech stupních řízení. Celkové řešení bude podporovat rozhodovací procesy všech důležitých oblastech činnosti organizace. Realizace bude rozvržena do postupných kroků – etap řešení podle priorit odběratele.

Nabídka společnosti Komix

Společnost Komix má za sebou řadu projektů zaměřených jak na komplexní řešení datových skladů, tak na zpracování samostatných datových tržišť. Společnost nabízí svým klientům zúročení cenných zkušeností v tvorbě analytických nástrojů, které jsou vhodné nejen pro oblast pohledávek, ale i pro další podnikové agendy. Vyvinutá technologie a zkušenosti v oblasti analýzy umožňují úspěšně realizovat projekt v době dvou až tří měsíců. Samostatné projekty probíhají v krocích:

• zpracování analýzy;
• implementace pomocí KMX Warehouse;
• zavedení do reálného provozu.

V případě zájmu zákazníka poskytujeme komplexní služby rozvoje informačního systému pro podporu rozhodování a analytického zpracování informací v projektech typu:

• provedení procesní analýzy;
• vypracování informační strategie;
• realizace úvodní studie systému (studie proveditelnosti);
• tvorba katalogu požadavků;
• zpracování analýzy a návrhu systému;
• implementace;
• zavedení do reálného provozu.

Výše uvedený výčet je třeba chápat ne jako uzavřenou množinu, ale spíše jako příklady služeb, na jejichž základě se podle potřeb klienta sestavuje konkrétní nabídka na zpracování projektu.

Petr Stupka, stupka@komix.cz