home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Softdisk G-S 104 / SGDS 104.2mg / SDGS.104 / SD104 / SDA104 / A / CB.LESSON.5 (.txt) < prev    next >
Encoding:
AppleWorks Document  |  1990-04-15  |  11.3 KB  |  157 lines  |  [1A] AppleWorks Word Processing (0x0000)
  1. O=====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|===
  2. Text Tricks Text Tricks Text Tricks
  3. GTry saying that three times real fast.  Entering text in an AppleWorks O
  4. Mspreadsheet can sometimes be as tricky.  This month's column will detail the N
  5. Lidiosyncrasies and oddities of spreadsheet text.  I'll even show you how to L
  6. Jturn one of these limitations into a very powerful feature.  (Programmers P
  7. Nhave a saying: "That's not a bug, that's a feature.  Did I charge you for the 
  8. deluxe version?")
  9. KEntering word processor text is easy.  Just type away and everything takes N
  10. Lcare of itself, even if you change margins, tabs, cut & paste, etc.  In the G
  11. Edatabase, text stays in whatever record field you type it into.  The N
  12. Lspreadsheet is a very different beast.  Instead of taking what you type "as L
  13. Jis", the spreadsheet inspects every keystroke.  The first character typed N
  14. Ldetermines what AppleWorks "thinks" you are trying do and prevents you from M
  15. Kmaking syntax errors.  This may seem to be a feature, and in most cases it L
  16. Jis.  It can also be annoying when you and AppleWorks disagree on what you I
  17. Greally are trying to enter.  The following table shows what AppleWorks :
  18. interprets based on the first character typed in a cell:
  19. Characters                   Expecting0
  20. 0123456789()+-*/.            number or formula'
  21. @                            function#
  22. a-z,A-Z                      text#
  23. "                            textA
  24. ~`!#$%^&_[]\{}|;:'<>?,       not acceptable as first characters4
  25. control characters, escape   not acceptable at all
  26. KIf you want to type your street address, 3501 E. Yacht Drive, into a cell, H
  27. FAppleWorks thinks you are trying to enter a number, because the first P
  28. Ncharacter is a number.  It will beep at you when you type the space after the O
  29. M1 because a space is not a legal character in a number or formula.  You will O
  30. Mencounter the same problem if you want to type something like the following, N
  31. L@$15.00 each, as text.  When AppleWorks sees the @ sign, it thinks built-in J
  32. Hfunction.  If you typed, @Susan, you would make it through the u before M
  33. Kgetting the beep, because AppleWorks thinks you're trying to enter @Sum, a K
  34. Ilegal function.  Can you see how annoying this "feature" can be?  Easily 
  35. bypassed though...
  36. NTo enter text without this scrutiny, your first character needs to be a quote N
  37. Lmark (").  This tells AppleWorks to stop bugging you about what you type in O
  38. Mthat cell, except for control characters.  Note that the quote mark will not L
  39. Jshow on the screen!  It only acts to define the entry as text.  Important P
  40. Nlimitation: when the entry in a cell is text (technically called a label), it M
  41. Kwill not perform as a number.  That is, if you enter 1000 as text ("1000), N
  42. Land try to add it to other numbers, AppleWorks will treat the 1000 as zero, K
  43. Iand you'll get the wrong answer.  Mathematically, all text is treated as 
  44. having a value of zero.
  45. JNow that we understand how AppleWorks looks at what you are typing, let's =
  46. take a look at how AppleWorks processes the entered text...
  47. KAs you type in text, it is entered in the selected cell.  If the number of O
  48. Mcharacters exceeds the column width, the extra characters are entered in the K
  49. Icell to the right of the selected cell, and so on across the screen.  In F
  50. Dother spreadsheet programs, such as Excel or Lotus 123, the text is H
  51. Fconsidered to all be entered in the original selected cell, and extra N
  52. Lcharacters just "overflow" onto the neighboring cells without becoming part M
  53. Kof them.  Manipulation to the cell will affect the entire string of text.  J
  54. HNot so with AppleWorks!!  The overflowing characters become part of the H
  55. Fadjoining cells, and are not related in any way, shape or form to the N
  56. Loriginal cell!  This "feature" can be truly annoying if you need to edit or L
  57. Jcut & paste the text, or change column widths. (This is what I personally N
  58. Lconsider to be the weakest part of the AppleWorks spreadsheet.  Enhancement L
  59. Jof the spreadsheet text handling would be the greatest productivity boost K
  60. IClaris could give to AppleWorks.)  Preplanning your spreadsheet can help P
  61. Nminimize this problem, especially with column widths.  If you figure out your =
  62. column widths first, you won't have to go back and edit allK
  63. Ithe text that crosses from one column to the next every time you alter a 
  64. column width.
  65. IWhile we're on the subject, a quick note about number formats and column L
  66. Jwidths. Numbers do not overflow columns.  If the number is too wide to be P
  67. Ndisplayed in a cell, you will see the following: ##########.  The equation or L
  68. Jnumber in the cell is still functioning properly and subsequent equations O
  69. Mwill calculate correctly, but to actually see this number, the number format N
  70. Lmust be changed or the column must be widened.  More on number formats in a 
  71. future Cell Block.
  72. MEditing text (with open-apple-U) alters the text handling in some cases.  If O
  73. Mcharacters are added while editing, and the number of characters in the cell N
  74. Lnow exceeds the column width, the above-mentioned overflow does not occur.  K
  75. IInstead it becomes an "underflow".  That is, even though you have put 15 L
  76. Jcharacters into cell only 10 characters wide, all 15 characters are still P
  77. Nconsidered to be part of the cell.  The cell to the right is unaffected.  The P
  78. Nextra 5 characters appear to be sitting under the cell to the right, but they K
  79. Ido not show on the screen nor do they print.  The only way to see all 15 J
  80. Hcharacters is to move the cursor to the cell and look at the lower left O
  81. Mcorner of the screen to see the true contents of the cell.  If you widen the J
  82. Hcolumn to 12 characters, two more characters will become visible on the J
  83. Hscreen with the last three still "hidden". Similarly, if you shrink the O
  84. Mcolumn width to 8 characters, the last 7 characters in the cell are hidden.  F
  85. Pretty weird, huh.  Remember the trick I promised you? Here it is...
  86. CWe can use this hidden character feature  to put "road signs" in a K
  87. Ispreadsheet without messing up the screen or the output.  For example: a P
  88. Nfamily budget spreadsheet.  Many subsections are needed: income, fixed bills, N
  89. Lvariable bills, purchases, savings, investments, insurance, personal worth, M
  90. Ketc.  Moving from section to section can be very tedious.  Many times, the F
  91. Dlabel used for each will flow over several cells.  The Find command P
  92. N(open-apple-F) will only look in individual cells, one at a time, when trying I
  93. Gto find something.  With the hidden text "feature" we can put up to 80 J
  94. Hcharacters into a single cell without disturbing anything else.  In our M
  95. Kexample, "Personal Worth" is 14 characters long and all our columns are 10 P
  96. Ncharacters wide.  On the screen, "Personal Worth" is broken down over 2 cells K
  97. Ias "Personal W" and "orth".  (Remember the space between the l and the W L
  98. Jcounts as a character.)  Using OA-F to find "Personal Worth" will come up O
  99. Mempty.  Let's edit the cell containing "Personal W" (OA-U) and put "orth" on O
  100. Mthe end of it.  It still looks the same on the screen, but OA-F will find it 
  101. LA quick note about the Find command:  when invoked, OA-F will start looking L
  102. Jin the highlighted cell and continue moving down the spreadsheet until it O
  103. Mfinds what it's looking for or find the bottom of the spreadsheet.  The rows H
  104. Fabove the selected cell are not searched.  To make sure all cells are O
  105. Msearched, use OA-1 to move to row 1 of the spreadsheet before using the Find 
  106. command.
  107. MPartially hidden text is interesting, but invisible text is really neat.  To O
  108. Mmake the text "invisible", just insert enough blank spaces in front the text M
  109. Kso the text is moved out of the cell.  The cell will appear blank, but the O
  110. Mactual text of the cell will only be visible at the lower left corner of the #
  111. screen when the cell is selected.
  112. JThat's great, but how can we constructively use this?  Besides the hidden N
  113. Lsign-post idea discussed above, it allows you to put a tremendous amount of N
  114. Linformation on a single screen.  The normal screen is 76 character wide and L
  115. J18 rows high.  Physically, that's 1,368 characters that can be shown on a P
  116. Nsingle screen.  Using the invisible text method, you can actually store up to L
  117. J10,000 characters on a single screen, and that's not counting the leading L
  118. Jblank spaces. If we set all 64 columns to 1 character wide, our potential K
  119. Isingle screen storage soars to over 90,000 characters.  Wow!  Using this L
  120. Jmethod, you can put instructions, warnings, comments, jokes, or whatever, <
  121. just about anywhere without taking up a lot of the screen.
  122. NConvention tip:  use the right most column on the screen to hold this type of O
  123. Minformation.  Set the column width to 1 and therefore only one leading space K
  124. Iis required.  This allows you to annotate each row of the screen.  Total O
  125. Mnotation space using this convention, 1422 characters per screen!  This text O
  126. Mis out of the way so you don't accidentally overwrite it.  It is also a good N
  127. Lidea to protect these cells too.  Check out the file "Invisible" to see how 
  128. this works.
  129. MUsers of AppleWorks 3.0 will notice something completely unconventional: The P
  130. Nfirst time you move the cursor to column H in our "Invisible" file it becomes P
  131. Ninvisible! This "feature" happens because the version 3.0 display area is one O
  132. Mcharacter narrower than version 2.1's and some program logic was not changed $
  133. to take the new size into account.
  134. NI'm sure there are more uses for the trick of hiding invisible text in narrow +
  135. cells.  See if you can come up with some.
  136. MAnother unusual text item is worth mentioning.  You can set a cell to show a P
  137. Nrepeated character.  If you wanted a cell to show dashed lines, enter a quote N
  138. Lmark followed by the number of dashes equal to the width of the cell.  When L
  139. Jyou hit return, look at the lower left corner of the screen.  It will say P
  140. N"Repeated-".  The advantage to this is that as your column widths change, the N
  141. Lrepeated character will continue to fill the cell.  The drawback to this is N
  142. Lthat you can't directly edit the cell.  To change it, you must overwrite it 
  143. or blank it.
  144. MMost people use the dash as their chief formating character.  By using other O
  145. Mcharacters, the appearance can be further enhanced.  Some examples are shown 
  146. in the file "Invisible".
  147. LText alignment may seem to be a fairly straight forward feature.  Align the K
  148. Itext in the cell either to the left, the right, or center it.  There are M
  149. Ktimes though this may not get you exactly what you want.  For example, you M
  150. Kwant to right align some text in column B, but this makes it appear to run N
  151. Linto the text in column C.  This problem can be solved by adding a space at O
  152. Mthe end of the text in column B (use open-apple-U).  The text is now aligned O
  153. Mto the right but there is a space at the end of the text providing a divider P
  154. Nwith column C.  The technique of padding text with leading or trailing spaces L
  155. Jwill allow you align your text just about anywhere you want to.  To align %
  156. text, use the open-apple-L command.
  157.