home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Club Amiga de Montreal - CAM / CAM_CD_1.iso / files / 184.lha / ELCC.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1988-04-28  |  9.1 KB  |  147 lines
  1.            ---------------------------
  2.            The Electronic Card Cabinet
  3.            By Brad Webb
  4.            321 N. Monroe St.
  5.            Watertown,  WI
  6.            ---------------------------
  7.  
  8.              INTRODUCTION
  9.  
  10.      The Electronic Card Cabinet is designed to perform simple data base
  11. management tasks easily and quickly. ELCC originally appeared in the
  12. October, 1986 issue of "Jumpdisk" (C) magazine. Added to the revision prior
  13. to this are the alphabetize, multiple update, ditto, title-search and
  14. display files functions.  Also added was the ability to update all files
  15. found as the result of a search.  The version in this archive (3.3) is the
  16. first distribution version to be compiled with the AC/Basic Compiler,
  17. copyright 1987 by ABSoft.  This allows much faster program execution and
  18. the ability to use all the memory available in your Amiga.  However, as a
  19. practical matter, databases are limited to 1000 records.  If this proves to
  20. be a problem for you, drop me a line at the address above and I'll consider
  21. changing that for future revisions.  And read "Jumpdisk" (C). It's good for
  22. you.
  23.  
  24.      ELCC requires 512K and 80 column displays.  It is designed for small
  25. index card type files. For larger data management needs,you can use my
  26. Electronic Filing/Forms program in Jumpdisk magazine, Nov.'86 or any good
  27. commercial database manager.  The two types of programs together can make a
  28. good total data management system.
  29.      If unfamiliar with data base managers, a few terms must be defined for
  30. you. A "record" is simply a set of related data contained in a "file". It may
  31. be a name, address, phone number set or perhaps an article title, magazine
  32. name,author's name and subject. Each individual item in a record is called a
  33. "field". In our examples, the author's name is one field in the record on his
  34. article, the phone number is one field in the record in someone's address
  35. book file, and so on. From all this it follows that a "file" is a grouping of
  36. records saved together on a disk under an overall title called a "filename".
  37.      Load ELCC and run it. All functions except "ditto" are accessed from
  38. the pull-down menus. To begin, you must choose a filename for your data
  39. collection. Pull down the PROJECT menu and select "New File". Enter your
  40. file name when prompted. You will be returned to the title screen. Next,
  41. select "DefineDataprompts" from the RECORDS menu. You have up to 10 fields
  42. to work with. Enter your field names (examples: Name: Address: City Street
  43. and Zip: ).
  44.      Once your prompts are defined, you can enter records into your database.
  45. A record consists of an item of information for each of your fields and a
  46. title for the whole group. Start by pulling down the RECORDS menu and select
  47. "Add Record". You will be prompted for your title. Let's assume you are
  48. entering information about an article into a database on computer magazines.
  49. Your title might be the title of the article. After you enter the title,
  50. the screen will fill with your previously set-up field names. In this case,
  51. they might be something like -- Magazine: Author: Subject:. The cursor will
  52. be placed below each field title in turn and you can enter your data. When
  53. done, you will be asked if everything is correct. Type Y or N.
  54.      Added to ELCC V2.3 was a ditto function you can use while entering
  55. files. If you wish to use information from one record in the same field of
  56. the next record, enter a ` character (found on the key below the ESC key)
  57. and hit return.  The information will be copied from the previous file to
  58. the current one.  This can be handy when entering magazine articles if you
  59. have several from the same issue.  You needn't type the issue date,
  60. magazine name, etc. over and over again.  Works well on address files when
  61. several people live in the same city, etc.
  62.      When all or several of your records are entered, use the PROJECT menu
  63. to save the file. You also use this menu to read back a file when you wish
  64. to retrieve some of your information. It is not necessary to type in lower
  65. and upper case letters to retrieve a file. ELCC stores the filename with
  66. the file and will rewrite it as originally typed once it is read.
  67.      If you select "Display Titles" from the TITLES menu you will be
  68. presented with a list of titles in your database. To look at an individual
  69. record, put the pointer over the title and click the left mouse button. The
  70. selected record will be displayed at once.
  71.      When reviewing your list of titles they will be presented 15 at a time.
  72. If you need to see more, click on the More box at the bottom of the screen.
  73. You use the other two boxes to backup a screen at a time or to go back to
  74. the title screen. You will see   *** Output Complete *** after all titles
  75. have been displayed. Clicking on More at this point will also return you to
  76. the title screen.
  77.      There are several easy ways to make corrections to a record. You can
  78. choose "Alter Datalines" from the RECORDS menu. You will be shown the list
  79. of titles. Select the one with the bad data by clicking on its title. Enter
  80. the number of the item to be changed, and then the new information when
  81. requested.  After making your change, ELCC gives you the option of changing
  82. other items in the same record.  Also, selecting "Alter Title" from the TITLES
  83. menu will give you a chance to change the title of any previously saved
  84. record.  Finally, when you do a search you will be given a chance to alter
  85. any record found.
  86.      You can also delete a record by selecting the "Delete Record" item from
  87. the RECORDS menu. You select the record by clicking on its title. It will be
  88. reviewed for you, and then you get a chance to change your mind. If you go
  89. ahead, all is not lost if you realize you made a mistake as long as you have
  90. done a save at some point. The file will not be altered until the next time
  91. you perform a save.  You could re-read the existing saved file to recover
  92. from your error.
  93.      Like any good database manager, ELCC lets you search your database for
  94. information. Record searches are performed on all fields. Select "Search
  95. Records" from the RECORDS menu. Enter a string to search for (perhaps the
  96. name of a favorite author in our magazine database) and press the Return key.
  97. Next,you will be asked if you wish to use a sliding match or not. If you do
  98. not want a sliding match, the program will check each data field item to see
  99. if it is an exact match to your search string. If you use a sliding match,
  100. each field will be checked to see if it contains your match string. As an
  101. example, if your match string is Smith, then John Smith is a match on a
  102. sliding match, as is Amy Smith, Art Smithback,etc.
  103.      Once all the matches have been found, ELCC will tell you how many there
  104. are. You can then view them one at a time by clicking the left mouse button
  105. for the first one, and clicking in the Next box for any others. You may end
  106. your review at any time by clicking in the No More box. Note that we don't
  107. put requester windows up for these decisions. This is so we don't cover up
  108. any of the data you are viewing.
  109.      You can perform similar searches on the titles of your records.  Simply
  110. select "Search Titles" from the TITLES menu.  Again, you have the sliding
  111. match or the exact match.
  112.      ELCC supports printers, too, as long as you have your printer device
  113. on the disk. Select the "Printer On" item from the PRINTER menu. Once
  114. selected, the menu provides a "Printer Off" item that you can use to
  115. prevent further printouts. When the printer is on, any record selected from
  116. the title list will be printed in full. Any item that is reviewed as the
  117. result of a search, however, will only have its title printed out. This is
  118. to prevent you from printing up 60 or 70 records after a search and
  119. destroying your paper budget. You can always take your printed list of
  120. titles in hand and request full printouts for the files you need.
  121.      The DRAWERS menu deserves a quick discussion. It is provided to allow
  122. you to change to any sub-directory from within ELCC. You are not allowed to
  123. create a drawer from inside ELCC, as that would make the program impossible
  124. to run from the Workbench. (This is a holdover from ELCC's origins in
  125. AmigaBasic.)
  126.      A handy feature in ELCC is the "Alphabetize File" option found in the
  127. PROJECT menu. This option works on saved files only. When you select it,
  128. you will be prompted for a filename. Enter it and hit Return. The file will
  129. be loaded, its titles alphabetized, and the file resaved, replacing the
  130. earlier version. The file may then be reloaded for review.
  131.      Also in the PROJECT menu is the "Display Files" function. Selecting
  132. this displays the files in the current directory on your screen. That
  133. pretty much covers the fundamentals.  ELCC has proven to be quite useful in
  134. our home and I hope it will be useful in yours also. Experiment with it to
  135. learn all the little tricks.  Hope you enjoy it.  Send comments, kudos or
  136. criticisms to the author at the address shown.
  137.  
  138.  
  139.                 *)-------======={[**]}=======-------(*
  140.  
  141.  
  142. ELCC.3.3 is Copyright 1988 by Brad Webb.  You are free to copy and use
  143. ELCC, but it may not be sold.  If copied and distributed, all files in this
  144. archive must be included -- they are ELCC.3.3, ELCC.doc and ELCC.3.3.info.
  145. None of the files in this archive may be placed on Compuserve (TM).
  146.  
  147.