home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Black Box 4 / BlackBox.cdr / database / scrap16b.arj / TUTORIAL.DOC < prev   
Encoding:
Text File  |  1991-12-07  |  13.1 KB  |  442 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                  Scraps Tutorial
  5.                                  ---------------
  6.  
  7.         Introduction
  8.         ------------
  9.  
  10.         This  is the TUTORIAL MANUAL from Scraps - The Freeform  Personal
  11.         Information Manager.
  12.  
  13.         Follow  the instructions in this manual to go on a brief tour  of
  14.         the  Scraps  system.   This will show you how to  use  the  basic
  15.         functions and some of the uses to which Scraps can be put.
  16.  
  17.         To  learn  more about Scraps consult the Scraps  manual  and  the
  18.         built in Help system.
  19.  
  20.         Both KEYBOARD and MOUSE operations are listed.
  21.  
  22.         Using this manual
  23.         -----------------
  24.  
  25.         Things in double quotation marks are things you should type "like
  26.         this".  Type the words as shown, do not type the quotation marks.
  27.  
  28.         Special  keys  are marked with square brackets [].   If  you  see
  29.         "hello"  [Enter] then you know to type the word hello  and  press
  30.         the key marked Enter.
  31.  
  32.         [F10]  means the key marked F10. [Alt-A] means hold down the  Alt
  33.         key and press the `A' key.
  34.  
  35.         Before you start
  36.         ----------------
  37.  
  38.         Before  starting  this tutorial you must have  installed  Scraps.
  39.         This  tutorial  presumes  you have  installed  Scraps  using  the
  40.         supplied  INSTALL program and that it is located in  the  default
  41.         directory C:\SCRAPS.
  42.  
  43.         Starting Scraps
  44.         ---------------
  45.  
  46.         First start Scraps by changing to the SCRAPS directory and typing
  47.         "SCRAPS" [Enter].
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.         ┌─────────────────────┐
  60.         │ C:\> CD \SCRAPS     │
  61.         │      ----------     │
  62.         │                     │
  63.         │ C:\SCRAPS> SCRAPS   │
  64.         │            ------   │
  65.         └─────────────────────┘
  66.  
  67.         Scraps  will  start  and show the version  number  and  copyright
  68.         statement.
  69.  
  70.         KEYBOARD:  [Enter] to continue.
  71.  
  72.         MOUSE:  Click on OK to continue.
  73.  
  74.         The screen
  75.         ----------
  76.  
  77.         This is the main Scraps screen.
  78.  
  79.         Across the top is the MENU BAR giving the names of the  different
  80.         menus  available  in Scraps.  Across the bottom is the  BASE  BAR
  81.         which  lists  common  commands,  it  changes  to  show  different
  82.         commands in different circumstances.
  83.  
  84.         At  the  top right hand corner is the time of  day  CLOCK.   Just
  85.         under  the  clock  is the GROUP INDICATOR  which  currently  says
  86.         `New'.
  87.  
  88.         The  middle portion is the SCRAPS EDITOR.  This is  where  Scraps
  89.         are entered, viewed and edited.
  90.  
  91.         Entering a scrap
  92.         ----------------
  93.  
  94.         Let's start by entering a Scrap.
  95.  
  96.         The word `New' in the group indicator shows that this is the  new
  97.         record where you can type new information.
  98.  
  99.         Type "My address is " and then fill in your name and address.
  100.  
  101.         You  can use the normal PC editing keys such as the  arrow  keys,
  102.         Insert, Delete and Backspace to edit your work as you go.
  103.  
  104.         You  can  enter more than a screen-full if you want,  long  lines
  105.         will  wrap around and the text will scroll as it would in a  word
  106.         processor.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 2
  111.  
  112.  
  113.  
  114.         Now you need to save this new scrap into the data file.  The Save
  115.         scrap command is on the Scrap menu.  Activate the Scrap menu  and
  116.         select the Save scrap option.
  117.  
  118.         KEYBOARD:  [Alt-S] [Enter]
  119.  
  120.         MOUSE:   Click  on  the word `Scrap' at the top  of  the  screen.
  121.         Click  again  on the option when the menu appears.  If  the  menu
  122.         doesn't appear right away or you hear a `thud' then click again.
  123.  
  124.         As this is a new scrap a dialogue box appears asking if you  want
  125.         a reminder associated with this scrap.  In this case we don't  so
  126.         we'll continue without entering any date.
  127.  
  128.         KEYBOARD:  [Enter] [Enter]
  129.  
  130.         MOUSE:  Double click on the OK button.
  131.  
  132.         The scrap is now saved and you can now enter a new scrap.
  133.  
  134.         Let's try importing some data from another file.
  135.  
  136.         Type "My PC autoexec.bat file is:" [Enter] [Enter].
  137.  
  138.         Activate the Edit menu and select the Import command.
  139.  
  140.         KEYBOARD:  [Alt-E] "I"
  141.  
  142.         MOUSE:  Click on the word `Edit' at the top of the screen.  Click
  143.         again on the Import option when the menu appears.
  144.  
  145.         A dialogue box has appeared.
  146.  
  147.         Clear  the  file name field by pressing the [Del] key  until  the
  148.         field is clear.
  149.  
  150.         Type "C:\AUTOEXEC.BAT".
  151.  
  152.         Activate the command.
  153.  
  154.         KEYBOARD:  [Enter] [Enter]
  155.  
  156.         MOUSE:  Click twice on the OK button.
  157.  
  158.         Your  PC's  autoexec.bat  file has now  been  imported  into  the
  159.         current scrap just as though you had typed it.
  160.  
  161.         Now  save  this scrap.  Activate the Scrap menu  and  select  the
  162.         option.
  163.  
  164.  
  165.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 3
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.         KEYBOARD:  [Alt-S] [Enter]
  171.  
  172.         MOUSE:   Click  on  the word `Scrap' at the top  of  the  screen.
  173.         Click  again  on the option when the menu appears.
  174.  
  175.         Leave the reminder date dialogue box blank.
  176.  
  177.         KEYBOARD:  [Enter] [Enter]
  178.  
  179.         MOUSE:  Double click on the OK button.
  180.  
  181.         The scrap is now saved.
  182.  
  183.         This time let's make a scrap with a reminder date.
  184.  
  185.         Type "Happy Christmas!".
  186.  
  187.         Now  save this new scrap into the data file.  Activate the  Scrap
  188.         menu and select the option.
  189.  
  190.         KEYBOARD:  [Alt-S] [Enter]
  191.  
  192.         MOUSE:   Click  on  the word `Scrap' at the top  of  the  screen.
  193.         Click again on the option when the menu appears.
  194.  
  195.         The dialogue box appears asking if you want a reminder associated
  196.         with this scrap.
  197.  
  198.         Type "12/24".  (Or if you are using European dating enter 24/12)
  199.  
  200.         KEYBOARD:  [Enter]
  201.  
  202.         MOUSE:  Click once on the OK box.
  203.  
  204.         As  you can see Scraps automatically fills in the year and  00:00
  205.         for the time of day.  Now finish saving the scrap.
  206.  
  207.         KEYBOARD:  [Enter]
  208.  
  209.         MOUSE:  Click on the OK button.
  210.  
  211.         Scraps  are totally freeform, they are just pieces of  text.   If
  212.         you want to use set formats for your data then that is okay,  you
  213.         can  do  so.   But  if your information  is  totally  random,  or
  214.         contains many variations, then Scraps can handle that too.
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 4
  221.  
  222.  
  223.  
  224.         Each  scrap can be up to many thousands of words long.  Only  the
  225.         RAM  memory in your machine limits it.  It is, however,  probably
  226.         best  to  keep each scrap reasonably short;  about  two  thousand
  227.         words maximum.
  228.  
  229.  
  230.         Finding scraps
  231.         --------------
  232.  
  233.         Now  let's try finding some scraps.  There are several  different
  234.         ways of finding scraps, they are all on the Find menu.   Activate
  235.         the find menu and pick the first option.
  236.  
  237.         KEYBOARD:  [Alt-F] [Enter]
  238.  
  239.         MOUSE:  Click on Find and then on Find scrap by word.
  240.  
  241.         Enter the word you want search for.  In this case type  "potato",
  242.         you can use the arrow keys, backspace and delete keys to  correct
  243.         any typing mistakes.
  244.  
  245.         Activate the command.
  246.  
  247.         KEYBOARD:  [Enter] [Enter]
  248.  
  249.         MOUSE:  Click twice on the OK button.
  250.  
  251.         Scraps finds the only scrap in the database containing this  word
  252.         and displays it on the screen.  Now continue.
  253.  
  254.         KEYBOARD:  [Enter]
  255.  
  256.         MOUSE:  Click on OK.
  257.  
  258.         This is one of the example scraps, it is `protected' so that  you
  259.         cannot edit it.
  260.  
  261.         Now  try the Find command again, this time we'll specify  a  word
  262.         that occurs in several of the example scraps.
  263.  
  264.         KEYBOARD:  [Alt-F] [Enter]
  265.  
  266.         MOUSE:  Click on Find and then on Find scrap by word.
  267.  
  268.         Type "program".
  269.  
  270.         KEYBOARD:  [Enter] [Enter]
  271.  
  272.         MOUSE:  Click twice on the OK button.
  273.  
  274.  
  275.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 5
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.         There  are  several different scraps containing this  word.   The
  281.         first  one is shown on screen.  All of them have  been  collected
  282.         into a GROUP.
  283.  
  284.         Look at the GROUP INDICATOR just under the clock at the top right
  285.         of the screen.  The first number shows that this is scraps number
  286.         1  of the group, the second number is the number of  scraps  that
  287.         are in this group.
  288.  
  289.         Now continue.
  290.  
  291.         KEYBOARD:  [Enter]
  292.  
  293.         MOUSE:  Click either button.
  294.  
  295.         Groups
  296.         ------
  297.  
  298.         A group is a set of scraps.  It may contain only one scrap or  it
  299.         may contain every scrap in the file.
  300.  
  301.         We  can see the different scraps in the group by paging  backward
  302.         and  forward  with the GREY PLUS and MINUS keys.  Only  the  GREY
  303.         keys on the far right of the keyboard can be used.
  304.  
  305.         Try paging back and forth.
  306.  
  307.         KEYBOARD:  [+]/[-]
  308.  
  309.         MOUSE:   Click  on the <+> and <-> buttons at the bottom  of  the
  310.         screen.  Or you may find it easier to use the keys.
  311.  
  312.         There is another way to see a group of scraps.
  313.  
  314.         Activate the Group menu.
  315.  
  316.         KEYBOARD:  [Alt-G]
  317.  
  318.         MOUSE:  Click on Group in the menu bar.
  319.  
  320.         Select the List option;
  321.  
  322.         KEYBOARD:  "L"
  323.  
  324.         MOUSE:  Click on the option.
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 6
  331.  
  332.  
  333.  
  334.         This  is the list mode, in this mode each scrap is shown  on  one
  335.         line.  You can use the arrow keys or the mouse to select a scrap.
  336.         Then press [Enter] or double click to view.
  337.  
  338.         Now escape from this mode.
  339.  
  340.         KEYBOARD:  [Esc]
  341.  
  342.         MOUSE:  Click the right button.
  343.  
  344.         Before we finish let's find one of the scraps you entered at  the
  345.         beginning of the tutorial.
  346.  
  347.         Activate the Find menu and select the Find by word command.  Type
  348.         "AUTOEXEC.BAT" in the field.  Activate the command.
  349.  
  350.         There is the scrap you entered earlier.
  351.  
  352.  
  353.         Exiting scraps
  354.         --------------
  355.  
  356.         Now we'll exit Scraps.  The Exit command is on the Quit menu.
  357.  
  358.         KEYBOARD:  [Alt-Q] [Q] [Enter]
  359.  
  360.         MOUSE:  Click on Quit.  Click on the Quit option.  Click on OK.
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 7
  386.  
  387.  
  388.  
  389.                                  Uses for Scraps
  390.                                  ---------------
  391.  
  392.         In these brief demonstrations you have seen how to enter  scraps,
  393.         find scraps and how to view those you find.
  394.  
  395.         Scraps  can  be used in many different ways, as it is  a  totally
  396.         freeform system it is up to you to decide how best you can use it
  397.         to manage your information.
  398.  
  399.         Here  are a few suggestions but use your imagination  and  you'll
  400.         see there are many other uses as well.
  401.  
  402.                                   .  o  X  o  .
  403.  
  404.         With Scraps you can use your PC to deal with all those  countless
  405.         bits  of `random' information that collect on your desk.   Notes,
  406.         arrangements,  suggestions, lists, proposals, reports, ideas  and
  407.         just about anything else you can write down.
  408.  
  409.         Use  Scraps to backup your brain.  Enter all those  important  or
  410.         interesting  facts  that you hear on TV or see in  magazines  and
  411.         feel confident that you'll always be able to find them.
  412.  
  413.         Let  Scraps  be  your reminder.  With  the  SAlarm  and  Scraps/R
  414.         features you can be sure that it reminds you whenever you have an
  415.         appointment or are due somewhere.
  416.  
  417.         Keep track of things To Do with the built in ToDo List tool  that
  418.         allows attached scraps so you can have notes of unlimited length.
  419.  
  420.         For  anyone who does a lot of telephone work let Scraps  be  your
  421.         telephone contact manager.  A record for each person you  contact
  422.         can  be  on-screen seconds after they ring so you won't be  at  a
  423.         loss to remember their details.
  424.  
  425.         If  you  have  to answer queries on the fly,  be  they  technical
  426.         support  questions, price quotations or anything else,  then  let
  427.         Scraps keep all the data you need at your finger tips.
  428.  
  429.         Let  Scraps help you brainstorm by showing  associations  between
  430.         data.   Pour  all  the thoughts, contact,  specifications  for  a
  431.         project  into Scraps and see how it lets you review  them,  cross
  432.         referencing and access them according to their content.
  433.  
  434.         Use  Scraps  as  an index to recipies,  photographs,  records  or
  435.         newspaper clippings.  Enter just a synopsis of the item  together
  436.         with  a  serial number or file reference.  Then use Scraps  as  a
  437.         powerful index book to locate those items.
  438.  
  439.  
  440.         S C R A P S   T U T O R I A L                   Page: 8
  441.  
  442.