home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / MISC / NETWORK / POPML210.ZIP / MAN.TXT next >
Encoding:
Text File  |  1991-05-07  |  61.8 KB  |  1,316 lines

  1.  
  2. POPmail for PC/MS DOS    - 1 -
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9. POPmail/PC
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18. User Manual
  19. Version 2.1.0  (preliminary)
  20.  
  21. 6 May 1991
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31. Microcomputer & Workstation Networks Center
  32. University of Minnesota
  33. Room 125 Shepherd Labs
  34. 100 Union St. SE
  35. Minneapolis, MN 55455
  36.  
  37. ⌐1991 University of Minnesota
  38.  
  39. Introduction
  40. This manual is about POPmail for IBM and compatible microcomputers that 
  41. run the MS-DOS operating system.  POPmail is an electronic mail (E-mail) 
  42. system, written by the Microcomputer & Workstation Networks Center at the 
  43. University of Minnesota. With the POPmail program, you can send and 
  44. receive E-mail messages locally or to and from large systems on campus and 
  45. around the world.  In addition to POPmail for the IBM, we also support an 
  46. Apple Macintosh version, although all references to POPmail in this manual 
  47. will pertain only to the IBM version unless specified otherwise.
  48.  
  49. POPmail uses the standard IBM character set to emulate a graphical user 
  50. interface (GUI).  For this reason, POPmail runs on a wide range of IBM PCs 
  51. and compatibles, including the earliest PCs which contained a monochrome 
  52. display adapter (with no graphics support).  In other words, POPmail does not 
  53. require that you install a special graphics display adapter in your computer.  
  54.  
  55. With a GUI, you interact with the program by responding to graphical symbols 
  56. which appear on the computer screen, rather than by issuing single line 
  57. commands (as with the MS-DOS operating system).  Because of its graphical 
  58. user interface, POPmail is largely self-explanatory.  If you are familiar with 
  59. the GUI in Microsoft Windows or the Apple Macintosh operating system, you 
  60. will be able to run POPmail without much help from this manual.
  61.  
  62. We allow free distribution of POPmail to all interested parties as long
  63. as our copyright notices are not altered or removed and you do not
  64. charge others for distribution of our software. 
  65.  
  66. Help! 
  67. If you run into difficulties installing or using POPmail, you should first 
  68. contact your local network administrator.  If you have questions, bug reports, 
  69. suggestions, or general comments about POPmail you can send E-mail to us 
  70. at:
  71.  
  72. popmail@boombox.micro.umn.edu
  73.  
  74. or if you prefer paper mail:
  75.  
  76. POPmail Project
  77. Microcomputer & Workstation Networks Center
  78. University of Minnesota
  79. Room 125 Shepherd Labs
  80. 100 Union St. SE
  81. Minneapolis, MN 55455
  82. U.S.A.
  83.  
  84. In all of your correspondence pertaining to POPmail, please indicate:
  85.  
  86. Ñ    your POPmail version number; and
  87. Ñ    your operating system and version number (e.g., DOS 3.2).
  88. POPmail User's Guide
  89.  
  90. Background and Philosophy
  91. To be widely effective, an E-mail system must embody these three qualities: 
  92. wide connectivity, ease of use, and reasonable cost.  We designed POPmail to 
  93. meet these goals.  Wide connectivity is crucial because most people don╒t want 
  94. to use three or four different E-mail packages to communicate with colleagues 
  95. who use different computers.  You can use POPmail to send and receive E-
  96. mail to and from the academic computer centers on campus Academic 
  97. Computing Services (ACS), St. Paul Computer Center (SPCS), Health Sciences 
  98. Computer Services (HSCS) as well as departmental minicomputers and 
  99. workstations.  Moreover, you can use POPmail to send and receive E-mail to 
  100. and from machines on the worldwide Internet (CICNET, NSFNET, and 
  101. MRNET) and on BITNET.  POPmail is easy to use and it is in the public 
  102. domain (it╒s free).
  103.  
  104. Because Unix machines have excellent connectivity to other systems, they
  105. are a good choice for a mail server.  However, most non-technical users
  106. do not want to learn to use Unix just to use E-mail.  For this reason,
  107. we achieved POPmail╒s design goals on the IBM by writing the program in
  108. Turbo Pascal so we could hide the ugly realities of the traditional Unix
  109. mail system from the POPmail user.  By developing our own custom
  110. application with an intuitive user interface to the Unix mail system, we
  111. can give POPmail users the best of both worlds: wide connectivity and
  112. ease-of-use. 
  113.  
  114. POPmail╒s name is derived from Post Office Protocol, the protocol that
  115. defines how a computer can retrieve mail from another computer which
  116. acts as a shared post office or mail-server.  POPmail uses the POP2 or
  117. POP3 protocols to communicate between POPmail and a Unix mail server;
  118. this setup lets us present an easy-to-use interface to the E-mail user. 
  119.  
  120. In addition to connectivity, there is another reason to use POP and a
  121. Unix machine as a post office.  Since microcomputers aren╒t usually left
  122. on all the time, any reliable E-mail system will require a post office
  123. machine (or host mail server) to hold mail that arrives when someone's
  124. microcomputer is turned off.  The Unix mail server is available 24 hours
  125. a day to receive and store incoming mail and the user can call for it
  126. when it is convenient. 
  127.  
  128. Selecting a Host Mail Server
  129. POPmail requires a host computer to act as a central shared mail server. 
  130. Several host options are available to you.  The easiest option is to
  131. sign up for mail-server-only service with ACS (the University╒s Academic
  132. Computing Services department).  For $20 per year, ACS will provide you
  133. with unlimited access to the ACS mainframe mail-server.  (For further
  134. information about this service, you can call ACS Accounts at
  135. 612-625-1511.)
  136.  
  137. If you have access to a Unix-based computer in your department or work
  138. group, you may want to use that machine as your host mail server. 
  139. Examples of small Unix hosts include SUN workstations, NeXT computers,
  140. or Apple Macintosh IIs running the A/UX operating system.  Computers of
  141. this size should be adequate for servicing around 150 POPmail users. 
  142.  
  143. Another low-cost option you can consider for a host mail server is to
  144. use our MailStop program.  MailStop is a mail-server application,
  145. written by the Microcomputer and Workstation Networks Center, that runs
  146. on Macintosh computers.  This server software is designed to service
  147. client workstations, either IBM-compatibles or Macintosh computers, that
  148. run POPmail.  MailStop is in the public domain and is included as part
  149. of our overall POPmail package.  This means that MailStop, along with
  150. POPmail, is available from us via anonymous FTP on the internet.  (See
  151. the "Configuring POPmail" section below for details.)
  152.  
  153. In any case, to use POPmail, you designate one machine to use as a post
  154. office (also known as a POP server).  Incoming mail is held in your
  155. mailbox on the post office server until you use POPmail on your
  156. microcomputer to call for the mail.  This process is similar to having
  157. your paper mail held for you in a P.O.  box at the U.S.  Post Office. 
  158. Like the paper mail user, those who use POPmail don╒t need to know how
  159. the post office business works; they just need to know how to collect
  160. their mail. 
  161.  
  162. Figure 1 is a diagram of a worksite that uses the ACS mainframe computer
  163. as the mail server; the server is connected to the campus-wide backbone
  164. network.  The worksite is running POPmail on both IBM and Macintosh
  165. microcomputers.  The IBM computers on the top of the diagram are
  166. connected to the campus backbone network by Ethernet cable and a LANmark
  167. Ethernet telephone Type LDI-410.  (Making a connection to the Ethernet
  168. backbone may entail running wires for the network and setting up a
  169. LANmark phone connection.  If you do not have the wiring and phone in
  170. place, call Telecommunications Services at 612-625-6333.)
  171.  
  172. Figure 1:  Sample POPmail Setup
  173.                                                           
  174.  
  175. The POPmail User Interface
  176.  
  177. The POPmail screen consists of two full-sized windows.  The Viewer Window 
  178. is for viewing messages which have been sent to you.  The Composer Window 
  179. is used to compose new messages to send to others.
  180.  
  181. In addition to POPmail's two full-sized windows, smaller windows, (dialog 
  182. boxes) pop up from time to time in response to commands you issue.
  183.  
  184. POPmail's Menu Bar
  185. The very top line of the computer screen contains POPmail's menu bar with 
  186. five menu labels.  The menu bar looks like this:
  187.  
  188.     ║   Options   Edit   Group   Memo   Window
  189.  
  190. The menu bar is the primary mechanism you use to communicate with the
  191. POPmail program.  The menus have "pull-down" labels; that is, when you
  192. select Edit in the menu bar, a list of specific editing commands are
  193. dropped down from the Edit menu label and displayed in a list.  If one
  194. of the commands in a pull-down menu is followed by three periods (...),
  195. choosing that command will result in the display of a modal dialog box
  196. (explained later in this section).  If a command in a pull-down menu is
  197. not followed by three periods, this means that once you choose it, the
  198. indicated action will occur immediately. 
  199.  
  200. You can use either a mouse or keyboard to select commands.  To use a
  201. mouse, click on the desired menu title to display the pull-down menu. 
  202. (Use only the left mouse button if your mouse has more than one button). 
  203. Then click the desired command.  Alternatively, instead of clicking you
  204. can push the mouse button down over a menu title and then continue to
  205. hold the mouse button down while you drag straight down from the menu
  206. title to the desired menu command, and then release the mouse button. 
  207. If you decide not to choose a command, just drag out of the boundaries
  208. of the pull-down menu and no action will be performed. 
  209.  
  210. To choose menu commands using the keyboard, first pull down the menu. 
  211. You do this by pressing the F10 key to make the menu bar active.  (When
  212. the menu bar is active, one menu title is highlighted.) If the menu
  213. title you want is not the one currently highlighted, use the arrow keys
  214. to move to the right or left along the menu bar, until the menu title
  215. you want to select appears highlighted.  (Alternatively, you can just
  216. type the first letter of the menu title.) Then press the <ENTER> key. 
  217. This will cause the menu to pull-down (drop- down).  There is a hot-key
  218. alternative method to pull-down a menu.  Hold the Alt key down while
  219. typing the letter corresponding to the first letter of the menu title
  220. you want (e.g., type Alt-G to pull-down the Group menu).  ╩The hot key
  221. to pull-down the ║ menu (called the system menu) is Alt-Spacebar. 
  222.  
  223. Once the menu you want is pulled down, use the up-down arrow keys to
  224. highlight the command you want.  Then press <ENTER> to choose (perform)
  225. the highlighted command.  (As a shortcut: press the key corresponding to
  226. the highlighted letter of the desired command in order to choose that
  227. command.)
  228.  
  229. Once you choose (perform) a menu command, POPmail will do one of two
  230. things: carry out the command directly or display a modal dialog box. 
  231.  
  232. POPmail's Status Bar
  233.  
  234. POPmail's status bar is located across the bottom line of the screen. 
  235. The status bar looks like this:
  236.  
  237. Alt-X  Exit     F2  Fetch    F3  Prev Msg     F4  Next Msg     F7  View    F8  Compose
  238.  
  239. The status bar contains "hot spots." Hot spots are located wherever
  240. words occur in the status bar.  For example, "F3 Prev Msg" constitutes
  241. one hot spot.  Hot spots are separated from each other by more than one
  242. space.  When you click on a hot spot with a mouse, the indicated
  243. function will occur.  For example, when you click on the words "F4 Next
  244. Msg", POPmail allows you to view the next message stored in your mail
  245. database, and when you click on the words "F8 Compose", POPmail will
  246. display the Composer window, allowing you to compose an outgoing mail
  247. message. 
  248.  
  249. To activate a hot spot without using a mouse, you type a hot-key.  For
  250. example, if you press the F8 function key, POPmail will display the
  251. Composer window; and, if you type Alt-X, you will exit the POPmail
  252. program. 
  253.  
  254. The individual items under the pull-down menus are organized as follows. 
  255. Highlighted letters (shown here as capital letters) are used to perform
  256. the various short-cuts described in the previous section and elsewhere
  257. in this manual. 
  258.  
  259. Note that the key (capital) letter associated with each command is not
  260. always the first letter of the command.  In addition, some menu commands
  261. are considered to be so important that they can be activated with a hot
  262. key alternative.  These hot keys are also shown below. 
  263.  
  264.  
  265.     Menu Title    Commands    Hot-key
  266.  
  267.  
  268.     ║
  269.         About...
  270.         Calculator
  271.         calenDar
  272.         ascii Table
  273.  
  274.     Options
  275.         pReferences...
  276.         Configure...    Alt-C
  277.         Print    Alt-P
  278.         eXit    Alt-X
  279.  
  280.     Edit
  281.         cuT    Shift-Del
  282.         Copy    Ctrl-Ins
  283.         Paste    Shift-Ins
  284.         ----------
  285.         Find...    Ctrl-Q-F
  286.         Replace...    Ctrl-Q-A
  287.         ----------
  288.         cLear composer
  289.         ----------
  290.         Show clipboard
  291.  
  292.     Group
  293.         Make group...
  294.         Select group...    F5
  295.  
  296.     Memo
  297.         Change Dir...
  298.         Open
  299.         New
  300.         Save    F2
  301.         Save As...
  302.     Window
  303.         Resize/move    Ctrl-F5
  304.         Next window    F6
  305.         Viewer    F7
  306.         Composer    F8
  307.         cLose    Alt-F3
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312. Dialog boxes
  313. Once you execute a menu command, POPmail will do one of two things:
  314. either carry out the command immediately or display a dialog box.  If a
  315. menu command is followed by three periods, (e.g., Save As...), the
  316. command opens a modal dialog box.  A modal dialog box is essentially a
  317. question-and-answer session which requires you to select choices and
  318. fill in the blanks before POPmail will proceed.  Note that while a modal
  319. dialog box is displayed, the menus and status bar hot spots are
  320. inactive. 
  321.  
  322. In order to set options in a dialog box, you use five basic on-screen
  323. gadgets.  These five gadgets or "controls" are: radio buttons, check
  324. boxes, software buttons, list boxes, and input boxes.  Figure 2 shows a
  325. dialog box illustrating the five controls:
  326.  
  327. Figure 2: Modal Dialog Box
  328.                                                
  329.  
  330. Software Buttons
  331. With a mouse, you choose a software button by clicking on the button desired.  
  332. The modal dialog box shown in Figure 2 has two software buttons: Ok and 
  333. Cancel.  If you choose Ok, the choices you select in the dialog box are 
  334. instituted.  If you choose Cancel, nothing happens and the dialog box goes 
  335. away without instituting any of your changes.  
  336.  
  337. If you don't have a mouse, use the keyboard command equivalents to
  338. choose and activate a button.  Press the <TAB> key consecutively to
  339. advance forward through the dialog box until the button you want becomes
  340. highlighted and then press the <ENTER> key to choose that software
  341. button.  (Press Shift-<TAB> to move backwards in a dialog box.) When you
  342. have finished making your choices in a dialog box, type Alt-O (to
  343. activate the Ok button).  To cancel, type the ESC key. 
  344.  
  345. Input Boxes
  346. Input boxes let you enter text.  For example, in one of POPmail's dialog
  347. boxes, POPmail requires that you enter your full name in an input box. 
  348. If you type in more text than will fit within the input box, the text
  349. will scroll automatically. 
  350.  
  351. Check Boxes
  352.  
  353. Some dialog boxes also have check boxes.  An X inside a square indicates
  354. that that option is set ON.  An empty box indicates it's OFF.  You set a
  355. check box to the ON- or OFF-state by clicking on the square or by
  356. clicking on the text immediately to the right of the square.  (If you
  357. don't have a mouse, press the <TAB> key one or more times until the
  358. check box is highlighted and then press the Spacebar.  Alternatively,
  359. you can turn a check box ON or OFF (toggling) by holding the Alt key
  360. down while typing the highlighted letter (if one is provided).  Any
  361. number of check boxes can be checked ON at any one time. 
  362.  
  363. If several check boxes are grouped together, pressing the <TAB> moves to
  364. the next group and once the group is selected, you can use the up-down
  365. arrow keys to highlight the check box you want within the group, and
  366. then press the Spacebar to turn the individual check box ON or OFF.  On
  367. monochrome monitors, POPMail indicates the highlighted check box or
  368. group of check boxes by placing a chevron symbol (╚) next to it.  When
  369. you press <TAB>, the ╚ symbol moves to the next check box or group of
  370. check boxes. 
  371.  
  372. Radio Buttons
  373. Radio buttons work just like check boxes, except that one and only one
  374. radio button in a group is ON at any one time.  Since only one radio
  375. button in a group can be ON at a time, any other button in the group
  376. which was previously turned on is turned OFF automatically when you
  377. select another. 
  378.  
  379. List Box
  380. A list box lets you scroll through a list of choices.  You activate a
  381. list box by clicking in it or by pressing the <TAB> until it's
  382. highlighted.  Once a list box is active, you can use the mouse to
  383. manipulate the scroll bar (or if you don't have a mouse, press the
  384. up-down arrow keys to move within the list). 
  385.  
  386. (Note: Inside a dialog box, any item with a highlighted letter indicates
  387. that that particular gadget can be accessed by holding the ALT key down
  388. while typing that highlighted letter.)
  389.  
  390. Editing Text in POPmail
  391. POPmail contains basic word-processing features.  Anywhere in POPmail,
  392. the <DEL> key deletes text forward from the current cursor position, and
  393. the <backspace> key deletes text to the left of the cursor position. 
  394. Except within a modal dialog box, you can use the mouse to drag over
  395. (select) text to be cut or copied.  Without a mouse, you select text by
  396. holding the Shift key down and using the arrow keys to expand the amount
  397. of text selected, starting with the current cursor position.  Once the
  398. text is selected (highlighted) you can cut the selected text, by
  399. selecting Cut from the Edit menu.  Likewise, to copy selected text,
  400. select Copy from the Edit menu.  Once selected text has been cut or
  401. copied, it is stored temporarily in POPmail's clipboard.  To paste the
  402. text contained in the clipboard, position the cursor in the desired
  403. location and then select Paste from the Edit menu. 
  404.  
  405. POPmail does not support underlined, bold, or italic text.
  406.  
  407. The current version of POPmail does not support word-wrapping; therefore, 
  408. when composing a message, always type the <ENTER> key at the end of each 
  409. line of text.  However, POPmail will scroll text automatically within the 
  410. message field.  Note: Users who are familiar with WordStar are advised that 
  411. the POPmail editor also supports the WordStar Control Key sequences for 
  412. cursor movement (Ctrl-E = Line Up; Ctrl-R = Page Up; Ctrl-F = Next Word; 
  413. Ctrl-Y = Delete Line, etc.).
  414.  
  415.  
  416.  
  417. POPmail Installation
  418.  
  419. System Requirements
  420. In order to run POPmail, your microcomputer must be connected to a local 
  421. area network (LAN).  Usually, the LAN will be connected to the campus 
  422. backbone network, allowing you to send and receive mail outside your local 
  423. work group.
  424.  
  425. In order for your microcomputer to operate on the LAN, you must have a
  426. network adapter card installed in your microcomputer.  In order to run
  427. POPmail, your network adapter card must be one supported by the Clarkson
  428. packet drivers, mentioned in the "Configuring POPmail" section below. 
  429. (For a list of network adapter cards currently supported by the Clarkson
  430. Packet Drivers, please consult our accompanying documentation entitled
  431. "Installing the Clarkson Packet Drivers".)
  432.  
  433. POPmail runs under DOS version 3.0 or greater and requires 640K of RAM.  
  434. POPmail was designed to run on a wide range of IBM PCs and compatibles, 
  435. including the earliest PCs which contained only a monochrome display 
  436. adapter (no graphics support).
  437.  
  438. A Microsoft-compatible mouse is helpful but optional.  You must load mouse 
  439. driver software into your system before running POPmail.  Note also that if 
  440. your mouse contains more than one mouse button, you will be using only the 
  441. left mouse button when running POPmail. 
  442.  
  443. How to Obtain POPmail
  444. POPmail software consists of two components: a Clarkson Packet driver 
  445. (matched to your microcomputer's network adapter card) and the POPmail 
  446. program software itself.  All the software components and their manuals are 
  447. included on the POPmail diskette, or they may be obtained on the internet 
  448. through anonymous FTP from
  449.  
  450.     boombox.micro.umn.edu
  451.  
  452. (IP address 128.101.95.95).  Look in the UNIX directory called
  453.  
  454.     /pub/POPmail
  455.  
  456. Loading POPmail and the Clarkson Packet Driver
  457. Each Clarkson packet driver is a specialized piece of software designed
  458. to talk to a specific type of network adapter card.  You install the
  459. appropriate Clarkson packet driver according to the installation
  460. instructions contained in the manual entitled "Installing the Clarkson
  461. Packet Drivers."
  462.  
  463. In order to run POPmail, the appropriate Clarkson packet driver must be
  464. loaded into RAM (random-access memory) each time you boot-up your
  465. computer.  To do this, you first run the appropriate packet driver by
  466. typing the packet driver name, followed by the necessary parameters, as
  467. described in our accompanying documentation entitled "Installing the
  468. Clarkson Packet Drivers". 
  469.  
  470. After you have installed the appropriate packet driver, copy the 
  471. POPMAIL.EXE file into a directory.  If you want to be able to run POPmail 
  472. from any directory, modify the PATH statement in your AUTOEXEC.BAT file 
  473. to include the directory containing POPMAIL.EXE.  Then, you can run the 
  474. POPmail program by typing:  "POPMAIL" at the DOS prompt.
  475.  
  476. The following two command lines represent an example of the steps needed
  477. to load the packet driver and start POPmail (of course, the specific
  478. packet driver and parameters will depend on your configuration).  Type
  479. each line following the command prompt and end each line by pressing the
  480. <ENTER> key:
  481.  
  482.     3C523 0x60 0x3 0x300
  483.     POPMAIL 
  484.  
  485. At this point you are running POPmail.  As long as you do not turn the
  486. power off to your computer, you can quit POPmail and do other things and
  487. then start POPmail again without re-loading the Clarkson packet driver. 
  488. Also if you already have the packet driver loaded for other programs
  489. like FTP, Telnet, or tn3270, you do not need to re-load the packet
  490. driver before running POPmail. 
  491.  
  492. Configuring POPmail
  493. When you use POPmail for the first time, you need to set up POPmail
  494. parameters.  POPmail needs these configuration parameters in order to
  495. identify you and your computer on the network.  When you run POPmail for
  496. the first time, POPmail will display the "Configure" dialog box shown in
  497. Figure 3A, allowing you to enter the required parameters.  You must
  498. enter all of the parameters, according to the instructions which follow. 
  499. (Consult your network administrator for the correct parameter
  500. information.)  Space for entering multiple name servers and gateways is
  501. provided, but only one of each is required.  You will not need to enter
  502. parameter information during subsequent POPmail sessions, because
  503. POPmail will permanently remember the parameters you have entered.  You
  504. can modify your configuration settings at any time by selecting
  505. Configure from the Options pull-down menu. 
  506.  
  507.  
  508.  
  509. Figure 3A:  First Time Users
  510.                                                           
  511.  
  512. Initially, the User Name line will be empty and highlighted.  Since it
  513. is already selected, you can simply type in your User Name.  To enter or
  514. edit Full name, Password, or any of the other parameters in the
  515. Configure dialog box, use the <TAB> key (or Up and Down arrow keys) to
  516. advance to the appropriate parameter field.  Then enter the appropriate
  517. parameter information.  (As a short-cut you can select any of the
  518. parameter names by holding down the Alt key while typing the highlighted
  519. character in that parameter name, e.g., type Alt-P to select the
  520. Password parameter name.  Remember: In general, we use a capital letter
  521. to designate a highlighted letter within a dialog box.)
  522.  
  523. A brief description of each of the parameters follows:
  524.  
  525. User Name
  526. Initially, the User Name line will be empty and highlighted.  Since it
  527. is already selected, you can simply type in your User Name.  This User
  528. Name corresponds to the User Name (sometimes called the account name)
  529. that has been assigned to you for use on the host mail server. 
  530. Generally, the host mail server will be a Unix machine, and by
  531. convention, Unix machines use all lower-case letters, so be careful not
  532. to capitalize letters in your user name when they shouldn't be. 
  533.  
  534. Full Name
  535. This is your full name in real life, e.g. John A. Doe.
  536.  
  537. Password
  538. The Password is the key word that the host mail server uses to validate
  539. your user name.  The person who sets up your account on the host mail
  540. server will assign you this password.  Warning: Be sure to type in your
  541. password exactly as it was assigned, (again, be careful of upper- and
  542. lower-case considerations).  Note that when you enter your password in
  543. the Configure dialog box, you will not see your actual password
  544. displayed on the screen.  This is a security feature of the POPmail
  545. program, since it prevents people from viewing your password as you
  546. enter it. 
  547.  
  548. Host Computer
  549. This is the name or IP address of the computer you are using as a host
  550. mail server for running POPmail.  Every computer on the TCP/IP
  551. (world-wide) network has a unique numerical address called an IP
  552. address.  The IP address looks something like 128.101.63.1.  In much the
  553. same way as the post office uses home addresses to distinguish one
  554. residence from another, the network uses IP addresses to distinguish one
  555. computer from another when delivering electronic mail.  In addition to
  556. having an IP address, each computer on the network often has a name,
  557. e.g.  vx.acs.umn.edu.  Although both the IP address and name are unique
  558. for each computer, they don't have equal status.  Specifying the host
  559. mail server's IP address will always work to identify the host computer
  560. successfully, while specifying its name identifier may not always work. 
  561. You can use either the host computer name or IP address.  The advantage
  562. in using the name, although it is less reliable on the network, is that
  563. it's easier to remember a name than it is to remember a series of
  564. numbers.  If you use a name, the name will be converted to an IP address
  565. by a computer on the network called a name server. 
  566.  
  567. Microcomputer IP address
  568. This is the IP address of your individual microcomputer or workstation.  See 
  569. your network administrator for a microcomputer IP address assignment.
  570.  
  571. Subdirectory for Mail
  572. POPmail writes a copy of each message you receive to a file on your
  573. personal computer, one file per message.  This parameter specifies the
  574. drive and subdirectory for POPmail to use when saving your messages.  If
  575. this subdirectory does not exist on your disk, POPmail will ask you if
  576. you would like to create a new subdirectory when you exit the dialog
  577. box.  (Note: POPmail will also ask you if you would like to create the
  578. subdirectories called ENCL and ENCL\RSRC within your subdirectory.  See
  579. the section called "About Enclosures" for more details.)
  580.  
  581. Gateways
  582. A gateway is a device which gives your computer access to the outside
  583. world, by transferring information from one type of network to another. 
  584. If you want to use POPmail to send messages beyond your local area
  585. network (LAN), you must specify the IP address of one or more gateways
  586. to which your LAN has access.  If more than one gateway is available to
  587. you, it is to your advantage to enter more than one, increasing the
  588. chance that you will find one that is up and running when POPmail needs
  589. it.  A gateway moves your POPmail information off your LAN and routes it
  590. on to the outside world.  Contact your network administrator for the IP
  591. address of gateways accessible to your LAN. 
  592.  
  593. Name Servers
  594. As discussed earlier in the "Host Computer" section above, a name server
  595. converts a host mail server name into an IP address.  You type in the IP
  596. address of your name server in this parameter field (see your network
  597. administrator for the value to enter).  If more than one name server is
  598. available to you, it is to your advantage to enter more than one IP
  599. address, increasing the chance that you will find a name server that is
  600. up and running when POPmail needs it. 
  601.  
  602. Time Zone
  603. Figure 3B shows the Time Zone List Box which pops up when Figure 3A's
  604. Time Zone software button is activated.  The Time Zone List Box allows
  605. you to indicate your time zone, if you are not located within the
  606. Central Standard Time zone of the United States, which is the default
  607. setting.  To indicate your time zone, use the scroll arrows or the
  608. up-down arrow keys, to select your time zone from the list.  Once your
  609. time zone is highlighted, type the <ENTER> key or click on the Ok
  610. button. 
  611.  
  612. Figure 3B: Time Zone List Box
  613.                   
  614.  
  615. When you have finished entering the parameters, click on the Ok button
  616. to have POPmail save your changes to the configuration.  If you decide
  617. you don't want your parameter changes to be saved, click on the Cancel
  618. button. 
  619.  
  620. Advanced Configuration Parameters
  621. Starting with Version 2.10, we have enhanced the Configure dialog box to
  622. provide network administrators with more advanced and specialized
  623. configuration parameters, in case they are needed to install POPmail on
  624. network environments which have unique or unusual requirements (see
  625. Figure 3C).  Network administrators can set these specialized parameters
  626. by activating the Advanced software button found within the Configure
  627. dialog box.  POPmail has appropriate default settings for these advanced
  628. parameters, which in our experience are suitable for most networks. 
  629. However, if you encounter problems in installing or using POPmail on
  630. your network, consult your network administrator to see whether it might
  631. be helpful to alter the Advanced configuration parameters. 
  632.  
  633. When the Advanced... software button is activated, the following advanced 
  634. configuration parameters are displayed:
  635.  
  636. Figure 3C:  Advanced Configuration Parameters
  637.  
  638.     a.    Net mask    255.255.255.0
  639.     b.    Domain request timeout (sec)    20
  640.     c.    Connect timeout (sec)    20
  641.     d.    I/O timeout (sec)    20
  642.     e.    Retransmit timeout in ticks    1
  643.     f.    Max transmit unit in bytes: MTU    1024
  644.     g.    Max segment we can receive: MAXSEG    1024
  645.     h.    Most bytes we can receive without ACK    2048
  646.  
  647.                                        
  648.  
  649.  
  650.  
  651. Net mask
  652. The net mask parameter has to do with how your local area network is
  653. configured and connected to the backbone network at your work site.  See
  654. your network administrator for the correct value to enter here.  Most
  655. sites are configured to use a net mask of 255.255.255.0 (the default
  656. value). 
  657.  
  658. Domain request timeout  (sec)
  659. This parameter sets the maximum number of seconds allowed for the name
  660. server on the network to convert your computer's host mail server name
  661. to an IP address.  The default value is set to 20 seconds.  If an error
  662. dialog box is displayed stating "Domain name request failed" when trying
  663. to send or fetch messages, try increasing this value. 
  664.  
  665. Connect timeout  (sec)
  666. When POPmail attempts to connect to the host mail server, this parameter
  667. sets the maximum number of seconds POPmail will wait before the host
  668. mail server will acknowledge your attempt to connect.  The default value
  669. of 20 seconds is sufficient for most mail servers.  If an error dialog
  670. box is displayed stating "Open failed" when trying to send or fetch
  671. messages, try increasing this value. 
  672.  
  673. I/O timeout  (sec)
  674. This parameter sets the maximum time allowed for POPmail to send and
  675. receive data from your computer to the host mail server.  With the
  676. default value of 20 seconds, POPmail will wait 20 seconds for a response
  677. from the host mail server.  If a response does not come through within
  678. 20 seconds, POPmail will present an error dialog box and abort the Send
  679. or Fetch operation in progress.  Again, if your host mail server is slow
  680. and frequently times out, you may need to increase this parameter value. 
  681.  
  682. Retransmit timeout  in ticks
  683. This parameter sets the length of time in sixtieths of a second POPmail
  684. will wait before retransmitting a packet whose earlier transmission was
  685. not acknowledged. 
  686.  
  687. Max transmit unit in bytes:  MTU
  688. This parameter specifies the maximum allowable packet size that POPmail 
  689. will transmit in bytes.
  690.  
  691. Max segment we can receive:  MAXSEG
  692. This parameter specifies the maximum size packet in bytes that a host mail 
  693. server is allowed to transmit to POPmail.
  694.  
  695. Most bytes we can receive without ACK
  696. This parameter sets the maximum send/receive TCP window size in bytes.
  697.  
  698.  
  699.  
  700. Using POPmail
  701.  
  702. Sending Mail to Other Users
  703. Using POPmail to send an electronic mail message is easy.  Just follow these 
  704. steps:
  705.  
  706. 1.    Make the Composer window the active window.
  707. 2.    Specify the recipient of the message.
  708. 3.    Specify recipients of carbon copies.
  709. 4.    Specify the subject of the message.
  710. 5.    Type the message itself.
  711. 6.    Send the message.
  712.  
  713. Make the Composer window the active window
  714. Press the F8 function key.  This will make the Composer window active.  (The 
  715. active window always appears in front of all other windows.)
  716.  
  717. Specify Recipient
  718. In order to send a letter to someone through the United States mail, you must 
  719. know their name and address.  Likewise, to send an electronic mail message 
  720. to someone, you need to know their electronic name and address.  This is 
  721. commonly called their E-mail address.
  722.  
  723. You place the recipient╒s E-mail address into the POPmail field labeled
  724. To.  (Initially, the cursor is positioned in the To field).  In order to
  725. move the cursor between fields, you press the <TAB> key or simply click
  726. in the desired field with your mouse and then type the recipient's
  727. e-mail address.  Figure 5 shows a sample message in the Composer window. 
  728.  
  729. Figure 5:  POPmail screen with the Composer window visible
  730.        ║   Options   Edit    Group   Memo   Window
  731.                                                            
  732.            Alt-X  Exit     F2  Fetch     F3  Prev Msg     F4  Next Msg      F7  View     F8  Compose
  733.  
  734. In this example, the message is being sent simultaneously to two people. 
  735. One recipient is someone whose E-Mail address is:
  736.  
  737.     kathy@boombox.micro.umn.edu
  738.  
  739. (This address is read: kathy at boombox dot micro dot umn dot edu.  The
  740. address denotes a person whose E-mail user-name is kathy.  Kathy gets
  741. mail at a computer called boombox.micro.umn.edu on the Internet.)
  742.  
  743. To send the same message to more than one person, enter additional E-mail 
  744. addresses separated one from the other by one or more spaces (a comma is 
  745. optional).  The message in Figure 5 is also being sent to:
  746.  
  747.     ellen@UMNMOR.BITNET
  748.  
  749. (a recipient named ellen who gets her mail at a computer called UMNMOR on 
  750. BITNET).  You can send the same message simultaneously to as many 
  751. recipients as you wish.
  752.  
  753. Specify Carbon Copies
  754. With POPmail you can send a message directly to some people and as a
  755. carbon copy to others.  After specifying the primary recipients of your
  756. message in the To field, press the <TAB> key once to enter the CC field
  757. where you can enter E- mail addresses of the people who are to receive
  758. ╥carbon copies╙ of the message.  To send carbon copies to more than one
  759. person, enter additional E-mail addresses separated by one or more
  760. spaces (a comma is optional).  Those who receive messages see E-mail
  761. addresses of both the primary and the carbon copy recipients of the
  762. message.  If you don╒t want to send carbon copies of your message, you
  763. may leave the CC field blank. 
  764.  
  765. Specify Subject
  766. You must fill in the Subject field.  To move to this field, press the
  767. <TAB> key.  Once your cursor is in the field, type a succinct one-line
  768. description of your message.  Be courteous and wise; use this field to
  769. describe the contents of your message briefly but clearly.  The subject
  770. of our sample message is ╥Next Committee Meeting╙. 
  771.  
  772. Type the Message
  773. The big field just below the Subject field is the Message field.  This
  774. is where you will enter the body of your message.  To move the cursor to
  775. this field, press the <TAB> key again.  Once your cursor is in the
  776. field, type your message.  Editing text here is easy.  You can use the
  777. arrow keys to move around in the text and use the <backspace> and <DEL>
  778. keys to delete text.  You can also use the WordStar control key
  779. sequences for cursor movement.  POPmail uses a simple version of a word
  780. processor and has some limitations.  For example, you cannot make text
  781. bold, italic or underlined and you must type <ENTER> at the end of each
  782. line of text. 
  783.  
  784. Send Mail
  785. When you are done typing your message click on the Send button
  786. (alternatively, type Alt-S; or press the <TAB> key until the Send button
  787. is highlighted and then press <ENTER>).  The message will be sent to the
  788. recipients you specified in the To and CC fields.  When the message has
  789. been sent to the mail-server, a confirmation dialog box is displayed. 
  790.  
  791. Sending Mail to a Group
  792. Sending POPmail to a group is as easy as sending a message to one
  793. person.  With POPmail you can keep group lists.  A group is simply a
  794. list of recipients (E-mail addresses) that have been given a one-word
  795. alias (identifier).  For example, you could create a group called Marx
  796. composed of these three E-mail addresses:
  797.  
  798.     harpo@squeezebox.circus.umn.edu
  799.     groucho@cigarbox.opera.umn.edu
  800.     chico@bandbox.hollywood.umn.edu
  801.  
  802. To create a group alias name, select the "Make Group..." menu item from
  803. the Group pull down menu.  An edit box with scroll bars will appear to
  804. allow you to enter the desired alias name and the recipients you want to
  805. include in the group.  When you define a Group, you must type the group
  806. name first.  In our example, shown in Figure 6 below, committee1 and
  807. committee2 are group names.  The group names are followed by the user
  808. names of the members of the group.  Within a group, each user name is
  809. separated from the next by one or more spaces (commas are optional). 
  810. When you are finished entering the user names for one group, type the
  811. <ENTER> key twice before entering information to define another group. 
  812. (Groups must be separated by a blank line.)
  813.  
  814. Figure 6:  Making Groups
  815.                                                              
  816.  
  817. When you have finished making groups, click on the Ok button to save
  818. your changes. 
  819.  
  820. Selecting a Predefined Group
  821. To send mail to a group you have already defined, select the "Select
  822. Group..." menu item from the "Group" pull down menu.  A list box with a
  823. vertical scroll bar will appear, giving you a list of all your group
  824. alias names, as shown in Figure 7.  Select the group name by typing the
  825. up and down arrow keys until the desired group name becomes highlighted. 
  826. Then click on the Select button to select that group.  The "To" field of
  827. the Composer window will be filled in automatically with the full E-mail
  828. addresses of the members of the group; the group alias name itself does
  829. not appear in the To box. 
  830.  
  831. Figure 7:  Select  a Predefined Group 
  832.                                     
  833.  
  834.  
  835. About Enclosures
  836. POPmail allows you to enclose files, such as an Excel chart or
  837. worksheet, or a memo created with Microsoft Word, with each mail
  838. message.  Each recipient of your message receives an exact copy of the
  839. enclosed files.  (Of course, to receive an enclosure from POPmail, the
  840. recipient must be running POPmail/PC or POPMail/Macintosh.) Enclosed
  841. files appear on the recipient's disk with their original contents.  Your
  842. recipient can peruse and modify the file and, if desired, return it to
  843. you as another POPmail enclosure. 
  844.  
  845. When the POPmail program receives a message with an enclosed file, the
  846. document is stored on your disk.  POPmail automatically stores the
  847. enclosure in a subdirectory named ENCL of the directory you specify for
  848. mail (see Configuring POPmail).  For example, if you specify the
  849. C:\POPMAIL\MAIL directory for incoming mail, POPmail places your
  850. enclosures in the directory C:\POPMAIL\MAIL\ENCL. 
  851.  
  852. Since enclosures are regular files, you can treat them as you would any
  853. other file; that is, if someone sends you an enclosure containing an
  854. executable program, you can run the program on your machine as well.
  855. In addition, an IBM enclosure containing graphics, italic or bold
  856. characters, or spreadsheets, will retain all its original
  857. characteristics.  In short, sending IBM files as enclosures is really no
  858. different than transferring files from one machine to another using a
  859. diskette. 
  860.  
  861. Receiving Enclosures from a Macintosh
  862. Macintosh files are somewhat more complicated than IBM files.  First,
  863. Macintosh files can have longer and more complicated file names, so if
  864. necessary, POPmail/PC will alter the original Macintosh file name in
  865. order to comply with DOS file name requirements.  Second, Macintosh
  866. files are divided into one or two forks (parts).  Part One, called the
  867. "data fork," is completely equivalent to a data file on a DOS computer. 
  868. Part Two, if present, is called the "resource fork." The resource fork
  869. contains special Macintosh-only information.  If an enclosure is coming
  870. from a Macintosh, POPmail will store the data fork of the document in
  871. the subdirectory called ENCL.  If the document also contains a resource
  872. fork, the resource fork portion of the document will be stored in a
  873. subdirectory of ENCL called RSRC.  For example, if someone sends you a
  874. Macintosh HyperCard stack called "French," POPMail/PC will divide this
  875. incoming Macintosh document into two parts.  Part One the data fork,
  876. would have the name:
  877.  
  878.     C:\POPMAIL\MAIL\ENCL\FRENCH
  879.  
  880. Part 2 (the resource fork), would have the name:
  881.  
  882.     C:\POPMAIL\MAIL\ENCL\RSRC\FRENCH
  883.  
  884. Actually, the information contained in the resource fork is useless to the IBM 
  885. user; however, if someone sends you a HyperCard stack, you may want to pass 
  886. it on to another Macintosh user without losing any information.  That is why 
  887. POPmail saves the resource information on the PC even though PCs don't 
  888. have any way of using Macintosh-style resources.
  889.  
  890. Sending Enclosures to a Macintosh
  891. It is possible to send enclosure files to a Macintosh, as well as
  892. receive them.  In fact, many of the newer applications, such as
  893. Microsoft Excel, have compatible data formats.  They achieve this by
  894. using only the data fork on the Macintosh and storing the data in
  895. compatible formats. 
  896.  
  897. In general, if you are creating files on the IBM for later transmission
  898. to a Macintosh via POPmail, you must be careful to assign the correct
  899. file extension to your file name.  The Macintosh then will be able to
  900. assign the proper system icon, etc.  to the IBM file when received.  For
  901. example, if you are using Excel on an IBM and want to send the Excel
  902. spreadsheet to a Macintosh user, your file name must have a .XLS file
  903. extension.  The recipient will be able to receive and modify the
  904. spreadsheet with no problem, and then send the modified spreadsheet back
  905. to you. 
  906.  
  907. Here are other important file extensions to employ when sending IBM
  908. files to a Macintosh:
  909.  
  910.     EXT    Application    Document type
  911.     ====     =========    ===========
  912.     .XLS    MS Excel 2.2    spreadsheed
  913.     .WKS    MS Excel 2.2    spreadsheed
  914.     .WK1    MS Excel 2.2    spreadsheed
  915.     .PAS    Turbo Pascal 1.1    program source
  916.     .TXT    MacWrite II    ASCII text
  917.     .BAT    MacWrite II    ASCII text
  918.     .C    MS Word 4.0    ASCII text
  919.     .CPP    MS Word 4.0    ASCII text
  920.     .DOC    MS Word 4.0    internal
  921.     .RTF    MS Word 4.0    RTF
  922.  
  923. Exchanging Documents:  Caveats
  924. Those who exchange documents with others (via POPmail or even floppy disk) 
  925. using different versions of the same software soon learn that they cannot 
  926. always save, open, read, or retrieve documents in the usual manner.  New 
  927. versions of the software can usually open or read documents created with older 
  928. versions, but older versions do not recognize documents created with newer 
  929. versions.  However, newer versions of the software usually are backwardly 
  930. compatible in that they contain an option for reading and writing documents 
  931. in the old (obsolete) formats.
  932.  
  933. Exchanging computer documents is generally straightforward when you and
  934. the recipient use exactly the same version of the same software; for
  935. example, when you both use WordPerfect 5.1.  However, even in this
  936. scenario, if the recipient does not have the font you used to create the
  937. document, they probably will not be able to see the document as you
  938. intend it to be reproduced - either on the screen or on a printer. 
  939.  
  940. Whenever Microsoft Word users want to exchange documents but are unsure
  941. of the recipient's software, they should save the document as an RTF
  942. (rich text format) document.  Documents saved in this manner are
  943. compatible with all versions of Word on the IBM and the Mac, as well as
  944. with some other word processing programs.  Word 5.0 users will see the
  945. RTF document's name show up in the Transfer/Load menu if the document's
  946. name ends in .DOC.  If the document's name does not end in .DOC, Word
  947. 5.0 users must type in its name to load the document.  The newer Word
  948. 5.5 is more flexible; it has an option that lets you view a list of all
  949. documents regardless of their names. 
  950.  
  951. Some software comes with built-in file converters.  For example,
  952. Microsoft Word for Windows 1.1 includes converters for several word
  953. processing packages, such as Word for DOS, Word for Macintosh, Windows
  954. Write, WordPerfect 5.1, and WordPerfect 4.2.  When you install Word for
  955. Windows this conversion feature is automatically copied to your working
  956. disk.  Not all software makes using its conversion features so easy to
  957. use.  Some software requires that you follow special installation
  958. instructions to use their converters. 
  959.  
  960. Finally, keep in mind that when you E-mail large documents or multiple
  961. enclosures, you can bog down a network.  To avoid congestion, consider
  962. these strategies: send only one enclosure per mail message; break up
  963. large documents into smaller documents; and mail your documents during
  964. off-peak hours. 
  965.  
  966. As you can see, enclosing E-mail documents is not always straightforward.  
  967. The less you know about the recipient's hardware and software setup, the 
  968. more likely you are to run into unforeseen problems.
  969.  
  970. Sending Enclosures
  971. When sending a message, it is often desirable to enclose another file within 
  972. your message.  For example, you may want to send a message notifying others 
  973. of an upcoming committee meeting, and enclose a copy of a map indicating 
  974. directions to the meeting site.  If you push the "Enclose..." button in the 
  975. Composer window shown in Figure 8, POPmail will display the following 
  976. modal dialog box:
  977.  
  978. Figure 8: Enclosures Dialog Box
  979.                                       
  980.  
  981. To add files to POPmail's enclosure list for this outgoing message,
  982. click on the "Add..." button.  Then POPmail will display another modal
  983. dialog box called "File to Enclose" (Figure 9) on top of the Enclosures
  984. dialog box:
  985.  
  986. Figure 9: File to Enclose Dialog Box
  987.                                            
  988.  
  989.  
  990. The list displayed in Figure 9 is simply a list of all the files
  991. contained on your disk.  The information at the bottom of the File to
  992. Enclose dialog box (Fig.  9) is provided to give you further information
  993. about the file you are proposing to select as an enclosure.  This
  994. helpful information includes: drive, path, and file name information,
  995. the file size in bytes, and the date and time the file was last
  996. modified.  To select a document to be included in the list of documents
  997. to be sent with the current outgoing message, click on the file name
  998. desired and then click on the Ok button.  At this point, POPmail returns
  999. you to the Enclosures dialog box, and your Enclosures dialog box will
  1000. display the name of the enclosure you just added, as shown in Figure 10:
  1001.  
  1002. Figure 10: Enclosures Dialog Box with Enclosure Entered
  1003.                                       
  1004.  
  1005. For each enclosure you wish to send, repeat this sequence, choosing one
  1006. file at a time, until you have chosen all the desired enclosures.  If
  1007. you find that you have selected an incorrect file, you can click on
  1008. (highlight) the incorrect file name and then delete it by clicking on
  1009. the Enclosures dialog box Remove button.  When your list of enclosures
  1010. is complete and correct, click on the OK button in the Enclosures dialog
  1011. box, and POPmail will return you to the Composer window. 
  1012.  
  1013. Fetch Incoming Mail
  1014. Your incoming mail is held for you at the post-office server until you
  1015. fetch it.  When you fetch incoming mail, each message is moved from the
  1016. mail server to the POPmail subdirectory you have specified.  Incoming
  1017. messages remain in your database until you explicitly discard them. 
  1018.  
  1019. To retrieve your new messages, click the Fetch button on the Viewer
  1020. window (Figure 11 below).  (No matter which window is currently active,
  1021. you can type Alt-F to make the Viewer window active and Fetch your
  1022. mail.) POPmail will present you with a dialog box to inform you whether
  1023. or not you have mail.  Then POPmail will display the first new message
  1024. in the Viewer window. 
  1025.  
  1026.  
  1027. Figure 11: POPmail screen with the Viewer window visible
  1028.         ║   Options   Edit    Group   Memo   Window
  1029.                                                               
  1030.             Alt-X  Exit     F2  Fetch     F3  Prev Msg     F4  Next Msg      F7  View     F8  Compose
  1031.  
  1032. If you are connected to a printer, you can print the message by
  1033. selecting Print from the File pull down menu.  If you want to delete the
  1034. message click on the Delete button in the Viewer window.  If you don╒t
  1035. delete the message, it will remain in the database. 
  1036.  
  1037. Paging through the Database
  1038. Messages are stored in the database in the order they were received. 
  1039. Each new message is stacked on top of its predecessor, just like file
  1040. cards on a stack.  To move backwards in the database (view the previous
  1041. message), press the F3 function key.  To move to the next message in the
  1042. stack, press the F4 function key. 
  1043.  
  1044. Your incoming messages are saved to files on your disk in the
  1045. subdirectory you specify in the Configure dialog box (see Figure 3A). 
  1046. The name of the file is the same as the message number.  For example, if
  1047. your message subdirectory is C:\POPMAIL\MAIL, message 324 will be stored
  1048. in the file C:\POPMAIL\MAIL\324.  When you Delete a message, the files
  1049. are not renumbered. 
  1050.  
  1051. If you save a copy of your outgoing messages (specified in the Preferences 
  1052. dialog box shown in Figure 12) from the Options pull-down menu, each 
  1053. outgoing message will be numbered one larger than the highest message 
  1054. number currently in your mail subdirectory.
  1055.  
  1056. Reply to Incoming Mail
  1057. One important difference between the Viewer window and the Composer 
  1058. window shown earlier in Figure 5 is that the Viewer window includes a 
  1059. REPLY button.  The Reply button allows you to respond to an incoming 
  1060. message quickly, since POPmail automatically takes the Subject field and 
  1061. From field information from the original message and fills it into the Subject 
  1062. field and To field in the Composer window for your reply.  When you are 
  1063. finished typing your reply, you click the Send button to send your message.
  1064.  
  1065. Setting Program Preferences
  1066. POPmail is designed so that you can customize the program to meet your
  1067. needs.  To customize POPmail, select "Preferences..." from the File
  1068. pull-down menu.  The Preferences dialog box shown in Figure 12 will
  1069. appear.  Use the mouse to click in the little box to the left of each
  1070. option in order to toggle the preference ON or OFF (when an X appears in
  1071. the box to the left of preference, it is turned ON).  (Using the
  1072. keyboard you can toggle a preference by pressing the Alt key together
  1073. with the letter that is highlighted for the preference in question; or,
  1074. press the <TAB> key repeatedly until the desired preference is selected
  1075. [highlighted] and then press the Spacebar to toggle that preference ON
  1076. or OFF.) The default values are pre-set by POPmail to the values shown
  1077. in Figure 12.  If you don't like these default values, you are free to
  1078. change them at any time.  POPmail permanently remembers your settings. 
  1079.  
  1080. Figure 12: Preferences Dialog Box
  1081.                                             
  1082.  
  1083. The first preference option is "Include incoming message in Reply". 
  1084. This feature is used in conjunction with the Reply button in the Viewer
  1085. window (see Fig.  11).  When there is a check in the square to the left
  1086. of this preference, POPmail will collect the text in the incoming
  1087. message and include it for reference as a preface to the reply you will
  1088. formulate to the message while using the Reply feature on the Viewer
  1089. window.  The text collected from the incoming message will appear before
  1090. your reply, with a leader line stating, " On [such and such a date] [so
  1091. and so] writes: ".  In addition, to further differentiate the incoming
  1092. message from your reply which will follow in the message field, POPmail
  1093. places a greater than (>) symbol before each line of the incoming
  1094. message.  You then type your reply following this reference text.  This
  1095. feature is useful because it allows each recipient of your reply to
  1096. consider your reply in the context of the original incoming message. 
  1097.  
  1098. The second preference option is "Display POPmail's copyright screen". 
  1099. When there is a check in the square to the left of this preference,
  1100. POPmail will display the POPmail copyright dialog box (POPmail's initial
  1101. screen) whenever you start up POPmail. 
  1102.  
  1103. The third preference option is "Add signature to outgoing mail." When
  1104. there is a check in the square to the left of this preference, POPmail
  1105. will automatically end each of your outgoing messages with a signature
  1106. block of your choice, as shown in the John Doe example in Figure 12. 
  1107.  
  1108. The fourth preference option is "Save copy of outgoing mail." When there
  1109. is a check in the square to the left of this preference, POPmail will
  1110. automatically place a copy of each outgoing message into your POPmail
  1111. database.  This convenient feature saves you a record of every message
  1112. you send. 
  1113.  
  1114. Other Features
  1115.  
  1116. Moving a Window
  1117. You can move the Viewer and Composer windows, as well as dialog boxes,
  1118. by using a mouse or the keyboard.  Using a mouse, place the mouse cursor
  1119. on the top bar of the window frame, press the left mouse button, and
  1120. continue to hold the mouse button down while dragging the window to a
  1121. new location, then release the mouse button.  Using the keyboard, press
  1122. Ctrl-F5 (or select "Resize/Move" from the Window pull-down menu and use
  1123. the four arrow keys to move the window.  Press <ENTER> when done.)
  1124.  
  1125. Resizing a Window
  1126. The Clipboard window (you can view the clipboard by selecting "Show
  1127. Clipboard" from the Edit menu) and the Trace Window (see the "Trace
  1128. Facility" below) can be resized as well as moved.  To resize a window
  1129. using the mouse, grab the lower right corner of the frame and press the
  1130. left mouse button, dragging the mouse until the desired size is
  1131. achieved; or, using the keyboard, select "Resize/Move" from the Window
  1132. menu and use the arrow keys while holding the Shift key down.  Press
  1133. <ENTER> when done.  Note: The Composer window, the Viewer window, and
  1134. dialog boxes cannot be resized. 
  1135.  
  1136. Trace Facility
  1137. POPmail has a built-in trace facility to assist network administrators
  1138. in trouble-shooting when POPmail fails to Fetch or Send properly.  When
  1139. tracing is turned ON, POPmail will write a detailed log of the
  1140. transactions between the PC and the host mail server when messages are
  1141. fetched or sent.  Then your network administrator can use this log to
  1142. help locate the source of the problem.  You press Alt-F10 to display the
  1143. Trace Options dialog box, as shown in Figure 13. 
  1144.  
  1145. Figure 13:  Trace Options Dialog Box
  1146.                                         
  1147.  
  1148. By default tracing is turned off.  You turn tracing on by selecting a
  1149. trace destination, either the trace window or a file. 
  1150.  
  1151. You can direct the trace output to a Trace window by choosing the "..╩to
  1152. ╩trace window" radio button and then clicking on the Ok button.  Then a
  1153. movable and resizable Trace window is made visible and active.  You can
  1154. scroll back through this window to see earlier messages.  (The Trace
  1155. window has an 8k buffer).  All new messages are always added to the
  1156. bottom of the window.  If the Trace window gets covered by the Viewer or
  1157. Composer windows, you can bring it to the front by successively pressing
  1158. F6 (Next Window) until the Trace window appears on top of all other
  1159. windows.  You can close the Trace window by clicking in the close box in
  1160. the upper left-hand corner of the window or by pressing the <ESC> key. 
  1161. Even if the Trace window is closed, transactions will still be recorded
  1162. to the trace window, you just won't be aware of them.  Remember, if you
  1163. have closed the Trace window, you can make it visible again by pressing
  1164. Alt-F10. 
  1165.  
  1166. You can direct Trace output to a file by selecting the "..to╩file" radio
  1167. button and typing the name of the file in the input box just to the
  1168. right of this radio button and then clicking on the Ok button.  By
  1169. default, POPmail uses the file name "POPTRACE.TXT".  If you enter PRN
  1170. for the filename, the trace output will go to your printer.  If your
  1171. network administrator is unsuccessful in trouble- shooting the problem,
  1172. we can be more helpful if he or she sends us trace output. 
  1173.  
  1174. The values you enter into the Trace dialog box are transient.  They are
  1175. forgotten once you quit the POPmail program.  The Trace dialog box
  1176. initial (default) settings are shown in Figure╩13. 
  1177.  
  1178.  
  1179. Summary and Cautions
  1180. POPmail is designed to give networked microcomputer users an easy to use 
  1181. E-mail system with wide connectivity.  While other Post Office Protocol 
  1182. software for the PC already exists, POPmail/PC╒s user interface mirrors the 
  1183. Macintosh POPmail user interface.  This consistency helps simplify training 
  1184. for departments that have mixed Macintosh and PC computing environments.
  1185.  
  1186. Since there are many details to be considered in establishing a connection to 
  1187. the campus backbone network, we strongly advise that you consult the staff at 
  1188. the Microcomputer HelpLine before you plan your network or purchase any 
  1189. hardware.
  1190.  
  1191. If you want to discuss POPmail (or other E-mail systems), call or visit the 
  1192. Microcomputer HelpLine.  If you visit the HelpLine, our consultants can 
  1193. demonstrate POPmail for you.  If your department decides to run POPmail, we 
  1194. would be happy to help you set things up.
  1195.  
  1196.  
  1197. Acknowledgments
  1198. We wish to extend our thanks to Borland International of  Scotts Valley, 
  1199. California, for continued excellence in the enhancement of their Turbo Pascal 
  1200. product. We developed POPmail Version 2.0 using Borland's TurboVision, an 
  1201. object-oriented library of special-purpose routines provided with Borland's 
  1202. newest release of Turbo Pascal, Version 6.0.
  1203.  
  1204. For the use of the Clarkson Packet Drivers, the foundation on which our 
  1205. network products are based, we gratefully acknowledge Clarkson College of 
  1206. Potsdam, New York.
  1207.  
  1208. Using POPmail with Novell
  1209. Version 9.x of the Clarkson packet drivers will work with Novell NetWare.  
  1210.  
  1211. First, you must configure Novell NetWare by using a special IPX.  It requires
  1212. that you SHGEN a new one using the driver from BYU to create the interface
  1213. between the packet driver and NET3/4/5.  The BYU_IPX is a generic IPX that 
  1214. works with any of the boards that use the packet driver, so if you have a 
  1215. mixture of 3COM, Novell Ethernet, and other boards you just need the 
  1216. appropriate packet drivers and the BYU version of the IPX.
  1217.  
  1218. Second, to configure the packet driver to work with Novell NetWare, simply 
  1219. add the -n switch to the command line immediately after the command to 
  1220. invoke the driver, before any other parameters.  For example, to invoke the 
  1221. packet driver for the 3COM 503 board, allowing for use with TCP/IP and Novell 
  1222. NetWare, you would use the following command line:  
  1223.     3c503.com -n 0x60 3 0x300
  1224.  
  1225.  
  1226. Using POPmail with Microsoft Windows 3.0
  1227. Version 9.x of the Clarkson packet drivers will work with Microsoft Windows 
  1228. 3.0.  To configure the packet driver to work with Windows 3.0 or greater, add 
  1229. the -w switch to the command line immediately after the command to invoke 
  1230. the driver, before any other parameters.  This allows you to use Windows to 
  1231. invoke POPmail, Telnet, ftp, or tn3270 directly.  For example, to invoke the 
  1232. packet driver for the 3COM 503 board, allowing for use with TCP/IP and to 
  1233. work with Windows 3.0, you would use the following command:
  1234.     3c503.COM -w 0x60 3 0x300
  1235.  
  1236. If you want to use Windows and Novell NetWare together, your command lines 
  1237. would look like this:
  1238.     BYU_IPX.COM
  1239.     3c503.COM -n -w 0x60 3 0x300
  1240.  
  1241. In addition, you will need to set up a separate Windows .PIF file for
  1242. each of the applications (POPmail, Telnet, ftp, and tn3270) with the
  1243. following options so that Windows can run these packet-driver-dependent
  1244. applications correctly:
  1245.  
  1246.     Full screen    ON
  1247.     Background execution    ON
  1248.     Close Window on Exit    ON
  1249.  
  1250.     Under "Advanced...":
  1251.         Background priority    100
  1252.         Detect Idle Time    OFF
  1253.         Lock Application Memory    ON
  1254.         Video Memory    TEXT
  1255.         Monitor Ports    OFF  (i.e., all boxes off)
  1256.         Retain Video Memory    ON
  1257.  
  1258. The .PIF file should point to the .EXE files for each of these programs.     
  1259.  
  1260.  
  1261. POPmail Q & A
  1262. This section presents frequently-asked questions about POPmail/PC.
  1263.  
  1264. Q.    We have more than one Packet Driver loaded.  POPmail can't seem to 
  1265. find the correct packet driver. What's going on?
  1266. A.    Popmail uses the first packet driver it finds.  Make sure the packet 
  1267. driver POPmail needs has the lowest interrupt number. You can 
  1268. ensure success by assigning it the lowest possible interrupt number:  
  1269. 0x60.
  1270.  
  1271. Q.    What language is POPmail written in?
  1272. A.    Turbo C version 1.5, Turbo Assembler 1.0, and Turbo Pascal 6.0
  1273.  
  1274. Q.    We are running a POP3 server on port 999.  Can we use POPmail with 
  1275. this POP port?
  1276. A.    Yes.  To have POPmail use a port other than the default 109 port, 
  1277. simply put the port number after the "Host computer:" field in the 
  1278. configure dialog box.  For example:
  1279.         boombox.micro.umn.edu   999
  1280.  
  1281. Q.    I have a friend who gave me his access numbers on various computer 
  1282. services including CompuServe, Prodigy, PC link, and Genie.  Can I 
  1283. use POPmail to send him mail?  
  1284. A.    For Prodigy, PC Link, and Genie we are not aware of any procedure 
  1285. that would work.  Contact those services directly and ask them how to 
  1286. send/receive mail to the TCP/IP internet. (When you are using 
  1287. POPmail what you are really doing is sending TCP/IP internet e-mail).
  1288.  
  1289.     For CompuServe, you are in luck.
  1290.     Ñ From internet to Compuserve:
  1291.     Compuserve addresses are of the form  nnnnn,nnnn  where n is 0 to 9.  
  1292. For example, 72555,3235.  Change the comma to a period and append 
  1293. @compuserve.com and you've got it.  For example, to send to 72555,3235 
  1294. you would address your mail to
  1295.         72555.3235@compuserve.com
  1296.     Ñ From Compuserve to internet:
  1297.     Preface the internet address with >INTERNET: and you're done.  For 
  1298. example, to send mail to a user name fred with an account on an 
  1299. internet mail server named boombox.micro.umn.edu from 
  1300. Compuserve you would address mail to
  1301.         >INTERNET:fred@boombox.micro.umn.edu
  1302.  
  1303.  
  1304. Q.    Does POPmail support BOOTP or RARP?
  1305. A.    Not at this time.
  1306.  
  1307. Q.    Does POPmail support SLIP dial-in access?
  1308. A.    Yes.
  1309.  
  1310. Q.    Is there a modification in the works that will allow AppleTalk packet 
  1311. driver support ?
  1312. A.    We are working on this, but AppleTalk support for POPmail is not 
  1313. available at this time.
  1314.  
  1315.  
  1316.