home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / MISC / NETWORK / EZMAIL2.ZIP / EZMAIL.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-09-27  |  23.5 KB  |  549 lines
  1.  
  2.  
  3.                                    EZMAIL 1.6.4
  4.  
  5.                      Client / Server Electronic Mail Prototype
  6.  
  7.  
  8.                                         By
  9.  
  10.                                DSAC-F, DSAC-O, DSAC-T
  11.  
  12.                                Maintained By:  DSAC-R
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                                    Documentation
  17.  
  18.                                         By
  19.  
  20.                              DSAC-OB, DSAC-OL, DSAC-RS
  21.  
  22.                                     18 Jul 1990
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.            EZMAIL  is an on-line electronic  mail system designed to be
  35.            used under  the PC and  UNIX environments connected  via the
  36.            Ethernet local area network (LAN).
  37.  
  38.            EZMAIL  will  allow a user  to easily receive,  view, print,
  39.            delete,  create and  send electronic  mail  through the  LAN
  40.            connection  without   actually  logging   in  to   the  UNIX
  41.            environment.   This  is  both a  faster  and more  preferred
  42.            method of checking your mail; allowing the PC to handle most
  43.            of the processing workload and  reducing the overhead of the
  44.            UNIX system  by eliminating the need  to log in to  the UNIX
  45.            environment.
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                            WHERE DID EZMAIL COME FROM?
  52.  
  53.            EZMAIL was designed and developed by a DSAC Team.  Program-
  54.            mers  from  DSAC-O, DSAC-F,  DSAC-T worked  together in  an
  55.            attempt  to produce  a user-friendly, PC-based email system
  56.            system to fill a DSAC-O MPCASS project requirement.
  57.  
  58.            EZMAIL is  a client /  server based  model.   Using  the SUN
  59.            microsystems(tm)  PcNFS  Programmer's  Toolkit   and  the  C
  60.            language platform, a  socket level interface between  the PC
  61.            and the UNIX systems was established.
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                              WHY SHOULD I USE EZMAIL?
  68.  
  69.            Some benefits of EZMAIL are:
  70.  
  71.              1. A   faster,   more  user-friendly   electronic   mail
  72.                 application.
  73.  
  74.              2. Compatibility  between  QOFFICE, ELM  and  UNIX  MAIL
  75.                 users.
  76.  
  77.              3. Significant reduction of UNIX workload and overhead.
  78.  
  79.              4. Manage electronic  mail on  multiple machines  from a
  80.                 single PC.
  81.  
  82.              5. Small file (ASCII, ENABLE, EXE, etc.) transfer
  83.                 capability.
  84.  
  85.              6. EZMAIL  is   owned  by  DSAC   and  may   be  freely
  86.                 distributed.
  87.  
  88.  
  89.            There are three "rules" to remember when using EZMAIL.
  90.  
  91.              1. If you are  going to use EZMAIL,  you will  need to use
  92.                 it exclusively.   That means that when  you start using
  93.                 EZMAIL,  your  mail will be marked  in such a  way that
  94.                 the other  mail programs  (i.e. Qoffice,  ELM and  UNIX
  95.                 MAIL) will NOT be able to  access that mail.  But there
  96.                 is no problem as long as  you use EZMAIL  each time you
  97.                 want to check your mail.
  98.  
  99.              2. You will  need to send ALL  mail to ALIASES  instead of
  100.                 USER IDS.   This  is a requirement  since mail  sent to
  101.                 USER  IDS does  not  always get  placed  into a  user's
  102.                 correct  "home directory",  but  mail  sent to  ALIASES
  103.                 will.
  104.  
  105.              3. Always  read  your  mail  from  your  "home  directory"
  106.                 system.   Example:  Your  home directory is  located on
  107.                 the DMINSG1, you  would "tell" EZMAIL to use DMINSG1 as
  108.                 your mail "SYSTEM".
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.                              HOW DO I INSTALL EZMAIL?
  115.  
  116.            EZMAIL can  be run from a floppy disk, but it is recommended
  117.            that you run it from a harddisk based system.  The steps for
  118.            installing EZMAIL onto a harddisk based system are listed
  119.            below:
  120.  
  121.                       (Please see your PC point of contact.)
  122.  
  123.            or, try the following lines for the do it yourself'er in
  124.            you...
  125.  
  126.                (exit or return to DOS)
  127.                C:\>  net use m: \\dsacg2\tmp\ezmail     (ENTER KEY)
  128.                C:\>  m:                                 (ENTER KEY)
  129.                M:\>  install                            (ENTER KEY)
  130.  
  131.            And now,  EZMAIL will AUTOMATICALLY install itself onto your
  132.            harddisk.  Then you just add EZMAIL to your menu system,  or
  133.            execute it directly from DOS by typing the following:
  134.  
  135.                C:\>  CD \EZMAIL                         (ENTER KEY)
  136.                C:\EZMAIL>  EZMAIL                       (ENTER KEY)
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.                     HOW DO I USE EZMAIL?  (THE VERY FIRST TIME)
  143.  
  144.            Run the  EZMAIL  program  (either  from  the DOS prompt line
  145.            by  typing EZMAIL,  or from the menu option).    Your screen
  146.            should have a dialog box  asking for profile information the
  147.            first time  you  run EZMAIL.   (You may change  this profile
  148.            information  at any  time  in the  future  by selecting  the
  149.            OPTIONS menu  and then  the CHANGE  PROFILE option  from the
  150.            main  menu.)   Then  complete  your profile  information  as
  151.            follows:
  152.  
  153.               1.  Enter your First Name, (example:  John or Jane)
  154.  
  155.               2.  Enter your Last Name, (example:  Doe)
  156.  
  157.               3.  Enter your USER ID, (example:  doe1234)
  158.  
  159.               4.  Enter your "home directory" system, (example: dminsg1)
  160.  
  161.               5.  Enter your choice of an editor for editing mail while
  162.                   using EZMAIL (default is PED)
  163.  
  164.               6.  Enter your choice of an viewer for viewing mail while
  165.                   using EZMAIL (default is Vbrowse)
  166.  
  167.            NOTE:  We now have a NEW editor called PED.EXE, which is the
  168.            default  editor  of  choice.   It was written for the public
  169.            domain by Bob Foley and DLA was given unrestricted use of it
  170.            for in-house and DLA distribution.
  171.  
  172.            Only  small  editors  will  work,  ENABLE is too large.  The
  173.            default editor works very well and has many options.
  174.  
  175.            After you  have finished entering your  profile information,
  176.            the EZMAIL main menu will appear.   From this main menu you
  177.            are able to select any of the options listed below:
  178.  
  179.  
  180.                Send       Receive     Options     Help       Quit
  181.  
  182.  
  183.            To select  between the different  menu options, you  may use
  184.            the TAB key or press the first character of the menu option,
  185.            but the CURSOR or ARROW keys  are more commonly used to move
  186.            left and  right to  select a  menu option.   Then  press the
  187.            RETURN or ENTER key to "pull down" the menu for sub-options.
  188.            The CURSOR  or ARROW keys  can then be  used to move  up and
  189.            down to select a sub-menu option.   The following pages will
  190.            discuss each menu option including their sub-options.
  191.  
  192.            After  you select  one of  the sub-options  listed above,  a
  193.            scrollable window will appear  listing basic information for
  194.            each  piece of  mail  that has  been sent  to  you.   Scroll
  195.            through the  list until  you have  highlighted the  piece of
  196.            mail that you want to work with, then press RETURN, ENTER or
  197.            F4 to perform the selected  option to that highlighted piece
  198.            of mail.
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.                                  MENU OPTION:  SEND
  205.  
  206.            Highlight the SEND menu option and press the RETURN or ENTER
  207.            key to  pull down the send  sub-menu.  (The ESCAPE  key will
  208.            allow you to exit back to the  previous menu or allow you to
  209.            EXIT TO DOS as a short-cut key).  The sub-menu contains  the
  210.            following options for selection.
  211.  
  212.                                    Edit Mail
  213.                                    Send Mail
  214.                                    Mail Many
  215.                                    Binary Send
  216.                                    Attach File
  217.  
  218.  
  219.                                    Edit Mail
  220.  
  221.            To  create a  piece of mail, select the 'SEND' menu and then
  222.            the  'EDIT MAIL'  option.   The  editor of  your choice will
  223.            loaded  the  PC  file  that you  wish  to  send  (PED is the
  224.            default editor).  The default file to  edit is 'EZMAIL.SND',
  225.            however  you may  type your  own file  name or  enter '?' to
  226.            get a directory listing.   Press the  <ESC> sequence to save
  227.            your message  in an ASCII  file format  under  the file name
  228.            that you have specified.
  229.  
  230.  
  231.                                    Send Mail
  232.  
  233.            To send a piece of mail, select the 'SEND' menu and then the
  234.            'SEND MAIL' option, the send mail  process will  then begin.
  235.            You will  be prompted  for a  file  name to send.  Enter the
  236.            correct  information  or  simply  press  <ENTER>  to use the
  237.            default file. You will also be allowed to append a signature
  238.            file 'EZMAIL.SIG' if you have previously created one through
  239.            'EDIT MAIL'  (the file name must be  'EZMAIL.SIG').   At the
  240.            'Mail To:'  prompt enter the user alias or a list of aliases
  241.            seperated by  a comma or a blank space.  You may also send a
  242.            courtesy  copy  'CC:' to an  alias  or a  list of aliases as
  243.            stated above.   Your mail will be sent and a confirmation or
  244.            error message will appear at the bottom of the screen.
  245.  
  246.  
  247.                                    Mail Many
  248.  
  249.            To send  a piece of mail  to  many users,  select the 'SEND'
  250.            menu  and then  the  'MAIL MANY'  option.   The mail process
  251.            will begin.   You will be prompted  for a file name  to send
  252.            and  a  'Mailing List' where the mailing list is a file pre-
  253.            viously created in the 'OPTIONS'  menu for  'MAILLIST EDIT'.
  254.            Enter the correct information  or simply  press the  <ENTER>
  255.            key at each prompt to accept  the defaults.   Your mail will
  256.            be sent to each user in the mailing list  and a confirmation
  257.            or error message will appear at the bottom of the screen.
  258.  
  259.  
  260.                                  Binary Send
  261.  
  262.            To send  a piece of mail  that is not  a regular ASCII file,
  263.            such  as an  ENABLE  or EXECUTABLE file,  select  the 'SEND'
  264.            menu  and then  the 'BINARY SEND' option and the binary send
  265.            process will begin.  You will be prompted for a file name to
  266.            send. Enter the correct file name or use '?' to get a direc-
  267.            tory listing, then press <ENTER> to send that file.   At the
  268.            'Mail To:' prompt enter the user alias  or a list of aliases
  269.            seperated by a comma or a blank space.   You may also send a
  270.            courtesy copy  'CC:'  to an alias  or a list of  aliases  as
  271.            stated above.   Your mail will be sent and a confirmation or
  272.            error message will appear  at the bottom of the screen.   On
  273.            the receiving end, EZMAIL will recognize the file and decode
  274.            into the EZMAIL  directory  and then notify  you of the file
  275.            name for the decoded file.
  276.  
  277.  
  278.                                   Attach File
  279.  
  280.            In order  to attach  a DMINS mail message,  you will need to
  281.            use the  'SAVE MAIL' option of the 'RECEIVE' menu.  Save the
  282.            mail  to the  default PC Mailbox or to your own specified PC
  283.            Mailbox.  To attach a piece of mail, select the  'SEND' menu
  284.            and then them 'ATTACH FILE' option.  The attach file process
  285.            will then begin.   You will will be  prompted for a  PC file
  286.            name to  attach the PC file to  and then the PC file name to
  287.            be attached.   Enter the correct information or simply press
  288.            <ENTER> at each prompt to accept the defaults.  Your PC file
  289.            selected will be attached to another PC file and a confirma-
  290.            tion  or error  message  will  appear  at the  bottom of the
  291.            screen.
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.                                MENU OPTION:  RECEIVE
  298.  
  299.            Highlight the  RECEIVE menu option  and press the  RETURN or
  300.            ENTER key  to load  the  receive mail  screen.   (The ESCAPE
  301.            key will  allow you  to exit  back to  the previous  menu or
  302.            allow you to EXIT TO DOS as  a short-cut key.)
  303.  
  304.  
  305.                    WHAT KEYS DO I USE IN THE RECEIVE MAIL SCREEN?
  306.  
  307.  
  308.                           <ESC>, <ENTER>, and ARROW KEYS
  309.  
  310.            Use the  <ESC> key to backup or exit from the 'RECEIVE' menu
  311.            mail screen.  Use the <ENTER> key to process the highlighted
  312.            piece  of  mail.   Use the  ARROW keys  (up/down,  home/end,
  313.            pgup/pgdwn) to move around the mail screen(s).
  314.  
  315.  
  316.                                     F1: Help
  317.  
  318.            Selecting  the  F1 function key  in the 'RECEIVE'  menu mail
  319.            screen  will give you  this help file  of  the  function key
  320.            descriptions.
  321.  
  322.  
  323.                                     F2: View
  324.  
  325.            To view  a highlighted piece  of mail,  use the  F2 function
  326.            key.  This will bring down the mail to the file 'EZMAIL.REC'
  327.            and  EZMAIL will immediately  take you  into this file using
  328.            either  the default viewer  or the viewer  of  your  choice,
  329.            unless if the file was sent as a 'BINARY SEND'.  If the file
  330.            was sent thru 'BINARY SEND', the mail will be decoded into a
  331.            file in the EZMAIL directory and you will be notified of the
  332.            file name.
  333.  
  334.  
  335.                                     F3: Print*
  336.  
  337.            To print a highlighted piece of mail to your PC printer, use
  338.            the F3 function key.  This will print the file to the device
  339.            that  is defined for use by the  DOS 'PRN' command (normally
  340.            LPT1:).   After every 56 lines,  EZMAIL  will  automatically
  341.            insert a page break, and ZMAIL will also advance the printer
  342.            page to the  next sheet.   The F3: Print option  also allows
  343.            for doing multiple prints at one time  by previously marking
  344.            the file with the F5: Tag/Untag key.
  345.  
  346.  
  347.                                     F4: Save
  348.  
  349.            To save a highlighted piece of mail to a PC file, use the F4
  350.            function key.   This will  save the mail file to the default
  351.            PC file of 'EZMAIL.BOX',  or type in a file name or a '?' to
  352.            get a  directory  listing of another  file name  to save the
  353.            mail to.   All  mail that  is saved  is appended to the file
  354.            name selected.   The F4: Save option  also allows  for doing
  355.            multiple saves  at one time  by previously  marking the file
  356.            with the F5: Tag/Untag key.
  357.  
  358.  
  359.                                   F5: Tag/Untag(*)
  360.  
  361.            To do multiple file deletes,  you must  use the  F5 function
  362.            key to tag  a highlighted piece  of mail with a '*'.   After
  363.            tagging the files  to be deleted in this fashion, use the F6
  364.            function key  to perform  the multiple delete.   To  untag a
  365.            marked file,  highlight the piece  of tagged mail and select
  366.            F5 to untag the mail.
  367.  
  368.  
  369.                                     F6: Delete
  370.  
  371.            To delete the highlighted piece of mail, select the function
  372.            key F6.   The highlighted mail will be deleted from the Host
  373.            server.  To do a multiple mail delete, first select the mail
  374.            to be deleted  with the F5 function key.   After doing this,
  375.            select  the F6 function key  and EZMAIL  will ask you if you
  376.            want to delete all the tagged files.  Select (Y) will delete
  377.            all the tagged files from the Host server.
  378.  
  379.  
  380.                                    F7: Qfilter
  381.  
  382.            To filter the highlighted mail, select  the function key F7.
  383.            EZMAIL will run the Qoffice style document  through EZFILTER
  384.            which  will  filter  out  the Qoffice  specific  characters.
  385.            EZMAIL will  then enter  the filtered  highlighted  mail  to
  386.            allow to view the mail.   The mail item will remain filtered
  387.            until you move the highlight bar  to another piece  of mail,
  388.            in which case you will have to refilter the mail message.
  389.  
  390.  
  391.                                    F8: Forward
  392.  
  393.            To forward the highlighted mail, select the function key F8.
  394.            EZMAIL will then ask you if you would like to edit the high-
  395.            lighted mail (Y/N)  and either edit(Y) or continue(N) depen-
  396.            ding on your input character.   EZMAIL  will then ask you if
  397.            you would like  to forward this mail  to one address or many
  398.            addresses.   If you select to mail to one address,  you will
  399.            then be prompted to enter the destination user's alias.   If
  400.            you select to do a mail many,  you will then be prompted  to
  401.            enter a mailing list.  After entering a subject, EZMAIL will
  402.            forward the mail  and when it is done,  you will be returned
  403.            to the 'RECEIVE' menu mail screen.
  404.  
  405.  
  406.                                    F9: Reply
  407.  
  408.            To reply to the highlighted mail, select the function key F9.
  409.            EZMAIL will allow you  to edit the highlighted mail after it
  410.            has reformated the mail message to show the original message
  411.            mail by the sender.   EZMAIL  will then show you the Mail To
  412.            prompt with the recipient address and will allow you  to use
  413.            it or to enter a new address.  EZMAIL will then show you the
  414.            subject and allow  you to change it.   EZMAIL will send  the
  415.            mail  and  when  it  is done,   you will be returned  to the
  416.            'RECEIVE' menu mail screen.
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.                                MENU OPTION:  OPTIONS
  423.  
  424.            Highlight the  OPTIONS menu option  and press the  RETURN or
  425.            ENTER key  to pull down the  options sub-menu.   (The ESCAPE
  426.            key will  allow you  to exit  back to  the previous  menu or
  427.            allow you to EXIT TO DOS as a short-cut key.)
  428.  
  429.                                Change Profile
  430.                                Maillist Edit
  431.                                View DOS Mailbox
  432.                                Shell To DOS
  433.                                EZ Update
  434.  
  435.  
  436.                      What Do I Need To Know About My Profile?
  437.  
  438.            If you wish  to change your profile information,  you may do
  439.            so by selecting the OPTIONS menu and then the CHANGE PROFILE
  440.            option.  Enter  the user profile information  in the profile
  441.            window,  or ESCAPE  to  leave the  window  with NO  changes.
  442.            The first and last names are your own name.  The userid is
  443.            your DMINS system login.  The system name is your home DMINS
  444.            system.  The editor will be used by the 'SEND' menu, with
  445.            PED being the default.  The viewer will be the program to
  446.            view all your mail in the 'RECEIVE' menu, with Vbrowse being
  447.            the default.  After all the information is entered, your 
  448.            password will be checked against your USER ID.  Only a valid
  449.            password will be allowed to send and receive mail.
  450.  
  451.  
  452.                              What About Mailing Lists?
  453.  
  454.            If you wish  to edit your mailing list  information, you may
  455.            do so  by selecting  the OPTIONS menu  and then  the MAILING
  456.            LIST option.  The editor will be loaded and the mailing list
  457.            file will appear on your screen.  Enter each user's ALIAS on
  458.            a seperate line.  Remember to save this file before exiting.
  459.            It is important  to use ONLY the user's ALIAS  and not their
  460.            USER  ID, otherwise  they may  not  receive the  mail.   The
  461.            default mailing list  file is EZMAIL.LST, but  you could use
  462.            any filename  of your choice, as  long as you use  that same
  463.            filename when MAILING MANY from the SEND menu.
  464.  
  465.  
  466.                            Can I View A DOS Mailbox File?
  467.  
  468.            If you wish to view/edit your PC Mailbox file(s) residing on
  469.            your PC, you may  do so by  selecting the 'OPTIONS' menu and
  470.            then  the  'VIEW DOS MAILBOX'  option.   The viewer  of your
  471.            choice  will  load  the  PC Mailbox  file   (Vbrowse is  the
  472.            default)  for viewing or  editing.   The default  PC Mailbox
  473.            file  is  'EZMAIL.BOX',  however,  you may  enter another PC
  474.            Mailbox  file of your choice by typing in the file name or a
  475.            '?' to get a directory listing.
  476.  
  477.  
  478.                              What Is Shelling To DOS?
  479.  
  480.            Shelling to DOS,   the Disk Operating System, is  a means of
  481.            being able to  "drop" to the DOS  prompt temporarily without
  482.            having to  terminate the EZMAIL  application;  and  then get
  483.            back into EZMAIL by typing EXIT at the DOS prompt.  EZMAIL
  484.            will temporarily change the DOS shell prompt so that you
  485.            will know to type 'EXIT' in order to return to EZMAIL.
  486.            Please remember to exit back to the EZMAIL program after
  487.            finishing with DOS.
  488.  
  489.  
  490.                               Can I Attach A File?
  491.  
  492.            In order to attach  a mail message, you will need to use the
  493.            SAVE MAIL  option from the RECEIVE  menu.  Save the  mail to
  494.            the default EZMAIL filename.  To actually attach  the mail,
  495.            select the ATTACH FILE  option from the SEND menu.  You will
  496.            be  prompted  for  the  message  filename to  edit  and  the
  497.            attaching message  filename.  EZMAIL  will then  create the
  498.            "new" mail message  that you may then send  or edit.  Simply
  499.            press RETURN or ENTER at each prompt to accept the defaults.
  500.  
  501.            Another way to  attach  mail would be to use  an editor that
  502.            supports "merging" of documents.   Then, instead of actually
  503.            attaching  mail,  you would just send  a piece of  mail that
  504.            had other mail "merged" into it.
  505.  
  506.  
  507.                      How Do I Get The Most Recent EZMAIL Package?
  508.  
  509.            To maintain the most current EZMAIL files, go to the OPTIONS
  510.            menu and select EZ UPDATE.  This will execute a program that
  511.            will copy from the HOST server the most current versions  of
  512.            EZMAIL and inform you of the files that have been updated.
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.                                 MENU OPTION:  QUIT
  519.  
  520.            Highlight the QUIT menu option and press the RETURN or ENTER
  521.            key to display  the quit menu box  (the <ESC> key will allow
  522.            you to exit  back to the previous menu  or allow you to EXIT
  523.            TO DOS as a short-cut key.)   To quit to DOS, just press the
  524.            <ENTER> key,  else press  <ESC>  or the 'n' followed  by the
  525.            <ENTER> key to return back to EZMAIL.
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                               ADDITIONAL INFORMATION
  532.  
  533.            Although  this  version  of  EZMAIL  is  only 1.6.4,  we are
  534.            continually working to improve this product.   Please direct
  535.            any comments or suggestions, in writing, to:
  536.  
  537.                      DSAC-RSB
  538.                      c/o Defense Construction Supply Center
  539.                      P.O. Box 1605
  540.                      Columbus, OH  43216-5002
  541.  
  542.                      Attn:  EZMAIL
  543.  
  544.                 or to one of the following email addresses:
  545.  
  546.                      iis@dsacg2.dsac.dla.mil
  547.  
  548. 
  549.