home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / DATABASE / TCBMA10C.ZIP / TCB-GS.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-07-04  |  112.0 KB  |  2,773 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS! TM
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                                GETTING STARTED
  19.  
  20.                                 USER'S MANUAL
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                                  Version 1.0
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                           Hooper International, Inc.
  39.                                 P.O. Box 50200
  40.                           Colorado Springs, CO 80949
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                        Registration Number: ___________
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58. Copyright (C) 1986-1990 by Hooper International, Inc.
  59. All rights reserved.
  60.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  61.  
  62.                                COPYRIGHT NOTICE
  63.  
  64. TAKIN' CARE OF BUSINESS is not a public-domain program.  It is Copyright (C)
  65. 1986-1990 by Hooper International, Inc.
  66.  
  67. No part of this manual may be reproduced or translated, in any form or by
  68. any means, without the prior written permission of Hooper International, Inc.
  69.  
  70.               Copyright (C) 1986-1990 Hooper International, Inc.
  71.  
  72.  
  73.                               WARRANTY INFORMATION
  74.  
  75. Hooper International, Inc. licenses this software and manual "as is" without
  76. warranty of any kind, either expressed or implied; including, but not limited
  77. to, the particular purpose.  Hooper International, Inc. does not warrant that
  78. the TAKIN' CARE OF BUSINESS software will meet your requirements, or that the
  79. operation of TAKIN' CARE OF BUSINESS will be uninterrupted or error free. In
  80. no event will Hooper International, Inc. be liable for incidental, conse-
  81. quential, indirect or other damages including any lost profits or lost savings,
  82. arising from the use of, or inability to use, these programs; even if Hooper
  83. International, Inc. has been advised of the possibility of such damages, or for
  84. any claim by any other party.
  85.  
  86. Please keep in mind, we do not accept returns or give refunds on registered
  87. copies.  We will, for a period of up to 90 days from initial shipping date,
  88. replace defective disks for a minimal shipping and handling charge of $5.00. 
  89. Defective disks must be returned prepaid and insured by sender.  In this
  90. way, we are assured of complete customer satisfaction.  As you can see, we
  91. value your business.
  92.  
  93. Information in this manual is subject to change without notice and does not
  94. represent a commitment on the part of Hooper International, Inc.
  95.  
  96. This product could include technical inaccuracies or typographical errors. 
  97. Changes are periodically made to the information herein. These changes may
  98. be incorporated in new additions of this publication.
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                      Page 2
  119.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  120.  
  121.                                TABLE OF CONTENTS
  122.  
  123. COPYRIGHT NOTICE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  124.  
  125. WARRANTY INFORMATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  126.  
  127. UPGRADE POLICY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  128.  
  129. UPGRADE COMPATIBILITY WARNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  130.  
  131. PREFACE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  132.  
  133. AUTHOR'S NOTES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  134.  
  135. INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  136.  
  137. GENERAL INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  138.  
  139. SECTION ONE - UP & RUNNING . . . QUICK & EASY . . . . . . . . . . . .   10
  140.        1a - Quick Install For Advanced DOS Users. . . . . . . . . . .   10
  141.        1b - Starting TAKIN' CARE OF BUSINESS. . . . . . . . . . . . .   10
  142.        1c - What To Do Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  143.  
  144. SECTION TWO - INSTALLATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  145.        2a - Essential Hardware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  146.        2b - Using the Menu System and Input Fields. . . . . . . . . .   11
  147.        2c - Installing on the Hard Disk . . . . . . . . . . . . . . .   12
  148.        2d - Installing Additional Modules . . . . . . . . . . . . . .   13
  149.        2e - The CONFIG.SYS File . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  150.  
  151. SECTION THREE - STARTING and RUNNING. . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  152.        3a - Starting TAKIN' CARE OF BUSINESS. . . . . . . . . . . . .   15
  153.        3b - Selecting the Disk Drive, Path, and Data File.. . . . . .   15
  154.        3c - The "SAMPLE" File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  155.        3d - Create or Clone Your Own Set of Books . . . . . . . . . .   17
  156.        3e - Unique Function Keys. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  157.        3f - Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  158.        3g - Drop to DOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  159.        3h - Module Hot Key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  160.        3i - Using a Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  161.  
  162. SECTION FOUR - SYSTEM CONFIGURATION . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  163.        4a - The Configuration Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  164.        4b - Setting the System Date . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  165.        4c - Setting the Report Heading Name . . . . . . . . . . . . .   23
  166.        4d - Setting the System Configuration. . . . . . . . . . . . .   23
  167.        4e - Create, Change, or Delete Passwords . . . . . . . . . . .   27
  168.        4f - Setting Screen Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  169.        4g - Backing Up Data Files . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  170.  
  171. SECTION FIVE - NETWORK VERSION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  172.        5a - The DOS "SHARE" File. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  173.        5b - Setting File Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  174.        5c - Re-Boot Warning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  175.  
  176.  
  177.                                      Page 3
  178.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  179.                                                       
  180. SECTION SIX - BRIEF DESCRIPTION of MODULES. . . . . . . . . . . . . .   34
  181.        6a - The General Ledger Module . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  182.        6b - The Accounts Receivable Module. . . . . . . . . . . . . .   35
  183.        6c - The Accounts Payable Module . . . . . . . . . . . . . . .   36
  184.        6d - The Point Of Sale/Invoicing Module. . . . . . . . . . . .   37
  185.        6e - The Inventory Module. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  186.        6f - The Payroll Module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  187.        6g - The Financial Utilities Module. . . . . . . . . . . . . .   38
  188.        6h - The Account Reconciliation Module . . . . . . . . . . . .   39
  189.  
  190. SECTION SEVEN - BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES . . . . . . . . . . . . .   40
  191.        7a - Accounting Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  192.        7b - The Accounting Equation . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  193.        7c - The Income Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  194.        7d - The Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  195.        7e - Double-Entry Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  196.        7f - Debits and Credits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
  197.        7g - Income and Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  198.  
  199. SECTION EIGHT - USER TECHNICAL SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . .   45
  200.        8a - Technical Support Policy. . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  201.        8b - How To Receive Help Fast. . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  202.        8c - How To Receive Detailed Help. . . . . . . . . . . . . . .   45
  203.        8d - How to Solve Your Problem . . . . . . . . . . . . . . . .   45
  204.  
  205. SECTION NINE - HINTS and SUGGESTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  206.        9a - Hints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  207.        9b - If You Have Comments or Suggestions . . . . . . . . . . .   47
  208.                                                                         
  209. LIST OF FIGURES . . . . . . . . . NOT AVAILABLE ON DISK DOCUMENTATION FILE
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.                                      Page 4
  237.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  238.  
  239.                                  UPGRADE POLICY
  240.  
  241. Upon receipt of your payment, and after verification of the version number and
  242. registration number of your copy, we will send you a registered copy of the
  243. latest version of TAKIN' CARE OF BUSINESS.  As a registered user, you will be
  244. notified of any future releases, which will be available for a nominal upgrade
  245. fee. 
  246.  
  247.                           UPGRADE COMPATIBILITY WARNING
  248.  
  249. TAKIN' CARE OF BUSINESS version 1.0 has a new datafile format.  If you have
  250. been using Finance Manager or Finance Manager II, your data files are not
  251. compatible with this program.
  252.  
  253. Users of Finance Manager II version 1.3 may convert their data files by
  254. following these steps:
  255.  
  256.   1. Place the "Install & Samples" disk in drive A.
  257.  
  258.   2. Change to the disk drive and directory that contains your data files,
  259.      then enter the command:
  260.  
  261.                             COPY A:CNV-TCB.EXE 
  262.  
  263.      This added the "CNV-TCB.EXE" data file conversion program from the
  264.      "Install & Samples" disk to your data file directory.
  265.  
  266.   3. Enter the command:
  267.                                   CNV-TCB
  268.  
  269.   4. At the filename prompt, enter the filename of the data files you want to
  270.      convert, then press <Enter>.  The data file name you just entered will
  271.      now be converted to the format needed by TAKIN' CARE OF BUSINESS.
  272.  
  273.      NOTE: If you have more than one set of files to convert, you will need to
  274.            perform steps 3 and 4 above for each filename you need to convert. 
  275.  
  276. Users of all other versions of any other Hooper software product should
  277. contact us for information on converting their data files.
  278.  
  279.  
  280.                                     PREFACE
  281.  
  282. Before Reading Any Further...
  283.  
  284. If you are eager to get started, you might save time by reading the guidelines
  285. listed in this preface.  Depending on your level of bookkeeping and computer
  286. expertise, certain sections of the manuals are more essential than others.
  287.  
  288. If You Have Already Used a HOOPER Financial Product...
  289.  
  290. ...and have a working knowledge of FINANCE MANAGER II from Hooper Inter-
  291. national, Inc, you will be pleased to see all of the enhanced features in the
  292. TAKIN' CARE OF BUSINESS program.
  293.  
  294.  
  295.                                      Page 5
  296.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  297.                                      
  298. Before you start working, read "Section Two - Installation" of this manual,
  299. which explains the new installation procedures.  If you are using Finance
  300. Manager or Finance Manager II, please read the "Upgrade Compatibility Warning"
  301. in this manual, since it includes instructions on converting your data files
  302. to a new format.  If you have any questions while you are working, simply
  303. refer to the documentation. 
  304.  
  305. If You Are An Experienced User of Menu-Driven Software...
  306.  
  307. ...especially those designed for the IBM PC or compatibles, you are more
  308. familiar with terms used for configuring your system.  You might, therefore, 
  309. want to take the following shortcuts:
  310.  
  311. Read Section One - "Up & Running ... Quick & Easy" of this manual.
  312.  
  313. Look at the sample accounts of the "SAMPLE" files on the "Install & Samples"
  314. disk, while using the documentation as a guide and reference.
  315.  
  316. Set up your own set of books by using the "SAMPLE" accounts as an example or
  317. framework.  Be sure to follow the guidelines and procedures as presented in
  318. the manuals.
  319.  
  320. If You Are An Experienced Bookkeeper...
  321.  
  322. ...you will have an easier time understanding the terms used in the TAKIN'
  323. CARE OF BUSINESS manuals.  Initially, we recommend you read all of the manuals
  324. to learn how to properly and completely utilize all of the fantastic features
  325. available to you.
  326.  
  327. If You Have Little or No Experience With Software or Bookkeeping...
  328.  
  329. ...and are unfamiliar with menu-driven software packages, and are not an expert
  330. bookkeeper, you will find it easier to read the entire manual completely,
  331. following all of the procedures outlined.  We strongly suggest that you read
  332. through the documentation at least once, simply to become familiar with some
  333. of the terms you will be expected to know; then re-read the documentation,
  334. this time using the program.  Start reading at Section Two - "Installation",
  335. since Section One - "Up & Running ... Quick & Easy" is for more experienced
  336. users.
  337.  
  338. For All Users...
  339.  
  340.   When using TAKIN' CARE OF BUSINESS:
  341.  
  342.   Always use a backup copy of your program disks, never the original disks.
  343.  
  344.   Carefully read all instructions in the manuals, for optimum understanding,
  345.   before using TAKIN' CARE OF BUSINESS.
  346.  
  347. This guide is intended for use by all users of TAKIN' CARE OF BUSINESS. 
  348. It does not assume that the user has extensive accounting expertise.  It is
  349. suggested, however, that users with no accounting or bookkeeping background
  350. obtain a basic accounting textbook as a supplemental reference. A primer of
  351. accounting is included in Section Seven - "Basic Accounting Principles".
  352.  
  353.  
  354.                                      Page 6
  355.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  356.                                      
  357. If You Have Any Questions...
  358.  
  359. ...comments, or suggestions about TAKIN' CARE OF BUSINESS, please write or
  360. call our technical support staff at 719-528-8989.
  361.  
  362.  
  363.                                  AUTHOR'S NOTES
  364.  
  365. The HOOPER finance series was created as a result of our own basic need for a
  366. simple, affordable, and workable financial-software package able to keep
  367. track of income and expenses.  Unfortunately, the price for available soft-
  368. ware packages was prohibitive.
  369.  
  370. Consequently, it became clear that we would have to create a new and affordable
  371. program which would eliminate the piles of notes and receipts needed each year
  372. in order to compute income taxes.  Therefore, in 1981, Finance Manager was
  373. created.  It was written for the "Atari 800", with 64K bytes of memory.  This
  374. program provided a single time frame look at the entire fiscal year, while
  375. storing all necessary information from the inevitable notes and receipts.  If
  376. bookkeeping was to become a "piece of cake", this was surely a sweet start!
  377. We have since developed Finance Manager II, a complete small-business
  378. accounting package consisting of separate modules for the General Ledger,
  379. Account Reconciliation, Financial Utilities, Accounts Receivable, Accounts
  380. Payable and Payroll.
  381.  
  382. In 1989, we developed "Cheque-It-Out" for personal accounting.  It is perfect
  383. for the individual who wants to keep track of more than just a checking account
  384. balance.  With "Cheque-It-Out", tracking all the Income, Expense, and Liability
  385. account balances, and reconciling all checking and credit card statements, is
  386. easy.  It even prints personal checks.
  387.  
  388. At this time, we present to you TAKIN' CARE OF BUSINESS, an even more complete
  389. small/medium business accounting package.  It is considerably more user-
  390. friendly than Finance Manager II; utilizing the menu schemes found in "Cheque-
  391. It-Out", while retaining the power and flexibility of Finance Manager II.  We
  392. have also added two new modules: Point Of Sale/Invoicing and Inventory.
  393.  
  394. TAKIN' CARE OF BUSINESS has evolved from users' comments, needs, ideas, and
  395. suggestions.  We sincerely thank all of our users for their continued support. 
  396. By purchasing our program and telling their friends how greatly it helps them
  397. to ease their record-keeping burden; they have made it possible for us to offer
  398. further enhancements and updates.  There is no doubt that user support has put
  399. us where we are today.
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.                                      Page 7
  414.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  415.  
  416.                                   INTRODUCTION
  417.  
  418. The proper management of financial resources is the determining factor in
  419. the survival of any business, large or small, public or private.  TAKIN'
  420. CARE OF BUSINESS is a splendid tool for you, the small/medium-sized business
  421. owner, to easily manage your financial resources.  The program is easy to use
  422. and is designed for those with a minimum of bookkeeping and computer
  423. experience.
  424.  
  425. TAKIN' CARE OF BUSINESS is a financial-management program for the IBM XT, AT,
  426. PS/2 or compatible computer, having a hard disk, at least 640K of RAM (memory),
  427. and DOS 2.0 or higher.  It is a thorough, efficient, and simple-to-use program,
  428. consisting of a series of modules designed to assist the beginning and advanced
  429. user in managing all types of financial bookkeeping systems.
  430.  
  431. The modules of TAKIN' CARE OF BUSINESS are available either as a complete
  432. financial package, or individually, in order to meet your particular needs.
  433. The modules are:
  434.                               General Ledger
  435.                            Financial Utilities 
  436.                           Point Of Sale/Invoicing
  437.                           Account Reconciliation
  438.                             Accounts Receivable
  439.                              Accounts Payable 
  440.                                  Inventory
  441.                                   Payroll
  442.  
  443. TAKIN' CARE OF BUSINESS will become an essential part of your own business
  444. financial-management program.
  445.  
  446. This documentation describes how to start and basically set up the TAKIN'
  447. CARE OF BUSINESS program.  Then, it separately describes the functions
  448. available in each of the modules.
  449.  
  450. An exceptionally easy and low-cost way to manage your financial resources,
  451. TAKIN' CARE OF BUSINESS provides the best and most comprehensive small/medium-
  452. sized business financial program available.  Please feel free to include any
  453. comments about this program in a letter to us.  We look forward to hearing
  454. from you.
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.                                      Page 8
  473.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  474.  
  475.                               GENERAL INFORMATION
  476.  
  477. 1.   TAKIN' CARE OF BUSINESS is DesqView aware, meaning that the
  478.      program will run with DesqView.
  479.  
  480. 2.   TAKIN' CARE OF BUSINESS has a built-in screen-saver function that
  481.      will blank out the screen on the monitor, if there is no input from the
  482.      keyboard for three minutes.  A "moving" sign explaining that screen
  483.      saver is in use will be displayed. This feature protects your monitor's
  484.      screen from "burn in", a situation that can occur if the monitor's
  485.      intensity is set to a high point and the screen presentation is allowed to
  486.      remain constant.  To re-display the screen in which you were working,
  487.      press any key on the keyboard.  The cursor will be in the same location.
  488.  
  489. 3.   TAKIN' CARE OF BUSINESS will use expanded memory (EMS), if
  490.      available, by loading its overlay file into EMS memory, provided there
  491.      is enough free EMS memory to hold the entire overlay file plus
  492.      approximately 1K.  You should have no problem using EMS if you have
  493.      at least 256K of free EMS available.
  494.  
  495.      The advantage of having, and using, EMS memory is that the program
  496.      will run considerably faster.
  497.      
  498.      
  499.      
  500.      
  501.      
  502.      
  503.      
  504.      
  505.      
  506.      
  507.      
  508.      
  509.      
  510.      
  511.      
  512.      
  513.      
  514.      
  515.      
  516.      
  517.      
  518.      
  519.      
  520.      
  521.      
  522.      
  523.      
  524.      
  525.      
  526.      
  527.      
  528.      
  529.      
  530.      
  531.                                      Page 9
  532.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  533.  
  534.                  SECTION ONE - UP & RUNNING . . . QUICK & EASY
  535.  
  536. 1a - Quick Install For Advanced DOS Users
  537.  
  538. The files on the TAKIN' CARE OF BUSINESS disks are compressed.  Each file-
  539. name (not extension) ends with the characters ZIP.  From your floppy drive
  540. prompt, use the following command with each disk to quickly install TAKIN'
  541. CARE OF BUSINESS:
  542.                             filenameZIP C:\TCB
  543.  
  544. where filename is the name of the self-extracting file on the program disk. 
  545. The above command will install the program files on the C drive in the TCB
  546. directory.
  547.  
  548. NOTE:  The program may be run from any directory, provided the directory is
  549.        included in your DOS "Path" statement.  See your DOS manual for
  550.        information on the "Path" statement.
  551.  
  552. Be sure a CONFIG.SYS file exists in the root directory of your hard disk and
  553. contains the following commands with at least the values shown:
  554.  
  555.                                  FILES=20
  556.                                 BUFFERS=20
  557.  
  558. 1b - Starting TAKIN' CARE OF BUSINESS
  559.  
  560.   1. Change to the directory containing the TAKIN' CARE OF BUSINESS program
  561.      files (e.g: CD\TCB).
  562.  
  563.   2. Enter the command:  TCB
  564.  
  565. 1c - What To Do Next
  566.  
  567.   To familiarize yourself with the program, you may want to look over the
  568.   following parts of Section Three - "Starting and Running":
  569.  
  570.   Section 3c -  The "SAMPLE" Files... has samples of accounts, transactions,
  571.                 and reports.
  572.  
  573.   Section 3d -  Create or Clone Your Own Set of Books... has  instructions on
  574.                 creating a new set of books  from scratch or copying already
  575.                 established account files.
  576.  
  577.   Section 3e -  Unique Function Keys... explains some of the  special keys
  578.                 used within TAKIN' CARE OF BUSINESS.
  579.                 
  580.   Section 3f -  Editing... explains some of the special keys that  may be used
  581.                 when entering data into or modifying input fields.
  582.  
  583.   Although not absolutely necessary, it is advisable to set up the  System
  584.   Configuration before proceeding too far into your own books.  See Section
  585.   Four - "System Configuration" for instructions.
  586.   
  587.   
  588.   
  589.   
  590.                                      Page 10
  591.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  592.  
  593.                            SECTION TWO - INSTALLATION
  594.  
  595. Before you begin using TAKIN' CARE OF BUSINESS, be sure you take the time to
  596. learn some of the basic preliminary procedures necessary to operate the
  597. program, as well as being certain you know some of the basic overall system
  598. features.  In this section, these elements are discussed in detail.
  599.  
  600. 2a - Essential Hardware
  601.  
  602. The minimum system hardware requirements and options are as follows:
  603.  
  604.   REQUIRED:     IBM XT, AT, PS/2 or 100% compatibles
  605.                 Monochrome, Hercules, CGA, EGA, or VGA display
  606.                 640K bytes memory
  607.                 Hard Disk Drive
  608.                 DOS version 2.0 or higher 
  609.  
  610.   OPTIONAL:     Printer
  611.                 Expanded Memory (following LIM 4.0 standards)
  612.                 Mouse
  613.  
  614.   NOTE: TAKIN' CARE OF BUSINESS will run on a computer  with an 8086 or 8088
  615.         processor, however we recommend a computer with at least an 80286
  616.         processor, running at 10MHz, in order to run the program without
  617.         undue delays.
  618.  
  619. 2b - Using the Menu System and Input Fields
  620.  
  621. The menu system in TAKIN' CARE OF BUSINESS is designed to be as user friendly
  622. as possible.  You may select a menu item by using any of these methods: 
  623.  
  624.   1. Direct Entry - Type the highlighted letter of the menu item.
  625.  
  626.   2. Highlighting - Highlight the menu item by using the cursor arrow keys,
  627.      then press <Enter>.
  628.  
  629.   3. Mouse - Move the mouse cursor over the menu item and click the left
  630.      button. 
  631.  
  632. When you are ready to enter data into any input field, do so by typing the
  633. information and then pressing the <Enter> key.
  634.  
  635. Some input fields may already have default data in them.  If this is the case,
  636. do any one of the following:
  637.  
  638.   1. To accept the data in the field, press the <Enter> key.
  639.  
  640.   2. To change the data in the field, just start typing.  The data present
  641.      will be automatically deleted.
  642.  
  643.   3. To blank out a data field, press the <SPACE BAR>; on numeric fields,
  644.      type a zero ("0"). 
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.                                      Page 11
  650.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  651.                                      
  652. 2c - Installing on the Hard Disk
  653.  
  654. To install TAKIN' CARE OF BUSINESS on the hard disk, follow these
  655. instructions:
  656.  
  657.   1. From the DOS prompt for the hard disk (usually C:\>) create a new sub-
  658.      directory on the hard disk by entering the DOS "MD" command:
  659.      
  660.                         MD\TCB   and press <Enter>.
  661.  
  662.   2. Change to this newly-created directory by using the DOS "CD" command:
  663.   
  664.                         CD\TCB   and press <Enter>.
  665.  
  666.   3. Put the "Install & Samples" disk in drive A.
  667.  
  668.   4. Change to drive A by entering the command:
  669.  
  670.                           A:   and press <Enter>.
  671.  
  672.   5. From the A:> prompt, enter the command:
  673.  
  674.                        INSTALL   and press <Enter>.
  675.  
  676.   6. Follow the instructions on the screen carefully, being sure to indicate
  677.      which modules are being installed.
  678.  
  679.      Figure 2-1 shows the installation screen.  Refer to it and/or your screen
  680.      while performing this procedure.
  681.  
  682.                         Figure 2-1  Install Screen
  683.  
  684.      A.  The first prompt asks on which disk drive TAKIN' CARE OF BUSINESS
  685.          will be installed.  This will usually be drive "C"; however, if your
  686.          computer has more than one hard disk drive, you may use any one of
  687.          the designated hard disk drives on your computer.
  688.  
  689.      B.  The second prompt asks in which directory you want TAKIN' CARE OF
  690.          BUSINESS installed.  The default directory ("\TCB") will be displayed.
  691.  
  692.          To accept this directory name, press <Enter>.
  693.  
  694.          To enter a different directory name, simply type the backslash
  695.          character ("\") and the directory name (following the DOS naming
  696.          conventions), pressing <Enter> when you are have finished.
  697.  
  698.          If the directory does not exist on the hard disk you selected, the
  699.          INSTALL procedure will prompt you with:
  700.  
  701.          "Directory Not Found.  Create New Directory (Y/N):"
  702.  
  703.          Enter "Y" to create the new directory and continue with the INSTALL
  704.          procedure or "N" to change the directory name you just entered.
  705.  
  706.  
  707.  
  708.                                      Page 12
  709.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  710.                                      
  711.      C.  The next prompt asks in which disk drive you will be inserting the
  712.          original TAKIN' CARE OF BUSINESS floppy disks.  This is the disk
  713.          drive that currently contains the "Install & Samples" disk; either
  714.          drive "A" or drive "B".
  715.          
  716.      D.  Next, indicate which module(s) you are installing by replacing the
  717.          "N" response to the right of the listed module with a "Y".  It will
  718.          be necessary to press <Enter> each time to step through to the end of
  719.          the listing.
  720.  
  721.          The INSTALL procedure will then begin installing those modules you
  722.          selected, prompting you to insert the appropriate TAKIN' CARE OF
  723.          BUSINESS floppy disk when necessary.
  724.  
  725.   7. After completing the INSTALL procedure, file away the  original TAKIN'
  726.      CARE OF BUSINESS disks for safe keeping.  You should never use the
  727.      original disks to run the program.
  728.  
  729.   8. Now, re-boot the computer by using either of the following methods:
  730.  
  731.      A.  Hold down both the <Ctrl> and <Alt> keys and press the <Delete> key.
  732.  
  733.      B.  Turn off the computer, wait a few seconds for the hard disk to stop,
  734.          and then turn the computer on again.
  735.  
  736. 2d - Installing Additional Modules
  737.  
  738. If you have already been using TAKIN' CARE OF BUSINESS and just want to install
  739. an additional module(s), follow these instructions:
  740.  
  741.   1. Follow steps 3 through 7 in section 2c above carefully, being sure to
  742.      indicate which new modules are being installed.
  743.  
  744.      It will not be necessary to re-boot your computer.
  745.  
  746.   2. After completing the INSTALL procedures, file away the  original TAKIN'
  747.      CARE OF BUSINESS disks for safe keeping.  You should never use the
  748.      original disks to run the program.
  749.  
  750. 2e - The CONFIG.SYS File
  751.  
  752. Many of the programs you run will open several files at once.  The DOS default
  753. allows for only 8 FILES and 2 BUFFERS.  These default settings are not large
  754. enough and may hang up the program.  A CONFIG.SYS file must be in the root
  755. directory of the hard disk drive with the following lines in it:
  756.  
  757.                                  FILES=20
  758.                                 BUFFERS=20
  759.  
  760. NOTE: The installation procedure in section 2c above, if used, already added
  761.       or modified this file for you.
  762.  
  763. If you did not use the installation procedure and you do not have a CONFIG.SYS
  764. file, copy the CONFIG.SYS file from the "Install & Samples" disk to the root
  765. directory of your hard disk drive.
  766.  
  767.                                      Page 13
  768.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  769.  
  770. If you already have a CONFIG.SYS file in the root directory, make sure it has
  771. at least these values.  The values of the files and buffers may be greater
  772. than, but not less than, 20.
  773.  
  774. NOTE: If you are on a network and are using other memory resident programs
  775.       such as multi-tasking or menu software, you may have to increase the
  776.       "files" number.
  777.       
  778.       
  779.       
  780.       
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.       
  826.                                      Page 14
  827.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  828.  
  829.                       SECTION THREE - STARTING and RUNNING
  830.  
  831. 3a - Starting TAKIN' CARE OF BUSINESS
  832.  
  833.   To start the program, do the following:
  834.  
  835.   1. Change to the directory containing the TAKIN' CARE OF  BUSINESS program
  836.      files by entering the command:
  837.  
  838.                         CD\TCB  and press <Enter>.
  839.  
  840.   2. Enter the command:
  841.  
  842.                           TCB  and press <Enter>.
  843.  
  844.   3. The first screen is the TAKIN' CARE OF BUSINESS logon  notice.  Press
  845.      any key to continue.
  846.  
  847.   4. The next screen, Figure 3-1 below, is the TAKIN' CARE OF BUSINESS Main
  848.      Menu screen, containing the Main Menu.  Note that, centered on the bottom 
  849.      of the screen, only the default drive is shown - without a path or file-
  850.      name.  Each time the program is first started, you will get this screen.
  851.      From here, you may use and run any of the installed modules by selecting
  852.      that module from the Main Menu.
  853.  
  854.                            Figure 3-1  Main Menu
  855.  
  856.   5. To select a menu item from any of the menu screens in TAKIN' CARE OF
  857.      BUSINESS, use any of these methods: 
  858.  
  859.      A.  Direct Entry - Type the highlighted letter of the menu item.
  860.  
  861.      B.  Highlighting - Highlight the menu item by using the cursor arrow keys,
  862.          then  press <Enter>.
  863.  
  864.      C.  Mouse - Move the mouse cursor over the menu item and  click the 
  865.          "Enter" button.
  866.  
  867.   NOTE: At this point it is suggested, but not required, that you set up the
  868.         SYSTEM CONFIGURATION.  It should be set up to customize TAKIN' CARE
  869.         OF BUSINESS to your hardware and functional purposes.  See "Section
  870.         Four - System Configuration" for instructions.
  871.  
  872.   Select a menu item of your choice (e.g: "G/l").
  873.  
  874. 3b - Selecting the Disk Drive, Path, and Data File.
  875.  
  876. After selecting a menu item from the Main Menu, from section 3a, step 5 above,
  877. the following screen appears (the option "G/l" is used here): 
  878.  
  879.                         Figure 3-2  Select Datafile
  880.  
  881. NOTE: This screen will only appear if no filename has been previously selected,
  882.       or you answered "Y" to the prompt "Do you want to restart?[N]:" when
  883.       exiting the program.
  884.  
  885.                                      Page 15
  886.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  887.                                      
  888. You are now going to tell TAKIN' CARE OF BUSINESS where to find the data
  889. files you wish to use or create.  It is not necessary for your data files to
  890. be in the same directory, or even on the same disk drive, as the program files. 
  891. It is important, however, that all your data files be together.  To select the
  892. disk drive, path, and filename, do the following:
  893.  
  894.   1. At the "DISK DRIVE:" prompt, enter the disk drive letter that contains
  895.      (or will contain) your data files (e.g: C).  The default drive letter
  896.      will always appear at this prompt.
  897.  
  898.   2. At the "PATH:" prompt, enter the directory name (and sub-directories, if
  899.      applicable) that contains (or will contain) your data files (e.g: \TCB). 
  900.      The default will be \TCB.
  901.  
  902.      To accept this directory name, press <Enter>.
  903.  
  904.      To enter a different directory name, simply type the backslash character
  905.      ("\") and the directory name (following the DOS naming conventions),
  906.      pressing <Enter> when you have finished.  This directory name must
  907.      already exist on the hard disk drive selected in step 1 above.
  908.  
  909.   3. At the "FILENAME:" prompt, enter the filename of the data file you wish
  910.      to use.  If any data files exist on the disk drive and path you just
  911.      selected, their filenames will appear in a pop-up window on the screen
  912.      (Figure 3-3 below).  If you want to use a filename that already exists on
  913.      the data disk (e.g: "SAMPLE"), select that filename from the pop-up 
  914.      window.  To create a new file, press <Esc>, enter the new filename and
  915.      press <Enter>.
  916.                         Figure 3-3  Select Filename
  917.  
  918.      NOTE: See "Section Nine - Hints and Suggestions" for a way to shorten
  919.            this procedure each time you start the program with an existing
  920.            filename.
  921.  
  922.   4. The next screen will be the initial menu screen for the Main Menu item
  923.      selected in section 3a, step 5 above.  Figure 3-4, below, is the screen
  924.      displayed if "G/l" is selected from the Main Menu.  Other initial menu
  925.      screens will look similar.
  926.  
  927.                    Figure 3-4  General Ledger Main Menu
  928.  
  929. 3c - The "SAMPLE" File
  930.  
  931. The "SAMPLE" file, mentioned in section 3b, step 3 above, is included on the
  932. "Install & Samples" disk.  It includes typical accounts and various types of
  933. transactions and reports.  It may be helpful to familiarize yourself with this
  934. file while you are using TAKIN' CARE OF BUSINESS, since most people employ
  935. similar types of transactions and reports.
  936.  
  937. It is important you understand that these sample files are included with the
  938. program exclusively as an instruction tool, and are to be used only to help
  939. those learning to use TAKIN' CARE OF BUSINESS.  PLEASE DO NOT EXPAND THEM FOR
  940. YOUR OWN USE, since the accounts already have balances and several transactions
  941. have already been entered.
  942.  
  943.  
  944.                                      Page 16
  945.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  946.                                      
  947. To use the sample files, follow steps in sections 3a and 3b above, selecting
  948. the "SAMPLE" file at the filename prompt.
  949.  
  950. 3d - Create or Clone Your Own Set of Books
  951.  
  952. This feature allows you to make an exact copy of any TAKIN' CARE OF BUSINESS
  953. data file accounts that may already exist, without having to re-enter the
  954. initial data.  The accounts made with this cloning feature will include any
  955. balances that may exist.
  956.  
  957. To create or clone your own set of books, do the following:
  958.  
  959.   1. Follow the steps in sections 3a and 3b above, selecting one of the
  960.      installed modules whose data you want to clone (e.g: G/l, a/R, a/P, Bill,
  961.      Inv, or paYroll).
  962.  
  963.   NOTE: The "G/L" menu item was selected for this example.  Selecting a
  964.         different menu item will result in different accounts being cloned.
  965.         Only those accounts associated with the menu item selected will be
  966.         cloned.  Therefore, the prompts in the following example may not
  967.         exactly match those you see on your screen. 
  968.  
  969.   2. At the "Filename:" prompt, press <Esc>, then enter the new filename.
  970.  
  971.   3. At the "Create New File?" prompt, enter Y.
  972.  
  973.   4. At the "Clone an existing Chart of Accounts" prompt, do the  following:
  974.      
  975.      A.  Answer "N" if you want to create your own set of books
  976.  
  977.          OR
  978.  
  979.      B.  Answer "Y" if you want TAKIN' CARE OF BUSINESS to automatically
  980.          create an identical Chart of Accounts and empty Transaction,
  981.          Recurring Transaction, and  Reconciliation data files for the new
  982.          filename.
  983.  
  984.      You will be returned to the Main Menu after making either selection.
  985.  
  986. 3e - Unique Function Keys
  987.  
  988.   <Esc> (Escape Key): Pressing the <Esc> key once will stop any function and
  989.          take you back to your previous menu  selection.  Pressing the <Esc>
  990.          key several times will step you back through the menu screens,
  991.          eventually exiting the program.
  992.  
  993.          If you are in an input field and do not wish to continue the current
  994.          task, pressing the <Esc> key allows you to return to the previous
  995.          menu.
  996.  
  997.          If you are already at a menu, pressing the <Esc> key allows you to
  998.          return to the previous menu.  Selecting <Esc> on the Main Menu is
  999.          used to end the program, as well as to select a different filename.
  1000.  
  1001.          If you would like to abort the printing of a report, you can do so
  1002.          by pressing the <Esc> key.
  1003.  
  1004.                                      Page 17
  1005.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1006.                                      
  1007.   PRINTER PAUSE: When printing reports to the printer or to the disk, you may
  1008.          "PAUSE" the report printing by pressing any  key (except <Esc>) while
  1009.          the report is still printing.  This will cause the printing action to
  1010.          pause until you press any key to continue.  When using this feature,
  1011.          please remember that some printers have print buffers, which will
  1012.          continue the printing until this buffer is completely empty.  It will
  1013.          only stop printing at that time. 
  1014.  
  1015.   <F1> (the HELP key): There are two help systems in the program.  The first
  1016.          is a one-line help sentence displayed at the lower left corner of the
  1017.          screen.  The second is a context sensitive help system, meaning the
  1018.          help screen will display help on the subject you are currently
  1019.          working on.  To receive help at any time, anywhere in the program,
  1020.          press the <F1> key  once and a pop-up window will display an
  1021.          explanation of the field you are working on.  Several of the help
  1022.          files include cross-references at the bottom of the screen, giving
  1023.          more detailed help on the subject.  A cross-reference may be selected
  1024.          in any of the following ways:
  1025.  
  1026.             1.  Highlight the cross reference by using the cursor arrow keys,
  1027.                 then press <Enter>.
  1028.  
  1029.             2.  Click the "Enter" button on a mouse when on the  cross 
  1030.                 reference.
  1031.  
  1032.             3.  If there is only one cross reference, press <Enter>.
  1033.  
  1034.          You may leave the help message screens by pressing the <Esc> key.
  1035.  
  1036.   HELP on HELP: Pressing the <F1> key twice will display a listing of the over-
  1037.          all available help topics, allowing you to select a new area of help.
  1038.  
  1039.   <F2> KEY: The <F2> key is used to initiate a pop-up account listing.  The
  1040.          default for the pop-up account listing function ("AUTO POP-UP") is
  1041.          "N", preventing the account listings from popping up automatically.
  1042.  
  1043.          If you prefer, the "AUTO POP-UP" function can be set to an automatic
  1044.          mode, whereby an account listing will be displayed automatically,
  1045.          each time you are at an account number input field.
  1046.  
  1047.          To set this function to automatic mode, change the setting for "AUTO
  1048.          POP-UP" to "Y" by following the steps in "4d -Setting the System
  1049.          Configuration".
  1050.  
  1051.          NOTE: Setting the "AUTO POP-UP" to "N" will allow faster data input
  1052.                and program execution.
  1053.                
  1054.       To select an account from this listing, select the desired account in
  1055.       any of the following ways:
  1056.  
  1057.          1. Highlight the account by using the cursor arrow  keys, then press
  1058.             <Enter>.
  1059.  
  1060.          2. Click the "Enter" button on a mouse when on the  account.
  1061.  
  1062.                                      Page 18
  1063.                              TAKIN'CARE OF BUSINESS!       
  1064.  
  1065.          3. Type the starting number(s) or letter(s) of the account number
  1066.             (e.g: typing 17 to find any account in the 170000 account number
  1067.             range).  This will move the highlighting bar to the starting
  1068.             number of the range.
  1069.  
  1070.   <F10> KEY: By pressing the <F10> key, when "<F10> Done" is displayed at the
  1071.          bottom of the screen, you will quickly save the information displayed
  1072.          on the screen by accepting all the displayed input fields.  This
  1073.          allows you to quickly change one or two fields on an input screen
  1074.          (such as the "Configuration Settings screen) without having to press
  1075.          <Enter> several times to get to the bottom of the input screen.
  1076.  
  1077.          To use this function, do the following:
  1078.  
  1079.             1.  When you are finished entering or changing data on an input
  1080.                 screen that has "<F10> Done" displayed at the bottom, press
  1081.                 the <F10> key.
  1082.  
  1083.             2.  At the prompt: "Save Inputs:[Y]:" do the following:
  1084.  
  1085.                 A. Enter "Y" (the default) to save the new or changed data
  1086.  
  1087.                    OR
  1088.  
  1089.                 B. Enter "N" to abort the latest entries and return the cursor
  1090.                    to the first input field of the screen.
  1091.  
  1092.                    Note: Entering an "N" response will not change any data
  1093.                          already saved.  If you were changing displayed data
  1094.                          and decided you did not want to change it,  entering
  1095.                          "N" will leave the original data intact.
  1096.                          
  1097. 3f - Editing
  1098.  
  1099. This section describes the commands recognized by the data input editor.  The
  1100. two editing modes (Insert and Edit) are covered first, followed by the single-
  1101. key commands, and finally the control-key commands.
  1102.  
  1103. The two editing modes available from the data input editor are Insert and Edit.
  1104. To change from one mode to the other, press the INSERT key.  The following
  1105. describes how to tell which mode you are in and what that mode does:
  1106.  
  1107.   INSERT:   Identified by a large (fat) cursor and allows insertion of
  1108.             characters at the position of the cursor.
  1109.  
  1110.   EDIT:     Identified by a small (thin) cursor and allows overtyping of the
  1111.             characters in the field.
  1112.  
  1113. You may use the following single-key commands to quickly and easily move the
  1114. cursor around the input screens.
  1115.  
  1116.   LEFT ARROW:  Moves the cursor one character to the left within an input
  1117.                field.
  1118.  
  1119.   RIGHT ARROW: Moves the cursor one character to the right within the input
  1120.                field.
  1121.                                      Page 19
  1122.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!       
  1123.  
  1124.   UP ARROW:    Moves the cursor up.
  1125.  
  1126.   DOWN ARROW:  Moves the cursor down.
  1127.  
  1128.   TAB:         Moves the cursor to the next input field.
  1129.  
  1130.   SHIFT-TAB:   Moves the cursor to the prior input field.
  1131.  
  1132.   HOME:        Moves the cursor to the beginning of the current input field.
  1133.  
  1134.   END:         Moves the cursor to the end of the current input field.
  1135.  
  1136.   DELETE:      Removes a single character at the location of the cursor and
  1137.                moves the remaining right portion of the field one space to the
  1138.                left.
  1139.                
  1140.   BACKSPACE:   Removes a single character immediately to the left of the cursor
  1141.                and moves the remaining right portion of the field one space to
  1142.                the left.
  1143.  
  1144.   ENTER:       Accepts the current entry in the field and  moves to the next
  1145.                input field.
  1146.  
  1147.   ESC:         Will abandon the current screen and take you back to the prior
  1148.                screen.
  1149.  
  1150.   PLUS KEY (+)     Will increment to the next value on multiple-choice fields 
  1151.     or SPACE BAR:      (e.g: Printer Port Selection).
  1152.  
  1153. The following control-key editing commands may be entered by holding down the
  1154. <Ctrl> key and pressing the indicated key:
  1155.  
  1156.   CTRL-Y           Removes the contents of the current field.
  1157.     or SPACE BAR:
  1158.  
  1159.   CTRL-R:      Restores the contents of the current field.
  1160.  
  1161.   CTRL-HOME:   Removes the contents of the field from the beginning of the
  1162.                field to the cursor. 
  1163.  
  1164.   CTRL-END:    Removes the contents of the field from the  cursor to the end
  1165.                of the field.
  1166.  
  1167.   CTRL-PGUP:   Moves the cursor to the first input field on the screen.
  1168.  
  1169.   CTRL-PGDN:   Moves the cursor to the last input field on the screen.
  1170.  
  1171. 3g - Drop to DOS
  1172.  
  1173. At any time while in TAKIN' CARE OF BUSINESS, you may temporarily leave the
  1174. program, dropping to the DOS prompt to perform DOS commands, and then return
  1175. to the same place within the program.
  1176.  
  1177.   To drop to DOS: Hold down the <Alt> key and press "D".
  1178.  
  1179.  
  1180.                                      Page 20
  1181.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1182.                                      
  1183.   To return to the program: Enter the command:  EXIT  and press <Enter>.
  1184.  
  1185.   NOTE: DO NOT TURN OFF YOUR COMPUTER OR LOAD ANY MEMORY RESIDENT PROGRAMS
  1186.         WHILE DROPPED TO DOS.  Loading a memory resident program will corrupt
  1187.         your open data files.  Turning off your computer will lock your open
  1188.         data files.
  1189.  
  1190. 3h - Module Hot Key
  1191.  
  1192. This feature allows you to quickly exit one module and enter another module,
  1193. without waiting for the Main Menu to re-load into memory.
  1194.  
  1195. To use the hot key: Hold down the <Alt> key and select the module to be entered
  1196. using the Direct Entry method (type the highlighted letter of the Main Menu).
  1197.  
  1198. NOTE: You must be at the Main Menu of the module for this feature to work.
  1199.  
  1200. For example, if you were already in the General Ledger module and wanted to
  1201. enter the Accounts Receivable module, press the <Esc> key until you are at the
  1202. General Ledger Main Menu, then hold down the <Alt> key and press "R".
  1203.  
  1204. 3i - Using a Mouse
  1205.  
  1206. You may use a mouse, instead of direct entry or highlighting with the cursor
  1207. arrow keys, for making selections from the menus, filename listings, pop-up
  1208. account listings, or prompts that require a single keystroke.
  1209.  
  1210. To make a selection:
  1211.  
  1212.   1. Move the mouse cursor to the selection in the menu.
  1213.  
  1214.   2. Press (click) the left button on the mouse.
  1215.  
  1216.      Note:  Pressing and releasing a button on a mouse is called "clicking"
  1217.             the mouse. 
  1218.  
  1219. When you are on a multiple choice field, such as "Printer Port" on the
  1220. "Configuration Settings" screen, clicking the left button of the mouse will
  1221. increment the choices in the field.
  1222.  
  1223. When editing input fields, move the mouse cursor to the field you wish to edit
  1224. and click the left button on the mouse.  There are two basic types of "mice"
  1225. currently available, two-button and three-button.  The following is an 
  1226. explanation of the buttons for each type of mouse.
  1227.  
  1228. Two-Button    The right button is for <Esc>.
  1229.   Mouse:      The left button is for <Enter>.
  1230.               Pressing both buttons at the same time will display the context
  1231.               sensitive HELP system (same as pressing the <F1> key) for the
  1232.               field you are currently working on.
  1233.  
  1234. Three-Button  The right button is for <Esc>.
  1235.   Mouse:      The left or middle button is for <Enter>.
  1236.               Pressing both the left and right buttons at the same time will
  1237.               display the context sensitive HELP system (same as pressing the
  1238.               <F1> key) for the field you are currently working on.
  1239.                                      Page 21
  1240.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1241.                               
  1242.                         SECTION FOUR - SYSTEM CONFIGURATION
  1243.  
  1244. 4a - The Configuration Menu
  1245.  
  1246. The Configuration Menu contains selections important to the overall set-up and
  1247. performance of TAKIN' CARE OF BUSINESS.  It allows the creation or change of
  1248. the system date, report-heading names, the system configuration, passwords,
  1249. screen colors, and sounds.  It also has a built-in utility for backing up your
  1250. data files.
  1251.  
  1252. NOTE: To activate your changes, you must return to the Main Menu.
  1253.  
  1254. To enter the Configuration Menu, select "Config" from the Main Menu.  Figure
  1255. 4-1 below will be displayed.
  1256.  
  1257. NOTE: If you get the "SELECT DATAFILE" screen instead,  you did not select a
  1258.       data file to configure.  Refer to section 3b - Selecting the Drive,
  1259.       Path, and Data File for instructions on this screen, then return to this
  1260.       section to continue with the configuration.
  1261.  
  1262.                       Figure 4-1  Configuration Menu
  1263.  
  1264. Following are detailed explanations of each menu choice.
  1265.  
  1266. 4b - Setting the System Date
  1267.  
  1268. Setting the date is necessary if you did not set the date at the time you
  1269. powered up your computer, using the DOS "Date" command.  The date is set
  1270. automatically if your computer is equipped with an internal clock/calendar. 
  1271. This is the date which will appear on your screen and on your printed reports.
  1272. If your computer does not set the date automatically, you should set a new
  1273. date every time you run TAKIN' CARE OF BUSINESS or all your data will have the
  1274. incorrect date.  The system date is shown in the lower right corner of the
  1275. screen, using the default format of mm-dd-yy.  To change this format, refer to
  1276. Section 4d - Setting the System Configuration: DATE MASK.
  1277.  
  1278. NOTE: Changing the date here will also change the date of your internal system
  1279.       clock.
  1280.  
  1281. To set or change the System Date, do the following:
  1282.  
  1283.   1. Select "Config" from the Main Menu (if not already done).
  1284.  
  1285.   2. Select "System Date" from the Configuration Menu.
  1286.  
  1287.      The following screen appears: 
  1288.  
  1289.                           Figure 4-2  Change Date
  1290.  
  1291.   3. At the "DATE:" prompt, type the desired date, following the format shown
  1292.      in the lower right corner of the screen, and press <Enter>.
  1293.  
  1294.   4. To leave the Configuration Menu, press <Esc>.
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.                                      Page 22
  1299.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1300.                                      
  1301. 4c - Setting the Report Heading Name
  1302.  
  1303. The "Report Heading Name" is a two-line name and can be used to reflect a
  1304. company name.  Each line will hold up to 30 characters.  The first line will
  1305. always appear centered at the top of the Main Menu Screen and both lines will
  1306. appear at the top of all reports.  Creating or changing a name here will not
  1307. change your data filename. 
  1308.  
  1309. To change the Report Heading Names, do the following:
  1310.  
  1311.   1. Select "Config" from the Main Menu (if not already done).
  1312.  
  1313.   2. Select "Report Heading Name" from the Configuration Menu. 
  1314.  
  1315.      The following window appears: 
  1316.  
  1317.                   Figure 4-3  Change Report Heading Name
  1318.  
  1319.   3. At the "Report Heading 1:" prompt, type the new first line report heading
  1320.      (also for the top of the screen) and press <Enter>.
  1321.  
  1322.   4. At the "Report Heading 2:" prompt, type any additional information you
  1323.      would like to appear on the second line of the report title and press
  1324.      <Enter>.  Leaving this line blank will leave the second line of the
  1325.      report title blank.
  1326.  
  1327.   5. To leave the Configuration Menu, press <Esc>.
  1328.  
  1329. 4d - Setting the System Configuration
  1330.  
  1331. For your convenience, the system configuration settings are pre-defined and do
  1332. not need to be changed to use the program.  They may be changed at any time,
  1333. depending on your preference or the type of hardware you have.
  1334.  
  1335. To change the System Configuration, do the following:
  1336.  
  1337.   1. Select "Config" from the Main Menu (if not already done).
  1338.  
  1339.   2. Select "System Configuration" from the Configuration Menu.
  1340.  
  1341.      A pop-up window, figure 4-4 below, will appear with the default
  1342.      filename shown (e.g: SAMPLE).
  1343.  
  1344.                    Figure 4-4  Select Configuration File
  1345.  
  1346.   3. Press <Enter> to accept the default filename
  1347.  
  1348.      OR
  1349.  
  1350.      At the "FILENAME:" prompt, enter the name of the file you  want to
  1351.      reconfigure and press <Enter>.  You will be in this file to make any
  1352.      changes you like; however, after you leave the configuration, you will be
  1353.      returned to the file used when starting the program.  The following
  1354.      screen appears:
  1355.                      Figure 4-5  Configuration Settings
  1356.  
  1357.                                      Page 23
  1358.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1359.                                      
  1360. A full explanation of each field is listed below.
  1361.  
  1362.   DATE MASK - The format you select here will be the way the date is displayed
  1363.       at the lower right corner of the screen, printed on the reports and date
  1364.       input fields.  The default is set to a mm-dd-yy format with a dash as
  1365.       the separators (e.g: 03-05-90 for March 5, 1990).  It can display any
  1366.       combination (dd-mm-yy, yy-mm-dd, mm-yyyy, mm-dd) and can display the
  1367.       month and day without the year.  The separator may be a dash "-", a
  1368.       period ".", or any other symbol of your choice.
  1369.  
  1370.                                    mm = month
  1371.                                    dd = day
  1372.                                    yy = year
  1373.  
  1374.       Type the format of your choice and press <Enter>.
  1375.  
  1376.   TIME MASK - The format you select here will be the way the time is displayed
  1377.       at the lower right corner of the screen.  The default is set to a
  1378.       hh:mm:sste format.  This displays every digit including "am" and "pm".
  1379.  
  1380.                                    hh = hours
  1381.                                    mm = minutes
  1382.                                    ss = seconds
  1383.                                    t  = a or p
  1384.                                    e  = m
  1385.  
  1386.       Notice in the above example, the time format is in lower case letters,
  1387.       allowing any leading zeros to be displayed (e.g: 09:04:02am).  Using
  1388.       upper-case letters will eliminate any leading zeros (e.g: 9: 4: 2am).
  1389.       If you want the leading zero dropped from only the hours, use upper case
  1390.       for the hours and lower case for the rest of the format (e.g: HH:mm:sste
  1391.       for 9:04:02am).  It is important that the double-letter format be used,
  1392.       otherwise the time displayed will show only one digit, even for a
  1393.       double-digit hour, minute, or second.
  1394.  
  1395.       Using the "te" at the end of the time format allows the "am" or "pm" to
  1396.       be displayed.  If only the single letter "a" and "p" is desired, enter 
  1397.       only the letter "t" (the letter "e" cannot stand alone).  Eliminating
  1398.       the "te" will display the time in a 24-hour (military) format.
  1399.  
  1400.       Type the format of your choice and press <Enter>.
  1401.  
  1402.   ERROR SOUNDS ON - Entering a "Y" (Yes) will enable a tone to alert you of an
  1403.       entry error or if a requested file cannot be found.  Entering an "N"
  1404.       (No) will inhibit the tone.  This selection does not affect any other
  1405.       sounds.  The default is "Y".
  1406.       
  1407.    WINDOW SOUNDS ON - Entering a "Y" (Yes) will enable a rising tone when an
  1408.       exploding window opens, and a falling tone each time an exploding window
  1409.       closes.  Entering an "N" (No) will inhibit these tones.  This selection
  1410.       has no effect if Exploding Windows are set to "N" (see below).  The
  1411.       default is "N".
  1412.  
  1413.   EXPLODING WINDOWS - Exploding windows start from the center of the screen
  1414.       and explode outward.  If this feature is not desired, answer "N" (No)
  1415.       
  1416.                                      Page 24
  1417.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1418.                                      
  1419.       and the windows will pop up rather than explode.  The default is "Y"
  1420.       (Yes).                
  1421.  
  1422.       NOTE: Answering "N" will allow faster program execution.
  1423.  
  1424.   AUTO POP-UP - Enter a "Y" (Yes) if you would like automatic pop-up of any
  1425.       account listing each time the input field is an account number.  Enter
  1426.       an "N" (No) if you would like manual pop-up of the account listing,
  1427.       using the <F2> key, each time the input field is an account number.  The
  1428.       default is "N".
  1429.  
  1430.   PRINT ZERO BALANCE - Answer "Y" (Yes) if zero balance accounts are to be
  1431.       included on reports.  Answering "N" (No) will not include zero balance
  1432.       accounts on reports.  The default is "Y".
  1433.  
  1434.       NOTE: The program will not print an account with a zero balance if ALL
  1435.             of the following conditions apply:
  1436.  
  1437.                1.  The account beginning balance was zero. 
  1438.  
  1439.                2.  No transactions occurred for that account during the 
  1440.                    month(s) requested for the report.
  1441.  
  1442.                3.  The account ending balance is zero.
  1443.  
  1444.                4.  "Print Zero Balance:" (above) is set to "N".
  1445.  
  1446.   PAUSE BETWEEN PAGES - Answer "Y" (Yes) if you want to feed single sheets of
  1447.       paper, one at a time, to the printer; or if you want the printer to
  1448.       pause between pages.  Answer "N" (No) when using continuous-feed paper,
  1449.       a cut-sheet feeder, or a paper tray that allows single sheets to be fed
  1450.       to the printer without interruption (like those used on the HP LaserJet
  1451.       series of printers).  The default is "N".
  1452.  
  1453.       NOTE: Answering "N" will allow faster printing.
  1454.       
  1455.   NETWORK SUPPORT - If you do not have the Network version of TAKIN' CARE OF
  1456.       BUSINESS, this feature is hard-coded as "N" (No) and cannot be changed. 
  1457.       The Network version does allow this field to be changed.  If you have
  1458.       the Network version but want to run the program as a single, "stand-
  1459.       alone" computer, set this field to "N".  This field must be set to "Y"
  1460.       (Yes) to allow for file sharing on a network.  See Section Five -
  1461.       "Network Version" for more information.
  1462.  
  1463.   DECIMAL CHARACTER - This feature was developed for those countries using a
  1464.       comma instead of a period for the decimal character.  Enter the
  1465.       character you would like to have appear (","  "."  or "N" for no decimal
  1466.       character).  The decimal character appears on all reports and when
  1467.       entering amount data.  The default is the "." (period).
  1468.   
  1469.   PRINTER PORT - This is a multiple-choice field incremented by pressing the
  1470.       <SPACE BAR> or the <+> key on the keyboard, or the left button on a
  1471.       mouse.  When you have selected the port code that corresponds with the
  1472.       printer connection, press the <Enter> key.  The default is LPT1.  Avail-
  1473.       able choices are:
  1474.  
  1475.                                      Page 25
  1476.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1477.                                      
  1478.                     Parallel Port            Serial Port
  1479.                          LPT1                    COM1
  1480.                          LPT2                    COM2
  1481.                          PRN                     COM3
  1482.                          LST                     COM4
  1483.  
  1484.   LINES PER PAGE - This refers to the number of lines the printer can print on
  1485.       a single sheet of paper.  An 8½" x 11" page usually has 66 lines,
  1486.       printing at six lines per inch (LPI).  To figure the total lines per
  1487.       page, multiply the length of the paper (in inches) by the number of
  1488.       lines per inch the printer is set to print (usually six).  The result is
  1489.       the figure you enter here (usually 66).  This allows the program to know
  1490.       the physical length of the paper in the printer.  The actual lines
  1491.       printed on a page are determined by the top and bottom margin settings. 
  1492.       It is very important that the printer settings you have set into your
  1493.       printer (via DIP switches or default settings) match the settings you
  1494.       enter here.  If the printer settings are not the same as the settings
  1495.       here, you will experience difficulty with page alignment.  The default
  1496.       is 66.
  1497.  
  1498.       NOTE: The HP LaserJet series of printers should have a page length of 60
  1499.             for standard 8½" x 11" paper.
  1500.             
  1501.   TOP MARGIN - Enter here the number of lines from the top of the page you
  1502.       want left blank, before the printer starts printing.  The default is 1.
  1503.  
  1504.   BOTTOM MARGIN - Enter here the number of lines from the bottom of the page
  1505.       you want left blank, after the printer stops printing.  The default is 2.
  1506.  
  1507.   WIDE CARRIAGE - A wide carriage printer allows the use of 14" wide paper.
  1508.       Answering "Y" (Yes) will, in effect, move the right margin from the
  1509.       standard 8½" setting to a 14" setting.  This will allow use of the
  1510.       entire width of the paper when printing trended reports.  This setting
  1511.       does not change the font size.  Answering "N" (No) will keep all
  1512.       printing within the 8½" width.  The default is "N".
  1513.  
  1514.   INIT STRING - (Optional Field) - (Usually left blank)  This allows a special
  1515.       set-up string to be sent to the printer when running TAKIN' CARE OF
  1516.       BUSINESS.  It may be used to change the printer font, move the left
  1517.       margin, etc.  All inputs are numbers from 0 to 255.  Refer to your
  1518.       printer manual for the proper ASCII codes to use.  The default is blank.
  1519.  
  1520.   FORMS INIT STRING - (Optional Field) - (Usually left blank)  The input for
  1521.       these fields are the escape sequences that change the printer modes,
  1522.       when using pre-printed forms.  It is usually used to turn off special
  1523.       modes established in the INIT STRING above.  All inputs are numbered
  1524.       from 0 to 255.  Refer to your printer manual for the proper ASCII codes
  1525.       to use.  The default is blank.
  1526.  
  1527.   NORMAL - These fields tell the printer to print in a 10- character-per-inch
  1528.       mode.  If you have an Epson or compatible printer, enter "18" in the
  1529.       first field.  The default is blank.
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.                                      Page 26
  1535.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1536.                                      
  1537.   COMPRESSED - These fields tell the printer to print in a 17-character-per-
  1538.       inch mode.  If you have an Epson or compatible printer, enter "15" in
  1539.       the first field.  The default is blank.
  1540.  
  1541.   EXIT STRING - (Optional Field) - (Usually left blank)  This field is used to
  1542.       reset the printer after printing is complete.  If the "INIT STRING"
  1543.       field was not used, then this field should also be left blank.  The
  1544.       default is blank.
  1545.  
  1546. When you have completed all changes, save the new configuration by doing the
  1547. following:
  1548.  
  1549.   1. Press <F10>.
  1550.   
  1551.   2. At the "Inputs correct:[Y]:" prompt answer "Y".
  1552.  
  1553.   3. Leave the Configuration Menu by selecting "Leave Configuration" or by
  1554.      pressing <Esc>.
  1555.  
  1556.   NOTE: To activate the changes, you must first return to the Main Menu.
  1557.  
  1558. Four sample configuration files are on the "Install and Samples" disk.  Any of
  1559. these files can be copied to your data directory and renamed to "????.CNF",
  1560. where the "????" is the name of your data file.  Use of these files is not
  1561. necessary unless you are having printer problems.  Select whichever file
  1562. matches your printer's brand name.  The default settings in the program are
  1563. designed to work generically with many printers.  These configuration
  1564. filenames are:
  1565.  
  1566.        EPSON.CNF      HP-LASER.CNF      HP2LASER.CNF      PROWRITE.CNF
  1567.  
  1568. NOTE: The HP-LASER.CNF file is used with the HP LaserJet printer and the
  1569.       HP2LASER.CNF file is used with the HP LaserJet Series II or III printers.
  1570.  
  1571. 4e - Create, Change, or Delete Passwords
  1572.  
  1573. Passwords are used to protect confidential data from use by any unauthorized
  1574. users.  Each password is created by the user, can contain up to 8 characters,
  1575. appears on the screen only at the time it is created (not when entered later),
  1576. cannot be bypassed, and may be changed at any time by any user that knows the
  1577. current password.  TAKIN' CARE OF BUSINESS allows you two levels of password
  1578. protection for each of the following modules: General Ledger, Accounts
  1579. Receivable, Accounts Payable, Point Of Sale/Invoicing, Payroll, Financial
  1580. Utilities, and Account Reconciliation.
  1581.  
  1582. Each of these modules can have protection from:
  1583.  
  1584.   1. "Access to Module" (the first level).  This level allows full use of all
  1585.      the functions of the module except the viewing/printing of reports.
  1586.  
  1587.   2. "Access to Reports" (the second level). This level allows full use of all
  1588.      the functions of the module.
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.                                      Page 27
  1594.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1595.                                      
  1596. NOTE: It is not necessary for the authorized user to enter BOTH  the first and
  1597.       second level passwords in order to print reports from a password-
  1598.       protected module.  Correctly entering just the second level password
  1599.       ("Access to Reports") will allow the user access to all the functions of
  1600.       the module.
  1601.       
  1602.                                      WARNING
  1603.  
  1604. SHOULD YOU FORGET ANY OF THE PASSWORDS THAT YOU CREATED, YOU WILL NOT BE ABLE
  1605. TO ENTER THAT AREA OR CHANGE THE PASSWORD.
  1606.  
  1607. It will be necessary for you to send a copy of your data files, along with an
  1608. explanation as to which password(s) are to be removed, to Hooper International,
  1609. Inc.  Our address may be found at the bottom of the title page of this manual.
  1610.  
  1611. To create, change, or delete one or more passwords, do the following:
  1612.  
  1613.   1. Select "Config" from the Main Menu (if not already done).
  1614.  
  1615.   2. Select "Passwords Menu" from the Configuration Menu.
  1616.  
  1617.      The following screen appears:
  1618.  
  1619.                         Figure 4-6  Passwords Menu
  1620.  
  1621.   3. From the "Passwords Menu", select the module whose password is to be
  1622.      created, changed, or deleted, by doing the following:
  1623.  
  1624.      a.  Type the highlighted letter of the module.
  1625.  
  1626.      b.  Highlight the module by using the cursor arrow keys, then press
  1627.          <Enter>.
  1628.  
  1629.      c.  Click the "Enter" button on a mouse when on the module.
  1630.  
  1631.      NOTE: Only installed modules with data files (shown in brighter video)
  1632.            will allow password protection.
  1633.            
  1634.      The "G/L Passwords" choice was selected for the following explanation.
  1635.  
  1636.                          Figure 4-7  G/L Passwords
  1637.  
  1638.   4. Select "Access to Module" to create, change, or delete the password
  1639.      allowing access to the module without access to reports
  1640.  
  1641.      OR
  1642.  
  1643.      Select "Access to Reports" to create, change, or delete the password
  1644.      allowing access to the module and access to reports.
  1645.  
  1646.      The following screen appears:
  1647.  
  1648.                         Figure 4-8  Change Password
  1649.                         
  1650.   5. At the "Old Password:" prompt, do either:
  1651.   
  1652.                                      Page 28
  1653.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!       
  1654.  
  1655.      A.  To create a password for the first time, there is no old password, so
  1656.          leave this field blank and press <Enter>.
  1657.  
  1658.          OR
  1659.  
  1660.      B.  To change or delete an existing password, enter the old (existing)
  1661.          password here and press <Enter>.
  1662.  
  1663.      NOTE: Your password will appear on the screen only once, when creating
  1664.            the new password.  Other than this first entry, your password will
  1665.            NEVER appear on the screen.  It is STRONGLY recommended that you
  1666.            choose a password that is easy to remember.
  1667.  
  1668.            It is very important that the password spelling be correct. As each
  1669.            character of the password is typed, a dot will appear on the
  1670.            screen. Failure to spell the old password correctly will result in
  1671.            the prompt: INVALID ENTRY.
  1672.  
  1673.      When changing or deleting a password: if the password you entered is
  1674.      correct, the cursor will move to the "New Password" field, displaying the
  1675.      password you just entered.  If the password you entered is incorrect, you
  1676.      will not be allowed to continue this procedure. 
  1677.  
  1678.   6. "New Password:" - Enter the new password here, then press <Enter>.  Be 
  1679.      sure the spelling is correct.  Figure 4-8 is adding the new password 
  1680.      "TEST" to allow access to the G/L module.
  1681.  
  1682.      NOTE: If you want to create a password for both levels of the same 
  1683.            module, you will need to do this procedure twice - once for each
  1684.            password.
  1685.  
  1686.   7. When you are finished creating, changing, or deleting your password(s),
  1687.      press <Esc> twice to return to the Configuration Menu.
  1688.  
  1689. 4f - Setting Screen Colors
  1690.  
  1691. If you have a color monitor/display adapter, TAKIN' CARE OF BUSINESS will
  1692. automatically display all screens in color (provided the default settings were
  1693. not changed).  If you have a VGA monochrome monitor/display adapter, TAKIN'
  1694. CARE OF BUSINESS will display all screens in up to 16 shades of gray (provided
  1695. the default settings were not changed).
  1696.  
  1697. To change the colors, do the following:
  1698.  
  1699.   1. Select "Config" from the Main Menu (if not already done).
  1700.  
  1701.   2. Select "Screen Colors" from the Configuration Menu.
  1702.  
  1703.   3. At the "Filename:" prompt, enter the filename of the file you wish to
  1704.      change and press <Enter>.  The default is the currently loaded filename
  1705.      (e.g: SAMPLE). 
  1706.  
  1707.      The following menu appears:
  1708.  
  1709.                    Figure 4-9  Colors Configuration Menu
  1710.  
  1711.                                      Page 29
  1712.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1713.                                      
  1714.      There are eighteen color selections available from this menu, allowing up
  1715.      to 3,000 different color choices.  The following is a brief explanation
  1716.      of each:
  1717.  
  1718.         Main Screen Color: sets colors for the main background screen, which
  1719.            is always shown.
  1720.  
  1721.         Reports Screen Color: sets colors for the Reports and Graphics screens.
  1722.  
  1723.         Error Window Colors: sets colors of the window that appears when an
  1724.            entry error has been made or a file cannot be found.
  1725.  
  1726.         Input Window Colors: sets colors of all input field windows.
  1727.  
  1728.         Select-Acct Window Colors: sets colors of the pop-up account listings
  1729.            and filename windows.
  1730.  
  1731.         Main Menu Colors: sets colors of the Main Menu screen.
  1732.         
  1733.         G/L Menu Colors: sets colors of the G/L module menu.
  1734.  
  1735.         Config Menu Colors: sets colors of the Configuration module menu.
  1736.  
  1737.         Fin Utilities Menu Colors: sets colors of the Financial Utilities
  1738.             module menu.
  1739.  
  1740.         A/R Menu Colors: sets colors of the Accounts Receivable module menu.
  1741.  
  1742.         Point Of Sale Menu Colors: sets colors of the Point Of Sale/Invoicing
  1743.             module menu.
  1744.  
  1745.         A/P Menu Colors: sets colors of the Accounts Payable module menu.
  1746.  
  1747.         Payroll Menu Colors: sets colors of the Payroll module menu.
  1748.  
  1749.         Inventory Menu Color: sets colors of the Inventory module menu.
  1750.  
  1751.         Acct Rec Menu Colors: sets colors of the Account Reconciliation module
  1752.             menu.
  1753.  
  1754.         Help Screen Colors: sets colors of the Help screen.
  1755.  
  1756.         Reset to defaults - Color: resets all colors to the program's default
  1757.             colors.
  1758.  
  1759.         Reset to defaults - B&W: resets the color configuration for a mono-
  1760.             chrome monitor.
  1761.  
  1762.   4. Select which color configuration you want to change (e.g: Main  Menu
  1763.      Colors). The following menu appears:
  1764.  
  1765.                        Figure 4-10  Main Menu Colors
  1766.  
  1767.   5. Select the part of the Main Menu Colors you want to change (e.g: Window
  1768.      Body Colors).  The following screen appears:
  1769.  
  1770.                                      Page 30
  1771.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1772.                                      
  1773.                  Figure 4-11  Setting Window Body Colors 
  1774.  
  1775.      NOTE: Due to printing constraints, the colors mentioned here are not
  1776.            visible in this manual.  Please follow these instructions while
  1777.            viewing the screens on a color monitor.
  1778.  
  1779.      The eight horizontal color bars in the "Body" window represent the
  1780.      BACKGROUND colors.  The 16 colored diamonds in each color bar represent
  1781.      the TEXT colors that will appear over the background color.  The small,
  1782.      white rectangle is the cursor.  If you move the cursor, you will see a
  1783.      square box that indicates the current setting.  The brighter colored
  1784.      diamonds on the right half of the window represent brighter, or more
  1785.      intensified, text colors than the diamonds on the left half of the window.
  1786.  
  1787.      To change the colors of your selection, do the following:
  1788.  
  1789.          A. Move the cursor up or down to the color bar of your choice for
  1790.             BACKGROUND color.
  1791.  
  1792.          B. Move the cursor left or right until it covers the diamond of your
  1793.             color choice for TEXT color.  Notice the cursor changes to the
  1794.             text color, indicating how the text color choice will look over
  1795.             the background color.
  1796.  
  1797.          C. Press <Enter> to set the selection.
  1798.  
  1799.   6. When you have completed all changes, save the new configuration by doing
  1800.      the following:
  1801.  
  1802.          A. Press <F10>.
  1803.  
  1804.          B. At the "Inputs correct:[Y]:" prompt answer "Y".
  1805.  
  1806.          C. Leave the Configuration Menu by selecting "Leave Configuration" or
  1807.             by pressing <Esc>.
  1808.  
  1809.      NOTE: To activate your changes, you must first return to the Main Menu.
  1810.  
  1811. 4g - Backing Up Data Files
  1812.  
  1813. Making daily copies of your LIVE data files is highly recommended for your own
  1814. protection.  Should there ever be a power outage or fluctuation, or a hard
  1815. disk crash; having a useable copy of your data files on a floppy disk is your
  1816. only protection from data loss (your only loss would be the current day's data
  1817. already entered).  We strongly encourage you to make a copy of your data files
  1818. at the end of each day, using this back-up function.  We also recommend that
  1819. you have more than one back up disk so you can rotate the disks (one for each
  1820. day of the week).  These back-up disks should be blank, formatted disks
  1821. labeled "BACKUP DISK FOR", followed by the filename of your data files.  The
  1822. back-up program will back up only the data files of the file you are currently
  1823. in.
  1824.  
  1825. TAKIN' CARE OF BUSINESS employs an intelligent back up program scheme, whereby
  1826. the back up program will copy to the floppy disk the largest data file (of the
  1827. data files to be backed up) first.  Then it checks the remaining space on the
  1828.  
  1829.                                      Page 31
  1830.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1831.                                      
  1832. floppy disk and copies the next largest data file, only if that data file will
  1833. fit on the floppy.  If the second data file is too large, it skips to the
  1834. third-largest data file and tries to copy it.  The program continues to do
  1835. this until all the data files have been copied to the floppy disk or the
  1836. floppy disk becomes full.  Those data files that are successfully copied to
  1837. the floppy disk are marked by the back-up program, so it can keep track of
  1838. which data files still need to be copied.  Should the floppy disk become full,
  1839. the back-up program advises you to remove the floppy disk and insert another
  1840. one.
  1841.  
  1842. NOTE: The only limitation in the back-up program is if the first data file is
  1843.       larger than the available space on the floppy disk being used for the
  1844.       back up.  If this is the case, the back-up program will "loop", telling
  1845.       you "insufficient space on the disk" each time a back-up attempt is
  1846.       made.  Press <Esc> to end this function.
  1847.  
  1848.       To overcome this limitation, we recommend you try these steps in the
  1849.       order listed.  Run the back-up procedure after each step:
  1850.  
  1851.          1. Be sure you are using a totally-blank floppy disk.
  1852.  
  1853.          2. Use larger capacity floppy disks, if possible.  If you are using a
  1854.             360K floppy disk, use a 1.2Meg instead.  If you are using a 750K
  1855.             floppy, use a 1.44Meg instead.
  1856.  
  1857.          3. Use either the DOS "Backup" command or use a third party file
  1858.             archive program to reduce the size of the data file.
  1859.  
  1860. To make a back-up copy of your data files, do the following:
  1861.  
  1862.   1. Select "Backup Datafiles" from the Configuration Menu.  The following
  1863.      screen appears:
  1864.  
  1865.                        Figure 4-12  Datafile Back Up
  1866.  
  1867.   2. At the "BACKUP DISK DRIVE:" prompt, enter the disk drive letter of the
  1868.      drive where the floppy disk will be inserted.  The program defaults to
  1869.      drive A.
  1870.  
  1871.   3. Follow the screen prompt by inserting a BLANK, FORMATTED disk in the
  1872.      drive you selected in step 2.
  1873.  
  1874.   4. Press any key to start the back-up procedure.
  1875.  
  1876. As mentioned above, if the floppy disk is not large enough to hold all the
  1877. data files, the back-up program will advise you to insert another disk in the
  1878. drive.  BE SURE IT IS A BLANK, FORMATTED DISK.
  1879.  
  1880. To leave the Configuration Menu, do the following:
  1881.  
  1882.   1. Back out of the layered configuration menus by pressing <Esc> or by
  1883.      selecting the highlighted letter in the "Leave..." selection.
  1884.  
  1885.   2. At the "Save inputs:[Y]:" prompt, answer "Y" by pressing <Enter>. The
  1886.      default is "Y".
  1887.      
  1888.                                      Page 32
  1889.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1890.  
  1891.                          SECTION FIVE - NETWORK VERSION
  1892.  
  1893. The Network Version of TAKIN' CARE OF BUSINESS allows a group of computers to
  1894. use the program files from a single master computer, called a server.  In
  1895. order to do this, all computers on the network must be configured properly and
  1896. some of the TAKIN' CARE OF BUSINESS program files must be protected.  Follow
  1897. the instructions below to ensure error-free performance from TAKIN' CARE OF
  1898. BUSINESS.
  1899.  
  1900. 5a - The DOS "SHARE" File
  1901.  
  1902. The DOS "SHARE.EXE" file, found in DOS version 3.0 and later, provides for
  1903. file sharing on a network.  Add this file to the CONFIG.SYS file of the
  1904. network server.  Failure to do so will result in file-in-use conflicts and can
  1905. lead to damaged or corrupted program and data files.
  1906.  
  1907. 5b - Setting File Attributes
  1908.  
  1909. You need to set the file attributes of the TAKIN' CARE OF BUSINESS program
  1910. files to "read-only"; allowing multiple users to have access to a file, yet
  1911. maintaining that file's integrity.  Your network software may provide a
  1912. utility or specific command to set file attributes, or you may use the DOS
  1913. "ATTRIB" command to do this procedure.
  1914.  
  1915. From DOS, set the file attributes to "read-only" access for all of the TAKIN'
  1916. CARE OF BUSINESS program files (located within the TAKIN' CARE OF BUSINESS
  1917. shared directory) ending with the following extensions:
  1918.  
  1919.          .EXE
  1920.          .COM
  1921.          .OVR
  1922.          .CHN
  1923.  
  1924. 5c - Re-Boot Warning
  1925.  
  1926. It is imperative that all users on the network be aware that if they re-boot
  1927. their computer for any reason, while actively using the TAKIN' CARE OF
  1928. BUSINESS program, they will not be able to re-start the program from their
  1929. computer.  Instead, the following error message will be displayed:
  1930.  
  1931.                     Data file in use - try again later
  1932.  
  1933. To correct this, follow these steps:
  1934.  
  1935.   1. Have all current users of TAKIN' CARE OF BUSINESS exit out of the program
  1936.      in the proper way.
  1937.      
  1938.   2. From the DOS prompt, call up a directory listing of the files in the
  1939.      directory containing the TAKIN' CARE OF BUSINESS program files.  Verify
  1940.      that [filename].USE exists.  Delete this file.  You can now re-start the
  1941.      program.
  1942.  
  1943.   WARNING: DO NOT DO THIS PROCEDURE WHILE ANY USERS ARE RUNNING TAKIN' CARE OF
  1944.            BUSINESS.
  1945.            
  1946.            
  1947.                                      Page 33
  1948.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1949.  
  1950.                     SECTION SIX - BRIEF DESCRIPTION of MODULES
  1951.  
  1952. 6a - The General Ledger Module
  1953.  
  1954. The TAKIN' CARE OF BUSINESS General Ledger module is a menu-driven, double-
  1955. entry bookkeeping system which is suitable for small/medium business use.
  1956. Although it is easy to use, you must have at least a basic understanding of
  1957. double-entry (debits and credits) bookkeeping.
  1958.  
  1959. The General Ledger module keeps track of assets, liabilities, net worth,
  1960. capital, income and expenses.  It also assists the user in spotting financial
  1961. trends.  The program records transactions, categorizes them into various
  1962. accounts, and generates a complete range of financial reports and graphs.
  1963.  
  1964. In addition to being a powerful management tool for the small/medium business;
  1965. this module assists you, the business person, in the tasks necessary to keep
  1966. track of your financial standing.  It performs day-to-day functions such as
  1967. monitoring the balances of bank accounts, credit cards, loans, etc.  Further-
  1968. more, this module tracks how closely you are adhering to a budget.  It can
  1969. document all of your assets, thus providing a backup record for insurance
  1970. purposes.  The General Ledger module also provides a record of earnings and
  1971. expenses, in order to assist you in preparing your income tax paperwork.
  1972.  
  1973. The outstanding bookkeeping features in the General Ledger module include
  1974. the following:
  1975.  
  1976.    Account Maintenance 
  1977.       Stores up to 1999 accounts 
  1978.       Maintains detailed lists of all you own and owe
  1979.       Allows six-digit account numbers
  1980.       Tracks departmental income and expenses
  1981.       Keeps multiple sets of books 
  1982.       Provides three subtotal levels 
  1983.       Tracks monthly budget for income and expense 
  1984.  
  1985.    Transaction Recording 
  1986.       On-the-fly check writing
  1987.       Sorts by date or order of input 
  1988.       Recurring (monthly, semi-monthly, biweekly, and weekly)
  1989.       Allows easy correction or deletion  
  1990.       Allows input from non-current day, month, or year
  1991.       Permits multiple debits and credits  
  1992.       Provides seven-digit check number field 
  1993.       Unlimited number per year (dependent on disk space)
  1994.  
  1995.    Financial Report Availability 
  1996.       Allows reports by month, quarter, or year
  1997.       Provides summary or trended reports 
  1998.       Provides full range of financial reports 
  1999.       Gives percent of income on Income Statement
  2000.  
  2001.    Fiscal Year Tasks
  2002.       Performs all closing entries automatically
  2003.       Allows variable fiscal year or accounting period
  2004.       Sets beginning balances automatically for new accounting
  2005.         period 
  2006.                                      Page 34
  2007.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!       
  2008.  
  2009.    Graphics capability
  2010.       Creates Pie, Bar, or Line Graphs of account balances. 
  2011.  
  2012. 6b - The Accounts Receivable Module
  2013.  
  2014. The TAKIN' CARE OF BUSINESS Accounts Receivable module provides a simple way
  2015. to keep track of all your customer receivables.  It allows you to set up and
  2016. bill customers, using balance-forward accounting, by printing statements which
  2017. show all outstanding activity. 
  2018.  
  2019. Some of the outstanding features of the Accounts Receivable module include
  2020. the following:
  2021.  
  2022.    Allows up to 2000 customers
  2023.    Calculates finance charges and sales tax
  2024.    Unlimited number of transactions per year
  2025.    Provides printing of:
  2026.       Customer address labels
  2027.       Statements for window envelopes
  2028.       Custom message on monthly statements
  2029.    Balance-forward accounting
  2030.    Memo transactions accepted
  2031.    Post-dated transactions allowed
  2032.    Miscellaneous debits and credits
  2033.    Prior period adjustments allowed
  2034.    Prior period information on-line
  2035.  
  2036.   Complete reports include:
  2037.       Customer Invoices
  2038.       Multiple G/L distributions
  2039.       Recurring transactions
  2040.       Non-posted Transaction Journal
  2041.       Customer Accounts List
  2042.       G/L Distribution Report
  2043.       Accounts Receivable Journal
  2044.       Receivable Aging Report
  2045.       Schedule of Receivables
  2046.       Balance Forward Statements
  2047.  
  2048. When using balance-forward accounting, only the transactions for the statement
  2049. period you select are shown.  Outstanding balances from a prior period are
  2050. shown only as a single Beginning Balance amount.  You may, at any time, print
  2051. a statement for a prior period and see all detail for that period.
  2052.  
  2053. All reports can be printed or displayed on the screen at any time, and any
  2054. number of times, for fast on-line account information.
  2055.  
  2056. Posting does not have to be completed in order to see account balances.  It
  2057. must be completed in order to update your General Ledger.  Since the posting
  2058. system is "smart", you may post any number of times in one month, without any
  2059. errors.
  2060.  
  2061. The Accounts Receivable module is fully integrated into your General Ledger
  2062. module, and all G/L accounts are easily updated by pressing one key.
  2063.  
  2064.  
  2065.                                      Page 35
  2066.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2067.                                      
  2068. In short, the Accounts Receivable module is one of the easiest-to-use, error-
  2069. free ways to help you track all customer receivable accounts. And like other
  2070. TAKIN' CARE OF BUSINESS modules, you needn't be an accountant in order to use
  2071. Accounts Receivable.
  2072.  
  2073. 6c - The Accounts Payable Module
  2074.  
  2075. The TAKIN' CARE OF BUSINESS Accounts Payable module provides a great way to
  2076. keep track of all of your vendor payables.  The module is an essential element
  2077. in managing your cash flow.  Vendor information and balances are always avail-
  2078. able through on-line features.  This easy-to-use module will greatly enhance
  2079. your ability to track and pay vendors on time.  Multiple distribution and full
  2080. integration into your General Ledger will save you hours of time, effort and
  2081. money.
  2082.  
  2083. Following are some of the outstanding features of the Accounts Payable
  2084. module:
  2085.  
  2086.    Unlimited transactions per year
  2087.    Manual checks allowed
  2088.    Selection of payments by discount, due date or vendor
  2089.    Easy correction/deletion of transactions
  2090.    Computer generated checks
  2091.    Input of miscellaneous debits and credits
  2092.    Allows up to 2,000 vendors
  2093.    Prior period adjustments allowed
  2094.    Pre- or post-date transactions
  2095.    Full integration with your G/L
  2096.    Use of window envelopes for checks
  2097.    Use of continuous-form or laser-form checks
  2098.  
  2099.     Complete reports include:
  2100.       Accounts Payable Journal
  2101.       Open Invoices
  2102.       Vendor Accounts List
  2103.       Payable Aging
  2104.       Recurring Transactions
  2105.       Payments Journal
  2106.       Cash Requirements
  2107.       Schedule of Payables
  2108.       Sorted Vendor labels
  2109.       Vendor Account History
  2110.       Non-posted Transactions
  2111.       G/L Distribution Report
  2112.  
  2113. This module will automate the payment of all invoices.  You will never miss
  2114. another discount or due date, thus saving your company money.  All checks
  2115. can be printed by computer, thus saving hours of check-writing time as well. 
  2116. Manual check writing is also supported. 
  2117.  
  2118. All reports (except checks) can be printed or displayed on the screen for fast
  2119. on-line account information.  All reports can be printed or displayed any
  2120. number of times and at any time.
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.                                      Page 36
  2125.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2126.                                      
  2127. Posting to the General Ledger does not have to be completed in order to see
  2128. account balances or write checks.  It must be completed, however, in order
  2129. to update your General Ledger accounts.  Since the posting system is "smart",
  2130. you may post any number of times in one month, without any double posting
  2131. errors. 
  2132.  
  2133. The Accounts Payable module is fully integrated into your General Ledger
  2134. module, and all G/L accounts are easily updated by pressing one key.
  2135.  
  2136. This is one of the easiest and error-free ways to track vendor balances and
  2137. pay invoices on time.  Like the other TAKIN' CARE OF BUSINESS modules, you
  2138. needn't be an accountant to use Accounts Payable. 
  2139.  
  2140. 6d - The Point Of Sale/Invoicing Module
  2141.  
  2142.                        TO BE RELEASED - OCTOBER 1990
  2143.  
  2144. 6e - The Inventory Module
  2145.  
  2146.                       TO BE RELEASED - SEPTEMBER 1990
  2147.  
  2148. 6f - The Payroll Module
  2149.  
  2150. Managing your payroll is now simple!  TAKIN' CARE OF BUSINESS' payroll module
  2151. gives you comprehensive, accurate payroll-related information on as many as
  2152. 1,000 employees.
  2153.  
  2154. This easy-to-learn, easy-to-use module provides a very efficient way for you
  2155. to record important employee information, such as hire dates, earnings,
  2156. deductions, vacations, sick leave, overtime, holidays, extra income and
  2157. deductions.
  2158.  
  2159. It also automatically calculates employee deductions and employer liabilities,
  2160. prints payroll checks and W-2 forms, supports both hourly and salaried
  2161. employees (paid either weekly, biweekly, semi-monthly, or monthly) and is
  2162. fully-integrated into the General Ledger module.
  2163.  
  2164. Features include:
  2165.  
  2166.    Multiple state tax tables
  2167.    401K plan
  2168.    Automatic federal and most state tax deductions
  2169.    User modifiable tax tables
  2170.    Tip calculations
  2171.    Manual check writing
  2172.    Easy correction/deletion of transactions 
  2173.    Two overtime categories
  2174.    Printing of continuous form or laser form checks
  2175.    Tracking of monthly employer tax liabilities 
  2176.    Ability to manually override all calculations 
  2177.    Can generate a complete range of reports including:
  2178.       W-2 Statements
  2179.       Vacation and Sick Report
  2180.       Check Register
  2181.       General Ledger Distribution
  2182.  
  2183.                                      Page 37
  2184.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2185.                                      
  2186.       Payroll Journal
  2187.       Payroll Register
  2188.       Non-Posted Transactions
  2189.       Employee Listings
  2190.       Paid Payroll Recap
  2191.       Quarterly Tax Summary
  2192.       Employee address labels
  2193.  
  2194. As with all TAKIN' CARE OF BUSINESS modules, you need not be an accountant in
  2195. order to use Payroll.
  2196.  
  2197. 6g - The Financial Utilities Module
  2198.  
  2199. The Financial Utilities module allows you to make common financial
  2200. calculations with minimal effort and time.  The functions included in this
  2201. module are as follows:
  2202.  
  2203.   LOAN ANALYSIS:       Payments, original loan amounts, interest  rates,
  2204.                        terms, and amortization schedules.
  2205.  
  2206.   DEPRECIATION:        Straight line, straight percent, declining balance,
  2207.                        sum-of-the-years-digits, ACRS, MACRS, and
  2208.                        alternate MACRS methods. 
  2209.  
  2210.   INVESTMENTS:         Present and future value of annuities, internal rate
  2211.                        of return, net present value, bond price, and bond
  2212.                        yield to maturity.
  2213.  
  2214. Examples of some basic Financial Utilities functions are:
  2215.  
  2216. A monthly loan payment can be quickly calculated using any interest rate, over
  2217. any time period.  It is a wonderfully useful tool when thinking about
  2218. purchasing a car, a boat, or a house with borrowed money; and wanting to know
  2219. what the cost per month would be.  You are able to quickly compare different
  2220. monthly payments for loans of different interest rates, loan amounts, and
  2221. payment terms.  All options are available to you at a glance.
  2222.  
  2223. The Loan-Amortization Schedule will show you what your loan payments will be,
  2224. as described above.  It will take that payment figure and calculate how much
  2225. of your payment is going to principle, how much is going to interest, and what
  2226. the remaining balance on the loan is.  You will be able to see the balance on
  2227. a loan after each month's payment or during the life of regular mortgages. 
  2228.  
  2229. The Depreciation Schedule creates a report of what the yearly depreciation of
  2230. an asset is.  It takes into account the purchase price of the product, its 
  2231. salvage value, and the useful life of the asset.  With this easy-to-use
  2232. function, the calculated depreciation expense can easily be entered into your
  2233. asset and expense accounts; without any unnecessary educated guesses as to
  2234. what the amount of depreciation for that year should be.
  2235.  
  2236. The Present Value calculation will take a monthly payment for an annuity, and
  2237. calculate the present value (its worth today) of that amount.  One usage is if
  2238. you bought a car and took out a four-year loan at 12% interest.  The payment
  2239. is $263.34 per month, but you can't remember what the loan amount was.  The
  2240. answer: $10,000.
  2241.  
  2242.                                      Page 38
  2243.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2244.                                      
  2245. The Future Value calculation will take a monthly payment amount and calculate
  2246. the future value of that amount.  An example might be your IRA retirement fund
  2247. - you want to know how much you will have to retire on.  For example: If you
  2248. put $166.67 per month (a total of $2,000 per year) into an IRA account, which
  2249. earned 10% interest per year, after 30 years (360 months) you would have
  2250. $178,381.53.
  2251.  
  2252. There is no doubt that you will have great fun discovering how much money you
  2253. saved, or spent, by using these easy-to-follow Financial Utilities calcu-
  2254. lations.  Furthermore, you will now have the pleasure of knowing the financial
  2255. effect of decision making, before you make the decisions; and perhaps more
  2256. importantly, before you speak to your banker.
  2257.  
  2258. 6h - The Account Reconciliation Module
  2259.  
  2260. The Account Reconciliation module has been created to help you by automating
  2261. the balancing of your checkbook.  It can also help you to monitor and balance
  2262. your credit card statements.
  2263.  
  2264. This module will keep track of all transactions for a  particular account or
  2265. group of accounts.  It will show which transactions have "cleared", or are
  2266. included in the balance on your bank statement, and which transactions remain
  2267. outstanding.  This helpful feature provides a perfect method for balancing
  2268. your checking account statements, as well as any loan or charge-card
  2269. statements which you may have. 
  2270.  
  2271. With this effective and time-saving module, you will be able to balance
  2272. statements easily and efficiently, without spending the usual time-consuming
  2273. hours trying to figure out where you are out of balance.  Moreover, if your
  2274. checking account happens to be out of balance, the Account Reconciliation will
  2275. tell you the exact amount you are off.  This reconciliation process is simple,
  2276. since all data required for reconciliation is entered when you are entering
  2277. ordinary, everyday transactions; making any additional data inputs unnecessary.
  2278.  
  2279. You will also see which transactions (deposits, payments, credits, etc.) your
  2280. financial institution does not have in its statement-of-account balance, but
  2281. you have entered in yours.  Consequently, you may balance and verify your
  2282. accounts, quickly and simply, each time you receive a financial statement.
  2283.  
  2284. The Account Reconciliation module also provides the option to print a listing
  2285. of outstanding transactions on a particular account.  Comparing this listing
  2286. to your statement(s) will help you to discover any discrepancies.
  2287.  
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.  
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.                                      Page 39
  2302.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2303.  
  2304.                   SECTION SEVEN - BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES
  2305.  
  2306. In this section, we would like to give you a basic overview of basic
  2307. accounting principles.  Most of the examples in this section refer to various
  2308. kinds business transactions.
  2309.  
  2310. 7a - Accounting Elements
  2311.  
  2312. To have complete accounting records, all transactions and events that affect
  2313. the basic accounting elements must be recorded.  The basic accounting elements
  2314. are ASSETS, LIABILITIES, and CAPITAL or EQUITY.  These elements are defined
  2315. below:
  2316.  
  2317.   ASSETS:  Items of value that are owned by the business or by the individual.
  2318.      Examples are money, accounts receivable, merchandise, furniture,
  2319.      machinery, real estate, and land.
  2320.  
  2321.   LIABILITIES:  The debts of a person or business.  Examples are accounts
  2322.      payable, taxes payable, bank loans, and notes to creditors.
  2323.  
  2324.   CAPITAL/EQUITY:   The amount by which assets exceed liabilities.  The word
  2325.      "equity", in this sense, means "interest in".  The terms proprietorship,
  2326.       net worth, and capital are all synonymous with owner's equity.  If no
  2327.       liabilities exist, the owner's equity is equal to the  total amount of
  2328.       assets.
  2329.  
  2330. 7b - The Accounting Equation
  2331.  
  2332. The relationship between the three basic accounting elements can be  expressed
  2333. in the following equation:
  2334.  
  2335.                  ASSETS  =  LIABILITIES  +  CAPITAL/EQUITY
  2336.  
  2337. In order to increase equity in the business, the owner must either  increase
  2338. the assets without increasing the liabilities or decrease the  liabilities
  2339. without decreasing the assets.  In order to increase the  assets and equity
  2340. without investing more money, the business must operate at a profit (profit
  2341. and loss is described later).
  2342.  
  2343. Following are examples of the affect of transactions on the accounting 
  2344. equation:
  2345.  
  2346.   1. An increase in an asset, offset by an increase in an equity.  For
  2347.      example: opening a bank account with a deposit of $5,000.  As  a result
  2348.      of this transaction, the assets are increased.  Since no  liabilities are
  2349.      involved, the equity also increases by the same amount.
  2350.      
  2351.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  2352.          $5,000                 $0                      $5,000
  2353.           cash                                      owner's equity
  2354.  
  2355.   2. An increase in an asset offset by an increase in a liability.  For
  2356.      example: The purchase of office equipment for $4,000 on 30-day credit. 
  2357.      This results in an increase in an asset and an increase in an accounts-
  2358.      payable liability.
  2359.      
  2360.                                      Page 40
  2361.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!       
  2362.  
  2363.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  2364.          $4,000               $4,000                      $0
  2365.          office           Accounts Payable
  2366.         equipment
  2367.  
  2368.   3. An increase in one asset offset by a decrease in another asset.  For
  2369.      example: The purchase of office supplies for $100 cash.  In this case,
  2370.      the office supplies asset account increases by $100 while the cash-asset
  2371.      account decreases by $100, causing the accounting equation to remain
  2372.      unchanged.
  2373.  
  2374.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  2375.           $100  supplies
  2376.          < 100> cash
  2377.          ______
  2378.           $  0                  $0                         $0
  2379.  
  2380.   4. An increase in an asset offset by an increase in an equity resulting
  2381.      from revenue.  For example: the receipt of $500 cash from a client for
  2382.      services.  This increases the cash balance and the equity, since
  2383.      liabilities are not affected.
  2384.  
  2385.           ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  2386.            $500                  $0                       $500
  2387.            cash                                      owner's equity
  2388.  
  2389.   5. A decrease in an asset offset by a decrease in equity resulting from an
  2390.      expense.  For example: paying $400 cash for rent.  This decreases the
  2391.      cash balance and the equity, since liabilities are not affected.
  2392.  
  2393.           ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  2394.           <$400>                 $0                      <$400>
  2395.            cash                                      owner's equity
  2396.  
  2397. 7c - The Income Statement
  2398.  
  2399. This statement, also called a Profit and Loss Statement or an Operating
  2400. Statement, shows the net income (or loss) for a specified period of time.  The
  2401. income statement is the total income less the total expenses.  A simple
  2402. statement is shown below:
  2403.  
  2404.                 Income from services  .  .  .  .  .  .  $500 
  2405.                 Rent expense .  .  .  .  .  .  .  .  . < 400>
  2406.                                                        _____
  2407.                 Net Income .  .  .  .  .  .  .  .  . .  $100 
  2408.  
  2409. 7d - The Balance Sheet
  2410.  
  2411. The balance sheet is sometimes called a Statement of Financial Condition or a
  2412. Statement of Financial Position.  It shows assets, liabilities, and equity at
  2413. a specific date.  The balance sheet shows the ending balance for all the
  2414. asset, liability, and equity accounts.  The balance sheet for the five
  2415. equations of Section 7b would appear as follows:
  2416.  
  2417.  
  2418.  
  2419.                                      Page 41
  2420.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2421.                                      
  2422.          ASSETS
  2423.             Cash .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   $5,000
  2424.             Equipment  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .    4,000
  2425.             Supplies   .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .      100
  2426.                                                                   ______
  2427.             Total Assets  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   $9,100
  2428.  
  2429.  
  2430.          LIABILITIES
  2431.             Accounts Payable .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .    $4,000
  2432.  
  2433.          CAPITAL/EQUITY
  2434.             Owner's Equity   .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .     5,100
  2435.                                                                    ______
  2436.             Total Liabilities & Equity   .  .  .  .  .  .  .  .    $9,100
  2437.  
  2438. Notice that the accounting equation holds true:
  2439.  
  2440.                  ASSETS  =  LIABILITIES  +  CAPITAL/EQUITY
  2441.  
  2442. 7e - Double-Entry Accounting 
  2443.  
  2444. The meanings of the terms asset, liability and capital/equity are explained
  2445. above.  Examples have been given to show how each transaction causes a
  2446. change in one or more of the three basic accounting elements.  Note that in
  2447. each of the transactions above, there was a dual effect (two accounts were
  2448. changed).  This will always be true.  A change (increase or decrease) in any
  2449. asset, liability or capital/equity is always accompanied by an offsetting
  2450. change.  The fact that each transaction has two elements is the basis for
  2451. double-entry accounting.  This does not mean that a transaction is recorded
  2452. twice; it means that each of the two elements of each transaction are recorded.
  2453. This method is very orderly, simple, and very flexible.  There is no
  2454. transaction which cannot be recorded in a double-entry transaction. 
  2455.  
  2456. A business or individual has many assets.  Each one of these assets is kept
  2457. track of in a separate account (e.g: cash, furniture, real estate).  A
  2458. separate account would be kept for each asset, liability and equity.  Thus,
  2459. many accounts make up the total assets; many accounts also make up the total
  2460. liabilities. 
  2461.  
  2462. To help you to understand double-entry accounting, we will introduce you
  2463. to a way of describing an account.  This is called a "T" account. The T
  2464. account has three major parts: the title and account number, the debit side,
  2465. and the credit side.  A sample of the T account form is shown below.
  2466.  
  2467.                                Account Title
  2468.                         ─────────────┬─────────────
  2469.                          Debit Side  │  Credit Side
  2470.  
  2471. 7f - Debits and Credits
  2472.  
  2473. To debit an account means to record an amount on the left, or debit side, of
  2474. the account.  To credit an account means to record an amount on the right,
  2475. or credit side, of the account.  Sometimes the word CHARGE is used as a
  2476. substitute for debit.  Another easy rule is:
  2477.  
  2478.                                      Page 42
  2479.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2480.                                      
  2481. A CREDIT IS WHERE MONEY IS COMING FROM AND A DEBIT IS WHERE MONEY IS GOING TO.
  2482.  
  2483. Increases in assets are recorded on the left side of the accounts; increases
  2484. in liabilities are recorded on the right side of the accounts.  Decreases in
  2485. assets are recorded on the right side of the accounts; decreases in
  2486. liabilities and equity are recorded on the left side of the accounts.
  2487.  
  2488.   These relationships are shown below:
  2489.  
  2490.      1.  ASSETS  =  LIABILITIES  +  EQUITY
  2491.  
  2492.      2.  DEBITS  =  CREDITS
  2493.      
  2494.              All Asset Accounts         All Liability Accounts
  2495.           ───────────┬───────────      ───────────┬───────────
  2496.            Debit to  │ Credit to        Debit to  │ Credit to 
  2497.             Record   │  Record           Record   │  Record   
  2498.            Increases │ Decreases        Decreases │ Increases 
  2499.               (+)         (-)              (-)         (+)    
  2500.  
  2501.  
  2502.                             All Equity Accounts  
  2503.                           ───────────┬───────────
  2504.                            Debit to  │ Credit to 
  2505.                             Record   │  Record   
  2506.                            Decreases │ Increases 
  2507.                               (-)         (+)    
  2508.  
  2509. To illustrate double-entry accounting, transaction 1 above would be as
  2510. follows:
  2511.  
  2512.                       Cash                Capital/Equity  
  2513.                 ────────┬─────────      ────────┬─────────
  2514.                  Debit  │  Credit        Debit  │  Credit 
  2515.                 $5,000  │                       │  $5,000 
  2516.  
  2517.  
  2518. 7g - Income and Expenses
  2519.  
  2520. The term "income" refers to an increase in the equity account.  Likewise, the
  2521. term "expense" refers to a decrease in the equity.  Thus, there are two new
  2522. ways in which the equity account can change.  All transactions involving
  2523. income or expense always cause a change in the equity account.
  2524.  
  2525. These changes could be recorded by debiting the equity account for expenses
  2526. and crediting that same equity account for income.  However, if you were
  2527. to record income and expense in this manner, the capital/equity account
  2528. would have a mixture of increases due to income and the investment of
  2529. assets in the business; while the debit side would have a mix of decreases due
  2530. to expenses and withdrawal of assets from the business.  This would make it
  2531. difficult to analyze the profitability or to determine the net income.  Thus,
  2532. all income and expense transactions are recorded in separately classified
  2533. income and expense accounts.  Only the net income (or net profit) is then
  2534. reflected in the capital/equity account.
  2535.  
  2536.  
  2537.                                      Page 43
  2538.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2539.                                      
  2540. The income and expense accounts also have debits and credits.  Shown below
  2541. are the relationship of these accounts.
  2542.  
  2543.             All Expense Accounts           All Income Accounts  
  2544.           ───────────┬───────────        ───────────┬───────────
  2545.            Debit to  │ Credit to          Debit to  │ Credit to 
  2546.             Record   │  Record             Record   │  Record   
  2547.            Increases │ Decreases          Decreases │ Increases 
  2548.               (+)         (-)                (-)         (+)    
  2549.  
  2550. The use of these accounts is illustrated in the following examples:
  2551.  
  2552.   1. An increase in an asset, offset by an increase in income.  For example,
  2553.      you receive $500 cash for services rendered.  This would appear as
  2554.      follows:
  2555.  
  2556.                       Cash                   Income       
  2557.                 ────────┬─────────      ────────┬─────────
  2558.                  Debit  │  Credit        Debit  │  Credit 
  2559.                  $500   │                       │  $500   
  2560.  
  2561.   2. A decrease in an asset, offset by an increase in expense.  For example,
  2562.      you pay $400 for office rent.  This would be recorded as follows:
  2563.  
  2564.                     Cash Rent                Expenses     
  2565.                 ────────┬─────────      ────────┬─────────
  2566.                  Debit  │  Credit        Debit  │  Credit 
  2567.                         │   $400         $400   │         
  2568.  
  2569. This brief description of accounting principles and double-entry accounting
  2570. is not intended to teach you everything about accounting.  You should refer
  2571. to a basic accounting or bookkeeping text, if you would like more details. 
  2572. The intention of this section is to familiarize our users with double-entry
  2573. accounting and to help users get started with TAKIN' CARE OF BUSINESS.
  2574.  
  2575. For further transaction examples, look at the "SAMPLE" file on the demo
  2576. disk.  By printing the General Journal Report in the sample accounts, you
  2577. will be able to see some sample transactions to apply to your set of books.
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.  
  2582.  
  2583.  
  2584.  
  2585.  
  2586.  
  2587.  
  2588.  
  2589.  
  2590.  
  2591.  
  2592.  
  2593.  
  2594.  
  2595.  
  2596.                                      Page 44
  2597.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2598.  
  2599.                      SECTION EIGHT - USER TECHNICAL SUPPORT
  2600.  
  2601. 8a - Technical Support Policy
  2602.  
  2603. REGISTERED USERS of the most current version of any Hooper International, Inc.
  2604. software product are entitled to free, unlimited technical support.
  2605.  
  2606. REGISTERED USERS of non-current versions of any Hooper International, Inc.
  2607. software product will receive free, unlimited technical support for either a
  2608. period of one year from date of purchase of the non-current version, or a
  2609. period of six months from the release date for the current version, whichever
  2610. is greater.
  2611.  
  2612. The term "unlimited", as used in the above paragraphs, means the registered
  2613. user or authorized agent of the registered user may call or write to Hooper
  2614. International, Inc. as many times as necessary to receive assistance with
  2615. problems or answers to technical or software related questions.
  2616.  
  2617. 8b - How To Receive Help Fast
  2618.  
  2619. The fastest way to receive help with your technical question or problem is to
  2620. call us.
  2621.  
  2622.               TECHNICAL SUPPORT PHONE NUMBER:  (719) 528-8989
  2623.  
  2624. When calling for technical support, please have your registration number handy
  2625. to give to the person answering your call.  This will speed up the processing
  2626. of your call to our technical support staff.
  2627.  
  2628. It will be helpful if you know the version of your program, and are in front
  2629. of your computer with the program up and running, when you place your call.
  2630.  
  2631. 8c - How To Receive Detailed Help
  2632.  
  2633. To receive detailed, in-depth technical support, please write to us.  Be sure
  2634. to carefully detail the problem and all symptoms, providing printed examples
  2635. when possible.  Our technical support staff will respond as soon as possible. 
  2636. Our address is:
  2637.  
  2638.                         Hooper International, Inc.
  2639.                               P.O. Box 50200
  2640.                         Colorado Springs, CO  80949
  2641.  
  2642.  
  2643. 8d - How to Solve Your Problem
  2644.  
  2645. Before writing or calling, we encourage you to read over the documentation
  2646. one more time, looking for an answer to your question or a solution to your
  2647. problem.
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651.  
  2652.  
  2653.  
  2654.  
  2655.                                      Page 45
  2656.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2657.  
  2658.                       SECTION NINE - HINTS and SUGGESTIONS
  2659.  
  2660. 9a - Hints
  2661.  
  2662. Here are some hints from other users that may come in handy:
  2663.  
  2664.   1. Automatic File Selection at Start-Up:
  2665.  
  2666.      To eliminate the need to enter the disk drive and the filename each time
  2667.      TAKIN' CARE OF BUSINESS is started, modify the RUN.BAT file by adding a
  2668.      command line parameter to the "TCB" command.  For example, if you want to
  2669.      use the "SAMPLE" filename each time you start TAKIN' CARE OF BUSINESS,
  2670.      change (edit) the RUN.BAT file command "TCB" to:
  2671.  
  2672.                                 TCB SAMPLE
  2673.  
  2674.      Refer to your DOS manual on how to edit files using EDLIN.  When you
  2675.      start TAKIN' CARE OF BUSINESS, it will use the selected filename without
  2676.      again asking you. 
  2677.  
  2678.   2. Saving RAM Memory:
  2679.  
  2680.      If you would like to save some of the RAM memory used by the program, you
  2681.      may directly enter any of the installed modules by simply typing the
  2682.      filename of the module and the filename of the data file (refer to the
  2683.      manual for the particular module for the filename).  For example, to
  2684.      directly enter the General Ledger module using the "SAMPLE" data files,
  2685.      type the command GL SAMPLE at the DOS prompt.  This will by-pass the
  2686.      TAKIN' CARE OF BUSINESS Main Menu, saving you approximately 11.5K of RAM
  2687.      memory.
  2688.  
  2689.   3. Printing Screen Displays:
  2690.  
  2691.      Use the <Shift-Prt Sc> keys to make a hard copy of the screen display. 
  2692.      Users of HP laser printers should first load the HPPS.COM file, before
  2693.      starting TAKIN' CARE OF BUSINESS, to get legible screen prints.
  2694.  
  2695.   4. End-Of-Period Posting to Retained Earnings:
  2696.  
  2697.      When running an End-Of-Period Posting, closing entries will be posted
  2698.      to the last (or highest numbered) Retained Earnings account.
  2699.  
  2700.   5. Check and Invoice Numbers:
  2701.  
  2702.      Check and invoice numbers may be incremented by pressing the <+> key and
  2703.      then the <Enter> key.  If you would like to keep the check number the
  2704.      same as the prior number, press the <=> key and then the <Enter> key.
  2705.  
  2706.   6. Organizing Account Listings:
  2707.  
  2708.      Alphabetizing of any account listings, except the Chart of Accounts in
  2709.      the General Ledger, may be accomplished by using any alphanumeric account
  2710.      numbering scheme that easily corresponds to the account name.  The
  2711.      account numbers do not only have to be numbers.  For example, if you have
  2712.      a vendor whose name is Acme, you may use the characters "ACME" as the
  2713.      
  2714.                                      Page 46
  2715.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2716.                               
  2717.      vendor account number.  If you have more than one Acme vendor, you may
  2718.      use numbers following the name (ACME-1 and ACME-2).  Any combination of
  2719.      six characters may be used for the account numbers.
  2720.  
  2721.      For information on organizing the Chart of Accounts in the General
  2722.      Ledger, refer to the General Ledger manual.
  2723.  
  2724.   7. Changing the DOS prompt:
  2725.  
  2726.      If you would like the DOS prompt on your screen changed so it will 
  2727.      indicate the current disk drive and directory (and sub-directories), use
  2728.      the Dos command "PROMPT".  Be sure you are at the DOS prompt on the
  2729.      screen and not in any program.  Enter the following command from the DOS
  2730.      prompt:
  2731.                      PROMPT $P$G   and press <Enter>.
  2732.  
  2733.      For example: If you are in the TCB directory of disk drive C, the
  2734.      prompt displayed will be C:\TCB>
  2735.  
  2736.      If you would like this feature every time you turn on your computer, add
  2737.      this command to the CONFIG.SYS file in the root directory of your hard
  2738.      disk drive.  Refer to your DOS manual for adding the "PROMPT" command to
  2739.      your CONFIG.SYS file.
  2740.      
  2741. 9b - If You Have Comments or Suggestions
  2742.  
  2743. Our express goal is to provide you with the highest quality, most user-
  2744. friendly programs at the lowest possible price.  If you have any comments or
  2745. suggestions regarding TAKIN' CARE OF BUSINESS, please let us know.  We
  2746. appreciate all feedback.  We will try to implement those suggestions that are
  2747. most advantageous to other users in future versions of TAKIN' CARE OF
  2748. BUSINESS.
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.                                      Page 47