home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / DATABASE / AROWDB25.ZIP / TUTORIAL.DOC < prev   
Encoding:
Text File  |  1991-02-25  |  18.7 KB  |  641 lines
  1.               Tutorial for the ARROW Database System
  2.  
  3.     You can get off to a quick start by following the tutorial section
  4.     and utilizing the SAMPLE DATABASE file that is included as a part
  5.     of the ARROW program. As an example for instructional purposes, this
  6.     sample database has been setup to record the registration of
  7.     participants in a meeting.  This will give you an overview of the
  8.     many features and potential uses of the ARROW Database.  You can,
  9.     then, set up the basic Entries in your own database such as:
  10.     First Name, Company, Address, etc., and the other special
  11.     features of the three data Categories and the page of Notes can
  12.     be added later.  
  13.     
  14.     Utilizing the tutorial, lets start by working with the SAMPLE DATABASE.
  15.     
  16.     PART 1 - OPENING AND VIEWING A DATABASE 
  17.         
  18.     We first need to start ARROW so:
  19.     
  20.     ==>Type ARROW and press the Enter (or Return) key at the DOS prompt.
  21.     
  22.     ARROW's main screen will appear with the MASTER MENU BAR 
  23.     displayed across the top of the screen.  It contains four pull-down 
  24.     menus.
  25.  
  26.     The DATABASE pull-down menu is in the upper left hand corner of the 
  27.     screen. To view each of the other menus: 
  28.  
  29.     ==>Press the Right arrow key slowly, three (3) times. 
  30.     
  31.     Note:  You need not learn all of the features in each of these menus 
  32.     before setting up your own database, but it is important that you 
  33.     know how to move to the different menus and learn where the various 
  34.     options are located.
  35.     
  36.     ==>Press the Right arrow key once more and you are back at
  37.         the DATABASE menu.
  38.     
  39.     The DATABASE menu allows you to OPEN an existing database, CREATE 
  40.     a new database, DELETE a database, COPY TO or COPY FROM databases, 
  41.     and to EXIT a database.
  42.     
  43.     OPENING A DATABASE
  44.     
  45.     ==>Type O or use the Up & Down arrow keys to highlight the
  46.         selection Open.
  47.     ==>Press Enter (or Return) key.
  48.         
  49.     An OPEN PRIMARY DATABASE window appears with the 1-SAMPLE DATABASE 
  50.     title highlighted. Note that after other databases have been created, 
  51.     their names will appear after the SAMPLE DATABASE title.  You can 
  52.     select other database titles by using the Up & Down arrow keys to 
  53.     move the highlighted bar, or by typing in the number that precedes 
  54.     the title and pressing Enter (or Return).  If you type in the number, 
  55.     it will appear in the blank spaces to the right of the word
  56.     DESCRIPTION.
  57.     
  58.     
  59.     To open SAMPLE DATABASE:
  60.     
  61.     ==>Highlight the 1-  SAMPLE DATABASE title. 
  62.     ==>Press Enter (or Return) key.
  63.         
  64.     The first entry of the SAMPLE DATABASE appears on the screen.
  65.         
  66.     The name of the database appears at the top of each entry.  The
  67.     bracketed number one [1] in the upper left corner indicates that
  68.     you are now working in the primary database. ( You can also work
  69.     with a seconday database at the same time, using the right side
  70.     of the screen.)
  71.     
  72.     Underneath the title 1 - SAMPLE DATABASE is the ENTRY MENU BAR.  It 
  73.     contains four pull-down menus labeled: MODE, SEARCH, SELECT, and 
  74.     OPTIONS.
  75.     
  76.     ==>Press the Esc key and the MODE pull-down menu appears.  
  77.         
  78.     To view the other 3 pull-down menus:
  79.     
  80.     ==>Press the  Right arrow key three (3) times to view each of
  81.         the menus.
  82.     
  83.     Note: Press the Up & Down arrow keys  to move the highlight bar up 
  84.     or down in each menu, then press Enter (or Return) key to make the 
  85.     selection.  Each one of the selections or options in the menus are 
  86.     discussed in ARROW manual.  Pressing the F1 function key will also
  87.     provide some description about the option that is highlighted.
  88.     
  89.     To return to the MASTER MENU BAR. 
  90.     
  91.     ==> Press the Esc key again.  
  92.     
  93.     
  94.     For direct editing mode of the current database:
  95.     
  96.     ==>Again press the Esc key and the menus disappear.  
  97.     
  98.     Note: the Esc key moves you to the different menu bars and then back
  99.     to the direct edit mode.  The Left & Right arrow keys move you to 
  100.     different menus, and the Up & Down arrow keys move the highlight bar
  101.     in each menu.
  102.     
  103.     You are now back to the first ENTRY in the Sample Database file.  
  104.     
  105.     Each entry contains fields for basic information such as NAME,COMPANY,
  106.     2 ADDRESS fields, CITY, STATE, and ZIP.  
  107.     
  108.     An OPTION field is provided for any additional information you wish.
  109.     An example would be: a person's title, a county, an area, or an
  110.     entry number.  
  111.     
  112.     Underneath the OPTION, two lines have been provided for BUSINESS PHONE
  113.     and HOME PHONE numbers.  
  114.     
  115.     The next three lines are known as CATEGORIES.  Categories provide 
  116.     a quick way of imputing special data when editing an entry.  Each 
  117.     category may contain up to 20 different fields.  For more information 
  118.     see Editing an Entry.  Entry date displays the day the entry was
  119.     created and Print date displays the last day information from this
  120.     entry was printed on a form or label.
  121.     
  122.     Highlighted at the bottow of the screen is the underbar menu which 
  123.     lists several commands or actions that you can choose at anytime.
  124.     To initiate a command, just type in the capital letter of the word.
  125.     Example: 
  126.         Type S to Scan the entries.
  127.  
  128.      For more information on commands available in the direct edit mode:
  129.     
  130.     ==>Press the F1 function key.
  131.     
  132.     A HELP window will be displayed with a detailed listing of commands.
  133.     
  134.     ==>Press any key and the HELP window will disappear.
  135.         
  136.     NOTES
  137.     
  138.     Now lets look at the NOTES page:
  139.     
  140.     ==>Press the N key.
  141.     
  142.     A blank page of notes appears with the cursor blinking on the
  143.     highlighted line A. There are a total of the 20 lines.  Each
  144.     line is lettered A through T on the right edge of the page.
  145.     Mathematical formulas can be added to do mathematical calculations
  146.     with numbers from different lines
  147.     
  148.     ==>Press Esc key to exit the NOTES page.
  149.     
  150.     To look at the next entry:
  151.     
  152.     ==>Press the PgDn key.
  153.     
  154.     The second entry appears with a  page of NOTES. 
  155.     
  156.     
  157.     SCANNING ENTRIES
  158.     
  159.     To view more than one entry at a time, you can Scan the entries in 
  160.     the Sample Database.  To do this:
  161.     
  162.     ==> Press the S key. 
  163.     
  164.     Information for up to 17 entries is displayed, to view more entries:
  165.     
  166.     ==>Press the PgDn key.
  167.     
  168.     The next page of entries appears. To scan the last page of entries 
  169.     in the SAMPLE DATABASE.
  170.     
  171.     ==>Press the PgDn key again.
  172.     
  173.     To return quickly to the first entry:
  174.     
  175.     ==>Press the Home key.
  176.     
  177.     Notice that the arrows on the left and right edges of the page are 
  178.     pointing to the first line. 
  179.     
  180.     There are 2 scan modes available, you are currently in the wide view.
  181.     To see the narrow scan view:
  182.     
  183.     ==>Press S again.
  184.     
  185.     Only two columns are now shown on the left half of the screen.  This 
  186.     is useful when you are working with two databases at a time on the 
  187.     same screen.
  188.     
  189.     ==>Press S again to return to the wide Scan mode.
  190.     
  191.     To go to the last entry:
  192.     
  193.     ==>Press the End key.
  194.     
  195.     The arrow now points to the last entry in the database.  To return 
  196.     to the edit mode and view all of the entry's information:
  197.     
  198.     ==>Press Enter (or Return) key.
  199.     
  200.     EXITING ARROW
  201.     
  202.     To exit the database use the EXIT option found in the DATABASE
  203.     pull-down menu on the MASTER MENU BAR.
  204.         
  205.     ==>Press Esc key---the MODE menu appears on the ENTRY MENU BAR.
  206.         
  207.     ==>Press Esc key again---the DATABASE menu on the MASTER MENU BAR
  208.         appears.
  209.     
  210.     ==>Press the E or the Up & Down arrow keys to highlight 
  211.         the selection EXIT.
  212.     
  213.     ==>Press Enter (or Return) key.
  214.     
  215.     End of Part 1
  216.     
  217.     PART 2 - EDITING ENTRIES AND ADDING NEW ENTRIES
  218.     
  219.     Open the SAMPLE DATABASE:
  220.     
  221.     ==>Type O or use the Up & Down arrow keys to highlight
  222.         the selection Open.
  223.     
  224.     ==>Press Enter (or Return) key.
  225.     
  226.     An OPEN PRIMARY DATABASE window appears allowing you to select
  227.     a database.
  228.     
  229.     ==>Highlight 1-SAMPLE DATABASE.
  230.     ==>Press Enter (or Return) key.
  231.     
  232.     The first entry of SAMPLE DATABASE will then be displayed.
  233.     
  234.     EDITING AN ENTRY
  235.     
  236.     The EDIT mode is used to change a field or add information to an entry.
  237.     
  238.     For example:    To add the telephone (333) 456-7890 to
  239.             Robert Anderson's entry:
  240.     
  241.     ==>Press the E key.
  242.     
  243.     The NAME field is highlighted with the cursor blinking on the first 
  244.     space.  You can type information on any line that is highlighted.  To 
  245.     move the highlighted bar to the BUSINESS PHONE field:
  246.     
  247.     ==>Press the Enter (or Return) key several times until 
  248.         the BUSINESS PHONE line is highlighted.
  249.     
  250.     ==>Type in the telephone number 333 4567890. 
  251.     
  252.     Press Esc key to exit the EDIT mode.
  253.     
  254.     
  255.     
  256.     ADDING NOTES TO AN ENTRY
  257.     
  258.     Information can also be added to a page of NOTES.
  259.     
  260.     For example:  Mr. Anderson is President of XYZ Corporation 
  261.               and you would like to type in the position title
  262.               of "President" on the first line of the NOTES page.
  263.     
  264.     Press N to access NOTES.  
  265.     
  266.     Line A is highlighted.
  267.     
  268.     ==>Type President and then press Enter (or Return) key.
  269.     
  270.     To exit NOTES and return to direct edit mode:
  271.     
  272.     ==>Press the ESC key.
  273.     
  274.     MODIFY ENTRY DATE
  275.     
  276.     You can change the date that the Robert Anderson entry was created.
  277.     It is shown as 02/28/90 in the ENTRY box at the bottom of the entry.
  278.     
  279.     >For example:   To change this to 1/15/90:
  280.     
  281.     ==>Press the M key.  
  282.     
  283.     The ENTRY box is now highlighted with the cursor on the first space.
  284.     
  285.     ==>Just type in the new date 01 15 90 and press Enter
  286.         (or Return) key twice.
  287.     
  288.     ADDING A NEW ENTRY
  289.     
  290.     To manually add a new entry to the database:
  291.     
  292.     Press the A key.
  293.     
  294.     A blank entry form appears with the NAME line highlighted. 
  295.     
  296.     For example:  To add John E. Jones to the database.
  297.     
  298.     ==>Type in the data on each highlighted line and press Enter key.  
  299.     
  300.                       John E. Jones
  301.                       Jones and Associates
  302.                       129 West Alexander
  303.                       Indianapolis
  304.     
  305.     ==>When you reach the STATE box press the F1 function key.
  306.     
  307.     A HELP screen appears with all the abbreviations of the states.
  308.     
  309.     Select the state by type the abbreviation (while the HELP screen
  310.     is on).
  311.     
  312.     Continue entering the following:
  313.     
  314.                        IN   46257
  315.     
  316.                      OPTION: 042
  317.     
  318.     Press the Entry (or Return) key several times until the REGISTRATION
  319.     line is highlighted.
  320.     
  321.     CATEGORIES
  322.     
  323.     This is the first of three lines of CATEGORIES.  These spaces provide 
  324.     a quick way of entering pre-set data from a selection of up to 20 
  325.     items in each category.  Note: in Sample Database these categories 
  326.     were set up to record (1) a meeting REGISTRATION, (2) the participants 
  327.     INTEREST AREA, and (3) the ACTION ITEM pertaining to the various topics
  328.     of the meeting.
  329.     
  330.     To view the choices in the REGISTRATION category:
  331.     
  332.     Press the F1 function key.
  333.     
  334.     A listing of the selections in category #1 appears on the right side 
  335.     of the screen.  To choose selection # 3:
  336.     
  337.     Type 3 and press Enter (or Return) key.
  338.     
  339.     Your selection has been automatically entered.  You can change it 
  340.     easily by typing in a new number.  Now check the other two categories.
  341.     To change or create a new category, go to the OPTIONS pull-down menu 
  342.     on the ENTRY MENU BAR and select the CATEGORIES option.
  343.     
  344.     
  345.     DELETE AND PURGE AN ENTRY
  346.     
  347.     To DELETE an entry, first mark it for deletion, and then to remove 
  348.     it from the database completely, you must PURGE it.  Lets DELETE the 
  349.     John E. Jones entry---the one you are now viewing.
  350.     
  351.     ==>Press D for DELETE from the underbar menu.
  352.     
  353.     A highlight bar appears that reads, ENTRY MARKED FOR DELETION.
  354.     
  355.     To PURGE all entries marked of deletion:
  356.     
  357.     ==>Press ESC key to go to the ENTRY MENU BAR and go to 
  358.         pull-down menu Options.
  359.     ==>Type P or use the Up & Down arrow keys to highlight 
  360.         the selection Purge.
  361.     ==>Press Enter (or Return) key.
  362.     
  363.     
  364.     A confirmation window will appear.
  365.     
  366.     With the OK box highlighted, press the Enter (or Return) key.
  367.     
  368.     Note:  You can CANCEL the PURGE by typing C or using the Up & Down
  369.     arrow keys to highlight the CANCEL box and then pressing the Enter 
  370.     (or Return) key.
  371.     
  372.         
  373.     Now close this database by:
  374.     
  375.     Go to the first pull-down menu in the ENTRY MENU BAR titled Mode.
  376.         
  377.     ==>Press the C key or the Up & Down arrow keys to highlight 
  378.         the selection CLOSE.
  379.     ==>Press Enter (or Return) key.
  380.     
  381.     End of Part 2
  382.  
  383.     PART 3 - SORTING AND SEARCHING A DATABASE
  384.     
  385.     Entires in SAMPLE DATABASE are currently sorted alphabetically
  386.     according to the last name. 
  387.     
  388.     For example: To open the SAMPLE DATABASE and sort by the 
  389.             company name of each entry:
  390.     
  391.     ==>Type O or use the Up & Down arrow keys to highlight 
  392.         the selection Open.
  393.     
  394.     ==>Press Enter (or Return) key.
  395.         
  396.     An OPEN PRIMARY DATABASE window appears allowing you to select
  397.     a database.
  398.         
  399.     ==>Highlight 1-SAMPLE DATABASE.
  400.         
  401.     ==>Press Enter (or Return) key.
  402.         
  403.     The first entry of SAMPLE DATABASE will then be displayed.
  404.     
  405.  
  406.     SORTING
  407.     
  408.     Go to the OPTIONS pull-down menu.
  409.         
  410.     ==>Type S or use the Up & Down arrow keys to highlight 
  411.         the selection Sort.
  412.         
  413.     ==>Press Enter (or Return) key.
  414.         
  415.     The Sort window is displayed allowing you to select the desired sort
  416.     field.
  417.  
  418.     ==>Use the Left & Right arrow keys until the field COMPANY appears.
  419.         
  420.     ==>Press Enter (or Return) key.
  421.         
  422.     The database will now be sorted by the contents of the database's 
  423.     COMPANY field in ascending order.  To revert to the NAME sort:
  424.     
  425.     ==>Again select SORT on the Options pull-down menu and press 
  426.         the Enter (or Return) key.
  427.     
  428.     The Sort window is displayed:
  429.      
  430.     ==>Use the Left & Right arrow keys until the field NAME appears.
  431.     
  432.     ==>Press Enter (or Return) key.
  433.     
  434.     
  435.     SEARCHING FOR AN ENTRY
  436.     
  437.     You can use the SEARCH menu to find an Entry by any of the listed 
  438.     selections.  For example: to find Merrill D. Voss entry: 
  439.     
  440.     Go to the second pull-down menu in the ENTRY MENU BAR with the
  441.     title Search.
  442.     
  443.     ==>Type L or use the Up & Down arrow keys to highlight the
  444.         selection Last Name.
  445.     
  446.     ==>Press Enter (or Return) key.
  447.         
  448.     When the Search  window appears:
  449.     
  450.     ==>Type  VOSS  and press Enter (or Return) key.
  451.     
  452.     The window will appear with the entry of Merrill D. Voss displayed 
  453.     with the SELECT box highlighted.
  454.     
  455.     ==>Press Enter (or Return) key.
  456.     
  457.     The current entry of Merrill D. Voss appears.
  458.     
  459.     Now close this database by:
  460.     
  461.     Go to the first pull-down menu in the ENTRY MENU BAR titled Mode.
  462.         
  463.     ==>Press the C key or the Up & Down arrow keys to highlight 
  464.         the selection CLOSE.
  465.     
  466.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  467.     
  468.     End of Part 3
  469.  
  470.     PART 4 - TAGGING AND PRINTING
  471.     
  472.     This lesson will show you how to tag certain entries and print.
  473.     
  474.     Open the SAMPLE DATABASE, to do this:
  475.     
  476.     ==>Type O or use the Up & Down arrow keys to highlight 
  477.         the selection Open.
  478.     
  479.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  480.     
  481.     
  482.     
  483.     An OPEN PRIMARY DATABASE window appears allowing you to select a database.
  484.     
  485.     ==>Highlight 1-SAMPLE DATABASE.
  486.     
  487.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  488.     
  489.     
  490.     
  491.     TAGGING ENTRIES
  492.     
  493.     If you want to specifically work with the entries in Indiana---you 
  494.     first TAG them.
  495.         
  496.     ==>Press the Esc key so that the MODE menu appears.
  497.     
  498.     ==>Press the Right arrow key twice so that the SELECT menu appears.
  499.     
  500.     ==>Type S or use the Up & Down arrow keys to highlight the
  501.         selection Set tags.
  502.     
  503.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  504.     
  505.     A selection window appears with LAST NAME box highlighted. 
  506.     
  507.     ==>Press the Right arrow key several times until STATE appears,
  508.         then press the Enter (or Return) key.
  509.     
  510.     ==>Use the Right arrow key to make the second box read,
  511.         IS EQUAL TO, then press Enter (or Return) key.     
  512.     
  513.     ==>Type IN, the abbreviation for Indiana, in the third box
  514.         and press the Enter (or Return) key.
  515.     
  516.     ==>When CONFIRMATION OFF appears, press the Enter (or Return) key.
  517.     
  518.     ==>When the OK confirmation window appear, press Enter (or Return) key.
  519.     
  520.     The entries from Indiana are TAGGED.  You may need to PgDn to see them.
  521.     
  522.     TABULATE 
  523.     
  524.     Lets count the TAGGED entries.
  525.     
  526.     ==>Press the Esc key---the MODE menu appears.
  527.     
  528.     ==>Press the Right arrow key twice and the SELECT menu is highlighted.
  529.     
  530.     ==>Type T or press the Up & Down arrow keys to hightlight 
  531.         the TABULATE option and press Enter (or Return) key.
  532.     
  533.     When the TABULATE window appears with the LAST NAME highlighted:
  534.     
  535.     ==>Press the Left & Right arrow keys until ALL ENTRIES appears.
  536.     ==>Press Enter (or Return) key.
  537.     
  538.     A window with IGNORE TAG STATUS is highlighted.
  539.     
  540.     ==>Press the Right arrow key to change it to ONLY WITH TAG ON.
  541.  
  542.     ==>Press Enter (or Return) key.
  543.     
  544.     ==>When the OK confirmation window appears, press the Enter 
  545.         (or Return) key.
  546.     
  547.     A window appears telling you the number of Entries tabulated.
  548.     
  549.     Now close this database by:
  550.     
  551.     Go to the first pull-down menu in the ENTRY MENU BAR titled Mode.
  552.     
  553.     
  554.     ==>Press the C key or the Up & Down arrow keys to highlight 
  555.         the selection CLOSE.
  556.     
  557.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  558.     
  559.     End of Part 4
  560.     
  561.     PART  5 - FILTERING ENTRIES
  562.     
  563.     This lesson will show you how to filter certain entries.
  564.     
  565.     Open the SAMPLE DATABASE, to do this:
  566.     
  567.     ==>Type O or use the Up & Down arrow keys to highlight 
  568.         the selection Open.
  569.     
  570.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  571.     
  572.     An OPEN PRIMARY DATABASE window appears allowing you to select
  573.     a database.
  574.         
  575.     ==>Highlight 1-SAMPLE DATABASE.
  576.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  577.  
  578.     To work only with a specific group of entries, you can use the
  579.     FILTER.  To illustrate filtering, lets find the entries in Indiana.
  580.     
  581.     ==>Press Esc key---the MODE menu appears.
  582.     
  583.     
  584.     ==>Press the Right arrow key three (3) times so that 
  585.         the Options menu appears.
  586.     
  587.     ==>Type F or use the Up & Down arrow keys to highlight the
  588.         selection Filter and press the Enter (or Return) key.
  589.     
  590.     When the FILTER OFF window appears.
  591.     
  592.     ==>Press the Left & Right arrow key to change it to FILTER ON
  593.         and press the Enter (or Return) key.
  594.     
  595.     ==>Use the Left & Right arrow keys to change second box to STATE
  596.         and press the Enter (or Return) key.
  597.     
  598.     ==>Use the Left & Right arrow keys to change third box to EQUAL TO
  599.         and press the Enter (or Return) key.
  600.     
  601.     ==>In the fourth box type IN and press the Enter (or Return) key.
  602.     
  603.     ==>Use Left & Right arrow keys to change last box to 
  604.         IGNORE TAG STATUS and press the Enter (or Return) key.
  605.     
  606.     Go to the SCAN mode, to do this:
  607.         
  608.     ==>Press the S key.
  609.     
  610.         There will be only six entries displayed on the on the screen, the 
  611.     others have now been filtered out.
  612.     
  613.     
  614.     
  615.     
  616.     Now turn the FILTER off by:
  617.     
  618.     ==>Press the Esc key and use the Left & Right arrow keys 
  619.         so that the Options menu appears.
  620.     
  621.     ==>Type F or use the Up & Down arrow keys to highlight the
  622.         selection Filter and press the Enter (or Return) key.
  623.     
  624.     When the FILTER ON window appears:
  625.     
  626.     ==>Press the Left & Right arrow key to change it to FILTER OFF.
  627.     
  628.     ==>Press the Enter (or Return) key five (5) times.
  629.     
  630.     All records are again shown.
  631.     
  632.     Now close this database by:
  633.     
  634.     Go to the first pull-down menu in the ENTRY MENU BAR titled Mode.
  635.     
  636.     ==>Press the C key or the Up & Down arrow keys to highlight 
  637.         the selection CLOSE.
  638.     ==>Press the Enter (or Return) key.
  639.     
  640.     End of Part 5
  641.