home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ProfitPress Mega CDROM2 …eeware (MSDOS)(1992)(Eng) / ProfitPress-MegaCDROM2.B6I / APPS / BUSINESS / BIZPLN12.ZIP / USERSGDE.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-21  |  39.7 KB  |  1,206 lines
  1. Copyright (c) 1992, David A. Works
  2. All Rights Reserved
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                          Business Plan Master
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                          User's Guide
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.                          David A. Works
  38.                          Grand Universal
  39.                          7061 East Wesley Avenue
  40.                          Denver, CO   80224
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                             _______
  46.                        ____|__     |               (R)
  47.                     --|       |    |-------------------
  48.                       |   ____|__  |  Association of
  49.                       |  |       |_|  Shareware
  50.                       |__|   o   |    Professionals
  51.                     -----|   |   |---------------------
  52.                          |___|___|    MEMBER
  53.  
  54.                      Table of Contents
  55. _________________________________________________________________
  56.  
  57.  
  58. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  59.  
  60. Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  61.  
  62. Shareware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  63.  
  64. Usage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  65.  
  66. Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  67.  
  68. Business Plan Master(tm) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  69.      Executive Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  70.      The Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  71.      [Your Company] History. . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  72.      Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  73.      Our Competitive Advantages. . . . . . . . . . . . . . . .  7
  74.      Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  75.      Specific Markets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  76.      Targeting New Markets . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  77.      Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  78.      Manufacturing Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  79.      Research & Development. . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  80.  
  81. Historical Financial Data. . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  82.  
  83. Proforma Financial Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  84.      Proforma Cash Flow Analysis . . . . . . . . . . . . . .   10
  85.      Income Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  86.      Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  87.      Ratio Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  88.      Financial Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  89.  
  90. Breakeven Point. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  91.  
  92. Use of Money . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  93.  
  94. BPM Historical Financial Worksheet . . . . . . . . . . . . .   12
  95.  
  96. BPM Proforma Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  97.  
  98. Break Even Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  99.  
  100. REGISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  101.  
  102.                               Business Plan Master - User's Guide
  103. -----------------------------------------------------------------
  104.  
  105.  
  106. Introduction
  107. ____________
  108.  
  109.  
  110.      Back in my younger days, I ran a small importing company. 
  111. One of the sayings we used to pass around was "We may not be
  112. making any money, but we sure have fun!"  Unfortunately that was
  113. very true.  As a young kid out of college, it was a great thrill
  114. to drive all over the country, seeing new sights and having the
  115. impression that I was making a lot of money.  But I wasn't, and
  116. it took me many years to discover why I didn't make money.
  117.  
  118.      As foolish as it might sound, I recently attempted to
  119. re-enter the same market but in a different way.  This time I put
  120. down my plans in writing.  I found it to be a lifesaver!  I
  121. originally had hoped to raise outside capital but that was not a
  122. realistic proposition.  I eventually gave up on the idea before
  123. investing much money in it.  The point I am making is this - I
  124. wouldn't have known when to quit if I hadn't had my ideas, plans
  125. and assumptions in writing .
  126.  
  127.      Even though I tried to raise money, I soon learned that the
  128. value of the plan far exceeded all the hype I originally was
  129. advised to include (through various books  and consultants) to
  130. impress outside investors.  I ended up writing the plan just for
  131. ME and found that others liked it better that way.
  132.  
  133.      Every business needs a business plan and every business
  134. needs to keep their business plan current.  It will be your road
  135. map to reach your goals and your guide to achieving what you
  136. want.
  137.  
  138. David A. Works
  139.                               Business Plan Master - User's Guide
  140. -----------------------------------------------------------------
  141.  
  142.  
  143. Requirements
  144. _________________________________________________________________
  145.  
  146.  
  147.  
  148. In order use "Business Plan Master(tm)" you will need:
  149.  
  150.      *    An IBM PC or compatible
  151.      *    A word processing program
  152.      *    Lotus 1-2-3 v. 2.2 or greater or any spreadsheet
  153.           program which can import Lotus *.WK1 files.
  154.  
  155.      Optional:
  156.  
  157.      *    WordPerfect 5.1 (for *.WP pre-formatted files)
  158.      *    Laser printer (fonts are nice too!)
  159.      *    Spelling checker
  160.      *    Grammar checker
  161.      *    Thesaurus
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166. Shareware
  167. _________
  168.  
  169.  
  170. DEFINITION OF SHAREWARE
  171.  
  172. Shareware distribution gives users a chance to try software
  173. before buying it. If you try a Shareware program and continue
  174. using it, you are expected to register. Individual programs
  175. differ on details ─some request registration while others require
  176. it, some specify a maximum trial period. With registration, you
  177. get anything from the simple right to continue using the software
  178. to an updated program with printed manual.
  179.  
  180. Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  181. and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  182. exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  183. programmers, just like commercial authors, and the programs are
  184. of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  185. and bad ones!) The main difference is in the method of
  186. distribution. The author specifically grants the right to copy
  187. and distribute the software, either to all and sundry or to a
  188. specific group. For example, some authors require written
  189. permission before a commercial disk vendor may copy their
  190. Shareware.
  191.  
  192. Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  193. should find software that suits your needs and pocketbook,
  194. whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  195. fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  196. And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  197. has the ultimate money-back guarantee ─ if you don't use the
  198. product, you don't pay for it.                               Business Plan Master - User's Guide
  199. -----------------------------------------------------------------
  200.  
  201.  
  202. DISCLAIMER - AGREEMENT
  203.  
  204. Users of "Business Plan Master" must accept this disclaimer of
  205. warranty: "Business Plan Master" is supplied as is.  The author
  206. disclaims all warranties, expressed or implied, including,
  207. without limitation, the warranties of merchantability and of
  208. fitness for any purpose. The author assumes no liability for
  209. damages, direct or consequential, which may result from the use
  210. of "Business Plan Master".
  211.  
  212. "Business Plan Master" is a "shareware program" and is provided
  213. at no charge to the user for evaluation.  Feel free to share it
  214. with your friends, but please do not give it away altered or as
  215. part of another system.  The essence of "user-supported" software
  216. is to provide personal computer users with quality software
  217. without high prices, and yet to provide incentive for programmers
  218. to continue to develop new products.  If you find this program
  219. useful and find that you are using "Business Plan Master" and
  220. continue to use "Business Plan Master" after 30 days, you must
  221. make a registration payment of $34 to Grand Universal.  The $34
  222. registration fee will license one copy for use on any one
  223. computer at any one time.  You must treat this software just like
  224. a book.  An example is that this software may be used by any
  225. number of people and may be freely moved from one computer
  226. location to another, so long as there is no possibility of it
  227. being used at one location while it's being used at another. Just
  228. as a book cannot be read by two different persons at the same
  229. time.
  230.  
  231. Commercial users of "Business Plan Master" must register and pay
  232. for their copies of "Business Plan Master" within 30 days of
  233. first use or their license is withdrawn.  Site-License
  234. arrangements may be made by contacting Grand Universal.
  235.  
  236. This program is produced by a member of the Association of
  237. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  238. shareware principle works for you.  If you are unable to resolve
  239. a shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  240. member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  241. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  242. does not provide technical support for members' products.  Please
  243. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  244. or send a CompuServe message via CompuServe mail to ASP Ombudsman
  245. 70007,3536.
  246.  
  247. Shareware distributors, BBS's and other may distribute this
  248. program so long as they respect my requirements as outlined in
  249. VENDOR.DOC, SYSOP.DOC and LICENSE.DOC (all ASCII text files).
  250.                               Business Plan Master - User's Guide
  251. -----------------------------------------------------------------
  252.  
  253.  
  254. You are encouraged to pass a copy of "Business Plan Master" along
  255. to your friends for evaluation.  Please encourage them to
  256. register their copy if they find that they can use it.  All
  257. registered users will receive a copy of the latest version of
  258. "Business Plan Master".  (See LICENSE.DOC). If you have any other
  259. questions, please feel free to contact me at one of the following
  260. addresses.
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265. CompuServe            70400,153
  266. Delphi                DAVIDWORKS
  267. GEnie                 D.WORKS3
  268. America OnLine        DAVIDW2959
  269.  
  270.  
  271.  
  272. Usage
  273. ______
  274.  
  275.  
  276.  
  277. Every business needs a business plan.  Some can get along with a
  278. very simple plan while others may require a more complex plan.  A
  279. good business plan is clear and concise and lays out your goals
  280. and plans.  Good writing takes time and preparation.  To save
  281. time, I have designed "Business Plan Master(tm)" to be used
  282. verbatim.
  283.  
  284. I recommend that you use your business plan as a guide for your
  285. business.  Refer to it often to check your progress.  Update it
  286. periodically.  I recommend annually or semi-annually.  Keep your
  287. old copies for future reference.
  288.  
  289. Here are some ideas to get the most out of "Business Plan
  290. Master":
  291.  
  292.  
  293.      *    Print out this documentation file and bind it.  This
  294.           way you can refer to it at your computer.  It may also
  295.           be handy to print out the other files as well as they
  296.           are lengthy.
  297.  
  298.      *    Work only on copies of the documents.
  299.  
  300.      *    Keep your ideas simple and concise.  Nobody likes to
  301.           read long winded business plans.
  302.  
  303.      *    Allow several hours for the preparation of your
  304.           business plan.
  305.  
  306.      *    Although the file BIZPLANM generates a business plan
  307.           which is some 30 pages long, your may in fact be
  308.           shorter or longer. Some sections may not apply to your
  309.           business.
  310.  
  311.      *    You should fill out the financial worksheets before
  312.           spending time on the text.
  313.                               Business Plan Master - User's Guide
  314. -----------------------------------------------------------------
  315.  
  316.  
  317.  
  318. Files
  319. ______
  320.  
  321. *.WP =  WordPerfect 5.1 file
  322. *.DOC = ASCII text file
  323. *.WK1 = Lotus 1-2-3 v2.2 file
  324.  
  325.  
  326. BIZPLANM.WP or BIZPLANM.DOC
  327.  
  328. [Business Plan Master] A file containing a sample business plan
  329. with sample text which you can use or modify.
  330.  
  331.  
  332. BPMPROF.WK1
  333.  
  334. [BPM Proforma Financials]  This file contains a large Lotus
  335. worksheet which will give you a cash flow forecast, balance
  336. sheet, income statement, ratio analysis, and financial
  337. comparisons.
  338.  
  339.  
  340. BPMBREAK.WK1 
  341.  
  342. [BPM Breakeven Analysis]  A worksheet to help you determine your
  343. breakeven point.
  344.  
  345.  
  346. BPMHIST.WK1
  347.  
  348. [BPM Historical Statements]  A worksheet to allow comparisons
  349. between your past financial statements and your proforma
  350. statements.
  351.  
  352.  
  353. USERSGDE.WP or USERSGDE.DOC
  354.  
  355. This User's Guide.
  356.  
  357.  
  358. REGISTER.DOC
  359.  
  360. Registration details and order form.
  361.  
  362.  
  363.  
  364.      All of these files and their particular usage are explained
  365. in more detail below.
  366.                               Business Plan Master - User's Guide
  367. -----------------------------------------------------------------
  368.  
  369.  
  370. Business Plan Master
  371. _____________________
  372.  
  373.  
  374. This file contains boilerplate text and is already formatted for
  375. a well-written professional business plan.  We will now explain
  376. how to complete the following sections:
  377.  
  378.  
  379.      Title Page
  380.  
  381. First replace [My Company] with your company's name.  Fill in the
  382. correct address and phone number as well.  Finally replace [Your
  383. Name] with your name and replace [DATE] with today's date.
  384.  
  385.  
  386.  
  387.      Table of Contents
  388.  
  389. Many word processing programs can generate a table of contents
  390. automatically and can paginate automatically.  If yours doesn't
  391. you may want to consider paginating manually.
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.      Executive Summary
  397.  
  398.  
  399. This is the page where pagination and your footer starts.  Open
  400. up the footer and replace [My Company] with your company name.
  401. Be sure to start pagination at Page 1.
  402.  
  403. The remainder of this section should be written after the other
  404. sections are complete.  It is a complete summary of your company
  405. and its objectives.
  406.  
  407. Go through and replace the following:
  408.  
  409.      1.    [My Company] to your company name. It is ok to do a
  410.            global search-and-replace if your program supports
  411.            that.  If you are allowed to confirm each replacement,
  412.            it is a good idea to do so.
  413.  
  414.      2.    [I/we] to whichever is appropriate. May also be
  415.            globally replaced.
  416.  
  417.      3.    Most other changes are unique to this page and are
  418.            obvious.  Whenever you come across <Product> and
  419.            <Service>, this means that the items following pertain
  420.            either to a product oriented business or a service
  421.            oriented business.  Of course, if you see something
  422.                                          Business Plan Master - User's Guide
  423. -----------------------------------------------------------------
  424.  
  425.            you want to use, by all means do so.
  426.  
  427.      4.    Always look out for "XXX" this means to replace this
  428.            with a number.
  429.  
  430.      5.    Also be on the lookout for my attempts at comedy (i.e.
  431.            Ferrari Testarossa).  A business plan doesn't have to
  432.            be dry and boring.  But it should be original so use
  433.            your own jokes!
  434.  
  435. Be sure to include:
  436.  
  437.      *    Type of business you have or are starting.
  438.  
  439.      *    If you are currently in business, how are you doing?
  440.  
  441.      *    What form you business is in - proprietorship,
  442.           partnership, corporations (Subchapter S, etc.)
  443.  
  444.      *    How are you going to be profitable and how profitable?
  445.  
  446.      *    What distinguishes your business from the competition?
  447.  
  448.      *    What are the financial rewards?
  449.  
  450.  
  451.  
  452. Financial Goals Table:
  453.  
  454. The data for this table is available from the BPM Proforma
  455. Financials (Stock Analysis) spreadsheet.  The exact location is
  456. BZ1 through CE20.  You must enter this manually from the BPM
  457. Proforma Financials.
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.      The Management
  463.  
  464.  
  465. [Include either your resume (if proprietor) or short biographies
  466. (if partnership or corporation).  Be sure to include all
  467. experience and information pertinent to this type of business. 
  468. Then you will need to include a section on duties and
  469. responsibilities.  This might incorporate a simple organization
  470. chart.  Include salaries.
  471.                               Business Plan Master - User's Guide
  472. -----------------------------------------------------------------
  473.  
  474.  
  475.      [My Company] History
  476.  
  477. If you have been in business, give a complete but brief history
  478. of your accomplishments to date.  Short, succinct paragraphs are
  479. all that is truly necessary.  Include all highlights whether
  480. positive or negative.  The negative portions should include the
  481. lessons you learned and the steps taken to prevent a recurrence. 
  482. This is very valuable.  Everyone has made mistakes.  Did you
  483. learn from them?  Make sure your history ties into where you are
  484. going from now.  Don't leave time gaps.
  485.  
  486.  
  487.  
  488.      [Product, Service] Description
  489.  
  490. The readers of your business plan will want to know exactly what
  491. your product or service offering is.  The length of this section
  492. is in direct proportion to the complexity of your service or
  493. product.  Look one again for comments and suggested text in
  494. brackets which will need to be replaced.  The complexity of your
  495. description will also be dictated by the audience your business
  496. plan is addressing.  Investors may not understand all your
  497. technical lingo, whereas a partner with a technical background
  498. will want to see it all.
  499.  
  500.  
  501.  
  502.      Objectives
  503.  
  504.      Long Term
  505.  
  506. State very simply what your firm's long term objectives are. 
  507. Long term should be considered 5-10 years.  Pithy statements such
  508. as "market leader", "most profitable", etc. are obvious.  What
  509. you need are clear direct statements of intent.
  510.  
  511.      Short Term
  512.  
  513. Short-term goals are those to be met within 5 years.  Again steer
  514. clear of pithy overused marketing mumbo jumbo and just state your
  515. intent backed up with a plan.  Short-term goals should mesh
  516. invisibly into and support long term goals.
  517.  
  518.  
  519.      Competitors
  520.  
  521. List all your competitors along with their respective strengths
  522. and weaknesses.  Discuss how you will compete against these
  523. strengths and weaknesses, if you intend to do so directly.
  524.                               Business Plan Master - User's Guide
  525. -----------------------------------------------------------------
  526.  
  527.  
  528.      Our Competitive Advantages
  529.  
  530. Unless you can distinguish yourself from the competition, you may
  531. have a rough go of it.  It is very important that you have an
  532. honest appraisal of your company strengths and weaknesses as well
  533. as the strengths and weaknesses of your competitors.  Some may
  534. prefer to switch this section with the section on "Competitors". 
  535. However, if you have multiple products with different
  536. competitors, use a separate section for each product and examine
  537. the competition there.
  538.  
  539. Make sure that you speak to all of your competitors' strengths
  540. and weaknesses whether you intend to meet them or not, as well as
  541. how these strengths and weakness will impact your business.
  542.  
  543. This section has also been divided between <Product> and
  544. <Service>.
  545.  
  546.      Summary
  547.  
  548. Because you have been so thorough in your explanation of your
  549. particular advantages, you need to summarize your competitive
  550. advantages so that your reader will get the gist of what your are
  551. saying.                               Business Plan Master - User's Guide
  552. -----------------------------------------------------------------
  553.  
  554.  
  555.      Pricing
  556.  
  557. You will need to discuss at what price you will be offering your
  558. products or services.  Respond to the following questions:
  559.  
  560.      *    How did you calculate this price?
  561.  
  562.      *    How does this price compare to your competition?
  563.           Remember that price competition for a startup company
  564.           is usually deadly for the startup company.  It is
  565.           better to offer more services or tangible benefits with
  566.           a higher price.
  567.  
  568.      *    What pricing policy are you following (cost plus,
  569.           market, seat-of-pants, etc.)?
  570.  
  571.  
  572.  
  573.      Specific Markets
  574.  
  575. If you are entering several markets at once (not a good idea
  576. unless they are very compatible or the single line of products or
  577. services you are offering cross market lines) it is mandatory
  578. that you discuss your strategy for each market.
  579.  
  580. Market #1
  581.  
  582.      General History
  583.  
  584.      Give a specialized history of this market and how it
  585. pertains to your product.  Keep in mind that you know your market
  586. better than anyone.  Therefore outsiders may not understand it as
  587. you do.  Try to imagine writing this for someone who knows
  588. nothing about your industry or product.  This will help you keep
  589. your ideas simple and clear.
  590.  
  591.  
  592.      Entry Strategy
  593.  
  594.      Discuss how you will enter (or have entered) this particular
  595. market in detail.
  596.  
  597.  
  598.      Growth Strategy
  599.  
  600.      Having now entered this market, how will you maintain and
  601. increase your sales and service?
  602.  
  603.  
  604.      Market Size & Share
  605.  
  606.      State directly what you expect to achieve in this market.                               Business Plan Master - User's Guide
  607. -----------------------------------------------------------------
  608.  
  609.  
  610. Other Markets
  611.  
  612.  
  613. Use the same format for additional markets.
  614.  
  615.  
  616.  
  617.      Targeting New Markets
  618.  
  619. In order to keep growing, you will need to either expand into
  620. your present market or address other markets. How are you going
  621. to do this?
  622.  
  623.  
  624.  
  625.      Location
  626.  
  627. For many businesses, the location where you run your business is
  628. extremely important.  This is true for manufacturing,
  629. distribution or wholesale businesses as well as many service
  630. industries and product-based industries where being close to
  631. clients and customers is very important.
  632.  
  633.  
  634.  
  635.      Manufacturing Plan
  636.  
  637. This section does not apply to service businesses.  Because of
  638. the difference in manufacturing processes, I have just included
  639. some sample text.  You will need to address the following
  640. questions:
  641.  
  642.      *    What are your sources of supply?  Do you have secondary
  643.           sources?
  644.  
  645.      *    Which production method will you be using?  Is it state
  646.           of the art?
  647.  
  648.      *    How do you [will you] protect your cost advantage?
  649.  
  650.      *    Will you be a job shop or mass production?
  651.  
  652.      *    Are there any toxic or hazardous materials involved
  653.           with your production [include by-products] and how will
  654.           you handle them?
  655.  
  656.      *    What will be your quality control procedures?
  657.  
  658.      *    What do you estimate to be your capital asset
  659.           requirements?                               Business Plan Master - User's Guide
  660. -----------------------------------------------------------------
  661.  
  662.      Research & Development
  663.  
  664. Probably also only for product based businesses, unless
  665. continuing education will play an important role in your service-
  666. based business.  The following points need to be covered:
  667.  
  668.      *    List and explain your present research achievements.
  669.  
  670.      *    Who will control research efforts?
  671.  
  672.      *    Describe projects underway are planned for near future.
  673.                               Business Plan Master - User's Guide
  674. -----------------------------------------------------------------
  675.  
  676.  
  677.      *    What has been your success in terms of rate of
  678.           investment?
  679.  
  680.      *    Are any government funding sources available to you?
  681.  
  682.      *    Are you involved or seeking to be involved in any R&D
  683.           partnerships?
  684.  
  685.  
  686.  
  687.      Historical Financial Data
  688.  
  689. Simply include these statements in the "Attachment" area.  Also
  690. discuss all assumptions, successes, problems, discrepancies and
  691. other items not obvious to the Casual observer.  Also include the
  692. worksheet "BPM Historical Financials".  These include valuable
  693. guides to industry standards for use in comparing your business
  694. with others in your field. For information on filling in this
  695. spreadsheet, see the section "BPM Historical Financial Worksheet"
  696. below.
  697.  
  698.  
  699.  
  700.      Proforma Financial Data
  701.  
  702. Give a complete explanation of all your financial statements. 
  703. Clear up anything that might not be obvious to the casual
  704. observer.  Check documentation for complete explanation of
  705. spreadsheets.
  706.  
  707.  
  708.  
  709. Proforma Cash Flow Analysis
  710.  
  711.  
  712.      Assumptions
  713.  
  714.      Just because the worksheets make sense to you, they probably
  715.      won't make sense to anyone else.  Also, you may forget what
  716.      your own assumptions were.  BE SURE TO KEEP THIS UP-TO-DATE!
  717.  
  718.  
  719.      Sales Forecast
  720.  
  721.      Putting your growth rates here will help you remember what
  722.      you forecast as well as presenting these numbers in a
  723.      simplified fashion.
  724.  
  725.  
  726.                                     Business Plan Master - User's Guide
  727. -----------------------------------------------------------------
  728.  
  729.  
  730.  
  731.      Cash Flow Variables
  732.  
  733.      You need to be forthcoming about any variables which may
  734. effect your cash flow.  No business ever goes exactly according
  735. to plan. The idea is to show that you can keep on top of it when
  736. things go worse than expected and also when things go better than
  737. expected.  Both can be dangerous!
  738.  
  739.  
  740.  
  741. Income Statement
  742.  
  743.  
  744.      Assumptions
  745.  
  746.      Just because the worksheets make sense to you, they probably
  747.      won't make sense to anyone else.  Also, you may forget what
  748.      your own assumptions were.  BE SURE TO KEEP THIS UP-TO-DATE!
  749.  
  750.  
  751.      Risks & Variables
  752.  
  753.      Share your assumptions and what might happen if your
  754.      assumptions are wrong - positive or negative.
  755.  
  756.  
  757.  
  758. Balance Sheet
  759.  
  760.  
  761.      Cost Control
  762.  
  763.      How do you plan to track your financial progress?
  764.  
  765.  
  766.      Ratio Analysis
  767.  
  768.      Ratio Analysis allows you to track your performance in
  769.      accord with some financial conventions.  These ratios will
  770.      be closely looked at by bankers and others interested in
  771.      investing in your business.  More importantly, you should
  772.      know where you stand.
  773.  
  774.  
  775. Financial Standards
  776.  
  777. The two most popular sources of industry financial rations are
  778. Dun & Bradstreet's Industry Norms and the Robert Morris
  779. Associates tables.  Both of these references should be available
  780. in your public library in the business reference section.  These
  781. two items are copyrighted by their respective companies.                               Business Plan Master - User's Guide
  782. -----------------------------------------------------------------
  783.  
  784.  
  785.      Breakeven Point
  786.  
  787. Taken from BPMBREAK.WK.1 spreadsheet.
  788.  
  789.  
  790.      Use of Money
  791.  
  792. This section is for those who are seeking to raise capital or
  793. debt financing.  You need to let your prospective investors know
  794. where the money is going.  Even close friends and family need to
  795. be kept informed about where the money is going.  Consider the
  796. following questions:
  797.  
  798.      *    Where is the money going?
  799.  
  800.      *    Who is the supplier?
  801.  
  802.      *    What is the price?
  803.  
  804.      *    Model name and number.
  805.  
  806.      *    Are there any extra charges such as sales tax,
  807.           installation charges and freight?
  808.  
  809.      *    How will this make this business more profitable?
  810.  
  811.  
  812.  
  813. BPM Historical Financial Worksheet
  814. __________________________________
  815.  
  816.                          [Optional]
  817.  
  818. If you are already in business, then you have financial
  819. statements.  You will need to include those in the "Attachment"
  820. area.  You will find it useful to plug in that information into
  821. this file.  This will allow you to compare your past financial
  822. history with the statements which will be generated by the other
  823. worksheets.  This way you will be comparing  apples to apples.
  824.  
  825. Description:
  826.  
  827. This worksheet was originally created in Lotus 2.2.  It is one
  828. large worksheet.  I had considered making a series of smaller
  829. "linked" worksheets, but decided that many users may not
  830. understand the usage of linked worksheets and therefore might
  831. lose data.  Also, because it is one large worksheet, by using
  832. separate windows and separating the screen, you can instantly see
  833. the effect one area has on another.  Also, I have placed
  834. protection on everything except the numbers.  This is not to
  835. frustrate you, but to save you from making any changes which you
  836. have not thought totally through.  To undo the protection use
  837. "/WGPD.                               Business Plan Master - User's Guide
  838. -----------------------------------------------------------------
  839.  
  840.  
  841. Please keep in mind that any numbers already in the worksheet are
  842. purely examples.  Each section is recorded as a range name.
  843.  
  844.  
  845. The first items to be entered are the variables into the "Income
  846. Statement".
  847.  
  848.  
  849.      "F5 Go To - Statement Variables".
  850.  
  851.      Enter
  852.  
  853.      1.   The percentage rates of returns you have experienced
  854.      2.   Your state tax rate
  855.      3.   Your federal tax rate.
  856.  
  857. Now you may proceed to enter in the remainder of the "Income
  858. Statement" information.  This format should match most income
  859. statements.  You may have to exercise some discretion as to where
  860. you should put specific items.
  861.  
  862.  
  863. Move to the "Asset Worksheet"
  864.  
  865.      "F5 Go To - Asset Worksheet".
  866.  
  867.      Fill in:
  868.  
  869.      1.   The numbers in column K
  870.      2.   The amount of goodwill in L25.
  871.  
  872. If you have other intangible assets, list them under "Goodwill"
  873. and then total them in L25.  DO NOT CHANGE THE LOCATION OF THIS
  874. TOTAL.
  875.  
  876.  
  877. Move to the "Balance Sheet"
  878.  
  879.      "F5 Go To - Balance Sheet".
  880.  
  881. Next fill in the balance sheet.  You will notice that your Fixed
  882. and Intangible Assets will be transferred over to this sheet. 
  883. You will need to manually enter your depreciation rates in
  884. R14-T14.
  885.  
  886.  
  887. Once you have completed this, the other sheets will be
  888. automatically computed.
  889.  
  890. To print out any section of this worksheet, just use the "/PPR
  891. #Range Name#" command and you can have it printed out.  I
  892. strongly suggest printing out each area separately, otherwise it
  893. will look weird.
  894.  
  895.  
  896. Locations:
  897.  
  898. Income Statement:        A9:G70
  899. Statement Variables:     A70:G78
  900. Asset Worksheet:         H1:N28
  901. Balance Sheet:           O1:V51
  902. Ratio Analysis:          N51:V77
  903. D&B                      W1:AH62
  904. RMA                      AI1:AP52
  905.  
  906.  
  907.  
  908. BPM Proforma Worksheet
  909. ______________________
  910.  
  911.  
  912. You may have a great business idea, but if it doesn't make
  913. financial sense, you mustn't go any further.  The purpose of this
  914. large worksheet is to test the financial validity of your idea. 
  915. This section is undoubtedly the most complex, but it is the most
  916. vital.  Without some hope of financial success, there is no
  917. reason to start or continue a business.  Even if you find that
  918. your idea is not viable or does not meet your own personal
  919. expectations, this exercise will be well worth the time and
  920. effort to determine that fact.
  921.  
  922.  
  923. Description:
  924.  
  925. This worksheet was originally created in Lotus 2.2.  It is one
  926. large worksheet.  I had considered making a series of smaller
  927. "linked" worksheets, but decided that many users may not
  928. understand the usage of linked worksheets and therefore might
  929. lose data.  Also, because it is one large worksheet, by using
  930. separate windows and separating the screen, you can instantly see
  931. the effect one area has on another.  Also, I have placed
  932. protection on everything except the numbers.  This is not to
  933. frustrate you, but to save you from making any changes which you
  934. have not thought totally through.  To undo the protection use
  935. "/WGPD".
  936.  
  937. Let me walk you step-by-step through this worksheet.  Please keep
  938. in mind that any numbers already in the worksheet are purely
  939. examples.
  940.  
  941.  
  942.                               Business Plan Master - User's Guide
  943. -----------------------------------------------------------------
  944.  
  945.  
  946. Cash Flow Projections    A6:AR64
  947.  
  948. This is a very large worksheet to help you track your cash flow. 
  949. You may want to print out just this section to get a handle on
  950. what is involved.  The best way to do that is to print it eithr
  951. in a smaller font using something like the add=in "Allways" or
  952. compressed and sideways.
  953.  
  954.  
  955. -----------------------------------------------------------------
  956.  
  957. IMPORTANT NOTE:
  958.  
  959. REMEMBER THAT ENTRIES IN ONE AREA OF THE WORKSHEET WILL EFFECT
  960. OTHER AREAS OF THE WORKSHEET.  DO NOT MAKE CHANGES IN THE FORMAT
  961. OF THE WORKSHEET UNTIL YOU ARE VERY CONFIDENT OF THOSE CHANGES. 
  962. WORK ON A BACKUP COPY.
  963.  
  964. -----------------------------------------------------------------
  965.  
  966.  
  967. The best way to learn the relationships in the worksheet is to
  968. look at cells where it is obvious a calculation is being made. 
  969. In general, the cash flow chart feeds into the Income Statement,
  970. which feeds into the Balance Sheet which feeds into the ratios
  971. and analyses.
  972.  
  973. After you feel you have an idea of what is involved, go to the
  974. "Variables" area.
  975.  
  976.  
  977.      "F5 Go To - Variables".
  978.  
  979.  
  980.  
  981. Here is what you need to fill in:
  982.  
  983.  
  984. Cash Reserve:  You don't want to end any month with $0 or less in
  985.                the bank.  What will your cash reserve be? The
  986.                worksheet will automatically determine how much of
  987.                a bank loan you will need based on this figure.
  988.  
  989. Mark Up:       How much will you mark up your product?  This is
  990.                important for figuring inventory.  If you have a
  991.                service business, enter 100%.  This will give you
  992.                no inventory.
  993.  
  994. Freight %:     What percentage of inventory cost will your
  995.                inbound freight be?  If you have a service
  996.                business, there will be none as this amount is
  997.                figured as a percentage of inventory and you will
  998.                have no inventory (due to the above entry). Commission:    How much commission (%) will you pay on sales?
  999.                You might have this in a service business as
  1000.                finder's fees.  After you feel you have an idea of
  1001.                what is involved, go to the "Variables" area (Use
  1002.                the F5 Go To or just head on down to A66).
  1003.  
  1004.  
  1005. Beg Cash:      How much are you starting out with?
  1006.  
  1007. Having completed that, I would suggest you look at the "Cash
  1008. Receipts" area.  I have used percentages which are typical if you
  1009. grant terms of 2/10,n/30 (2% cash discount within ten days,
  1010. otherwise net 30 days).  If your terms are different you may
  1011. adjust accordingly by changing the percentages next to the month.
  1012.  
  1013. (Remember that they are protected so you will need to unprotect
  1014. them).
  1015.  
  1016. Now you can fill in some of your costs such as rent, utilities,
  1017. telephone, etc. - the ones which you will comfortable with now. 
  1018. Don't touch Commissions, Inventory or Freight-In as they are
  1019. automatic calculations.  If you feel secure that these costs are
  1020. going to be stable you can copy them across the width of the
  1021. worksheet.
  1022.  
  1023. Now, you can enter in sales goals. I left this purposely for
  1024. last.  Controlling costs is far more important than getting tons
  1025. of sales.  If your costs are not in line, you will be tempted to
  1026. "fudge" on the sales.  Having determined your costs up front will
  1027. help you to be more honest.
  1028.  
  1029. Take your time with the other items on the worksheet.  It is very
  1030. important to get these numbers correct because all of the other
  1031. reports are derived from this one cash flow statement.
  1032.  
  1033. You will also notice that I left no entries for the State Tax and
  1034. Federal Tax areas.  This is because tax law is not something I
  1035. desire to keep up on and there are too many variables.  If you
  1036. are profitable you will need to make quarterly estimated tax
  1037. payments.  At the time of this writing (an election year) there
  1038. were many changes in the wind.  I suggest you contact the IRS for
  1039. their free publication on small business taxation - Publication
  1040. 334 (number may change).
  1041.  
  1042. I have devised this worksheet to be all you need.  If you have
  1043. more products or other costs which need to be included, take your
  1044. time changing the worksheet.  Make sure you are very familiar
  1045. with its operation and always fiddle around on copies, not on
  1046. originals.  It is a lot of work to rebuild this type of material.
  1047.  
  1048. I know.  While putting the finishing touches on this worksheet my
  1049. hard drive fizzled.  I recovered all of "Business Plan Master
  1050. (tm)" except this one worksheet.  Lost a lot of time.  But
  1051. please...do feel free to alter anything which does not meet your
  1052. needs.  This is why I have designed this program in this fashion.
  1053. Registered users may contact me if they have any questions or are
  1054. in need of customization or modification information.                               Business Plan Master - User's Guide
  1055. -----------------------------------------------------------------
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.      Asset Worksheet     AS1:BC19
  1060.  
  1061. This is a very simple worksheet which asks you to enter your
  1062. proposed assets.  They are totaled automatically and are used
  1063. in the balance sheete.
  1064.  
  1065.  
  1066.      Income Statement   AS77:BC139
  1067.  
  1068. This is automatically generated from the cash flow worksheet. 
  1069. This is often called a "Profit & Loss Statement".  Hopefully, you
  1070. will see a profit!  I have included information on year-to-year
  1071. changes for your own information.
  1072.  
  1073. It is very important that you enter the correct numbers in the
  1074. "Statement Variables" area.
  1075.  
  1076.  
  1077.      "F5 Go To - Statement Variables".
  1078.  
  1079.      Enter
  1080.  
  1081.      1.   The percentage rates of returns you project
  1082.      2.   Your state tax rate
  1083.      3.   Your federal tax rate.
  1084.  
  1085.  
  1086.      Balance Sheet  AS140:BC189
  1087.  
  1088. Also automatically generated.  This shows the relationship of
  1089. your assets, liabilities, and your net worth. 
  1090.  
  1091.  
  1092.      Ratio Analysis      AS190:BC215
  1093.  
  1094. Now we analyze the Income Statement and the Balance Sheet.  Now
  1095. you can start to see if your idea is healthy or not.
  1096.  
  1097.  
  1098.      Dun & Bradstreet Industry Norms    BD1:BO59
  1099.  
  1100. None of the ratios mean anything until you can compare them to
  1101. others in your industry.  The "Industry Norms" are complied on
  1102. the basis of SIC Code numbers.  Not all numbers are available, so
  1103. if your isn't use the closest you can find.  You do not want to
  1104. be in the lower range of numbers nor do you want to be beyond the
  1105. highs.  No one will believe you if you are higher.  If you are
  1106. low, it will be very hard to get anyone to fund you as most
  1107. projections are believed to be optimistic.  (Available from most
  1108. public libraries).                               Business Plan Master - User's Guide
  1109. -----------------------------------------------------------------
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.      RMA  BP1:BX52
  1114.  
  1115. Another set of industry statistics comes from the Robert Morris
  1116. Associates.  The same advice holds for these as for the D&B
  1117. reports.  (Available from most public libraries).
  1118.  
  1119.  
  1120. Explanations of the specific ratios and how they are calculated
  1121. in the D&B and RMA are included in their respective books.
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126. Break Even Worksheet
  1127. ____________________
  1128.  
  1129.  
  1130. This is a simple worksheet to help you determine your
  1131. breakeven point.  All you have to do is enter the numbers in the
  1132. noted areas.
  1133.  
  1134. The two items you may not know are price and quantity.  Price is
  1135. defined as the price at which you will be selling your product. 
  1136. The quantity is the number sold.  Everything else you should
  1137. already know.
  1138.  
  1139. So, if you want to know your breakeven price and you know
  1140. everything else enter it in.  Then hit "<Alt> p".  This solves
  1141. for price.
  1142.  
  1143. If you want to know your breakeven quantity, enter everything
  1144. else and then hit "<Alt>-q".  This solves for quantity.
  1145.  
  1146. Please remember that Profit always equals $0.
  1147.  
  1148. Once again, you can modify the worksheet if it doesn't totally
  1149. meet your needs.  
  1150.  
  1151.              "Business Plan Master(tm)"
  1152.  
  1153.                    REGISTRATION FORM
  1154.  
  1155. "Business Plan Mastertm" is shareware and is copyrighted by David
  1156. Works.  You have 30 days to evaluate  "Business Plan Mastertm".
  1157. After that time, you are required to register the copy in your
  1158. possession.  The registration fee is $34.  When you register, you
  1159. will receive the following:
  1160.  
  1161.      *    A disk with the most recent version.
  1162.  
  1163.      *    One free upgrade.
  1164.  
  1165.      *    A minimum of three months support via one of the online
  1166.           services listed below, or by US Mail.
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171. Name______________________________
  1172.  
  1173. Company Name_______________________
  1174.  
  1175. Address____________________________
  1176.  
  1177. City____________________State____________ZIP_______
  1178.  
  1179. P.O. #_________________
  1180.  
  1181. How many copies do you need? _____________  ($34 ea.)
  1182.  
  1183. Type of computer: PC or compatible_____ Macintosh____
  1184.  
  1185. Size of disk desired:  5 1/4_____   3 1/2_____
  1186.  
  1187. Where did you get your copy of "Business Plan Mastertm"?
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.                             $34
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195. Send to:
  1196.  
  1197. Grand Universal
  1198. David A. Works
  1199. 7061 East Wesley Avenue
  1200. Denver, CO    80224
  1201.  
  1202.  
  1203. CompuServe          70400,153
  1204. Delphi              DAVIDWORKS
  1205. GEnie               D.WORKS3
  1206. America OnLine      DAVIDW2959