home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ START Magazine / START VOL 4 NO 9.st / PH_DATA.ARC / PHASAR5.HLP < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1989-12-20  |  2.2 KB  |  40 lines
  1.                                 SETUP
  2.  
  3.      This module is used to set up and modify the structure of the accounts and
  4. categories in PHASAR's register file. It is also used to perform various
  5. maintenance functions.
  6.  
  7.      SETUP ACCOUNTS: This function allows you to define new accounts,
  8. delete old accounts, edit and renumber accounts, and change the total number of
  9. accounts. To specify a new account you will need to give it a name (10 or fewer
  10. characters), the latest confirmed balance, and the date of that balance. You
  11. will then need to enter all unconfirmed transactions so that the program can
  12. compute the current balance. To re-arrange accounts type the desired number of
  13. an account over its current number. This will cause the two accounts to switch
  14. positions. Blank slots can be opened or deleted by using the <Insert> and 
  15. <Delete> keys, allowing you to group accounts into meaningful groups.
  16.  
  17.      SETUP INCOME/EXPENSE CATEGORIES: These functions work just like
  18. the SETUP ACCOUNTS function.
  19.  
  20.      SET UP CHECK PRINTING: PHASAR has the ability to print checks in a format
  21. which you specify. The format may be different for each of the accounts. You
  22. establish the location of each of the items (e.g. payee, numeric amount,
  23. lexical amount, date) by specifying a line and column for the beginning of the
  24. item's print field. Requesting a "test pattern" will print out a grid which
  25. will help you determine where each item needs to be printed. Any item with a
  26. row and column location of 0 (zero) will not be printed. If the row and column
  27. location for the payee are both 0 (zero), no checks are printed for that
  28. account.
  29.  
  30.     NEW YEAR CARRY OVER: This function sets up a new data disk at the
  31. beginning of a new year. All of the unconfirmed transactions from the previous
  32. year are carried over to make the first reconciliation of the new year as
  33. smooth as possible. MAKE A COPY OF THE OLD YEAR DATA DISK AND USE THAT COPY.
  34. DO NOT USE THE ORIGINAL. Otherwise you will lose all of the records for the
  35. old year.
  36.  
  37.     CREATE NEW REGISTER FILE: This function establishes a skeleton structure
  38. for the PHASAR register file. You will then define accounts and categories as
  39. appropriate to your needs. USING THIS FUNCTION WILL DESTROY ANY TRANSACTIONS
  40. ON THE DISK.ə