home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ NetNews Usenet Archive 1992 #31 / NN_1992_31.iso / spool / comp / sys / mac / database / 1635 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-12-29  |  4.9 KB  |  94 lines
  1. Newsgroups: comp.sys.mac.databases
  2. Path: sparky!uunet!spool.mu.edu!umn.edu!xerxes!thingles
  3. From: thingles@xerxes.cs.umn.edu (Jamie Thingelstad)
  4. Subject: Re: FMP 2.0 question
  5. Message-ID: <1992Dec29.173351.11575@news2.cis.umn.edu>
  6. Followup-To: thingles@xerxes.cs.umn.edu
  7. Sender: thingles@xerxes.cs.umn.edu
  8. Nntp-Posting-Host: xerxes.cs.umn.edu
  9. Organization: University of Minnesota, Minneapolis, CSci dept.
  10. References: <1h0ialINN2pp@gap.caltech.edu> <TRIANTOS.92Dec28133339@netcom.Netcom.COM>
  11. Date: Tue, 29 Dec 1992 17:33:51 GMT
  12. Lines: 80
  13.  
  14. In article <TRIANTOS.92Dec28133339@netcom.Netcom.COM> triantos@netcom.Netcom.COM (Nick B Triantos) writes:
  15. >In article <1h0ialINN2pp@gap.caltech.edu> kby@cco.caltech.edu (Kimo B. Yap) writes:
  16. >
  17. >   I'd like to make a database in which a company is a record, with contacts
  18. >   (a reasonable number) as a field within that record.  Two questions:
  19. >
  20. >   1.  For repeating fields, is there a way to access the repetitions of the
  21. >       field other than those that the first "n" specified for the "display
  22. >       n of m fields" question?
  23. >
  24. >There is no quick and painless way to select an arbitrary repeat from a
  25. >repeating field yet, although I hope that it can be added in to a future
  26. >version of FileMaker Pro.  What you can use, though, is the "Go To Next
  27. >Field" script command to simulate Tabbing in to the next repeat of a
  28. >repeating field.  You can then Cut/Copy/Paste to your heart's content.
  29. >
  30. >   2.  (More important) Is there a way I can make a layout that will print
  31. >       one label for each contact from the single company, and do this auto-
  32. >       matically for variable numbers of contacts for each company?  That is,
  33. >       (for example) if I have two companies (two records) and the first one
  34. >       has one contact and the second two contacts, I want to be able to (if
  35. >       both of these records are in the currently selected set) get a total
  36. >       of three labels out of the same layout.  Although I asked (1) implying
  37. >       the contact was a repeating field, it doesn't have to be that way if
  38. >       that's the only thing that would prevent me from doing (2).  The main
  39. >       criterion is one record = one company = 1 to n contacts.
  40. >
  41. >In short, no.  FileMaker Pro is capable of printing the body of a layout
  42. >only once per record, not once per repeating field.  What you can do,
  43. >though, is to save your file as a Clone of itself, close the original,
  44. >import from the original into the clone, and split the repeating fields.
  45. >Now, if you originally had 1 record with 5 employees, you will have 5
  46. >records with 1 employee per record.  All non-repepating information will be
  47. >copied into each of the five records.  You can set up some scripts to
  48. >automate this procedure, although I will warn that this won't be the fastest
  49. >beast in the world...    8-)
  50.  
  51. I do filemaker work for a lot of departments on my University. It is
  52. literally AMAZING how many people wanna do what is being described here.
  53.  
  54. The most powerful way to do this is to have one database that keeps track
  55. of the companies, and another that keeps track of contacts, then they
  56. can use lookup's to get whatever information between the databases. The
  57. side affect is that you usually have a situation where you have to TYPE
  58. the name of the company in the contacts database, and if that is spelled
  59. wrong it wont work right. A solution to this that I have implemented
  60. is when a contact is entered (this is a person database, so there is a
  61. first name & last name field) the name is concatenated and then a lookup
  62. is performed to a calculation field in the main database to get a n
  63. ID number, if none is found i put '<<NOT FOUND>>' into the field and then
  64. I have a script that runs every 24 hours (thanx to Userland Frontier 2.0)
  65. that goes through the database, finds all these 'illegal' entries
  66. and prints them out for the appropriate person to fix. This situation
  67. gives me the MOST flexibility, especially since you know SO much more
  68. about the contact, rather than it just happened (for example, I have
  69. counselor's keeping all their case notes right in the contact database).
  70.  
  71. >   PS  I saw something a while ago about being able to select a record based
  72. >   (oops, I mean select a layout) based on a field in a record, but I can't
  73. >   find the thing I saw; could someone refresh me on this; I thought I might
  74. >   be able to switch layouts per record or something like that.
  75. >
  76. >From within the ScriptMaker script editor, you can choose "Go to Layout
  77. >[Specified by Field <XX>]", where <XX> is a field.  The article you saw was
  78. >probably mine describing how useful this feature can be.
  79.  
  80. This is very nice... thanx for the tip BTW.
  81.  
  82. >Good luck, and happy FileMaking!
  83. >
  84. >-Nick "At least I don't need a SoundBlaster to play nice music" Triantos
  85.  
  86. HAHAHA... Apple Sound Chips > SoundBlaster!!! I think I have talked to you
  87. before, on tech support lines! :)
  88.  
  89. --
  90. --
  91.  
  92.    _/_/_/_/ _/_/   _/  _/ _/ _/_/_/   Jamie Thingelstad               624-4037
  93.       _/   _/  _/ _/_/_/ _/ _/_/      Technology Coordinator
  94.