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/ NetNews Usenet Archive 1992 #31 / NN_1992_31.iso / spool / bit / listserv / notisl / 4435 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-12-30  |  3.2 KB  |  63 lines
  1. Comments: Gated by NETNEWS@AUVM.AMERICAN.EDU
  2. Path: sparky!uunet!zaphod.mps.ohio-state.edu!darwin.sura.net!paladin.american.edu!auvm!CUNIXF.CC.COLUMBIA.EDU!DAVISS
  3. Message-ID: <MailManager.725738492.899.daviss@davis.cul.columbia.edu>
  4. Newsgroups: bit.listserv.notis-l
  5. Date:         Wed, 30 Dec 1992 13:01:32 -0500
  6. Sender:       NOTIS discussion group list <NOTIS-L@TCSVM.BITNET>
  7. Comments:     Warning -- original Sender: tag was daviss@DAVIS.CUL.COLUMBIA.EDU
  8. From:         Stephen Davis <daviss@CUNIXF.CC.COLUMBIA.EDU>
  9. Subject:      GTO & 035
  10. Comments: To: NOTIS Listserv <notis-l@tcsvm.bitnet>
  11. Lines: 50
  12.  
  13. We've read with some apprehension about the change that NOTIS has apparently
  14. made in version 3.1 of GTO in which--as we understand it--overlay will *only*
  15. work when the OCLC (or RLIN record) control number matches the content of a
  16. NOTIS 035 field (plus the NUC symbol for the utility).  I.e.,
  17.  
  18.         OCLC 001 1131239  -->   NOTIS 035 (OCoLC)1131239
  19.  
  20. In order to increase staff productivity, we have just finished designing a
  21. workflow which *depends* on an 035 to 035 match, and which works in GTO
  22. version 3.0 just fine. In this workflow, a person looking for full-level or
  23. upgraded copy on OCLC for an existing NOTIS record
  24.  
  25.         1) keys in a duplicate of the NOTIS control number in a local
  26.                 035 field, with our local NUC symbol as a prefix
  27.         2) deletes any other 035s in the local NOTIS record
  28.         3) switches to an OCLC session (on the same workstation)
  29.         4) locates a more desirable OCLC record
  30.         5) keys the same local NOTIS control number in an 035 in the OCLC
  31.                 record (a macro key can be used to save keying and increase
  32.                 accuracy)
  33.         6) issues the OCLC export command
  34.  
  35. This allows the new OCLC 035 to match the new NOTIS 035, making it possible
  36. for the user to overlay with just one lookup each in local NOTIS and OCLC...
  37.  
  38.            OCLC                             NOTIS
  39.         ----------------------       ----------------------
  40.         | 001 11131239        |      | Rec.Key: AGE12345  |
  41.         | 035 (NNC)AEG12345   |----->| 035 (NNC)AGE12345  |
  42.         -----------------------      ----------------------
  43. (In each case the 035 was keyed by local staff.)
  44.  
  45. This new approach is speeding our workflow substantially.
  46.  
  47.                         *       *       *
  48.  
  49. So, I guess my question for those sites who know about this "fix" is: Is it
  50. true that it will no longer be possible to match 035 to 035 (with non-OCLC/RLG
  51. control numbers), even as an option?   If so, has anyone found another way
  52. around the time-consuming 4-part lookup required to overlay records in this
  53. new way?  (I.e, NOTIS to find local reccord, OCLC to identify suitable record
  54. for overlay, NOTIS to input OCLC control number in 035, and OCLC to initiate
  55. record export.)
  56. ==============================================================================
  57. Stephen Davis                           email:  daviss@cunixf.cc.columbia.edu
  58. Ass't Director for Library Systems      voice:  (212) 854-4744
  59. 219M Butler Library                     fax:    (212) 222-0331
  60. Columbia University
  61. New York, NY 10027
  62. ==============================================================================
  63.