home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC World 1999 February / PCWorld_1999-02_cd.bin / software / Zkuste / DoubleP / Readme.txt < prev   
Text File  |  1998-09-01  |  21KB  |  493 lines
  1.  
  2.                 DoublePage macro for Microsoft Word for Windows
  3.            Copyright ⌐ 1998 Mr. Jean P. Donato.  All rights reserved.
  4.  
  5.  PLEASE READ THE ENTIRE CONTENTS OF THIS FILE. IT IS UPDATED EVERY TIME A NEW 
  6.                      VERSION OF DOUBLEPAGE IS RELEASED.
  7.  
  8.  
  9.  ***************************************************************************
  10.  *                               WARNING                                   *
  11.  * THE INFORMATION AND CODE PROVIDED IS PROVIDED AS IS WITHOUT WARRANTY    *
  12.  * OF ANY KIND, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO    *
  13.  * THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR  *
  14.  * PURPOSE. IN NO EVENT SHALL JEAN P. DONATO BE LIABLE FOR ANY DAMAGES     *
  15.  * WHATSOEVER INCLUDING DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL, LOSS  *
  16.  * OF BUSINESS PROFITS OR SPECIAL DAMAGES, EVEN IF JEAN P. DONATO HAS BEEN *
  17.  * ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.                             *
  18.  ***************************************************************************
  19.  
  20.  
  21.     **********************************************************************
  22.     *                            FREEWARE                                *
  23.     *  I do not charge any fee for the use of the DoublePage macro.      *
  24.     *  This archive may be included on Bulletin Board Systems, Internet  *
  25.     *  archive sites and on CD-ROM collections distributed by such       *
  26.     *  sites, provided any charge is solely to recover the cost of       *
  27.     *  distribution.  Any such distribution must contain the complete    *
  28.     *  unmodified archive, including this file.                          *
  29.     **********************************************************************
  30.  
  31.  
  32.  
  33. DESCRIPTION
  34. ===========
  35.  
  36. DoublePage is a Microsoft Word for Windows macro that prints a document in
  37. a 2-column landscape format on the default printer. (In some printer drivers
  38. that capability is built-in but for most of them it is not.) It will typically
  39. print about one page per column; hence it is a great way to cut down on paper 
  40. costs and waste.
  41.  
  42. Now it can even optionally print on both sides of the sheet for even greater
  43. paper savings!
  44.  
  45. On every page of the printout, it will also optionally add its own special 
  46. footer giving the name of the document, the date and time it was printed, and 
  47. the page number. 
  48.  
  49. DoublePage will not modify the actual document. Rather, it will create a
  50. temporary document in memory which will be deleted after printing. However, as
  51. with any such utility, you should always make regular backups of your files
  52. just to be sure.
  53.  
  54.  
  55.  
  56. REQUIREMENTS
  57. ============
  58.  
  59. DoublePage requires you to have Microsoft Word for Windows properly installed.
  60. Two versions are included in this archive: one for Word 6.0 & 7.0 (contained 
  61. in DPAGE.DOT) and another for Word 97 (contained in DPAGEW97.DOT).
  62.  
  63. It has been developed on the English US version of Microsoft Word, on Windows 
  64. 95. It also includes automatic built-in support for these other platforms: 
  65. French, French Canadian, and German.
  66.  
  67. If your are using a different Word version, DoublePage will still attempt to 
  68. run, but the results may or may not be satisfactory. Also, DoublePage should 
  69. work but has never been tested under Windows 98 or NT. At present these 
  70. configurations are not supported.
  71.  
  72.  
  73.  
  74. LIMITATIONS AND COMMENTS
  75. ========================
  76.  
  77. DoublePage works best with plain text documents. It will work with other
  78. document types however (provided Word can load them, of course) with the
  79. following considerations.
  80.  
  81. Some special objects or options often cannot be readily reformatted in a 
  82. 2-column layout, and they include: pictures, frame data, styles 
  83. other than the default Normal, etc. But DoublePage will try to work around 
  84. these obstacles to produce the best possible printout! DoublePage will 
  85. remove the frames (but not the data inside them) which prevent 2-column 
  86. formatting. It may or may not change your document's styles on the 
  87. printout, depending on the limitations it encounters while processing it.
  88. Also, it will remove all headers and footers and optionally replace them
  89. with its own special footer on every page of the printout as mentioned 
  90. earlier. However, DoublePage cannot reformat Word 97 text boxes. Remember, 
  91. none of these changes affect your original document - just the printout!
  92.  
  93. DoublePage works with any paper size; it will use the one that is
  94. selected in Word (in File/Page Setup/Paper Size) for your active document. 
  95.  
  96. Please do read the "USAGE" section which has been rewritten and contains 
  97. interesting tips.
  98.  
  99.  
  100.  
  101. ARCHIVE CONTENTS
  102. ================
  103.  
  104. The DoublePage archive DP205.EXE contains the following files:
  105.  
  106. DPAGE.DOT    : The Word template containing DoublePage V2.01 for Word
  107.                   6.0 and 7.0 only.
  108. DPAGEW97.DOT    : The Word template containing DoublePage V2.05 for Word
  109.                   97 only.
  110. README.TXT    : This file.
  111. FILE_ID.DIZ    : A short description.
  112.  
  113.  
  114.  
  115. INSTALLATION, UNINSTALLATION, AND EXECUTION
  116. ===========================================
  117.  
  118. Since you're reading this file, you have probably already uncompressed the
  119. archive; it should have created the files listed in the previous section. 
  120. This can be done in any directory.
  121.  
  122. IF YOU ARE USING WORD 97, SKIP TO STEP E BELOW.
  123.  
  124. But if you are using Word 6.0 or 7.0, then read on.
  125. DoublePage is distributed inside a template named DPAGE.DOT. If you want to
  126. use it only from this template, first open DPAGE.DOT and then go to step B
  127. below. Otherwise, you will likely want to use DoublePage from within the
  128. template you commonly use (for example, the default NORMAL.DOT template).
  129.  
  130.  
  131. A) To install in that manner in Word 6.0 or 7.0, follow these steps:
  132.    ----------------------------------------------------------------
  133.  
  134. 1. Start Word.
  135. 2. From its menu bar, choose File/Open and open the DPAGE.DOT you got from
  136.    this archive.
  137. 3. From its menu bar, choose Tools/Macro.
  138. 4. Click the Organizer button.
  139. 5. Make sure the left pane of the Organizer window shows DPAGE.DOT macros
  140.    (you should only see DoublePage in the list) and the right pane of the
  141.    Organizer window shows the template you normally use such as NORMAL.DOT.
  142. 6. Click on the DoublePage macro name.
  143. 7. Click on the copy button. 
  144. 8. Click on the Close button.
  145. 9. From the Word menu bar, choose File/Close.
  146.  
  147. Note: Word 7.0a (and other versions) might warn you when a file 
  148.       containing a macro is opened. This is for security reasons. If prompted, 
  149.       you should choose NOT to disable macros in DPAGE.DOT since this file 
  150.       should only contain the well-behaved DoublePage macro. Otherwise you
  151.       will not be able to see it in the Macro window (step 3 above).
  152.  
  153.   
  154. B) To execute the macro from the Word 6.0 or 7.0 menu bar, follow these steps:
  155.    --------------------------------------------------------------------------
  156.  
  157. 1. Make sure the document you want printed is open and the currently active
  158.    one.
  159. 2. Choose Tools/Macro.
  160. 3. Click on DoublePage.
  161. 4. Click on Run.
  162.  
  163.  
  164. C) To execute the macro from a custom Word 6.0 or 7.0 toolbar button:
  165.    -----------------------------------------------------------------
  166.  
  167. If you wish, you can create a handy custom toolbar button to execute the macro 
  168. whenever you want with a single mouse click. To do so, you must first install 
  169. the macro as described earlier. Then, follow these steps:
  170.  
  171. 1. From the Word menu bar, choose Tools/Customize.
  172. 2. Click on the Toolbar tab.
  173. 3. Click on Macros from the Categories list.
  174. 4. Left click on DoublePage from the Macros list (keep the mouse button
  175.    pressed) and drag the DoublePage name to your toolbar (release the mouse
  176.    button).
  177. 5. A window named Custom Button automatically pops up. Select a button image
  178.    and press assign. The Custom Button window disappears and your new button
  179.    now has an image on it.
  180. 6. Back in the Customize window, select the name of the template you want to
  181.    use in the "Save in" box (for example, normal.dot).
  182. 7. Click on the Close button.
  183.  
  184.  
  185. D) To uninstall DoublePage from Word 6.0 or 7.0, follow these steps:
  186.    ----------------------------------------------------------------
  187.  
  188. 1. Start Word and keep its blank document open.
  189. 2. Choose Tools/Macro.
  190. 3. Click on DoublePage.
  191. 4. Click on Delete.
  192.  
  193. This procedure assumes you installed the macro as described in step A.
  194.  
  195.  
  196. E) To install in Word 97, follow either method:
  197.    -------------------------------------------
  198.  
  199. Copy the file DPAGEW97.DOT into the Microsoft Office 97 Startup
  200. directory, usually C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\STARTUP.
  201. That's it!
  202.  
  203. - OR -
  204.  
  205. 1. Start Word.
  206. 2. Click on the "Add..." button in "Tools/Templates and Add-Ins...".
  207. 3. Navigate to the directory where DPAGEW97.DOT resides and double click 
  208.    this file.
  209. 4. Click on OK.
  210.  
  211.   
  212. F) To execute DoublePage from Word 97:
  213.    ----------------------------------
  214.  
  215. First make sure the document you want printed is opened and the active one.
  216.  
  217. DoublePage automatically creates a DoublePage button at the right of the 
  218. printer icon in your Word toolbar. Simply press the button to execute  
  219. DoublePage. 
  220.  
  221. - OR -
  222.  
  223. Choose Tools/Macro/Macros, click on DoublePageForWord97.MAIN, click on Run.
  224.  
  225.  
  226. G) To uninstall DoublePage from Word 97, follow these steps:
  227.    --------------------------------------------------------
  228.  
  229. Depending on the method you chose to install it:
  230.  
  231. Remove the file DPAGEW97.DOT from your Office Startup directory (usually 
  232. C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\STARTUP). 
  233.  
  234. - OR -
  235.  
  236. Deselect it in the "Tools/Templates and Add-Ins..." dialog.
  237.  
  238.  
  239. USAGE
  240. =====
  241.  
  242. Simply follow these quick and easy steps:
  243.  
  244. 1. In Word, open the document you wish to print. Do not click or 
  245.    otherwise select items in your document prior to running DoublePage.
  246.    This document can not be protected. (If you have an available option 
  247.    Tools/Unprotect Document in your Word menu bar, then it is protected.) 
  248.    You must remove that protection for DoublePage to work with your 
  249.    document, even though DoublePage will not actually modify it.
  250.  
  251. 2. Execute the DoublePage macro (see the above section, step B, C, or F).
  252.  
  253. 3. You will see the welcome window; press OK to continue (or Cancel to
  254.    return to your original document).
  255.  
  256. 4. You will then see the options window. You can press OK to continue
  257.    using these defaults, Cancel to return to your original 
  258.    document, or Help to view the online help. Before pressing OK, you
  259.    can change the options to suit your own preferences and needs; these
  260.    options are detailed below.
  261.  
  262.  
  263.     Processing Options
  264.     ------------------
  265.  
  266.     - Convert tables: Checking this box will convert all tables
  267.       to text. This is often required because large tables
  268.       will overlap the columns and overwrite text (it's
  269.       a Word limitation). If your document only contains small
  270.       tables, then you can clear this box to have them printed
  271.       as is. Default: checked.
  272.  
  273.     - Remove pictures: Checking this box will remove all graphics
  274.       and pictures. This is often required because large graphics
  275.       and pictures will overlap the columns and overwrite text (it's
  276.       a Word limitation). It is also useful if you don't need these 
  277.       items since your printout will be shorter. But if you want them 
  278.        and they aren't too large, then you can clear this box to have
  279.       them printed as is. Because of a Word 97 bug (Microsoft 
  280.           article ID #Q155802), DoublePage cannot remove pictures which
  281.           have the "Float Over Text" property set (in Word's Format/
  282.           Object/Position tab) in Word 97. Default: checked.
  283.  
  284.     - Remove manual breaks: Checking this box helps ensure continuous
  285.       output by removing all manual page and section breaks. Default:
  286.       checked.
  287.  
  288.     - Add special footer: Checking this box adds the cute DoublePage
  289.       footer at the bottom of each page (if possible), telling you the
  290.       document name, the date and time it was printed, as well as the
  291.       page number. Default: checked.
  292.  
  293.     - Force Normal style: You should leave this box cleared, unless you
  294.       are experiencing unusual formatting problems, such as text
  295.       overlapping another column (again, a Word limitation). This can 
  296.       happen, for example, if your document contains special Word styles
  297.       such as "TOC3" (Table of Contents). DoublePage analyzes your 
  298.       document and attempts to use the best formatting strategy on the 
  299.       printout; but it can be fooled by these styles. If it happens, try 
  300.       forcing the Normal style throughout. That could cause the Table of 
  301.       Contents page numbers to get misaligned, and some fonts or character 
  302.       formatting to be changed, but at least the text shouldn't overlap
  303.        the other column. Default: cleared.
  304.  
  305.     Layout Options
  306.     --------------
  307.  
  308.     - Compress lines: Some fonts such as Courier and MS LineDraw, and
  309.       other non-proportional fonts or very long lines, can wrap on the
  310.       printout. If this is so, checking this box will help ensure unbroken
  311.       lines. See the "TIP" near the end of this section. Default: cleared.
  312.  
  313.     - Use current margins: You should leave this box cleared, unless you
  314.       are not satisfied with DoublePage's default margins or if Word is
  315.       giving you a "margins are outside the printing area" warning. If you
  316.       check this box, DoublePage will use these settings from Word's
  317.       File/Page Setup/Margins window: Top Margin, Bottom Margin, Left 
  318.       Margin, Right Margin, Header Distance, and Footer Distance. This is 
  319.       a very useful feature for those with different papers or equipment. 
  320.           Default: cleared.
  321.  
  322.     Print Options
  323.     -------------
  324.  
  325.     - No. of copies: A number from 1 to 9999. Default: 1.
  326.  
  327.     - Collate: Checking this box will produce an output with pages 
  328.           arranged in the following order: 1, 2, 3, ..., 1, 2, 3, ... 
  329.           Clearing it produces: 1, 1, 2, 2, 3, 3, ... Default: checked.
  330.  
  331.     - Manual duplex: Great if you want to print on both sides of the 
  332.       paper and your printer does not support automatic duplex printing. 
  333.           Checking this box causes DoublePage to print all odd pages, then 
  334.           prompts you to put them back in the printer and prints all even 
  335.           ones. Make sure you follow your printer manufacturer's instructions 
  336.           before reloading it with these sheets (to make sure it is safe to 
  337.           do so and to ensure that you are properly positioning them and in 
  338.           the right order).
  339.  
  340.  
  341. Keep in mind that DoublePage does much more "behind the scenes" processing
  342. than these options may suggest, as alluded to in the "COMMENTS" section above.
  343. For example, when you do not check "Force Normal style", it is possible
  344. that DoublePage will change the style to Normal anyway if it detects it must 
  345. do so; this is by design and is to ensure the best possible printout.
  346.  
  347. TIP: If you loaded a DOS (or "Text") document in Word (such as this file),
  348. its columns and characters may align and display better if you change its
  349. font to MS LineDraw or Courier New (you do this by clicking Edit/Select All
  350. and then choosing the new font from the toolbar); make sure it is properly 
  351. displayed in Word before using DoublePage! And if you're using these fonts you 
  352. will likely want to check the "Compress lines" option to prevent wrapping.
  353.  
  354. While DoublePage is working, you should not be concerned about what, if
  355. anything, is happening to your document window; when DoublePage terminates,
  356. you will automatically be returned to the beginning of your original document,
  357. which it will not have been modified.
  358.  
  359. When DoublePage completes successfully, the job has been sent to your printer.
  360. Pressing OK in the last dialog box returns you to your original document.
  361.  
  362. DoublePage incorporates a comprehensive error detection mechanism; if you
  363. see a DoublePage error message you should correct the problem if possible,
  364. or contact me for support if you suspect it is caused by a bug (see the 
  365. "SUPPORT" section below).
  366.  
  367.  
  368.       
  369. WHERE TO GET IT
  370. ===============
  371.  
  372. The latest released version is available from my Web site at:
  373.     http://www.cam.org/~donato/index.html
  374.  
  375. Or you can download it from the following anonymous FTP site:
  376.     ftp://ftp.cam.org/users/donato/
  377.  
  378.  
  379.  
  380. SUPPORT
  381. =======
  382.  
  383. The source code of DoublePage, comprised of about 800 lines of code,
  384. is never provided so as to retain control over the posted versions.
  385.  
  386. I will be pleased to read any bug reports, suggestions, or comments you 
  387. may have regarding DoublePage. However, be aware that this is a "spare 
  388. time" effort. In your e-mail, you must indicate: 1) the version and 
  389. language of Word, 2) the version of DoublePage, and 3) the exact error 
  390. message with codes if applicable.
  391.  
  392.  
  393.  
  394. FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)
  395. ================================
  396.  
  397. A Frequently Asked Questions (FAQ) list is available at my Web site  
  398. mentioned above. You should read it first if you have any questions.
  399.  
  400. If you like DoublePage, please let me know and tell your friends!
  401.  
  402.  
  403.  
  404. DOUBLEPAGE REVISION HISTORY
  405. ===========================
  406.  
  407. 96/01/08  -  V1.00: Initial release.
  408.  
  409. 96/01/24  -  V1.10: Fixed a font resize bug.
  410.                     Added line compression support.
  411.  
  412. 96/03/31  -  V1.20: Added support to recognize and
  413.                     optionally remove these items:
  414.                     manual page breaks, section breaks,
  415.                     and graphics. Minor dialog text changes.
  416.                   
  417. 96/04/08  -  V1.21: Fixed footer problems when used 
  418.                     with French Canadian Word.
  419.  
  420. 96/04/17  -  V1.30: Fixed a couple of problems which prevented
  421.                     the macro from working under Word 6.0.
  422.             Fixed a bug that did not always detect an
  423.             overly large number of copies under Word 6.0.
  424.             Now a number of copies which is not an integer
  425.                     is not rounded off any more: the user gets a
  426.                     warning message and must input the number again.
  427.                     Improved code that detects the Word version
  428.             number. Minor dialog text changes. Changed the
  429.             internal status numbering. Redesigned the print
  430.             dialog window: now the input field is properly
  431.             sized and a Collate option has been added.
  432.             Now screen update is better handled: moving the
  433.             Welcome, Print, and Thank You windows no longer
  434.             messes up the screen background (although this
  435.             had no consequence on the functionality or on the
  436.                 document since the screen is restored at the end
  437.             anyway).
  438.  
  439. 96/05/01  -  V1.31: Picture dialog text clarification. For compatibility
  440.             reasons, DoublePage now uses the paper size currently
  441.             selected in Word (in File/Page Setup/Paper Size) for 
  442.             its entire printout (instead of forcing it to 8.5-inch
  443.             by 11-inch paper, which was inconvenient for some
  444.             users); however, please note that DoublePage has been 
  445.             optimized and tested on 8.5-inch by 11-inch paper only. 
  446.  
  447. 96/05/14  -  V2.00: Redesigned the user interface: now all the questions
  448.             and options are in a single window complete with online 
  449.             help. Added German Word support. Added option to choose
  450.             whether tables should be converted or not. Added option
  451.             to use existing margins and header and footer distances
  452.             instead of the DoublePage defaults. Added manual duplex
  453.             option. Added option to force Normal style throughout.
  454.             Added the option not to print the DoublePage footer.
  455.             Fixed footnotes and endnotes font size and line spacing 
  456.             which were not being adjusted. 
  457.  
  458. 96/10/07  -  V2.01: Added support for French Word. This is the last version
  459.                     to support Word 6 & 7.
  460.  
  461. 97/05/07  - V2.01a: Initial release for Word 97 only, based on V2.01 for 
  462.                     Word 6 & 7. 
  463.  
  464. 98/04/03  -  V2.02: For Word 97 only. Manual duplex printing was broken 
  465.                     under Word 97 and has been patched. Minor dialog text 
  466.                     changes.
  467.  
  468. 98/04/04  -  V2.03: For Word 97 only. Mainly a minor dialog text change for 
  469.                     clarity. 
  470.  
  471. 98/06/17  -  V2.04: For Word 97 only. Fixed a bug whereby DoublePage was
  472.                     not able to detect German Word 97 and adjust itself
  473.                     accordingly (such as when printing the footer). 
  474.  
  475. 98/06/24  -  V2.05: For Word 97 only. Fixed some bugs which were not 
  476.                     noticeable to the user, in the American Word detection 
  477.                     code and the column formatting code. Made a tiny 
  478.                     modification to the Help text. Fixed the user getting 
  479.                     error code 509-1200 if a picture was selected prior to 
  480.                     running DoublePage.
  481.  
  482. 98/09/01  -  V2.06: For Word 97 only. Rewrote the code that does Word
  483.                     language detection. This should resolve an error
  484.                     message a few users experienced on their printouts.
  485.                     
  486.  
  487.  
  488. AUTHOR
  489. ======
  490.  
  491. Name             : Mr. Jean P. Donato
  492. E-mail address   : donato@cam.org
  493.