home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC World Komputer 1998 April B / Pcwk4b98.iso / Cdinst / Txt / FRO.TXT < prev    next >
Text File  |  1998-02-19  |  14KB  |  289 lines
  1. FRO.XLS - Faktury, Rachunki, Oferty-kosztorysy - versja  7.5
  2. - aplikacja dla EXCEL PL od wersji 5 wzwy┐, uwzglΩdniaj╣ca
  3. zmiany wprowadzone w pakiecie Office 97.
  4.  
  5. Wersja specjalna dla Czytelnik≤w PC World KOMPUTER.
  6. Wy│╣czno£µ dla IDG Poland SA.
  7.  
  8.  
  9. OPIS - INSTRUKCJA OBSúUGI
  10.  
  11. FRO.XLS - to plik podstawowy programu, pozosta│e pliki s╣ plikami
  12. pomocniczymi. Instalacja programu /po rozpakowaniu/ polega na
  13. przegraniu pliku fro.xls do dowolnego katalogu i uruchomieniu z menu
  14. Excela - Plik - Otw≤rz.
  15. --------------------------------------------------------------------
  16. Od wersji 4.0 wprowadzono kilkana£cie poprawek, kt≤re zg│osili
  17. u┐ytkownicy aplikacji. MiΩdzy innymi wprowadzono mo┐liwo£µ
  18. wpisywania cen alternatywnie - netto lub brutto, wpisywania us│ug
  19. bez konieczno£ci wpisywania jednostek miar itd. Nale┐y te┐ zwr≤ciµ
  20. uwagΩ na mo┐liwo£µ ingerencji w przygotowywany dokument poprzez
  21. odblokowanie arkusza poprzez Menu EXCELA - NarzΩdzia - odblokowanie
  22. ochrony - w≤wczas mamy mo┐liwo£µ ingerencji w ka┐dy szczeg≤│
  23. przygotowywanego dokumentu - np. kr≤j pisma - takie zmiany nale┐y
  24. robiµ tu┐ przed drukowaniem.
  25.  
  26. Kolejne zmiany umo┐liwiaj╣ :
  27.  
  28. 1. Stosowanie opr≤cz typowych stawek VAT - na jednej fakturze
  29. do dw≤ch stawek nietypowych.
  30. 2. Wpisywanie innych nazw tworzonych dokument≤w opr≤cz typowych.
  31. 3. Tworzenie dokument≤w nie tylko w imieniu w│a£ciciela licencji.
  32. 4. Wprowadzono opcjΩ zmiany szeroko£ci kolumny ilo£ci sztuk -
  33.    na wpis 3 cyfr znacz╣cych lub 8 cyfr.
  34.  
  35. Od wersji 5.3 - wprowadzono now╣ opcjΩ - mo┐liwo£µ przygotowywania
  36. Rachunk≤w Uproszczonych dla podatnik≤w nie bΩd╣cych p│atnikami VAT -
  37. - pozycje rachunku s╣ w cenach brutto - opcjΩ t╣ w│╣cza siΩ poprzez
  38. dialog Dane Sprzedawcy - Ustawienia pocz╣tkowe.
  39. --------------------------------------------------------------------
  40. SPIS TREîCI:
  41. INSTALACJA - URUCHOMIENIE
  42. OPIS OG╙LNY PROGRAMU
  43. FUNKCJE OKNA Gú╙WNEGO - struktura menu:
  44.  
  45.         DANE SPRZEDAWCY - USTAWIENIA POCZÑTKOWE
  46.         INFORMACJE PODSTAWOWE O APLIKACJI
  47.         WYSTAWIONE DOKUMENTY
  48.                 USU╤
  49.                 SZUKAJ
  50.                 WYBIERZ DO EDYCJI
  51.         EDYCJA / NOWY DOKUMENT
  52.                 DANE KONTRAHENTA
  53.                 WPIS POZYCJI
  54.                 USTALENIA KO╤COWE - DRUKOWANIE
  55.                         EDYCJA POZYCJI
  56.                                 RABAT / MAR»A
  57.                                 WPISZ POPRAWK╩ POZYCJI
  58.                                 USU╤ POZYCJ╩
  59.                                 KONIEC EDYCJI
  60.                         ZAPISZ DO BAZY
  61.                         DRUKOWANIE
  62.                         POWR╙T DO EDYCJI.
  63.         FUNKCJE POMOCNICZE
  64.                 EDYCJA BAZY KONTRAHENT╙W
  65.                 EDYCJA BAZ TOWAR╙W-USúUG
  66.                 RESET BAZ DANYCH
  67.                 LISTA JEDNOSTEK MIARY
  68.                 BAZA USúUG
  69.                 BAZA TOWAR╙W
  70.                 BAZA KONTRAHENT╙W
  71.                 BAZA DOKUMENT╙W
  72. Informacje dodatkowe
  73.  
  74. --------------------------------------------------------------------
  75. INSTALACJA - URUCHOMIENIE
  76. Dla rozpoczΩcia u┐ywania aplikacji fro.xls, wystarczy skopiowaµ plik
  77. fro.xls do dowolnego katalogu na dysku twardym.
  78. Nie jest konieczne zachowanie nazwy fro.xls - mo┐e byµ wybrana
  79. dowolna nazwa. Dla wygody zaleca siΩ zachowanie rozszerzenia .xls.
  80.  
  81. UWAGA - na pocz╣tku u┐ywania aplikacji nale┐y raz ustawiµ
  82. odpowiednio lewy margines dla u┐ywanej drukarki - tak aby wszystkie
  83. kolumny przygotowywanych dokument≤w mie£ci│y siΩ na szeroko£ci
  84. strony A4.
  85.  
  86. --------------------------------------------------------------------
  87.  
  88. OPIS OG╙LNY PROGRAMU:
  89.  
  90. Program - FRO.XLS jest aplikacj╣ napisan╣ przy pomocy Visual Basic
  91. for Applications, £rodka programowego zawartego w EXCELU PL od
  92. wersji 5 wzwy┐ - pracuj╣c╣ zar≤wno w £rodowisku Windows 3.X
  93. jak i Windows 95.
  94.  
  95. S│u┐y do przygotowywania i drukowania Faktur VAT, Rachunk≤w
  96. uproszczonych oraz Ofert-kosztorys≤w, przy czym wykorzystuj╣c
  97. £rodowisko graficzne Windows - przygotowywane dokumenty
  98. - (ich wygl╣d) - tworzone s╣ "na naszych oczach".
  99.  
  100. Jednocze£nie aplikacja zaprojektowana jest tak, ┐e mo┐na w ka┐dej
  101. chwili rozpocz╣µ jej u┐ywanie. Podczas przygotowywania kolejnych
  102. dokument≤w tworzone s╣ r≤wnocze£nie bazy danych sprzedawanych
  103. towar≤w, us│ug, kontrahent≤w i utworzonych dokument≤w.
  104.  
  105. G│≤wn╣ ide╣ aplikacji jest jej prostota obs│ugi, z r≤wnoczesnym
  106. zapewnieniem jak najwiΩkszej elastyczno£ci w u┐ytkowaniu. Jest
  107. modu│em arkusza kalkulacyjnego EXCEL, jednak do jej u┐ywania
  108. nie jest potrzebna wiedza o EXCELU, poza tym jak uruchomiµ program
  109. EXCEL i jak w nim otworzyµ plik.
  110.  
  111. Szeroko rozbudowany jest system podpowiedzi i kontroli poprawno£ci
  112. wprowadznych danych i wybieranych funkcji. W ka┐dej chwili podczas
  113. pracy aplikacja sprawdza, czy nie pope│niono g│upstwa - wy£wietlaj╣c
  114. komunikaty ostrzegaj╣ce, np. czy nie stworzono Faktury VAT z
  115. numerem, kt≤ry ju┐ istnieje, r≤wnocze£nie - jest na tyle elastyczna,
  116. ┐e mo┐na przygotowaµ i wydrukowaµ r≤┐ne Faktury z takim samym
  117. numerem, tylko nie bΩdzie mo┐liwo£ci zapamiΩtania obu w bazie
  118. dokument≤w.
  119.  
  120. G│≤wnym zadaniem programu FRO jest zwolnienie u┐ytkownika z
  121. uci╣┐liwo£ci "rΩcznego" obliczania kwot VAT-u, sumowania itd, jednak
  122. automatycznie tworzone przez program bazy danych towar≤w, us│ug,
  123. kontrahent≤w oraz wystawionych dokument≤w, mog╣ byµ bardzo pomocne w
  124. dalszych dzia│aniach, w przegl╣daniu, porz╣dkowaniu lub maj╣c do
  125. dyspozycji szerokie mo┐liwo£ci EXCELA - poddawaniu r≤┐norakim
  126. analizom.
  127.  
  128. Ponadto w bazie nabywc≤w-kontrahent≤w, poza niezbΩdnymi danymi,
  129. koniecznymi dla prawid│owego przygotowania dokumentu, pojawiaj╣ siΩ
  130. okna wpisu informacji dodatkowych, jak telefon, okno tekstowe do
  131. ewentualnego wpisu uwag-informacji do zapamiΩtania.
  132.  
  133. Aplikacja zawiera wiele innych po┐ytecznych funkcji, takich jak: -
  134. mo┐liwo£µ zastosowania rabatu lub mar┐y dla jednej pozycji
  135. dokumentu, lub ca│ego, fakt ten mo┐na napisaµ w okienku uwag, lub
  136. okienko to wykorzystaµ na inne informacje w przygotowywanym
  137. dokumencie. - ustawiµ opcje dla automatycznego wyliczania terminu
  138. p│atno£ci w dowolnej ilo£ci dni i opcjΩ automatycznej numeracji
  139. dokument≤w, wsp≤lnie lub osobno dla faktur i rachunk≤w
  140. uproszczonych. SumΩ s│ownie z│otych, aplikacja tworzy sama -
  141. gramatycznie, po polsku. Jest te┐ mo┐liwo£µ tworzenia kolejnych
  142. dokument≤w, wykorzystuj╣c wcze£niej utworzone i zapisane w bazie
  143. dokument≤w, po poddaniu ich koniecznej korekcie - edytuj╣c
  144. poszczeg≤lne pozycje lub dodaj╣c, albo usuwaj╣c je.
  145.  
  146. Wszystkie powy┐sze funkcje i inne s╣ │atwe w u┐yciu, nie jest
  147. konieczne nawet czytanie szczeg≤│owego opisu poszczeg≤lnych funkcji,
  148. przejrzy£cie zaprojektowane okna dialogowe z odpowiednimi
  149. komunikatami to zapewniaj╣.
  150.  
  151. --------------------------------------------------------------------
  152.  
  153. FUNKCJE OKNA Gú╙WNEGO
  154. ----------------------
  155. To sze£µ funkcji, kt≤re stanowi╣ Menu g│≤wne aplikacji. Oto one:
  156. Wystawione dokumenty, Edycja/nowy dokument, Funkcje pomocnicze,
  157. Koniec pracy, Dane sprzedawcy - ustawienia pocz╣tkowe, Informacje
  158. podstawowe o aplikacji.
  159.  
  160. Okno z menu g│≤wnym w│╣cza siΩ zawsze po uruchomieniu aplikacji,
  161. zaleca siΩ tak┐e zawsze je w│╣czyµ, aby poprzez funkcjΩ Koniec
  162. pracy, ko±czyµ pracΩ z aplikacj╣. DziΩki temu zawsze zostan╣
  163. zapisane wszystkie nowe
  164. dane wprowadzone w czasie pracy.
  165. -------------------------------------------------------------------
  166. DANE SPRZEDAWCY - USTAWIENIA POCZÑTKOWE - od tej funkcji powinno siΩ
  167. rozpocz╣µ u┐ywanie aplikacji. W okno dialogowe nale┐y wpisaµ
  168. wszystkie potrzebne dane sprzedawcy, kt≤re bΩd╣ wykorzystywane do
  169. druku na dokumentach, a ponadto - pozosta│e dane takie jak: adres
  170. banku i numer konta, ImiΩ i nazwisko osoby upowa┐nionej do
  171. wystawiania faktur. Ustawiµ te┐ trzeba numer, od kt≤rego aplikacja
  172. ma zacz╣µ automatyczn╣ numeracjΩ dokument≤w - wybieraj╣c rodzaj
  173. numeracji, wsp≤lny lub osobny dla faktur i rachunk≤w, istnieje
  174. mo┐liwo£µ okre£lenia typowego terminu p│atno£ci w dniach, kt≤ry
  175. bΩdzie drukowany na fakturach, przy okre£leniu formy p│atno£ci -
  176. przelewem. Po wpisie danych wyj£cie z funkcji nastΩpuje poprzez
  177. przycisk ZAPISZ.
  178.  
  179. Wszystkie wprowadzone dane zawsze mo┐na zmieniµ - uaktualniµ. UWAGA
  180. - nazwa sprzedawcy lub jego nazwisko jest identyfikatorem licencji -
  181. kiedy wpisane zostan╣ inne dane, aplikacja staje siΩ programem
  182. shareware z ograniczonym czasem u┐ytkowania. Maj╣c modu│ do wpisu
  183. licencji fro-lic.xls, mo┐na przywr≤ciµ licencjΩ aplikacji.
  184. ------------------------------------------------------------------
  185. INFORMACJE PODSTAWOWE O APLIKACJI - w│╣czenie okna z tekstem
  186. opisuj╣cym aplikacjΩ i informacjΩ z wersj╣ programu.
  187. ------------------------------------------------------------------
  188. WYSTAWIONE DOKUMENTY - opcja w│╣cza okno dialogowe z dostΩpem do
  189. bazy wszystkich przygotowanych i zapisanych dokument≤w. Istniej╣
  190. funkcje:
  191.  
  192.     USU╤ - do porz╣dkowania bazy, usuwa z bazy dokumenty, kt≤rych
  193.     ju┐ nie ma potrzeby pamiΩtaµ.
  194.  
  195.     SZUKAJ - funkcja przeszukuj╣ca bazΩ dokument≤w w/g wpisanego
  196.     przez u┐ytkownika wzorca.
  197.  
  198.         WYBIERZ DO EDYCJI - po wyborze dokumentu z bazy funkcja
  199.         odtwarza zapisany dokument, mo┐na go ponownie wydrukowaµ,
  200.         poprawiµ, lub u┐yµ jako podstawΩ dla kolejnego dokumentu.
  201. -------------------------------------------------------------------
  202. EDYCJA / NOWY DOKUMENT - jest to podstawowa funkcja u┐ywania
  203. aplikacji, - ka┐de jej w│╣czenie generuje kod sprawdzenia, czy
  204. aktualny dokument jest zapisany w bazie. Gdy nie jest zapisany,
  205. istnieje mo┐liwo£µ w│╣czenia opcji dalszego jego przygotowywania,
  206. lub rozpoczΩcia pracy nad nowym dokumentem - w│╣cza siΩ menu wyboru
  207. rodzaju dokumentu, kt≤ry u┐ytkownik ma zamiar przygotowaµ: FAKTURA
  208. VAT, RACHUNEK UPROSZCZONY, OFERTA-KOSZTORYS. Po wyborze tworzony
  209. jest na ekranie "pusty" wybrany dokument i menu s│u┐╣ce do
  210. przygotowywania dokument≤w: Dane kontrahenta, Wpis pozycji,
  211. Ustalenia ko±cowe - Drukowanie.
  212.  
  213.         DANE KONTRAHENTA - okno dialogowe do obs│ugi bazy danych
  214.         kontrahent≤w, do wyboru wpisu na dokument danych nabywcy
  215.         z funkcjami: NOWY WPIS, SZUKAJ, WYB╙R - ZAPIS SPRZEDAWCY,
  216.         WYB╙R - ZAPIS NABYWCY.
  217.  
  218.         WPIS POZYCJI - okno dialogowe s│u┐╣ce do wpisu pozycji
  219.         przygotowywanego dokumentu z dw≤ch osobnych baz danych: bazy
  220.         towar≤w i bazy us│ug. DostΩpne funkcje to: PRZEúÑCZ NA BAZ╩
  221.         TOWAR╙W (USúUG), NOWY WPIS, SZUKAJ, WYBIERZ - ZAPISZ, KONIEC
  222.         WPIS╙W. Nazwy przycisk≤w uruchamiaj╣cych funkcje wyja£niaj╣
  223.         ich zastosowanie. Po wyborze pozycji z listy okna
  224.         edycyjnego, lub wpisie nowego towaru (us│ugi) poprzez
  225.         funkcjΩ WYBIERZ - ZAPISZ, pojawia siΩ pytanie o ilo£µ
  226.         jednostek wybranego towaru (us│ugi) do wpisania na dokument.
  227.  
  228.         USTALENIA KO╤COWE - DRUKOWANIE - przede wszystkim to funkcja
  229.         ustalenia - potwierdzenia, pozosta│ych element≤w potrzebnych
  230.         dla prawid│owego przygotowania dokumentu, takich jak: numer
  231.         dokumentu, daty wystawienia, wydania, formy p│atno£ci,
  232.         ewentualnie terminu p│atno£ci i osoby uprawnionej do
  233.         odbioru. Dopiero po wpisaniu koniecznych danych, co
  234.         kontroluje program, mo┐na dokument zapisaµ do bazy
  235.         dokument≤w i przej£µ do opcji drukowania. Podstawowe funkcje
  236.         okna dialogowego tej funkcji: EDYCJA POZYCJI, ZAPISZ DO
  237.         BAZY, DRUKOWANIE, POWR╙T DO EDYCJI.
  238.  
  239.         EDYCJA POZYCJI - funkcja zmienia okno dialogowe funkcji,
  240.         zmienia funkcje przycisk≤w, kt≤re teraz pozwalaj╣ wprowadzaµ
  241.         do przygotowywanego dokumentu zmiany - takie jak okre£laj╣
  242.         nowe funkcje przycisk≤w: RABAT / MAR»A, WPISZ POPRAWK╩
  243.         POZYCJI, USU╤ POZYCJ╩, KONIEC EDYCJI.
  244.  
  245.         ZAPISZ DO BAZY - zapisanie dokumentu do bazy, program
  246.         kontroluje, czy w bazie nie ma wpisanego dokumentu o takim
  247.         samym numerze.
  248.  
  249.         DRUKOWANIE - w│╣cza menu drukowania, kt≤re umo┐liwia wydruk
  250.         na dokumencie wybranej informacji: orygina│/kopia, orygina│
  251.         lub kopia.
  252.  
  253.         POWR╙T DO EDYCJI - funkcja ponownie w│╣cza menu
  254.         przygotowywania dokumentu - dla ewentualnych poprawek,
  255.         zmian, lub umo┐liwia powr≤t do menu g│≤wnego - aby zako±czyµ
  256.         pracΩ z aplikacj╣ przez funkcjΩ Koniec pracy.
  257.  
  258. --------------------------------------------------------------------
  259. FUNKCJE POMOCNICZE - w│╣cza siΩ ca│y blok funkcji, kt≤ry mo┐na
  260. podzieliµ na dwie grupy. Funkcje zwi╣zane z porz╣dkowaniem,
  261. uzupe│nianiem za│o┐onych baz danych przez program w czasie jego
  262. u┐ywania. S╣ to funkcje: EDYCJA BAZY KONTRAHENT╙W, EDYCJA BAZ
  263. TOWAR╙W- USúUG, RESET BAZ DANYCH, LISTA JEDNOSTEK MIARY.
  264.  
  265. Druga grupa funkcji wykonuje kopie poszczeg≤lnych baz programu na
  266. zewnΩtrzny arkusz, gdzie mo┐na w miarΩ potrzeby przeprowadzaµ
  267. wszelkie analizy, jakie udostΩpnia program EXCEL. Wszystkie te
  268. analizy mo┐na wykonywaµ bezpiecznie, bo pracuje siΩ na kopiach baz,
  269. nie ma niebezpiecze±stwa, ┐e czynno£ci te zniszcz╣ dane wprowadzone
  270. w czasie normalnego u┐ywania programu. Bazy te to: BAZA USúUG, BAZA
  271. TOWAR╙W, BAZA KONTRAHENT╙W, BAZA DOKUMENT╙W.
  272. --------------------------------------------------------------------
  273.  
  274. Informacje dodatkowe:
  275.  
  276. Aplikacja fro.xls jest jedn╣ z kilku aplikacji u┐ytkowych dla EXCELA
  277. PL, napisanych z my£l╣: "zanim zatrudnisz informatyka w swojej
  278. firmie". Istnieje tez aplikacja VAT-7 - do oblicze± i druku
  279. comiesiΩcznych deklaracji VAT, oraz PIT-5 - do oblicze± i druku
  280. comiesiΩcznych zaliczek na podatek dochodowy.
  281.  
  282. Aplikacja ta jest jedn╣ z czΩ£ci Systemu FIRMA-XL - programu
  283. s│u┐╣cego do kompleksowej obs│ugi ksiΩgowo£ci firmy prowadzonej w
  284. oparciu o KsiΩgΩ Przychod≤w i Rozchod≤w, EwidencjΩ Sprzeda┐y i
  285. Zakup≤w VAT.
  286.  
  287. Pracownia Elektroniki W.»ywio│, 30-412 Krak≤w, ul.Zbrojarzy 29,
  288. tel.(0) 602-312-711, tel/fax (012) 267-28-61
  289.