home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC World Komputer 1998 July & August / Pcwk78a98.iso / FREESTUF / BMPWIN / BMPWIN.EXE / GUIDE.TXT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1997-03-25  |  58.4 KB  |  1,600 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.         :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
  5.         :                                                           :
  6.         :  Copyright (c) 1997, Versatile Software Solutions, Inc.   :
  7.         :                  All Rights Reserved                      :
  8.         :                                                           :
  9.         :  This  is NOT  free software.  This is NOT public domain  :
  10.         :  software.  This  is shareware;  you are expected to pay  :
  11.         :  a registration fee to the author of this program if you  :
  12.         :  continue to use it beyond the 10 day evaluation period.  :   
  13.         :  See registration  details below and in the REGISTER.TXT  :
  14.         :  file.                                                    :
  15.         :                                                           :
  16.         :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                   
  26.         
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.                                   
  32.         
  33.         
  34.                   Registration has great benefits:
  35.         
  36.                     1.  Printed User's Guide!
  37.                     2.  Complete Business Plan Master kit!
  38.                     3.  Extra forms & graphs!
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.                              Business Plan Master
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                                  USER'S GUIDE
  70.                                  Version 3.1
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.                  Versatile Software Solutions, Inc.
  92.                         Post Office Box 147
  93.                         Fairborn, OH 45324
  94.  
  95.                         937-878-0315
  96.                         937-879-1326 (Fax)
  97.  
  98.                         CompuServe:  71155,614
  99.                         AOL: VersatileS
  100.  
  101.  
  102.                             _______
  103.                        ____|__     |               (R)
  104.                     --|       |    |-------------------
  105.                       |   ____|__  |  Association of
  106.                       |  |       |_|  Shareware
  107.                       |__|   o   |    Professionals
  108.                     -----|   |   |---------------------
  109.                          |___|___|    MEMBER
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.     PLEASE NOTE:
  117.  
  118.     The complete product you'll receive when you order Business Plan Master
  119.     will contain the Proforma, Historical,  and Breakeven spreadsheets,  as
  120.     well as the actual business plan document  file (BIZPLN31).   All these
  121.     files together are what  it takes to produce  a complete business plan.
  122.     (Of  course,  if you  order the  Professional version,  you  also get a
  123.     printed  manual  and some  excellent  "bonus" files  -  see below for a
  124.     description of the extra files you get.   Some banks REQUIRE a Personal
  125.     Financial Statement.)
  126.  
  127.     This evaluation copy of Business Plan Master includes the main business
  128.     plan  spreadsheet (Proforma),  and  the  main  business  plan  document
  129.     (BIZPLN31).  These  two  files that  are  included  allow you  to fully
  130.     evaluate the product  before purchasing  it,  as  the other  files  you
  131.     receive  when you  order  are used in the  same way,  and (as indicated
  132.     above), when put together they comprise the complete business plan.
  133.  
  134.     The entire text of the  User's Guide  (this file)  is  provided to show
  135.     the  functionality of  the  other templates  that make up  the complete
  136.     Business Plan Master product as well as the ones that are included with
  137.     this evaluation copy.
  138.  
  139.  
  140.     HOW TO REGISTER BUSINESS PLAN MASTER(tm):
  141.     
  142.         There are several different ways to register  BUSINESS PLAN MASTER.
  143.         Please use  whichever method  is most convenient  for you.   In all
  144.         cases  you will receive  the latest version  available at  the time
  145.         your  order is  received.   Read the  sections that  follow and the
  146.         registration forms below for other benefits of registration.
  147.     
  148.     
  149.     - BASIC REGISTRATION -
  150.     
  151.      Latest version of the complete  Business Plan Master basic kit,  which
  152.      includes the Proforma, Historical, and Breakeven spreadsheets, as well
  153.      as the business plan document templates.
  154.     
  155.      Technical support  (minimum 3 months)  via regular mail,  e-mail  (via
  156.      CompuServe), or phone.
  157.     
  158.         
  159.     *** PROFESSIONAL REGISTRATION ***
  160.     
  161.      Additional Features:
  162.       
  163.      In  addition to the  features listed above,  we will also  include the
  164.      following:
  165.       
  166.            * Personal Financial Statement.
  167.            
  168.                For many  loans,  a Personal Financial statement is  part of
  169.                the mandatory application package.  This spreadsheet creates
  170.                one for you!
  171.              
  172.            * Promissory Note
  173.            
  174.                Borrowing  money from  family  or  friends?  Keep  it  on  a
  175.                business level with a promissory note  which details all the
  176.                terms and conditions of the loan.
  177.  
  178.            * Non-Disclosure Agreement
  179.            
  180.                This  Non-Disclosure  Agreement  protects  your  rights  and
  181.                ideas.    Mandatory  when sharing  your business  plan  with
  182.                investors.
  183.              
  184.            * Non-Compete Agreement
  185.            
  186.                You  have spent  many  years  sharing your  ideas with  your
  187.                employees  or partners,  now one  of them runs  off to  your
  188.                competitor!  Not if they have signed one of these!
  189.                
  190.            * Graphs
  191.            
  192.                Several  files  are   included  to  graphically   show  your
  193.                company's sales, profitability, and growth.
  194.                
  195.       User's Guide
  196.     
  197.       A  complete  PRINTED   User's  Guide  will   be  included  with   all
  198.       orders for the Professional version.   The User's Guide will have all
  199.       files printed out and  will include printouts of  all sections of all
  200.       the spreadsheet files.
  201.     
  202.  
  203.  
  204.   REGISTRATION INFORMATION
  205.     
  206.   Please  mail the completed Order Form below (or use ORDER.TXT) with payment
  207.   to Versatile Software Solutions, Inc.  at the address  below.  Also include
  208.   any comments about Business Plan Master  with your order.   You can fax the
  209.   form to 937-879-1326.
  210.     
  211.   You can order direct from us,  24 hours a day,  7 days a week using VISA or
  212.   Mastercard  by calling  937-878-0315.   You can  also order via  CompuServe
  213.   e-mail to 71155,614, via AOL e-mail to VersatileS, or via our Web page:
  214.  
  215.        http://users.aol.com/versatiles/files/vssi.html
  216.  
  217.   You can order using Mastercard,  VISA,  American Express,  or Discover from
  218.   the Public (software) Library  by calling 1-800-242-4775 or (713) 524-6394.
  219.   PsL hours  are 7:00 a.m. to  6:00 p.m.  Central Standard Time (U.S.) Monday
  220.   through Thursday, 7:00 a.m. to 12:30 p.m. on Fridays.   Ask for item number
  221.   10531.  These  numbers are for ORDERS ONLY.  Any questions about the status
  222.   of the order,  refunds,  registration options,  product details,  technical
  223.   support,  volume  discounts,  dealer pricing,  site licenses, etc,  must be
  224.  
  225.   You can  also order using  Compuserve's  registration service by  typing GO
  226.   SWREG at any command prompt.  Look for Registration ID 2818.
  227.  
  228.  
  229.  
  230.   This  program  is  produced  by a  member  of the  Association of Shareware
  231.   Professionals  (ASP).   ASP wants to make sure that the shareware principle
  232.   works for you.   If you are  unable to  resolve a shareware-related problem
  233.   with an ASP member by  contacting the  member directly,  ASP may be able to
  234.   help.   The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an
  235.   ASP member,  but does not  provide technical support for members' products.
  236.   Please write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or
  237.   send a CompuServe message via CompuServe mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  238.  
  239.                         BUSINESS PLAN MASTER 3.1
  240.                             REGISTRATION FORM
  241.                                  IBM PC
  242.     
  243.     Use this form to register your copy of BUSINESS PLAN MASTER
  244.     and order the latest version direct.
  245.     
  246.     Name: _____________________________________________________
  247.     
  248.     Company: __________________________________________________
  249.     
  250.     Address: ________________________ City: ___________________
  251.     
  252.     State/prov: _______ Zip/Code: _________ Country: __________
  253.     
  254.     Telephone:  ______________ Disk Size: 5.25 _____  3.5 _____
  255.     
  256.     -----------------------------------------------------------
  257.     QTY DESCRIPTION                                       PRICE
  258.     -----------------------------------------------------------
  259.         PROFESSIONAL: Includes BASIC package PLUS:
  260.     ___ Printed User's Guide, Additional Features.       $44.00
  261.  
  262.     ___ BASIC: latest version, upgrade notices.          $34.00
  263.     
  264.         Shipping and Handling:
  265.  
  266.     ___ ANY: $6 US (1st class), $12 overseas (air)       $__.00
  267.     
  268.     ___ OVERNIGHT SHIPPING: $20 (U.S. only)              $20.00    
  269.     
  270.                                                  TOTAL:  $__.00
  271.     
  272.    All checks must be in U.S. funds drawn on U.S. banks and have MICR code.
  273.  
  274.    Postal money orders may the most convenient method of payment for orders
  275.    from outside the U.S.
  276.  
  277.    You can order direct from us by phone using Visa, MasterCard, American
  278.    Express or Discover:  937-878-0315.  This number is good 24 hours a day,
  279.    7 days a week.  Fax orders to 937-879-1326.
  280.  
  281.    You can also order using a credit card from the Public (software) Library
  282.    by calling 800-242-4775.  PsL's phone hours are 7am to 6pm Monday through
  283.    Thursday, 7am to 12:30pm on Friday.  All times are U.S. Central time. PsL
  284.    cannot  provide  technical  support.   If you  have questions  about  the
  285.    product, call us at 937-878-0315.
  286.  
  287.    Card Number____________________________________   Expiration______________
  288.  
  289.    Card Type______________________   Signature_______________________________
  290.  
  291.    INVOICE.FRM contains an invoice which can be given
  292.    to your purchasing department to ease ordering.
  293.     
  294.    Volume discounts are available, please contact us.
  295.     
  296.    Versatile Software Solutions, Inc.       CompuServe:  71155,614
  297.    Post Office Box 147                      Phone:       937-878-0315
  298.    Fairborn, OH 45324                       Fax:         937-879-1326
  299.  
  300.                             Table of Contents
  301.     _____________________________________________________________
  302.     
  303.     
  304.     Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  305.     
  306.     Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  307.     
  308.     Usage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  309.     
  310.     Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
  311.     
  312.     Using Business Plan Master . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  313.  
  314.     BPM Historical Financial Worksheet . . . . . . . . . . . . . 4
  315.     
  316.     BPM Proforma Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
  317.     
  318.     Break Even Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
  319.         
  320.     Business Plan Master(tm) . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  321.          Title Page        . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  322.          Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  323.          Executive Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  324.          The Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
  325.          [Your Company] History. . . . . . . . . . . . . . . . .15
  326.          Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
  327.          Our Competitive Advantages. . . . . . . . . . . . . . .16
  328.          Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
  329.          Specific Markets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
  330.          Targeting New Markets . . . . . . . . . . . . . . . . .18
  331.          Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
  332.          Manufacturing Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
  333.          Research & Development. . . . . . . . . . . . . . . . .19
  334.     
  335.     Historical Financial Data. . . . . . . . . . . . . . . . . .19
  336.     
  337.     Proforma Financial Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
  338.          Proforma Cash Flow Analysis . . . . . . . . . . . . . .20
  339.          Income Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
  340.          Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
  341.          Ratio Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
  342.          Financial Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
  343.                                                                 
  344.     Breakeven Point. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
  345.     
  346.     Use of Money . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
  347.     
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.                              WARRANTY/DISCLAIMER
  362.  
  363.      BUSINESS PLAN MASTER AND ALL ASSOCIATED PROGRAMS AND DOCUMENTATION ARE
  364.      PROVIDED  "AS  IS".    VERSATILE  SOFTWARE  SOLUTIONS  INC.  MAKES  NO
  365.      WARRANTIES,  EITHER  EXPRESSED  OR IMPLIED,   WITH  RESPECT  TO  THESE
  366.      PROGRAMS    AND    DOCUMENTATION,    THEIR    QUALITY,    PERFORMANCE,
  367.      MERCHANTABILITY, OR FITNESS FOR ANY PURPOSE.   IN PARTICULAR, BUSINESS
  368.      PLAN  MASTER IS  NOT  GUARANTEED  AGAINST  ERRORS  IN  THE  TEMPLATES,
  369.      DOCUMENTS, FORMULAS, OR ANY OF THE FILES PROVIDED.   IN NO EVENT SHALL
  370.      VERSATILE SOFTWARE SOLUTIONS INC.  BE LIABLE  FOR ANY CLAIMS  FOR LOST
  371.      PROFITS  OR  ANY  DAMAGE,  INCLUDING,  BUT  NOT LIMITED  TO,  SPECIAL,
  372.      INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL, OR OTHER DAMAGE.
  373.  
  374.      IF YOU USE BUSINESS PLAN MASTER,  YOU ASSUME EXCLUSIVE  RESPONSIBILITY
  375.      AND LIABILITY  FOR ANY LOSS OR  DAMAGE DIRECTLY OR  INDIRECTLY ARISING
  376.      OUT OF THE USE OF THE PROGRAM.
  377.  
  378.      IN NO CASE SHALL VERSATILE SOFTWARE SOLUTIONS INC.'S  LIABILITY EXCEED
  379.      THE LICENSE FEES PAID FOR THE RIGHT TO USE THE LICENSED SOFTWARE.
  380.  
  381.      THE LICENSE  AGREEMENT AND  WARRANTY  DISCLAIMER  SHALL  BE CONSTRUED,
  382.      INTERPRETED, AND GOVERNED BY THE LAWS OF THE STATE OF OHIO.
  383.  
  384.  
  385.  
  386. Please Note:  Business Plan  Master was  originally designed and written by
  387.               David A. Works.   Mr. Works has turned  over the distribution
  388.               of Business Plan Master to Versatile Software Solutions, Inc.
  389.               (us) in order to pursue other interests.
  390.  
  391.               We have left  in much of the  original comments,  humor,  and
  392.               dialogue that  Mr. Works  put into the  documentation,  as it
  393.               lends  a  better  feel  to  the  development  and  history of
  394.               Business Plan Master.   We do this  also to continue  to give
  395.               him credit for the original development of the product, as he
  396.               put a tremendous amount of effort into it.
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                         Business Plan Master - User's Guide
  401.                         -----------------------------------
  402.     
  403.     
  404.     Introduction
  405.     ____________
  406.     
  407.     
  408.     Back in my younger days,  I ran a small importing company.   One of the
  409.     sayings we used to pass around was "We may not be making any money, but
  410.     we sure have fun!"   Unfortunately that was very true.   As a young kid
  411.     out of college,  it was a  great thrill to drive  all over the country,
  412.     seeing new sights and having the impression that I was  making a lot of
  413.     money.   But I wasn't,  and it took me  many years  to discover  why  I
  414.     didn't make money.
  415.     
  416.     As foolish as it might sound, I recently attempted to re-enter the same
  417.     market  but in  a different  way.  This  time I put  down my  plans  in
  418.     writing.   I found it to  be a lifesaver!   I originally  had hoped  to
  419.     raise outside  capital but  that was not  a realistic  proposition.   I
  420.     eventually gave up on the idea before investing much money in it.   The
  421.     point I am making is this  -  I wouldn't have  known when to  quit if I
  422.     hadn't had my ideas, plans and assumptions in writing.
  423.     
  424.     Even though  I tried to raise money,  I soon learned that  the value of
  425.     the plan far exceeded all the hype I originally was advised to  include
  426.     (through  various books and consultants)  to impress outside investors.
  427.     I ended up writing the plan just for ME and found  that others liked it
  428.     better that way.
  429.     
  430.     Now I am involved with several  businesses and  spend a fair amount  of
  431.     time helping other businessmen.   I owe a lot of  my current success to
  432.     my  original  business  plan and the  discipline  it  brought  into  my
  433.     business life.
  434.         
  435.     Every business needs a business  plan and every business needs to  keep
  436.     their business plan current.   It will be your  road map to reach  your
  437.     goals and your guide to achieving what you want.
  438.     
  439.     David A. Works for Versatile Software Solutions, Inc.
  440.     
  441.   
  442.     Business Plan Master               Page 1                  User's Guide
  443.     
  444.  
  445.                         Business Plan Master - User's Guide
  446.                         -----------------------------------
  447.     Requirements
  448.     _______________________________________________________
  449.     
  450.     
  451.         To use "Business Plan Master(tm)" you will need:
  452.     
  453.          *    An IBM PC or compatible.
  454.          *    A word processing program (WordPerfect 5.1, Word 2.0,
  455.               Microsoft Works 3.0, or any later versions of these
  456.               products).
  457.          *    A spreadsheet program (Excel, Lotus, Works 3.0, or
  458.               any later versions of these products).
  459.         
  460.          Optional:
  461.     
  462.          *    Laser printer (fonts are nice too!)
  463.          *    Spelling checker, Grammar checker
  464.          *    Thesaurus
  465.  
  466.  
  467.  
  468.     
  469.     Usage
  470.     _____
  471.     
  472.     A good  business plan is clear  and concise and lays out your goals and
  473.     plans.  Good writing takes time and preparation.   To save time, I have
  474.     designed "Business Plan Master(tm)" to be used verbatim.
  475.     
  476.     I recommend  that you  use  your business  plan  as a  guide  for  your
  477.     business.   Refer  to  it often  to check  your  progress.   Update  it
  478.     periodically.   I recommend annually or semi-annually.   Keep your  old
  479.     copies for future reference.
  480.     
  481.     Here are some ideas to get the most out of "Business Plan Master":
  482.     
  483.         *   Get or make a printed copy of the User's Guide.   You can print
  484.             this file out or purchase one from us directly.   You may  find
  485.             it useful  to print  out the other  files as well  as they  are
  486.             lengthy  (these are also  included in the  printed User's Guide
  487.             that is sent with the registerd Professional package).
  488.     
  489.         *   Work only on COPIES of the documents.
  490.     
  491.         *   Keep your ideas simple and concise.
  492.     
  493.         *   Allow several hours for the preparation of your business plan.
  494.     
  495.         *   Although the file BIZPLN31  generates a business  plan which is
  496.             some 30  pages  long,  yours may be  shorter or  longer.   Some
  497.             sections may not apply to your business.
  498.     
  499.         *   Fill out the financial  worksheets before spending time  on the
  500.             text.
  501.  
  502.     Business Plan Master               Page 2                  User's Guide
  503.     
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.                         Business Plan Master - User's Guide
  509.                         -----------------------------------
  510.     
  511.  
  512.    Since there are now many "flavors" of Wordperfect,  Excel,  Lotus,  Word
  513.    and Works these days,  we will not attempt to  provide instructions  for
  514.    each version.  The Windows versions all operate similarly to each other,
  515.    with variations according to the different features each product offers.
  516.    If you have questions on  specific functions associated  with your soft-
  517.    ware of choice, the answers will lie in your manuals or Help files.
  518.  
  519.    However, this does not hold true with the DOS versions of these products
  520.    and we have included instructions for them in the pages to follow.
  521.  
  522.  
  523.     Files
  524.     ______
  525.     
  526.     *.WP          =     WordPerfect file
  527.     *.TXT         =     ASCII text file
  528.     *.WK1         =     Lotus 1-2-3 file
  529.     *.WKS         =     Microsoft Works file
  530.     *.DOC         =     Microsoft Word file
  531.     *.XLS         =     Microsoft Excel file
  532.  
  533.     BIZPLN27.WP, BIZPLN27.WPS or BIZPLN27.DOC
  534.         Business Plan Master
  535.  
  536.     A file containing a sample business plan with sample text which you can
  537.     use or modify. PRE-FORMATTED!
  538.     
  539.     
  540.     BPMPROF.XLS, BPMPROF.WK1 or BPMPROF.WKS
  541.         BPM Proforma Financials
  542.     
  543.     This file  contains a large spreadsheet which will give you a cash flow
  544.     forecast,   balance  sheet,  income  statement,   ratio  analysis,  and
  545.     financial comparisons.
  546.     
  547.     
  548.     BPMBREAK.XLS, BPMBREAK.WK1 or BPMBREAK.WKS
  549.         BPM Breakeven Analysis
  550.     
  551.     A worksheet to help you determine your breakeven point.
  552.     
  553.     
  554.     BPMHIST.XLS, BPMHIST.WK1 or BPMHIST.WKS
  555.         BPM Historical Statements
  556.     
  557.     A worksheet to allow comparisons between your past financial statements
  558.     and your proforma statements.
  559.     
  560.     
  561.     GUIDE.TXT
  562.     
  563.     This User's Guide.
  564.     
  565.  
  566.     Business Plan Master               Page 3                  User's Guide
  567.  
  568.                   Business Plan Master - User's Guide
  569.                   -----------------------------------
  570.     
  571.                   USING BUSINESS PLAN MASTER (tm)
  572.                   -------------------------------
  573.                        
  574.     As  mentioned  previously,  my  recommendation  is  to start  with  the
  575.     financial  worksheets  and  then  move  into  the text.   This is  very
  576.     sadistic,  I know,  but if your business  is not going to work out at a
  577.     level acceptable to you or your investors, you need to know that before
  578.     spending time on the text.
  579.     
  580.     So let  me  explain  how  to fill  out the  worksheets  with  your  own
  581.     projections and to understand the output they give you.
  582.     
  583.     
  584.     BPM Historical Financial Worksheet
  585.     __________________________________
  586.     
  587.                              [Optional]
  588.     
  589.     If  you are  already  in business,  then  you probably  have  financial
  590.     statements.   You will need to include  those in the "Attachment" area.
  591.     You will  find it useful to plug  in that information  into this  file.
  592.     This will  allow you to compare  your past financial  history  with the
  593.     statements which will be  generated by the other worksheets.   This way
  594.     you will be making a valid comparison.
  595.     
  596.     Description:
  597.     
  598.     This  worksheet was  originally created in Lotus 2.2.  It is one  large
  599.     worksheet.   I  had  considered  making  a series  of smaller  "linked"
  600.     worksheets, but decided that many users may not understand the usage of
  601.     linked worksheets and  therefore might lose data.   Also, because it is
  602.     one  large  worksheet,  by using  separate windows and  separating  the
  603.     screen,  you can instantly  see  the effect  one area  has on  another.
  604.     Also, I have placed protection on everything except the numbers.   This
  605.     is not to frustrate you,  but to save you from making any changes which
  606.     you have not thought totally through.
  607.  
  608.     To undo the protection, use:
  609.  
  610.  
  611.     LOTUS
  612.                               "/WGPD".
  613.                "Worksheet Global Protection Disable"
  614.     
  615.     EXCEL/WORKS
  616.                        [Options-Protect Data]
  617.     
  618.     Please  keep in  mind that  any numbers  already in  the worksheet  are
  619.     examples and are probably nonsense.
  620.  
  621.  
  622.     Business Plan Master               Page 4                  User's Guide
  623.  
  624.                   Business Plan Master - User's Guide
  625.                   -----------------------------------
  626.  
  627.     Each section is recorded as a range name.  This will make it easier for
  628.     you to maneuver through the worksheet.
  629.     
  630.                          To move to an area
  631.               <F5> (Go To) followed by the Range Name.
  632.  
  633.     The  first items  to be  entered  are the  variables  into the  "Income
  634.     Statement".
  635.     
  636.          <F5> (Go To) - "Statement Variables".
  637.     
  638.          Enter
  639.     
  640.          1.   The percentage rates of returns you have experienced
  641.          2.   Your state tax rate
  642.          3.   Your federal tax rate.
  643.     
  644.     Now you may proceed to enter in the remainder of the "Income Statement"
  645.     information.   This format  should match most income  statements.   You
  646.     may  have to exercise  some  discretion  as  to where  you  should  put
  647.     specific items.
  648.     
  649.     
  650.     Move to the "Asset Worksheet"
  651.     
  652.      LOTUS - <F5> (Go To) "Asset Worksheet"
  653.      EXCEL/WORKS - Formula - Go To - choose "Asset Worksheet"
  654.     
  655.          Fill in the numbers in column B
  656.    
  657.     If you  have other fixed assets,  include them in one of the  topics as
  658.     best you can.  DO NOT ALTER C139!
  659.     
  660.     If you have other intangible assets, include them in "Goodwill" and put
  661.     them in B143.  DO NOT CHANGE THE LOCATION OF THIS TOTAL!
  662.     
  663.     
  664.     Move to the "Balance Sheet"
  665.     
  666.          LOTUS - <F5>(Go To) "Balance Sheet".
  667.          EXCEL/WORKS - Formula - Go To - choose "Balance Sheet"
  668.      
  669.     Next fill  in the balance sheet.   You will notice that your  Fixed and
  670.     Intangible  Assets will be transferred  over to this  sheet.   You will
  671.     need to manually enter your depreciation rates in B231-D231.
  672.     
  673.     
  674.     Once you have completed these,  the other sheets will be  automatically
  675.     computed.
  676.     
  677.     Business Plan Master               Page 5                  User's Guide
  678.     
  679.  
  680.     
  681.     To print  out any section of this worksheet,  just use the "/PPR #Range
  682.     Name#"  command (Lotus)  or [Print-Set Print Area]  and you can have it
  683.     printed out.   I strongly suggest printing  out each area separately to
  684.     make  your  work easier.   Examples of these  spreadsheets  are in  the
  685.     printed manual.
  686.        
  687.     Locations:
  688.     
  689.     Income Statement:        A149:I211
  690.     Statement Variables:     M159:N161
  691.     Asset Worksheet:         A143:I216
  692.     Balance Sheet:           A216:G260
  693.     Ratio Analysis:          A263:J287
  694.     D&B                      A290:I349
  695.     RMA                      A355:D404
  696.     
  697.     
  698.     ---------------------- 
  699.     BPM Proforma Worksheet
  700.     ______________________
  701.     
  702.     
  703.     You may  have a great business idea,  but if it doesn't  make financial
  704.     sense, you mustn't go any further.  The purpose of this large worksheet
  705.     is  to test  the financial  validity of  your idea.   This  section  is
  706.     undoubtedly the most complex,  but it is the most vital.   Without some
  707.     hope of financial success,  there is no reason  to start or  continue a 
  708.     business.   Even if you find that your  idea is not  viable or does not
  709.     meet your own personal expectations,  this exercise will be well  worth
  710.     the time and effort to determine that fact.
  711.     
  712.     
  713.     Description:
  714.     
  715.     This worksheet was  originally created in Lotus 2.2.   It is one  large
  716.     worksheet.   I had  considered  making  a series  of  smaller  "linked"
  717.     worksheets, but decided that many users may not understand the usage of
  718.     linked worksheets and  therefore might lose data.   Also, because it is
  719.     one  large  worksheet,  by using  separate  windows and  separating the
  720.     screen,  you can  instantly see  the effect  one area  has on  another.
  721.     Also, I have placed protection  on everything except the numbers.  This
  722.     is not to frustrate you,  but to save you from making any changes which
  723.     you have not thought totally through.
  724.  
  725.     To undo the protection, use:
  726.  
  727.     LOTUS
  728.                               "/WGPD".
  729.                "Worksheet Global Protection Disable"
  730.     
  731.     EXCEL/WORKS
  732.                        [Options-Protect Data]
  733.         
  734.     Business Plan Master               Page 6                  User's Guide
  735.     
  736.  
  737.                   Business Plan Master - User's Guide
  738.                   -----------------------------------
  739.         
  740.         
  741.     Cash Flow Projections    A12:AL78
  742.     
  743.     This is  a very large worksheet to help you track your cash flow.   You
  744.     may  want to print out  just this  section to get a  handle on  what is
  745.     involved.   The best way to do that is to  print it either in a smaller
  746.     font  using  something  like  the add-in  "Allways"  or  compressed and
  747.     sideways.
  748.     
  749.     -----------------------------------------------------------------------
  750.     IMPORTANT NOTE:
  751.     
  752.     REMEMBER  THAT ENTRIES IN  ONE AREA OF THE  WORKSHEET WILL EFFECT OTHER
  753.     AREAS  OF  THE  WORKSHEET.   DO NOT MAKE  CHANGES IN  THE FORMAT OF THE
  754.     WORKSHEET  UNTIL YOU ARE  VERY CONFIDENT OF  THOSE CHANGES.   WORK ON A
  755.     BACKUP COPY.
  756.     -----------------------------------------------------------------------
  757.     
  758.     
  759.     The best way  to learn the relationships in the worksheet is to look at
  760.     cells where it is obvious a calculation is being made.  In general, the
  761.     cash flow chart  feeds into the Income Statement,  which feeds into the
  762.     Balance Sheet which feeds into the ratios and analyses.
  763.     
  764.         The place to start is the "Variables" area.
  765.     
  766.     
  767.         LOTUS -  <F5> (Go To) "Variables".
  768.             EXCEL/WORKS - Formula - Go To - choose "Variables"
  769.  
  770.    
  771.     Here is what you need to fill in:
  772.     
  773.     
  774.     Cash Reserve:  You  don't want to  end any month with $0 or less in the
  775.                    bank.   What will your cash  reserve be?  The  worksheet
  776.                    will automatically determine how much of a bank loan you
  777.                    will need based on this figure.
  778.     
  779.     Mark Up:       This is important for figuring inventory.  If you have a
  780.                    service  business,  enter 100%.   This will  give you no
  781.                    inventory. (Default)
  782.                    
  783.                    Mark-Up is  figured as a  percentage of SALES,  i.e. you
  784.                    sell something for $100 and your cost is $50,  your Mark
  785.                    Up is  50%.   In  mathematical terms  (Sales Price/Gross
  786.                    Profit  =  Mark  Up).   Many  think  of Mark  Up as  the
  787.                    percentage  difference  between our cost  and our  sales
  788.                    price, i.e. I paid $50,  sold it for $100, my mark up is
  789.                    100%.   This  is mark up  on COST,  not on sales.   This
  790.                    distinction is important in your dealings with financial
  791.                    consultants, bankers or venture capitalists.
  792.  
  793.     Business Plan Master               Page 7                  User's Guide
  794.    
  795.                   Business Plan Master - User's Guide
  796.                   -----------------------------------
  797.  
  798.                    Mark Up1 is for Product or Service 1. This allows you to
  799.                    have multiple products or services with varying markups.
  800.                    It  also allows  you  to mix  a  service  business  with
  801.                    products.
  802.                    
  803.     Freight %:     What  percentage  of  inventory  cost will  your inbound
  804.                    freight be?   If you have a service business, there will
  805.                    be  none as  this amount  is figured  as a percentage of
  806.                    inventory  and you  will have no inventory  (due to  the
  807.                    above entry).
  808.                    
  809.                    FrtPct1 refers to Product or Service 1.  This allows you
  810.                    to have differing freight rates as well.
  811.                                    
  812.                    If you have a manufacturing company,  inbound freight on
  813.                    raw materials will not be included, so the percentage is
  814.                    0.
  815.                    
  816.                    
  817.     Commission:    How  much commission  (%) will  you pay on  sales?   You
  818.                    might have this in a service business as finder's fees.  
  819.  
  820.     Beg Cash:      How much are you starting out with?
  821.     
  822.     Having completed this section,  let's go to the "Sales"  section (A20).
  823.     If you have more than two products,  you may insert them BEFORE the 2nd
  824.     Product.   This will keep  the  Total Sales calculation ok.   I suggest
  825.     that you wait before entering actual sales forecasts numbers.
  826.     
  827.     If  you  do  insert a  row  (/WIR  -  Worksheet  Insert  Row  -  Lotus;
  828.     Edit-Insert - Excel/Works), keep in mind that several of the worksheets
  829.     next to this Cash Flow Worksheet will have some holes in it.  This will
  830.     not affect the calculations,  just the appearance.  You can correct the
  831.     appearance by 1. saving the worksheet and 2. Use the  "Move" command on
  832.     the section to be moved.
  833.             
  834.         
  835.     "Cash Receipts" (A27)
  836.     
  837.     I have used  percentages which are typical  if you grant terms of 2/10,
  838.     n/30 (2% cash  discount  within ten days,  otherwise net 30 days).   If
  839.     your  terms are  different you  may adjust accordingly  by changing the
  840.     percentages next to the month.
  841.     
  842.     If  you are on  a cash basis,  put all cash  receipts in the  "Month of
  843.     Shipment"  row.   Do NOT delete any rows.   If you do,  the rest of the
  844.     worksheets will not work!
  845.         
  846.     Remember  that the cells  are protected  so you will need  to unprotect
  847.     them to change data.
  848.     
  849.     Now you can  fill in the remainder of your costs.   Try to make  things
  850.     fit in the closest category.
  851.  
  852.     Business Plan Master               Page 8                  User's Guide
  853.    
  854.                   Business Plan Master - User's Guide
  855.                   -----------------------------------
  856.  
  857.     Don't  delete any  category or the  worksheets will fail!   If you feel
  858.     secure that these costs are going to be stable you can copy them across
  859.     the width of the worksheet.
  860.     
  861.  
  862.     Rent            Rent or mortgage payments. 
  863.     
  864.     Utilities       Electric, gas, garbage, water, etc.
  865.     
  866.     Telephone       Office, cellular, long distance charges (not equipment,
  867.                     that is an asset).
  868.     
  869.     Salaries        Management personnel (not hourly). Total of all.
  870.     
  871.     Payroll         Hourly employees
  872.     
  873.     Withholding     In the US,  we have to deduct a certain percentage  for
  874.                     federal  and state  taxes,  as well as Social Security.
  875.                     Other  countries  may have  different rules.   You will
  876.                     need  to  check  with  an  accountant  or a  government
  877.                     publication  to determine  rates as they vary according
  878.                     to many factors.
  879.                     
  880.     Inventory,      This  will be  automatically  calculated on  your sales
  881.     Materials       using  the Mark Up  percentage  you  entered  into  the
  882.                     "Variables".
  883.     
  884.     Freight-In      Will also be automatically calculated based on "Freight
  885.                     Percent" in the "Variables".
  886.     
  887.     Office          Use  this   category  for  office   equipment  leasing,
  888.     Expense         cleaning and other miscellaneous expenses.
  889.  
  890.     Vehicle         Vehicle or machinery leasing, oil, gas, etc.
  891.     Expense                    
  892.  
  893.     Office          Paper, pencils, envelopes, coffee, etc.
  894.     Supplies    
  895.  
  896.     Postage         Ordinary mail or overnight, but not in association with
  897.                     shipping finished merchandise.
  898.     
  899.     Advertising     Newspaper, radio, flyers, brochures, etc.
  900.     
  901.     Professionals   Accountants, lawyers, etc.
  902.     
  903.     Commissions     Figured automatically from the "Variables".
  904.     
  905.     Insurance       Liability, fire, auto, truck, etc.
  906.     
  907.     Travel/         I put this here as it is a cost,  but the US Government
  908.     Entertainment   keeps changing the rules,  so be careful about what you
  909.                     try to deduct out of this category.   Be smart and only
  910.                     put legitimate expenses in.
  911.  
  912.     Business Plan Master               Page 9                  User's Guide
  913.  
  914.                   Business Plan Master - User's Guide
  915.                   -----------------------------------
  916.  
  917.  
  918.     
  919.     Research        Every  company devotes a  different amount for research
  920.                     and  development.   Please  enter an  amount  which  is
  921.                     appropriate for your company, if any.
  922.     
  923.     Miscellaneous   A good spot for odds and ends.
  924.     
  925.     State Taxes     You may have to pay quarterly taxes.  It will depend on
  926.                     your income.
  927.     
  928.     Federal Taxes   Same reasoning as "State Taxes".
  929.     
  930.  
  931.     Now,  you can enter in sales goals.   I left this  purposely for  last.
  932.     Controlling costs is far more important than getting tons of sales.  If
  933.     your costs  are not in  line,  you  will be  tempted to  "fudge" on the
  934.     sales.  Having determined  your costs up front will help you to be more
  935.     honest.
  936.     
  937.     I  have  devised  this worksheet  to be all you need.  If you have more
  938.     products or  other costs  which need  to be  included,  take your  time
  939.     changing  the  worksheet.  Make  sure you  are  very familiar with  its
  940.     operation and ALWAYS fiddle around on copies,  not on originals.    
  941.  
  942.  
  943.          Asset Worksheet     A122:I143
  944.     
  945.     This is a very simple  worksheet which asks you to  enter your proposed
  946.     assets.   They are totaled automatically  and are  used in the  balance
  947.     sheets.
  948.     
  949.     
  950.          Income Statement   A149:I211
  951.     
  952.     This is  automatically generated from the cash flow worksheet.  This is
  953.     often  called a "Profit & Loss Statement".   Hopefully, you will see  a
  954.     profit!  I have included  information on year-to-year  changes for your
  955.     own information.
  956.     
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.     Business Plan Master               Page 10                 User's Guide
  963.    
  964.                   Business Plan Master - User's Guide
  965.                   -----------------------------------
  966.  
  967.  
  968.     It  is  very  important that  you  enter  the  correct  numbers in  the
  969.     "Statement Variables" area.
  970.     
  971.  
  972.          LOTUS - <F5> Go To - Statement Variables".
  973.          EXCEL/WORKS - Formula - Go To - choose "Statement Variables"
  974.  
  975.  
  976.      Enter:
  977.  
  978.      1.   The percentage rates of returns you project
  979.      2.   Your provincial/state/regional tax rate
  980.      3.   Your national/federal tax rate.
  981.  
  982.  
  983.     ******
  984.     Note:
  985.     ******
  986.     
  987.     In the  following sections,  you might see an  entry "NA".   This means
  988.     that the  denominator in the  equation equaled  zero.   Since we  can't
  989.     divide  by zero,  an error is created.   This should  not be taken as a
  990.     negative.   In fact it can  be very positive.   Many of  the ratios are
  991.     figured  on debt.   If you have no debt,  you have a  zero denominator.
  992.     Frankly, I think that is wonderful.  I just wanted you to know the math
  993.     behind this.  Look at each ratio to determine  if there might be  cause
  994.     for concern or celebration.
  995.     
  996.  
  997.      Balance Sheet  A216:G260
  998.  
  999.     Automatically generated.   This shows the  relationship of your assets,
  1000.     liabilities, and your net worth.
  1001.     
  1002.     
  1003.     Ratio Analysis      A263:J287
  1004.     
  1005.     Now we analyze the Income Statement and the Balance Sheet.  Now you can
  1006.     start to see if your idea is healthy or not.
  1007.     
  1008.     Current Ratio       Current Assets/Current Liabilities
  1009.     Acid Ratio          Cash + AR/Current Liabilities
  1010.     Debt Ratio          Total Assets/Total Liabilities
  1011.     TIE                 Times Earned Interest 
  1012.                         EBIT (Earnings Before Interest & Taxes)/
  1013.                         Interest Expense (no usage here)
  1014.     Inventory Turn      Ending Inventory X 360/Cost of
  1015.                         Goods Sold
  1016.     Avg. Collection     AR X 360/Sales
  1017.     Total Asset Turn    Sales/Total Assets
  1018.     Gross Margin        Gross Profit/Sales
  1019.     Net Margin          Net Income/Sales
  1020.     Return on Assets    Net Income/Total Assets
  1021.     Return on Equity    Net Income/Net Worth
  1022.     Officers Comp       Officer's Compensation/Sales
  1023.  
  1024.     Business Plan Master               Page 11                 User's Guide
  1025.    
  1026.                   Business Plan Master - User's Guide
  1027.                   -----------------------------------
  1028.                 
  1029.     
  1030.     Dun & Bradstreet Industry Norms    A290:I349
  1031.     
  1032.     None of  the ratios mean anything  until you can compare them to others
  1033.     in your industry.   The "Industry Norms"  are complied on the  basis of
  1034.     SIC Code numbers.  Not all  numbers are available, so if your isn't use
  1035.     the closest you can find.   You do not want to be in the lower range of
  1036.     numbers nor do  you want to be  beyond the highs.   No one will believe
  1037.     you if you  are higher.   If you are low,  it will be very hard  to get
  1038.     anyone  to fund you as most  projections are believed to be optimistic.
  1039.     (Available from most public libraries).
  1040.     
  1041.     These ratios are similar to the above ratios.  Detailed  (excruciating)
  1042.     explanations are in the D&B book.
  1043.     
  1044.    
  1045.     RMA  A355:D404
  1046.     
  1047.     Another  set  of  industry  statistics  comes from  the  Robert  Morris
  1048.     Associates.   The same  advice holds for these  as for the D&B reports.
  1049.     (Available from most public libraries).
  1050.  
  1051.     
  1052.     --------------------
  1053.     Break Even Worksheet
  1054.     ____________________
  1055.     
  1056.     
  1057.     This is a  simple worksheet to help you determine your breakeven point.
  1058.     All you have to do is enter the numbers in the noted areas.
  1059.     
  1060.     The  two  items you  may not know  are price  and  quantity.   Price is
  1061.     defined as  the price at  which you will be selling  your product.  The
  1062.     quantity is the number sold.  Everything else you should already know.
  1063.     
  1064.     So, if you  want to know your  breakeven price and you  know everything
  1065.     else enter it in.  Then hit "<Alt> p".  This solves for price.
  1066.     
  1067.     If you want to know your breakeven quantity,  enter everything else and
  1068.     then hit "<Alt>-q".  This solves for quantity.
  1069.     
  1070.     Please remember that Profit always equals $0.   
  1071.  
  1072.     Once  again,  you can modify the  worksheet if it doesn't  totally meet
  1073.     your needs.
  1074.     
  1075.     
  1076.     Business Plan Master               Page 12                 User's Guide
  1077.    
  1078.                   Business Plan Master - User's Guide                           
  1079.                   -----------------------------------
  1080.  
  1081.     --------------------
  1082.     Business Plan Master
  1083.     ____________________
  1084.     
  1085.     
  1086.     This  file contains  boilerplate text  and is already  formatted  for a
  1087.     well-written  professional business plan.   We will now explain  how to
  1088.     complete the following sections:
  1089.     
  1090.     
  1091.          Title Page
  1092.     
  1093.     First  replace [My Company]  with  your  company's name.   Fill  in the
  1094.     correct address and phone number as well.  Finally, replace [Your Name]
  1095.     with your name and replace [DATE] with today's date.
  1096.     
  1097.     
  1098.          Table of Contents
  1099.     
  1100.     Many  word  processing  programs  can  generate  a  table  of  contents
  1101.     automatically and can paginate automatically.  If yours doesn't you may
  1102.     want to consider paginating manually.
  1103.     
  1104.     
  1105.          Executive Summary
  1106.     
  1107.     
  1108.     This is the page where pagination and your footer starts.   Open up the
  1109.     footer and replace  [My Company] with your  company name.   Be sure  to
  1110.     start pagination at Page 1.
  1111.     
  1112.     The  remainder of  this section  should  be  written  after  the  other
  1113.     sections are complete.   It is a complete summary of  your company  and
  1114.     its objectives.
  1115.     
  1116.     Go through and replace the following:
  1117.     
  1118.          1.    [My Company]  to your company name.  It is ok to do a global
  1119.                search-and-replace  if your program  supports that.   If you
  1120.                are allowed to confirm each replacement, it  is a good  idea
  1121.                to do so.
  1122.     
  1123.          2.    [I/we] to  whichever  is appropriate.  May also  be globally
  1124.                replaced.
  1125.     
  1126.          3.    Most  other changes are unique to this page and are obvious.
  1127.                Whenever you come across <Product> and <Service>, this means
  1128.                that  the  items  following  pertain  either  to  a  product
  1129.                oriented  business  or  a  service  oriented  business.   Of
  1130.                course, if you  see something you want to use,  by all means
  1131.                do so.
  1132.  
  1133.  
  1134.     Business Plan Master               Page 13                 User's Guide
  1135.  
  1136.                   Business Plan Master - User's Guide
  1137.                   -----------------------------------
  1138.  
  1139.          4.    Always look out for "XXX";  this means to  replace this with
  1140.                a number.
  1141.     
  1142.          5.    Also  be on the  lookout for  my attempts  at  comedy  (i.e.
  1143.                Ferrari Testarossa).  A business plan doesn't have to be dry
  1144.                and boring.   But it  should be  original  so use  your  own
  1145.                jokes!
  1146.     
  1147.     Be sure to include:
  1148.     
  1149.          *    Type of business you have or are starting.
  1150.     
  1151.          *    If you are currently in business, how are you doing?
  1152.     
  1153.          *    What form your business is in - proprietorship,  partnership,
  1154.               corporations (Subchapter S, etc.)
  1155.     
  1156.          *    How are you going to be profitable and how profitable?
  1157.     
  1158.          *    What distinguishes your business from the competition?
  1159.     
  1160.          *    What are the financial rewards?
  1161.     
  1162.     
  1163.     
  1164.     Financial Goals Table:
  1165.     
  1166.     The data for this  table is available from  the BPM Proforma Financials
  1167.     (Stock Analysis) spreadsheet.  The exact location is A412 through G432.
  1168.     You must enter this manually from the BPM Proforma Financials.
  1169.     
  1170.     
  1171.     
  1172.     
  1173.          The Management
  1174.     
  1175.     
  1176.     [Include either your resume  (if proprietor) or  short biographies  (if
  1177.     partnership  or corporation).   Be sure  to include  all experience and
  1178.     information pertinent to this type of business.  Then you  will need to
  1179.     include  a  section  on  duties   and  responsibilities.    This  might
  1180.     incorporate a simple organizational  chart.  Include salaries.
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.     Business Plan Master               Page 14                 User's Guide
  1193.  
  1194.                   Business Plan Master - User's Guide
  1195.                   -----------------------------------
  1196.     
  1197.     
  1198.          [My Company] History
  1199.     
  1200.     If you have been in business, give a complete but brief history of your
  1201.     accomplishments to date.   Short,  succinct paragraphs  are all that is
  1202.     truly necessary.   Include all highlights whether positive or negative.
  1203.     The negative  portions should include  the lessons you  learned and the
  1204.     steps taken to prevent a recurrence.   This is very valuable.  Everyone
  1205.     has made mistakes.   Did you learn from them?   Make sure your  history
  1206.     ties into where you are going from now.  Don't leave time gaps.
  1207.     
  1208.     
  1209.     
  1210.          [Product, Service] Description
  1211.     
  1212.     The  readers of your business  plan will want to know exactly what your
  1213.     product  or service  offering is.   The  length of  this section  is in
  1214.     direct proportion to the  complexity of your service or product.   Look
  1215.     once again for comments and suggested text in brackets  which will need
  1216.     to be  replaced.   The  complexity  of your  description  will also  be
  1217.     dictated by the  audience your business plan is addressing.   Investors
  1218.     may not understand all your technical lingo,  whereas a  partner with a
  1219.     technical background will want to see it all.
  1220.     
  1221.     
  1222.     
  1223.          Objectives
  1224.     
  1225.          Long Term
  1226.     
  1227.     State very simply what your firm's long term objectives are.  Long term
  1228.     should be  considered 5-10 years.   Pithy  statements  such as  "market
  1229.     leader", "most profitable", etc.  are obvious.  What you need are clear
  1230.     direct statements of intent.
  1231.     
  1232.          Short Term
  1233.     
  1234.     Short-term goals are those to be met within 5 years.  Again steer clear
  1235.     of pithy  overused marketing  mumbo jumbo  and just state  your intent,
  1236.     backed up with a plan.  Short-term goals should mesh invisibly into and
  1237.     support long term goals.
  1238.     
  1239.     
  1240.          Competitors
  1241.     
  1242.     List  all your  competitors  along with their  respective strengths and
  1243.     weaknesses.   Discuss how you will  compete against these strengths and
  1244.     weaknesses, if you intend to do so directly.
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.     Business Plan Master               Page 15                 User's Guide
  1251.  
  1252.                   Business Plan Master - User's Guide
  1253.                   -----------------------------------
  1254.     
  1255.     
  1256.          Our Competitive Advantages
  1257.     
  1258.     Unless you can distinguish yourself from the competition,  you may have
  1259.     a rough  go of  it.   It  is very  important  that you  have an  honest
  1260.     appraisal of  your company  strengths and  weaknesses  as well  as  the
  1261.     strengths  and  weaknesses of  your competitors.   Some may  prefer  to
  1262.     switch this section with the section on "Competitors".  However, if you
  1263.     have  multiple  products  with  different competitors,  use a  separate
  1264.     section for each product and examine the competition there.
  1265.     
  1266.     Make  sure that you  speak to all of  your competitors'  strengths  and
  1267.     weaknesses whether you intend to meet them or not, as well as how these
  1268.     strengths and weakness will impact your business.
  1269.     
  1270.     This section has also been divided between <Product> and <Service>.
  1271.     
  1272.          Summary
  1273.     
  1274.     Because  you  have  been  so  thorough  in  your  explanation  of  your
  1275.     particular  advantages,   you  need  to   summarize   your  competitive
  1276.     advantages  so that  your reader  will get  the gist  of what  you  are
  1277.     saying.
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.     Business Plan Master               Page 16                 User's Guide
  1308.  
  1309.                   Business Plan Master - User's Guide
  1310.                   -----------------------------------
  1311.     
  1312.     
  1313.          Pricing
  1314.     
  1315.     You  will need  to discuss  at what  price you  will be  offering  your
  1316.     products or services.  Respond to the following questions:
  1317.     
  1318.          *    How did you calculate this price?
  1319.     
  1320.          *    How  does this  price compare to your competition?   Remember
  1321.               that  price  competition for  a  startup  company is  usually
  1322.               deadly for the startup company.   It is better to offer  more
  1323.               services or tangible benefits with a higher price.
  1324.     
  1325.          *    What  pricing policy  are you  following  (cost plus, market,
  1326.               seat-of-pants, etc.)?
  1327.     
  1328.     
  1329.     
  1330.          Specific Markets
  1331.     
  1332.     If  you are  entering several  markets at once  (not a good idea unless
  1333.     they are very compatible or the single line of products or services you
  1334.     are offering cross market lines) it is mandatory that  you discuss your
  1335.     strategy for each market.
  1336.     
  1337.     Market #1
  1338.     
  1339.          General History
  1340.     
  1341.     Give a specialized  history of this market and how it pertains to  your
  1342.     product.   Keep in  mind that  you know your market better than anyone.
  1343.     Therefore outsiders may not  understand  it as you do.   Try to imagine
  1344.     writing  this for  someone who  knows nothing  about your  industry  or
  1345.     product.  This will help you keep your ideas simple and clear.
  1346.     
  1347.     
  1348.          Entry Strategy
  1349.     
  1350.     Discuss how you  will enter (or have entered) this particular market in
  1351.     detail.
  1352.     
  1353.     
  1354.          Growth Strategy
  1355.     
  1356.     Having now entered this market, how will you maintain and increase your
  1357.     sales and service?
  1358.     
  1359.     
  1360.          Market Size & Share
  1361.     
  1362.     State directly what you expect to achieve in this market.
  1363.          
  1364.  
  1365.     Business Plan Master               Page 17                 User's Guide
  1366.  
  1367.                   Business Plan Master - User's Guide
  1368.                   -----------------------------------
  1369.     
  1370.     
  1371.     Other Markets
  1372.     
  1373.     
  1374.     Use the same format for additional markets.
  1375.     
  1376.     
  1377.                                 
  1378.          Targeting New Markets
  1379.     
  1380.     In order  to keep growing,  you will  need to  either expand  into your
  1381.     present market or address other markets.  How are you going to do this?
  1382.     
  1383.     
  1384.     
  1385.          Location
  1386.     
  1387.     For many  businesses,  the  location  where you run  your  business  is
  1388.     extremely important.   This is true for manufacturing,  distribution or
  1389.     wholesale   businesses   as  well   as  many   service  industries  and
  1390.     product-based industries where being close to clients  and customers is
  1391.     very important.
  1392.     
  1393.     
  1394.     
  1395.          Manufacturing Plan
  1396.     
  1397.     This  section does  not apply to  service businesses.   Because  of the
  1398.     difference in manufacturing processes, I have just included some sample
  1399.     text.  You will need to address the following questions:
  1400.     
  1401.          *    What  are  your  sources of  supply?   Do you  have secondary
  1402.               sources?
  1403.     
  1404.          *    Which production  method will  you be using?   Is it state of
  1405.               the art?
  1406.     
  1407.          *    How do you [will you] protect your cost advantage?
  1408.     
  1409.          *    Will you be a job shop or mass production?
  1410.     
  1411.          *    Are there any toxic or hazardous materials involved with your
  1412.               production  [include by-products]  and how  will  you  handle
  1413.               them?
  1414.     
  1415.          *    What will be your quality control procedures?
  1416.     
  1417.          *    What do you estimate to be your capital asset requirements?
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.     Business Plan Master               Page 18                 User's Guide
  1423.  
  1424.                   Business Plan Master - User's Guide
  1425.                   -----------------------------------
  1426.                   
  1427.      Research & Development
  1428.     
  1429.     Probably  also only for  product  based businesses,  unless  continuing
  1430.     education will play an  important role in your service based  business.
  1431.     The following points need to be covered:
  1432.     
  1433.          *    List and explain your present research achievements.
  1434.     
  1435.          *    Who will control research efforts?
  1436.     
  1437.          *    Describe projects underway are planned for near future.
  1438.     
  1439.          *    What has been your success in terms of rate of investment?
  1440.     
  1441.          *    Are any government funding sources available to you?
  1442.     
  1443.          *    Are you  involved  or  seeking to  be  involved  in  any  R&D
  1444.               partnerships?
  1445.     
  1446.     
  1447.     
  1448.          Historical Financial Data
  1449.     
  1450.     Simply include these statements in the "Attachment" area.  Also discuss
  1451.     all assumptions, successes, problems, discrepancies and other items not
  1452.     obvious  to  the casual  observer.    Also  include the  worksheet "BPM
  1453.     Historical  Financials".   These include  valuable  guides  to industry
  1454.     standards for use in comparing your business with others in your field.
  1455.     For information  on filling in this spreadsheet,  see the section  "BPM
  1456.     Historical Financial Worksheet" above.
  1457.     
  1458.     Also explain any occurrences of "NA" and their significance.
  1459.         
  1460.  
  1461.     
  1462.     
  1463.     
  1464.          Proforma Financial Data
  1465.     
  1466.     Give a complete explanation of all your financial statements.  Clear up
  1467.     anything  that might  not be  obvious to  the casual  observer.   Check
  1468.     documentation for complete explanation of spreadsheets.
  1469.     
  1470.     Also explain any occurences of "NA" and their significance.
  1471.         
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.     Business Plan Master               Page 19                 User's Guide
  1479.  
  1480.                   Business Plan Master - User's Guide
  1481.                   ----------------------------------- 
  1482.  
  1483.     Proforma Cash Flow Analysis
  1484.     
  1485.     
  1486.          Assumptions
  1487.     
  1488.          Just because the worksheets make sense to you, they probably won't
  1489.          make  sense to anyone else.   Also, you  may forget  what your own
  1490.          assumptions were.  BE SURE TO KEEP THIS UP-TO-DATE!
  1491.     
  1492.     
  1493.          Sales Forecast
  1494.     
  1495.          Putting  your growth  rates here  will help you  remember what you
  1496.          forecast  as well  as presenting  these numbers  in  a  simplified
  1497.          fashion.
  1498.     
  1499.     
  1500.     
  1501.          Cash Flow Variables
  1502.     
  1503.          You  need to be  forthcoming about any variables  which may affect
  1504.          your cash flow.   No business ever goes exactly according to plan.
  1505.          The idea is to show that you can keep  on top of it when things go
  1506.          worse than expected and also  when things go better than expected.
  1507.          Both can be dangerous!
  1508.     
  1509.     
  1510.     
  1511.     Income Statement
  1512.     
  1513.     
  1514.          Assumptions
  1515.     
  1516.          Just because the worksheets make sense to you, they probably won't
  1517.          make  sense to anyone else.   Also, you may forget  what your  own
  1518.          assumptions were.  BE SURE TO KEEP THIS UP-TO-DATE!
  1519.     
  1520.     
  1521.          Risks & Variables
  1522.     
  1523.          Share your  assumptions and what  might happen if your assumptions
  1524.          are wrong - positive or negative.
  1525.     
  1526.     
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.  
  1538.     Business Plan Master               Page 20                 User's Guide
  1539.  
  1540.                   Business Plan Master - User's Guide
  1541.                   ----------------------------------- 
  1542.  
  1543.     Balance Sheet
  1544.     
  1545.     
  1546.          Cost Control
  1547.     
  1548.          How do you plan to track your financial progress?
  1549.     
  1550.     
  1551.     Ratio Analysis
  1552.     
  1553.          Ratio Analysis allows you to track your performance in accord with
  1554.          some financial conventions.   These ratios will be  closely looked
  1555.          at by bankers and others interested in investing in your business.
  1556.          More importantly, you should know where you stand.
  1557.     
  1558.     
  1559.     Financial Standards
  1560.     
  1561.          The two most popular sources of industry financial rations are Dun
  1562.          & Bradstreet's  Industry Norms  and the  Robert Morris  Associates
  1563.          tables.   Both of  these references  should be  available in  your
  1564.          public library in the business reference section.  These two items
  1565.          are copyrighted by their respective companies.
  1566.     
  1567.     
  1568.     Breakeven Point
  1569.     
  1570.          Taken from BPMBREAK.WK1 or .WKS spreadsheet.
  1571.     
  1572.     
  1573.     Use of Money
  1574.     
  1575.          This section is for those who are seeking to raise capital or debt
  1576.          financing.   You need to let your prospective investors know where
  1577.          the money is going.  Even close friends and family need to be kept
  1578.          informed about where the money is going.
  1579.  
  1580.          Consider the following questions:
  1581.     
  1582.          *    Where is the money going?
  1583.     
  1584.          *    Who is the supplier?
  1585.     
  1586.          *    What is the price?
  1587.     
  1588.          *    Model name and number.
  1589.     
  1590.          *    Are there any extra charges such as sales tax,  installation 
  1591.               charges and freight?
  1592.     
  1593.          *    How will this make this business more profitable?
  1594.     
  1595.     
  1596.     
  1597.  
  1598.  
  1599.     Business Plan Master               Page 21                 User's Guide
  1600.