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OS/2 Help File  |  1995-03-23  |  14KB  |  367 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Introduction ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4.  
  5.  
  6. The Filing Cabinet Utility for CIM for OS/2 allows you to perform backup and 
  7. maintenance on CIM's filing cabinet. 
  8.  
  9. The icon shown immediately above allows you to store notes about the Filing 
  10. Cabinet Utility. To access the notes feature, simply double click the notes 
  11. icon when it is displayed at the bottom of a help panel. The first time you 
  12. save notes, you will be prompted to associate a filetype with your notes. 
  13. Simply select Plain Text. 
  14.  
  15. The notes feature uses the OS/2 E Editor. For more information on using the E 
  16. Editor, consult your OS/2 user documentation. 
  17.  
  18. The features provided by the Filing Cabinet Utility are: 
  19.  
  20. Backing up the filing cabinet 
  21. Restoring filing cabinet backups 
  22. Compress filing cabinet 
  23. Rebuild filing cabinet folders 
  24. Statistics about your filing cabinet 
  25.  
  26. Related Information 
  27.  
  28. Preferences 
  29.  
  30.  
  31. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. Backup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  32.  
  33.  
  34.  
  35. To backup the contents of a filing cabinet, select the Backup option from the 
  36. File pulldown menu. 
  37.  
  38. A dialog will be displayed that allows you to select the source directory and 
  39. destination file. If the defaults displayed by the utility are not correct, 
  40. enter the correct path to your current filing cabinet directory (normally 
  41. C:\CSERVE\FCABINET) in the Source field and the destination directory and 
  42. filename in the Target field. When satisfied with your options, click the Begin 
  43. button to initiate the backup. 
  44.  
  45. The Backup feature is accessed by selecting Backup from the File pulldown menu. 
  46.  
  47. Backup Options 
  48.  
  49. Method 
  50. Log Transactions to Text File 
  51. Delete Saved Record(s) 
  52.  
  53. Related Information 
  54.  
  55. Preferences 
  56. Progress Meter 
  57.  
  58.  
  59. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2.1. Log Backup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  60.  
  61.  
  62.  
  63. Selecting this option will cause a summary of your Backup operation to be 
  64. written to a text file. You may find it useful to examine this file should your 
  65. Backup operation result in warnings or errors. The summary will report all 
  66. records from your filing cabinet not written to the backup file. 
  67.  
  68. Transactions are logged to FCUTIL.LOG in the same directory as the filing 
  69. cabinet you have selected for backup. 
  70.  
  71. This option can be selected from the Filing Cabinet Backup dialog. 
  72.  
  73.  
  74. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2.2. Delete Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  75.  
  76.  
  77.  
  78. You can choose to have records deleted from your filing cabinet as they get 
  79. backed up. This option is especially useful for archiving old records that you 
  80. don't want to lose but don't want cluttering your filing cabinet. 
  81.  
  82. If you have chosen this option the Filing Cabinet Utility will delete from the 
  83. filing cabinet only after a record has been successfully processed. If you 
  84. cancel the backup or if the backup terminates prematurely due to errors, please 
  85. be aware that the records which were saved no longer exist in your filing 
  86. cabinet, 
  87.  
  88. This option can be selected from the Filing Cabinet Backup dialog. 
  89.  
  90. Related Information 
  91.  
  92. Compress filing cabinet 
  93.  
  94.  
  95. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2.3. Method ΓòÉΓòÉΓòÉ
  96.  
  97. The Filing Cabinet Utility gives you the opportunity to select the type of 
  98. backup you would like to perform. The options available are : 
  99.  
  100. o Full will backup all records in the source filing cabinet. 
  101.  
  102. o Incremental will backup all records in the source filing cabinet added since 
  103.   you last did a full or incremental backup. If no last date is known for the 
  104.   source filing cabinet, all records will be backed up. 
  105.  
  106. o Date Range will backup all records that fall within the range of dates you 
  107.   provide. 
  108.  
  109. o Relative Date allows you to select the number of days to be backed up. This 
  110.   number is retained and is not dynamically changed by the utility software. 
  111.  
  112. The backup method can be selected by clicking the Method button from the Backup 
  113. Filing Cabinet dialog. 
  114.  
  115.  
  116. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Progress Meter ΓòÉΓòÉΓòÉ
  117.  
  118. This dialog indicates the progress of the current operation and also displays 
  119. the number of records that may not have been processed. 
  120.  
  121. To cancel the current operation, select the Cancel button. 
  122.  
  123.  
  124. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Progress Meter Cancel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  125.  
  126. Pressing the Cancel button will abort the current backup, restore or compress 
  127. activity. 
  128.  
  129.  
  130. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Duplicate Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  131.  
  132. If the Filing Cabinet Utility detects that you are attempting to restore 
  133. records that already exist in your current Filing Cabinet, you will be prompted 
  134. for the following actions: 
  135.  
  136. o Skip 
  137.  
  138. o Skip All 
  139.  
  140. o Add 
  141.  
  142. o Add All 
  143.  
  144.  
  145. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Skip Duplicate Record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  146.  
  147. Selecting Skip will cause the utility to ignore the current record. 
  148.  
  149.  
  150. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Skip All Duplicate Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  151.  
  152. Selecting Skip All will cause the utility to ignore all duplicate records 
  153. located. 
  154.  
  155.  
  156. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Add Duplicate Record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  157.  
  158. Selecting Add will force the utility to add the current record. 
  159.  
  160.  
  161. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Add All Duplicate Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  162.  
  163. Selecting Add All will force the utility to add all duplicate records. It is 
  164. strongly suggested that this option not be selected, as it could result in a 
  165. large number of duplicate entries in your filing cabinet. 
  166.  
  167.  
  168. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Exit ΓòÉΓòÉΓòÉ
  169.  
  170. Selecting Exit exits the Filing Cabinet Utility. 
  171.  
  172.  
  173. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Product Information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  174.  
  175. Selecting Product Information displays the version information for the Filing 
  176. Cabinet Utility. 
  177.  
  178.  
  179. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> OK ΓòÉΓòÉΓòÉ
  180.  
  181. Selecting OK accepts the directory and file selections you have made. 
  182.  
  183.  
  184. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Cancel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  185.  
  186. Selecting Cancel aborts the file selection procedure and closes the dialog. 
  187.  
  188.  
  189. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Read Only ΓòÉΓòÉΓòÉ
  190.  
  191. Checking the Read Only option prevents the opened file from being modified by 
  192. the Filing Cabinet Utility. 
  193.  
  194.  
  195. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Restore ΓòÉΓòÉΓòÉ
  196.  
  197.  
  198.  
  199. To restore previously archived filing cabinet entries, select the Restore 
  200. option from the File pulldown menu. 
  201.  
  202. A dialog will be displayed that allows you to enter the source directory and 
  203. filename, as well as the target filing cabinet. 
  204.  
  205. When satisfied with your choices, click the Begin button. 
  206.  
  207. Records can be restored by selecting the Restore option from the File pulldown 
  208. menu. 
  209.  
  210. Restore Options 
  211.  
  212. Log Transactions to Text File 
  213. Delete Original File(s) 
  214. Index Records Upon Completion 
  215.  
  216. Related Information 
  217.  
  218. Preferences 
  219. Progress Meter 
  220.  
  221.  
  222. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3.1. Log Restore ΓòÉΓòÉΓòÉ
  223.  
  224.  
  225.  
  226. Selecting this option will cause a summary of your Restore operation to be 
  227. written to a text file. You may find it useful to examine this file should your 
  228. Restore operation result in warnings or errors. The summary will report all 
  229. records from your backup file not added due to errors or skipped because they 
  230. were considered duplicates. 
  231.  
  232. Transactions are logged to FCUTIL.LOG in the same directory as the filing 
  233. cabinet you have selected to restore. 
  234.  
  235. This option can be selected from the Filing Cabinet Restore dialog. 
  236.  
  237.  
  238. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3.2. Delete Files ΓòÉΓòÉΓòÉ
  239.  
  240.  
  241.  
  242. You can choose to have backup files deleted once you have restored from them. 
  243. This option is useful when you want to free the disk space taken by your backup 
  244. files. 
  245.  
  246. If you have chosen this option the Filing Cabinet Utility will delete the 
  247. backup file only after successful completion of the restore activity. You will 
  248. be asked to confirm the removal if suspected duplicate records in the backup 
  249. file were skipped. Otherwise, the file removal is automatic. 
  250.  
  251. If you have multiple backup files selected for the restore activity, the file 
  252. removal will take place before proceeding to the next backup file. Please be 
  253. aware that files completely processed before cancelling a multi-file restore 
  254. will have been deleted. 
  255.  
  256. This option can be selected from the Filing Cabinet Restore dialog. 
  257.  
  258.  
  259. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3.3. Index Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  260.  
  261.  
  262. Selecting this option will automatically index the target filing cabinet as 
  263. soon as the records have been restored. Indexing must be completed before full 
  264. text searches are performed, otherwise the search results may not accurately 
  265. reflect the contents of the filing cabinet. 
  266.  
  267. This option can be selected from the Filing Cabinet Restore dialog. 
  268.  
  269.  
  270. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. Compress ΓòÉΓòÉΓòÉ
  271.  
  272.  
  273.  
  274. As you delete files from CIM for OS/2's filing cabinet, you may notice that the 
  275. actual size of the file FCABINET.CIF does not decrease. To reduce the size of 
  276. your physical filing cabinet file, you must compress the filing cabinet 
  277. entries. This removes unused space in the file, resulting in additional free 
  278. disk space. 
  279.  
  280. This option can be selected by choosing Compress from the Database pulldown 
  281. menu. 
  282.  
  283. Note:  Before compressing, you must have free space on your drive equal to the 
  284.        size of the current filing cabinet file (FCABINET.CIF). You can find the 
  285.        current size of your filing cabinet file by using the Statistics feature 
  286.        of the Filing Cabinet Utility. 
  287.  
  288. Related Information 
  289.  
  290. Progress Meter 
  291.  
  292.  
  293. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. Rebuild ΓòÉΓòÉΓòÉ
  294.  
  295.  
  296.  
  297. You may find that the folders listed as being available in your filing cabinet 
  298. do not accurately reflect what you believe should be available. This can happen 
  299. when you restore records without indexing or minor corruption of the disk file 
  300. used to track the folder information. The Rebuild option will search your 
  301. filing cabinet file and rebuild the list of available folders. 
  302.  
  303. This option can be accessed by selecting Rebuild from the Database pulldown 
  304. menu. 
  305.  
  306. Related Information 
  307.  
  308. Progress Meter 
  309.  
  310.  
  311. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. Statistics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  312.  
  313.  
  314.  
  315. You should occasionally determine the amount of space that is currently unused 
  316. in your filing cabinet file. Selecting the statistics option will display the 
  317. current size of your filing cabinet file, the amount of space unused in that 
  318. file and the percentage of the total file size that the unused space 
  319. represents. If you find that the unused space is physically very large or 
  320. consumes a large percentage of the total filing cabinet size, you should use 
  321. the Compress option to remove the unused space. 
  322.  
  323. This option can be accessed by selecting Statistics from the Database pulldown 
  324. menu. 
  325.  
  326.  
  327. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Preferences ΓòÉΓòÉΓòÉ
  328.  
  329.  
  330.  
  331. The preferences are used to permanently store your source and target directory 
  332. information used for backups. Information placed in these preferences can be 
  333. manually overridden at backup or restore time if you wish. 
  334.  
  335. This option can be accessed by selecting Preferences from the Database pulldown 
  336. menu. 
  337.  
  338.  
  339. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden>  ΓòÉΓòÉΓòÉ
  340.  
  341. This dialog indicates the progress of the current operation and also displays 
  342. the number of records that may not have been processed. 
  343.  
  344. To cancel the current operation, select the Cancel button. 
  345.  
  346.  
  347. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden>  ΓòÉΓòÉΓòÉ
  348.  
  349. Selecting Skip will cause the utility to ignore the current record. 
  350.  
  351.  
  352. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden>  ΓòÉΓòÉΓòÉ
  353.  
  354. Selecting Skip All will cause the utility to ignore all duplicate records 
  355. located. 
  356.  
  357.  
  358. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden>  ΓòÉΓòÉΓòÉ
  359.  
  360. Selecting Add will force the utility to add the current record. 
  361.  
  362.  
  363. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden>  ΓòÉΓòÉΓòÉ
  364.  
  365. Selecting Add All will force the utility to add all duplicate records. It is 
  366. strongly suggested that this option not be selected, as it could result in a 
  367. large number of duplicate entries in your filing cabinet.