Chip 1994 February

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Text File | 1993-03-29 | 18.7 KB | 378 lines

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ GS-FIBU 1.10 - Finanzbuchhaltung │ │ │ │ (c) '93 J.London / Gandke & Schubert │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Kurzdokumentation │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ Gandke & Schubert Computerprogramme Postfach 200 429 D-4050 Mönchengladbach 2 Autor: Jürgen London Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0 Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX: GS# Diese Kurzdokumentation ermöglicht Ihnen innerhalb kurzer Zeit, die wichtigsten Einrichtungen durchzuführen, um mit GS-FIBU arbeiten zu können. Detailliertere Informationen erhalten Sie im Programm mit <F1> oder in der Dokumentation. ┌────────────────────────┐ │ Allgemeines zu GS-FIBU │ └────────────────────────┘ Systemvoraussetzungen: ---------------------- PC/MS-DOS ab Version 5.00 IBM-kompatibler 386er Computer 1 MB EMS-Speicher 570 KB frei verfügbarer Hauptspeicher (alternativ EMS-Speicher) Festplatte, Festplattencache (z.B. smartdrv.exe) Drucker Tastaturbelegung: ----------------- <F1> - Hilfe <F2> - Mandant wählen (wenn ein Mandant vorhanden ist) <F3> - Jahrgang wählen (wenn ein Jahrgang vorhanden ist) <F5> - DOS-Shell <ESC> - Programm beenden <ALT> - Menüaufruf <CURSOR> - Auswahl eines Menüpunktes <RETURN> - Ausführung eines Menüpunktes <HOTKEY> - direkte Anwahl eines Menüpunktes Bildschirmaufbau: ----------------- Die oberste Zeile ist die Menüzeile. Dort wählen Sie alle gewünschten Programmpunkte. Die unteren beiden Zeilen sind Statuszeilen. In der ersten Statuszeile wird Ihnen links immer die Kurzbezeichnung des aktuellen Mandanten angezeigt und rechts das aktuelle Wirtschaftsjahr, in dem Sie sich gerade befinden. Die zweite Statuszeile zeigt Ihnen links immer den gewählten Menüpunkt (Oberbegriff) und rechts die Tastenfunktionen in den einzelnen Arbeitsbereichen! Auswahlmenüs: ------------- Mit der <ALT>-Taste gelangen Sie in das gearde aktive Menü in der Menüzeile. Mit den Pfeiltasten können Sie zwischen den Auswahlpunkten wechseln, mit <RETURN> wird entweder der aktuelle Menüpunkt angewählt bzw. ein weiteres Untermenü geöffnet. Durch Hotkeys kann der gewünschte Menüpunkt jedoch schneller angewählt werden, z.B. in der Form <ALT>+<M>, also die <Alt>-Taste gedrückt halten, danach den Buchstaben <M> tippen. Sie gelangen durch diese Tastenkombination in den Mandantenstamm. Bildschirmmasken: ----------------- Bei verschiedenen Feldern erscheint unten rechts auf dem Bildschirm der Hinweis <TAB>: Bei diesen Feldern haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Alternativen, die Sie anhand einer weiteren Bildschirmliste angezeigt bekommen. Wählen Sie den gewünschten Eintrag und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit <RETURN>. Auswahl eines Druckers: ----------------------- Bitte wechseln Sie in das Menü "EINSTELLUNGEN" und dann "DRUCK-EINSTELLUNGEN" und wählen dort im Feld "Drucker-Typ" mit der <TAB>-Taste einen Drucker aus. ┌───────────────────────┐ │ Einführung in GS-FIBU │ └───────────────────────┘ Nach der Installation starten Sie GS-FIBU, indem Sie den Programmnamen auf DOS-Ebene eingeben, z. B.: C:\GS\FIBU> GSFIBU Bestätigen Sie bitte mit <RETURN>. Sollten Sie GS-FIBU auf einem Laptop mit VGA-Grafikkarte und Monochrome-Bildschirm einsetzen, können Sie GS-FIBU auch mit dem Parameter "/SW" starten. Durch diesen Parameter wird eine Schwarz-Weiß-Dar- stellung erzwungen. Der Programmstart lautet dann: C:\GS\FIBU> GSFIBU /SW Es werden nun sämtliche Dateien geprüft und, falls nötig, automatisch erstellt. Anschließend werden Sie nach Ihrem Sachbearbeiter-Kürzel gefragt. Dies ist wichtig für die Stapelerfassung, denn jeder Sachbearbeiter erhält seinen eigenen Buchungsstapel. Erst jetzt befinden Sie sich im Hauptmenü von GS-FIBU. Wenn Sie GS-FIBU zum ersten Mal einsetzen, werden einige Menüpunkte hellgrau sein. Die hellgrauen Programmteile können Sie nicht aktivieren. Erst nach Neuanlage eines Mandanten sind alle Menüpunkte verfügbar! Nun wollen wir aber einen Mandanten, Kunden und Lieferanten anlegen, denn sonst kann die Buchungsarbeit nicht beginnen. Wählen Sie jeweils die Menüpunkte "STAMMDATEN-MANDANTEN", "-KUNDEN" und "-LIEFERANTEN". Es erscheint eine Meldung, daß noch keine Daten vorhanden sind. Dies ändern Sie bitte, indem Sie die Taste <J> betätigen. Sofort erscheint ein kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Nummer. Die Nummernvergabe für Mandanten ist nicht begrenzt oder eingeschränkt, jedoch können Kunden nur im Bereich von Nummer 10000 - 69999 und Lieferanten von 70000 - 99999 angelegt werden. Nach erfolgreicher Vergabe der neuen Nummer, erscheint die Adressmaske. Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen ist diese Maske leer. Ansonsten können die bestehenden Daten geändert werden. Beachten Sie bitte, daß der Suchbegriff und die Kurzbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Nach Neuanlage gibt es beim Mandanten eine Besonderheit, die bei Kunden und Lieferanten nicht vorkommt. Nach der Eingabe der Adresse erscheint die Meldung, daß der Mandant noch nicht voll für GS-FIBU eingerichtet ist. Dazu gehört nämlich, daß ein Mandantenverzeichnis und ein erster Jahrgang eingerichtet wird. Betätigen Sie hier bitte die Taste <J> um den Mandanten einzurichten. Am Bildschirm können Sie dann verfolgen, was passiert. Nach erfolgter Einrichtung des Mandanten wird nun automatisch ein Wirtschaftsjahr vorgeschlagen. Sie können diese Daten ändern, wenn Sie z. B. ein abweichendes Wirtschaftsjahr (also nicht das Kalenderjahr) haben. Wenn Sie jeweils eine Adresse angelegt haben, wählen Sie bitte den Menüpunkt "BUCHEN-STAPELBUCHUNGEN". KLEINER EXKURS: --------------- Stapel- bzw. Dialogbuchungen unterscheiden sich da- durch, daß Stapelbuchungen gelöscht und auch geändert werden dürfen. Im Dialog kann eine Buchung lediglich storniert werden. Das war's auch schon. Auch hier erscheint nun die Meldung, daß noch keine Buchung vorhanden ist. Betätigen Sie bitte wieder die Taste <J>. Es erscheint die Buchungsmaske. Erschrecken Sie jetzt bitte nicht. Es sieht schlimmer aus, als es ist! Zur Buchungsmaske: ------------------ Grundsätzlich ist bei einer Buchung darauf zu achten, daß diese vollständig ist. Eine vollständige Buchung beinhaltet Konto, Betrag, Gegenkonto, Beleg und Datum. Der Buchungstext ist nicht zwingend, sollte aber zur Verdeutlichung einer Buchung auf jeden Fall eingegeben werden. Fehlt eine der Angaben wird gefragt, ob die Buchung gelöscht werden soll. Nun folgt eine genaue Beschreibung der einzelnen Eingabefelder im Buchungsbereich: Konto / GKonto: --------------- Das Feld "KONTO" stellt das Soll-Konto, und das Feld "GKONTO" das Haben-Konto dar. Mit <TAB> können Sie hier die Kontenauswahl aufrufen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, bevor Sie die Auswahl mit <TAB> aufrufen, eine gewisse Vorselektion vorzunehmen, oder das Konto ohne Auswahl direkt zu übernehmen. Beipiel: -------- 1. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "Erl" eingeben und anschließend <TAB> drücken, wird die Kontenauswahl nach der Bezeichnung sortiert angezeigt, und der Leuchtbalken steht bereits auf dem Konto, das gefunden wurde. Sie können dann dieses Konto mit <RETURN> in die Maske übernehmen. 2. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht, wissen aber, daß dieses Konto ein Konto der Klasse "8" ist. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "8" eingeben und anschließend die <TAB>-Taste drücken, wird die Kontenauswahl nach der Konto-Nummer sortiert angezeigt, und der Leuchbalken steht bereits auf dem 1. Konto der Klasse "8" (z.B "8000"). Sie können dann wiederum dieses Konto mit <RETURN> in die Maske übernehmen. 3. Sie kennen die Konto-Nummer des gewünschten Kontos. Geben Sie dann die Konto-Nummer direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" ein. Wenn das Konto gefunden wurde, gelangen Sie ohne Kontenauswahl direkt zum nächten Eingabefeld. Nach erfolgter Auswahl erscheint rechts neben dem Eingabefeld die Konto-Bezeichnung und der Saldo des Kontos. Beachten Sie bitte noch, daß führende Nullen nicht eingegeben werden müssen, es sei denn, Sie suchen ein Konto der Klasse "0". Betrag: ------- Der Betrag einer Buchung darf nicht 0,00 sein. Negative Beträge sind jedoch möglich. Beleg-Nr. --------- Die Beleg-Nummer wird je nach Einstellung in den Buchungseinstellungen automatisch vergeben. Der Vorschlag kann jedoch manuell geändert werden. Datum: ------ Als Buchungsdatum wird automatisch das letzte Buchungsdatum vorgeschlagen. Das von Ihnen angegebene Datum muß sich innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres befinden. Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird in der Statuszeile laufend angezeigt. Code: ----- Unter Code ist der Steuerschlüssel zu verstehen. Normalerweise werden die Felder "Code", "M/V" und "St-Betrag" automatisch gefüllt, wenn Sie als Konto oder Gegenkonto ein Konto gewählt haben, daß einen Steuerschlüssel beinhaltet. Ist dies nicht der Fall, können Sie in diesem Feld mit <TAB> die Auswahlliste der Steuer- sätze aufrufen und anschließend mit <RETURN> den gewünschten Steuersatz übernehmen. Nach Eingabe diese Feldes prüft GS-Fibu, ob der von Ihnen gewählte Steuersatz mit der Kontenkombination möglich ist. Wenn nicht, werden die Inhalte der o.g. Felder gelöscht und der Leuchtbalken springt direkt auf das Eingabefeld "TEXT". M/V: ---- "M" bedeutet Mehrwertsteuer, "V" bedeutet Vorsteuer. Dieses Feld erreichen Sie auf "normalem" Buchungswege nicht. Sie können jedoch mit den Pfeiltasten auf dieses Feld gehen. Dort haben Sie wiederum mit <TAB> eine Auswahlliste der verfügbaren Steuerarten. St-Betrag: ---------- Auch dieses Feld wird bei einer Buchung übersprungen, da der Steuerbetrag automatisch errechnet wird. Nur wenn der von GS-Fibu errechnete Steuerbetrag nicht mit dem Betrag übereinstimmt, den Sie verbuchen wollen, sollten Sie dieses Feld ändern. Sie können dieses Eingabefeld mit den Pfeiltasten erreichen. Text: ----- Geben Sie hier den Buchungstext ein. Mit <TAB> können Sie auch einen bereits vorhandenen Buchungstext aus der Vorgabe wählen und mit <RETURN> übernehmen. Zusatz: ------- Im Feld "ZUSATZ" wird festgehalten, ob diese Buchung ein offener Posten ist oder ob es sich um eine Anlagebuchung handelt, d.h. bei einer Buchung mit Debitoren- oder Kreditiorenkonten erscheint hier als Eintrag "OP". Handelt es sich um eine Buchung des Anlagevermögens erscheint hier "Anlage"! Buchung ändern: ---------------- Stellen Sie den Leuchtbalken auf die gewünschte Buchung und bestätigen Sie Ihre Wahl mit <RETURN>. Sie können dann die Belegnummer, das Datum und den Text einer Buchung ändern. Neu anlegen: ------------ Sie haben zwei Möglichkeiten eine Buchung neu anzulegen. Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken <Einfg> aus der Liste heraus. Anschließend erscheint die Buchungsmaske. Löschen: -------- Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie löschen möchten. Drücken Sie dann die Taste <Entf> oder wählen Sie diesen Menüpunkt. Nach einer Sicherheitsabfrage (diese können Sie übrigens in den allgemeinen Einstellungen auch abschalten) wird die Buchung gelöscht. Die Salden der entsprechenden Konten werden korrigiert. Stapel verbuchen: ----------------- Nachdem Sie einige Buchungen in der Stapeldatei durchgeführt haben, können Sie diese in den Dialog übertragen. Beachten Sie bitte, das der jeweilige Sachbearbeiter nur seine eigene Stapeldatei bearbeiten und auswählen kann. Der Zugriff auf andere Stapeldateien wird von GS-FIBU verweigert. Wählen Sie bitte im Hauptmenü den Menüpunkt "BUCHEN" und anschließend "STAPEL WECHSELN/VERBUCHEN". Es erscheint eine Liste aller vorhandenen Stapeldateien. Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Stapeldatei, die Sie verbuchen möchten, drücken Sie dann die <ALT>-Taste und wählen im Menü den Punkt "STAPEL VERBUCHEN". Nach einer Prüfung, ob der Stapel in Ordnung ist, können Sie am Bildschirm verfolgen, wie die Buchungen in den Dialog übertragen werden. Wählen Sie dann im Hauptmenü unter "BUCHEN"->"DIALOGBUCHEN"! Sie werden dort Ihre Buchungen aus der Stapeldatei wiederfinden. Schauen Sie sich nun am Bildschirm an, was Sie gebucht haben. Auswerten: ---------- Wählen Sie im Hauptmenü unter "AUSWERTEN" z.B. den Menüpunkt "BUCHUNGSJOURNAL". Es folgt eine Eingabemaske, in der Sie eine Reihe von Selektionen vornehmen können, um die Auswertung entweder einzuschränken, umzusortieren, o. ä. Nachdem Sie die wichtigsten Vorselektionen eingegeben haben, müssen Sie mit <TAB> das Auswertungsformular wählen. Anschließend legen Sie fest, ob eine Auswertung auf dem Drucker, Bildschirm oder in Datei ausgeführt werden soll. Bei der Auswertung auf dem Bildschirm gibt es jedoch einiges zu beachten: Eine Auswertung auf dem Bildschirm ist zunächst einmal eine Auswertung in Datei. Wenn diese Datei erstellt ist, werden daraus eine bestimmte Anzahl von Zeichen eingelesen und auf dem Monitor dargestellt. Diese Anzahl ist in GS-Fibu intern auf 15.000 Byte (15 KB) begrenzt. Das reicht auf jeden Fall aus, um Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. komplett auf dem Bildchirm sehen zu können. Das reicht aber auf keinen Fall aus, um z.B. den kompletten Kontenrahmen DATEV-SKR03 darzustellen. Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihnen eine Bildschirmausgabe nicht vollständig erscheint. Jahresabschluss: ---------------- GS-Fibu unterscheidet zwischen dem vorläufigen und endgültigen Jahresabschluss. Der vorläufige Jahresabschluss ist eine der Stärken von GS-FIBU! Sie erhalten damit die Möglichkeit, ein bestimmtes Jahr beliebig oft abzuschließen, d.h. Sie können solange in allen vorhandenen Jahrgängen buchen, bis ein Abschluß wirklich endgültig ist. Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschließen, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-Fibu schlägt jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten vor. Mit <RETURN> können Sie die Daten übernehmen und dann den Abschluß starten, oder Sie ändern die Daten, falls nötig. Anschließend wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt. Der eigentliche Jahresabschluss läuft vollkommen automatisch ab. Am Bildschirm können Sie verfolgen, was passiert. ... ENDE ...