home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ A.C.E. 3 / ACE CD 3.iso / files / utils / cando23.dms / in.adf / Decks / ComplexExamples / BudgetTutor.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-04-24  |  6.8 KB  |  181 lines
  1.     Here is a short tutorial to give you a feel of how the Budget
  2. program works.
  3.  
  4.     First, lets start with a clean slate.  Select "Setup" from
  5. the Budget Options Screen.  This Setup Selection Requester will
  6. display various Setup options.  Select "Initialize All Data".
  7. This will display a warning "All Data will be lost.".  Click Ok.
  8. It will ask you for the Year.  The Current Year should be shown.
  9. Simply click Ok.  It will tell you when it is complete (click OK
  10. one more time.) Go back to the main screen by Clicking the
  11. CloseButton on the Setup Selection Requester.
  12.  
  13.  
  14. Prepare a sample Budget
  15.  
  16.     Click on the "Prepare Budget" button on the Budget Options
  17. Screen.  This will display a "Spreadsheet looking" screen.  The
  18. buttons on the left allow you to navigate through the Expense and
  19. Income Categories.  The first column shows you the amount
  20. budgeted for the current Category.  These should all be ZERO.
  21. The Actual Column shows the totals for all transactions for the
  22. current Category.  Because you have not entered any transactions,
  23. these should all be ZERO also.
  24.  
  25.     The columns on the right side of the display show the budget
  26. summery for all Expense and Income Categories.  (Currently ZERO)
  27.  
  28.     Click on the hourglass, next to "Category" in the lower left
  29. corner.  This will display all of the Expense and Income
  30. Categories.  We will start with "Misc.  Exp" so simply click OK.
  31. The Arrow buttons allow you to step through the Categories.
  32.  
  33.     Click on the "Set All Months" button located at the top of
  34. the first column.  This will display a requester allowing you to
  35. set all months for the currently selected Category.  Enter "150"
  36. into the field.  (As with all Dollar fields in this application,
  37. you can enter arithmetic expressions such as "30 * 5".) When you
  38. press RETURN or click OK, all monthly fields will be filled out
  39. with 150.00 and the Budget Summery figures will be updated.  You
  40. can modify any of the fields individually.
  41.  
  42.     If you fill out all months with the following figures, you
  43. will have the basis for sample budget.  (This is not strictly
  44. required for this example.)
  45.  
  46.     Misc. Exp    150
  47.     Groceries    225
  48.     Rent        525
  49.     Household    175
  50.     Utilities    125
  51.     Clothes        100
  52.     Entertain    100
  53.  
  54.     Payroll        1850
  55.     Gifts        0
  56.     Interest    20
  57.     Misc. Inc    0
  58.  
  59.     If you filled these out as indicated, you will notice the
  60. summery totals will reflect the following amounts:
  61.  
  62.     Income 22,440.  - Expense 16,800 = Net Income 5,640
  63.  
  64. (if only you could actually spend less than you earn!)
  65.  
  66.     Clicking the Close Button or the "Main Panel" button will
  67. return you to the screen showing your Budget Options.
  68.  
  69. Enter Transactions
  70.  
  71.     Click on the button "Enter Transactions".  This will display
  72. the Transaction Selector.  The Default Account will be Checking.
  73. (You can examine the other choices by clicking the hour-glass.)
  74. We will be working with the Checking Account for now.
  75.  
  76.     The remaining "Search Limits" don't make any difference
  77. because you do not have any transactions.  Later, you can use
  78. them to reduce the number of transactions you will see in the
  79. Transaction List.
  80.  
  81.     Click OK to move on.
  82.  
  83.     You will see the Title "Checking" at the top, some fields for
  84. the Account Balances, and an empty List of transactions.
  85.  
  86.     Because we are just getting started, we nee to set the
  87. initial Balances.  Enter 1675.76 in the Balance Field and the
  88. Confirmed Balance Field.  For now, the Statement Balance doesn't
  89. matter.  However, a "difference" of -1675.76 will be shown.  If
  90. this bothers you, put 1675.76 in the Statement Balance.
  91.  
  92.     Click "Add" to enter our first transaction.  This will bring
  93. up a requester with a field for the following Items:
  94.  
  95.     Date        date of the transaction (shows the current date)
  96.  
  97.     Check#        Check number associated with transaction
  98.                 This can be empty if you wish
  99.  
  100.     Payee        Indicates where the money is going (more on this 
  101.                 later).
  102.  
  103.     Category    Indicate the Expense or Income Category for the
  104.                 Transaction. (more on transfers later)
  105.  
  106.     Amount        The numerical amount for the transaction
  107.  
  108.     If you wish to use a different date for this transaction,
  109. make it in the current month for now.  Enter the Check# "3167".
  110. This is used for informational reasons only.  Enter "Wal-Mart"
  111. for the Payee.  When you press return the default Expense
  112. Category "Misc.  Exp" will be shown.  Click on the hourglass.
  113. Select Household from the list by double clicking on it.
  114. Finally, enter the amount of "76.34".  Verify the Fields and
  115. press OK.  If you would like to Cancel, simply click the
  116. CloseButton and start over.
  117.  
  118.     The account Balance should show "1599.42".  Select Add again.
  119. This time we are going to do a Deposit.  The easy way to do this
  120. is to click on the Setup Deposit Button.  This will put "Deposit"
  121. in the Payee field.  Deposits must have this in the Payee field.
  122. The default Income Category of "Payroll" will be shown.  Entry
  123. our net pay of "925.00".  (If you wished, you could enter Gross
  124. pay and set up Expense categories for your deductions.)
  125.  
  126.     Now the Balance should show "2524.42".  That's all for now in
  127. checking so click the CloseButton or "Main Panel".
  128.  
  129.     Click on the "Enter Transactions" button again.  This time we
  130. want to enter transactions for "Savings".  Click on the Account
  131. hourglass and select Savings.  Click Ok to enter the new
  132. transactions.
  133.  
  134.     Enter the "4260.50" into the Balance Fields and Click "Add".
  135. This time we are going to setup a transfer from Savings to
  136. Checking.  Click "Setup Transfer" and select "Checking".  The
  137. Category will default to "Xfer To".  Click on the Category
  138. hourglass and select "Xfer From".  Enter the Amount "500.00" in
  139. the Amount and click Ok.  This will show the transaction and
  140. change the balance to "4767.50".
  141.  
  142.     Now return to the Main Panel, select "Enter Transactions" and
  143. "Checking" for the Account.  You will notice the transfer is here
  144. also.  (We could have created it here, but I wanted to
  145. demonstrate the concept.) The Balance has been updated to show
  146. "2024.42".  If you edit or Delete this transaction, the
  147. corresponding transaction in Savings will be adjusted.
  148.  
  149. Reconciling Checkbook
  150.  
  151.     Your statement just came in!  Enter "2090.76" in the
  152. Statement Balance.
  153.  
  154.     Let me tell you about a couple of shortcut keys now.  They
  155. correspond to the four edit buttons at the bottom.
  156.  
  157.     F1 - Add
  158.     F2 - Confirm
  159.     F3 - Edit
  160.     F4 - Delete
  161.  
  162.     In addition the Up & Down keys moves highlight cursor in the
  163. transaction list up and down.
  164.  
  165.     Move the transaction cursor to the Deposit transaction by
  166. using the Up and Down Keys or Clicking once on it.  Press the F2
  167. key or click "Confirm".  The Confirmed Balance will show
  168. "2600.76" and the Difference will be "-510.00".
  169.  
  170.     Move the cursor to the Savings Transfer.  Press F2 or click
  171. "Confirm".  The Confirmed Balance will be "2100.76" and the
  172. Difference "-10.00".
  173.  
  174.     Well, the statement included a $10.00 service charge.  Add
  175. this transaction by pressing the F1 key or clicking "Add".  This
  176. transaction can be "Misc.  Exp" for the amount of "10.00".  After
  177. clicking "Ok", press F2 to confirm the transaction.  The
  178. Difference should now be "0.00"
  179.  
  180.   
  181.