PC go! 1995 September

home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search

/ PC go! 1995 September / Image.iso / pcgo / programm / demo / eho / archive2.exe / EHO_32.TXT next >

Wrap

Text File | 1994-10-12 | 307.8 KB | 6,260 lines

1. EINFÜHRUNG 5 1.1 KURZERKLÄRUNG DER TASTATUR 6 1.2 HOTKEYS - ÜBERSICHT IM HAUPTMENÜ 7 1.3 CURSORTASTEN UND IHRE FUNKTION IN MASKEN 8 2. INSTALLATION UND UPDATE 9 3. PROGRAMM STARTEN 13 4. EINFÜHRUNG 14 4.1 DIE KARTEIKÄSTEN VON CTO EHO 14 4.2 ARTIKELVERWALTUNG 19 4.2.1. ARTIKEL NEU ERFASSEN 19 4.2.2 ARTIKELKALKULATION 22 4.2.3 ARTIKEL SUCHEN 26 4.2.4 LIEFERUNG 27 4.2.5 WARENEINGANGSPROTOKOLL 28 4.2.6 STÜCKLISTE 28 4.2.7 ARTIKEL DRUCKEN 30 4.2.8 NEUKALKULATION 32 4.2.9 PREISANPASSUNG 32 4.2.10 BESTELLWESEN 33 4.3 KUNDEN- UND LIEFERANTENVERWALTUNG 34 4.3.1 KUNDEN UND LIEFERANTEN NEU ERFASSEN 34 4.3.2 ADRESSEN DRUCKEN 38 4.3.3 ADRESSE SUCHEN 39 4.3.4 WEITERE MÖGLICHKEITEN 42 4.4 DIE TEXTVERARBEITUNG MINI - TEXT 43 4.4.1 TEXTE ÄNDERN ODER NEU ERSTELLEN 44 4.4.2 TEXTE DRUCKEN 47 5. AUFTRAGSERFASSUNG 48 5.1 AUFTRÄGE NEU ERFASSE 48 5.2 BARVERKAUF 60 5.3 FORMULARE DRUCKEN 61 5.3.1 TEILLIEFERSCHEINE DRUCKEN 62 5.3.2 STAPELDRUCK 63 5.4 AUFTRAG BEARBEITEN 64 5.4.1 POSITION NACHTRÄGLICH LÖSCHEN 64 5.4.2 POSITION ÄNDERN 65 5.4.3 FALSCHE ARTIKELNUMMER 65 5.4.4 FALSCHER KUNDE 65 5.4.5 POSITIONEN NACHTRÄGLICH ZUFÜGEN, EINFÜGEN ODER VERSCHIEBEN 66 5.4.6 GEÄNDERTEN AUFTRAG AUSDRUCKEN 66 5.5 RÜCKSTANDSLISTE 66 6. ZAHLUNGEN ERFASSEN 67 6.1 SCHNITTSTELLE ZU CTO EA 70 6.2 SCHNITTSTELLE ZU CTO FIBU 71 7. MAHNUNGSWESEN 71 7.1 MAHNUNGEN DRUCKEN 71 7.2 EINZELMAHNUNGEN DRUCKEN 72 7.3 SAMMELMAHNUNGEN DRUCKEN 73 7.4 LISTE MAHNUNGEN 73 7.5 AUSSENSTÄNDE 74 8. STATISTIK 75 9. PROGRAMMINSTALLATION 78 9.1 VOREINSTELLUNGEN 78 9.2 FORMULARGESTALTUNG 89 9.3 DRUCKER EINRICHTEN 94 9.4 ZUSÄTZLICHE MÖGLICHKEITEN IN DER VERSION 3.2 100 9.4.1 DATEIMANAGER 100 9.4.2 LISTENGENERATOR 104 9.4.3 LISTE DRUCKEN 108 9.4.4 FORMULARGENERATOR 109 9.5 DATEIREORGANISATION 110 10. DATENSICHERUNG UND -WIEDERHERSTELLUNG 111 11. PROGRAMMENDE 112 12. SPECIALS 113 12.1 HILFE UND NOTIZZETTEL («F1» / «STRG F10») 113 12.2 DRUCKERUMLEITUNG («ALT F5») 113 12.3 TASCHENRECHNER («STRG F1») 113 12.4 TASTATURKÜRZEL BZW. MAKROS EINRICHTEN («ALT M») 114 12.5 ANZEIGE DATUM, ZEIT UND FREIE KAPAZITÄT («STRG K») 114 12.6 KASSENBESTAND KORRIGIEREN 114 12.7 PUFFER- ODER SCHNELLSUCHE 115 12.8 DRUCKERAUSWAHL («STRG P») 115 12.9 ZUGANGSBERECHTIGUNG PREISE («STRG U») 115 12.10 INSTALLATIONSAUSWAHL («ALT W») 115 12.11 KASSE ÖFFNEN («STRG O») 115 12.12 UMGEBUNGSVARIABLE CTOEHO 116 12.13 FAX VERSENDEN 118 12.14 EXTERNE PROGRAMME EINSTELLEN UND STARTEN 120 12.15 BILDSCHIRMSCHONER 120 ANHANG A. DATEIEN UND IHRE VERWENDUNG 121 B. DATEIAUFBAU 123 C. BEHEBUNG VON FEHLERN 128 1.) BUCHSTABEN IM OBEREN TEIL EINER RECHNUNG 128 2.) MAHNUNGSFRIST WIRD NICHT EINGEHALTEN 128 3.) KEIN RABATT BERECHNET, OBWOHL SIE RABATT GEWÄHREN WOLLTEN 128 4.) SCHRIFTART GEFÄLLT IHNEN NICHT 128 5.) ERFASSTE DATEN WERDEN NICHT AUFGELISTET 128 6.) MELDUNG «DRUCKER NICHT BEREIT» 128 7.) RECHNUNGSAUSDRUCK IST FEHLERHAFT 129 8.) AUSDRUCK VOM RECHNUNGSFUSS ERFOLGT (TEILWEISE) AUF DER NÄCHSTEN SEITE 129 D. SYSTEMFEHLER 129 E. ANMERKUNGEN ZUR ARBEIT MIT DBASE 132 F. SPEZIELLE DRUCKEREINSTELLUNGEN 132 G. UNTERSCHIEDE IN DER NETZVERSION 133 1. Einführung CTO EHO IST EINE AUFTRAGSBEARBEITUNG, DIE SIE SCHON NACH WENIGEN STUNDEN EFFEKTIV EINSETZEN KÖNNEN. Bei der Entwicklung standen besonders zwei Dinge im Vordergrund: a) Die Bedienung des Programms sollte so einfach wie möglich sein. b) Die Erstellung von Aufträgen sollte so schnell und komfortabel wie möglich durchgeführt werden können. Bei der Entwicklung kam es uns nicht darauf an, ein Programm zu erstellen, mit dem man jede nur erdenkliche Aufgabe erledigen kann. Wir sind aber überzeugt, daß mit CTO EHO alle Arbeiten, die in kleinen oder mittleren Betrieben anfallen, durchgeführt werden können. CTO EHO wird natürlich auch in Zukunft erweitert und/oder verbessert. Ihre Mitarbeit bei der weiteren Entwicklung ist für uns sehr wichtig: Wenn Sie Anre gungen für Verbesserungen oder Ergänzungen haben, schreiben Sie uns. Zu diesem Zweck befindet sich auf der Diskette ein Verbesserungsformular, das Sie ausdrucken können. Das Formular erscheint bei Eingabe von START im Text FORMULAR.TXT und kann über die Taste «D» für «Drucken» ausgedruckt werden. Informationen über das Programm erhalten Sie im Text «INFO.TXT» und Neuerungen, die nicht mehr im Handbuch berücksichtigt werden im Text «GANZ.NEU». CTO EHO ist voll kompatibel zu dBase III plus,d. h. Sie können Ihre Daten auch mit dBase III plus bearbeiten. Sie müssen nach einer Bearbeitung lediglich eine Dateireorganisation vornehmen. (vgl. Anhang D) Nutzen Sie die Schnittstelle zwischen CTO EHO - Auftragsbearbeitung - und unseren Programmen CTO EA (Einnahmen-Ausgaben-Überschußrechnung) bzw. CTO FIBU (Finanzbuchhaltung). Auf Tastendruck werden eingehende Zahlungen direkt verbucht, so daß Sie praktisch ohne Mehraufwand Ihre Buchhaltung auf dem aktuellsten Stand haben. 1.1 Kurzerklärung der Tastatur Nachfolgend sehen Sie eine schematische Darstellung Ihrer Tastatur. Die Tastatur umfaßt in der Regel vier Tastenfelder (XT's wurden noch mit einer Tastatur aus geliefert, die keinen abgesetzten Cusorblock enthielt): Funktionstasten Schreibmaschinentastatur Cursor- bzw. Steuertastenblock Cursor- bzw. Zahlenblock (mit NUM LOCK umschaltbar) Die Funktionstasten werden bei CTO EHO in der Regel be nutzt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie bei spielsweise ein Etikett für eine Adresse in der Adressverwaltung drucken wollen, können Sie die Funk tionstaste «F7»drücken. Die Schreibmaschinentastatur enthält zusätzlich einige für das Programm wichtige Tasten, wie beispielsweise «ENTER» (u. Ust. auch «RETURN» - Taste genannt). Mit dieser Taste bestätigen Sie Eingaben. Mit der SHIFT - Taste () können Sie einen Buchstaben groß schreiben und mit der CAPS (LOCK) - Taste wird die Großschreibung festgestellt: Die ESC - Taste bewirkt in der Regel den Abbruch einer Programmfunktion bzw. den Ausstieg aus einem Untermenü. Mit den Cursortasten können Sie sich in einem «Formular» bewegen. Wir werden Ihnen das anhand einiger Beispiele zu einem späteren Zeitpunkt vorführen. Die übrigen Steuertasten dienen u.a. ebenfalls dazu, sich in Texten, Tabellen o.ä. zu bewegen, mit der Taste «EINFG»; können Sie zwischen Einfüge- und Über schreibmodus hin- und herschalten. In der Regel haben die Funktionstasten in Masken, etc. immer eine bestimmte Funktion, die auch in unter schiedlichen Programmteilen ähnlich oder vergleichbar sind: «F1» Hilfe «F7» Suchen «F8» Löschen «F10» Übernahme und Bestätigung «ENTER» Feldeingabe abschließen «ALT F5» Druckumleitung «ALT L» Tastaturpuffer löschen «ALT M» Makrotasten belegen «ALT W» Auswahl Standard- oder Alternativinstallation «STRG K» Anzeige von Datum, Zeit, freier Kapazität «STRG O» Kassenschublade öffnen (falls vorhanden) «STRG P» direkte Druckerauswahl «STRG U» Zugangsberechtigung Preise und Kalkulation «STRG F1» Taschenrechner «STRG F2» Datum an aktuelle Cursorposition «STRG F10» Notizzettel Andere Funktionstasten haben abhängig vom gewählten Programmteil eine bestimmte Funktion, die Sie den ent sprechenden Menüleisten entnehmen können. 1.2 Hotkeys - Übersicht im Hauptmenü Mit den folgenden Tasten können Sie die entsprechenden Optionen sofort anwählen, wenn Sie im Hauptmenü sind. Dazu ist es nicht notwendig, daß ein bestimmtes Menü bereits aufgeklappt ist. TASTE ALT STRG F3 Rechnung neu bestehende Rechnung/Quittu erfassen Rechnung ng drucken bearbeiten F4 Auftragsbestäti gung drucken F5 Lieferschein drucken F6 Barverkauf bestehenden neu erfassen Barverkauf bearbeiten F7 Gutschrift bestehende Gutschrift neu erfassen Gutschrift drucken bearbeiten F9 Angebot neu bestehendes Angebot drucken erfassen Angebot bearbeiten 1.3 Cursortasten und Ihre Funktion in Masken Die Cursortasten können wie folgt benutzt werden: «Pfeil links» ein Zeichen zurück «Pfeil rechts» ein Zeichen vorwärts «Pfeil oben» ein Feld zurück «Pfeil unten» ein Feld vorwärts «ENDE» Ende des Feldes «POS1» Anfang des Feldes «BILD unten» Bearbeitung beenden «STRG Y» Zeile ab Cursorposition nach rechts löschen «STRG Pfeil links» Wort zurück «STRG Pfeil rechts» Wort vor «STRG T» Wort rechts löschen «STRG BILD unten» letzes Feld in der Maske «STRG Pos1» erstes Feld in der Maske 2. Installation und Update ACHTUNG: Lesen Sie bitte das gesamte Kapitel, bevor Sie eine Installation oder ein Update durchführen. Bitte beachten Sie die Hinweise, die Sie erhalten, wenn Sie die Programmdiskette in Laufwerk. A einlegen, mit «A:» auf das Laufwerk wechseln und hinter dem Prompt A:\> «start» (entsprechend Laufwerk B:) eingeben. Sie erhalten dann auch einen Überblick der Optionen, die wir in diesem Handbuch aus drucktechnischen Gründen nicht mehr vorsehen konnten (Datei). Vor der Installation sollten Sie in jedem Fall eine Sicherungskopie der Programmdiskette erstellen. Zu diesem Zweck legen Sie die Originaldiskette (Schreibschutz nicht vergessen) in Laufwerk A und geben dann den folgenden Befehl ein: «DISKCOPY A: A:» (alternativ «DISKCOPY B: B:» ) Befolgen Sie anschließend die weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. ACHTUNG: VOR dem UPDATE von einer älteren Version (bis 2.02) auf CTO EHO plus (ab 3.0) sollten Sie eine Liste mit allen offenen Rechnungen (vgl. "OP", "Außenstände") erstellen, da folgendes Problem auftritt: (dies ist nicht notwendig, wenn Sie ein Update von Version 3.0 oder 3.01 auf Version 3.2 durchführen) BEISPIEL: Eine Rechnung wurde am 02.11.93 über DM 1000,- an Kunden XYZ erstellt. Das Update erfolgt am 10.11.93. Das neue Feld «OFFEN» in den Stammdaten weist «0» aus. Der Kunde bezahlt am 17.11.93. Das Feld «UMSATZ» in den Stammdaten zeigt «1000,00» Das Feld «OFFEN» in den Stammdaten zeigt «-1000,00» Das letztere Feld muß nachträglich auf «0» korrigiert werden. Sie können CTO EHO plus anhand des Installationsprogramms oder auch manuell auf einer Festspeicherplatte installieren; wenn Sie das Programm mit dem Installationsprogramm installieren wollen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Legen Sie die Programmdiskette in Laufwerk A oder B Geben Sie dann zum Wechsel auf das entsprechende Laufwerk «A:» bzw: «B:» , dann ENTER ein Geben Sie anschließend «INSTALL » ein. Beantworten Sie die vom Installationsprogramm gestellten Fragen nach Zielpfad und Verzeichnis. Sollte schon vorher eine Version von «CTO EHO » oder «CTO EA» installiert gewesen sein, existiert das Verzeichnis «C:\EHO» bereits. Dies wird von der Installationsroutine erkannt und führt zu einer entsprechenden Meldung. Sie können jetzt das Installationsverzeichnis ändern oder bestätigen. Sie können jetzt entscheiden, ob Ihre Konfigurationsdateien «CONFIG.SYS» und «AUTOEXEC.BAT» aktualisiert werden sollen.Wünschen Sie das nicht, so geben Sie hier «N» ein. Beachten Sie dennoch bitte die Anmerkungen zu den Konfigurationsdateien weiter unten. Das Programm wird dann automatisch auf der angegebenen Festspei cherplatte installiert. Der Computer meldet sich (im Beispielfall) dann mit C:\> Geben Sie hinter dieser sogen. Promptmeldung EHO ein, damit das Programm gestartet wird. Bei der manuellen Installation oder dem manuellen Update brauchen Sie nur die Datei EHOARC.EXE in das gewünschte Verzeichnis kopieren. Anschließend wechseln Sie in das Verzeichnis und geben dann «EHOARC» ein. Die in dieser Archivdatei befindlichen Dateien werden jetzt entpackt; auf Nachfragen, ob eine bestimmte Datei überschrieben werden soll, sollten Sie auf jeden Fall mit «y» (für "Yes") antworten. Anschließend starten Sie das Programm mit EHO. ACHTUNG: Wenn Sie CTO EHO plus neu installiert haben, werden nach dem Programmstart mit «EHO» automatisch die benötigten Dateien und anschließend die Indexdateien erstellt, ansonsten wird ein Update durchgeführt. Vor der Durchführung eines Updates sollten Sie auf jeden Fall zuerst eine Datensicherung durchführen. ACHTUNG: Ab der Version 3.2 werden automatisch zwei zusätzliche Verzeichnisse unter dem Verzeichnis angelegt, in dem CTO EHO plus liegt: a) SERVICE: enthält alle Listen, Formulare, Etiketten und Filter b) FAX: enthält alle gespeicherten Faxe ändern Sie nicht die Namen der o.g. Verzeichnisse. TIP: Sollten Sie bereits Testrechnungen mit einer Prüfversion erfaßt haben, so müssen diese natürlich vor einem «Echtbetrieb» gelöscht werden. Sie können diese Rech nungen einzeln über «Zahlung erfassen» stornieren oder aber (besonders dann, wenn viele Beispielrechnungen erstellt wurden) folgende Schritte durchführen. ACHTUNG: Durch die nachfolgenden Schritte werden Daten gelöscht. - Führen Sie eine Datensicherung durch. - Löschen Sie folgende Dateien im Verzeichnis, in dem die EHO liegt: UMSATZ.DBF KUNDEN.DBF ARCHIV.DBF - Löschen Sie im o.g. Verzeichnis die Datei UMS.MEM. - Starten Sie das Programm. - Führen Sie eine Reorganisation durch. Von einer Arbeit mit Disketten ist wegen des benötigten Speicherplatzes abzuraten. ACHTUNG: Führen Sie auf jeden Fall vor (!!) der Durchführung des Updates eine Datensicherung durch. Das Update darf im Netzwerk nur von einem Benutzer durchgeführt werden. Die anderen Benutzer, müssen das Programm unbedingt verlassen. Wenn Sie bereits eine Prüfversion oder eine ältere Version haben, werden die vorhandenen Daten automatisch angepaßt. Alle Dateien, die zusätzlich benötigt werden oder nicht vorhanden sind, werden anschließend automatisch angelegt. ACHTUNG: Beim Update einer Netzversion (spez. bei Peer-to-Peer- Netzwerken - vgl. Anhang G) ist das Programm EHO.EXE mit dem Read-Only-Attribut versehen. Dieses Attribut müssen Sie vor dem Update wieder wegnehmen («ATTRIB -R EHO.EXE»), damit das Programm «EHO.EXE» mit der neuen Version überschrieben werden kann. Die (mögliche) Meldung «Verzeichnis C:\EHO existiert bereits» rührt daher, daß schon einmal eine «CTO EHO» oder «CTO EA» Version installiert war(s.o.). Das Programm prüft anschließend, ob eine bestimmte Datei (z. Zt. "V_EHO320.DAT") vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, wird vorgeschlagen, daß das Update durchgeführt werden sollte. Wenn Sie allerdings bereits die Version im Einsatz haben, kann es sein, daß diese Datei irrtümlicherweise gelöscht wurde. Dann haben Sie jetzt noch die (letzte) Gelegenheit, das Update abzu brechen und diese Datei von Ihrer Datensicherung einzuspielen. Wenn Sie die Frage mit «JA» beantwortet haben, wird zunächst geprüft, ob der Platz für die Durchführung des Updates auf Ihrer Festplatte ausreicht. Sollte dies der Fall sein, werden zuerst die neuen Dateistrukturen erstellt. ACHTUNG: Sollte ab diesem Zeitpunkt ein Problem bei der Durchführung des Updates entstehen, müssen Sie auf jeden Fall vor dem erneuten Durchführen des Updates die Datensicherung neu einspielen. Anschließend werden alle Dateien angepaßt. Entsprechende Meldungen sehen Sie auf dem Monitor, so daß Sie den Verlauf nachvollziehen können. Nach der Anpassung der Parameterdateien (Drucker, Formulare, Voreinstellungen, etc.), werden ggfs. die Dateien «BESTELL.MEM» (enthält Einstellungen für Bestel lungen), «REFLOSK.MEM» (enthält Rechnungsfußzeilen) und «FIRMA2.MEM» (enthält Einträge für Lastschriftformulare) gelöscht und wieder neu angelegt. Eine Anpassung dieser Dateien ist leider nicht möglich. Damit ist der Updatevorgang beendet und die Reorganisation der Indexdateien wird durchgeführt. Anschließend sollten Sie auf jeden Fall zunächst im Bereich «Dienste» die Druckereinstellung, die Formulargestaltung und die Voreinstellungen prüfen und ggfs. korrigieren. Die Datei «CONFIG.SYS» sollte die folgenden Anweisungen enthalten: files=39 buffers=9 Der o.g. Wert für "files" ist eine Mindestangabe und muß evtl. je nach Konfiguration (Netzwerk, speicherresidente Programme, Treiber, etc.) erhöht werden. Ändern Sie die Datei entsprechend oder lassen Sie dies vom Installationsprogramm vornehmen. ACHTUNG: Bitte überprüfen Sie, ob in der Datei «CONFIG.SYS» bzw. «AUTOEXEC.BAT» einer der folgenden Befehle enthalten ist: «fastopen», «fcbs», «stacks». Falls dies der Fall sein sollte, sollten Sie die entsprechende Zeile löschen oder als Kommentar markieren, weil es ansonsten evtl. zu Schwierigkeiten kommen könnte. Der «share»-Eintrag ist in der Regel nur bei sogen. Peer to Peer Netzwerken (z. Bsp. Novell Lite) von Bedeutung. Bei MS-DOS 6.0 oder 6.2 kann es zu Problemen mit dem EMM386-Treiber kommen. Abhilfe: Geben Sie in der «CONFIG.SYS» hinter dem EMM386 Eintrag als Parameter NOVCPI ein oder verwenden Sie den EMM386 - Treiber von «MS-WINDOWS». Auch der Eintrag «SET CLIPPER=E0» in der Datei «EHO.BAT» kann das Problem beheben. Starten Sie dann Ihren Computer neu. 3. Programm starten Das Programm kann jedes Mal mit EHO gestartet werden. Achten Sie darauf, daß Sie das richtige Laufwerk aktiviert haben. MACHEN SIE M╓GLICHST OFT (MINDESTENS EINMAL PRO WOCHE) EINE SICHERHEITSKOPIE IHRER DATEN !!! (Falls Ihre Festspeicherplatte ausfallen sollte) TIP: Verfahren Sie hier nach dem Drei-Generationen-Prinzip: 1. Sicherung auf den ersten Satz Disketten, 2. Sicherung auf den zweiten Satz, 3. Sicherung auf den dritten Satz , die 4. Sicherung wieder auf den ersten Satz usw.. So ist immer gewährleistet,daß ein relativ «frischer » Sicherungsatz vorhanden ist. (Selbst und gerade Disketten unterliegen einem gewissen Alterungs- und Abnutzungsprozess.) 4. Einführung 4.1 Die Karteikästen von CTO EHO Wir möchten mal davon ausgehen, daß Sie die Organisation Ihres Geschäfts bisher mit Hilfsmitteln, wie zum Beispiel Karteikästen, in denen Sie auf Karteikarten Daten Ihrer Stammkunden und Daten über die in Ihrem Geschäft angebotenen Waren vermerkt haben. Die Rechnungen haben Sie - wenn Sie nicht bereits einen Computer besitzen - bisher vermutlich mit einer Schreibmaschine geschrieben, die Kopien in Aktenordnern aufbewahrt. Möglicherweise mußten Sie sich bisher einmal pro Woche durch diese Akten wühlen, um festzustellen, ob ein Kunde seine Rechnung nach 14 Tagen schon bezahlt hat. All diese Arbeit wollen wir Ihnen mit diesem Programm entweder ganz abnehmen oder zumindest stark vereinfachen, so daß Sie letztendlich Ihre Zeit wesent lich wichtigeren Dingen zuwenden können, aber auch sicher sind, daß Ihnen keine Zahlung entgeht. Das Programm beinhaltet im Prinzip ebenfalls Karteikästen, die allerdings elektronisch zur Verfügung gestellt werden, wobei für jede Aufgabe ein «Formblatt» entwickelt wurde, daß Ihren Karteikarten gar nicht so un ähnlich sein dürfte. Wir haben insgesamt folgende «Karteikästen»: 1.) Kunden- und Lieferantenverwaltung (vgl. Menü "Adressen"). Darin befinden sich alle Adressen von wichtigen Kunden, Lieferanten, etc. Das zugehörige «Formblatt» füllen Sie mit Hilfe der Tastatur Ihres Computers aus. Wenn Sie Änderungen vornehmen wollen, brauchen Sie nicht mehr das Formblatt wegzuwerfen und ein neues zu schreiben, sondern Sie ändern einfach die Daten in dem Formblatt (so als ob Sie die vorhergehenden Daten wegradiert hätten). Sinnvoll ist auch, wenn die Formblätter in Ihrem Karteikasten sortiert sind. Diese Aufgabe übernimmt das Programm automatisch für Sie, d.h. die Adressen sind je nach Bedarf beispielsweise nach Nachnamen und Vornamen oder nach dem Ort oder der Postleitzahl sor tiert und wenn Sie eine Adresse neu aufnehmen, dann wird diese neue Adresse automatisch einsortiert. Das sind die wichtigsten Aufgaben, die dieser Programmpunkt übernehmen wird, weitere Möglichkeiten werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt noch vorführen. 2.) Lagerverwaltung (vgl. Menü "Lager") Darin befinden sich alle Waren und Leistungen, die Sie in Ihrem Sortiment haben, sortiert entweder nach der Bezeichnung des Artikels oder nach der Artikelnummer. Wenn Sie eine Rechnung schreiben, brauchen Sie nur die Artikelnummer anzugeben und das Programm sucht in Ihrer Artikelliste diesen Artikel und schreibt alle Daten, wie z.B. Bezeichnung des Artikels und Preis auf die Rechnung. Vermutlich kennen Sie folgendes Problem: Nach einer Preiserhöhung müssen Sie die Preise neu kalkulieren und entsprechend auf den Karteikarten ändern. Auch diese Aufgabe wird jetzt stark vereinfacht: Die Kalkulation ist möglicherweise das Prunkstück dieses Programms, denn es bietet Ihnen flexible Möglichkeiten auch in diesem Punkt. 3.) Rechnungen und Angebote erstellen (vgl. Menü "Auftrag" und "Bearbeiten") Die mühsame Erstellung von Rechnungen und/oder Angeboten mit der Schreibmaschine ist Vergangenheit: Alle Rechnungen bzw. Angebote können Sie ausdrucken lassen, wobei Ihnen die Berechnung der einzelnen Positionen (Rechnungssumme, Mehrwertsteuer, etc.) vom Programm abgenommen werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben sollten, können Sie jederzeit die fehlerhaften Rechnungen bzw. Angebote korrigieren und neu ausdrucken. 4.) Zahlung erfassen (vgl. Menü "OP") Wahrscheinlich hatten Sie bisher einen Ordner mit den Durchschlägen Ihrer Rechnungen. Wenn dann eine Zahlung einging, mußte in diesem Ordner die entsprechende Rechnung herausgesucht werden und die eingegangene Zahlung vermerkt werden. Diese Aufgabe wird jetzt in ähnlicher Weise ausgeführt, nur daß Sie nicht mehr suchen müssen, sondern das Programm für Sie sucht. 5.) Positionen bearbeiten (vgl. Menü "Bearbeiten") Wenn Sie sich bisher bei einer Rechnung bzw. Angebot geirrt hatten (Tippfehler, falscher Preis etc.), dann blieb Ihnen in der Regel wahrscheinlich nichts anderes übrig, als die Rechnung bzw. das Angebot neu zu schreiben. 6.) Mahnungswesen (vgl. Menü "OP") Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben, die erledigt werden muß, ist die Erstellung von Mahnungen. Wenn Sie mit CTO EHO arbeiten, reduziert sich Ihr Zeitaufwand darauf, die Taste für den Aufruf des Mahnungswesens im Hauptmenü zu drücken. Sie erhalten dann automatisch eine Liste aller Kunden, die Ihre Rechnung vor (beispielsweise) mehr als 14 Tagen erhal ten und nicht bezahlt haben. Diese Daten müssen Sie dann nur noch in einen entsprechenden Formbrief eintragen, den Sie mit einer Textverarbeitung erstellen. Selbstverständlich können Sie diese Daten auch so übertragen lassen, daß Sie mit Ihrer Textverarbeitung (Serienbriefe) weiterverarbeitet werden können. Sie können aber auch direkt mit CTO EHO Mahnungen an die Kunden schicken. 7.) Statistik (vgl. Menü "Statistik") Wenn Sie beispielsweise den Umsatz eines Monats ausrechnen wollten, dann war das bisher mit sehr viel Rechenaufwand und Zeit verbunden. Auch hier besteht Ihre Aufgabe nur darin, dem Programm mitzuteilen, für welchen Zeitraum Sie Ihren Umsatz berechnet haben wollen. Den Rest erledigt das Programm für Sie. Vielleicht ist Ihnen schon anhand der o.g. Beipiele deutlich geworden, wie das Programm arbeitet und welche Aufgaben Ihnen abgenommen und erleichtert werden. HILFE !! WICHTIG: Mit der Taste «F1» kann in fast jedem Menü eine Hilfe auf den Bildschirm geholt werden, die zumindest die wichtigsten Dinge des Programmteils, in dem Sie momentan arbeiten wollen, erklärt. Diese Hilfe kann ergänzt oder verändert werden Wir wollen Ihnen anhand verschiedener Geschäfts - Vorgänge den Umgang mit diesem Programm erleichtern. Hier sehen Sie das Hauptmenü: Standardmäßig wird entweder (nach dem Starten des Programms) das Auftragsmenü oder (wenn man bereits Menüs gewählt hat) das zuletzt gewählte Menü aufgeklappt. Dies läßt sich allerdings auch anhand der Umgebungsvariablen CTOEHO ändern. In der oberen Zeile sehen Sie die einzelnen Menüpunkte. Die Kennbuchstaben für die einzelnen Menüpunkte sind farblich entsprechend gekennzeichnet. Wenn Sie die Taste «ALT» gedrückt halten und dann den Kennbuchstaben für einen Menüpunkt eintippen (z.Bsp. «ALT A» für Auftrag), erscheint das entsprechende Untermenü auf dem Bildschirm: Eine kurze Erläuterung zu dem jeweiligen Menüpunkt können Sie am unteren Bildrand sehen, wenn Sie mit den Cursortasten durch das Menü laufen. Hinter einigen Optionen sehen Sie auch einen Pfeil nach rechts. In diesen Fällen erscheint eine weitere Auswahl, wenn Sie den entsprechenden Menüpunkt gewählt haben. Wenn Sie also beispielsweise den Punkt «OP» für «Offene Posten» gewählt haben, sehen Sie hinter dem Punkt «Liste Mahnungen» den angesprochenen Pfeil. Wenn Sie den Punkt anwählen, indem Sie entweder mit den Cursortasten nach unten gehen und dann «ENTER» drücken oder indem Sie direkt «L» eintippen, dann erscheint ein weiteres kleines Fenster mit den Optionen «Bildschirm» oder «Drucker», d.h. Sie können angeben, ob die Liste auf dem Monitor gezeigt oder gedruckt werden soll. In dem oben gezeigten Menü sehen Sie ein Häkchen vor der Option "Brutto-Auftrag". In diesem Fall ist also die Bruttofakturierung eingestellt. Wenn Sie netto fakturieren wollen, brauchen Sie nur (entweder über "N" für "Netto" oder über Cursortasten diese Option anzuwählen und gegebenenfalls zu bestätigen. Mit der Taste «F10» können Sie ebenfalls das Menü aktivieren; dabei sind zwei Fälle von Bedeutung: Nach dem Neueinstieg ins Programm bewirkt «F10» die Aktivierung des Punktes «Auftrag» Danach kann über die Taste «F10» immer direkt die Option gewählt werden, die vorher aktiviert war. Wenn Sie also die Option «Adressen Suchen», «Name» gewählt hatten und einen Namen nicht gefunden haben, die Suche nach Name aber neu aktivieren wollen, dann reicht ein Druck auf die Taste «F10». Wenn Sie bereits ein Menü aktiviert haben (beispielsweise mit «ALT A» für «Auftrag»), dann können Sie beispielsweise mit «ALT I» den Menüpunkt «Dienste» sofort aktivieren, ohne daß Sie sich mit den Pfeiltasten zu diesem Menü bewegen müssen. Kurz gesagt: Wenn Sie die rot gekennzeichneten Tasten innerhalb eines Menüs drücken, wählen Sie die entsprechende Option an; wenn Sie die Taste «ALT» und eine rot gekennzeichnete Taste in der oberen Menüleiste drücken, wählen Sie das entsprechende Menü. Wenn Sie im Hauptmenü die Taste «F1» für «Hilfe» drücken, erhalten Sie eine allgemeine Hilfe zur Tastatur und eine kurze Erläuterung der einzelnen Menüpunkte. Alle weiteren Menüs sind ähnlich aufgebaut. Sie können jetzt zunächst die programminterne Installation vornehmen, bei der Sie Ihren Drucker einrichten, die Formulargestaltung für Rechnungen etc. durchführen, bestimmte Voreinstellungen festlegen (z. Bsp. Skonto, Mahnfrist, Fakturierungsart..). Für diesen Zweck steht im Programm der Menüpunkt «Dienste» zur Verfügung, den Sie mit «ALT I» aufrufen können. Sie können natürlich auch zunächst mit dem Programm arbeiten, ohne diese Installation vorgenommen zu haben und erst zu einem späteren Zeitpunkt die Einstellungen vornehmen, wenn Sie sich beispielsweise zunächst an das Programm «gewöhnen» wollen. In diesem Fall können Sie beispielsweise zuerst die Artikel und Leistungen, die Sie in Ihrem Sortiment haben, erfassen. Wenn Sie jetzt Ihre Artikel erfassen wollen, müssen Sie diesen Punkt mit «ALT L» wählen oder (falls Sie bereits einen Menüpunkt angewählt haben) diesen Menüpunkt mit den Cursortasten ansteuern. Eine Zuordnung von Artikeln zu Lieferanten ist allerdings so lange nicht möglich, wie Sie noch keine Lieferanten erfaßt haben. 4.2 Artikelverwaltung 4.2.1. Artikel neu erfassen Anschließend erscheint dann das Menü zur Lagerverwaltung. Da Sie Artikel erfassen wollen, müssen Sie hier die Option «Neu erfassen» wählen: Auf dem Bildschirm sehen Sie ein leeres Formular zur Er fassung des Artikels. Geben Sie jetzt in die hell unter legten Felder alle Angaben ein. In diesem wie auch in den noch folgenden Formularen können Sie den Cursor (Schreibmarke) mit den Pfeiltasten und mit den Tasten «POS1» und «ENDE » bewegen (die Funktion aller Cursortasten haben wir im Kapitel 1.3 tabellarisch erläutert). Die Taste «BILD unten» hat dabei die Funktion eines Schalters: Wenn Sie ein Formular ändern bzw. ausfüllen und in der unteren Zeile lediglich Erläuterungen zum Ausfüllen bzw. ändern des jeweiligen Formulars stehen, dann sind Sie im Eingabemodus . Wenn Sie dann die Taste «BILD unten» drücken, erscheint in der unteren Zeile ein Untermenü (allerdings nicht bei der Neuerfassung eines Artikels oder einer Adresse), dem Sie die Bedeutung und Wirkungsweise der dort angegebenen Funktionstasten entnehmen können. Sie befinden sich dann im Befehlsmodus. Falls Sie wissen wollen, welche Artikelnummer Sie zuletzt vergeben haben bzw. wie viele Artikel Sie bereits im Lager erfaßt haben, können Sie auch für die Artikelnummer «1» eingeben. Wenn das Feld leer ist, wird die Artikelliste eingeblendet, so daß Sie eine wichtige Hilfe für die Artikelnummerierung haben. In das Feld «Lieferant» tragen Sie - wenn gewünscht - die Nummer aus der Adreßverwaltung ein, die der Lieferant erhalten hat. Bei Eingabe von «?» werden alle Kunden und Lieferanten aus der Stammdatenverwaltung gezeigt, die dann mit übernommen werden können. Dabei ist es empfehlenswert, bei den Voreinstellungen im Bereich «Installation» eine Kennung anzugeben, unter der die Lieferanten vermerkt sind. Mit der Taste «F3» können Sie nun zwischen Sortierordnung «Kennung» (Voreinstellung) und «(Lieferanten-)Nummer» hin- und hergeschaltet werden. Über die Puffersuche kann der gewünschte Lieferant erreicht werden. In das Feld «Gruppe» können Sie die jeweilige Warengruppe des Artikels eintragen. In unserem Beispiel haben wir «sani» für «Sanitärbereich» eingetragen. Über diese Warengruppe ist dann eine Selektierung1 bei Listen möglich. In das Feld «Gruppe» können Sie eine Bezeichnung nach Ihren Wünschen eintragen. Dies Feld bietet bei bestimmten Selektionen ein weiteres Unter scheidungsmerkmal. In das Feld «Lief.-Art.-Nr.» können Sie die Artikel nummer Ihres Lieferanten eintragen. In die Felder «Bezeichnung» und «Zusatz» können Sie die Artikelbezeichnung eintragen. TIP: Falls Sie die Möglichkeit des Ausdrucks von Quittungen auf einen Bondrucker nutzen wollen, beachten Sie bitte, daß nur jeweils die ersten 20 Zeichen der Artikel bezeichnung beim Ausdruck berücksichtigt werden kann. Zur Orientierung können Sie das «e» von «Lief.-Art.-Nr.» in der Maske benutzen. Im Feld «Einheit» kann die Mengenbezeichnung eingetragen werden. In das Feld «Bestand» tragen Sie Ihren Anfangsbestand ein. Ein Eintrag direkt in dieses Feld ist nur bei der Neuerfassung möglich. Eine Änderung des Feldes zu einem späteren Zeitpunkt ist nur über Lieferungen möglich. Falls der Artikel aus dem Lager abgebucht werden soll, muß auch das Feld «Bestand » ausgefüllt werden. Sollte der Bestand nicht auf Lager sein, brauchen Sie hier nichts einzutragen. Außerdem können Sie weitere Informationen in das Feld «Notiz» eintragen. Auf eine weitere Besonderheit möchten wir an dieser Stelle ebenfalls hinweisen: In einigen Feldern sind schon bestimmte Vorgaben eingetragen, weil wir annehmen, daß diese Voreinstellung in der Regel Ihren Wünschen entspricht. Ein Beispiel sehen Sie in dem Formular: Bei «rabattfähig» ist schon «N» eingetragen. Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann brauchen Sie nur in dieses Feld «J» einzugeben, ansonsten brauchen Sie gar nichts zu tun. 4.2.2 Artikelkalkulation Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, fehlen noch die Preise, die zunächst kalkuliert werden müssen. Wenn Sie das Feld «Notiz» verlassen haben, erscheint in der oberen rechten Ecke des Bildschirms das Kalkulationsfenster (Sie sind immer noch im Einga bemodus): In diesem Fenster können in unterschiedlicher Art Preise kalkuliert werden: Eingabe Einkaufs- und Nettopreis ergibt Aufschlag u. Bruttopreis Einkaufs- und Bruttopreis ergibt Aufschlag u. Nettopreis Einkaufspreis und Aufschlag ergibt Netto- u. Bruttopreis ACHTUNG: Wenn der EK geändert wird, werden wahlweise der Aufschlag oder (!) die Netto- und Bruttopreise für Preisstufe 2 bis 5 (falls vorhanden) angepaßt. Dabei sollten Sie beachten, daß die Felder, die berechnet werden sollen, möglichst 0 enthalten sollen. BEISPIEL: Die Badewanne kostet im Einkaufspreis DM 240,-. Geben Sie also diesen Preis bei Eink.-Preis ein. Angenommen, Sie haben sich vorgestellt, daß die Badewanne 600.00 brutto kosten soll, dann geben Sie diesen Preis bei Bruttopreis ein und drücken dann «ENTER». Sie sehen dann, daß der Nettopreis (521.74) automatisch berechnet wird. Allerdings beträgt Ihre Gewinnspanne (Aufschlag), die ebenfalls automatisch ermittelt wird, 117.39%. Da Sie eigentlich 100% an der Badewanne verdienen wollten, nehmen Sie die Mög lichkeit zur Neukalkulation in Anspruch, indem Sie die Frage «Wiederholen ?» mit «Ja» beantworten. Hier haben wir ein Beispiel dafür, daß wir Ihnen schon einen bestimmten Vorschlag für die Beantwortung machen. Bei fast allen Fragen, die während der Bearbeitung gestellt werden, schlägt das Programm eine bestimmte Antwort vor. Wenn Sie dann mit dieser Antwort (im Beispiel würde das bedeuten, daß Sie den Preis noch einmal kalkulieren wollen - also Antwort «Nein») einverstanden sind, dann bestätigen Sie dies, indem Sie die «ENTER» - Taste drücken. Um jetzt nicht so einen unattraktiven Preis anbieten zu müssen, überlegen Sie sich, daß wohl ein Bruttopreis von DM 549,90 vernünftig wäre. Also tragen Sie beim Bruttopreis 549,90 und beim Einkaufspreis 240 ein. Wenn Sie jetzt wieder «BILD unten » drücken, dann wird wieder automatisch der entsprechende Aufschlag berechnet. Der mögliche Prozentsatz bei der Mehrwertsteuer richtet sich nach dem Eintrag in der Installation. Sie können dieses Feld nicht eher verlassen, bis Sie einen Prozentsatz eingegeben haben, den Sie in der Installation eingegeben haben. Zusätzlich können Sie auch noch 0 eingegeben. Da dieser Preis zufriedenstellend ist, soll keine Neukalkulation mehr erfolgen (auf die Frage «Wiederholen?» «N» eingeben) und die Daten sollen übernommen werden («J» oder «ENTER» eingeben). Wenn Sie sich überlegt haben, daß bei einem Artikel, den Sie bereits vorher kalkuliert haben, (d.h. die Preise sind schon im Formular eingetragen) die alte Kalkula tion günstiger war, als die, die Sie gerade durch geführt haben, dann müssen Sie hier «N» eintragen. ACHTUNG: Falls Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, geben Sie beim Nettopreis den Verkaufspreis und bei Mehrwertsteuer «0» ein. In diesem Fall wird dann der Netto- und Bruttopreis gleich gesetzt. TIP: Falls Sie eine Stückliste für diesen Artikel vereinbart haben, können Sie die Summe der EK-Preise anhand der Tastenkombination «ALT K» übertragen. Danach erscheint die 2. Seite des Artikelstammblatts, in der Sie weitere Angaben zum Artikel machen können: In dem o.g. Fall ist der Preis 2 und Preis 3 kalkuliert worden. Die Kalkulation erfolgt, indem Sie einen Wert eingeben und bei den anderen Werten «0» eintragen. In unserem Fall wurde der Nettopreis eingegeben (z. Bsp. DM 510,00) und für die beiden anderen Faktoren (Aufschlag und Bruttopreis) jeweils «0» eingegeben. Nachdem das Feld «Brutto» überschritten ist, werden die restlichen Werte automatisch berechnet. Wenn Sie die Kalkulation nicht übernehmen wollen, gehen Sie einfach mit den Cursortasten zurück. Bei Preis 4 und Preis 5 wurde keine Berechnung durchgeführt, so daß sich automatisch die dort genannten Zahlen ergeben. In das Feld «Best. Menge» wird automatisch bei Erfassung einer Bestellung ein Eintrag vorgenommen. Wenn Sie also beispielsweise 5 Badewannen bestellt haben, dann wird hier «5» eingetragen und man kann zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, ob ein bestimmter Artikel bereits bestellt worden ist. Dieses Feld hängt natürlich eng mit dem Feld «Best.-Dat.» zusammen: In dieses Feld wird das Datum eingetragen, an dem die Bestellung erfolgt ist. Bei einer Lieferung wird dieses Feld wieder entsprechend korrigiert: Wenn also 5 Badewannen geliefert wurden, wird automatisch «0» in das Feld Bestellmenge eingetragen. In das Feld «Aktual.» müssen Sie eintragen, ob der Artikel bei einem Verkauf aus dem Lager abgebucht werden soll oder nicht. Wenn Sie beispielsweise Arbeitsstunden in Rechnung stellen wollen, ist es natürlich unsinnig, daß diese Arbeitszeit im Lager abgebucht wird. Aus diesem Grund muß in das Feld dann auch «N» eingetragen werden. Vergessen Sie nicht, auch eine Angabe zum Punkt «rabatt fähig » zu machen: Diese Angabe ist später bei der Rech nungsschreibung von Bedeutung. Wenn Sie «N» eingeben, wird auf diesen Artikel kein Ra batt berechnet, ansonsten wird ein Rabatt gewährt, wenn Sie bei der Rechnungsschreibung Rabatt gewähren wollen. Wenn Sie also meinen, daß Sie auf den eingegebenen Artikel Rabatt geben können, dann tragen Sie in das Feld «rabattfähig» «J» ein. Sie brauchen dabei nicht zu be fürchten, daß jetzt jedes Mal, wenn Sie in einer Rechnung diesen Artikel erfassen, automatisch Rabatt gewährt wird. Nur wenn Sie die Frage bei der Rechnungsschreibung, ob der Kunde Rabatt erhält, entsprechend beantworten, dann wird auf diesen Artikel Rabatt angerechnet. Wenn Sie in dieses Feld «N» für nicht rabattfähig eintragen, dann bekommt der Kunde auf diesen Artikel auch dann keinen Rabatt, wenn Sie die o.g. Frage mit «J» (für «ja») beantwortet haben. In das Feld «Langtext» können Sie eintragen, ob zu dem Artikel zusätzlich ein Langtext vorgesehen werden soll. In diesem Fall stehen Ihnen zu dem Artikel weitere 20 Zeilen α 60 Zeichen zur Verfügung. Wenn der aktuelle Bestand den in dem Feld «Mindestbestand» eingetragenen Wert unterschreitet, erscheint der Artikel auf der Bestellvorschlagsliste. Ein Eintrag in dem Feld «Verp.-Einh.» (für Ver packungseinheit) dient lediglich der Information, kann aber im Bedarfsfall über ein spezielles Formular (vgl. «Formulargenerator») mit auf einer Rechnung gedruckt werden. Das Feld «Stückliste» bietet die Möglichkeit, Artikel zu berücksichtigen, die aus verschiedenen Bauteilen bestehen, wobei der Lagerbestand dieser Artikel wahlweise bei Auftragserfassung oder Lieferung aktua lisiert wird (vgl. «Voreinstellungen»). In das Feld «Provision; können Sie eintragen, welchen Provisionssatz Sie einem Vertreter einräumen können. Eine Provisionsauswertung können Sie dann im Bereich «Statistik» vornehmen. Das Feld «Preiseinheit» ist vor allen Dingen insofern interessant, weil hier Artikel eingetragen werden können, bei denen der Preis beispielsweise per 1000 kalkuliert wird. Beispiel: Der Preis für 1000 ╓sen beträgt DM 4,58. In diesem Fall wird in das Feld «Preiseinheit» «1000» eingetragen. Werden jetzt bei der Auftragserstellung beispielsweise 1255 ╓sen verkauft, dann wird automatisch der Preis berechnet: 1255/1000*4,58=5,75. Der Preis wird dann auch automatisch gerundet. Anschließend können Sie mit a) «F5» : Artikeldaten kopieren, um nur kleinere Änderungen für den nächsten neu einzugebenden Artikel vorzunehmen, b) «F10»:einen neuen Artikel mit leerer Maske eingeben, c) «ESC»:die Artikeleingabe abbrechen. Nachdem Sie Artikel erfaßt haben, können Sie die Artikelneueingabe mit «ESC» verlassen. TIP: Falls Sie Datendisketten von Ihrem Händler im DATANORM-Format erhalten können, lassen sich diese Daten komfortabel mit unserem Programm CTO DATANORM einlesen und zukünftig pflegen. Mit CTO IMPORT können Sie DBF- oder ASCII-Daten aus einer anderen Auftragsbearbeitung oder Datenbestände einmalig einlesen. Mit CTO DATA können Sie die o.g. Datenbestände einlesen und zusätzlich pflegen (z. Bsp. Preispflege). Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler oder an CTO Software GmbH Sie sind anschließend wieder im Hauptmenü. Sie können jetzt mit «F10» direkt das zuletzt gewählte Menü-Option wählen (in diesem Beispiel ist dann die Artikelneueingabe unterlegt) oder aber mit «ALT» und rot gekennzeichneten Buchstaben das gewünschte Menü anwählen 4.2.3 Artikel suchen Wählen Sie in unserem Fall die Option «Zeigen». Diese Option bietet sich besonders an, wenn man Bezeichnungen und Preise unterschiedlicher Artikel sehen und evtl. verändern möchte. Die Option «ZEIGEN» ist mit einem Unterpunkt ausgestattet (deswegen der Pfeil nach rechts als Markierung), wo Sie die gewünschte Sortierung wählen können. Als Sortierungsmerkmal stehen Ihnen die Artikelnummer, Bezeichnung, Lieferant und Warengruppe zur Verfügung. In unserem Fall soll die Liste nach Bezeichnung sortiert sein. In der Artikelliste können Sie die Cursortasten und die Tasten «BILD unten» Seite runter «BILD oben » Seite hoch «STRG BILD unten» Ende der Liste «STRG BILD oben» Anfang der Liste «ENTER» Artikelbezeichnung oder Zusatz bearbeiten benutzen. Mit «ESC» können Sie die Artikelliste verlassen. Über die Puffersuche hat man die Möglichkeit, auf un komplizierte Weise einen bestimmten Artikel zu finden. Wir wählen in unserem Fall die Sortierung «Bezeichnung» und suchen den eben eingegebenen Artikel «Badewanne». Tippen Sie einfach «b» ein und Sie sehen auf dem Monitor, wie sofort der erste Artikel gezeigt wird, dessen Bezeichnung mit «B» beginnt. In der untersten Zeile sehen Sie die Meldung «Puffer:b». Sie können jetzt entweder mit den Cursortasten weiterblättern oder die Puffersuche fortsetzen, indem Sie «a» eingeben (Meldung: «Puffer:ba»). Dieser Puffer läßt sich durch «ALT-L» löschen. Wenn Sie genauere Informationen zu einem Artikel benötigen, können Sie dann mit der Taste «ENTER» direkt in die zugehörige Maske springen, vorausgesetzt Sie befinden sich mit dem Cursor auf dem Feld Artikelnummer. Bestimmte Felder wie z. Bsp. die Artikelbezeichnung lassen sich mit «ENTER» ändern. Die Sortierordnung sehen Sie in der vorletzten Zeile links (Für unser Beispiel: «Artikelbez.». Die Sortierung können Sie über die Taste «F3» ändern. Die Artikelliste können Sie über die Taste «ESC» verlassen. Bei bestimmten Aufgaben ist es notwendig, über die Option «Suchen» zu gehen (beispielsweise bei Lieferungen, Stücklistenerstellung, etc.). Angenommen, Sie haben sich bei dem Zusatz für einen Artikel geirrt. Wählen Sie in diesem Fall mit «ALT L» das Menü «Lagerverwaltung» und dort die Option «Artikel suchen». Hier können Sie nach der Artikelnummer, der Bezeichnung, einem Lieferanten, einer Warengruppe oder einer Lieferantenartikelnummer suchen. Achten Sie allerdings darauf, daß das eingegebene Kürzel möglichst so genau ist, daß Sie den Artikel auch sofort gezeigt bekommen: Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Sortiment auch den Artikel «Waschschüssel» haben, dann müssen Sie zumindest «waschs» eingeben, damit der gesuchte Artikel eindeutig gefunden werden kann (sonst würde möglicherweise als erster Artikel «Waschbrett» gefunden). In der Regel reichen die ersten Buchstaben aus, um einen Artikel zu finden. Sollte ein anderer Artikel gefunden worden sein, drücken Sie die Taste «BILD unten», um in den Befehlsmodus zu gelangen und wiederum «BILD unten», um den nächsten Artikel zu sehen. Wenn kein Artikel gefunden wurde, können Sie nach einer Meldung die Suche wiederholen. Wenn Sie eine Kurzbezeichnung eingeben, sind die Artikel alphabetisch geordnet, bei Eingabe einer Artikelnummer sind die Artikel nach Bestellnummern geordnet und bei Eingabe eines Lieferanten sind die Artikel nach Lieferanten geordnet. (Sie können übrigens - wie wir am Beispiel bereits gezeigt haben - das Kürzel in Kleinbuchstaben eingeben.) ACHTUNG: Alle Änderungen, die Sie gemacht haben, werden gespeichert, wenn Sie entweder die Taste «BILD unten» oder die Taste «ENTER» drücken. Wenn Sie einen Feldeintrag geändert haben und «ESC» drücken, gehen Ihre Änderungen verloren. 4.2.4 Lieferung Im Befehlsmodus können Sie anschließend verschiedene Aufgaben erledigen. Wenn beispielsweise Ware geliefert wird, können Sie den Artikelbestand aktualisieren lassen, indem Sie die Taste «F6» drücken. Wenn Sie in den «Voreinstellungen» - Seite 1- ein Codewort für Lagerzugang eingegeben haben, werden Sie anschließend nach dem Codewort gefragt. Geben Sie dann in der Meldungszeile die eingegangene Stückzahl und den Gesamtpreis ein. Aus diesen Angaben werden dann auto matisch die neuen Preise berechnet. Diese Möglichkeit der Erfassung ist allerdings nur zu empfehlen, wenn Sie wenige Artikellieferungen vorliegen haben. ACHTUNG: Wenn Sie nicht wollen, daß Preise und Kalkulationsfaktor (Preise1 bis Preis 5) auf der Grundlage eines evtl. geänderten Einkaufspreises neu kalkuliert werden, dann geben Sie bei Gesamtpreis «0» ein. In diesem Fall wird lediglich der Bestand und der Warenwert neu berechnet. ACHTUNG: Wenn der EK geändert wird, werden wahlweise der Aufschlag oder (!) die Netto- und Bruttopreise für Preisstufe 2 bis 5 (falls vorhanden) angepaßt. Bei größeren Lieferungen sollten Sie den Menüpunkt «Warenzugang» wählen. Der Menüpunkt «Warenzugang» dient in erster Linie dazu, größere Lieferungen zu erfassen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, entsprechende Etiketten zu drucken und den Warenzugang über eine vorhandene Bestellung vorzunehmen. Zunächst geben Sie an, ob zusätzlich zum Warenzugang auch Etiketten gedruckt werden sollen. Wenn keine Etiketten gedruckt werden sollen, wählen Sie die Option «Kein Etikett». Nachfolgend können Sie angeben, ob der Warenzugang über eine vorhandene Bestellung erfolgen soll. In diesem Fall holt sich das Programm die Informationen (Artikelnummer und bestellte Menge) jeweils aus der Bestellung, deren Nummer Sie dann angeben müssen. Die Menge kann dann bestätigt oder geändert werden und wird dann automatisch in der bestellten Position vermerkt, so daß auch Nachlieferungen über diesen Weg komfortabel bearbeitet werden können. Bei einem Warenzugang, der nicht über eine Bestellung erfolgt, muß in der Maske jeweils die Artikelnummer eingeben oder aus der Liste, die mit «ENTER» geholt werden kann, übertragen und anschließend die Menge eingegeben werden. Die Bedienung ähnelt dabei grundsätzlich der Benutzerführung in der Auftragserfassung. Sie sehen dann auf dem Monitor den aktuellen EK-Preis (nur für Berechtigte) und den aktuellen Bestand zur Kontrolle. 4.2.5 Wareneingangsprotokoll Wenn Sie Lieferungen erfassen (über den Menüpunkt «Warenzugang» oder innerhalb der Maske mit «F6») werden die eingebuchten Artikel im Wareneingangsprotokoll mit folgenden Feldern vermerkt: Datum, Anzahl, Artikelbezeichnung und Artikelnummer. Spezielle Auswertungen bzw. Listen können über den Dateimanager oder den Listengenerator durchgeführt werden. 4.2.6 Stückliste Mit der Taste «F3» können Sie eine Stückliste zusammenstellen. Beispiel: Ein Computerhändler verkauft einen AT 486 - Computer, der aus folgenden Bauteilen (der Einfachheit halber) besteht: Gehäuse, 1,2 MB-Laufwerk, 1,44 MB-Lauf werk, 300 MB-Festplatte, Monitor. Wenn Sie in der Artikelmaske die Taste «F3» drücken, gelangen Sie - falls Sie bei «Stückliste» «J» eingetragen haben - in die Stückliste. Diese Stückliste besteht aus zwei Informationen: a) Der Artikelnummer des jeweiligen Bauteils. (Nummer) b) Der Anzahl, die benötigt wird. (Anzahl) Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten: Mit «F3» rufen Sie die Artikelliste auf, «F5» legen Sie einen neuen Eintrag an, «F8» wird ein Eintrag gelöscht, «ENTER» können Sie eine Artikelnummer oder Menge eintragen, «ESC» erfolgt eine Rückkehr in die Artikelmaske, «ALT K» können Sie kalkulieren, wie hoch der Gesamteinkaufspreis ist. Wenn Sie «F5» eingeben, um einen Eintrag anzulegen, erhalten Sie ein leeres Eingabefeld. Wenn Sie im Eingabemodus sind (Cursor blinkt im Eingabefeld), können Sie die Artikelliste mit «ENTER» aufrufen und dann wie gewohnt mit der Taste «ENTER» oder «F10» die gewünschte Artikelnummer aus der Liste übertra gen. Im Eingabemodus bleiben Sie solange, bis Sie eine vorhandene Artikelnummer eingetragen haben. Bei der Lageraktualisierung (z. Bsp. Wareneinang) wird der Bestand bei den Artikeln in der Stückliste ent sprechend aktualisiert, wenn bei dem jeweiligen Artikel bei «Aktualisierung» «J» eingetragen ist. ACHTUNG: Wenn Sie in einer Stückliste zusätzlich einen Artikel, der ebenfalls mit Stückliste gekennzeichnet ist, vorgesehen haben, wird bei diesem Artikel nicht der Artikelbestand aktualisiert. Daher sollten Sie in einer Stückliste möglichst nur Artikel vorsehen, die nicht als Stücklistenartikel gekennzeichnet sind. Der Artikelbestand der Einzelteile wird wahlweise jeweils bei der Erfassung der Lieferung bzw. Warenzugang oder bei der Auftragserfassung entsprechend aktualisiert. Bei der Auftragserfassung wird dann nur noch der Artikelbestand des Stücklistenartikels aktualisiert. Mit der Taste «ESC» im Befehlsmodus verlassen Sie wieder diese Bearbeitungsmöglichkeit. 4.2.7 Artikel drucken Ein Ausdruck der Artikelliste (Preisliste) ist komplett oder teilweise und dabei entweder nach Artikelnummer, - bezeichnung oder dem Lieferanten geordnet möglich. Dies gilt ebenfalls für die Bestellvorschlagsliste. Bei der Inventur können Sie wahlweise eine Ausgabe mit oder ohne Nullbestände erhalten. TIP: Beachten Sie bitte, daß Sie praktisch beliebige Artikellisten über den Listengenerator erstellen können. Bei der Auswahl «Artikeletiketten drucken» können Sie Aufbau und Größe Ihrer Etiketten selber bestimmen und verschiedene Formate vorsehen: Die Menüpunkte im einzelnen: Vorlage wählen Auswahl einer Etikettenvorlage (in unserem Beispiel «ETIKETT.ETI» oder «TEST.ETI») Ändern Etikett Etikettenformat ändern Neu erstellen Etikettenformat neu erstellen Prüfe Etikett Etikettenformat auf (Syntax-)Fehler prüfen, z.Bsp. Feldname falsch geschrieben, etc. Kein Etikett Programmpunkt verlassen Das halb verdeckte Fenster enthält die Informationen, die als Etikett gedruckt werden sollen: Feldnamen wie z. Bsp.«NUMMER» für Artikelnummer werden durch ein Doppelkreuz (#) begrenzt, ansonsten können Sie zusätzlich freien Text eingeben, wie z. Bsp. «DM» oder «Preis». Mit der Taste können Sie sich die Feldliste ansehen, die Bedeutung der Feldnamen können Sie dem An hang entnehmen. Bei der Etikettenvorlage können maximal 6 Zeilen beschrieben werden. Beim Ausdruck geben Sie dann über den Vorschub zwischen den Etiketten die Größe an. TIP: Beim Druck von Etiketten werden leere Zeilen (im o.g. Beispiel die Zeile 6) ignoriert. Wenn «leere» Zeilen gedruckt werden sollen, dann geben Sie das ASCII-Zeichen 255 ein: Halten Sie die ALT-Taste gedrückt und tippen Sie auf dem numerischen Block hintereinander «2», «5», «5» ein und lassen Sie dann die ALT-Taste wieder los. Der Cursor springt dann 1 Zeichen nach rechts. Dieses «unsichtbare» Zeichen wird beim Ausdruck nicht gedruckt und als Ergebnis erhalten Sie eine Leerzeile beim Druck. 4.2.8 Neukalkulation Bei der «Neukalkulation», die ebenfalls durch Codewort geschützt ist, kann eine prozentuale Änderung der Preise (alle oder teilweise) vorgenommen werden. Mit der Option «EK» wird der Einkaufspreis um x % erhöht; alle anderen Preise bleiben gleich. Mit der Option «Brutto» wird der Bruttopreis um x % erhöht; Nettopreis und Aufschlag werden geändert. Mit der Option «Aufschlag» wird der Aufschlag um x % erhöht; Brutto- und Nettopreis werden geändert. Mit der Option «Komplett» wird der Einkaufspreis um x % erhöht; alle anderen Preise werden neu berrechnet. Es folgt eine Abfrage der Preisgruppe, für die neu kalkuliert werden soll. Dann können Sie auswählen, ob alle Artikel,(«Komplett»), ein bestimmter Bereich («Teilweise») oder eine bestimmte Gruppe von Artikeln («Warengruppe») neu zu berechnen sind. Je nach Auswahl geben Sie nun die entsprechenden Artikelnummern oder Warengruppe und dann den Prozentsatz ein. Allerdings sollte dieser Menüpunkt aus verständlichen Gründen mit Vorsicht eingesetzt werden, da eine Korrektur relativ aufwendig wäre. 4.2.9 Preisanpassung Über diesen Punkt können die Preise aller oder nur eines Teils der Artikel für eine bestimmte Preisgruppe angepaßt werden: Nach Auswahl des Bereichs können Sie angeben, ob die vorhandenen Preise auf ganze Beträge oder auf eine Nachkommastelle gerundet werden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn (beispielsweise nach einer Neukalkulation) «krumme» Preise berechnet worden sind, diese aber wieder auf eine oder keine Stelle hinter dem Komma angepaßt werden sollen. 4.2.10 Bestellwesen Die Option «Bestellwesen» dient dazu, Bestellungen auf der Grundlage der Artikel- und Lieferantendaten zu erfassen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen im Untermenü zur Verfügung: - Neu erfassen - Bearbeiten (vorhandene Bestellungen ändern) - Drucken (vorhandene Bestellungen drucken) - Liste (Liste der bestellten Artikel einsehen) Wenn Sie den Punkt «Neu erfassen» gewählt haben, wird zunächst eine Auftragsnummer auf der Grundlage der vorher vergegebenen Nummer vorgeschlagen. Anschließend erscheint ein Fenster mit einem Eingabefeld für den Lieferanten. Mit «ENTER» können Sie sich eine Liste der Lieferanten (alle Adressen, die mit einer Kennung versehen sind, die speziell für Lieferanten verwendet wird - vgl. Voreinstellungen) auf den Monitor holen und mit «ENTER» den gewünschten Lieferanten auswählen. Sie können selbstverständlich auch die Lieferantennummer direkt eingeben. Die Lieferantendaten können innerhalb dieser Maske geändert werden. Danach erscheint eine Eingabemaske für die Bestellung, die Sie wie bereits von der Auftragserfassung gewohnt ausfüllen müssen. Dabei wird jeweils die Artikelnummer und die bestellte Menge eingegeben. Während der Erfassung des Bestellvorgangs können Positionen geändert oder gelöscht werden. In den Korrekturmodus gelangen Sie genau wie bei der Auftragserfassung über die Taste «F5». Die Eingabe beenden Sie mit «ESC» oder «0». Anschließend befinden Sie sich wieder im Untermenü Bestellwesen. Um diese Bestellung zu drucken wählen Sie den Menüpunkt «Drucken». Nach Bestätigung der Auftragsnummer und der Lieferantenadresse müssen Sie anschließend die Kopfdaten eingeben, wobei allerdings bestimmte Vorgaben bereits vorgeschlagen werden, die dann geändert werden können. Die hier getroffenen Vereinbarungen werden gespeichert. Sie können entweder frei definierbare Bestellformulare (,die Sie nach Ihren Wünschen im Formulargenenrator anpassen können) oder die Standardbestellformulare (1 und 2) verwenden. Bei den Standardformularen können Sie wahlweise Bestellungen mit oder ohne Preis und Artikelnummer drucken. Falls Sie angegeben haben, daß die Bestellung mit Ihrer Artikelnummer und der Artikel nummer des Lieferanten gedruckt werden soll, wird nur die Artikelnummer des Lieferanten gedruckt. Bei der Überschrift («BESTELLUNG»), die ebenfalls geändert werden kann, können Sie wie gewohnt angeben, ob der Text normal oder breit gedruckt werden soll. Nach Ausdruck der Bestellung können Sie beliebig viele Kopien drucken, indem Sie die entsprechende Frage mit «J» beantworten. Beispiel für Bestellvorgang: Über den Punkt «Liste» können Sie eine Liste der bestellten Artikel mit folgenden Feldern einsehen: Auftragnr., Artikelnr., Anzahl, Artikelbezeichnung, Bestelldatum, Preis, Lieferantennr., Gedruckt-Status. Spezielle Auswertungen bzw. Listen können über den Dateimanager oder den Listengenerator durchgeführt werden. Bestellungen können über den Warenzugang automatisch eingebucht werden. 4.3 Kunden- und Lieferantenverwaltung 4.3.1 Kunden und Lieferanten neu erfassen Wahrscheinlich wird es bei Ihnen häufiger vorkommen, daß bestimmte Adressen (z.B. Stammkunden oder Lieferanten) immer wieder auftauchen. Aus diesem Grund haben wir in das Programmpaket CTO EHO eine sehr komfortable Adressverwaltung eingebaut. Wenn Sie also einen Namen gespeichert haben, dann ist die Suche nach dieser Adresse beispielsweise für eine Rechnung nur noch Sekundensache. Darüberhinaus ist die Benutzerführung in der Adressver waltung sehr ähnlich zu der Benutzerführung in der Lager verwaltung. Damit Sie sich in Zukunft sehr viel Arbeit ersparen, ist es sinnvoll, wenn Sie all die Adressen, die Sie häufiger benötigen, speichern: Zunächst steht auch hier wieder die Neueingabe von Adressen an. Wählen Sie daher im Adressen-Menü die Option «Neu erfasssen». Anschließend erscheint das Adress - Formular : Das Feld «Kennung» ist für die Selektion von Adressen beim Ausdruck oder der Ausgabe auf dem Bildschirm interessant, die wir anhand eines Beispiels gleich erläutern werden. Die Kunden- bzw. Lieferantennummer kann sowohl für Kunden als auch für Lieferanten verwendet werden und wird auf Einmaligkeit geprüft. WICHTIG: Auf der Kundennummer basieren diverse Auswertungs- und Suchroutinen. Daher wird eine Eingabe dringend empfohlen, da es ansonsten zu Funktionseinbußen (Statistik, Offene Rechnungen, etc.) kommen kann. In das Feld «Debitor/Kreditor» können Sie eine Debitoren- bzw. Kreditorennummer eintragen. Ein Eintrag ist insbesondere dann notwendig, wenn zusätzlich unser Programm CTO FIBU eingesetzt wird. Das Programm trägt hier bereits abhängig vom Namen eine entsprechende Debitorennummer ein. Das Feld «Vorname» ist in diesem Fall leer geblieben und wird in diesem Fall auch bei den verschiedenen Möglichkeiten, Adressen auszudrucken, nicht be rücksichtigt. Bei der Erfassung einer neuen Adresse wird automatisch in das Feld «1.Kontakt» das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Bei jeder Auftragserfassung für diesen Kunden wird in das Feld «Kontakt» automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen, so daß Sie immer eine Kontrolle haben, wann ein bestimmter Kunde bei Ihnen zuletzt etwas gekauft hat. Die Felder sind jedoch auch änderbar. Der «Rabattsatz» wird bei der Rechnungsschreibung automa tisch vorgeschlagen. In das Feld «Preiskenn.» müssen Sie eintragen, welcher Verkaufspreis für diesen Kunden bei einer Auftragserfassung zu berücksichtigen ist ( s. «Lagerverwaltung»). In das Feld «Skonto» können Sie den Skontosatz und in das Feld «Tage» können Sie die Skontofrist für diesen Kunden eintragen. In das Feld «Ohne Steuer» muß eingetragen werden, ob für diesen Kunden (abhängig vom Herkunftsland) mit oder ohne Umsatzsteuer fakturiert werden soll. Dabei sind z. Zt. folgende Einstellungen möglich: a) «0»: Rechnung mit Steuer b) «1»: Rechnung ohne Steuer (EG) c) «2»: Rechnung ohne Steuer (außerhalb EG) Diese Einstellungen (insbesondere 1 und 2) sind in erster Linie für die Verbuchung in CTO FIBU von Bedeutung. Standardmäßig wird «0» eingetragen. Bei jeder Zahlungserfassung wird automatisch der bisherige «Umsatz» des Kunden berechnet. Außerdem sehen Sie in dem Feld «Offen», wie hoch die Summe der noch bezahlten Rechnungen ist. Besonders für die beiden zuletzt genannten Felder ist es dringend nötig, daß ein Eintrag im Feld «Kundennummer» erfolgt. Das Feld «Sonst.» kann als freies Feld betrachtet werden, d.h. hier können Sie Informationen ablegen, die standardmäßig noch nicht in der Maske vorgesehen sind. Beispiel: Wenn Sie ein spezielles Feld für die Briefanrede benötigen, wo Sie beispielsweise «Sehr geehrter Herr Müller» oder «Sehr geehrte Frau Maier» eintragen wollen, um dann bei einer Übertragung über den Dateimanager mit einer anderen Textverarbeitung dieses Feld berücksichtigen zu können. Sie könnten aber auch das Feld für eine BTX-Nummer verwenden. Auch das Feld «Termin» ist ein Feld, das zur freien Benutzung zur Verfügung steht (z. Bsp. für TÜV, ASU, Inspektion, Wartungstermin, Ankunftstermin, etc.). In das Feld «UST-ID-Nr.» müssen Sie die Umsatzsteueri dentifikationsnummer Ihrer Geschäftspartner eintragen. Dieses Feld ist insbesondere für die Fakturierung ins Ausland von Bedeutung und wird in diesem Fall auf Rechnungen, etc. gedruckt. Falls Sie eingestellt haben, daß die Verkäuferstatistik geführt werden soll (vgl. Voreinstellungen, Seite 1), haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, dem Kunden einen speziellen Verkäufer bzw. Vertreter zuzuordnen (Feld «Verk.-Nr.»). Die «Bemerkung» eignet sich insbesondere für Dinge, die Ihnen im Zusammenhang mit der Person oder Firma wichtig erscheinen (z.Bsp. Kontaktperson, ausgehandelte Rabatt sätze), die für Sie bei der Rechnungsschreibung evtl. interessant werden können. Wenn Sie keine Bemerkung notieren wollen, dann können Sie genau wie bei der Lagerverwaltung die Taste «BILD unten» drücken und Sie befinden sich im Befehlsmodus. Anschließend taucht ein Feld auf, in dem Sie die Bankverbindung eintragen können, wenn Sie dies entsprechend vorgesehen haben (vgl. «Dienste»: «Voreinstellungen», Seite 1) Wenn Sie die Adressenkarte ausgefüllt haben, können Sie mit «F7»: ein Etikett drucken, «F10»: die nächste Adresse erfassen, «ESC»: die Bearbeitung abbrechen. 4.3.2 Adressen drucken Hier bieten sich jetzt schon verschiedene Möglichkeiten an: Sie können beispielsweise die eingegebenen Adressen als Telefonliste (mit Name, Vorname und Telefonnummer), als Adressliste oder als Etiketten ausdrucken lassen. Wir möchten Ihnen diese Möglichkeiten anhand eines Beispiels zeigen: Wählen Sie im Adressen - Menü die Option Adressendruck. Wenn man im oberen Bereich «Telefonliste» und im unteren Bereich «Postleitzahl» wählt, erscheint die Aufforderung zur PLZ-Eingabe. Bei Eingabe von z.B.: «5» wird eine Telefonliste aller Kunden aus dem PLZ-Bereich 5 erstellt. Eine Besonderheit stellt die Serienbrieffunktion dar: Angenommen Sie wollen an Ihre Kunden («Kennung ») einen Serienbrief schicken, dann können Sie das folgendermaßen erreichen: Geben Sie im oberen Menü «Serienbrief» und im unteren Menü «Kennung» ein. Anschließend wählen Sie den Text aus, der als Serienbrief verwendet werden soll. Der Text sollte - falls nicht ein allgemeines Schreiben gewünscht wird - <SG> enthalten, damit die Grußformel automatisch eingefügt werden kann. Dann erscheint im oberen rechten Teil des Monitors die erste Adresse, für die ein Serienbrief gedruckt werden könnte. Zusätzlich können Sie aber noch weiter auswählen: Mit «BILD unten» blättern Sie zur nächsten Adresse «BILD oben» blättern Sie zur vorherigen Adresse «F 10» bestätigen Sie den Druck mit dieser Adresse «ESC» brechen Sie die Serienbriefverarbeitung ab. Auf diese Weise können Sie die Serienbriefverarbeitung beliebig steuern. 4.3.3 Adresse suchen Sehr komfortabel ist auch der Menüpunkt «Adresse suchen». Sie können nach verschiedenen Kriterien suchen lassen: «Name», «Postleitzahl», «Ort», «Kennung» und «Spezialsuche». Wir wollen uns alle Daten von Kunden, die in Köln wohnen, ansehen. Gehen Sie dann folgendermaßen vor: BEISPIEL: - Wählen Sie das Menü «Adresse suchen» - Wählen Sie die Menü - Option «Suchen nach Ort» - (dann erscheint die Aufforderung, den gesuchten Wohnort einzugeben) - Geben Sie «Köln» ein - Anschließend erscheint die erste Adresse eines Kunden, der in Köln wohnt. - Ihre Adressdatei ist jetzt nach dem Wohnort sortiert. Die weiteren Möglichkeiten im Kurz - Überblick: «F2» zusätzlich eine Notiz ansehen oder eintragen «F3» Adresse für Wiedervorlage vormerken «F4» Bankverbindung ändern bzw. eintragen «F7» Ausdruck eines Etiketts für die gezeigte Adresse «F8» Adresse löschen Wenn Sie nach einem Kriterium suchen wollen, daß nicht als Suchoption angeboten wird, dann steht Ihnen die Spezialsuche zur Verfügung. BEISPIEL: Sie suchen einen Wiederverkäufer, der mindestens 30% Händlerrabatt erhält. Sie wählen in der Adressverwaltung den Punkt «Adresse suchen», und anschließend den Punkt «Spezialsuche». Sie erhalten dann folgenden Bildschirm: Da Sie nur eine Bedingung für Ihre Suche brauchen, wählen Sie bei «Klammer auf ? «NEIN» aus. Eine Klammersetzung ist grundsätzlich nur notwendig, wenn Sie mehrere Bedingungen verknüpfen wollen. In dem mittleren Fenster sehen Sie später die Bedingung im Klartext und im unteren Fenster können Sie erkennen, wie Ihre Bedingung programmintern umgesetzt wird (dBase-Syntax). Anschließend erscheint auf dem Monitor ein Fenster mit den ersten 7 Feldern der Adressendatei. Mit den Cursortasten können Sie weiter nach unten fahren und sehen dann weitere Felder der Adressendatei. Die Bedeutung der einzelnen Felder können Sie dem Anhang entnehmen Fahren Sie also jetzt mit den Cursortasten solange nach unten, bis auf dem Monitor das Feld «H_RABATT» hell unterlegt ist. Wählen Sie anschließend dieses Feld mit «ENTER» aus. Das Feld erscheint dann im mittleren Fenster. Dann erscheint ein Fenster, in dem Sie den Ver gleichsoperator wählen müssen. Der Vergleichsoperator «enthält» dient beispielsweise dazu, um festzustellen, ob eine bestimmte Information in einem Feld enthalten ist. Hier wählen Sie lt. Beispiel als Vergleich «größer oder gleich» (entspricht «mindestens») aus. Im mittleren Fenster erscheint jetzt ein Feld, in das Sie «30» eintragen. Anschließend erscheint die Frage, wie es weiter gehen soll. Sollte Ihnen ein Fehler unterlaufen sein, wählen Sie «Abbr.» aus. In unserem Fall sind wir fertig und wählen «ende» aus. Anschließend können Sie diese Filterbedingung speichern. Dies bietet sich dann an, wenn eine bestimmte Filterbedingung häufiger verwendet wird. Komplizierter wird es natürlich, wenn man verschiedene Bedingungen verknüpfen will. Zu diesem Zweck zeigen wir Ihnen an einem Beispiel, wie Sie in diesem Fall verfahren: BEISPIEL: Sie suchen einen Kunden, von dem Sie lediglich wissen, daß der Kunde in Großenkneten wohnt und einen Telefaxanschluß hat. - Auswahl Klammer «nein» - Auswahl Feld «ORT» - Auswahl Vergleich «gleich» - Eingabe «Großenkneten» - Auswahl Weiter «und» - Auswahl Feld «TELEFAX» - Auswahl Vergleich «ungleich» - Bestätigung leeres Feld - Auswahl Weiter «ende». ERLÄUTERUNG: Im Feld ORT soll «Großenkneten» stehen und das Feld TELEFAX soll nicht leer sein Mit dieser Spezialsuche steht Ihnen ein sehr mächtiges Hilfsmittel für die Suche zur Verfügung. Diese Suche hat allerdings einen Nachteil: Sie ist relativ langsam und sollte daher wirklich nur für spezielle Fälle eingesetzt werden. Falls Sie eine ungültige Bedingung eingegeben haben, er scheint zwar eine Fehlermeldung, die aber durch das Programm abgefangen wird. 4.3.4 Weitere Möglichkeiten Wenn Sie nur einen schnellen Überblick über Ihre Adressen erhalten wollen, können Sie das mit der Option «Zeigen»» erreichen. Hier werden lediglich «Name», «Vorname», «Straße», «Postleitzahl » und «Ort» angezeigt (ähnlich wie Adressetiketten). Auch hier können Sie Adressen mit einer bestimmten Kennung herausfiltern. Eine nützliche Sache ist der Menüpunkt «Export». Mit dieser Option werden Adressen so vorbereitet, daß sie in einer Textverarbeitung benutzt werden können, um z.B. Serienbriefe zu schreiben (die Daten werden standardmäßig so gespeichert, daß Sie (fast) ohne Änderungen Serienbriefe beispielsweise mit MS - WORD schreiben können; aber selbst eine Serienbrieferstellung mit anderen Textverarbeitungen ist nach Durchführung einiger kleiner Änderungen sehr leicht zu erreichen. Der Export von Adressendaten ist zusätzlich über den Dateimanager möglich.). Das ist vor allem dann nützlich, wenn Sie beispielsweise öfters an Ihre Kunden Werbematerial schicken wollen. Wenn Sie mit einer anderen Textverarbeitung als MS - WORD arbeiten, müssen Sie natürlich die Daten entspre chend den Anforderungen Ihrer Textverarbeitung evtl. noch bearbeiten. Anhand der Option «Anzahl » können Sie feststellen, welche Kennungen Sie vergeben haben und wie oft die einzelnen Kennungen jeweils vergeben worden sind. Mit «Wiedervorlage» haben Sie die Möglichkeit, automatisch die Adressen nacheinander zeigen zu lassen, die Sie für eine Wiedervorlage markiert haben. 4.4 Die Textverarbeitung MINI - TEXT Sicherlich ist ein Vergleich dieser Textverarbeitung mit den auf dem Markt angebotenen Textverarbeitungsprogrammen nicht möglich. Aus diesem Grund heißt diese Textverarbeitung «MINI - TEXT». Allerdings ist gerade für die Erstellung der Korrespondenz ein Textverarbeitungsprogramm, das unbe grenzte Möglichkeiten bietet, besonders für den Anfänger eher ein Hindernis. Unsere Textverarbeitung enthält keinen Wortumbruch, keine Trennhilfe und auch keinen Blocksatz. Dafür können allerdings die Adressen, die Sie in der Adressverwaltung gespeichert haben, auf einfache Weise in ein Schreiben integriert werden und über ein externes Faxprogramm (z. Bsp. FaxEdit) können diese Texte schnell und problemlos gefaxt werden. In «MINI - TEXT» gelangen Sie, indem Sie im Adressmenü die Option Textverarbeitung wählen. Anschließend erscheint auf dem Bildschirm eine Auflistung aller Texte, die Sie bisher erstellt haben und der Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sollten Sie schon über eine Auswahl von Texten verfügen, so können Sie mit den Cursortasten einen Text zum Bearbeiten bzw. Drucken auswählen. 4.4.1 Texte ändern oder neu erstellen Ein völlig neuer Text kann angelegt werden, wenn Sie die Tastenkombination «ALT N» betätigen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, einen bestehenden Text zu kopieren (mit «ALT K») und diesen Text dann zu bearbeiten und abzuspeichern. Sie können einen Text auswählen, indem Sie Sie die Taste «F10» drücken. Anschließend erscheint die Aufforderung einen Namen für den Text eingeben. Sie können jetzt den gewählten Textnamen bestätigen (mit +ENTER») oder einfach, wenn Sie einen neuen Text erstellen möchten, einen anderen Namen eingeben, der noch nicht existiert. Anschließend erscheint die Frage «Adresse übernehmen?». Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Adresse in Ihr Schreiben zu integrieren. Angenommen Sie wollen dem Herrn Schmidt einen Werbebrief schreiben. Beantworten Sie dann die o.g. Frage mit «JA» (Auswahl durch Cursortasten) und geben Sie beispielsweise «schm» ein (wir gehen jetzt davon aus, daß Sie den Herrn Schmidt bereits in der Adressverwaltung erfaßt haben). Es erscheint jetzt ein Adressfenster mit der Adresse des Herrn Schmidt. Wenn Sie die richtige Adresse auf dem Monitor sehen, brauchen Sie nur die Taste «F10» zu drücken. Wenn Sie aber den «falschen» Herrn Schmidt (es könnten ja mehrere «Schmidt» gespeichert sein) vor sich sehen, können Sie vorwärts (mit «BILD unten») oder rückwärts (mit «BILD oben») blättern, bis Sie den richtigen Schmidt gefunden haben. Sie können allerdings auch verhindern, daß eine Adresse in den Text übernommen wird, indem Sie «ESC» drücken. Anschließend erscheint ein Textfenster. Bei einem neuen Text kann der Briefkopf und -fuß, den Sie in der Installation eingeben können, wahlweise automatisch in den Brief übernommen werden. Sie können nun Ihren Brief schreiben, müssen allerdings darauf achten, daß Sie rechtzeitig in die nächste Zeile gehen, wenn Sie merken, daß ein Wort nicht mehr in die aktuelle Zeile paßt. Die weiteren Möglichkeiten erklären sich weitestgehend selbst, so daß wir an dieser Stelle nur auf die Option «STRG W» - Weiteres eingehen. Wenn Sie die STRG - Taste gedrückt halten und dann «W» eingeben, erscheint ein Untermenü mit folgenden Vari anten: «DEL» eine Zeile wird in den Papierkorb (sichtbar in der untersten Zeile) gelöscht. Nach Drücken der Taste «DEL» müssen Sie angeben, welche Zeile in den Papierkorb gelöscht werden soll. Auf diese Weise können Zeilen beispielsweise auch verschoben werden «INS»- eine Zeile aus dem Papierkorb wird in den Text eingefügt. Auch hier müssen Sie wieder angeben, vor welche Zeile die Zeile im Papierkorb eingefügt werden soll. «F9» - Eine Zeile wird vollständig gelöscht. Während bei Eingabe von «STRG Y» lediglich der Text in dieser Zeile gelöscht wird, die Zeile jedoch noch vorhanden ist, können Sie mit «F9» bewirken, daß der gesamte Text um eine Zeile höher rutscht und dabei der Inhalt der angegebenen Zeile gelöscht wird. «F10» - Eine Leerzeile wird in den Text eingefügt. «F2» - Hier können Sie oft benutzte Floskeln, wie zum Bsp. «Mit freundlichen Grüßen» hinterlegen. Floskeln können auch über mehrere Zeilen gehen, z. Bsp. werden bei «Mit freundlichen Grüßen;;CTO SOFTWARE GmbH» zwischen der Grußformel und der Firmenunterschrift zwei Leerzeilen gelassen. Diese Floskeln lassen sich dann über die genannten Funktionstasten in den Text einbinden. Außerdem können Sie den Tabulatorabstand festlegen. «ESC» - Untermenü (ohne Änderungen) verlassen. Bei den Optionen «F10» und «INS» müssen Sie allerdings berücksichtigen, daß der Text, der sich evtl. in Zeile 56 befindet, gelöscht wird. Ein weiterer Unterschied im Vergleich zu anderen Text verarbeitungssystemen besteht darin, daß eine Zeile erst dann gespeichert wird, wenn Sie diese Zeile beispiels weise mit «ENTER» oder den Cursortasten verlassen. Wenn Sie die letzte Zeile Ihres Briefes geschrieben haben, müssen Sie zunächst diese Zeile bestätigen (z. Bsp. mit «ENTER»), bevor Sie die Textverarbeitung mit «ESC» ver lassen können. Anschließend sind Sie wieder im Auswahlbereich. Hier stehen Ihnen jetzt folgende Möglichkeiten offen: «F7» Einen bestimmten Textnamen suchen «F9» Den Text auf dem Bildschirm ausgeben. Auf diese Weise erspart man sich viel Papier «F8» Text löschen «F10» Text auswählen «ALT P» Text drucken «ALT N» Text neu erstellen «ALT K» Text kopieren «ENTER» Textnamen ändern Sie sollten darauf achten, daß Sie Texte, die Sie nicht mehr benötigen, löschen, damit Sie nicht unnötig Spei cherplatz blockieren. Wenn Sie einen Serienbrief erstellen wollen, fügen Sie an der Stelle des Briefes, wo die Grußformel erscheinen soll <SG> ein. Dieses Schlüsselwort bewirkt, daß die Grußformel entsprechend dem Adressaten eingefügt wird. Die Grußformel ist abhängig von der Eingabe, die Sie im Feld «Anrede» gemacht haben: Wenn Sie dort «Herr» einge geben haben, dann erscheint als Grußformel «Sehr geehrter Herr ...», bei «Frau» erscheint «Sehr geehrte Frau ...»und bei einer anderen Eingabe «Sehr geehrte Damen und Herren». Zusätzlich können Sie das aktuelle (System-)datum erset zen lassen, wenn in Ihrem Text an einer beliebigen Stelle das Schlüsselwort <DAT> steht. Wenn Sie die Serienbrieffunktion nutzen wollen, dann müssen Sie die Option «Adressendruck» anwählen. Sie haben dann die Möglichkeit, Serienbriefe wahlweise ohne Bestätigung der Adresse drucken zu lassen. 4.4.2 Texte drucken Der Ausdruck von Texten läuft ebenfalls über den Auswahl bereich. Die oben angesprochenen Tasten haben hier die gleiche Bedeutung. Wenn Sie einen Text ausdrucken wollen, wählen Sie den Text mit den Cursortasten aus und drücken Sie dann «ALT P». Sie können dann eine Adresse auswählen, die in Ihren Brief integriert werden soll, indem Sie die Frage «Adresse übernehmen ?» mit «Ja» beantworten. Geben Sie dann ein Namenskürzel ein und im oberen rechten Teil des Bildschirms erscheint die gewünschte Adresse. Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten: «BILD unten» nächste Adresse zeigen «BILD oben» vorherige Adresse zeigen «F10» Adresse in Brief einfügen und drucken «ESC» Brief drucken ohne Übernahme einer Adresse Die Schlüsselwörter <SG> und <DAT> werden nur dann ersetzt, wenn diese Schlüsselwörter einmalig im Text verwendet werden und Sie einen Text, der diese Schlüsselwörter enthält, drucken wollen und dabei angeben, daß eine Adresse übernommen werden soll. Verlassen Sie jetzt das Adressenmenü, indem Sie im Menü «ESC» eingeben. 5. Auftragserfassung 5.1 Aufträge neu erfasse Bei der Auftragserfassung werden drei Vorgänge unterschieden: Angebote Rechnungen Gutschriften (Quittungen) Auftragsbestätigung en Lieferscheine Zur Verdeutlichung folgendes Beispiel: Ein Kunde bestellt Ware; Sie wollen (zunächst) eine Auftragsbestätigung drucken. In diesem Fall erfassen Sie einen Auftrag als Rechnung, weil der komplette Vorgang auf eine Rechnung hinausläuft. Wenn Sie den Auftrag erfasst haben, lassen Sie dann eine Auftragsbestätigung drucken. Nach der Erfassung eines Auftrags als Angebot kann keine Auftragsbestätigung gedruckt werden, weil dies ja ein vollkommen anderer Vorgang ist. In diesem Fall müssen Sie zunächst das Angebot als (Vorgang) Rechnung über nehmen (vgl. Menü «Formulare drucken»). Die beiden hier genannten Punkte betreffen natürlich auch die Lieferscheine. Sie können Adressen von Kunden über einen Namenskürzel oder die Kundennummer und Artikel über die entsprechenden Artikelnummern abrufen, wobei die Preise, die Sie in der Lagerverwaltung festgelegt haben, automatisch übernommen werden. Folgender Auftrag soll zur Verdeutlichung der Möglichkeiten erfaßt werden: Die Firma «Badewannen - Fix» hat folgende Artikel bestellt: 2 Stück Badewannen, grün und 1 Stück Waschbecken Um einen neuen Auftrag (als Rechnungsvorgang) zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Drücken Sie die Tastenkombination «ALT A» und wählen Sie dann als Vorgang «Rechnung» aus. Sie können natürlich diese Auswahl auch schneller über die sogen. Hotkeys vornehmen, indem Sie in diesem Fall die Taste «F3» drücken. In dem Auftragsmenü können Sie außerdem die Auftragsart Netto oder Brutto ändern. Welche Auftragsart zur Zeit aktiv ist, sehen Sie an dem Häkchen. ACHTUNG: Die Rechnungsart (Netto oder Brutto) kann nachträglich nicht mehr verändert werden. In diesem Fall ist entweder die Rechnung zu stornieren oder die Beträge müssen manuell geändert werden. Anschließend müssen Sie den Namen des Kunden oder die Kundennummer eingeben. Vielleicht erinnern Sie sich, daß wir die Adresse dieser Firma gespeichert haben. Geben Sie daher hinter der Auf forderung «Nachnamen des Kunden oder Kundennummer eingeben» «badew» ein. In den meisten Fällen reicht es aus, wenn Sie ein Namens kürzel oder die Kundennummer eingeben und die richtige Adresse wird gefunden. Sie können das Kürzel für den Na men auch in Kleinbuchstaben eingeben. Aber selbst dann, wenn nicht der richtige Name erscheint, ist das kein Grund zur Panik. Sie können dann wie bei der Adreßverwaltung vorgehen. Blättern Sie weiter, bis Sie den Namen gefunden haben und drücken Sie dann die Taste «ENTER» oder suchen Sie die Adresse über die Puffersuche. Sollten Sie den Kunden nicht gefunden haben, können Sie entweder die Bearbeitung abbrechen (mit «ESC») oder den Kunden in die Adress - Datei neu aufnehmen (mit «F10»). Sollten Sie sicher sein, daß der Kunde noch nicht erfaßt wurde, können Sie die Taste «F5» drücken und den Kunden sofort neu erfassen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, mit «ENTER» die Liste aller Adressen zu holen. Die Adressen sind zunächst nach Nachname sortiert. Wenn die Daten anders sortiert sein sollen, drücken Sie die Taste «F3». Hier stehen 6 Sortierfolgen zur Verfügung, die durch jeweils erneutes Betätigen der «F3»-Taste gewählt werden können: Hier die Reihenfolge: 1. Name (Standard) 2. PLZ 3. Ort 4. Kennung 5. Kundennummer 6. Debitorennummer Durch erneutes Drücken der Taste «F3» werden die Daten wieder nach Nachname sortiert aufgelistet. Mit der Puffersuche haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Daten relativ schnell in dieser Liste zu finden. BEISPIEL: Sie suchen einen Kunden mit dem Namen "Schneider". Sortierung nach «NAME» Gesucht wird der Kunde «Schneider» Geben Sie «S» ein, findet das Programm den ersten Kundennamen, der mit «S» anfängt (Dabei ist Groß- und Kleinschreibung unerheblich.) Geben Sie jetzt «chn» ein, springt der Satzzeiger auf den ersten Kunden mit «Schn» Sie können jetzt mittels der Cursor-Tasten weitersuchen oder die Puffereingabe vervollständigen und damit präzisieren. Je genauer die Eingabe für den Puffer ist, umso «treffsicherer» arbeitet das Programm. Der Puffer läßt sich z.B. bei Falscheingabe mit «ALT L» wieder leeren. Einzelne Zeichen können über die Löschtaste («Backspace») gelöscht werden. Die gewünschte Adresse können Sie natürlich auch mit den Cursortasten direkt ansteuern und dann mit «ENTER» bestätigen. Sie können jetzt mit «ESC» die Bearbeitung abbrechen «F2» einen Eintrag im Notizfenster vornehmen «F9» eine neue Adresse erfassen «F10» die gezeigte Adresse bestätigen Da wir den Namen schon gespeichert haben und sofort der richtige Kunde gezeigt wird, brauchen Sie in diesem Fall nur die Taste «ENTER» zu drücken. Dann erscheint das folgende Auftragsformular: Die Rechnungs- bzw. Angebotsnummer wird Ihnen automatisch vorgeschlagen und kann ohne weiteres geändert werden. In diesem Fall wird dann überprüft, ob die eingegebene Rechnungs- bzw. Angebotsnummer schon vergeben oder ungültig (bei Eingabe von 0 oder 1) ist. ACHTUNG: Als Auftragsnummer wird immer die größte im System vorhandene und nicht die zuletzt eingegebene Nummer berücksichtigt, die dann um 1 erhöht wird. Anschließend erscheint die Rechnungs- bzw. Angebotsnummer in der oberen rechten Ecke. In der Spalte unter «Nummer» sehen Sie jetzt ein hell unterlegtes Feld, in das die Artikelnummer eingegeben werden muß. Gleichzeitig erscheint in der untersten Zeile des Bildschirms eine Hilfe, wie Sie weiterkommen können: «0» Auftragserstellung beenden «ENTER» oder «1» Artikelliste aufrufen «F2» Direktfakturierung (direkte Eingabe von Menge, Artikeltext, Preis) «F3» Eingabe von Zusatztexten «F4» Anzeige der Gesamtsumme EK-Preis (z. Bsp. für Nachkalkulation) «F5» Wechsel in den Korrekturmodus, um vorhergehende Positionen zu löschen oder zu ändern «F7» Komplettübernahme (Nach Eingabe der Artikelnummer und anschließender Betätigung der Taste «F7» wird der Artikel mit der Menge 1 übernommen). Falls Sie noch keine Artikelnummer eingegeben haben, wird wie bei Eingabe von «F7» die Artikelliste gezeigt. Geben Sie jetzt die Artikelnummer für die Badewanne (grün) ein. Sie haben die Artikelnummer nicht mehr im Kopf ? - kein Problem: Sie brauchen nur «ENTER» im Feld für die Bestellnummer zu drücken und die ersten Artikel werden in einem Fenster am rechten Bildschirmrand aufgelistet. Auch wenn Sie eine nicht vorhandene Artikelnummer eingegeben haben, können Sie entweder die Artikelliste einblenden, einen neuen Artikel erfassen oder mit «ESC» die Eingabe wiederholen. Die Artikelliste zeigt u.a. folgende Felder, die zum Teil auch geändert werden können: Artikelnummer Lieferant Artikelbeschreibung Bestand Warengruppe Rabattfähig Preise (EK, Netto, Aktualisierung Brutto) Folgende Tasten können Sie in der Artikelliste verwenden: «Pfeil rechts/links» «Pfeil oben/unten» In der Artikelliste blättern «ENTER» Felder ändern (nicht bei allen Feldern) «ENTER» Artikelnummer in die Rechnungserfassung übertragen (Cursor muß allerdings in der 1. Spalte sein) «F10» Artikelnummer in die Rechnungserfassung übertragen (unabhängig von der Spaltenposition) «ESC» Suche abbrechen «STRG» «BILD oben» Anfang der Liste «STRG » «BILD unten» Ende der Liste «STRG» «POS1» Anfang der Zeile «STRG» «Ende» Ende der Zeile «F7» Komplettübernahme: Artikelnummer und Anzahl (1) nehmen «F3» Ordnung der Artikeldatei ändern (standardmäßig ist die Artikeldatei nach Artikelnummer sortiert). Wenn Sie «F3» drücken, dann wird eine Sortierung nach Artikelbezeichnung erreicht, usw. Die jeweilige Sortierungsart der Liste sehen Sie links unten am Bildschirmrand TIP: (Puffersuche): Bei Eingabe einer Zahl oder Buchstaben wird sofort in der Artikelliste der erste Datensatz mit dem eingetippten Merkmal gesucht. BEISPIEL: Sie suchen in der Artikelliste die bestellte Badewanne Sie tippen «b» ein; in der Artikelliste wird der erste Datensatz mit einer Artikelbezeichnung, der mit "b" beginnt, angesteuert, wenn eine Sortierung nach Artikelbezeichnung vorliegt. Diese Möglichkeit besteht natürlich auch, wenn die Artikel nach Artikelnummern sortiert sind. Der zugehörige Artikel wird angezeigt, so daß Sie hier kontrollieren können, ob Sie den richtigen Artikel gewählt haben. Das Programm schlägt dabei automatisch als Verkaufsmenge 1 Stück vor. Wenn Sie einen Artikel mit einer Stückzahl von 1 verkaufen wollen, steht Ihnen auch eine andere Möglichkeit zur Verfügung. Nach der Eingabe der Artikelnummer können Sie die Taste «F7» für Komplettübernahme drücken. In diesem Fall brauchen Sie die Anzahl nicht mehr mit «ENTER» zu bestätigen. In der unteren Zeile erhalten Sie eine Information über den aktuellen Lagerbestand, wenn Sie für diesen Artikel festgelegt haben, daß der Artikelbestand aktualisiert werden soll. Tips für spezielle Anwendungen: Maßberechnung: Sie können über «ALT A» auch Maße (z. Bsp. Länge mal Breite) eingeben. In diesem Fall erscheint ein Fenster und Sie können Werte für die Länge, die Breite und die Höhe eintippen. Wenn Sie den Wert für die Höhe leer lassen, geht das Programm davon aus, daß Sie nur die Länge und die Breite in die Berechnungen einfließen lassen wollen. Anschließend wird der errechnete auf 2 Nachkommastellen gerundete Wert in das Feld für die Anzahl geschrieben und die Formel wird automatisch in eine der Zusatzzeilen geschrieben, sofern noch Platz vorhanden ist. Speziell für die Vermietung ist interessant, daß Sie über die Tastenkombination «ALT V» einen Zeitraum berechnen können. In diesem Fall erscheint ein Fenster und Sie können das Anfangs- und Enddatum eingeben. Aus diesen beiden Angaben wird dann die Anzahl der Tage ermittelt. Im Beispiel müssen Sie dann «1» für die Artikelanzahl eingeben. Bestätigen Sie anschließend alle anderen Eingaben mit der «ENTER» - Taste. In der unteren Zeile sehen Sie alle Möglichkeiten, die Sie jetzt haben: «F5» Änderungen vornehmen (auch Einzelrabatt, Steuer) «F6» Preisgruppe (1-5) wählen «F8» Position löschen «ENTER» Richtig - Position übernehmen. ACHTUNG: Falls Sie in den Voreinstellungen angegeben haben, daß Sie spezielle Kundenpreise berücksichtigen wollen und Sie ändern den Preis für einen Artikel, erscheint die Frage, ob die Kundenpreisliste aktualisiert werden soll. Falls Sie diese Frage mit «j» beantworten, wird der spezielle Preis für diesen Kunden in die Kundenpreisliste eingetragen. Diese Option ist allerdings nur dann möglich, wenn eine Kundennummer vergeben wurde. Spezielle Auswertungen bzw. Listen bezüglich der Kundenpreisliste können über den Dateimanager oder den Listengenerator durchgeführt werden. Sie werden sich vielleicht fragen, warum bei der Anzahl jetzt auch Nachkommastellen auftauchen. Das ist natürlich bei unserer Badewanne zwar wenig sinnvoll - allerdings gibt es ja auch Artikel, z.B. Arbeits stunden, die auf diese Weise ebenfalls erfaßt werden können. Die Nachkommastellen werden allerdings bei der Rechnungserstellung dann nicht ausgedruckt, wenn dort nur der Wert 0 auftaucht: z.B. 1.00 Waschbecken ergibt 1 Waschbecken und 2.5 Arbeitsstunden ergibt 2.5 Arbeitsstunden TIP: Wenn alle Eingaben so übernommen werden sollen, wie sie auf dem Bildschirm stehen, dann brauchen Sie nur die Taste «BILD unten» zu drücken. So ersparen sie sich die mehrmalige Bestätigung mit «ENTER». Bei den Badewannen wäre es jetzt sinnvoll, daß die Anzahl direkt aus dem Lager abgebucht wird, wenn eine Rechnung erstellt wird. Das geschieht allerdings nur, wenn Sie das Feld «Bestand aktual.» in der Lagerverwaltung mit «J» für «Ja» ausgefüllt haben. Bei der Erstellung eines Angebots wird selbstverständlich der Artikelbestand nicht geändert. Angenommen, Sie haben von diesen Badewannen zur Zeit keine auf Lager, dann erscheint in der unteren Zeile des Bildschirms eine Menüleiste mit folgenden Optionen: «F9»: Lagerbestand ignorieren «F10»: Vorhand. Bestand liefern, falls nicht ausverkauft. «ESC»: Bearbeitung dieser Position abbrechen. In unserem Fall ist gerade eine Lieferung Badewannen gekommen, so daß Sie die Taste «F9» drücken können. Dann wird automatisch in der Lagerverwaltung für diesen Artikel ein Bestand von -2 notiert (weil der Artikel vorher ausverkauft war). Falls beispielsweise nur noch 1 Badewanne auf Lager ist und Sie haben nicht gerade eine Lieferung Badewannen bekommen, dann können Sie auch - falls der Kunde einverstanden ist - zunächst diese 1 Badewanne verkau fen. In diesem Fall müssen Sie die Taste «F10» drücken. Natürlich brauchen Sie den aktuellen Bestand nicht im Kopf zu haben: die vorhandene Stückzahl wird jeweils auf dem Monitor angezeigt. Falls der Kunde allerdings unbedingt 2 Badewannen kaufen will und er mit Ihrem Angebot, die vorhandene Badewanne zu kaufen, nicht einverstanden ist, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Taste «ESC» zu drücken und damit die Bearbeitung dieser Position abzubrechen. ACHTUNG: Wenn Sie in den Voreinstellungen festgelegt haben, daß Sie eine Rückstandsliste führen wollen und wenn Sie an dieser Stelle die Taste «F9» oder «F10» gedrückt haben, erscheint anschließend die Nachfrage, ob diese Position in die Rückstandsliste aufgenommen werden soll. Wenn Sie mit Ihrer Eingabe einverstanden sind, drücken Sie die Taste «ENTER» Anschließend wird die (bisherige) Rechnungssumme in dem Fenster oben rechts gezeigt. Sollten Sie feststellen, daß Sie bei einer vorherigen Position einen Fehler gemacht haben, gelangen Sie durch «F5» in den Korrekturmodus. Hier können Sie dann wieder Positionen ändern bzw. löschen. Mit «ESC» verlassen Sie den Korrekturmodus. Der Kunde hatte noch zusätzlich ein Waschbecken 2. Wahl bestellt. Geben Sie jetzt die nächste Position ein: Bestellnummer «100» eingeben Mit «ENTER» Artikelnummer bestätigen Mit «ENTER» Anzahl bestätigen (oder ändern) Mit «ENTER» die gesamte Position bestätigen Damit haben Sie alle Artikel erfaßt, die der Kunde bestellt hatte und Sie können den Programmteil verlassen, indem Sie «0» eingeben. Bei der Rechnungserfassung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Direktfakturierung: Mit der Taste «F2» im Feld Artikelnummer können Sie direkt fakturieren: In diesem Fall erscheinen drei Leerzeilen, in die Sie den Fakturierungstext eingeben können. Nach der Eingabe von Stückzahl und Preis müssen Sie den Mehrwertsteuersatz eingeben. Dabei sind die Mehrwertsteuersätze möglich, die Sie bei der Installation festgelegt haben und der Mehrwertsteuersatz 0. Direkt fakturierte Artikel sind nur dann rabattfähig, wenn Sie dies in den Voreinstellungen entsprechend vereinbart haben. Zusatztext: Sie können auch mit der Taste «F3» einen Zusatztext vorsehen. In diesem Fall wird für Menge und Preis jeweils «0» vorgesehen. Die so erfaßte Position wird dann automatisch der vorhergehenden Position zugeordnet und erhält dementsprechend in den verschiedenen Formularen keine Positionsnummer. Selbstverständlich werden bei Zusatztexten keine Preise und Mengen gedruckt. Zwischensummen: Wenn Sie in Ihrer Rechnung Zwischensummen benötigen, geben Sie bei der Auftragsbearbeitung als Artikelnummer «<summe>» ein. Auf dem Bildschirm sieht diese Position zwar aus wie eine direkt fakturierte Position (Preise=0.00, etc.), aber beim Ausdruck wird jeweils die Summe berechnet, indem die Gesamtpreise summiert werden und zwar entweder ab der ersten Position oder ab der letzten Zwischensummenposition. Akonto-Zahlungen: Falls Ihr Kunde bereits eine Teilzahlung im Voraus geleistet hat, können Sie über die Eingabe von «<akonto>» eine entsprechende Position vorsehen. Als Standardtext erscheint dann «Abschlagszahlung». Dieser Text kann natürlich beliebig geändert werden. Bei der Erfassung einer Rechnung auf Nettopreisbasis (vgl. «Voreinstellungen»), wird zusätzlich der Bruttogesamtpreis gezeigt. Bei der Änderung bzw. Löschung von Positionen wird der neue Betrag erst dann berechnet, wenn Sie die «Korrektur» verlassen haben. Wenn Sie die Rechnungserfassung mit «0» abgeschlossen haben, erscheint anschließend das Menü «Formulare drucken»: Die hier genannten Punkte sind natürlich abhängig davon, welche Auftragsart Sie gewählt haben. Wenn Sie beispielsweise ein Angebot erstellt haben, dann erscheint statt der o.g. Auswahl die folgende Auswahl: In unserem Fall wählen Sie «Rechnung oder Quittung drucken» aus. Die gerade erfaßte Rechnungsnummer wird dann vorgeschlagen, so daß Sie die Nummer nur noch mit «ENTER» zu bestätigen brauchen. Außerdem können Sie das Rechnungsdatum ändern oder bestätigen. Jetzt kommt ein Erfassungsbogen für den Rechnungsausdruck: Die Standardeinstellungen können Sie verändern, indem Sie die Frage «Voreinstellung richtig ?» mit «N» beantworten. Dann muß die Frage beantwortet werden, ob Sie dem Kunden Rabatt gewähren wollen. Dabei wird automatisch der Rabattsatz vorgeschlagen, den Sie bei der Erfassung des Kunden festgelegt haben. Diese Frage wollen wir in unserem Beispiel mit «J» beantworten und anschließend den Rabattsatz eingeben («1,5»). Die Frage «Ausland (ohne Steuer)» ist insofern von Bedeutung, daß an dieser Stelle dafür gesorgt werden kann, daß eine Rechnung ohne Ausweisung der Steuer gedruckt wird, so daß es nicht notwendig ist, bei der Auftragserfassung die einzelnen Positionen zu ändern.(Nähere Informationen, vergl. «Stammdaten».) Dieser Eintrag kann nicht geändert werden, sondern ist abhängig von den Eintragungen beim Kunden. Wenn Sie die nächste Frage («Druck Langtexte ?»)- mit «J» beantworten, werden die Langtexte - falls vorhanden - gedruckt. Beantworten Sie die Frage, ob der Kunde bezahlt hat. Der Kunde in unserem Beispiel zahlt die Rechnung gleich und deswegen muß auf diese Frage «J» eingegeben werden. Da der Kunde in bar bezahlt hat, können wir auch noch Skonto berücksichtigen. Beantworten Sie also die nachfolgende Frage entsprechend mit «J.» An dieser Stelle möchten wir auf Rabatt und Skonto etwas näher eingehen, damit Sie sehen, in welcher Weise die Abzüge jeweils berücksichtigt werden: 1. Rabatt In der Lagerhaltung legen Sie fest, welche Artikel «rabattfähig » sind, d.h. es könnte ja sein, daß Sie manche Artikel so knapp kalkuliert haben, daß Sie auf keinen Fall Rabatt geben können. Wenn in der Rechnung Artikel auftauchen, die rabattfähig sind und andere, die nicht rabattfähig sind, dann wird der Rabatt nur für die rabattfähigen Artikel berechnet. Dies gilt allerdings nicht für den Einzelrabatt. Bei Rechnungen, die auf der Basis der Bruttopreise erstellt werden, wird der Rabatt auf den Bruttopreis berechnet. 2. Skonto Wenn Sie die Frage «Kann der Kunde Skonto erhalten ?» mit «N» beantworten, dann wird auch dann kein Skonto berücksichtigt, wenn der Kunde innerhalb der Frist, die Sie für den Kunden festgelegt haben, die Rechnung begleicht. Haben Sie die Frage mit «J» beantwortet und der Kunde zahlt in bar oder innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist, dann wird von dem Bruttobetrag automatisch Skonto in Höhe des von Ihnen festgelegten Prozentsatzes abgezogen. Auch die Höhe des Prozentsatzes wird für den Kunden in der Adressmaske festgelegt. Der Betrag, den der Kunde in diesem Fall bezahlen muß, wird dann auf dem Bildschirm angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, die Zusatzzeile und die Fußzeilen der Rechnung vor dem Ausdruck zu verändern, um zum Beispiel andere Zahlungsbedingungen festzulegen. Hierzu stehen Ihnen auch die anhand der Funktionstasten abrufbaren Texte zur Verfügung, die Sie auch jetzt noch mit einsehen und gegebenenfalls verändern können. Die auf den Tasten «F8» und «F9» gespeicherten Texte sind nicht änderbar, da diese Texte auf der Grundlage der in den Voreinstellungen bzw. beim Kunden angegebenen Konditionen (Skonto- und Mahnungsfrist, etc.) automa tisch die abhängig vom Rechnungsdatum ermittelten Daten berücksichtigen. ACHTUNG: Bei Auslandskunden wird unter die normalen drei Fußzeilen noch eine zusätzliche Zeile gedruckt. Dieser Text entspricht dem Text der auf der Taste «F7»liegt. Daher sollte man diesen Text für die Taste «F7» unbedingt anpassen, falls man mit Auslandskunden zu tun hat. Wenn Sie die Frage «Ausland (ohne Steuern)» mit «J» beantworten, wird bei allen Positionen automatisch die Steuer auf 0 gesetzt, ohne daß Sie während der Auf tragserfassung den Steuersatz auf 0 ändern müssen. Vor dem Ausdruck können Sie angeben, welches Formular (1 bis 3 bzw. beim Profi-Kit bis Formular 9) Sie wählen können und wieviel Exemplare der Rechnung Sie benötigen. Die Anzahl der Exemplare können Sie in der Vorein stellung gegebenenfalls ändern. Wenn Sie in den Voreinstellungen die Frage «Verkäuferstatistik ?» mit «J» beantwortet haben, dann können Sie zusätzlich eine Verkäufernummer angeben, ansonsten entfällt die Nachfrage. Hier ein Beispiel für die Druckaufbereitung: Wenn die Rechnung länger als eine Seite ist, werden Sie aufgefordert, eine neue Seite einzulegen, falls Sie bei den Voreinstellungen die Frage «Seitenwechsel bestätigen?» mit «J» beantwortet haben. Damit liegt Ihnen die erste Rechnung, die Sie mit diesem Programm geschrieben haben, vor. Die Erstellung von Angeboten verläuft genau wie die Er stellung der Rechnungen. Der Unterschied besteht im Prinzip nur darin, daß der Artikelbestand natürlich nicht aktualisiert wird. Angebote können als Rechnungen übernommen werden (vgl. Menü «Formulare drucken»). Bei der Erstellung von Gutschriften müssen Sie berücksichtigen, daß negative Mengen erfaßt werden müssen (erfolgt über das Programm automatisch). Aus diesem Grund müssen Sie nach der Eingabe der Anzahl angeben, ob die eingegebene Anzahl zurückgebucht werden soll. BEISPIEL: Ein Waschbecken (Art.-Nr. 10015) wurde vom Kunden auf grund eines Fehlkaufs zurückgegeben. Bei Eingabe von «1» für die Anzahl, wird der Gesamtbetrag dann als negativer Betrag auf dem Bildschirm ausgegeben. Verlassen Sie die Erfassungsmaske durch Eingabe von «0» für Artikelnummer.Die Gutschrift können Sie über das Menü «DRUCK» -> «Gutschrift» oder direkt über «STRG F7» ausdrucken. ACHTUNG: Wenn Sie die Anzahl einer Position bei einer Gutschrift zu einem späteren Zeitpunkt über «KONTROLLE» korrigieren, wird in jedem Fall eine Korrektur des Artikelbestandes vorgenommen. Verlassen Sie die Auftragserstellung, indem Sie bei der Anweisung «Nachname des Kunden oder Kundennummer eingeben:» «ESC» drücken. 5.2 Barverkauf Beim «Barverkauf» ist die Benutzerführung hinsichtlich einer schnelleren Eingabe leicht geändert worden: Nach Auswahl dieses Punktes gelangt man nach Bestätigung oder Eingabe des Quittungsdatums sofort in die Auftragserfas sung, bestätigt oder ändert die Rechnungs- bzw. Quittungsnummer, bestätigt oder ändert je nach Einstellung die Verkäufernummer. Anschließend geben Sie die Artikelnummer ein oder wählen eine Artikelnummer aus der Liste aus. Die Bestätigung einer Position erfolgt dann über die Taste «ENTER» (zusätzlich) oder «F10». Eine Bestandsüberprüfung mit einem entsprechenden Hinweis erfolgt beim Barverkauf nicht. Der Barverkauf wird mit Eingabe «0» beendet. Dann erscheint der Gesamtbetrag. Nach Eingabe des gezahlten Betrages erfolgt eine Berechnung des Wechselgeldes und Sie geben dann an, auf welche Weise der Betrag gezahlt worden ist. ACHTUNG: Die Anzeige der Einzelbeträge, des Gesamtbetrages und des Wechselgeldes kann zusätzlich auf einem Kundendisplay ausgegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Händler oder CTO Software GmbH. ACHTUNG: Wenn Sie bei den Voreinstellungen (vgl. «Installation») eingegeben haben, daß die Quittungen als Bons mit 40 Zeichen Breite gedruckt werden soll, dann müssen Sie dar auf achten, daß Fuß- und Kopfzeilen entsprechend eingegeben werden. Texte über 40 Zeichen werden rechts abgeschnitten. Außerdem werden beim Ausdruck als Bon je Zeile nur die ersten 20 Zeichen der Artikelbezeichnung berücksichtigt. 5.3 Formulare drucken Der Ausdruck von Formularen kann über den Menüpunkt «Druck» im Hauptmenü erfolgen. Dieser Punkt kann entweder über die Tastenkombination gewählt werden oder Sie können den Druck eines bestimmten Formulars direkt über einen Hotkey erreichen. Zum Beispiel können Sie über die Tastenkombination «STRG F3» sofort eine Rechnung oder Quittung drucken lassen. Sie haben sicherlich schon bemerkt, daß eine einheitliche Linie für die Hotkeys gewählt wurde: Rechnung erstellen mit «F3», Rechnung bearbeiten mit «ALT F3» und Rechnung drucken mit «STRG F3».Eine Übersicht dieser Hotkey - Tasten finden Sie in der Einführung. Fuß- und Kopfzeilen zu allen o.g. Formularen können im Rahmen der Voreinstellungen gestaltet werden. Sie haben vor dem Ausdrucken noch die Möglichkeit verschiedene Voreinstellungen zu ändern. Wenn Sie eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung drucken wollen, wählen Sie den entsprechenden Punkt aus und geben Sie dann die gewünschte Rechnungsnummer ein. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, sich zunächst mit Eingabe von «1» oder «ENTER» eine Liste der Rechnungen zeigen zu lassen. Im Rahmen dieser Liste können Sie zusätzlich folgende In formationen entnehmen: a) Ein Häkchen «√» unter der Spaltenbezeichnung «Gedr» deutet darauf hin, daß diese Rechnung bzw. Gutschrift bereits zu irgendeinem Zeitpunkt gedruckt wurde. b) Ein Häkchen «√» unter der Spaltenbezeichnung «Gutschr» deutet darauf hin, daß es sich bei diesem Vorgang um eine Gutschrift handelt. c) Unter der Spaltenbezeichnung «Art» sehen Sie, ob der Vorgang als Netto- oder Bruttofakturierung erfaßt wurde. d) Wenn unter den Spaltenbezeichnungen «Auftragsbest», «Lieferschein», etc. «Nein» eingetragen ist, verdeutlicht dies, daß noch keine Auftragsbestätigung, Lieferschein gedruckt worden ist. ACHTUNG: Ein Ausdruck von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Etiketten, Überweisungen, Nachnahmen, etc. ist bei Angeboten nicht möglich. Erst nach Übernahme können diese Formulare gedruckt werden. Bei Etiketten, Nachnahmezetteln, Lastschriften und Überweisungsformularen können Sie angeben, von welcher Rechnungsnummer bis zu welcher Rechnungsnummer gedruckt werden soll. 5.3.1 Teillieferscheine drucken Bei Lieferscheinen können Sie wahlweise auch Teilliefer scheine drucken lassen, d.h. es werden nur Positionen auf dem Lieferschein berücksichtigt, die bisher noch auf keinem Lieferschein gedruckt worden sind, es sei denn Sie hätten den Lieferstatus dieser Position geändert. Teillieferscheine dienen beispielsweise dazu, sogen. Monatsrechnungen zu erstellen. BEISPIEL: Ein Kunde bestellt am 10.5.93 eine Badewanne und ein Waschbecken. Sie erfassen einen neuen Auftrag («Auftragserfassung»), die beispielsweise die Auftragsnummer 910123 erhält, und geben die ent sprechenden Artikel ein. Anschließend beenden Sie die Erfassung mit «0» und wählen dann im Menü «Formulare drucken» den Lieferscheindruck aus. Hier geben Sie dann an, daß ein Teillieferschein gedruckt werden soll. Am 15.5.93 bestellt der gleiche Kunde zwei Spiegelschränke. In diesem Fall wählen Sie im Hauptmenü «Kontrolle», wählen anschließend «Rechnung» als Auftragsart aus und geben dann die bereits ver gebene Auftragsnummer (910123) ein. Sie befinden sich dann anschließend wieder in der Auftragserfassung und geben die o.a. Artikel ein. Danach wählen Sie im Menü «Formulare drucken» den Punkt «Lieferschein drucken» aus und geben dann wiederum an, daß ein Teillieferschein gedruckt werden soll. Am Monatsende lassen Sie dann die komplette Rechnung drucken, indem Sie im Hauptmenü «Formulare drucken» und dann «Rechnung oder Quittung drucken» wählen und die Rechnungsnummer 910123 eingeben. Sie können überprüfen, welche Artikel bereits auf einem Teillieferschein gedruckt worden sind, indem Sie über «Kontrolle» den entsprechenden Auftrag wählen, dort in den Korrekturmodus gehen (mit «F5»). Wählen Sie dann mit den Cursortasten die Position aus, die Sie kontrollieren wollen und drücken Sie dann wiederum die Taste «F5» für «Position ändern». Hier erscheint dann ein Fenster mit folgenden Informationen: Lieferstatus (Ja oder Nein), Steuersatz und (Einzel-)rabattsatz. Eine andere Möglichkeit dies zu überprüfen, besteht über den Dateimanager, Datei «Positionen» 5.3.2 Stapeldruck Wenn Sie unter «Bearbeiten» «Stapeldruck Rechnungen» oder «Stapeldruck Lieferscheine» gewählt haben, erscheint zunächst ein Fenster, wo Sie angeben müssen, ab welchem Auftrag bis zu welchem Auftrag gedruckt werden soll. Dabei können Sie auch die Liste aufrufen und die Anfangs- und Endnummer jeweils auswählen. Anschließend müssen Sie das Rechnungs- bzw. Lieferscheindatum bestätigen oder ändern. Es erscheint dann die jeweilige Eingabemaske mit den Einstellungen für den Ausdruck. Beachten Sie bitte, daß beim Stapeldruck der Rechnungen nicht eingetragen werden kann, daß die Rechnungen bereits (alle) bezahlt sind; d.h. die Verbuchung der Rechnungen muß auf jeden Fall manuell erfolgen. Aus diesem Grund wird auch das Feld «Rechnung bezahlt» übersprungen. Individuelle Skonti (bei Angabe Skonto) bzw. Rabatte (bei Angabe Gesamtrabatt) werden je nach Kunden berücksichtigt, vorausgesetzt Sie haben eine Kundennummer vergeben. 5.4 Auftrag bearbeiten 5.4.1 Position nachträglich löschen Einen Tag später meldet sich der Kunde und möchte den Artikel mit der Nummer 9100 (Waschbecken) zurückgeben. Die Rechnung muß also geändert oder eine Gutschrift erstellt werden. In diesem Fall müssen Sie folgendermaßen vorgehen: Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Bearbeiten», indem Sie diesen Punkt über «ALT B» anwählen oder mit dem Hotkey «ALT F3» den entsprechenden Vorgang starten. Ist Ihnen die Rechnungsnummer bekannt, geben Sie diese jetzt ein. Bei Eingabe von «1»oder «ENTER» sehen Sie alle Rechnungsnummern mit den zugehörigen Kunden und weiteren Informationen; mittels der Cursortasten können Sie sich durch die einzelnen Felder bewegen. Die gewünschte Rechnungnummer können Sie nun auswählen; die Übernahme erfolgt durch Eingabe von «ENTER». Die gesuchte Rechnung hatte die Nummer 2. Setzen Sie also den Cursorbalken auf den entsprechenden Datensatz ein und bestätigen Sie diese durch «ENTER», die Rechnungsnummer erscheint im Eingabefeld und kann nun bestätigt werden. Auf dem Bildschirm erscheint wieder das von der Auftragserstellung bekannte Formular. Da Sie diese Rechnung korrigieren wollen, drücken Sie die Taste «F5» und Sie gelangen in den «Korrekturmodus». In unserem Beispiel wird jetzt die Position mit der Artikelnummer 9000 gezeigt. Mit der Cursortaste «Pfeil oben» können Sie sich die vorhergehende Position ansehen. Da diese Position ge löscht werden soll, drücken Sie die «F8» Taste. Nach der Sicherheitsabfrage: «Position wirklich löschen ?», die Sie mit «Ja» beantworten, enthält die Rechnungsnummer 2 nur noch die Position 1. Sie können das leicht nachprü fen, wenn Sie die Positionen durchblättern. Selbstverständlich wird die Anzahl der fälschlicherweise verkauften Artikel wieder dem Lager zugeführt, falls dies in der Artikelverwaltung vermerkt ist. Damit wäre der erste Schritt erledigt und Sie können den Korrekturmodus wieder mit «ESC» verlassen und an schließend die «Kontrolle» mit «0» verlassen. Sie können dann die geänderte Rechnung direkt wieder aus drucken. Die vorher falsch gedruckte Rechnung wird natürlich in der Buchhaltung (Zahlung buchen) in der korrigierten Version gespeichert, so daß damit alles erledigt ist. Auch der Lagerbestand wird - wenn notwendig - aktua lisiert. Sollte bereits eine Zahlung für diese Rechnung eingegangen sein, erscheint eine entsprechende Warnung auf dem Monitor. Die folgenden Möglichkeiten verlaufen an sich sehr ähnlich, so daß wir an dieser Stelle nur stichwortartig darauf eingehen wollen. 5.4.2 Position ändern Falls Sie eine Anzahl, einen Fakturierungstext oder einen Preis falsch eingegeben haben, gehen Sie folgendermaßen vor (Beispiel für Änderung der Anzahl): 1. Sie wählen «Bearbeiten», wählen die Rechnungsnummer (s.o.) und suchen die entsprechende Position. Mit «F5» gelangen Sie in den Korrekturmodus und können Änderungen durchführen, nachdem Sie nochmals die Taste «F5» gedrückt haben. Ändern können Sie folgende Informationen: Artikelbezeichnung, Einzelpreis, Steuersatz, Einzelrabatt, Lieferstatus. Anschließend verlassen Sie die «Kontrolle». 2. Lassen Sie die geänderte Rechnung ausdrucken 5.4.3 Falsche Artikelnummer Sollte Ihnen dieses Mißgeschick passieren, dann müssen Sie die Position mit der falschen Artikelnummer zunächst löschen und anschließend eine neue Position mit dem «richtigen» Artikel erfassen. 5.4.4 Falscher Kunde Normalerweise werden Sie spätestens dann, wenn das Rech nungsformular auf dem Bildschirm erscheint, in dem oben links der Name des Kunden erscheint, merken, wenn Sie einen falschen Kunden gewählt haben. Sie brauchen in diesem Fall nur sofort bei Artikelnummer «0» einzugeben und die Rechnung wird storniert. Die Rechnungsnummer steht dann weiter zur Verfügung. Sollten Sie dies nicht bemerkt haben und bereits einige Positionen erfaßt haben, sollten Sie diese Rechnungen in der Regel über den Menüpunkt «OP» und «Zahlung erfassen» stornieren. 5.4.5 Positionen nachträglich zufügen, einfügen oder verschieben Positionen können auch nachträglich eingegeben werden: Suchen Sie die entsprechende Rechnung über die Rechnungs nummer und geben Sie die neue Position ein. Diese Position erhält dabei eine Positionsnummer, die um 1 größer ist als die zuletzt vergebene Positionsnummer: Wenn Sie also eine Rechnung mit drei Positionen erfaßt hatten, dann erhält die neue Position die Positionsnummer 4. Um diese Position zwischen die Position 2 und 3 zu schieben, kann über den Korrekturmodus die Positionsnummer geändert werden, indem die (Positionsnummer) 4 durch 2 überschrieben wird. Nachdem die Eingabe der Felder beendet worden ist, befindet sich die Position (wie gewünscht) zwischen Positions 2 und 3, hat aber ebenfalls die Positionsnummer 2. Bezogen auf die Verwendung von Formular 1 ist die doppelte Vergabe einer Positionsnummer (in unserem Fall 2) nicht weiter problematisch, weil die Positionsnummer beim Ausdruck des Formulars automatisch neu berechnet wird. Wenn Sie allerdings Formular 3 bis 9 verwenden wollen und im Formulargenerator das Feld POS_NR (für Positionsnummer) verwenden wollen , sollten Sie die numerische Reihenfolge der Positionsnummern über die Neusortierung mit «ALT S» (Korrekturmodus) wiederherstellen lassen. Verwenden Sie im Formulargenerator das o.g. Feld nicht, dann ist eine Änderung nicht notwendig. 5.4.6 Geänderten Auftrag ausdrucken Nach der Änderung erscheint das gleiche Druckauswahlmenü wie nach der Erfassung von Aufträgen, Lieferscheinen etc.. Sie können Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Auf tragsbestätigungen und Gutschriften auch zu einem späteren Zeitpunkt ausdrucken lassen bzw. leicht Duplikate erstellen, wenn die Positionen noch gespei chert sind: Wählen Sie in diesem Fall den Punkt «DRUCK» im Hauptmenü, wählen das entsprechende Formular und geben dann die Rechnungsnummer ein. Anschließend erscheint der Erfassungsbogen für den Ausdruck, in dem Sie dem Programm in der oben beschriebenen Weise mitteilen, welche Rechnungen z.B. in welcher Form ausgedruckt werden sollen. 5.5 Rückstandsliste Falls Sie in den Voreinstellungen eingestellt haben, daß Sie eine Rückstandsliste führen wollen, werden Artikel, die nicht geliefert werden konnten in diese Liste mit folgenden Feldern eingetragen: Art.-Nr., Rechnungsnr., Kundennr., Anzahl, Artikelbezeichnung, Erfassungsdatum. Spezielle Auswertungen bzw. Listen bezüglich der Rückstandsliste können über den Dateimanager oder den Listengenerator durchgeführt werden. 6. Zahlungen erfassen Über «ALT O» für «Offene Posten» besteht die Möglichkeit, Rechnungen zu verbuchen. Nach Eingabe einer Rechnungsnummer sehen Sie beispielsweise folgende Maske: Hier werden also die wichtigsten Daten aufgelistet. «N» bei «Bezahlt» zeigt Ihnen, daß der Kunde noch nicht bezahlt hat. Zusätzlich erscheint der Hinweis «OFFEN». Im Zusammenhang damit ist natürlich auch das Rechnungs datum von Bedeutung. «J» bei Skonto bedeutet, daß Sie dem Kunden Skonto gewähren, wenn innerhalb einer für den Kunden festgelegten Frist die Rechnung bezahlt wird. «J» bei Rabatt bedeutet, daß Sie dem Kunden Rabatt ge währt haben. «0» bei Mahnung bedeutet, daß der Kunde noch keine Mah nung erhalten hat. Eine andere Zahl zeigt, welche Mahnung der Kunde bereits erhalten hat (z.Bsp.: 2 - 2. Mahnung). Weiter wird hier das Mahnungsdatum angezeigt, darunter die Mahnstufe, die Zahlungsart und die Kontonummer (bei Einsatz von CTO Fibu). Unter «Letzte Zahlung» befindet sich das Datum, an dem zuletzt eine Teilzahlung eingegangen ist, darunter die Höhe des zuletzt verbuchten Zahlungsbetrags. Ganz unten rechts steht - soweit vergeben - die Debitorennummer. Über der Fußzeile wird die aktuelle Sortierung angezeigt, die anhand der Taste «F3» geändert werden kann. BEISPIEL: Wir wollen jetzt annehmen, daß der Kunde die Rechnung (Rech.-Nr. 90021) bezahlt hat. Dann müssen Sie diese Zahlung erfassen, indem Sie folgendermaßen vorgehen: Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt «OP», dann die Option «Zahlung erfassen». Sie können jetzt die Rechnungsnummer oder den Namen des Kunden eingeben oder aber sich bei Eingabe von «ENTER» alle Rechnungsnummern mit den Namen der Kunden auflisten lassen, die bereits ausgedruckt worden sind und diese dann mit den Cursortasten auswählen und mit «ENTER» übernehmen.. Geben Sie in unserem Fall «90021» für die Rechnungsnummer ein. Auf dem Bildschirm erscheint jetzt die oben gezeigte Maske. In der Menüzeile sind alle Optionen aufgezeigt, die Ihnen zur Verfügung stehen. Da es sich bei der gezeigten Rechnung um die gewünschte handelt, brauchen Sie nicht weiterzublättern, sondern drücken die Taste «F9» für «verbuchen». Achten Sie auch auf das Feld «Bezahlt», hier ist noch «N» eingetragen. Sicherheitshalber erscheint jetzt noch mal die Frage «Zahlung erfassen ?», die Sie mit «JA» beantworten. Der Kunde bezahlt die Rechnung am 22.08.93. Sie müssen die Zahlung nicht unbedingt am gleichen Tag erfassen, weil Sie immer die Möglichkeit haben, das Datum zu ändern. Wenn Sie also am 22.08.93 nicht dazu gekommen sind, die Zahlung zu erfassen und Sie wollen dies am 23.08.93 nachholen, dann brauchen Sie nur das Datum, das erscheint, wenn Sie die Buchung bestätigt haben, zu ändern. In der Menüzeile erscheint die Meldung: Zahlungsdatum: 23.08.93 (Ändern oder ENTER) (Das Systemdatum wird automatisch übernommen) Da das Datum geändert werden soll, überschreiben Sie 23 mit 22 und drücken dann die «ENTER»- Taste. Sie haben bei der Rechnungserstellung festgelegt, daß der Kunde Skonto erhalten soll, wenn er innerhalb von - nehmen wir mal an - 10 Tagen bezahlt. Wenn die Rechnung schon nach 5 Tagen bezahlt ist, wird automatisch Skonto von dem bisherigen Gesamtbetrag ab gezogen und der neue Preis erscheint in der unteren Menüzeile. Dann können Sie diesen Preis entweder bestätigen oder ändern. Beispiel: Neuer Gesamtbetrag (- Skonto:) 747.95 (Ändern oder ENTER) ACHTUNG: Bitte beachten Sie, daß eine Neuberechnung der Steuerbeträge nicht möglich ist, wenn Sie den o.g. Betrag abzüglich Skonto ändern. Insofern ist die «sauberste» Lösung, daß Sie die Rechnung entsprechend ändern und dann neu ausdrucken lassen. Sollte der Kunde nicht innerhalb dieser Frist bezahlt haben, dann können Sie noch entscheiden, ob Sie trotzdem Skonto gewähren wollen. Anschließend können Sie mit «ENTER» die Zahlungsart wählen (Bar, Scheck, Überweisung, Verrechnung, Bankeinzug oder Kreditkarte). Die Zahlungsart ist für das integrierte Kassenbuch von Bedeutung. Wenn Sie sich jetzt das Feld «Bezahlt» ansehen, dann können Sie beobachten, daß dort «J» eingetragen worden ist und der Preis sich geändert hat (nur bei Skonto), sowie das Zahlungsdatum vermerkt ist. Mit der Taste «F8» können fälschlicherweise erfaßte (ge- druckte und nicht gedruckte) Rechnungen storniert werden. Wenn Sie Teilzahlungen verbuchen wollen, drücken Sie die Taste «F5». Anschließend müssen Sie den Betrag und das Zahlungsdatum eingeben. Das Programm berechnet dann automatisch den Restbetrag. TIP: Bei der Stornierung einer nicht gedruckten Rechnung oder einer Rechnung ohne Positionen müssen Sie folgendermaßen vorgehen: Geben Sie zunächst eine Rechnungsnummer ein, die bereits gedruckt worden ist und anschließend drücken Sie die Taste «F8». Anschließend geben Sie dann die Rech nungsnummer ein, die Sie eigentlich löschen wollen und nach einer Sicherheitsabfrage wird diese Rechnung dann gelöscht. Die Taste «F6» (Offene Posten) funktioniert praktisch wie ein Lichtschalter: Wenn Sie einmal diese Taste drücken, enthält die Datei (optisch) nur noch die «offenen Posten». Um dies deutlich zu machen, sehen Sie auch am oberen rechten Bildrand den Text «Nur offene Posten». Wenn Sie anschließend nochmal die Taste «F6» drücken, dann enthält die Datei wieder alle Posten (in diesem Fall sehen Sie den Text «Alle Posten»). ACHTUNG: Wenn Rechnungen oder Gutschriften, die bereits teilweise oder ganz bezahlt worden sind, geändert und anschließend - trotz des Hinweises, daß bereits eine Ein- oder Auszahlung erfolgt ist - ausgedruckt werden, wobei dann angegeben wurde, daß es sich bei dieser Rechnung nicht um eine Kopie handelt, dann wird bewußt der Restbetrag wieder auf den neuen Betrag gesetzt, wobei der Eintrag im Feld «Bereits bezahlt» nicht geändert wird. So erhalten Sie einen Hinweis, daß diese Rechnung nachträglich geändert wurde und der bereits eingegangene Betrag geht nicht verloren. Über den Dateimanager oder (besser noch) bei einer Ein- oder Auszahlung können die Beträge dann angepaßt werden. Verlassen Sie jetzt diesen Programmteil, indem Sie die Taste «ESC» drücken. 6.1 Schnittstelle zu CTO EA Wenn Sie unser Programm CTO EA (Umfangreiche Einnahmen - Ausgaben - Überschußrechnung mit Anlagenbuchhaltung) zusätzlich erworben haben, dann werden automatisch bezahlte Rechnungen verbucht. Nachdem Sie die entsprechende Rechnung mit «F9» verbucht haben, das Datum und evtl. den Betrag bestätigt oder ge ändert haben, erscheinen auf der rechten Bildschirmseite die Buchungstexte (für Einnahmen und Ausgaben) und die diesen Buchungstexten zugeordneten Kontenklassen. Wir haben hier eine relativ genaue Unterscheidung der Buchungstexte innerhalb der einzelnen Konten vorliegen. Man könnte natürlich auch beispielsweise ein einziges Konto einrichten und als Buchungstext «Programmverkauf» wählen. Wir wollen annehmen, daß eine Rechnung über den Verkauf einer Registrierung CTO EHO mit Handbuch verbucht werden soll. In diesem Fall wandert man mit dem Cursor auf den entsprechenden Buchungstext und drückt dann die Taste «F10». Sicher ist es sinnvoll, wenn zunächst in der Einnahmen - Ausgaben - Überschußrechnung CTO EA (zumindest) ein Kontenplan angelegt wird, damit nicht später ein heilloses Durcheinander entsteht. Wenn Sie für eine Buchung noch keinen Buchungstext vorge sehen haben, dann blättern Sie solange vorwärts (mit «BILD unten»), bis Sie einen freien oder nicht mehr benötigten Buchungstext finden, drücken Sie dann «ENTER» und geben Sie den Buchungstext ein. Die Eingabe schließen Sie durch Drücken der Taste wieder ab. Anschließend gehen Sie mit dem Cursor in die Spalte «EA» - für die Kontenklasse - und geben da die entsprechende Kontenklasse ein. Bewegen Sie dann den Cursor wieder in die Spalte «Text» und drücken Sie die Taste «F10». Falls Sie nicht verbuchen wollen, drücken Sie die Taste «ESC». Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie auswählen, auf welches Geldkonto der Rechnungsbetrag eingegangen ist. Der Vorgang der Verbuchung wird wiederholt, wenn zu beiden möglichen Steuersätzen Beträge vorliegen. Falls Sie eine Rechnung, die bereits gedruckt und verbucht worden ist, korrigieren mußten, wird der o.g. Verbuchungsvorgang wiederholt. Dabei wird allerdings der fehlerhafte Buchungssatz in CTO EA automatisch durch den verbesserten Satz ersetzt. (Dies gilt allerdings nicht für das Geldkonto). 6.2 Schnittstelle zu CTO FIBU Wenn Sie unser Programm CTO FIBU im Einsatz haben und dies bei den Voreinstellungen entsprechend angegeben haben, erscheint nach der Zahlungserfassung in der rechten Bildschirmhälfte ein Fenster, in dem Sie das Geld- bzw. Bankkonto wählen können. Die weitere Verbuchung (Übernahme von Rechnungen und Zahlungen) erfolgt dann in CTO FIBU. 7. Mahnungswesen 7.1 Mahnungen drucken Mahnungen an alle Kunden in der Mahnliste lassen sich wie folgt ausdrucken: Im Hauptmenü «ALT O» eingeben «Mahnungen drucken» anwählen Mahnstufe eingeben (1-3) (bei Mahnstufe 3 erfolgt später noch die Möglichkeit eine zusätzliche Mahngebühr einzusetzen) Wenn der Mahntext gezeigt oder geändert werden soll (s.Beispiel unten), bei der nächsten Abfrage «JA» eingeben, sonst «Nein» Wenn Sie jetzt die Frage «Alle Mahnungen ohne Nachfrage drucken ?» mit «Ja» beantworten, wird bei später jedem Kunden , der in der Mahnliste steht, vor dem Ausdruck eine Bestätigung (F10) verlangt. Somit können bestimmte Kunden von der Mahnaktion (F9) ausgespart werden. Jetzt bestätigen oder ändern Sie noch das Mahnungsdatum und der Druck kann erfolgen. Mit «ESC» können Sie den Druck jederzeit abbrechen. An dem Beispiel können Sie erkennen, daß Ihr Mahnungsbrief bis zu 17 Zeilen lang sein kann. Wenn Sie im Text an einer beliebigen Stelle <DM> einfügen, wird automatisch der entsprechende Preis an der Stelle im Text ausgedruckt. Achten Sie allerdings darauf, daß Sie noch genügend Platz zum linken Rand haben, weil es ansonsten zu Schwierigkeiten bei der Formatierung kommen kann. Folgende Tastenkombinationen zur Veränderung des Textes können Sie nutzen: «EINFG» Schalter für Einfüge/Überschreibemodus «STRG Y» Zeile löschen «STRG Pfeil rechts» Nächstes Wort «STRG Pfeil links» Vorhergehendes Wort «STRG T» Rechtes Wort löschen TIP: Wenn Sie einen Mahnlauf durchführen, sollten Sie zur Verhinderung von Überschneidungen mit der dritten Mahnung beginnen: Kunden, bei denen bereits die Mahnstufe 2 eingetragen ist, erhalten dann die 3. Mahung, anschließend erhalten alle Kunden, bei denen die Mahnstufe 1 eingetragen ist, die 2. Mahnung und Kunden, bei denen noch keine Mahnstufe eingetragen ist, die 1. Mahnung. 7.2 Einzelmahnungen drucken Mahnungen an einzelne Kunden in der Mahnliste lassen sich wie folgt ausdrucken: Im Hauptmenü «ALT O» eingeben «Einzelmahnung drucken» anwählen Rechnungsnummer eingeben (direkt oder durch Eingabe von «ENTER»; dann ist eine Auswahl aus der Liste möglich - die Rechnungsnummer wird dann übernommen) Eingabe der Mahnstufe (1-3) (bei Mahnstufe 3 erfolgt später noch die Möglichkeit eine zusätzliche Mahngebühr einzusetzen) Mahntext zeigen oder ändern s.o. Der Ausdruck beginnt Mit «ESC» können Sie den Vorgang abbrechen. 7.3 Sammelmahnungen drucken Mehrere Mahnungen an einzelne Kunden in der Mahnliste lassen sich wie folgt zusammenfassen und ausdrucken. Im Hauptmenü «ALT O»wählen. «Sammelmahnungen drucken» anwählen Mahntext zeigen oder ändern s. o. Mahnungsdatum ändern oder bestätigen Ausdruck mit Gesamtsumme der Forderungen: «JA» oder «NEIN» Sie erhalten jetzt eine Auflistung der offenen Rechnungen eines Kunden sortiert nach Rechnungsnummern. Sie können jetzt entscheiden, ob die Mahnung gedruckt werden soll (F10) oder nicht (F9). Mit «ESC» können Sie den Vorgang abbrechen. 7.4 Liste Mahnungen Die Mahnungsliste enthält alle wichtigen Daten im Zusammenhang mit den Offenen Posten. Diese Liste kann gedruckt oder auf dem Monitor ausgegeben werden. Im Hauptmenü «ALT O»wählen. «Liste Mahnungen» anwählen Der Pfeil nach rechts hinter der Option bedeutet, daß noch ein weiteres Fenster geöffnet wird: Hier können Sie bestimmen, ob die Ausgabe der Liste auf den Bildschirm oder auf den Drucker erfolgen soll. Bildschirmausgabe: beinhaltet zunächst nur Rechungsnummer, Betrag, Name, möchten Sie weitere Informationen - wie z.B.: Rechnungsdatum, Mahnstufe oder offener Restbetrag, so können Sie mit der Cursortaste nach rechts «weiterblättern». Immer im Bild bleibt dabei die Spalte mit der Rechnungsnummer. Mit «ESC» können Sie den Vorgang abbrechen. Druckerausgabe - hier erhalten Sie die gleichen Informationen wie bei der Bildschirmausgabe. 7.5 Außenstände Anhand dieser Option können Sie sich einen Überblick ver schaffen, 1. welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind, 2. wie hoch der Gesamtbetrag aller Auenstände ist. Im Hauptmenü «ALT O»wählen. «Außenstände» anwählen Ausgabe auf Bildschirm oder Drucker wählen Bildschirmausgabe: Sie erhalten eine Liste der Außenstände. Auch hier können Sie weitere Informationen als die zunächst angezeigten durch Blättern mit den Cursortasten erzielen. Zusätzlich kann die Gesamtsumme aller Außenstände errechnet und ausgegeben werden. Druckerausgabe: Sie erhalten eine Liste der Außenstände mit allen wichtigen Informationen. 8. Statistik Dieser Menüpunkt erlaubt Ihnen Rückschlüsse auf Ihre Er tragslage. Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Die Menüpunkte im Einzelnen: «MONATSUMSATZ» Diese Option eignet sich dazu, den Monatsumsatz be rechnen zu lassen. Sie können dabei den Umsatz von jedem Monat des laufenden Jahres überblicken. Beim Aufruf der Dateireorganisation werden bezahlte Rechnungen und die zugehörigen Positionen aus Verarbeitungszeitgründen gelöscht. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Rechnungen des Vor monats mit der Option «RECHNUNGSLISTE» rechtzeitig ausdrucken zu lassen. «JAHRESUMSATZ» Die Berechnung des Jahresumsatzes ist für das laufende und das vorhergehende Jahr möglich. Dabei werden die monatlichen Umsätze gezeigt und die einzelnen Umsätze zusätzlich grafisch verdeutlicht. Diese Umsätze können wahlweise brutto oder netto gezeigt werden. «RECHNUNGSLISTE» Mit dieser Option können Sie sich einen Gesamtüberblick über alle Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, spezifiziert nach Rechnungsnummer, Namen, Rechnungsdatum und Gesamtpreis verschaffen. Option: Bildschirm- oder Druckerausgabe «ARTIKELVERKAUFSLISTE» Hier erhalten Sie Auskunft, welche Artikel wie oft im eingegebenen Zeitraum verkauft wurden. Option: Bildschirm oder Druckerausgabe «KUNDENSTATISTIK» Hier erhalten Sie Auskunft, welche Kunden für wieviel im eingegebenen Zeitraum gekauft haben. Option: Bildschirm- oder Druckerausgabe «ÜBERSICHT ARTIKEL/MONAT» Hier erhalten Sie Auskunft, wie oft ein Artikel im Verlaufe eines eingegebenen Zeitraums verkauft wurde. «KUNDENINFO» Zu jedem Kunden können Sie sich ein Kundeninfo zeigen lassen. Dieses Kundeninfo enthält die Positionen der Rechnungen, Verkaufsdatum, Preis, etc.. Option: Bildschirm oder Druckerausgabe ACHTUNG: Die o.g. Punkte sind im Vergleich zur Version 1.01 technisch geändert worden: Bei der Version 1.01 erfolgte die Auswertung aufgrund des Namens, ab der Version 2.0 erfolgt die Auswertung kundennummernbezogen. Sollten Positionen nicht aufgelistet werden, so versuchen Sie dies mit der Direkteingabe (F3) des Namens. Allerdings können in diesem Fall auch Positionen von Kunden aufgelistet werden, die den gleichen Namen haben. «TAGESTATISTIK» Anhand dieser Option können Sie den Tagesumsatz fest stellen und zusätzlich eine Auskunft über die Zahlungsart erhalten. «ROHGEWINN» Beim Rohgewinn wird nach Eingabe eines Zeitraums der entsprechende Betrag (Differenz aus dem Nettobetrag der Rechnungsposition und dem zur Zeit für diesen Artikel aktuellen Einkaufspreis multipliziert mit der verkauften Anzahl) berechnet. ACHTUNG: Die hier berechneten Werte sollen nur als Orientierung dienen. Eine exakte Berechnung des Rohgewinns ist technisch nicht möglich. «PROVISIONSABRECHNUNG» Nach der Eingabe des Zeitraums und dem gewünschten Verkäufer bzw. Vertreter wird abhängig von dem beim jeweiligen Artikel eingegebenen aktuellen Provisi onssatz und der verkauften Anzahl die entsprechende Einzelprovision berechnet. Dabei können die Einzel positionen bei Bedarf gedruckt werden. Wahlweise können Sie die Provision mit oder ohne Rabattabzug berechnen lassen. Abschließend wird die Gesamtprovision ausgewiesen. Beispiel: Provision 30%, Artikel kostet DM 100,-, 10% Gesamtrabatt Bei Eingabe von "J" für Rabattabzug ergibt sich folgende Berechnung: 100,- * 20% = 20,- Provision Bei Eingabe von "N" für Rabattabzug ergibt sich folgende Berechnung: 100,- * 90% = 90,-; 90,- * 30% = 27,- Provision Allerdings möchten wir an dieser Stelle noch einmal darauf hinweisen, daß es beispielsweise zu Fehlern bei der Berechnung des Monatsumsatzes oder bei der Arti kelstatistik kommen kann, wenn der entsprechende Berechnungszeitraum länger zurückliegt und wenn bei der Dateireorganisation Daten, die nur noch für statistische Zwecke interessant sind, gelöscht worden sind. Eine Berechnung eines weiter zurückliegenden Berechnungs zeitraums würde die Verarbeitungsgeschwindigkeit negativ beeinflussen (vgl. auch Kapitel Dateireorganisation). Aus diesem Grund sollten Sie möglichst im folgenden Monat die Liste der Rechnungen des vorhergehenden Monats ausdrucken lassen (Rechnungsausgangsbuch). Bei der Berechnung des Umsatzes ist das Rechnungsdatum entscheidend: Angenommen eine Rechnung ist am 15.12.92 erstellt und am 7.01.93 bezahlt worden. Dann wird der Rechnungsbetrag zur Umsatzsumme des Jahres 1992 addiert und in der Rechnungsliste des Monats Dezember (1992) geführt. 9. Programminstallation Nach Eingabe eines Code - Wortes (nach einer Neuinstallation des Programms ist das Codewort leer - in diesem Fall gelangen Sie direkt in die Installation) erscheint das Installationsmenü: 9.1 Voreinstellungen VOREINSTELLUNGEN - SEITE 1 «RECHNUNGSERSTELLUNG MIT BRUTTOFAKTURIERUNG» Mit CTO EHO haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen an Endkunden und/oder Wiederverkäufer zu schreiben. Wenn Sie hauptsächlich an Endkunden verkaufen, müssen Sie hier die Frage mit «J» beant worten, ansonsten geben Sie «N» ein. Wenn sich Kunden an Bruttopreisen orientieren, dann erfolgt die Berechnung aller Preise aufgrund der in der La gerverwaltung kalkulierten Bruttopreise. «AUSWEISUNG DER NETTOBETRÄGE» Wenn Sie auf Ihren Rechnungen zusätzlich die jeweiligen Nettobeträge drucken möchten, geben Sie hier «J» ein. Diese Option ist nur dann von Bedeutung und wird auch nur dann ausgeführt, wenn a) Nettofakturierung gewählt wurde (s.o.) b) Artikel mit (mindestens) zwei Steuersätzen fakturiert werden. «VERWENDUNG RECHNUNGSFORMULAR 1 bis 9» Sie können zwischen drei Formularen für Rechnungen und Angebote wählen (beim Profi-Kit stehen Ihnen weitere 6 Formulare zur Verfügung): a)Formular 1 enthält folgende Spalten: Positionsnummer, Artikeltext, Menge, Rabatt, Kennziffer für Steuersatz, Einzelpreis, Gesamt preis. Optional können Sie im Rahmen der Installation noch angeben, ob die Mengeneinheit und/oder die Artikelnummer gedruckt werden soll. b)Formular 2 enthält folgende Spalten: Artikelnummer, Artikeltext, Rabatt, Einzelpreis, Gesamtpreis. Optional können Sie im Rahmen der Installation noch angeben, ob die Mengeneinheit gedruckt werden soll. c)Formular 3 können Sie in CTO EHO selbst gestalten (vgl. Formulargenerator). d)Zur Gestaltung der Formulare 4-9 finden Sie weitere Informationen im Handbuch zum Profi-Kit. «LIEFERSCHEINFORMULAR 1 und 3 bis 9» Sie können zwischen zwei Formularen für Lieferscheine wählen (beim Profi-Kit stehen Ihnen weitere 6 Formulare zur Verfügung): a) Das Standardformular (bei Eingabe von 1 und 2) b) Das Formular 3, das anhand des Formulargenerators erstellt werden kann. c) Zur Gestaltung der Formulare 4-9 finden Sie weitere Informationen im Handbuch zum Profi-Kit. «QUITTUNGSFORMULAR 1 und 3 bis 9» Sie können zwischen zwei Formularen für Quittungen wählen (beim Profi-Kit stehen Ihnen weitere 6 Formulare zur Verfügung): a) Das Standardformular (bei Eingabe von 1 und 2) b) Das Formular 3, das anhand des Formulargenerators erstellt werden kann. c) Zur Gestaltung der Formulare 4-9 finden Sie weitere Informationen im Handbuch zum Profi-Kit. «AB WANN AUFNAHME IN DIE MAHNUNGSLISTE» In diesem Teil können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen eine Rechnung, die noch nicht bezahlt worden ist, in der Mahnungsliste aufgenommen werden soll. Wenn also das Rechnungsdatum um beispielsweise 14 Tage überschritten worden ist, dann wird die Rechnung in der Mahnungsliste gezeigt. Beispiel: Ab wann Aufnahme in die Mahnungsliste ? 14 Tage «WIEVIEL PROZENT SKONTO» Hier können Sie festlegen, wieviel Prozent Skonto die Kunden gegebenenfalls erhalten sollen. Im Beispiel werden dann 2% Skonto berücksichtigt: Wieviel Prozent Skonto ? 2.00 % Der hier eingestellte Skontosatz kann für jeden Kunden individuell eingestellt werden (Stammdatenmaske). «BIS ZU WIEVIEL TAGEN SKONTO» Hier kann festgelegt werden, innerhalb welchen Zeitraums Sie einem Kunden auf eine Rechnung Skonto gewähren wollen. Auf Rechnungen wird allerdings grundsätzlich nur dann Skonto gewährt, wenn Sie bei der Rechnungserstellung (Verkauf oder Rechnungsdruck) eine entsprechende Angabe gemacht haben. Im Beispiel wird auf Rechnungen Skonto gewährt, die innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden: Bis wann Skonto ? 10 Tage Die hier eingestellte Skontofrist kann für jeden Kunden individuell eingestellt werden (Stammdatenmaske). CODEWÖRTER: «SYSTEMEINSTELLUNG» Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter in die Teile «Installation» und «Umsatz» gelangt. «LAGERZUGANG» Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter in die Teile «Lagerzugang» und «Lieferung» (in Artikelmaske - Aufruf mit «F6») gelangt. «PREISE UND KALKULATION» Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter in die Teile Preise und Kalkulation gelangt. ACHTUNG: Wenn man ein Codewort für «Preise und Kalkulation» einstellt , so ist dieses Codewort zwar sofort gültig (z. Bsp. im Netz auf anderen Workstations), aber noch nicht auf dem Rechner aktiviert, auf dem man arbeitet. Wenn also derjenige, der an diesem Rechner arbeitet, nicht die Berechtigung haben soll, dann ist es notwendig, mit «STRG U» die Option für die o.g. Passwordeingabe zu aktivieren und anschließend irgendwas einzutippen. «HILFE EDITIEREN» Sie können bei Eingabe von «J» die Hilfe individuell gestalten oder ergänzen. «ADRESSENNEUEINGABE MIT ORTSVORSCHLAG» Bei der Erfassung neuer Kunden oder Lieferanten kann das Programm nach der Eingabe einer Postleitzahl einen entsprechenden Ort vorschlagen. Dieser Vorschlag erfolgt allerdings nur, wenn bereits eine Adresse mit dieser Postleitzahl existiert. Dabei «lernt» das Programm neue Post leitzahlen und die entsprechenden Orte. Diese Möglichkeit ist in der Regel empfehlenswert, weil dadurch die Eingabezeit stark verkürzt werden kann. «BANKVERBINDUNG EINGEBEN» Wenn Sie hier «J» eintragen, dann erscheint immer dann, wenn Sie eine neue Adresse erfassen, ein Fenster, in dem Sie die Bankverbindung eintragen müssen. Diese Bankverbindung wird z. Zt. nur bei Lastschriften und von unserem Programm CTO BANK (Datenträgeraustausch) berücksichtigt. Weitere Möglichkeiten werden wir voraussichtlich in den folgenden Versionen anbieten. In CTO FIBU wird allerdings ein Überweisungsdruck möglich sein, für den diese Felder dann natürlich wichtig sind. «WÄHRUNG» Hier haben Sie die Möglichkeit, die Währungsbezeichnung einzugeben, die dann auf allen Formularen ausgedruckt wird, bei denen die Währung genannt wird. ACHTUNG: Wenn Sie als Währung «SFR» (Schweiz) eingeben, dann werden Summenwerte automatisch auf 5 bzw. 10 Rappen auf- oder abgerundet. «BEZEICHNUNG UMSATZSTEUER » Hier können Sie die Bezeichnung der Umsatzsteuer eingeben. Z.B.: «Mwst.» oder «MWST.» «STEUERSÄTZE» Sie haben die Möglichkeit zwei Steuersätze frei festzulegen. Nur die hier eingegebenen Steuersätze und 0 werden bei der Lagerverwaltung akzeptiert. Nach einer Änderung der Steuersätze werden allerdings nicht die Preise neu berechnet. Die Steuersätze, die vorher in der Lagerverwaltung eingetragen waren, bleiben erhalten. ACHTUNG: Wenn Sie CTO FIBU oder CTO EA zusätzlich einsetzen, müssen Sie den Kennziffern jeweils die gleichen Steuersätze zuordnen. Beispiel: (1) entspricht 15% und (2) entspricht 7%. «VERKÄUFERSTATISTIK» Wenn Sie in Zukunft auswerten wollen, welche Verkäufer welche Umsätze getätigt haben bzw. eine Provisionsabrechnung durchführen wollen, müssen Sie hier «J» eintragen. «RÜCKSTANDSLISTE» Wenn Artikel in nicht genügender Zahl bei der Auftragsbearbeitung im Lager sind, haben Sie die Möglichkeit, diese Artikel automatisch in die Rückstandsliste eintragen zu lassen, wenn Sie diese Frage mit «j» beantworten. VOREINSTELLUNGEN - SEITE 2 «VERZEICHNIS MIT CTO EA» Sie können hier - falls Sie CTO EA im Einsatz haben - eingeben, in welchem Verzeichnis CTO EA installiert wurde. Wenn kein Verzeichnis ein gegeben wird, dann wird die Schnittstelle zu CTO EA auch dann nicht aktiviert, wenn sich CTO EA im gleichen Verzeichnis wie CTO EHO plus befindet. In diesem Fall erhalten Sie natürlich auch keine Warnhinweise. «SOLLVERBUCHUNG» Wenn sowohl bezahlte als auch unbezahlte Rechnungen sofort in CTO EA übertragen werden sollen, tragen Sie hier «J» ein. Standardmäßig werden Rechnungen erst dann übertragen, wenn diese Rechnungen bezahlt sind (Istverbuchung). ACHTUNG: Sorgen Sie unbedingt dafür, daß die Voreinstellungen von CTO EHO mit denen von CTO EA übereinstimmen: Rechnungsdatum und Sollver steuerung bzw. Zahlungsdatum und Istbesteuerung. «WIRD CTO FIBU EINGESETZT» Wenn Sie unser Programm CTO FIBU im Einsatz haben, tragen Sie hier bitte «J» ein. Bitte beachten Sie, daß Sie zusätzlich die Möglichkeit haben, eingehende Zahlungen zusätzlich in CTO EA zu verbuchen. In diesem Fall muß zusätzlich das entsprechende Verzeichnis angegeben sein (s.o.). «KASSENSCHUBLADE AN SERIELLER SCHNITTSTELLE (0-2)» Wenn Sie eine Kassenschublade im Einsatz haben, die über serielle Schnittstelle angesprochen wird, können Sie diese hier eintragen. Dabei gilt: «0» für keine Kassenschublade; «1» für Anschluß an COM1 und «2» für Anschluß an COM2. «ARTIKELNUMMERN AUF RECHNUNGEN DRUCKEN» Wenn zusätzlich Artikelnummern (nur sinnvoll bei Formular 1) auf den Formularen gedruckt werden soll, können Sie dies hier festlegen. «EINHEITEN AUF RECHNUNGEN DRUCKEN» Wenn zusätzlich Mengeneinheiten auf den Formularen gedruckt werden sollen, können Sie dies hier festlegen.(nur sinnvoll bei Formular 1 oder 2) «SORTIERUNG DER ARTIKELLISTE BEI AUFTRAGSERFASSUNG» Hier können Sie eingeben, wie Ihre Artikelliste sortiert sein soll, die bei der Auftragserfassung geholt wird. Dabei gilt: Eingabe Sortierungsmerkmal 1 Artikelnummer 2 Artikelbezeichnung 3 Lieferant 4 Warengruppe 5 Lieferantenartikelnummer «RABATT AUF DIREKT FAKTURIERTE ARTIKEL» Wollen Sie, daß direkt fakturierte Artikel beim Gesamtrabatt berücksichtigt werden, geben Sie bitte hier «J» ein. Standardeinstellung ist «N». «SPEZIELLE KUNDENPREISE BERÜCKSICHTIGEN» Mit «J» stellen Sie die Möglichkeit ein, für Kunden spezielle Preise zu speichern. Je nach Menge der gespeicherten Spezialpreise kann sich na türlich die Arbeitsgeschwindigkeit verringern. Diese Option sollte daher nur dann eingesetzt werden, wenn Preisvereinbarungen anders nicht mög lich sind. ACHTUNG: Wenn bei 1000 Artikeln und 1000 Kunden für jeden Artikel und Kunden Spezialpreise vereinbart werden, ergibt das eine Datei, die 1.000.000 Datensätze enthält. Dies ist programmtechnisch zwar kein Problem, wohl aber in Bezug auf die Arbeitsgeschwindigkeit. «LIEFERSCHEINE MIT GESAMTPREIS» Sie können Lieferscheine wahlweise mit oder ohne den Warengesamtpreis drucken lassen. «MAKROTASTEN SOFORT AKTIVIEREN» Die Makrotasten (SHIFT F1 bis SHIFT F10) stehen bei Eingabe von «J» sofort nach dem Programmstart zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Makrotasten besteht die Möglichkeit, häufig wiederkehrende Vorgänge wie beispielsweise die Suche eines Kunden nach dem Namen oder Kundennummer sofort ausführen zu lassen. «MAKROFUNKTION FÜR STÜCKLISTE» Wenn gewünscht, können alle Artikel mit der entsprechenden Menge, die zu dem Stücklistenartikel gehören, wahlweise automatisch statt des Stücklistenartikels in den Auftrag übernommen werden. «AKTUALISIERUNG STÜCKLISTE BEI AUFTRAG» Wenn der Bestand der Stücklistenartikel erst dann aktualisiert werden soll, wenn der Auftrag erstellt wird, dann geben Sie hier «J» ein. Wenn Sie hier «N» eingeben, wird der Artikelbestand des Stücklistenartikels bei Wareneingang bzw. Lieferung aktualisiert. TIP: Bei den Voreinstellungen bzgl. «STÜCKLISTE» sind folgende Kombinationen sinnvoll: Makrofunktionen für Aktualisierung Stückliste Stückliste bei Auftrag 1 Nein Ja 2 Nein Nein Beispiel zu [1]: Aus Einzelteilen (Platten, Tischbeine), die bei Anlieferung erfaßt werden, enstehen Fertigprodukte (Tische), die nach Ihrer Erstellung ebenfalls als Warenzugang erfaßt werden. Beim Verkauf eines Tisches werden das Produkt und die Einzelteile aus dem Bestand ausgebucht. Somit stimmt der Lagerbestand wieder und die zugehörigen Einzelteile müssen nicht nach jedem produziertem Tisch bestandsmäßig ausgebucht werden, da dies schon bei Rechnungserstellung geschieht. Beispiel zu [2]: Die Einzelteile (Platten, Tischbeine) werden mit dem Warenzugang bestandsmäßig erfaßt. Sind dann Tische hergestellt worden, werden diese ebenfalls als Warenzugang aufgenommen. Im selben Maße werden gleichzeitig (lt. Stückliste) die Einzelteile bestandsmäßig verringert, so daß es auch hier nicht nötig ist, jedes verbaute Tischbein einzeln auszubuchen. Bei Rechnungserstellung wird hier nur «der Tisch» bestandsmäßig abgebucht, nicht die Einzelteile, die schon beim «Tisch-Zugang» um die verbrauchte Menge verringert wurden. Bei den Voreinstellungen bzgl. «STÜCKLISTE» sind folgende Kombinationen nicht sinnvoll: Makrofunktionen für Aktualisierung Stückliste Stückliste bei Auftrag 3 Ja Nein 4 Ja Ja Beispiel zu [3]: Diese Variante ist durch Variante [1] voll abgedeckt. Bei Bedarf könnte der Stücklistenartikel so definiert sein, daß er bei Rechnungserstellung nicht aktualisiert wird. Dann werden nur die Einzelartikel und nicht der Stücklistenartikel bestandsmäßig verringert, wenn eine Rechnung geschrieben wird. Beispiel zu [4]: Das bestandsmäßige Ergebnis dieser Kombination ist dasselbe wie unter [3] (der Bestand des Stücklistenartikels bleibt gleich, die Einzelarti kel werden verringert, wenn eine Rechnung geschrieben wird). «KENNUNG FÜR LIEFERANTEN» Geben Sie hier die von Ihnen in der Regel benutzte Kennung für Lieferanten ein (im Beispiel «EINK»). Bei der Auswahl eines Lieferanten innerhalb der Artikelmaske beginnt dann die Auflistung der Lieferanten, die mit dieser Kennung versehen worden sind. «DATUM FÜR REORGANISATION» Abhängig von dem hier eingegebenen Datum werden Rechnungen, die vor diesem Datum bezahlt wurden, und Rechnungspositionen mit einem davor liegenden Rechnungsdatum gelöscht. ACHTUNG: Wenn Rechnungen oder Rechnungspositionen gelöscht werden, hat das Auswirkungen auf die Statistik (vgl. Kapitel 10). «FARBKOMBINATION» Insgesamt 10 Farbkombinationen stehen Ihnen mit dieser Option zur Verfügung. Vorgabe ist die Kombination «1». Was Ihnen am besten gefällt, können Sie hier ausprobieren. Für Monochrome Bildschirme steht zusätzlich die Kombination «0» zur Verfügung. «STANDARDEINSTELLUNGEN» Sie können hier eine Voreinstellung für die Rechnungsschreibung in Bezug auf die Zahlung und Skonto vornehmen. Bei der Rechnungsschreibung wird diese Voreinstellung vorgeschlagen. Beispiel: Rechnungen werden (nicht sollen !!) in der Regel sofort bezahlt, dann geben Sie hier «J» ein. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie wählen, ob diese Einstellung standardmäßig (Auswahl «Standard») gelten soll. Im anderen Fall wählen Sie «Alternativ». Die Standardeinstellung ist immer beim Programmstart aktiviert. Wenn Sie die Alternativein stellung wählen wollen, müssen Sie im Hauptmenü die Tastenkombination «ALT W» drücken. Durch diese Möglichkeit können Sie beispielsweise zwei verschiedene Drucker festlegen (z. Bsp. Laserdrucker für Rechnungen, Matrixdrucker für Etiketten). 9.2 Formulargestaltung Hier können Sie alle Formulare gestalten (z. Bsp. Briefkopf, Fußzeilen, etc.) «FIRMENKOPF / DRUCKART»eingeben Hier können Sie Ihren Briefkopf, der nicht nur auf Rechnungen, sondern auch in Texten, Mahnungen etc. erscheint, frei festlegen. Zusätzlich können Sie wählen, welche Zeilen «breit» (Eingabe) oder «normal» (Eingabe) gedruckt werden sollen. Beach ten Sie allerdings, daß bei Breitschrift höchstens die Hälfte des möglichen Platzes zur Verfügung steht, weil ansonsten der Text nicht in einer Zeile gedruckt werden kann. Wenn Ihr Papier bereits einen fertigen Briefkopf enthält, dürfen Sie hier natürlich nichts eingeben. «ÜBERSCHRIFT FÜR RECHNUNGEN / DRUCKART» eingeben Die Rechnungskopfzeilen für Formular 1 und 2 können Sie individuell gestalten. «ZUSATZZEILE» Hier können Sie zusätzlichen Text unterbringen, der über dem Rechnungsrumpf gedruckt wird. «RECHNUNGSKOPF FÜR FORMULAR 1 oder 2» Hier tragen Sie die Bezeichnungen der einzelnen Spalten Ihrer Rechnungen ein. «FUßZEILEN» Sie können drei Fußzeilen, die auf Ihren Rechnungen erscheinen sollen, in der angegebenen Größe frei eingeben. Wenn Sie die Fußzeilen auf Ihren Rechnungen etwas einrücken wollen, dann geben Sie entsprechend Leerzeichen ein. Hier können Sie auch die sogen. festen Zeilen an sprechen: Wenn Sie auf Ihrer Rechnung das ent sprechende Zahlungsdatum ausweisen möchten (dieser Text ist auf der Funktionstaste «F8» gespeichert), dann geben Sie in die Fußzeile folgendes ein: <8 ein. Der Text wird jetzt immer automatisch eingesetzt. Text für Fußzeilen eingeben: (Beispiel) «F4»:Beachten Sie unsere Lieferbedingungen auf der Rückseite: «F5» Vielen Dank für Ihren Auftrag «F6» Diese Rechnung gilt gleichzeitig als Garantienachweis ACHTUNG: Bei Auslandskunden wird unter die normalen drei Fußzeilen noch eine zusätzliche Zeile gedruckt. Dieser Text entspricht dem Text der auf der Taste «F7» liegt. Daher sollte man diesen Text auf der Taste «F7» unbedingt anpassen, falls man mit Auslandskunden zu tun hat. «FUSSZEILENTEXTE FÜR RECHNUNGEN BEARBEITEN ?» Auf den Funktionstasten «F2» bis «F9» können Sie neben zwei fest eingebauten Zeilen («F8», «F9») mit Zahlungskonditionen und -fristen auch noch 6 weitere Texte hinterlegen, die Sie im Bedarfsfall in eine Rechnung integrieren können. «TEXT FÜR KOPF- UND FUSSZEILE DES LIEFERSCHEINS EINGEBEN» Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen. «TEXT FÜR FUSSZEILE DER AUFTRAGSBESTÄTIGUNG EINGEBEN» Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen. «TEXT FÜR FUSSZEILEN BEIM QUITTUNGSDRUCK EINGEBEN» Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen. «TEXT FÜR FUSSZEILE BEI ANGEBOTEN EINGEBEN» Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen. «TEXT FÜR MAHNUNGSÜBERSCHRTIFT» Hier können Sie statt «ERINNERUNG» «MAHNUNG» o.ä. eingeben. «TRENNLINIEN» Hier können Sie festlegen, in welcher Form die Trennlinien bei Rechnungen etc. gedruckt werden sollen. Zum Beispiel können Sie die grafischen Symbole als Linien eingeben: Einfache Linie: «ALT» «1» «9» «6» Doppelte Linie: «ALT» «2» «0» «5» «ÜBERSCHRIFTEN FÜR ANDERE FORMULARE» Hier können Sie die Bezeichnungen und die Druckart bei den anderen Formularen (Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Quittung, Gutschrift) einge ben. Druckart «N» für Normalschrift; «B» für Breitschrift. «ABSENDER IM ADRESSENFELD» Der hier eingetragene Absender wird auf den Formularen in schmaler Schrift (komprimiert) ausgedruckt. Dies betrifft allerdings nicht die Textverarbeitung. Mit dieser Eingabe können Sie dafür sorgen, daß der Absender möglichst bündig mit der Adressangabe gedruckt wird. Probieren Sie einfach verschiedene Einstellungen aus und korrigieren Sie evtl. den linken Rand (vgl. Drucke rinstallation). «LINKER RAND BEIM ABSENDER» Da der Absender in Schmalschrift gedruckt wird, muß in der Regel zusätzlich zu dem allgemeinen linken Rand (vgl. Druckerinstallation) auch ein (zusätzlicher) linker Rand für den Absender vorge sehen werden. Durch Probieren finden Sie leicht heraus, wie groß dieser Rand eingestellt werden muß, weil diese Einstellung auch von Ihrer Angabe beim allgemeinen linken Rand abhängt. «EINGABEFELD RECHTS» Eingaben in diesem Feld werden bei Rechnungen und Angeboten rechts neben dem Adressenfeld gedruckt. Falls Sie das Adressenfeld rechts positioniert haben (z.Bsp. in der Schweiz), dann dürfen Sie hier nichts eingeben. 9.3 Drucker einrichten Mit Hilfe dieses Menüpunktes sind Sie in der Lage, das Programm auf Ihren Drucker einzustellen und bestimmte Vorgaben für die Druckausgabe festzulegen. Wenn Sie im Hauptmenü über «ALT I» und dann «D» diese Option angewählt haben und dann «ENTER» für Druckerinstallation eingeben, dann können Sie sich zunächst eine Liste der verfügbaren Drucker durch Eingabe von «?» holen. Wählen Sie mit den Cursor tasten einen Drucker aus und drücken Sie dann «ENTER». Falls z.B. eine Schriftart nicht wie gewünscht gedruckt wird, kontrollieren Sie die sogen. Escape- Sequenzen oder Steuersequenzen, die Sie sehen können, wenn Sie mit dem Cursor in der Druckerliste nach rechts wandern. Vergleichen Sie diese Sequenzen mit den im Handbuch zu Ihrem Drucker angegebenen Sequenzen . Sollte Ihr Drucker nicht aufgelistet sein, haben Sie zwei Möglichkeiten: a)Wählen Sie einen ähnlichen (kompatiblen) Drucker aus (vgl. Druckerhandbuch) b)Wählen Sie einen (beliebigen) Drucker in der Liste und ändern Sie alle Sequenzen (vgl. Druckerhandbuch) Der bisher gewählte Drucker steht hinter «Aktueller Drucker». Anschließend müssen Sie die Schriftart (normale Schriftart, Elite (etwas schmaler als normal) oder «NLQ» ( Near Letter Quality) angeben. ACHTUNG: Wundern Sie sich nicht, daß bei Wahl der Drucker installation immer als Schriftart «Elite» vorgeschlagen wird und nicht die von Ihnen zuletzt eingegebene Schriftart, die aber trotzdem gespeichert wird. Das liegt daran, weil wir die Erfahrung gemacht haben, daß mit «Elite» die besten Druckergebnisse erreicht werden können. «VERWENDEN SIE ENDLOSPAPIER» Bei Endlospapier müssen Sie «J» eingeben. Sollte Ihr Drucker nicht reagieren, kontrollieren Sie bitte die Steuersequenzen in der Druckerliste und ändern Sie diese gegebenenfalls. «VORSCHUB ZWISCHEN DEN ETIKETTEN EINSTELLEN» Wenn Sie für Serienbriefe Etiketten ausdrucken wollen, dann müssen Sie angeben, wieviel Zeilen Vorschub zwischen den Etiketten gemacht werden sollen. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, die Etiketten neben ein mit Ihrem Drucker aus gedrucktes Schriftstück zu legen. Auf diese Weise können Sie leicht abschätzen, wieviel Vorschub Sie vorsehen müssen. Beispiel: (Etiketten 88,9 * 35,7 mm) Vorschub zwischen den Etiketten: 2 «LINKER RAND BEIM AUSDRUCK» Sie können angeben, wie groß der linke Rand vom linken Blattrand sein soll (in Zeichen). Dieser Abstand kann maximal 12 Zeichen groß sein. Achten Sie allerdings darauf, daß ein linker Rand nur bei einer entsprechenden Zeichenbreite (sog. 10 - Pitch bzw. Elite als Schriftart) eingesetzt werden kann, weil ansonsten der Ausdruck fehlerhaft ist. «ZUSäTZLICHER OBERER RAND (-4 - 7) » Hier erfolgt eine Positionierung des Adressfeldes nach oben bzw. unten. Bei manchen Druckern wird das Papier mehr eingezogen als bei anderen Druckern, die direkt am oberen Rand des Blattes ansetzen. Um dieser Schwierigkeit zu begegnen können Sie hier angeben, ob ein zusätzlicher Rand für das Adressenfeld berücksichtigt werden soll. Zum Beispiel sollten Sie bei einem EPSON LX 800 hier «0» und bei einem NEC P6/P7 «3» eingeben. Diese Einstellung betrifft alle Formulare. «POSITION FÜR ADRESSFELD (0-45)» Hier erfolgt eine Positionierung des Adressfeldes nach links bzw. rechts. Sie können also angeben, ob zusätzlich zu dem eingestellten linken Rand beim Adressfeld noch ein weiterer Einzug nach rechts erfolgen soll. «ABSTAND ZWISCHEN ADRESSENFELD UND RUMPF(-2 - 4)» Hier können sie festlegen, ob Sie zusätzlichen oder weniger Platz zwischen dem Adressenfeld und der ersten Zeile des Rumpfes haben wollen. Wenn also beispielsweise der Ausdruck von «Rechnung» bei Ihren Formularen zu hoch erfolgt, so daß andere Dinge (z. Bsp. «Ihr Zeichen») überdruckt wird, dann geben Sie hier soviel Zeilen an, wie dieser Text nach unten verschoben werden soll. «LEERZEILEN ZWISCHEN DEN POSITIONEN» Sie können angeben, ob die einzelnen Positionen durch eine Leerzeile getrennt werden sollen oder nicht. «SEITENWECHSEL BESTäTIGEN» Hier können Sie angeben, ob der Seitenwechsel beim Ausdruck von Listen, Rechnungen, etc. jeweils bestätigt werden soll oder nicht. «SEITENINITIALISIERUNG NOTWENDIG» In den meisten Fällen entspricht die Formateinstellung des Druckers dem verwendeten Papier. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie die Frage mit «J» beantworten und die Seiteninitialisierung erfolgt dann über CTO EHO plus (wenn also beispielsweise die Formatierung trotz Einstellung auf Endlospapier nicht eingehalten wird). «ANDEREN ZEICHENSATZ INSTALLIEREN» Bei einigen Druckern (speziell Laserdrucker) ist es möglich, daß die Umlaute nicht gedruckt werden, wenn der ASCII-Zeichensatz verwendet wird. In diesem Fall beantworten Sie die Frage mit «J». Sie können dann in einem Fenster die entsprechenden Codes für die Umlaute eingeben (vgl. Druckerhandbuch - Zeichensätze). «BEREICH FüR POSITIONEN VERLäNGERN ODER KüRZEN» Wenn beispielsweise als Fußzeilen vorgesehene Texte nicht mehr auf dem gleichen Blatt sondern auf dem nächsten Blatt gedruckt werden, dann müssen Sie hier den Bereich entsprechend verkür zen. Angenommen zwei Fußzeilen werden auf der nächsten Seite gedruckt, dann müssen Sie bei der Bereichsangabe mindestens «-2» (für zwei Zeilen weniger) eingeben. Sollten Sie feststellen, daß beim Ausdruck noch ziemlich viel Platz auf dem Blatt leer bleibt, können Sie den Bereich verlängern, indem Sie an geben, wieviel Zeilen zusätzlich gedruckt werden können. Beispiel: «2» entspricht zwei Zeilen mehr. «FORMATIERUNG» Die Angabe Formatierung wie erste Seite ist vor allen Dingen dann ratsam, wenn Sie Geschäftspapier verwenden, bei der ein Ausdruck von Folgeseiten der ersten Seite entsprechen soll. Bei der standardmäßigen Formatierung erfolgt auf den Folgeseiten der Ausdruck wesentlich höher, so daß mehr Positionen gedruckt werden können. «KUNDENADRESSE AUCH AUF FOLGESEITEN» Wenn Sie unter Formatierung angegeben haben, daß die Formatierung der Folgeseiten wie die erste Seite erfolgen soll, können Sie zusätzlich bestimmen, ob jeweils auf diesen Folgeseiten die Adresse des Kunden gedruckt werden soll. «ANZAHL AUSDRUCKE RECHNUNG / AUFTRAGSBEST. / GUT SCHRIFT / ANGEBOT» Hier geben Sie an, wieviele Exemplare Ihrer Formulare Sie benötigen. «1. BEMERKUNGSZEILE AUF RECHNUNGEN, ETC. DRUCKEN» Sie können durch Eingabe von «J» dafür sorgen, daß die 1. Bemerkungszeile des Kunden mit auf die Rechnung gedruckt wird. Damit besteht die Möglichkeit, speziell benötigte Daten beispielsweise aus dem KFZ-Bereich (TÜV, Kennzeichen, KM-Stand, etc.) zusätzlich zu drucken. «SCHNITTSTELLE LPT2 BEI BARVERKAUF ANSPRECHEN» Sie können wahlweise bei Verwendung eines Bondruckers dafür sorgen, daß dieser Drucker sofort ohne Anwahl der Druckerumleitung («ALT F5») auf LPT2 angesteuert werden kann. «AUSDRUCK DER LANGTEXTE» AUF RECHNUNGEN, ETC. Hier können Sie angeben, ob auf Rechnungen, Gutschriften und Auftragsbestätigungen standardmäßig Langtexte gedruckt werden sollen. «AUSDRUCK DER LANGTEXTE AUF ANGEBOTEN Hier können Sie angeben, ob auf Angeboten standardmäßig Langtexte gedruckt werden sollen. «SCHNITTSTELLE LPT2 BEI ETIKETTEN ANSPRECHEN» Sie können wahlweise bei Verwendung eines Etiket tendruckers dafür sorgen, daß dieser Drucker sofort ohne Anwahl der Druckerumleitung («ALT F5») auf LPT2 angesteuert werden kann. «BEI BARVERKAUF (S)TANDARD ODER (A)LTERNATIVINST.» Sie können wahlweise bei Verwendung eines Bondruckers dafür sorgen, daß dieser Drucker sofort mit dem richtigen Druckertreiber ohne Anwahl der Installationsauswahl (bei aktiviertem Hauptmenu «ALT I») angesteuert werden kann. «BEI ETIKETTEN (S)TANDARD ODER (A)LTERNATIVINST.» Sie können wahlweise bei Verwendung eines Etiket tendruckers dafür sorgen, daß dieser Drucker sofort mit dem richtigen Druckertreiber ohne Anwahl der Installationsauswahl (bei aktiviertem Hauptmenu «ALT I») angesteuert werden kann. «BEI AUFTRAG (S)TANDARD ODER (A)LTERNATIVINST.» Sie können wahlweise dafür sorgen, daß bei Auftragserfassung der gewünschte Drucker sofort mit dem richtigen Druckertreiber ohne Anwahl der Installationsauswahl (bei aktiviertem Hauptmenü «ALT I») angesteuert werden kann. «WIRD FÜR QUITTUNGEN ROLLENPAPIER BENUTZT» Wenn Sie diese Frage mit «J» beantworten, wird kein Seitenvorschub durchgeführt und keine komprimierte Schriftart verwendet. «ABFRAGE KOPIE BEI QUITTUNGSDRUCK» Wenn von einer Quittung jeweils eine Kopie gedruckt werden soll, geben Sie hier «J» ein. «QUITTUNGEN AUF BONDRUCKER (40 ZEICHEN)» Wenn Sie hier «J» eingeben, werden die Barverkaufsquittungen auf 40 Zeichen pro Zeile reduziert, so daß Sie auf das in der vorletzten Abfrage eingestellte Rollenpapier passen. «VORSCHUB BEI QUITTUNGEN IN ZEILEN» Mit dieser Einstellung können Sie den Vorschub zwischen den Quittungen steuern. 9.4 Zusätzliche Möglichkeiten in der Version 3.2 In der Version 3.2 von CTO EHO plus stehen Ihnen u.a. die folgenden Optionen zusätzlich zur Verfügung: Dateimanager, Reportgenerator, Formulargenerator, Stücklistenverwaltung, Vertreter- bzw. Verkäuferstatistik mit Provisionsabrechnung, Bestellwesen, Ermittlung des Rohgewinns, Zuordnung einer Preiseinheit, Langtexte. 9.4.1 Dateimanager Der Dateimanager dient in erster Linie dazu, Aufgaben bzw. Problemstellungen, die ansonsten nicht zu lösen sind, zu erledigen. Wir möchten allerdings an dieser Stelle nochmals darauf hinweisen, daß es nicht sinnvoll ist, den Dateimanager für Aufgaben wie beispielsweise die Suche nach einem Kunden mit dem Namen «Müller» zu verwenden, weil diese Problemstellung wesentlich schneller und einfacher über die Suche im Bereich Stammdatenverwaltung erledigt werden kann. Nachfolgend werden wir zwei Beispiele nennen, wo der Ein satz des Dateimanagers sinnvoll ist. BEISPIEL: Eine nachträgliche Änderung der Rechnungsadresse ist normalerweise nicht durchzuführen. Mit dem Dateimanager kann die Adresse geändert werden. Die Rechnung hat die Rechnungsnummer 91023. Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt «DIENSTE» und dort den Punkt «DATEIMANAGER». Auf dem Monitor erscheint dann zunächst ein Fenster mit den zur Verfügung stehenden Dateien. In unserem Beispiel muß die Änderung in der Datei «AUFTRäGE», die die Auftragskopfdaten für sämt liche Aufträge (also Rechnungen und Angebote) enthält, durchgeführt werden. Nach Auswahl dieser Datei erscheint unten ein Fenster, wo Sie wählen können, ob eine Sortierung gewünscht wird. Eine Sortierung ist grundsätzlich dann nicht zu empfehlen, wenn Sie außerdem noch eine Bedingung eingeben wollen und/oder eine Änderung des Datenbestands vornehmen wollen. In unserem Beispiel geben wir für «SORTIERUNG - NEIN» ein, weil in der Regel die Daten der Auftragskopfdaten bereits durch die Reihenfolge der Eingabe sortiert sind (fortlaufende Rechnungsnummer). Anschließend erscheint die Abfrage, ob Sie eine Bedingung eingeben wollen. In unserem Fall beantworten wir aus zwei Gründen diese Frage mit «NEIN»: a) Der Aufbau einer Bedingung auf eine bestimmte Rech nungsnummer dauert sehr lange. b) Eine Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer innerhalb des Dateimanagers erfordert relativ wenig Zeit. In der obersten Zeile sehen Sie die Datensatznummer relativ zur Gesamtzahl der Datensätze, darunter die Feldnamen, darunter erscheinen die entsprechenden Feldin halte (Daten). In diesem Fenster sehen Sie unten rechts das folgende Symbol «>». Dieses Symbol weist darauf hin, daß rechts noch weitere Felder vorhanden sind. Wenn das Symbol «->» links zu sehen ist, dann sind auch links noch weitere Felder, in die Sie mit den Cursortasten gelangen können. In der linken Leiste sind außerdem folgende Symbole zu sehen: «Pfeil unten» - weitere Datensätze nachfolgend bzw. «Pfeile» ungefähre Position in der Liste oder «Pfeil hoch »weitere Datensätze vorher. Diese Symbolik dient in erster Linie dazu, Ihnen die Orientierung im Dateimanager zu erleichtern. Die einzelnen Möglichkeiten: «ENTER» Feld ändern «F3» selektierte (ausgewählte) Datensätze zählen «F4» Summe bilden (Auswahl eines entsprechenden Feldes) «ALT F4» Teilsummenbildung (nur nach Auswahl einer Sortierung) «F5» Feldinhalt im ausgewählten Datenbestand ersetzen (Auswahl eines entsprechenden Feldes) (VORSICHT !!!) «F7» Einen bestimmten Feldeintrag suchen (Auswahl eines entsprechenden Feldes) «ALT F7» Suche fortsetzen «ESC» Dateimanager beenden «F8» selektierte Datensätze löschen (VORSICHT !!!) «ALT F8» Alle Datensätze löschen (VORSICHT !!!) «EINFG» (auch eine bereits vorhandene) Spalte neu in die Übersicht aufnehmen «ENTF» Spalte aus der Übersicht rausnehmen «ALT A» gewählten Auftrag zur Einsicht / Korrektur aufrufen (nur bei Auftragsdaten) «ALT T» Datenübergabe der selektierten Datensätze wahlweise im MS-WORD oder WORD PERFECT - Format. Wenn die Stammdatei (Adressen) gewählt wurde, steht zusätzlich ein Export im DBF- Format zur Verfügung, so daß beispielsweise eine Gruppenfaxverarbeitung über das Programm «FaxEdit» möglich ist. Da wir eine bestimmte Rechnungsnummer suchen, drücken wir die Taste «F7» für «Suche». Wählen Sie anschließend aus der Felderliste das Feld «RECH_NR» für Rechnungsnummer aus, geben Sie dann als Suchkriterium «910123» ein. Anschließend ist der Datensatz, der diese Rechnungsnummer enthält, hell unterlegt. Dies können Sie einfach überprüfen, wenn Sie die Cursortaste nach links solange betätigen, bis der Feldeintrag für Rechnungsnummer erscheint. Jetzt können Sie die Rechnungsempfängerdaten ändern. Nachfolgend beschreiben wir in Stichpunkten die Vorgehensweise bei einer relativ komplizierten Problemstellung: BEISPIEL: Sie wollen eine Auflistung aller Umsatzdaten, bei denen Sie Skonto gewährt haben und die nach dem 01.07.93 bezahlt worden sind. - Auswahl Dateimanager - Auswahl Umsatz - Auswahl Sortierung «Nein» - Auswahl Bedingung «Ja» - Auswahl Klammer «nein» - Auswahl Feld «SKONT» für Skonto - Auswahl Vergleich «gleich» - Auswahl «Ja» - Auswahl Weiter «und» - Auswahl Feld «ZAHLDAT» - Auswahl Vergleich «größer oder gleich» - Eingabe «01.07.93» - Auswahl Weiter «Ende» Eine spezielle Suchoption bietet die Wildcardsuche, die in ähnlicher Form wie unter DOS gehandhabt werden kann: a) «?»steht jeweils für ein beliebiges Zeichen b) «*»steht jeweils für beliebig viele Zeichen Beispiele: Sie wollen feststellen, welche Ihrer Kunden in der Fahrradbranche tätig sind. Nach Auswahl des gewünschten Feldes (z. Bsp. NAME) geben Sie «*fahr*» ein. Umgangssprachlich formuliert: Es soll überprüft werden, ob in einem Feld das Kürzel «fahr» vorkommt (diese Aufgabe ist natürlich im Prinzip auch mit der Vergleichsoperation «enthält» möglich). An der 2. Stelle der Kennung befindet sich ein «Tö zur Kennzeichnung der Kunden, die die TÜV- Untersuchung in Ihrer Werstatt durchgeführt haben. In diesem Fall geben Sie nach der Auswahl des Feldes KENNUNG «?T?????» ein. An Stelle der 5 Fragezeichen könnte in diesem Fall auch ein Sternchen eingegeben werden, weil ja egal ist, was nach der 2. Stelle folgt. Weitere Möglichkeiten, Beispiele und Informationenfinden Sie im Profi-Kit 9.4.2 Listengenerator Der Listen- oder Reportgenerator ist eine leistungsfähige Möglichkeit, Listen zu erstellen, die ansonsten über das Programm noch nicht standardmäßig zur Verfügung stehen. Mit diesem Listengenerator können für beliebige Dateien mit beliebigen Feldern in beliebiger Reihenfolge spezielle Listen erstellt werden, wobei auch hier wieder die Möglichkeiten der Selektierung in Anspruch genommen werden können. BEISPIEL: Aufgrund einer internen Auswertung ist es notwendig eine Liste aller Anwender des Programms CTO BIBLO mit folgenden Informationen auszudrucken: Name, Post leitzahl, Ort, Bemerkungen, Wiedervorlage, letzter Kontakt. Zunächst wählen Sie im Hauptmenü «DIENSTE» den Punkt «LISTENGENERATOR» aus. Anschließend geben Sie an, für welche Datei die Liste erstellt werden soll. In unserem Fall wählen wir hier die «STAMMDATEN» aus. Da Sie eine neue Liste erstellen wollen, wählen Sie den entsprechenden Punkt «NEU ERSTELLEN» aus dem Menü aus. Anschließend erscheint auf dem Monitor eine leere Maske. Der Aufbau der Maske sieht folgendermaßen aus: Der Listenkopf enthält alle Angaben wie beispielsweise Überschriften etc.. Bei Spaltenüberschrift tragen Sie alle Informationen zur Beschreibung der Spalten ein. Im Rumpf tragen Sie Felder und Texte ein, die in der Liste berücksichtigt werden sollen. Felder werden dabei durch das Zeichen «#» eingeschlossen, wenn die gesamte Feldbreite berücksichtigt werden soll. Evtl. vorhandene Leerzeichen im Feld können Sie beim Ausdruck unterdrücken, wenn Sie als rechtes Begrenzungszeichen «%» eingeben. Zum Beispiel werden bei Eintragung von #name# automatisch 30 Zeichen (Feldbreite) berücksich tigt. Aus diesem Grund brauchen die einzelnen Felder auch nicht zusätzlich eingerückt werden. Allerdings müssen Sie bei der Spaltenüberschrift den im Rumpf durch das Feld benötigten Platz entsprechend einkalkulieren. Zusätzlich können Sie Summenfelder verwenden: Als rechter Begrenzer für ein Feld, das summiert werden soll, wird das Dollarzeichen benutzt. Die einzelnen Summen werden in der Reihenfolge der gewüschten Summenfelder «$»durch die entsprechenden Schlüsselwörter (#SUMMEN1#, #SUMMEN2#, #SUMMEN3#) angesprochen. Die Seitennummer erhalten Sie durch das Schlüsselwort #SEITEN# und das Datum durch #DATE()#. Die Feldliste können Sie mit der Taste «F4» einsehen und Felder mit der Taste «ENTER» übertragen, wobei die Übertragung in die aktuelle Zeilenposition erfolgt. TIP: Positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der das Feld stehen soll, rufen Sie mit «F4» die Liste der zur Verfügung stehenden Felder auf und übernehen das gewünschte Feld mit «ENTER» Selbstverständlich können die Feldeinträge auch per Hand vorgenommen werden. Druckersteuerzeichen können Sie mit «F5» übernehmen. Innerhalb der Liste kann auch gerechnet werden. Beispiel: #brutto*0.7# (berechnet den Bruttopreis abzüglich 30% Rabatt) #preis_stck*bestand# (berechnet den Gesamteinkaufswert für einen Artikel) Bei Fuß tragen Sie evtl. notwendige Fußzeilen ein. Wundern Sie sich nicht, daß die Spaltenbezeichnung nicht exakt über dem entsprechenden Feld steht (z. Bsp. Ort). Dies hängt damit zusammen, daß die Feldlänge (vgl. Anhang) voll ausgenutzt wird, d.h. das Feld «NAME» umfaßt 30 Zeichen - daraus ergibt sich, daß das Feld «PLZ» ab der 32. Stelle gedruckt wird. Das Listenlayout speichern Sie ab, indem Sie die Taste «BILD unten» drücken. Anschließend können Sie wählen, ob die Bearbeitung beendet oder weiter erfolgen soll oder die Liste geprüft werden soll. Falls Sie die Option «Endeö wählen, erfolgt die Nachfrage, ob die Liste gespeichert werden soll. Bei einer Prüfung wird getestet, ob das Listenlayout unbekannte Felder (z. Bsp. bei Tippfehlern) oder Zeilen mit Einträgen enthält, die die Spaltenbreite (max. 80 Zeichen) überschreiten. Einträge wie #date()# oder #seite# ergeben die Warnungsmeldung, «Feld nicht in aktueller Datei», die Sie aber ignorieren können. Bei der Speicherung geben Sie einen Dateinamen (ohne Endung) ein, den Sie so auswählen sollten, daß er einen Bezug zur erstellten Liste ergibt. («Ad_list» für Adressenliste ist allemal besser als «Liste1».) Spezielles zu den Generatoren Bei der Erstellung von Listen, Formularen und Etiketten stehen Ihnen nicht nur die Feldnamen zur Verfügung; Sie können hier auch beispielsweise Formeln, Bedingungen oder Sequenzen für die Druckersteuerung eingeben. Wer sich in der dBase/Clipper (o.ä)- Programmierung auskennt, findet hier umfangreiche Möglichkeiten, die verschiedenen Generatoren auszunutzen. Man kann hier praktisch alle Funktionen einsetzen, die diese Programmiersprache zur Verfügung stellt. Achten Sie darauf, daß die (Einzel-) Felder und die Anweisungen immer durch je zwei «#» begrenzt sind. Felder innerhalb einer Programmanweisung benötigen diese Begrenzer nicht! Hierzu einige kurze Beispiele: Aufgabe: Lösung: 1. Sie brauchen #IIF(BESTAND>0,INT(BESTAND), "*" # #ARTIKEL# eine Artikelliste. Erläuterung: Alle Artikel, «IIF» leitet eine Bedingung ein : Wenn der deren Bestand un BESTAND größer als 0 ist, wird der Bestand ter 0 liegt, als ganzzahliger Wert («INT») ausgegeben, sollen durch «*» ansonsten wird «*» ausgegeben. «#ARTIKEL# » gekennzeichnet steht für das Feld Artikelbezeichnung. werden. Die Nachkommastellen vom Bestandsfeld sollen aus optischen Gründen unterdrückt werden. Weiter soll noch die Artikelbezeichnung ausgegeben werden. 2. Sie möchten #IIF(BESTAND>=MINDBEST,0,ABS(BESTAND- eine Liste der MINDBEST))# zu bestellenden Artikel, deren Erläuterung: Bestand unter «IIF» leitet eine Bedingung ein : dem Min «BESTAND>=MINDBEST» Im Ja-Fall wird hier eine destbestand «0», im Nein-Fall die Menge ausgewiesen, die liegt. nötig ist, um den Mindestbestand aufzufüllen. «ABS» bewirkt, daß der absolute Wert (ohne Rücksicht auf Vorzeichen) angegeben wird. 3. Der Fußtext Geben Sie vor dem Text die Steuersequenz für einer Liste soll Schmalschrift in Schmalschrift ein (z.B.: für den HPDeskjet): erscheinen. #CHR(27)+CHR(40)+CHR(115)+CHR(50)+CHR(48)+CHR (72)# Danach geben Sie den gewünschten Text ein. Damit die folgenden Druckausgaben nicht auch in Schmalschrift erscheinen, müssen Sie hinter dem Text die Sequenz zum Ausschalten der Schmalschrift eingeben, indem Fall wäre dies: #CHR(27)+CHR(40)+CHR(115)+CHR(49)+CHR(50)+CHR (72)# Ähnlich können Sie mit anderen Druckersteuerungen verfahren. 4. Sie haben Formulargenerator - 1. Zeile: eine #NUMMER# #ANZAHL# #ARTIKEL1# Preiseinheit von #IIF(D->SCHLUESSEL=1,EPREIS,EPREIS/D- z.B. einer >SCHLUESSEL*1.000)# Schachtel Wenn die Zusätze der Artikel mit gedruckt Sicherheitsnadel werden sollen, setzen Sie die Feldnamen n zu 1000 Stück entsprechend in Zeile 2 und 3 ein. - Preis 1,75 DM Erläuterung: Ein Kunde möchte «IIF» leitet eine Bedingung ein: Wenn das nur 200 Stück Feld kaufen. «D->SCHLUESSEL» gleich «1» ist, soll der Der Preis pro «normale» Einzelpreis ausgegeben werden, Nadel soll auf andernfalls (hier ist der Wert des Feldes der Rechnung «SCHLUESSEL» ja 1000) muß das Ergebnis ausgewiesen folgender Formel eingesetzt werden: werden. «EPREIS/D->SCHLUESSEL*1.000» Das Druckresultat unseres Beispiels: Art.-Nr. Anzahl Artikel Einzelpreis Preis 12345 200,00 Sicherheitsnadeln 0.00175 0:35 Somit ist es auch möglich mehr als zwei Nachkommastellen für Einzelpreise auszugeben. Wenn Sie die Liste erstellt haben, können Sie anschließend die Liste speichern, indem Sie die Taste «BILD unten» drücken, dann den Menüpunkt «ENDE» wählen und die Liste speichern. Die Listen erhalten automatisch eine Erweiterung, die abhängig von der Datei ist, auf die die Liste bezogen ist. Beispiel: Wenn Sie eine Liste für die Artikeldatei erstellt und als Namen beim Speichern «ARTLISTö eingegeben haben, dann finden Sie die Datei im Verzeichnis «SERVICE» (den Verzeichnisnamen sollten Sie nicht ändern) unter dem Namen «ARTLIST.ARTö, weil diese Liste auf die Datei ARTIKEL.DBF bezogen ist. Weitere Möglichkeiten, Beispiele und Informationen finden Sie im Profi-Kit 9.4.3 Liste drucken Unter diesem Punkt können Sie die mit dem Listengenerator erstellten Listen ausdrucken. Je nach Art der Liste stehen Ihnen verschiedene Sortierkriterien zur Verfügung. Außerdem haben Sie die Möglichkeit bestimmte Daten über Bedingungen herauszufiltern. Beispiel: Sie wollen eine Kundenliste aller Kunden im PLZ-Bereich 5 sortiert nach Postleitzahl erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: «Liste drucken» anwählen «Stammdaten» Sortierung -> «Postleitzahl» Bedingung -> «Ja» Auswahl -> «Neu erstellen» (Filter) (Sie können auch auf schon erstellte Filter zugreifen oder diese anpassen) Klammer auf -> «Nein» Auswahl Felder -> «PLZ» Auswahl Vergleich -> «gleich» Bedingungen -> in das freie Feld tragen Sie nun «5» ein. Mit Leerzeichen -> «Nein» Weiter -> «ende» Auswahl -> «Drucke Liste» Wählen Sie dann die passende Liste aus - der Ausdruck beginnt. Damit sind die Filterbedingungen gesetzt, die Sie jetzt für spätere Zwecke abspeichern können. In dem Fall geben Sie einen entsprechenden Dateinamen (ohne Endung) ein. 9.4.4 Formulargenerator Der Formulargenerator ist dann interessant, wenn Sie eine Einteilung Ihres Rechnungsformulars (gilt auch für die Formulare Angebote, Auftragsbestätigung, Gut schriften, Lieferscheine) wünschen, die nicht standardmäßig durch die zur Auswahl stehenden Formate ab gedeckt werden kann. In diesem Fall müssen Sie bei «Voreinstellungen », Seite 1 als ausgewähltes Rechnungsformular das Formular 3 (für Lieferscheine Formular 2) wählen. BEISPIEL: Sie benötigen die folgende Aufteilung Ihres Rechnungs formulars: Artikelnummer, Menge, Einheit, Artikel, Gesamtpreis. In diesem Fall tragen Sie in die Formularmaske folgende Informationen ein: Spaltenüberschrift: «Art.-Nr. Menge Einh. Artikel Gesamtpreis» Formular - Rumpf: 1 #NUMMER# #ANZAHL# #d->EINHEIT# #ARTIKEL1# #PREIS# 2 #ARTIKEL2# 3 #ARTIKEL3# 4 5 6 Sie sehen außerdem, daß vor dem Feld «EINHEIT» ein Eintrag «d->» verzeichnet ist. Dieser Eintrag sorgt dafür, daß die Information für die «EINHEIT» aus der Datei «ARTIKEL» übernommen wird. Sie können in diesem Formulargenerator grundsätzlich alle Informationen aus der Datei «ARTIKEL» berücksichtigen. ACHTUNG: Ab CTO EHO plus 3.2 muß die Spaltenüberschrift in Anführungszeichen gesetzt werden, ansonsten erfolgt eine Fehlermeldung beim Druck des Formulars. Sollen Felder aus anderen Dateien angesprochen werden, so wählen Sie entsprechend folgender Liste: «a->» Felder KUNDEN.DBF «c->» Felder UMSATZ.DBF (erst möglich, wenn die Rechnung bereits gedruckt worden ist) «d->» Felder ARTIKEL.DBF Die Felder der Datei «ARCHIV.DBF» sind momentan im direkten Zugriff und brauchen nicht gesondert angegeben zu werden. Bezogen auf die Rechnungserstellung ergibt sich allerdings eine Einschränkung: während Sie bei den Rechnungsformularen 1 und 2 im Prinzip unbegrenzt lange Positionen durch Eingabe von Zusatztext vorsehen können, ist dies bei dem Formular 3 nur möglich, indem Sie eine entsprechende Formel vorsehen: #iif(anzahl=0,SPACE(9),anzahl)# ("Wenn für die Anzahl 0 eingetragen ist, dann drucke 9 Leerzeichen, ansonsten die Anzahl"). Das gleiche gilt dann auch für den Preis: #iif(preis=0,SPACE(10),preis)# ("Wenn für den (Gesamt-)Preis 0 eingetragen ist, dann drucke 10 Leerzeichen, ansonsten den Preis"). 9.5 Dateireorganisation Diesen Menüpunkt brauchen Sie nur in folgenden Fällen anzuwählen: 1.Ihr Rechner ist während der Arbeit mit dem Programm «abgestürzt», so daß Sie einen «Warm-» oder «Kaltstart» machen mußten. Durch diesen Computer - Absturz kann es zu Fehlern in den Datenbanken kommen. 2.Daten von Rechnungen, Kunden, Artikeln etc. sind nicht auffindbar, obwohl Sie sicher wissen, daß die Rechnung, der Kunde oder der Artikel erfaßt worden ist. 3.Die Daten, die Sie mit «Bearbeiten» (das sind die einzelnen Positionen zu den Rechnungen) ansehen können, bleiben nach der Rechnungsschreibung gespeichert, wodurch allerdings auf die Dauer die Verarbeitungsgeschwindigkeit negativ beeinflußt wird. Wenn Sie eine Dateireorganisation vornehmen, werden alle Positionen mit einem Zah lungsdatum, das vor dem von Ihnen eingegebenen Datum liegt, gelöscht. Positionen von Rechnungen, bei denen die Rechnung noch nicht ausgedruckt wurde, bleiben allerdings auf jeden Fall er halten. Außerdem werden alle Adressen und Artikel, die als gelöscht markiert sind, endgül tig gelöscht. Sie sollten also zunächst überdenken, ob die alten Daten erhalten bleiben sollen oder nicht. Wenn Sie dies wünschen, bestätigen Sie das vorgeschlagene Datum und führen Sie die Reorganisation durch. Wenn sich dann keine spürbare Verbesserung ergibt, sollten Sie das Reorganisationsdatum ändern (vgl. «Voreinstellungenö) mit der Konsequenz, daß ältere Daten gelöscht werden. Daher wäre es sinnvoll, die evtl. benötigten statistischen Auswertungen vorher auszudrucken. 4.Daten von Kunden (also nicht aus der Adressverwaltung) und Daten von Rechnungen mit einem Zahlungsdatum, das vor dem von Ihnen eingegebenen Datum liegt, werden gelöscht, wenn eine Rechnung geschrieben wurde und die Rechnung bereits bezahlt worden ist. Auch hier spielt die Verarbeitungsgeschwindigkeit eine große Rolle, denn «Karteileichen» werden Sie wohl kaum noch benötigen. Die Dateireorganisation nimmt einige Zeit in Anspruch. Dabei können Sie den zeitlichen Fortlauf und die reorganisierten Dateien mitverfolgen: In dem folgenden Beispiel werden alle Rechnungen, die vor dem angegebenen Datum bezahlt worden sind und alle Positionen, für die schon Rechnungen geschrieben worden sind, gelöscht, wenn das entsprechende Datum vor dem 26.06.93 liegt. Sollten Sie sich beim Datum geirrt haben, können Sie die Dateireorganisation mit «ESC» unterbinden. Drücken Sie zur Durchführung der Reorganisation die Taste «F10». 10. Datensicherung und -wiederherstellung Eine Datensicherung über das Programm ist nicht möglich. Deshalb werden bei der Installation zwei Batchdateien in das jeweilige Stammverzeichnis der bei der Installation gewählten Festplatte kopiert. In diesem Beispiel gehen wir von Laufwerk «C:» aus. Um Ihre Daten zu sichern, geben Sie «ehoback» ein. Zu Wiederherstellung von Daten geben Sie «ehorest» ein. ACHTUNG: Bei diesen Eingaben handelt es sich um Stapeldatei- Aufrufe der DOS - Befehle «BACKUP» bzw. «RESTORE» ; die bis MS-DOS Version 5.0 vorlagen. Diese Befehle sind ab MS-DOS Version 6.0 durch das Programm «MSBACKUP» ersetzt worden. Hier müssen Sie die Einstellungen selbst vornehmen (s.MS-DOS Handbuch). Am besten sichern Sie den kompletten Verzeichniszweig «C:\EHO». Beachten Sie bitte, daß Sie sich mit dem Kauf des Programms verpflichtet haben, ordnungsgemäße Datensicherungen eigenverantwortlich durchzuführen. Wir weisen an dieser Stelle noch einmal darauf hin, daß wir keinerlei Gewähr bei Datenverlusten übernehmen. 11. Programmende Das Programm wird durch Eingabe von «ALT X» im Hauptmenü direkt beendet. Wenn Sie die Ausgabe der Tagesstatistik wünschen, beenden Sie das Programm über «ALT E» und anschließend «Tagesstatistik und beenden» Der Punkt «Tagesstatistik» beinhaltet praktisch einen Tagesabschluß. Zunächst müssen Sie hier eingeben, welche Ausgaben Sie aus der Kasse getätigt haben. Anschließend müssen Sie dem Programm mitteilen, ob Sie einen Geldbetrag auf ein Bankkonto gezahlt haben. Falls Sie zusätzlich unser Programm CTO EA einsetzen können Sie den Buchungsvorgang sofort durchführen. Sie erhalten dann einen Ausdruck mit allen Tageseinnahmen und Tagesausgaben. 12. Specials 12.1 Hilfe und Notizzettel («F1» / «STRG F10») Die Hilfe können Sie mit der Taste «F1», den Notizzettel mit der Tastenkombination «STRG -F10» aufrufen. Eine Änderung der Hilfe ist nur möglich, wenn Sie dies innerhalb der Voreinstellungen (vgl. Installation) vorgesehen haben. Innerhalb der Hilfe und des Notizzettels haben Sie folgende Möglichkeiten: «F7» Ausdrucken der Hilfe/Notizzettel «STRG W» Geänderte Hilfe/Notizzettel speichern «ESC» Hilfe bze. Notizzettel verlassen 12.2 Druckerumleitung («ALT F5») Normalerweise werden alle Ausdrucke über die Schnittstelle LPT 1 auf den Drucker geschickt, außer Sie haben für den Quittungs- oder Etikettendruck in der Druckereinstellung etwas anderes vereinbart. Diese über das Programm gesteuerte Ausgabe haben wir als «Standardausgabeö in der Druckerumleitung bezeichnet. In einigen Fällen kann sich aber ergeben, daß Sie einen Ausdruck umleiten wollen. Beispiel: Sie haben einen Laserdrucker (LPT1), auf dem Sie Ihre Rechnungen, einen Bondrucker (LPT2), auf dem Quittungen und einen Matrixdrucker (LPT3), auf dem Etiketten gedruc kt werden sollen. Wenn Sie also den Ausdruck Ihrer Etiketten auf LPT3 schicken wollen, drücken Sie «ALT F5» und wählen Sie dann die Ausgabe auf LPT3 aus. Vergessen Sie aber nicht, nach dem Ausdruck der Etiketten die Umleitung wieder auf «Standardausgabe» zu stellen, weil ansonsten auch beispielsweise Rechnungen auf LPT3 geschickt werden. Eine besonders nützliche Sache ist die Möglichkeit den Ausdruck in die Datei «EHO1.DAT» oder «EHO2.DAT» umzuleiten. Das Druckergebnis kann dann zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise über den DOS - Befehl «PRINT» ausgedruckt werden (dies kann natürlich auch entsprechend über den Aufruf eines externen Programms in CTO EHO plus gelöst werden). Diese Dateien können aber auch über eine Textverabeitung weiterbehandelt werden. Allerdings werden diese Dateien jedes Mal gelöscht, wenn Sie diese «Umleitung» wählen. 12.3 Taschenrechner («STRG F1») Mit dem Taschenrechner sind alle Berechnungen unter Verwendung der Grundrechenarten (Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division) möglich. Der Taschenrechner kann anhand der Cursortasten auf dem Monitor verschoben werden. Darüberhinaus besteht aber auch die Möglichkeit, mit «X» das berechnete Ergebnis in eine Maske zu übernehmen (z. Bsp. Auftragserfassung). 12.4 Tastaturkürzel bzw. Makros einrichten («ALT M») Hier können Sie die Tasten (SHIFT F1 bis SHIFT F9) mit Makros bzw. Tastaturkürzel belegen. Makros dienen in erster Linie dazu, bestimmte immer wiederkehrende Dinge auf Tastendruck durchzuführen. BEISPIEL: Um den Datei(m)anager, darin die (S)tammdaten, Sortierung «(N)ein», Bedingung «(J)A», «(B)enutze Filter» aufzurufen, belegen wir die «SHIFT F1- Taste» mit den Tastaturkürzeln «msnjb». Zum Aufruf des Makros brauchen Sie jetzt nur noch «ALT I» (für Dienste) und danach «SHIFT F1» (Makro) einzugeben. Schon können Sie den gespei cherten Filter auswählen. Beispiel siehe unter «TASTATURKüRZEL EINRICHTEN» Sie können in dieses Feld keine Texte eingeben: Wenn Sie also häufiger Kunden mit dem Namen «Müller» suchen müssen, können Sie diese Be zeichnung nicht im Makro verankern. Sie können aber natürlich «Firma» in dieses Feld (beispielsweise SHIFT F2) schreiben und bei der Neuerfassung einer Adresse im Feld "Anrede" die Taste SHIFT F2 drücken, wenn die Anrede «Firma» sein soll. 12.5 Anzeige Datum, Zeit und freie Kapazität («STRG K») Sie erhalten in diesem Fall eine Information über das aktuelle (System-) Datum, die Zeit und den zur Verfügung stehenden Arbeitsspeicher. 12.6 Kassenbestand korrigieren Hier können Sie den aktuellen Kassenbestand einsehen und ggf. ändern. 12.7 Puffer- oder Schnellsuche In fast allen Listen (Dateimanager, Artikel zeigen, Offene Posten, Außenstände, Kundeninfo, Textliste, Rechnungsliste, etc.) können Sie die Puffersuche aktivieren: BEISPIEL: Angenommen, Sie wollen beim Kundeninfo einen Kunden mit dem Namen «Meyer» auswählen, haben aber mehrere Kunden mit diesem Namen und kennen nicht die Kundennummer. In diesem Fall geben Sie - wenn Sie in der Liste sind «m»- ein. Es erfolgt dann in der Liste automatisch ein Sprung zum ersten Datensatz eines Kunden, dessen Name mit «M» beginnt. Wenn Sie als nächsten Buchstaben «ey» eingeben, erfolgt ein Sprung auf den ersten Datensatz eines Kunden, dessen Name mit «Mey» beginnt etc.. Sollten Sie sich bei der Eingabe geirrt haben, müssen Sie vor einem erneuten Suchvorgang zunächst den Puffer mit «ALT L» leeren. 12.8 Druckerauswahl («STRG P») Wenn das Hauptmenü aktiviert ist, können Sie über «STRG P» einen anderen Drucker einstellen bzw. prüfen, welcher Drucker zur Zeit eingestellt ist. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, daß der in der Installation gewählte Drucker durch den dann gewählten Drucker überschrieben wird, wenn Sie die Installation anwählen. 12.9 Zugangsberechtigung Preise («STRG U») Wenn Sie in den Voreinstellungen (Seite 1) ein Paßwort für Preise und Kalkulation eingegeben haben, können Sie vom Hauptmenü aus mit der Tastenkombination «STRG U» das Codewort eingeben. Anschließend haben Sie dann die Möglichkeit, die Preise und Kalkulation einzusehen. Wenn Sie wieder im Hauptmenü «STRG U» eintippen und dann bei spielsweise «ENTER» drücken, sind wieder die Preise und Kalkulation geschützt. 12.10 Installationsauswahl («ALT W») Durch Eingabe von «ALT W» erhalten Sie die Möglichkeit zwischen STANDARD und ALTERNATIV - Installation umzuschalten. 12.11 Kasse öffnen («STRG O») Sollten Sie eine Kassenschublade über seriellen Anschluß mit dem PC verbunden haben, können Sie über die Tastenkombination «STRG O» diese öffnen. 12.12 Umgebungsvariable CTOEHO Individuelle Farbeinstellung: Über die Umgebungsvariable CTOEHO kann für jeden Rechner die Farbe individuell gesetzt werden. Das ist besonders interessant für Benutzer im Netzwerk, die auf ihre eigene bevorzugte Farbkombination nicht verzichten wollen. Wenn also beispielsweise die 2. Farbpalette auf einem speziellen Rechner eingestellt werden soll, braucht nur «SET CTOEHO=2» auf der DOS-Ebene eingegeben werden (Selbstverständlich kann das auch über die «AUTOEXEC.BAT» oder «EHO.BAT» geschehen.) Aufgehoben wird diese Einstellung wieder mit «SET CTOEHO= ». Ausgabe auf den Drucker verzögern: In einigen wenigen Fällen kann es möglich sein, daß auf dem Bildschirm die Meldung erscheint, daß der Drucker nicht bereit ist, obwohl der Drucker offensichtlich bereit ist. Dies kann daran liegen, daß die Daten auf den Drucker «geschaufelt» werden und der Drucker einfach «nicht mehr mit kommtö. Bisher konnten Sie dies nur verhindern, indem Sie bei der Druckereinstellung die Frage «Seitenwechsel bestätigen» mit «J» beantwortet haben. Dies läßt sich jetzt wesentlich effektiver erledigen: Über einen zweiten Parameter in der Umgebungsvariablen können Sie dafür sorgen, daß dieses Problem verhindert wird. Dazu geben Sie hinter dem (dann notwendigen) 1. Parameter für die Auswahl der Farbpalette durch Komma getrennt den zweiten Parameter ein. Diese Zahl stellt dar, wie lange (in Sekunden) gewartet werden soll, bevor der Drucker weiter bedient wird. Menüanzeige: Wenn Sie die Umgebungsvariable benutzen und das Menü auf jeden Fall immer direkt aufgeklappt werden soll, müssen Sie als dritten Parameter «Mö eingeben. Ansonsten erscheint nur die obere Menüzeile und ein Menü wird erst durch eine entsprechende Tastenkombination heruntergeklappt. Bildschirmschoner: Standardmäßig wird der Bildschirmschoner nach 3 Minuten aktiviert. Wenn Sie die Umgebungsvariable benutzen, können Sie die Dauer festlegen, nach der der Bildschirmschoner aktiviert werden soll, indem Sie als 4. Parameter die Dauer in Sekunden eingeben. Sie können verhindern, daß der Bildschirmschoner aktiviert wird, indem Sie 0 eingeben. Wenn Sie diesen Parameter nicht berücksichtigen, wird der Bildschirmschoner ebenfalls nicht aktiviert Druckausgabe: Besonders im Netz kann eine Umleitung des Drucks auf einen anderen Drucker erwünscht sein. Mit Hilfe des fünften Parameters haben Sie die Möglichkeit dies zu bewerkstelligen, wobei LPT1 bis LPT5 unterstützt wird. Durch Eingabe einer Ziffer von 1 bis 5 erfolgt dann die Umleitung grundsätzlich auf die gewünschte Schnittstelle. BEISPIELE: SET CTOEHO=1,5,M Auswahl der 1. Farbpalette und einer Wartezeit von 5 Sekunden zwischen jeder Seite; Menüanzeige; keine Aktivierung des Bildschirmschoners; eine Druckerumleitung erfolgt nicht. SET CTOEHO=1,,M,150,3 Auswahl der 1. Farbpalette; Menüanzeige; Aktivierung des Bilschirmschoners nach 150 sek.; Umleitung des Drucks auf LPT3; der zweite Parameter ist leer, so daß keine Druckerwartezeit eingestellt ist. Beachten Sie bitte, daß Sie die Parameter immer durch Komma trennen; nicht gewünschte Parameter werden wie im o.g. Beispiel berücksichtigt. 12.13 Fax versenden Über ein vorhandenes externes Programm (wie z. Bsp. FaxEdit) können Sie Faxe aus CTO EHO plus versenden. Beispiel: Sie wollen eine Bestellung an einen Lieferanten per Faxmodem schicken. Erstellen Sie zunächst die Bestellung. Vor dem Ausdruck drücken Sie «ALT F». Damit werden alle folgenden Druckvorgänge automatisch in die Datei FAX.DAT geschickt. Drucken Sie anschließend die Bestellung und drücken Sie dann wieder «ALT F»; damit wird die Umleitung in die Datei FAX.DAT abgeschlossen und es erscheint ein Fenster, in dem Sie in der Regel nur noch die Faxnummer eintragen müssen. Wenn Sie jedoch noch nicht die Einstellungen vorgenommen haben, müssen Sie zunächst die Parameter korrekt einstellen. Erläuterung der Einstellungen am Beispiel von FaxEdit. Programm: Hier geben Sie den Programmnamen mit Erweiterung an. Pfad: Hier geben Sie an, in welchem Pfad sich das Programm befindet. Zusatzfeld 1, 2: Eingabemöglichkeiten für Parameter Faxdatei: Geben Sie hier den Dateinamen (incl. Pfad) der Datei an, die als Faxdatei gesendet werden soll. Faxnummer: Geben Sie hier die Faxnummer an, an die das Fax gesendet werden soll. Par.-Nr.: Geben Sie hier jeweils die Reihenfolge des Eintrags beim Aufruf an. Durch Eingabe von Leerzeichen können die Parameter voneinanden im Bedarfsfall getrennt werden. Evtl. Bindestriche, Leerzeichen oder Schrägstriche bei der Faxnummer werden vom Programm automatisch eliminiert. Wenn Sie eine Adresse suchen, wird die Faxnummer (wenn diese vorhanden ist) automatisch in das Feld eingetragen Im o.g. Beispiel erfolgt der Aufruf folgendermaßen und wird nach Bestätigung der Faxnummer in der unteren Bildschirmzeile gezeigt: C:\FAXEDIT\FE.EXE /D:H:\EHO\FAX.DAT /N:0241123456 Par.-Nr. ^1 ^2 ^3 ^4 Die Einstellung kann in ähnlicher Form bezogen auf praktisch jedes andere Faxprogramm unter DOS erfolgen, vorausgesetzt es ist ein Batchmodus (d.h. Sie können auf DOS-Ebene das Programm mit Parametern starten) möglich. Wenn Sie die Faxnummer bestätigt haben, erscheint die Nachfrage, ob das Fax gesendet werden soll. Nach Bestätigung mit «j» für «ja» wird das Faxprogramm gestartet. Nachdem das Faxprogramm diese Aufgabe erledigt hat, haben Sie in CTO EHO plus die Möglichkeit, das Fax zu speichern. Wenn Sie diese Frage mit «j» beantwortet haben, wird der Dateiname für das Fax automatisch anhand der Uhrzeit und des Datums ermittelt und gespeichert. Beispiel: Ein Fax wird unter dem Namen «25070911.fax» gespeichert. In diesem Fall ist das Fax unter dem o.g. Namen am 25.07 um 9.11 Uhr gespeichert worden. Die auf diese Art gespeicherten Faxe werden unter dem Verzeichnis, in dem CTO EHO plus liegt im Verzeichnis FAX gespeichert, z. Bsp. C:\EHO\FAX. Ändern Sie bitte nicht den Namen für dieses Verzeichnis. TIP: Wir haben durch entsprechende Kooperation die Schnittstelle optimal für das Programm FaxEdit ausgelegt, das sehr leistungsfähig und benutzerfreundlich ist und über uns bezogen werden kann. Dieses Programm kann auch direkt auf die Datei EHOFAX.DBF zugreifen, die über den Dateimanager erstellt werden kann, so daß ein Serienfaxversand (automatisches Versenden eines Faxes an verschiedene Adressaten) möglich ist. 12.14 Externe Programme einstellen und starten Über den Menüpunkt «Einst. Ext. Programme» unter «DIENSTE» können Sie bestimmen, welche Programme in welcher Form geladen werden können. Beispiel: Aus CTO EHO plus 3.2 soll das Programm CTO BARCODE gestartet werden können. Unter die Spalte Progr.» notieren Sie den Programmnamen mit Erweiterung; in unserem Beispiel tragen wir «bar.exe» ein. Unter die Spalte «Pfadö notieren Sie das Verzeichnis, in dem das Programm liegt; in unserem Beispiel liegt das Programm im Verzeichnis «c:\eho». Unter die Spalte «Titelö notieren Sie die Bezeichnung für das Programm, die beim Aufruf «Ext. Programme starten» unter «Dienste» erscheinen soll; in unserem Beispiel tragen wir «CTO BARCODE» ein. Sie haben auch die Möglichkeit, auf die DOS-SHELL zu wechseln: In diesem Fall tragen Sie nur unter der Spalte «Titel» z. Bsp. «DOS» ein und lassen die anderen Felder frei. Sollte ein Programm nicht vorhanden sein oder ein Pfad falsch eingetragen sein, erscheint beim Aufruf ein entsprechender Fehlerhinweis 12.15 Bildschirmschoner Im Programm haben wir einen einfachen Bildschirmschoner integriert, der nach 3 Minuten automatisch gestartet wird. Der Bildschirmschoner kann über die Umgebungsvariable CTOEHO ausgeschaltet werden. A. Dateien und ihre Verwendung Von CTO EHO werden verschiedene Dateiarten verwendet. Dabei bedeuten u.a. die Endungen: *.EXE ausführbares Programm (z.B.: EHO.EXE) *.FLT Filterdateien - enthalten gespeicherte Filter *.ARC Listen für Positionendatei *.ART Listen für Artikeldatei *.ADR Listen für Adressdatei *.KUN Listen für Auftragskopfdatei *.UMS Listen für Umsatzdatei *.BES Listen für Bestellungen *.WEI Listen für Wareneingang *.RUE Rückstandslisten *.NTX Indexdateien (für Sortierung) *.DBF / Datenbanken/dazugehörige Textdateien *.DBT (Notizen, Hilfe) *.MEM Dateien zur Speicherung der Einstellungen des Umsatzes, des Kassenstandes, der Mahnungstexte *.FOR mit dem Formulargenerator erstellte Formulare *.ETI Artikeletiketten *.BAT Stapeldateien (z.B.: Start von EHO, Datensicherung) Die Dateien im einzelnen: 1. ADRESSEN.DBF Adressen - Datei ADRESSEN.DBT Adressen-Notiz-Datei ADNAM.NTX sortiert nach Name und Vorname ADKUN.NTX sortiert nach Kunden-/Lief.-nummer ADORT.NTX sortiert nach Wohnort ADKENN.NTX sortiert nach Kennung ADPOST.NTX sortiert nach Postleitzahl ADDEBI.NTX sortiert nach Debitoren 2. ARCHIV.DBF Datei mit Positionen der Rechnungen NUMMER.NTX sortiert nach Rechnungsnummern A_NUMMER.NTX sortiert nach Angebotsnummern ARTHIT.NTX sortiert nach Artikelnummer 3. ARTIKEL.DBF Artikel - Datei LANAM.NTX sortiert nach Artikelbezeichnung LANUM.NTX sortiert nach Artikelnummer LALIEF.NTX sortiert nach Kunden-/Lief.-nummer LALIENUM.NTX sortiert nach Lieferantenart. -Nr LAGRUP.NTX sortiert nach Warengruppe 4. KUNDEN.DBF Kunden - Datei; enthält alle Kundendaten zu den Rechnungen KUNUM.NTX sortiert nach Rechnungsnummern A_KUNUM.NTX sortiert nach Angebotsnummern 5. UMSATZ.DBF Umsatz - Datei: enthält alle Rechnungen UMNUM.NTX sortiert nach Rechnungsnummern UMKNR.NTX sortiert nach Kundennummer UMNAM.NTX sortiert nach Name 6. TEXT.DBF Text - Datei TITELTXT.NTX sortiert nach Text - Name 7. DRUCKER.DBF Drucker - Datei 8. HILFE.DBF Hilfe - Datei HILFE.DBT Hilfe-Text-Datei HILFENUM.NTX sortiert nach Modul 9. LANGTEXT.DBF Langtext Datei LANGNUM.NTX sortiert nach Artikelnummer 10. KUPR.DBF Kundenpreisliste KUPREIS.NTX sortiert nach Kunden- und Artikelnummer 11. WEINGANG.DBF Wareneingang WDATUM.NTX sortiert Datum 12. RUECK.DBF Rückstandsliste RNUM.NTX sortiert nach Artikelnummer 13. BESTELL.DBF Bestellungen BAUFNUM.NTX sortiert nach Bestellnummer B. Dateiaufbau Nachfolgend sehen Sie den Aufbau der wichtigsten Dateien und die Bedeutung der einzelnen Felder. Die Dateien HILFE.DBF (Hilfedatei), TEMPEHO.DBF (temporäre Datei) und TEXT.DBF (Textdatei) werden nicht erläutert, da diese Dateien im Rahmen von Auswertungen kaum von Bedeutung sein dürften. Struktur von ADRESSEN.DBF (dauerhaft gespeicherte Adressen: Stammdaten) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 ANREDE C 10 Anrede (Herrn, Frau, Firma,...) 2 KENNUNG C 7 Kunden- Lieferantengruppen, etc. 3 VORNAME C 30 Vorname 4 NAME C 30 Nachname 5 NAME_2 C 30 Zusatz 6 NAME_3 C 30 Zusatz 7 STRASSE C 30 Straße 8 PLZ C 9 Postleitzahl 9 ORT C 30 Wohnort 10 TELEFON C 20 Telefon 11 BEMERK1 C 62 Bemerkungen 12 BEMERK2 C 62 2. Zeile 13 BEMERK3 C 62 3. Zeile 14 KUNDE C 10 Kunden- bzw. Lieferantennummer 15 WIEVOR L 1 Wiedervorlage (ja/nein) 16 WIE_DAT D 8 letzter Kontakt 17 H_RABATT N 5 2 Rabatt 18 TELEFAX C 20 Telefax 19 ERST_KON D 8 Erster Kontakt 20 AD_NOTIZ M 10 Notizen zur Adresse (nicht selektierbar) 21 AD_UMS N 14 2 Umsatz 22 PREISKENN N 1 0 Preisstufe 1 bis 5 23 DEBI C 6 Debitoren- oder Kreditorennummer 24 BANK C 25 Bankverbindung 25 BLZ C 8 Bankleitzahl 26 KTO_NR C 10 Kontonummer 27 SK_PROZ N 4 2 Skonosatz 28 SK_FRIST N 2 0 Skontofrist 29 OFFEN N 10 2 Offene Posten 30 UST_ID_NR C 14 Umsatzsteuer-ID- Nummer 31 SONST C 30 Sonstige Bemerkung 32 ST_FREI N 1 0 Ohne Steuer ? 33 AD_TERMIN D 8 Datum für Verwendung Struktur von ARCHIV.DBF (Rechnungspositionen) Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 NUMMER C 13 Artikelnummer 2 ARTIKEL1 C 30 Artikelbezeichnung 3 ARTIKEL2 C 30 2. Zeile 4 ARTIKEL3 C 30 3. Zeile 5 MWSATZ N 5 2 Steuersatz 6 ANZAHL N 8 2 Verkaufsmenge 7 NAME C 30 Kundenname 8 RECH_NR N 6 0 Rechnungsnummer 9 RECH_DAT D 8 Rechnungsdatum 10 POS_NR N 3 0 Positionsnummer 11 EPREIS N 9 2 Einzelpreis 12 PREIS N 10 2 Gesamtpreis 13 RECH L 1 Rechnung geschrieben (j/n) 14 RABPOS N 2 0 Einzelrabatt 15 ANG_NR N 6 0 Angebotsnummer 16 LIEF-STAND C 1 Lieferung erfolgt (j/n) 17 KUNDENUM C 10 Kundennummer 18 ARCGRUP C 8 Warengruppe Struktur von AUSGABEN.DBF (Tagesabschluß) Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 AUSART C 20 0 Ausgabenart 2 AUSWERT N 8 2 Ausgabe Struktur von DRUCKER.DBF (Druckerdatei) Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 DRUCKER C 35 Druckertyp 2 ELITE C 120 Sequenzen für Elite (12 Zeichen/Zoll) 3 RESET C 120 Sequenzen für Reset 4 NLQ C 120 Sequenzen für Schönschrift 5 NORMAL C 120 Sequenzen für Normalschrift 6 BREIT C 120 Sequenzen für Breitschrift 7 SCHMAL_EIN C 120 Sequenzen für Schmalschrift ein 8 SCHMAL_AUS C 120 Sequenzen für Schmalschrift aus 9 EINZEL C 120 Sequenzen für Einzelblatt- einstellung 10 ENDLOS C 120 Sequenzen für Endlosblatt- einstellung Struktur von ARTIKEL.DBF (Artikeldatei) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 NUMMER C 13 Artikelnummer 2 ARTIKEL C 30 Artikelbezeichnung 3 ZUSATZ C 30 2 Zeile 4 ZUSATZ1 C 30 3 Zeile 5 EINHEIT C 10 Mengeneinheit 6 PREIS_STCK N 9 2 EK-Preis 7 KALK_AKT N 7 2 Aufschlag 8 NETTO N 9 2 Nettopreis 9 BRUTTO N 9 2 VK-Preis 10 MWST N 5 2 Steuersatz 11 MIT_RABATT L 1 Rabattfähig (j/n) 12 MIT_MENGE L 1 Lageraktualisierung (j/n) 13 WERT N 12 2 Inventurwert 14 BESTAND N 9 2 Artikelbestand 15 MINDBEST N 4 0 Mindestbestand 16 LIEFERANT C 10 Lieferantennummer 17 LA_NOTIZ C 66 zusätzliches Notizfeld 18 WAGRU C 8 Warengruppe 19 ST_LISTE L 1 Stückliste (j/n) 20 PREIS2 N 9 2 2. VK-Preis 21 PREIS3 N 9 2 3. VK-Preis 22 PREIS4 N 9 2 4. VK-Preis 23 PREIS5 N 9 2 5. VK-Preis 24 KALK_FAKT2 N 7 2 2. Kalkulationsfaktor 25 KALK_FAKT3 N 7 2 3Kalkulationsfaktor 26 KALK_FAKT4 N 7 2 4. Kalkulationsfaktor 27 KALK_FAKT5 N 7 2 5. Kalkulationsfaktor 28 NETTO2 N 9 2 2. Nettopreis 29 NETTO3 N 9 2 3. Nettopreis 30 NETTO4 N 9 2 4. Nettopreis 31 NETTO5 N 9 2 5. Nettopreis 32 PROV_RAB N 5 2 mögliche Provision 33 SCHLUESSEL N 5 0 Kalkulationseinheit 34 BEST_MEN N 9 2 Bestellmenge 35 BEST_DAT D 8 0 Bestelldatum 36 VE N 7 2 Verpackungseinheit 37 LANGTEXT L 1 0 Langtext 38 LIEF_A_NR C 15 0 Lieferantennummer Struktur von STUECK.DBF (Stückliste) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 ST_NUM C 13 jeweilige Artikelnummer 2 ST_STCK N 6 2 benötigte Stückzahl 3 ART_NUM C 13 Artikelnummer des zusammengestellten Artikels Struktur von KUNDEN.DBF (Rechnungs-, Angebotsadressen) Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 ANREDE C 10 0 Anrede 2 VORNAME C 30 0 Vorname 3 NAME C 30 Nachname 4 NAME_2 C 30 2. Zeile 5 NAME_3 C 30 3. Zeile 6 STRASSE C 30 Straße 7 PLZ C 9 Postleitzahl 8 ORT C 30 Wohnort 9 RECH_NR N 6 0 Rechnungsnummer 10 ANG_NR N 6 0 Angebotsnummer 11 KUNDE C 10 Kundennummer 12 RA N 1 0 Rechnungsart (Brutto=1, Netto=2, Quittung=3) 13 K_RABATT N 5 2 Gesamtrabatt 14 RK N 1 Preisklasse (1,2 oder 3) 15 AB L 1 Auftragsbestätigung 16 LI L 1 Lieferschein 17 RE L 1 Rechnung 18 GU L 1 Gutschrift 19 AN L 1 Angebot 20 BV L 1 Barverkauf Struktur von UMSATZ.DBF (Umsätze) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 NAME C 30 Kundenname 2 RECH_NR N 6 0 Rechnungsnummer 3 RECH_DAT D 8 Rechnungsdatum 4 GESAMT N 14 2 Gesamtrechnungsbetrag 5 BEZAHLT L 1 Bezahlt (j/n) 6 SKONT L 1 Skonto (j/n) 7 RABAT L 1 Gesamtrabatt eingeräumt (j/n) 8 ZAHLDAT D 8 Zahlungsdatum 9 MABRIEF N 1 0 Mahnungsstufe 10 ZAHLWEISE C 1 Zahlungsweise 11 BEZBETRA N 14 2 Bisher bezahlter Betrag 12 LETZTDAT D 8 Datum der letzten Zahlung 13 RESTZAHL N 14 2 Restbetrag 14 TEILZAHL N 14 2 Teilzahlung 15 NETTO1 N 13 2 1. Nettobetrag 16 NETTO2 N 13 2 2. Nettobetrag 17 MWST1 N 11 2 1. Steuerbetrag 18 MWST2 N 11 2 2. Steuerbetrag 19 KUNDEN_NR C 10 Kundennummer 20 VERKAUF N 2 0 Verkäufernummer 21 MAHNDAT D 8 letztes Mahnungsdatum 22 FIBU_U N 1 0 Übernahme von Rechnungsdaten in CTO FIBU 23 KONTO C 6 Debitorennummer 24 T_Z_WEISE C 1 Teilzahlungsart Struktur von BESTELL.DBF (Bestellungen) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 B_ANZ N 8 2 Anzahl bestellter Artikel 2 B_BEZ C 30 0 Artikelbezeichnung 3 B_NUM C 13 0 Artikelnummer 4 B_ZUS C 30 0 Artiklbez. Zeile 2 5 B_ZUS1 C 30 0 Artiklbez. Zeile 23 6 B_PREIS N 9 2 Einzelpreis 7 B_DATUM D 8 0 Bestelldatum 8 B_LNR C 10 0 Lieferantennr. 9 B_NAME C 30 0 Lieferantenname 10 B_AUFNUM N 6 0 Auftragsnummer 11 B_DRUCK L 1 0 Gedruckt ? 12 B_LIEF N 8 2 Anzahl gelief. Artikel Struktur von WEINGANG.DBF (Wareneingang) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 W_NUMMER C 13 0 Artikelnummer 2 W_BEZ C 30 0 Artikelbezeichnung 3 W_DATUM D 8 0 Eingangsdatum 4 W_ANZAHL N 8 2 Anzahl gelief. Artikel Struktur von RUECK.DBF (Rückstandsliste) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 R_RNR N 6 0 Rechnungsnummer 2 R_NUM C 13 0 Artikelnr. 3 R_ANZ N 8 2 Anzahl 4 R_BEZ C 30 0 Bezeichnung 5 R_DAT D 8 0 Rechnungsdatum 6 R_KNR C 10 0 Kundennummer Struktur von KUPR.DBF (individuelle Kundenpreise) Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt 1 K_NUMM C 10 0 Kundennummer 2 A_NUMM C 13 0 Artikelnummer 3 K_PREIS N 9 2 individueller Preis 4 R_ART N 1 0 Rechn.-art (Netto/Brutto) 5 A_BEZ C 30 0 Artikelbezeichnung C. Behebung von Fehlern 1.) Buchstaben im oberen Teil einer Rechnung Nach Wahl einer neuen Schriftart kann es vorkommen, daß der entsprechende Drucker - Code auf der Rechnung ausgedruckt wird. Dies betrifft allerdings in der Regel nur die erste Rechnung, die mit der neuen Schriftart ausgedruckt wurde. Wählen Sie im Hauptmenü die Option «DRUCK» und lassen Sie die fehlerhafte Rechnung noch mal aus drucken. Sollte das Problem nicht gelöst sein, schalten Sie den Drucker aus und dann wieder ein, wählen Sie in «Dienste» noch mal die Druckereinstellung und bestätigen Sie alle Werte und drucken Sie anschließend das Formular noch mal aus. Außerdem könnte die Fehlerursache darin liegen, daß Sie einen falschen Drucker ausgewählt haben oder falsche ESC-Sequenzen beim Druck benutzt werden. Buchstaben können auch auftauchen, wenn bei der Seitenlänge falsche Steuersequenzen eingegeben wurden (vgl. 1.). 2.) Mahnungsfrist wird nicht eingehalten Überprüfen Sie in der Installation die Frist für Mahnungen. 3.) Kein Rabatt berechnet, obwohl Sie Rabatt gewähren wollten Wählen Sie im Hauptmenü die Lagerverwaltung und überprüfen Sie dann bei den entsprechenden Artikeln, ob Sie bestimmt haben, daß diese Artikel «rabattfähig» sind. Dort muß dann «J» eingetragen sein, damit überhaupt Rabatt gewährt werden kann. 4.) Schriftart gefällt Ihnen nicht Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Dienste- Drucker einrichten» und stellen Sie die Codes für die von Ihnen gewünschte Schriftart ein. (Fragen Sie evtl. Ihren Händler oder lassen Sie sich die von Ihnen gewünschte Schriftart einstellen.) 5.) Erfaßte Daten werden nicht aufgelistet Dieser Fall kann nur dann auftreten, wenn der Computer während der Bearbeitung einer Datei mit CTO EHO «abstürzen» sollte. Wählen Sie im Menü «Dienste» die Option +Reorganisation». 6.) Meldung «Drucker nicht bereitö Sie haben einen Menüpunkt angewählt, für den der Drucker angeschlossen (ON-LINE) sein muß. Schließen Sie Ihren Drucker an, legen Sie ggf. Papier ein und geben Sie auf die Frage «Abbrechen (J/N)» «N» ein oder brechen Sie den Vorgang ab, in dem Sie «J» eingeben. Andere Möglichkeit: Rufen Sie die Druckerumleitung auf und wählen Sie beispielsweise die Datei EHO1.DAT. 7.) Rechnungsausdruck ist fehlerhaft Der letzte Teil einer Zeile wird am rechten Rand der nächsten Zeile gedruckt: Vermutlich verwenden Sie nicht Elite als Schriftart oder der Drucker unterstützt Elite aufgrund des gewählten Druckertreibers nicht oder der linke Rand ist zu groß eingestellt. Ändern Sie die Schriftart, die Steuersequenzen oder den linken Seitenrand. 8.) Ausdruck vom Rechnungsfuß erfolgt (teilweise) auf der nächsten Seite Dieses Problem kann dadurch behoben werden, daß Sie bei der «Druckerinstallation» auf der zweiten Seite eine Verkürzung des Formulars angeben. BEISPIEL: Zwei Fußzeilen werden bereits auf der nächsten Seite gedruckt. Geben Sie in diesem Fall für die Verkürzung «-2» ein. D. Systemfehler 1.) Fehler beim ╓ffnen einer Datei 1.1 DBFNTX/1001 - DBFNTX/1003Open error Problem: Die genannte Datei kann nicht geöffnet werden. Behebung: Prüfen Sie, ob die genannte Datei im Verzeichnis existiert; wenn dies der Fall sein sollte, prüfen Sie bitte, ob diese Datei mit dem Attribut «Read Only» versehen ist und löschen Sie dieses Attribut gegebenenfalls 1.2. DBFNTX/1004 - DBFNTX/1006 Open error (creating) Problem: Die genannte Datei kann nicht erstellt werden. Behebung: Prüfen Sie, ob genügend Platz auf der Festplatte vorhanden ist 1.3 TERM/2014 Open error (SET PRINTER command) Problem: Die Datei EHO1.DAT bzw. EHO2.DAT konnte nicht geöffnet werden. Behebung: Prüfen Sie, ob genügend Platz auf der Festplatte vorhanden ist. In einer Netzwerkumgebung bedeutet diese Fehlermeldung, daß die entsprechende Datei bereits durch einen anderen Benutzer geöffnet worden ist. Sie sollten in diesem Fall entweder eine andere Datei öffnen oder warten, bis die Datei wieder geöffnet werden kann. 2. Interner Fehler 17, 18 oder 19 Fehlermeldung: NTX file corrupted Ursache: Defekte Indexdatei Behebung/Umgehung: 1.)Beachten Sie die Hinweise zur Einstellung der CONFIG.SYS im Handbuch 2.) Überprüfen Sie ggf. Ihren EMS- Treiber 3.) Führen Sie eine Dateireorganisation durch. 3. Interner Fehler 5333 Beschreibung: VMM: interner Integritätsfehler. Das den virtuellen Speicher benutzende Sub-System arbeitet fehlerhaft. Ursache: VMM wird eine Daten-/Code-Seite übergeben, die nicht den Spezifikationen entspricht. Dies kann bedeuten, daß z.B. eine Export-Variable zu einem anderen Datentyp re-definiert wurde. (Speicherverwaltungsproblem) Umgehung: Überprüfen Sie Ihren EMS-Treiber Mögliche Lösung: SET CLIPPER=E0 4. BASE/1067 - BASE/1068 - BASE/1069: Argument error: array dimension, array access, array assign Problem: Speicherbedingte Probleme, die evtl. mit residenten Programmen (zu wenig Arbeitsspeicher, etc.) oder mit speziellen EMS-Treibern zusammenhängen. Lösung: 1.) Überprüfen Sie, welche Programme resident geladen sind. 2.) Benutzen Sie einen anderen EMS-Treiber 3.) Mögliche Lösung: SET CLIPPER=E0 5. BASE/1070 - BASE/1076: Problem: Zwei Argumente, die verglichen werden, sind unterschiedlich. Behebung: In der Regel dürfte dieser Fehler nur dann auftauchen, wenn Dateien mit der Erweiterung .MEM nicht richtig gespeichert werden konnten. BEISPIEL : (mit allen Möglichkeiten nach einem Fehler) > ACHTUNG: FEHLER! < Fehlermeldung: Fehler beim Anlegen der Datei (20) DOS-Errorcode: 32 Dateiname : Eho1.dat Fehlerklasse: TERM/2014 Prozedur : SET(0) Prozedur : DRUCKDAT(2500) <Wiederholen> <Standard> <Abbruch zum Haupt menü> <Programmabbruch> In diesem Beispiel wurde im Rahmen der Druckerumleitung in einer Netzwerkumgebung auf die gleiche Datei von zwei verschiedenen Arbeitsplätzen aus zugegriffen. Die Meldungszeilen im Einzelnen: 1. Fehlermeldung Beschreibung des aufgetauchten Fehlers 2. DOS-Errorcode (nur wenn vorhanden) Fehlerkennzeichen des Betriebssystems 3. Dateiname (nur wenn vorhanden) Datei, die den Fehler verursacht hat 4. Fehlerklasse Interne Fehlerklasse (wichtig für den Kontakt mit unserer Hotline) 5. Prozedur Programmteil, in dem der Fehler aufgetaucht ist (wichtig für den Kontakt mit unserer Hotline) 6. Fehlerkorrekturmöglichkeiten: a) Wiederholen: Die Operation soll wiederholt werden (sinnvoll, wenn beispielsweise der Drucker kein Papier mehr hatte). b) Standard: Für diese Operation ist bereits eine Fehlerkorrektur standardmäßig vorgesehen. Beispielsweise könnte die Standard-Fehlerkorrektur darin bestehen, daß - falls möglich - der Fehler ignoriert wird. c) Abbruch zum Hauptmenü: Die gewünschte Operation wird abgebrochen und es erfolgt ein Rücksprung zum Hauptmenü. d) Programmabbruch: Die gewünschte Operation wird abgebrochen und das Programm beendet. E. Anmerkungen zur Arbeit mit dBase Sie können die Dateien, die von CTO EHO benutzt werden auch unter dBase III plus verwenden. Beachten Sie bitte die folgenden Punkte, damit eine reibungslose Arbeit mit CTO EHO möglich ist: 1. Ändern Sie auf keinen Fall die Struktur der von CTO EHO benutzten Datenbanken. 2. Wenn Sie Daten geändert haben, dann müssen Sie beim nächsten Aufruf von CTO EHO zuerst eine Dateireorganisation vornehmen. Wenn Sie mit der Textverarbeitung «TextMaker» arbeiten, können Sie auf die Adreßdaten (wie auch auf alle anderen Daten) von CTO EHO direkt zugreifen. Sie sollten allerdings Änderungen der Daten möglichst nicht in TextMaker, sondern nur in CTO EHO vornehmen, weil ansonsten Schwierigkeiten bei der Suche nicht ausgeschlossen werden können. ACHTUNG: Wir möchten noch mal darauf hinweisen, daß Bearbeitungen mit Programmen, die nicht das dBase III plus - Format unterstützen (z. Bsp. dBase IV) aufgrund möglicher Unterschiede im Dateiheader, etc Datenverluste nach sich ziehen kann. F. Spezielle Druckereinstellungen Bei einigen Druckern können spezielle Einstellungen notwendig sein. In der Regel können Sie allerdings auch den standardmäßig eingestellten Zeichensatz verwenden, wenn Sie im Bereich Druckerinstallation den Punkt «Anderen Zeichensatz verwenden ?» mit «J» beantworten und anschließend die Werte für die Umlaute eintragen (vgl. Druckerhandbuch). Auch die Steuersequenzen für die Seitenlänge sind nur von Bedeutung, wenn Sie den Punkt «Seiteninitialisierung notwendig ?» mit «J» beantwortet haben. G. Unterschiede in der Netzversion Die Netzversion von CTO EHO plus haben wir unter folgenden Netzwerksystemen getestet: Novell Netware 2.2, Novell Netware 3.11 und 3.12, Novell-Lite 1.1, Personal Netware, Lantastic 5.0 und Invisible Network. Unterschied Netzwerkversion zur Einzelplatzversion: 1. Die Bereiche «Voreinstellungen», «Formulargestaltung», «Druckereinstellungen», «Angebote kopieren», «Angebote löschen», «Angebot übernehmen» und «Reorganisation» sind immer nur für einen Benutzer zugänglich. Sollten diese Bereiche gesperrt werden, obwohl kein anderer Benutzer in einem dieser Bereiche ist, wurde das Programm vermutlich nicht richtig beendet. In diesem Fall müssen eventuell verbliebene temporäre Dateien mit «DEL $*.TMP» im entsprechenden Verzeichnis gelöscht werden. Anschließend ist dann wieder ein Zugang möglich. 2. Bei den «kleinen» Netzwerklösungen (Novell Lite etc.) muß die Datei «EHO.EXE» auf das Attribut «READ ONLY» gesetzt werden. Das geschieht beispielsweise über den DOS-Befehl «ATTRIB +R EHO.EXE»:Ansonsten ist ein gemeinsamer Zugriff auf die Daten nicht möglich. Achten Sie bei eventuellen Updates darauf, dieses Attribut wieder wegzunehmen («ATTRIB -R EHO.EXE»), damit die Datei «EHO.EXE» überschrieben werden kann. 3. Drucken im Netz Soll die Druckausgabe direkt erfolgen, so ist dafür zu sorgen, daß in den Netzeinstellungen dies vorgesehen wird. Bei Novell Lite ist dies z.B. über den «CAPTURE»- Befehl einzustellen. Hier kann auch festgelegt werden, wie lange der Drucker «wartet», bis er den Druckbefehl ausführt, hier ist die Einstellung von «TIMEOUT» maßgeblich. Beachten Sie auch die Umleitungsmöglichkeiten über die Umgebungsvariable CTOEHO. 4. Arbeiten im Netz Der Vorteil von Netzwerken besteht darin, daß von mehreren Arbeitsplätzen gemeinsam auf Datenbestände zugegriffen werden kann. In unserem Fall können z.B. gleichzeitig Rechnungen geschrieben, neue Kunden angelegt, Artikel eingegeben werden. Es gibt allerdings Situationen, in denen ein Datensatz gesperrt werden muß: Das geschieht z.B. dann, wenn im gleichen Moment bei der Adress-Suche auf den selben Datensatz zugegriffen wird. Dieser Satz bleibt so lange gesperrt, bis in den Befehlsmodus gewechselt wird. Eine Sperrung wird durch eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, auf die Freigabe zu warten, ins Menü zurückzukehren oder das Programm abzubrechen. 5. Messages (Nachrichten) im Netz Über das Netz ist es möglich, Nachrichten an einen anderen Benutzer zu senden. Wenn dieser Benutzer gerade mit CTO EHO plus arbeitet, kann sich das Programm möglicherweise «aufhängenö; daher raten wir davon ab, solche Meldungen über das Netz zu verschicken. Dies geschieht beispielsweise unter Novell über die Angabe CASTOFF. INDEX 1 1. Bemerkungszeile auf Rechnungen, etc. drucken 98 1.Kontakt 36 A Absenderangaben 92 Absenderangaben Eingabefeld rechts 93 Absenderangaben linker Rand 93 Abstand zwischen Adressenfeld und Rumpf 96 Adress - Formular 35 Adresse für Wiedervorlage vormerken 39 Adresse löschen 39 Adresse neu erfassen 35 Adresse suchen 39 Adressen zeigen 42 Adressendruck 38 Adressenneueingabe mit Ortsvorschlag 82 Adressfenster 44 Adressliste 38 Akonto-Zahlungen 56 Aktualisierung Artikel 24 Aktualisierung Stückliste bei Auftrag 86 Alle Artikel zeigen 26 Anzahl Ausdrucke Rechnung/Auftragsbest./Gutschrift/Angebot 98 Anzeige Datum, Zeit und freie Kapazität 114 Artikel alphabetisch geordnet 27 Artikel erfassen 19 Artikel nach Bestellnummern geordnet 27 Artikel nach Lieferanten 27 Artikel neu erfassen 52 Artikel suchen 27 Artikelliste 52 Artikelnummern auf Rechnungen 85 Aufnahme in die Mahnungsliste 81 Aufschlag 22 Auftragsformular 51 Auftragsposition 55 Ausdruck eines Etiketts für die gezeigte Adresse 39 Ausgabe auf den Drucker verzögern 116 Ausweisung der Nettobeträge 79 B Bankverbindung 39; 82 Barverkauf 60 Bearbeiten von Rechnungen 64 Befehlsmodus 20 Bemerkung 37 Bereich für Positionen verlängern oder kürzen 97 Bestand 21; 54 Bestelldatum. 24 Bestellmenge 24 bestellte Artikel 33 Bestellung 24 Bestellungen ändern 33 Bestellungen drucken 33 Bestellwesen 33 Bezeichnung Umsatzsteuer 83 BILD - Taste 19 Bildschirmschoner 117; 120 Briefkopf und -fuß 44 C Codewort für Lagerzugang 82 Codewort für Preise und Kalkulation 82 Codewort für Systemeinstellung 81 Computer - Absturz 110 Config.sys 12 CTO EA 84; 112 CTO FIBU 36; 84 Cursortasten 19 D Datum für Reorganisation 88 dBase III plus 132 Debitor/Kreditor 36 Direktfakturierung 56 Druckaufbereitung 59 Druckausgabe 117 Drucker einrichten 94 Druckerauswahl («STRG P») 115 Druckerumleitung («ALT F5») 113 E Einfügen einer Position 66 Eingabemodus 19 Einheiten auf Rechnungen 85 Endlospapier 95 Erstellung von Angeboten 59 Erstellung von Gutschriften 59 Etiketten 38 Export von Adressen 42 Externe Programme 120 F Farbeinstellung individuell 116 Farbkombination 88 Fax 118 Formatierung 97 Frist für Skonto 81 Fußzeile bei Angeboten 91 Fußzeilen bei Auftragsbestätigung 91 Fußzeilen beim Quittungsdruck 91 G Gewinnspanne 22 Gruppe 21 H Hauptmenü 17 Hilfe 16 Hilfe editieren 82 Hilfe und Notizzettel («F1» / «STRG F10») 113 Hotkeys 48 Hotkeys, Übersicht 7 I Installation 23 Installation auf Disketten 11 Installationsauswahl («ALT W») 115 J Jahresumsatz 75 K Kalkulationsfenster 22 Kasse öffnen («STRG O») 115 Kassenabschluß 112 Kassenbestand 114 Kassenbuch 69 Kennung 39 Kennung - für Selektion von Adressen 35 Kennung für Lieferanten 87 Komplettübernahme 53 Kontakt 36 Kopf- und Fußzeile bei Lieferscheinen 91 Kopie bei Quittungsdruck 99 Korrekturmodus 55; 64 Kunden- bzw. Lieferantennummer 36 Kunden- und Lieferantenverwaltung 14 Kundenadresse 98 Kundendisplay 60 Kundennummer 49 Kundenpreise, individuelle 54; 85 Kundenpreisliste 54 L Lagerverwaltung 15; 19 Langtext 25 Langtexte 98 Leerzeile zwischen den Positionen 96 Lief.-Art.-Nr. 21 Lieferant 20 Lieferscheine mit Gesamtpreis 86 Lieferscheinformular 80 Lieferstatus 62; 65 Linker Rand beim Ausdruck 95 M Mahnung 67 Mahnungsbrief 72 Mahnungswesen 16 Makrofunktion für Stückliste 86 Makros 114 Makrotasten sofort aktivieren 86 Maßberechnung 53 Menüanzeige 116 Mindestbestand 25 MINI - TEXT 43 N Namenskürzel 49 Netto- oder Bruttofakturierung 79 Netzwerkversion 133 Neuen Text anlegen (Mini-Text) 44 Neukalkulation 22 Notiz eintragen oder ansehen 39 O Offen 37 Ohne Steuer 36 P Papierkorb 45 Pfeiltasten 19 Position des Adressfeldes 96 Position verschieben, einfügen, zufügen 66 Positionen bearbeiten 15 Preiseinheit 25 Preiskenn. 36 Profi-Kit 58; 80; 103; 107 Prozentsatz für Skonto 81 Puffer- oder Schnellsuche 115 Puffersuche 26; 49; 52 Q Quittungen auf Bondrucker 99 Quittungsformular 80 R Rabatt 24; 57; 67 Rabatt auf direkt fakturierte Artikel 85 Rabattfähig 24; 58 Rabattsatz 36; 57 Rand für den Absender 92 Rechnungen und Angebote erstellen 15 Rechnungsdatum 57 Rechnungsformular 80 Rechnungsfußzeilen 90; 91 Rechnungskopf für Formular 1 oder 2 90 Rechnungskopfzeilen 89 Rechnungsnummern mit den Namen der Kunden auflisten 68 Rechnungsschreibung 24 Rechnungsüberschriften 89 Rollenpapier bei Quittungen 99 Rückstandsliste 55; 66; 83 S Schnittstelle LPT2 bei Barverkauf ansprechen 98 Schnittstelle LPT2 bei Etiketten ansprechen 98 Seiteninitialisierung notwendig 96 Seitenwechsel bestätigen 96 Selektion von Adressen 35 Serielle Kassenschublade 85 Serienbrief 38; 46 Serienbrieffunktion 46 Sicherheitskopie 13 Sicherungskopie der Programmdiskette 9 Skonto 36; 57; 67; 81 Sollverbuchung 84 Sonst. 37 Sortierung der Artikelliste bei Auftragserfassung 85 Spezialsuche 39; 40 Spezielles zu den Generatoren 106 Standard- oder Alternativinstallation 99 Standardeinstellungen Rechnungserstellung 88 Stapeldruck 63 Statistik 16 Steuersätze 83 Stornierung einer nicht gedruckten Rechnung 69 Stückliste 25; 28 T Tagesstatistik 112 Taschenrechner («STRG F1») 113 Tastaturkürzel 114 Telefonliste 38 Termin 37 Text für Mahnungsüberschrift 91 Textfenster 44 Textverarbeitung 42; 43 Trennlinien 92 Ü Überschriften für andere Formulare 92 U Umgebungsvariable CTOEHO 17; 116 Umsatz 37 Update von älteren Versionen 9 Ust-Id-Nr. 37 V Verarbeitungsgeschwindigkeit 110 Verkäuferstatistik 37; 83 Vermietung 53 Verpackungseinheit 25 Voreinstellungen 20 Vorgaben 21 Vorname 36 Vorschub bei Quittungen 99 Vorschub zwischen Etiketten 95 W Währung 83 Wildcardsuche 103 Z Zahlung erfassen 15; 68 Zeichensatz 97 Zeitraum berechnen 53 Zugangsberechtigung Preise («STRG U») 115 Zusätzlicher oberer Rand 96 Zusatztext 56 Zusatzzeile 89 Zwischensummen 56 _______________________________ 1 Auswahl von Datensätzen (z. Bsp. Artikel) nach vorgegebenen Merkmalen