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Text File  |  1986-10-01  |  3.4 KB  |  87 lines
  1.  
  2.      .ftype Mail
  3.     .fspec A:\PCT_HELP\TEST.WS
  4.     .field NAME
  5.     .field NICKNAME
  6.     .field TITLE
  7.     .field COMPANY
  8.     .field STREET
  9.     .field SUITE
  10.     .field CITY
  11.     .field STATE
  12.     .field ZIP
  13.     .force DEADLINE,"within 15 days from the date of this letter"
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                      .<DATE*>
  18.                                      .<TIME*>
  19.  
  20.     .GROUP
  21.     .<COMPANY>
  22.     .<NAME> .<TITLE>
  23.     .<STREET> .<SUITE>
  24.     .<CITY>, .<STATE> .<ZIP>
  25.     .EGROUP
  26.  
  27.  
  28.     Dear .<NICKNAME>:
  29.  
  30.     This letter is an example of most of the options available to you
  31.     with Mail Merge in PC-TYPE+.  The text helps explain what is going on
  32.     so you can learn more about using Mail Merge as you work with it.
  33.  
  34.     With this letter you will be working with a comma delimited (WORDSTAR
  35.     type) data file called TEST.WS.  It was provided on your PC-TYPE+ HELP
  36.     disk.  For things to work properly, you need to be sure the correct
  37.     drive, path and file name are specified in the Mail Merge definition
  38.     at the beginning of this file.
  39.  
  40.     You will also notice that the Mail Merge Definition for this file
  41.     actually defines each variable name.  The variable names must be
  42.     listed in the exact order in which the data appears in your comma
  43.     delimited data file.
  44.  
  45.     .FORCE is used for the variable DEADLINE.  The handy thing about using
  46.     the .FORCE command is that you can place items like deadline dates,
  47.     key terms or names in contracts and agreements in one easy to find
  48.     place.
  49.  
  50.     The date and time will be automatically "plugged in" for you each time
  51.     you do this letter.  PC-TYPE+ will pick up both of those from what is
  52.     set on your system.  If you don't have a clock calendar on your PC
  53.     you will need to set the date and time at the DOS prompt before
  54.     getting started.
  55.  
  56.     The GROUP and EGROUP commands take care of eliminating extra lines
  57.     in an address.  This is nice when a record in your database doesn't
  58.     have a COMPANY or key person.  The letter won't look like something
  59.     is missing.
  60.  
  61.     For those points in letters or documents where you want to vary things
  62.     a bit or need built-in flexibility, you can use the KEYIN command.
  63.     This causes PC-TYPE+ to stop and wait for you to enter something at
  64.     the keyboard.  This paragraph ends with a KEYIN, allowing you to type
  65.     anything you want (with the paragraph reformatted, too) starting right
  66.     HERE:-> .<KEYIN*>P>.
  67.  
  68.     .INCLUDE A:\PCT_HELP\INCLUDE.1
  69.  
  70.     After you get a chance to work with the Mail Merge features of
  71.     PC-TYPE+, you'll wonder how you ever got along without them.
  72.  
  73.     Please note that even though this paragraph includes a variable which
  74.     might go beyond the length of the line, the key letter "P" at the end
  75.     of the variable will cause the entire paragraph to be reformatted.
  76.     You should make it a point to learn as much as you can about using the
  77.     Mail Merge features of PC-TYPE+ .<DEADLINE>P>.
  78.  
  79.     So go ahead and experiment - play around to get an idea of how all
  80.     of this works with a comma delimited format.  The more you work with
  81.     it the more you will discover just how much more you will be able to
  82.     do with Mail Merge.
  83.  
  84.     All the best,
  85.  
  86.     YOUR NAME/TITLE
  87.