home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Du Jour / SoftwareDuJour.iso / BUSINESS / DBASE / DB3AR.ARC / MANUAL.TXT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1985-10-31  |  5.4 KB  |  125 lines
  1.  ------------------------------------------------------------------------------
  2.                JAY'S A/R - Accounts receivable system for dBase III
  3.                           version 1.1a copyright 10/15/85
  4.                                          
  5.     This program is distributed free of charge. If you find it of value,please
  6.        send $25.00 to the address below. Upon receipt of your $25.00 we will
  7.        immediatly send you an invoice/receipt and enter your name in the update
  8.      list. You can download the updates if you have a modem connected to your
  9.          computer,just call 619-291-5682 at 300/1200 baud 24 hours a day.
  10.           Or you can call and leave electronic mail with questions/bugs.
  11.    Commumication parameters are Parity = none, Data Bits = 8, and Stop Bits = 1
  12.     Or call our regular business phone 619-295-6053  ( 9-5 Mon.-Fri.,Sat 10-4)
  13.                                           
  14. We can custom-tailor JAYS A/R to your needs. There are accounts payable,general
  15.    ledger,purchase order,and inventory control with invoicing programs that all
  16.           link together to manage your business effectively at low cost.
  17.                                          
  18.                                          
  19. ---------------------------- JAY'S OFFICE SUPPLIES,INC.-----------------------
  20.                           824 Camino Del Rio North - #329
  21.                                 San Diego,CA 92108
  22.                                 voice (619)295-6053
  23.                                 data (619)291-5682
  24.  
  25.                                  Accounts Receivable
  26.                                     Users Manual                          Page 1
  27.  
  28.  To start up:
  29.  
  30.    a)Put dBASEIII program disk in drive A
  31.  
  32.    b)Put AR program disk in drive B
  33.  
  34.    c)Type DBASE B:MENU to start program.
  35.           ~~~~~~~~~~~~
  36.  
  37.  Important...If the main menu appears scrambled,there is a simple way to fix it.
  38.    If you do not have graphics installed in your computer,the main menu will
  39.    not display correctly. To use this program you should get dBase up to the
  40.    dot prompt then enter the command DO B:FIXTXT  this will remove the 4 ASCII
  41.    text files,and replace them with alternates.
  42.  
  43.  
  44.  Sample data in files:
  45.  
  46.      There are 9 sample customers and 25 invoices for them in this program. To
  47.      delete a customer choose option 6-(Edit account),to delete an invoice
  48.      choose option 2-(Edit invoice). With the cursor on the record you want to
  49.      delete,press Ctrl and U keys at the same time. Then run the option that
  50.      removes the paid invoices,and both of your databases will have all of the
  51.      records you have marked for deletion totally removed.
  52.  
  53.      If you want to clear the sample databases,enter the following commands:
  54.  
  55.      USE B:CUST
  56.      ZAP
  57.      USE B:INV
  58.      ZAP
  59.  
  60.      Then enter your own customer names.
  61.      !! Be CAREFUL of the ZAP command-it empties a database.
  62.                                          ~~~~~~~
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                                                                          Page 2
  70.  
  71. End of month notes:
  72.  
  73.     Before running bulk statements you should remove the paid invoices from the
  74.     invoice file.If you don't,it will run slower,and paid invoices are not
  75.     shown on the statement anyway. Use option F8 of the sub-menu to do this.
  76.     These paid invoices are saved in a database called PAID.DBF if you should
  77.     ever need to check on them.
  78.  
  79.     Before running bulk statements for all customers,be sure to update balance
  80.     for all customers,then sort the invoice file by using option F4 of the
  81.     sub-menu.
  82.  
  83.  
  84. Regarding the order of the customer labels print:
  85.  
  86.     Our account numbers are really character fields in order to allow for
  87.     accounts such as 181A,181B,181C etc.
  88.     Because of this when you enter an account with a small number,it will still
  89.     be at the bottom of the file.
  90.     You can access the file B:CUST.DBF, and will find a field named NUMBER.
  91.     Rearrange your customers in the order you want them to appear by changing
  92.     the number field,then sort the file on the NUMBER field to B:TEMP. Then
  93.     copy B:TEMP to B:CUST,re-index the whole thing on the account field.
  94.     The proper syntax for this command is as follows:
  95.  
  96.     USE B:CUST
  97.     BROWSE FIELDS ACCT,NAME,NUMBER  (when done press Ctrl W or Ctrl End to save)
  98.     SORT ON NUMBER TO B:TEMP
  99.     USE B:TEMP
  100.     COPY TO B:CUST
  101.     USE B:CUST
  102.     INDEX ON ACCT TO B:ACCT
  103.  
  104. Access to DBASE:
  105.     a)From a dot prompt you can always access the "ASSIST" mode of DBASE with
  106.       the F2 key,this gives you total access to the database files
  107.     b)The F1 key is a complete on-line tutorial for DBASE
  108.     c)All of the rest of the function keys are reassigned by the menu.
  109.  
  110. Forms for your printer:
  111.  
  112.     This program is designed to run on forms with a paper width of 9 1/2".
  113.     All forms with the exception of the past-due mailers and the mailing labels
  114.     are on standard blank computer paper. If you decide you would like to have
  115.     custom printed statement forms,please contact us for pricing.
  116.  
  117.     The past due mailers are Tops brand # 5062  Our price is $49.95/box of 350
  118.  
  119.     The 2-wide labels are Avery brand # 4143    Our price is $8.95/box of 2000
  120.     Labels form width is 9 1/2"
  121.  
  122.     We can ship these and many other products to you from 1 of 8 warehouses
  123.     located across the nation. Drop us a note and we will send you a free
  124.     catalog with over 20,000 office and computer related products.
  125.