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Encoding:
Clarion Help  |  1991-06-07  |  32.9 KB  |  577 lines
  1.  * This form is used to add, or confirm deletion, of a QUOTATION.
  2.  * The ORDER DATE will default to the current system date.
  3.  * When you enter the client name field, a table of the clients in
  4. your client file will appear.
  5.  * Reference information entered will display on the order list table,  
  6. assisting you in distinguishing this order from others by the
  7. same client.
  8.  * The price class field will default to the price class for the
  9. client being used for the quotation, but may be edited if needed.
  10.  * The sales tax rate defaults to the rate in your company information  
  11. form, but can be edited if needed.
  12. [ENTER]
  13. : Moves the cursor to the next field.
  14. [INS]
  15. : Toggle INSERT MODE in text fields.
  16. [DEL]
  17. : DELETE character and shift text left.
  18. G7OOG
  19. GHOOG
  20. GHOOG
  21. GHOOG
  22.  * CLIENT REPORTS
  23. - Client list w/o comments
  24. - Client list with comments
  25. - Client mailing labels
  26.  * This form is used to update the information about YOUR company.
  27.  * Fill in the COMMENTS section with notes about your company like:
  28. store hours, services you provide, up-coming specials, etc..
  29.  * The DEFAULT MARGIN PERCENTAGE is used to "suggest" a selling price
  30. for you when you add a new item to inventory.  Enter the profit
  31. margin you normally desire for each price class here.
  32.  * The FINANCE RATE factors can be obtained from the finance company
  33. you deal with.  These are not APR rates, but rather factors that
  34. will yield the monthly payment when the total amount to finance
  35. is multiplied by them.  Preface the rate factors with the term.
  36.  * PRINTER EMULATION should be set to IBM if your printer is capable of  
  37. printing the extended line draw characters.  If not, set it to EPSON. 
  38. [ENTER]
  39. : Moves the cursor to the next field.
  40. [CTRL-ESC]
  41. : Exit this screen WITHOUT saving edits.
  42. [CTRL-ENTER] : SAVE this information and exit BEFORE reaching
  43. the last field on the form.
  44. GIOOG
  45. GIOOG
  46. GIOOG
  47.  * This form is used to update or view ORDER DETAIL information.
  48.  * Information on this form is SAVED AS UNIQUE, and tied to the
  49. corresponding order entry form until the order is deleted.
  50.  * Immediately upon entering the SALESPERSON, PAYMENT METHOD and TERMS
  51. field, a look-up table will appear giving you the valid choices.
  52.  * Ship to addresses will default to the bill to address, but may be
  53. edited if necessary.
  54.  * The comments field will automatically word-wrap when text reaches
  55. the end of the current line. Its contents can be seen from the main
  56. ORDER ENTRY screen, and will print on all QUOTATIONS and INVOICES.
  57. [ENTER]
  58. : Moves the cursor to the next field on the form.
  59. [CTRL-ESC]
  60. : Exit this screen WITHOUT saving edited fields.
  61. [CTRL-ENTER] : SAVE detail information and exit the form BEFORE
  62. completing all fields (table fields are required).
  63. [INS]
  64. : Toggle INSERT MODE in text fields.
  65. [DEL]
  66. : DELETE character above cursor and shift text left.
  67.      : Print this ORDER to printer port LPT1:.
  68.      : Print ORDER DETAIL TICKET showing item, vendor, etc..
  69.      : Print PACKING LIST.
  70. GJOOG
  71. GJOOG
  72. GJOOG
  73.  This form is used to edit, add, or delete the 
  74.  list of various PAYMENT METHODS you accept.
  75.  This form is used to edit, add, or delete the 
  76.  list of various PAYMENT TERMS you accept.
  77.  * This form is used to update or view your VENDOR information.
  78.  * The VENDOR NUMBER field will automatically assign the next highest
  79. available number when adding a new VENDOR.
  80.  * All of the fields on this form are optional (except vendor name),
  81. and can be filled in as the information becomes available to you.
  82.  * The comments field will automatically word-wrap when text reaches
  83. the end of the current line.
  84. [ENTER]
  85. : Moves the cursor to the next field.
  86. [CTRL-ESC]
  87. : Exit this screen WITHOUT saving edits.
  88. [CTRL-ENTER] : SAVE this vendor information and exit
  89. BEFORE reaching the last field.
  90. [INS]
  91. : Toggle INSERT MODE in text fields.
  92. [DEL]
  93. : DELETE character and shift text left.
  94. GHOOG
  95.   FILE NAME:  Enter any valid DOS file name and extension.
  96. The report will be saved with that name.
  97.   WARNING: IF THE FILE ALREADY EXISTS, IT WILL BE REPLACED!
  98. O>NNOO
  99. O>NNOO
  100.   HOW MANY COPIES? : Enter the number of copies to be
  101. printed for this report.
  102.   PRINTER
  103. : Select the printer port to be used for  
  104. this report.  The choices are listed
  105. to the right.  Use the arrow keys to
  106. select.  If you are unsure, use LPT1.
  107.   NUMBER OF PAGES  : This shows the total number of pages
  108. that will be printed.  If the report
  109. is 2 pages long and you select 1 copy,  
  110. then 2 pages will print. If you select  
  111. 2 copies, 4 pages will print
  112. O=NNOO
  113. O=NNOO
  114. O=NNOO
  115.  * This table is used to scroll through your INVENTORY list, showing  
  116. the quantity on hand, on order, and minimum quantity.
  117. [ENTER] : View / edit the quantities listed on the table.
  118. [ESC]
  119. : EXIT this window and return to the previous screen.
  120.  * INVENTORY REPORTS
  121. - Inventory below minimum
  122. - Complete inventory list
  123. - Inventory by price class
  124. - Cost of Inventory on Hand  
  125.  * This table is used to select from your CLIENT database.
  126.  * Client names are sorted in alphabetical order.
  127.  * Typing the client name in the FIND CLIENT box will initiate a
  128. speed search.
  129. [DOWN]  : Move the highlight bar DOWN 1 client.
  130. : Move the highlight bar UP 1 client.
  131. [ENTER] : Select this client for the next order.
  132. [INS]
  133. : ADD a new client to the file list.
  134. [ESC]
  135. : EXIT this window and return to the previous screen.
  136. WELCOME TO THE COMPLETE SALES AUTOMATION SYSTEM!
  137. Use the UP, DOWN, LEFT, and RIGHT arrow keys to highlight the menu
  138. selection you desire, then press [ENTER].
  139. * CLIENT DIRECTORY  : Access client information to view / edit.
  140. * PRODUCT INVENTORY : Access your product inventory list for
  141. viewing or editing.
  142. * ORDER ENTRY
  143. : Enter new orders / quotations.
  144. * INVENTORY
  145.      : View / edit inventory quantities.
  146. * INVOICE RECORDS
  147. : View / reprint past invoices.
  148. * VENDOR DIRECTORY  : Access vendor information to view / edit.
  149. * REPORT GENERATION : Generate printed reports.
  150. * UTILITIES
  151.      : Pack order files, or change company info.
  152. * EXIT TO DOS
  153. : Exit The Complete Sales Automation System.
  154. * * UTILITIES MENU * *
  155.   Use the UP and DOWN arrow keys to highlight the  
  156.   menu selection you desire, then press [ENTER].
  157.  * UPDATE COMPANY INFORMATION
  158. Use this option to enter your company name,
  159. address, phone, comments, finance rates, etc..  
  160.  * UPDATE SALESPEOPLE NAMES
  161. Edit / add to the salesperson database.
  162.  * PACK ORDER FILES
  163. Use this option to reclaim hard disk space if
  164. you have deleted records from the order files.  
  165. G3OOG
  166. G3OOG
  167. G3OOG
  168.  Invoices must be added through ORDER ENTRY. 
  169.  * This is the ORDER ENTRY screen.  From here you can link
  170. information together from your client list and inventory  
  171. list to prepare invoices and quotations.
  172.  * Subtotals, sales tax, and order totals will calculate
  173. automatically, as will the applicable finance payments.
  174. [INS]
  175. To ADD a new item to the order.  You will then
  176. see a table view of the inventory items in your  
  177. inventory file.
  178. [DEL]
  179. To DELETE the highlighted item on the order
  180. entry screen (confirmation required).
  181. [ALT-C]  To display the COST, PROFIT, and MARGIN of the
  182. current order in a pop-up window.
  183. To access the ORDER DETAIL screen.  This is
  184. where ORDER PRINTING is done.
  185. View the EXTENDED DESCRIPTION for the item
  186. highlighted.
  187. G=OOG
  188.  * This table is used to scroll through PAST INVOICES.
  189.  * Invoices are sorted alphabetically by client name.
  190.  * The reference line will assist you in distinguishing between
  191. multiple quotes from the same client.
  192.  * The invoice number will also assist in locating specific invoices.  
  193. [ENTER] : Display the highlighted invoice.
  194. [ESC]
  195. : EXIT this window and return to the previous screen.
  196. GGOOG
  197.  * This table is used to scroll through your INVENTORY data, and pick
  198. the item that will be added to this order.
  199.  * Items are sorted by PART NUMBER.
  200.  * Typing the PART NUMBER in the FIND box will initiate a speed search. 
  201.  * The item price displayed in the table will correspond with the
  202. applicable PRICE CLASS you selected when the order was initiated.
  203.   [DOWN]
  204.      : Move the highlight bar DOWN 1 part number.
  205.   [UP]
  206. : Move the highlight bar UP 1 part number.
  207.   [ENTER]
  208. : Select this item for addition to the order.
  209.   [F3]
  210. : View the EXTENDED DESCRIPTION on this item.
  211.   [F4]
  212. : View the Product Notes.
  213.   [F5]
  214. : View the quantities for this item.
  215.   [CTRL]-[ENTER] : Access the EDIT FORM for this item.
  216.   [INS]
  217. : ADD a new inventory item to the file list.
  218.   [ESC]
  219. : EXIT this window and return to the previous screen.  
  220. GHOOG
  221. G&OOG
  222. G"OOG
  223. GHOOGG
  224. G    OGO
  225. G6OOGG
  226. G6OOGG
  227. G6OOGG
  228. G!OOGG
  229.  Select the client to base report on. 
  230.  * This is the PAST INVOICE screen.  It displays the invoice  
  231. detail for orders that are completed.
  232. [ALT-C]  To display the COST, PROFIT, and MARGIN of the
  233. current order in a pop-up window.
  234. To access the ORDER DETAIL screen.  This is
  235. where INVOICE REPRINTING can be done.
  236. PRINTER ERROR
  237.   The printer is not responding to the computer.
  238.   Possible reasons include:
  239. 1.  Printer turned off
  240. 2.  Printer unplugged
  241. 3.  Out of paper
  242. 4.  "On-line" light is not light.
  243. 5.  Cable is loose between the printer and
  244. the computer.
  245. Check the above.
  246.   Turn the printeroff and then back on and retry.  
  247.   * This table is used to scroll and select from your VENDOR list.
  248.   * Typing the vendor name in the FIND VENDOR box initiates a speed
  249. search.
  250.   [DOWN]
  251.      : Move the highlight bar DOWN 1 vendor.
  252.   [UP]
  253. : Move the highlight bar UP 1 vendor.
  254.   [ENTER]
  255. : Select the highlighted vendor.
  256.   [INS]
  257. : ADD a new vendor to the file list.
  258.   [CTRL]-[ENTER] : Access the EDIT FORM for this vendor.
  259.   [DEL]
  260. : DELETE highlighted vendor (confirmation required).
  261.   [ESC]
  262. : EXIT this window and return to the previous screen.  
  263. GHOOGG
  264. G6OOGG
  265. G$OOGG
  266. G!OOGG
  267. G/OOGG
  268. * * THE REPORTS GENERATION MENU * *  
  269.  * SALES REPORTS
  270. - Invoice summary report
  271. - Invoice summary by salesperson
  272. - Invoice sumary by customer
  273. - Quotation summary report
  274. - Quotation summary by salesperson
  275.  * CLIENT REPORTS
  276. - Client list
  277. - Client mailing labels
  278.  * VENDOR REPORTS
  279. - Vendor list
  280. - Vendor mailing labels
  281.  * INVENTORY REPORTS
  282. - Inventory below minimum
  283. - Complete inventory list
  284. - Inventory by price class
  285. G(OOG
  286. G(OOG
  287. G(OOG
  288. You may select to view the report on the screen, print
  289. on the printer or save it to a file.  Use the arrow keys 
  290. to move to your selection and press the ENTER key.
  291. SCREEN : This opens a window and allows you to view the  
  292. report on the screen.
  293. PRINTER:  This starts the report printing on the
  294. printer.  You may press the ESC key during
  295. printing to cancel at any time.
  296. :  This will save the report to a file.
  297.  * SALES REPORTS
  298. - Invoice summary report
  299. - Invoice summary by salesperson
  300. - Invoice sumary by customer
  301. - Quotation summary report
  302. - Quotation summary by salesperson
  303.  This window displays the order sub-total, cost, profit, and margin. 
  304.  * This form is used to view detail information  
  305. for PAST INVOICES.
  306. : REPRINT the invoice.
  307. : REPRINT the detail ticket.
  308. : REPRINT the packing slip.
  309.  * This report will print grand totals for your  
  310. QUOTATIONS or INVOICES.
  311.  * The report will be sorter by ORDER DATE.
  312.  * Enter the date ranges for the orders to be
  313. included in the report.
  314.  * The date ranges INCLUDE the named date.
  315. Example.. FROM: 12/01/89 INCLUDES 12/01/89
  316. G/OOG
  317. G/OOG
  318. G/OOG
  319.     1    1O
  320. USE THESE KEYS TO MOVE ABOUT
  321. Scrolls down one line
  322. Scrolls up one line
  323.   PgDn  Scrolls down one screen
  324. PgUp  Scrolls up one screen
  325.  ^PgDn  Goes to the bottom
  326. ^PgUp  Goes to the top
  327.   END
  328. Goes to the bottom
  329. HOME  Goes to the top
  330. Moves left 5 columns
  331. Moves right five columns
  332. Moves to far left
  333. Moves to far right
  334. ^ means pressed with Ctrl key
  335. OJNNOON
  336. O#NNOO
  337. O NNO
  338. O NNOO
  339. O NNOON
  340. O#NNONN
  341.  Enter the date range and/or selection 
  342.  criteria to base this report on.
  343.  Enter the date range and/or selection 
  344.  criteria to base this report on.
  345.  Enter the date range and/or selection 
  346.  criteria to base this report on.
  347.  Enter the date range and/or selection 
  348.  criteria to base this report on.
  349.  Enter the date range and/or selection 
  350.  criteria to base this report on.
  351.  * This form is used to update or view CLIENT information.
  352.  * All of the fields on this form are optional (except NAME and CLASS), 
  353. and can be filled in as the information becomes available to you.
  354.  * The comments field will automatically word-wrap when text reaches
  355. the end of the current line.
  356. [ENTER]
  357. : Moves the cursor to the next field.
  358. [CTRL-ESC]
  359. : Exit this screen WITHOUT saving edits.
  360. [CTRL-ENTER] : SAVE this client information and exit
  361. BEFORE reaching the last field.
  362. [INS]
  363. : Toggle INSERT MODE in text fields.
  364. [DEL]
  365. : DELETE character and shift text left.
  366. GHOOG
  367.  * This form is used to update or view INVENTORY information.
  368.  * Inventory part numbers MUST BE UNIQUE!  Attempting to duplicate an
  369. existing part number will create a DUPLICATE KEY ERROR.
  370.  * DEFAULT PRICE CLASS values will be calculated and displayed based on
  371. the value you enter in the COMPANY INFORMATION File.
  372. Use these values to determine YOUR sale price, and enter it below the  
  373. "sample" default price.
  374.  * Set the ADJUST STOCK prompt to NO for non-inventory items (labor,..)
  375.  * Data entered into EXTENDED DESCRIPTION will print on invoices.
  376.  * NOTES OF IMPORTANCE can be used for special ordering info, etc..
  377. [ENTER]
  378. : Moves the cursor to the next field.
  379. [CTRL-ESC]
  380. : Exit this screen WITHOUT saving edits.
  381. [CTRL-ENTER] : SAVE this inventory information and exit
  382. BEFORE reaching the last field.
  383. [INS]
  384. : Toggle INSERT MODE in text fields.
  385. [DEL]
  386. : DELETE character and shift text left.
  387.      : Edit inventory quantities.
  388. G%OOG
  389. G&OOG
  390. G!OOG
  391.  * This screen asks you to enter the QUANTITY SOLD for the item  
  392. selected to be added to the order.
  393.  * Negative quantities (for returns, exchanges, etc..) are
  394. entered with the minus sign TRAILING (Example 1-).
  395.  * You may also EDIT THE SELLING PRICE (for this order only), or 
  396. simply press [ENTER] to accept it.
  397.  * When editing the selling price, the following HOT-KEYS are
  398. in effect:
  399. [ALT-F1]  Will Insert PRICE CLASS 1
  400. [ALT-F2]  Will Insert PRICE CLASS 2
  401. [ALT-F3]  Will Insert PRICE CLASS 3
  402. GAOOG
  403. G*OOG
  404.  * This screen is for updating QUANTITY VALUES associated with the item  
  405.  This form is used to edit, add, or delete the 
  406.  list of SALESPERSON NAMES.
  407.  * This table is used to scroll through your CLIENT database.
  408.  * Client names are sorted in alphabetical order.
  409.  * Typing the client name in the FIND CLIENT box will initiate a
  410. speed search.
  411. [DOWN]  : Move the highlight bar DOWN 1 client.
  412. : Move the highlight bar UP 1 client.
  413. [ENTER] : Show the detail information screen on this client
  414. for viewing or editing.
  415. [INS]
  416. : ADD a new client to the file list.
  417. [DEL]
  418. : DELETE highlighted client (confirmation required).
  419. [ESC]
  420. : EXIT this window and return to the previous screen.
  421.  Select the order you wish your VENDOR list to be displayed in. 
  422.  * VENDOR REPORTS
  423. - Vendor list w/o comments
  424. - Vendor list with comments  
  425. - Vendor mailing labels
  426.  * This screen displays the EXTENDED DESCRIPTION 
  427. associated with the item highlighted when
  428. [F3] was pressed.
  429.  * These must have been previously entered
  430. through the PRODUCT INVENTORY menu, or this
  431. window will appear blank.
  432. G*OOG
  433.  * This screen displays the NOTES OF IMPORTANCE  
  434. associated with the item highlighted
  435. when [F4] was pressed.
  436.  * These notes must have been previously entered 
  437. through the PRODUCT INVENTORY menu, or this
  438. window will appear blank.
  439. G%OOG
  440.  * This table is used to scroll through your INVENTORY data.
  441.  * Items are sorted by PART NUMBER.
  442.  * Typing the part number in the FIND box will initiate a speed search.  
  443. [DOWN]  : Move the highlight bar DOWN 1 part number.
  444. : Move the highlight bar UP 1 part number.
  445. [INS]
  446. : ADD a new inventory item to the file list.
  447. [ENTER] : Show the detail information screen on this item
  448. for viewing or editing.
  449. [DEL]
  450. : DELETE highlighted part number (confirmation required).
  451. : View the EXTENDED DESCRIPTION on this item (if available). 
  452. : View product NOTES OF IMPORTANCE.
  453. : View / edit inventory quantities.
  454. [ESC]
  455. : EXIT this window and return to the previous screen.
  456. G'OOG
  457.  * This table is used to scroll and select the various PAYMENT METHODS. 
  458.  * Payment methods are sorted in alphabetical order.
  459. [ENTER] : Select this payment method.
  460. [INS]
  461. : ADD a new payment method to the table list.
  462. [DEL]
  463. : DELETE highlighted payment method (confirmation required). 
  464. [ESC]
  465. : EXIT this window and return to the previous screen.
  466.  * This table is used to scroll through the QUOTATIONS in your system. 
  467.  * Quotations are sorted alphabetically by client name.
  468.  * Typing the order client name in the FIND QUOTE box will initiate a  
  469. speed search.
  470.  * The reference line will assist you in distinguishing between
  471. multiple quotes from the same client.
  472. [DOWN]  : Move the highlight bar DOWN 1 order.
  473. : Move the highlight bar UP 1 order.
  474. [ENTER] : Display the order entry screen for this order for
  475. viewing, printing or editing.
  476. [INS]
  477. : ADD a new order to the order list.
  478. [DEL]
  479. : DELETE highlighted order (confirmation required).
  480. [ESC]
  481. : EXIT this window and return to the previous screen.
  482.  * This screen displays the QUANTITY VALUES  
  483. associated with the item.
  484.   * This table is used to scroll and select SALESPERSON NAMES.
  485.   [ENTER] : Select this salesperson.
  486.   [INS]
  487. : ADD a new name to the salesperson list.
  488.   [DEL]
  489. : DELETE highlighted name.
  490.   [ESC]
  491. : EXIT this window and return to the previous screen.  
  492. GAOOGG
  493. G6OOGG
  494. G2OOGG
  495. G/OOGG
  496.  * This table is used to scroll and select the various PAYMENT TERMS.
  497.  * Payment terms are sorted in alphabetical order.
  498. [ENTER] : Select this payment term.
  499. [INS]
  500. : ADD a new payment term to the table list.
  501. [DEL]
  502. : DELETE highlighted payment term (confirmation required).
  503. [ESC]
  504. : EXIT this window and return to the previous screen.
  505.  * This table is used to scroll through your VENDOR database.
  506.  * Vendors are sorted alphabetically by name.
  507. [ENTER] : Show the detail information screen on this vendor
  508. for viewing or editing.
  509. [INS]
  510. : ADD a new vendor to the file list.
  511. [DEL]
  512. : DELETE highlighted vendor (confirmation required).
  513. [ESC]
  514. : EXIT this window and return to the previous screen.
  515.  * This table is used to scroll through your VENDOR database.
  516.  * Vendors are sorted alphabetically by vendor number.
  517. [ENTER] : Show the detail information screen on this vendor
  518. for viewing or editing.
  519. [INS]
  520. : ADD a new vendor to the file list.
  521. [DEL]
  522. : DELETE highlighted vendor (confirmation required).
  523. [ESC]
  524. : EXIT this window and return to the previous screen.
  525. AOHELP  
  526. CLIRPT  
  527. COMPANY 
  528. DETLHELPe
  529. EMHELP  
  530. ETHELP  :
  531. EVHELP  
  532. FILENAMEl
  533. GET_CPY2
  534. INVHELP 
  535. INVRPT  i
  536. LCHELP  
  537. MAINHELP
  538. MUHELP  D(
  539. NOADD   ?+
  540. OEHELP  
  541. PASTHELPX0
  542. PIHELP  
  543. PIKCLI  
  544. PINVHELP
  545. PRNT_ERR+;
  546. PVHELP  
  547. RMHELP  
  548. ROUTE   <E
  549. SALESRPT
  550. SCHELP  pI
  551. SDHELP  
  552. SFHELP  
  553. SHOWFIL 
  554. SIA     
  555. SIC     /Q
  556. SIS     
  557. SQA     MR
  558. SQS     
  559. UCHELP  kS
  560. UIHELP  eW
  561. UPITHELP
  562. UQHELP  
  563. USHELP  ^a
  564. VCHELP  
  565. VENHOW  
  566. VENRPT  kf
  567. VIEWHELPMg
  568. VIEWNOTE
  569. VIHELP  
  570. VMHELP  
  571. VOHELP  
  572. VQHELP  
  573. VSHELP  Hw
  574. VTHELP  Hy
  575. VVHELP  
  576. VVNMHELP]~
  577.