home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software 2000 / Software 2000 Volume 1 (Disc 1 of 2).iso / utilities / u390.dms / in.adf / DataEasy / DataEasy.help < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-10-22  |  10.4 KB  |  233 lines
  1. INTRODUCTION
  2.  
  3. The DataEasy data base program is very easy to use, featuring a menu
  4. driven, point and click user interface.
  5.  
  6. A data base is a collection of similar information about a group of
  7. things.  A very useful example is a phone book.  Having the data base
  8. on the computer adds a lot of capability.  The data base can be sorted
  9. by zip code, for instance.  Mailing labels can be printed.  Form
  10. letters, such as Christmas letters, can also be printed.  The data
  11. base can be searched for specific information, such as for everyone
  12. who lives in New Hampshire.  If you have a modem, DataEasy will even
  13. dial the number for you.
  14.  
  15. A sample data base on this disk includes a few companies who deal in
  16. Amiga software and hardware.
  17.  
  18. A data base consists of records.  Each record has the information
  19. about one person, or company, or other entity.  Each record consists of
  20. fields of data.  The fields may be such things as first name, last
  21. name, phone number, or a note about the person.  Each record appears
  22. on the screen one at a time.
  23.  
  24. DEFINITION
  25.  
  26. A data base must have a definition file.  This file tells the program where
  27. the fields will be placed on the screen during data display, entry,  or
  28. modification.  It contains a name and maximum length for each field, and
  29. indicates the order in which the data is stored in the data file.
  30.  
  31. The first step in making a new data base is to create the definition file.
  32. DataEasy makes this step easy.  After selecting "Make a new data base", you
  33. simply position the cursor to a convenient location and enter the field
  34. name and then indicate the length with dashes, such as:
  35.  
  36.   First Name: ----------     Last Name: ---------------
  37.  
  38. The colon and one space are required to separate the name and dashes.
  39.  
  40. When you finish, press F10.  DataEasy will check your definition for errors
  41. before writing the definition to a disk file.  Be careful when defining
  42. your data base.  If you find that you need to change the definition,
  43. DataEasy has a function to do just that.  Fields can be renamed, moved
  44. around and the length changed, fields can be deleted, and new fields
  45. added.
  46.  
  47. DATA FILES
  48.  
  49. Data Files can be stored in two ways: sequential files of quoted ASCII
  50. strings or random access files.
  51.  
  52. The sequential files take up less disk room.  Saving a changed record
  53. is slow because the entire file must be rewritten.  Finds and Sorts
  54. are faster because the entire file is in memory.  Additional records
  55. are written directly to the file.  Sequential data bases must fit
  56. entirely in memory.
  57.  
  58. The random access files take up more disk room because each field of a
  59. data base record must occupy the maximum space allowed by the definition
  60. file.  A changed record can be written directly to the correct area on
  61. the disk without writing the entire file again.  Changes to a random
  62. access data base file are made immediately.  Random access data bases
  63. can be much larger than can be stored in memory, since a record is
  64. only read into memory when needed.
  65.  
  66. All other files used by DataEasy are ASCII files.  You should always make
  67. backup copies of your files, preferably onto a different disk!  It can be
  68. done with DataEasy by selecting the menu item "Write the data to a file".
  69.  
  70. DATA ENTRY
  71.  
  72. Data is entered into the data base by selecting the Add menu item from the
  73. main menu screen.  A blank data entry form will appear.  Simply type the
  74. data into the appropriate fields.  The backspace, delete, and left and
  75. right cursor keys may be used to edit the data.  The return key and the up
  76. and down cursor keys will select a different field.  The cursor may be 
  77. positioned at a particular location by clicking the mouse at the desired
  78. place.
  79.  
  80. The F9 key will clear a field, either by pressing it or by clicking in the
  81. F9 box at the bottom of the screen.  The F9 key will also clear any entry
  82. requested by DataEasy.
  83.  
  84. An abbreviation will be expanded once you move the cursor to another field.
  85.  
  86. ON-SCREEN MENUS
  87.  
  88. DataEasy is designed to be very easy to use.  Most actions take place from
  89. menus where the options can be selected by typing the first character of
  90. the chosen option, or by simply clicking the left mouse button with the
  91. pointer in the chosen box.
  92.  
  93. Typing is usually required when a file name is requested.  The cursor keys
  94. may be used to edit file names.  You may also click at the desired character
  95. position.  Just hit the RETURN key when you are finished.  F9 will clear the
  96. field.
  97.  
  98. Depressing the ESC key will cause an exit from any menu or request.
  99.  
  100. MOUSE MENUS
  101.  
  102. A few actions and options are set by selecting a top line menu with the
  103. right mouse button.  Use the Abort selection carefully.  It will stop
  104. the DataEasy program immediately and return control to the CLI or
  105. WorkBench.   The Stop menu item is for interrupting the Find, Sort,
  106. and Print routines, which may be rather long for large data bases.
  107.  
  108. The Screen Print menu item simply prints a copy of the screen to your
  109. printer. 
  110.  
  111. The Memory menu item reports the amount of free memory available.  If
  112. a data base has been read, then the maximum number of records which
  113. can be handled is also reported.  Until the data base definition is
  114. read, DataEasy does not know how much ram will be required by each
  115. record.  All memory is not used in order not to crash the Amiga!  For
  116. ASCII files, the maximum number of files is set to 200 records more
  117. than the length of the file as read.
  118.  
  119. If the Speech option is selected, then DataEasy uses the Amiga's voice
  120. to speak the words which appear on the screen.
  121.  
  122. NEW DATA BASE
  123.  
  124. Select the first screen option Make to create a new data base.  DataEasy
  125. has a simple screen editor to set up the definition file.  Just place the
  126. cursor at the desired position either with the cursor keys or by clicking the
  127. mouse with the pointer at the desired location.  Then type in the field name
  128. followed by a colon, a space, and the number of dashes that indicate the
  129. maximum length of the field.
  130.  
  131. The data base definition can be changed by DataEasy after it has been
  132. written to disk.  It is an ASCII file, however, and could also be changed
  133. by using a word processor to modify the definition file and the data file
  134. in a consistent manner.  Each line in the definition file consists of four
  135. elements.  These are the screen line number, screen column number, field
  136. name, and maximum field length.
  137.  
  138. PRINTING
  139.  
  140. Obtaining a printout of data is easy with DataEasy.  A single record
  141. can easily be printed by simply selecting the mouse menu Print Screen.
  142.  
  143. For multiple records, a print format file is used to select the
  144. arrangement of data during printing.  A default print format file is
  145. created when a file is not found.  This format file can be modified
  146. by clicking on the OTHER command menu item "Edit the print format".
  147. An active print format line begins with a dash, whereas remark lines
  148. may begin with any other character.
  149.  
  150. For active format lines, data from the database is selected by enclosing the
  151. appropriate field name in grave accents.  Characters not enclosed in grave
  152. accents will be printed just as they are.  There are some special "words"
  153. which may also be used.  First, using `date` will result in the date as
  154. taken from the Amiga's clock to printed.  Second, `txx` will result in the
  155. print head tabbing over to position xx on the print line.  Third, `sxx`
  156. will result in the printing of xx spaces.  Third, `fFILE-NAME` will
  157. result in the inclusion of the file "FILE-NAME" in the printout.  The keyword
  158. `WAIT` or just `W` will wait for a key press or mouse click before continuing.
  159. The keyword `#` will print the number of the record.  Finally, `page` will
  160. cause a form feed character to be printed.
  161.  
  162. Standard mailing labels have 6 lines.  Therefore, a mail label print format
  163. file should have 6 active lines.
  164.  
  165. FIND
  166.  
  167. DataEasy is set up to find data in the database.  The search parameters are
  168. entered on a blank data entry sheet.  The mouse menu contains four options
  169. for finding data.  The default option is to find the contents entered as a
  170. search parameter at any location in the field.  For instance, a find is
  171. scored if the database entry for a specified field contains the find field
  172. at any position.  That is to say, searching for SMIT would find SMITH,
  173. SMITHSON, JACK SMITH, and SMITTY.  The search is case insensitive.  All
  174. comparisons are non-numeric.
  175.  
  176. If more than one find field is entered, then a record is found only if both
  177. fields are present in a database record.  This is an AND function.  The OR
  178. function can be implemented by first finding all records with the first
  179. field critiera, then adding to the found list (on the next FIND) all records
  180. found by searching for records with the second field criteria.
  181.  
  182. If all the fields are left blank, then every record will be found!
  183.  
  184. From the pull-down mouse menu, you could specify finding exact matches,
  185. greater than or equal matches, and less than or equal matches instead of
  186. the default find contents.
  187.  
  188. The found records can be browsed or printed by selecting the Found sub-menu
  189. item for that action.
  190.  
  191. SORT
  192.  
  193. The data can be sorted by any field.  Sorting on a name field will
  194. result in an alphabetical list.
  195.  
  196. A sort of an ASCII file will be done only in memory, whereas a sort of
  197. a random access file will be done on disk, and will take much longer.
  198.  
  199. ABBREVIATIONS
  200.  
  201. The use of abbreviations can make the task of data entry much faster
  202. and easier.  Up to 128 abbreviations can be entered.  Each
  203. abbreviation is defined for one field.  The expansion may occupy every
  204. field.  For example, if "W" is used for an abbreviation in the field
  205. city, it could be expanded to mean "Winchester" for city, "TN" for
  206. state, "37321" for zip code, and "372-" for phone, with the rest of
  207. the phone number to be filled in by the user.
  208.  
  209. CALLING
  210.  
  211. If the data base definition contains a field named PHONE (case does not
  212. matter), then the browse menu will contain the option CALL.  If this
  213. option is selected, then a modem will be sent the command ATDT followed
  214. by the PHONE field contents, for automatic dialing.  Any response from
  215. the modem will appear on screen.  ESC or F10 hangs up the modem and
  216. permits a conversation to continue.  This feature works well when the
  217. phone and the modem are connected in parallel.
  218.  
  219. The default modem option is taken from preferences.  You may select a
  220. different baud rate from the mouse menu without changing preferences.
  221.  
  222. SOURCE CODE
  223.  
  224. DataEasy is written in AmigaBASIC and compiled by the Absoft AC/Basic
  225. Compiler.  It is about 3600 lines long.
  226.  
  227. The source code is available for the low price of $12.00 in
  228. United States of America currency from:
  229.  
  230.    Bytes and Bullets
  231.    Route 3, Box 3532
  232.    Manchester, TN 37355
  233.