home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Programmer 7500 / MAX_PROGRAMMERS.iso / CLIPPER / MISC / SELLMOR1.ZIP / SELLMORE.ASC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-08-13  |  420.9 KB  |  9,424 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                                                                              
  12.  
  13.  
  14.  
  15. SELL MORE SOFTWARE SYSTEM USER'S MANUAL
  16.  
  17. Part of the Documentation Library for the Droege Software Series
  18.  
  19.  
  20.                                                                              
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26. Sell More Software System User's Manual
  27.  
  28. Copyright (c) 1991 Droege Computing Services, Inc.  
  29. All rights reserved.       
  30.  
  31.  
  32. Current edition: 4
  33. Publication date: 17 July 1991
  34. Internal file: i:\admin\manuals\sellmore\sellmore.doc
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54. Address correspondence to:
  55.  
  56. Droege Computing Services, Inc.
  57. 3200 Croasdaile Drive, Suite 304
  58. Durham, NC  27705
  59.  
  60. For technical assistance, call 919-383-9749.                              Trademarks
  61.  
  62. Clipper                            Nantucket Corporation
  63. Compaq DOS                         Compaq
  64. dBASE III+                         Ashton-Tate, Inc.
  65. Foxbase                            Fox Software, Inc.
  66. IBM, IBM DOS                       International Business Machines, Inc.
  67. MS-DOS                             Microsoft Corporation
  68. NetLib                             Communications Horizon
  69. Novell, Netware                    Novell, Inc.
  70. R&R                                Concentric Systems
  71. SysInit                            Droege Computing Services, Inc.
  72.  
  73.  
  74.  
  75. Disclaimer
  76.  
  77. Droege Computing Services, Inc. (DCS) believes that the information
  78. contained in this manual is correct.  DCS reserves the right to make
  79. periodic changes to the content of the manual without an obligation
  80. to notify any person of the changes.  However, anyone who subscribes
  81. to DCS's software support services will receive a new manual when
  82. changes are made.
  83.  
  84. TABLE OF CONTENTS
  85.  
  86.  
  87. PART 1: INTRODUCTION TO SELL MORE SOFTWARE SYSTEM. . . . . . . . . .   1.1
  88.     1  PROGRAM OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  89.     2  INSTALLING THE PROGRAM ON YOUR HARD DISK. . . . . . . . . . . .   5
  90.  
  91.  
  92. PART 2: GENERAL GUIDE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2.1
  93.     1  GENERAL OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  94.           Hardware and Software Requirements . . . . . . . . . . . . .   2
  95.           Program Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  96.           Menus, Tables, and Data Entry Screens. . . . . . . . . . . .   3
  97.           Cursor and Light Bar Movement. . . . . . . . . . . . . . . .   9
  98.     2  CONVENTIONS USED IN THIS MANUAL . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  99.     3  CREATING AND EDITING RECORDS. . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  100.           Data Management Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  101.           Editing Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  102.           Validation Routines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  103.     4  MOVING THE CURSOR AND LIGHT BAR . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  104.     5  GETTING HELP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  105.           Navigation Prompt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  106.           PopHelp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  107.           General Help Information . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  108.     6  PRINTING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  109.     7  SCHEDULING EVENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  110.           Adding a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  111.           Keys used in scheduling. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  112.           The Events File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  113.  
  114.  
  115. PART 3: GUIDE TO SELL MORE SOFTWARE SYSTEM . . . . . . . . . . . . .   1.1
  116.     1  PROGRAM OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  117.     2  STARTING THE PROGRAM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  118.     3  DOWNLOADING LASER FONTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  119.     4  SALES AND MARKETING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  120.           CLIENTS AND PROSPECTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  121.           TRACKING SOFTWARE SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  122.           TRACKING PRODUCTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  123.           CREATING INVOICES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  124.           TRACKING PROBLEMS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  125.           TRACKING CONTACT WITH PROSPECTS. . . . . . . . . . . . . . .  22
  126.           RECORDING QUESTIONS FROM PROSPECTS . . . . . . . . . . . . .  24
  127.           MAIL MERGE FORMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  128.           COMPANY DATABASE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  129.     5  A TYPICAL DAY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  130.           1: RECORDING A TELEMARKETING CONTACT . . . . . . . . . . . .  28
  131.               Preparing for Your Calls . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  132.               Recording the Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  133.           2: CREATING A SUPPORT RECORD . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  134.           3: CREATING AN INVOICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  135.           4: CREATING A MAIL MERGE LETTER. . . . . . . . . . . . . . .  41
  136.               The Anatomy of a Mail Merge Letter . . . . . . . . . . .  42
  137.               Mailmerge Functions and Options. . . . . . . . . . . . .  43
  138.           5A: SENDING AN INDIVIDUAL LETTER . . . . . . . . . . . . . .  45
  139.               Sending One Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  140.               Printing Labels and Envelopes. . . . . . . . . . . . . .  47
  141.           5B: PERFORMING A MASS MAILING. . . . . . . . . . . . . . . .  48
  142.               Printing Labels and Envelopes. . . . . . . . . . . . . .  49
  143.           OTHER REPORTS AND LABELS . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
  144.           CHANGING THE DISPLAY ORDER OF THE DATABASE . . . . . . . . .  53
  145.     6  BILLING AND INVOICING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  146.           ADDING ITEMS TO THE BILL . . . . . . . . . . . . . . . . . .  56
  147.           GENERATING INVOICES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59
  148.           INVOICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60
  149.           LEASE PAYMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  64
  150.           MONTHLY BILLING CHECK LIST . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  151.     7  ACCOUNTING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  66
  152.           THE CHART OF ACCOUNTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  68
  153.           TRANSACTION PROCESSING . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  70
  154.           REDISTRIBUTION OF FUNDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  71
  155.           THE DEPARTMENT DATABASE. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  72
  156.           ACCOUNT DESCRIPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  73
  157.           PRINTING REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  74
  158.           CLOSING OUT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  77
  159.               Creating Income Summary Transactions . . . . . . . . . .  78
  160.           EDITING THE GENERAL LEDGER . . . . . . . . . . . . . . . . .  82
  161.           POSTAGE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  84
  162.           EDITING THE SUPPLY INVENTORY . . . . . . . . . . . . . . . .  85
  163.     8  SOFTWARE SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  87
  164.     9  BILLING AND PROJECT MANAGEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . .  90
  165.           PRINTING PRODUCT LABELS. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  92
  166.           TRACKING CLIENTS AND PROSPECTS . . . . . . . . . . . . . . .  94
  167.           PROJECT PLANNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  98
  168.           PRODUCT PLANNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
  169.           ENTERING PAYMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
  170.           EMPLOYEE DATABASE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
  171.           THE STATE DATABASE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
  172.           RETURN ADDRESS LABELS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
  173.     10 UTILITY FEATURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
  174.     11 CHANGING THE SYSTEM CONFIGURATION . . . . . . . . . . . . . . . 108
  175.     12 DATA DICTIONARY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
  176.  
  177.  
  178. PART 4: TECHNICAL REFERENCE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4.1
  179.  
  180.     GENERAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4.2
  181.     1  COPYING THE PROGRAM TO YOUR HARD DISK . . . . . . . . . . . . .   3
  182.     2  CONFIGURING THE PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  183.           Configuration Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  184.               [1] Set Up System Settings . . . . . . . . . . . . . . .   8
  185.               [2] Set Up Printer Table . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  186.               [3] Set Up Users, Authorizations, and Assign 
  187.               Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  188.               [4] Set Up Function Key Assignments. . . . . . . . . . .  12
  189.               [5] Pack and/or Reindex Files. . . . . . . . . . . . . .  12
  190.               [6] Change Config.sys File . . . . . . . . . . . . . . .  15
  191.               [7] Change Autoexec.bat File . . . . . . . . . . . . . .  16
  192.               [8] Reset Computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  193.               [9] Update System and/or Database Files. . . . . . . . .  18
  194.     3  NETWORK FEATURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  195.           Record and File Locking Features . . . . . . . . . . . . . .  19
  196.     4  HANDLING ERRORS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  197.     5  CUSTOMIZING FUNCTION KEYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  198.     6  MAKING BACKUPS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  199.     7  UPDATING YOUR PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  200.     8  DATA DICTIONARY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  201.     9  TROUBLE-SHOOTING GUIDE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  202.           Configuration Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  203.           Memory Problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  204.           Hardware Problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  205.           Printer Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  206.           Miscellaneous Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  48
  207.           Programming Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  208.     10 PERSONAL COMPUTER BASICS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  209.     11 USEFUL DOS COMMANDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  210.  
  211.     dBASE EXPRESSIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4.60
  212.     12 OVERVIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  61
  213.     13 DATABASE BASICS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  62
  214.           Database Terms and Definitions . . . . . . . . . . . . . . .  62
  215.           Database Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  63
  216.           Viewing the Structure of the Database. . . . . . . . . . . .  63
  217.     14 VALID dBASE TERMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  218.           dBASE Comparison Operators . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  219.           Mathematical Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  220.           Logical Connectors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  221.           Database Functions Used in Expressions . . . . . . . . . . .  68
  222.     15 BUILDING A dBASE EXPRESSION . . . . . . . . . . . . . . . . . .  71
  223.  
  224.     DOS COMMANDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4.78
  225.     16 DOS BASICS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  79
  226.     17 THE CONFIG.SYS FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  82
  227.     18 BATCH FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89
  228.     19 DISK COMMANDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  94
  229.     20 TIPS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  96
  230.  
  231.  
  232. APPENDIX A: LICENSE AGREEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   A.1
  233.  
  234.  
  235. HOW TO USE THIS MANUAL
  236.  
  237.  
  238. This manual is divided into four parts:
  239.  
  240.     PART 1 describes the important features of your program and
  241.     shows you how to install the program on your computer.
  242.  
  243.     PART 2 explains how to enter data, how to get help, how to
  244.     print, and other basic skills.
  245.  
  246.     PART 3 explains the features that are unique to your program.
  247.  
  248.     PART 4 is a technical reference section that provides more in-
  249.     depth information about the program.
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260. PART 1
  261.  
  262. INTRODUCTION TO SELL MORE SOFTWARE SYSTEM
  263.  
  264.  
  265.  
  266. CHAPTER 1
  267.  
  268. PROGRAM OVERVIEW
  269.  
  270.  
  271. Benefits
  272.  
  273. ■  Maintains complete contact histories that help to determine the
  274.    next marketing step.
  275. ■  Automates the creation of product labels, correspondence, and
  276.    invoices.
  277. ■  Helps you to allocate your company's resources where they are
  278.    needed most.
  279. ■  Simplifies billing and payment tracking.
  280.  
  281.  
  282. Overview
  283.  
  284. The Sell More Software program is a personal computer system
  285. designed to facilitate the marketing, sales, and administrative activities
  286. involved in selling computer software.  Created specifically for
  287. software developers and value-added re-sellers, the program helps to
  288. plan projects, track contact with prospects and clients, track support,
  289. and print custom letters and forms.
  290.  
  291. The program saves you time by simplifying many routine tasks.  For
  292. example, when you enter a client's order, the program makes it easy
  293. to create a product label, mailing label, and invoice.  The revenue
  294. information is then passed to the general ledger module.
  295.  
  296. The program's extensive set of reports help you to review trends in
  297. sales and support, plan future projects, control expenses, and manage
  298. your time more effectively.
  299.  
  300.  
  301. The Sell More Software program is part of the Droege Software Series,
  302. a complete line of information management programs.
  303.  
  304.  
  305. Key Features
  306.  
  307. The Sell More Software program is designed for ease of use, quick
  308. access to data, and flexibility.  Some of the important features are
  309. described below.
  310.  
  311. Complete Contact Histories.  The Clients and Prospects file maintains
  312. a record of each contact, thus preventing you from forgetting a client
  313. or his needs.
  314.  
  315. Next Marketing Step.  The program keeps track of the next contact
  316. date for each client, thus assuring that you always know when to
  317. make the next call or send the next letter.
  318.  
  319. Software Support Tracking.  The Support record tracks support for
  320. each client.  The separate Error Tracking record lets you keep up
  321. with problems and solutions.
  322.  
  323. Project Planning.  The Project Planning module helps you track hours
  324. spent and status of each project.  It also helps to monitor expenses
  325. with the Cost Analysis report.
  326.  
  327. Mail Merge.  The Mail Merge feature automatically merges name
  328. and address records with your own letters.  The ability to rate your
  329. prospects simplifies mass mailings.  Laser fonts are supported, thus
  330. permitting high quality output.
  331.  
  332. Reports.  The program's reports help you to manage your sales,
  333. marketing, and administrative functions.  Reports include:
  334.    ■ Project Cost Analysis
  335.    ■ Productivity Analysis
  336.    ■ Invoices Paid to Date
  337.    ■ Late Payments Report
  338.    ■ Project by Project Invoice Statements
  339.    ■ Contact History Report
  340.  
  341. Flexibility.  The Sell More Software program can be customized to fit
  342. your company's particular needs.
  343.  
  344.  
  345. CHAPTER 2
  346.  
  347. INSTALLING THE PROGRAM ON YOUR HARD DISK
  348.  
  349.  
  350. To install the program on your computer, follow the steps described
  351. below.  First, type VER at the DOS prompt to see what version of
  352. DOS you are using (you will need to know in Step 7).
  353.  
  354. What you see           What you do                           For more,
  355.                                                              see page
  356.                                                                             
  357.  
  358. 1. Create a new directory on your hard disk.                 4.3, 4.47-4.48
  359.  
  360. C:\>                   Type MD  \SELLMORE [Enter]            
  361. C:\>                   Type CD  \SELLMORE [Enter]            
  362.  
  363.  
  364. 2. Copy the program to your hard disk.                       4.3-4.4, 4.49
  365.  
  366. C:\SELLMORE>           Type A:INSTALL [Enter]
  367.  
  368.  
  369. The software will unbundle.  As the files are installed, on-screen 
  370. messages will note that the files are being exploded and unshrunk.
  371.  
  372.  
  373. 3. Start the program.                                        4.5-4.6
  374.                        
  375. C:\SELLMORE>           Type SELLMORE I [Enter]               
  376. Copyright screen       Press [Space] to continue.
  377. Users screen (maybe)   Press [Enter] to continue.
  378.  
  379.  
  380. 4. Set the system settings.                                  4.7-4.11
  381.  
  382. Config. Menu           Select [1] to set up system settings.
  383. Set Up screen          Fill in the screen as instructed by the
  384.                        Navigation prompts at the bottom of the screen. 5. Select your printer.4.9-4.11
  385.                        
  386. Config. Menu           Select [3] to set up users.           
  387.                        Select [E] to edit.                   
  388.                        Move the cursor to ID# field.
  389.                        Press [F1]; move the light bar to your
  390.                          printer; press [Enter].
  391.                        Press [PgDn] twice.
  392.                        Select [Q] to quit.
  393.  
  394.  
  395. 6. Edit the CONFIG.SYS file.                                 4.14-4.15, 4.73-
  396.                                                              4.79
  397. Config. Menu           Select [6] to edit the CONFIG.SYS file.
  398.                        Press [Enter].
  399.                        Edit the file to read:
  400.                          FILES=95
  401.                          BUFFERS=8
  402.                        Press [Ctrl-W].
  403.  
  404.  
  405. 7. Edit the AUTOEXEC.BAT file.                               4.16-4.17, 4.80-
  406.                                                              4.84
  407. Config. Menu           Select [7] to edit the AUTOEXEC.BAT file.
  408.                        Press [Enter].
  409.                        If you are using DOS 3.3 or higher, add: 
  410.                          SET CLIPPER=F95;V015;R032;E000
  411.                        (for earlier DOS versions, omit F95;).
  412.                        Press [Ctrl-W].
  413.  
  414.  
  415. 8. Exit to DOS and reboot.                                   4.17-4.18
  416.  
  417. Config. Menu           Select [8] to return to DOS.
  418. C:\SELLMORE>           Press [Ctrl-Alt-Del] to reboot.       
  419.  
  420.  
  421. 9. Start the program.
  422.  
  423. C:\>                   Type CD \SELLMORE [Enter]
  424. C:\SELLMORE>           Type SELLMORE [Enter] (the system will begin packing
  425.                        and reindexing files, and then will display the Main Menu).
  426.  
  427.      
  428.  
  429.  
  430.      
  431.  
  432.  
  433.  
  434. PART 2
  435.  
  436. GENERAL GUIDE
  437.  
  438. CHAPTER 1 
  439.  
  440. GENERAL OVERVIEW
  441.  
  442.   
  443. Your program utilizes menus which make it easy to enter and process
  444. information.  Once information is in the computer, the program
  445. organizes it into specific files.  This information can then be used to
  446. generate a variety of management reports. 
  447.  
  448.  
  449. Hardware and Software Requirements
  450.  
  451. To run the program, you will need the following:
  452.  
  453.   ■  An IBM-compatible personal computer using the 80286 or 80386
  454.      microprocessor.
  455.   ■  At least 640 Kb RAM.
  456.   ■  A 20-30 Mb or larger hard disk.
  457.   ■  One floppy disk drive.
  458.   ■  IBM DOS, MS DOS, or COMPAQ DOS versions 3.1 or higher.
  459.   ■  Novell Advanced Netware (for local area network applications).
  460.  
  461.   Optional Software:
  462.  
  463.   ■  dBASE III+ or IV, Foxbase (for creating reports and looking at
  464.      the database directly).
  465.   ■  Clipper, NetLib, Sysinit (for customizing the program).
  466.   ■  R&R (for report writing). Program Structure
  467.  
  468. Your program is designed to store information in database files. 
  469. Each database is a collection of information of one specific type. 
  470. Here is an example of a database:
  471.  
  472.   Employee           Office      Phone
  473.  
  474.   Jones, J. G.       B302        5409
  475.   Smith, R.          B380        5388
  476.   Brown, K. L.       C223        4331
  477.   Greene, E.         A112        6510
  478.   Smith, K.          B203        4439
  479.   Johnson, H.        C110        4899
  480.  
  481.  
  482. As the example shows, a database organizes information into fields
  483. and records.  
  484.  
  485.   A field is a category of information arranged in a column.  In the
  486.   example, there are three fields: Employee, Office, and Phone.
  487.  
  488.   A record is one row of information.  Each record is composed of
  489.   one or more fields.  In the example, there are four records: each
  490.   person, office, and phone make up one record.
  491.  
  492.  
  493.  
  494. Menus, Tables, and Data Entry Screens
  495.  
  496. In working with your program, you will encounter menus, tables, and
  497. data entry screens.  Each is explained on the following pages.
  498.  
  499.  
  500. Menus
  501.  
  502. In your program, all features and functions are accessed by making
  503. selections from menus.  There are two types of menus.  
  504.  
  505.  
  506. Simple menus list operations that usually direct the computer to
  507. perform simple, automatic functions.  These menus provide a list of
  508. options that are paired with a number.  To make a selection, you
  509. simply type the number (do not press [Enter]).  Here is an example
  510. of a simple menu:
  511.  
  512. ╔═════════════════════════  Scott's Pacemaker Center  ═════════════════════════╗
  513. ║ USER: SCOTT                                                      STATION: 10 ║
  514. ║ v 09-15-89           IMPLANT TRACKING SYSTEM MAIN MENU           MEMORY: 135 ║
  515. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  516. ║                                                                              ║
  517. ║                                                                              ║
  518. ║                                                                              ║
  519. ║               1 -  Patient Management                                        ║
  520. ║               2 -  Look-Up Databases                                         ║
  521. ║               3 -  Reports Menu                                              ║
  522. ║               4 -  MailMerge Forms                                           ║
  523. ║               5 -  Down Load Laser Soft Fonts                                ║
  524. ║               6 -                                                            ║
  525. ║               7 -  Data Dictionary                                           ║
  526. ║               8 -  System Configuration Menu                                 ║
  527. ║               9 -  Utility Menu                                              ║
  528. ║                                                                              ║
  529. ║                                                                              ║
  530. ║                                                                              ║
  531. ║               Enter Choice                                                   ║
  532. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  533. Enter a selection or press [Esc] to return to DOS.                              
  534.                                                                                 
  535. Sunday, May 13              Clipper Summer 87, NetLib                     2:18pm
  536.     
  537.  
  538. After making a selection, you will be taken to another screen that
  539. may be an individual record, a table, or another menu.
  540.  
  541. Data management menus list actions which can be performed on
  542. database records.  These menus appear at the bottom of the screen. 
  543. To make a selection, you type its initial letter (do not press [Enter]). 
  544. General purpose functions include Add, Edit, Delete, List, Find, and
  545. others.  
  546.  
  547. An example of a data management menu is shown below.
  548.  
  549.  
  550. ╔════════════════════  (VISIT) IMPLANT/EXPLANT   Page 1 of 2  ═════════════════╗
  551. ║Serial#    Model#     Source Type  Manufacturer        Warranty/Date Void Warr║
  552. ║000444     7006       MED    PACER MEDTRONIC            48  01/17/94     N    ║
  553. ║                                                                              ║
  554. ║Account#   History#   Patient Name                       Cost   Charge  Credit║
  555. ║000005     X123456    Droege, Thomas                  8000.00 10000.00    0.00║
  556. ║                                                                              ║
  557. ║Procedure  Procedure Name             Place  Phy Code     Ordering Physician  ║
  558. ║37.1       Generator Replacement     EPLAB   0000001      Miller, M. Scott    ║
  559. ║                                                                              ║
  560. ║Implanted  Phy Code     Implanting Physician   New Implant  Replacement       ║
  561. ║01/18/90  0000002       Droege, Thomas              N            Y            ║
  562. ║                                                                              ║
  563. ║Explanted  Phy Code     Explanting Physician   Leads Left   Returned ?        ║
  564. ║  /  /                                              N            N            ║
  565. ║                                                                              ║
  566. ║HCPCS      Comments:                                                          ║
  567. ║1234567                                                                       ║
  568. ║                                                                              ║
  569. ║                                                                              ║
  570. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  571.                                                                                 
  572.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]  [/] Up/Down        
  573.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Esc]     [─┘ More]           
  574.  
  575.  
  576.  
  577. The standard data management functions are explained in Part 2,
  578. Chapter 3.
  579. Tables
  580.  
  581. Tables display lists of records in a database.  Each table shows only
  582. one type of record (for example, reasons for pacing devices in screen
  583. shown below).  To make a selection from a table, move the light bar
  584. up or down to the desired record, and then select a data management
  585. function (such as [Edit] if you want to modify the record).  
  586.  
  587. Here is an example of a table:
  588.  
  589. ╔══════════════════════════  PACING FAILURE DATABASE  ═════════════════════════╗
  590. ║                                                                              ║
  591. ║                 TYPE REASON                                                  ║
  592. ║                 ════ ════════════════════════════════════════                ║
  593. ║                 001  Congestive Heart Failure                                ║
  594. ║                 002  Lead Displacement                                       ║
  595. ║                 003  Lead Fracture                                           ║
  596. ║                 004  Generator Failure                                       ║
  597. ║                 005  Myopotential Inhibition                                 ║
  598. ║                 006  Exit Block                                              ║
  599. ║                 007  Inadequate R-Wave                                       ║
  600. ║                 008  Inadequate P-Wave                                       ║
  601. ║                 009  Pocket Infection                                        ║
  602. ║                 010  Vent Perforation                                        ║
  603. ║                 011  Diaphragm Stim                                          ║
  604. ║                 012  Embolism/Thrombus                                       ║
  605. ║                 013  Pocket Erosion                                          ║
  606. ║                 014  Atrial Perforation                                      ║
  607. ║                 015  Retrograde Conduction                                   ║
  608. ║                                                                              ║
  609. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  610.                                                                                 
  611. [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [Order]  [/]Up/Down  [Esc]
  612.                                                                               
  613.  
  614.  
  615. Only 15 records can be displayed on the screen.
  616.  
  617. Data Entry Screens
  618.  
  619. Data entry screens allow you to create records by entering data into
  620. fields.  Each field is indicated by a highlighted box.  If you completely
  621. fill a field, the cursor will jump to the next field.  If you do not fill
  622. a field, you must press [Enter] to move the cursor to the next field. 
  623.  
  624. An example of a data entry screen is shown below.
  625.  
  626.  
  627. ╔══════════════════════  PATIENT DATABASE   Page 2 of 2  ══════════════════════╗
  628. ╟─────────────────────────────  INSURANCE CARRIER  ────────────────────────────╢
  629. ║ Company Name METROPOLITAN LIFE                    Policy #  T67K56789        ║
  630. ╟────────────────────  PREVIOUS CARDIOVASCULAR INTERVENTION ───────────────────╢
  631. ║   Previous Cardiovascular Intervention [Y/N]  Y                              ║
  632. ║             Pacemaker     Date    /  /                                       ║
  633. ║             PTCA          Date    /  /                                       ║
  634. ║             CABG          Date  05/23/90                                     ║
  635. ║             Valve Surgery Date  05/23/90                                     ║
  636. ║             EP Study      Date  11/23/89                                     ║
  637. ╟───────────────────────────────────  RISKS  ──────────────────────────────────╢
  638. ║    Risk Factors [Y/N]   Smoker     Y     Diabetic          N                 ║
  639. ║                         Familial   N     Hypertensive      Y                 ║
  640. ║                         Stress     N     Abnormal Lipids   N                 ║
  641. ║                         Obesity    N     Renal Failure     Y                 ║
  642. ║                                                                              ║
  643. ║   Congestive Heart Failure  N   NYHA Class            2348                   ║
  644. ║   Pacemaker Dependent       Y   Idioventricular Rate  54                     ║
  645. ║   COMMENTS                                                                   ║
  646. ║                                                                              ║
  647. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  648.                                                                                 
  649. Enter the date an original Pacemaker was implanted.
  650.  
  651.  
  652.  
  653. When entering data (using either the Add or Edit function), the
  654. Navigation Prompt at the bottom of the screen explains what is
  655. needed in each field and sometimes presents a list of valid entries.
  656.  
  657. If you want to change the Navigation Prompt for a field, move the
  658. cursor to that field and press [Alt-J].  After you enter the new
  659. prompt, press [Enter] twice to end the editing procedure. Adding Notes
  660.  
  661. Some data entry screens allow you to add free-form text to make a
  662. record more complete.  An example of a Notes window is shown
  663. here.
  664.  
  665.  
  666. ╔════════════════════  (VISIT) POST OPERATIVE COMPLICATIONS  ══════════════════╗
  667. ║ Post-Op Date  History #  Visit #    Patient Name                             ║
  668. ║ 04/18/90      12345      1234       Sammy Smith                              ║
  669. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  670. ║ Mortality ?    N                                                             ║
  671. ║ MI        ?    N                                                             ║
  672. ║ Pacing Failure 008 Inadequate P-Wave                                         ║
  673. ║ Brief Cause                                                                  ║
  674. ║ Complication Notes ?  Y                                                      ║
  675. ║                                                                              ║
  676. ║    ╔═Notes:══════════════════════════════════════════════════════════════╗   ║
  677. ║    ║                                                                     ║   ║
  678. ║    ║                                                                     ║   ║
  679. ║    ║                                                                     ║   ║
  680. ║    ║                                                                     ║   ║
  681. ║    ║                                                                     ║   ║
  682. ║    ║                                                                     ║   ║
  683. ║    ║                                                                     ║   ║
  684. ║    ║                                                                     ║   ║
  685. ║    ╚═════════DEL CHAR ^G   DEL WORD ^T   DEL LINE ^Y   SAVE ^W═══════════╝   ║
  686. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  687.                                                                                 
  688.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  689.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Quit]                         
  690.  
  691.  
  692.                                                                               
  693. In a text field, your text is not limited to the size of the box.  Your
  694. text will scroll to accommodate your entire entry.
  695.                                                                               
  696. When you exit a text field by pressing [Ctrl-W], the system will ask if
  697. you want your spelling checked.  If you enter Y (yes), the system's
  698. dictionary will be used to check the spelling of the words contained
  699. inside the text box. 
  700. Cursor and Light Bar Movement
  701.  
  702. The flashing cursor indicates where information will be entered.  You
  703. may position the cursor using the [Arrow] keys and other movement
  704. keys.  For example, the [Arrow Up] key will move the cursor to the
  705. previous field and the [Arrow Down] key will move the cursor to the
  706. next field.  Other cursor movement keys allow you to move up and
  707. down one screen at a time, and to move to the first or last record
  708. in the database.  
  709.  
  710. Cursor movement keys are explained in detail in Part 2, Chapter 4.
  711.  
  712.  
  713. CHAPTER 2
  714.  
  715. CONVENTIONS USED IN THIS MANUAL
  716.  
  717.  
  718. In this manual, instructions are presented in a consistent format. 
  719. Here is an example of the format:
  720.  
  721.   To customize your system:
  722.   
  723.      ■ Select:       [1] Set Up System Settings
  724.  
  725.  
  726. Instructions
  727.  
  728. An instruction is always indicated by the ■ character.  Each
  729. instruction asks you to perform an action such as Select (from a
  730. menu), Type (a word or command), or Press (a particular key).
  731.  
  732.  
  733. Keys and Commands
  734.  
  735. The names of keys will be shown in brackets.  In the example above,
  736. [Enter] means to press the [Enter] key after typing.
  737.  
  738. Words in lowercase letters are descriptions of what you should type. 
  739. Words in uppercase letters are commands and should be typed
  740. exactly as shown.  For example, if the instruction were:
  741.  
  742.      ■ Type:          md\program name  [Enter] 
  743.  
  744. you would type md\ followed by the name of the program.
  745.  
  746. CHAPTER 3
  747.  
  748. CREATING AND EDITING RECORDS
  749.  
  750.  
  751. When entering data to create and edit records, you will need to use
  752. various functions such as Add, Edit, and List.  These data
  753. management functions are shown in a menu at the bottom of the
  754. screen.  To use one of these functions, type the first letter of the
  755. function name.  Some data management menus also will have features
  756. that are specific to that particular application.
  757.  
  758. [Find]    [Add]    [Edit]   [Delete]   [Recall]  [/] Up/Down        
  759. [Browse]  [Order]  [Count]  [List]     [Jump]    [─┘ More]     [Esc]       
  760.  
  761.  
  762.  
  763. Data Management Functions
  764.  
  765. Most data management screens have the following functions available.
  766.  
  767.   [a] add                Lets you add a new record.
  768.  
  769.                          Your program is pre-set to work in one of
  770.                          three modes:
  771.  
  772.                          The first mode, Auto Add, allows you to add
  773.                          a series of new records.  When you first select
  774.                          [A] (Add), you will be presented with a blank
  775.                          screen.  After completing this screen, you will
  776.                          automatically be presented with another blank
  777.                          screen.  This process continues until you press
  778.                          [Esc] (see "The Escape Key" later in this
  779.                          chapter for detailed instructions).
  780.  
  781.                          The second mode for Add is set up for data
  782.                          entry in which you would generally add only
  783.                          one record at a time.  After you enter your
  784.                          data, the program automatically exits the data
  785.                          entry screen.
  786.   
  787.                          The third mode is Multiscreen Add.  This mode
  788.                          is used when the record that you are adding
  789.                          will be larger than one screen.
  790.  
  791.  
  792.   [e] edit               Lets you edit the current record.  
  793.  
  794.                          The current record is either: a) the record on
  795.                          the screen when there is only one record per
  796.                          screen, or b) the record that is highlighted by
  797.                          the light bar when you see many records on a
  798.                          screen.
  799.  
  800.                          Multiscreen Edit allows you to edit a record
  801.                          that is too large to be shown on one screen.
  802.  
  803.  
  804.   [d] delete             Marks the current record for deletion.  
  805.  
  806.                          Marked records are not actually removed from
  807.                          the file until you select "Pack" under Option [5]
  808.                          of the System Configuration Menu.  This two-
  809.                          step process makes it possible to bring back or
  810.                          "recall" files which have been marked but not
  811.                          yet deleted. 
  812.  
  813.                          In some cases you will be asked, "Do you want
  814.                          to delete the current record or all records?" 
  815.                          To delete the current record, type C (Current).
  816.   [r] recall             Recalls records that have been marked for
  817.                          deletion.  
  818.          
  819.                          You are able to recall records up to the time
  820.                          a file is packed.  Once a file has been packed,
  821.                          the deleted records in it can no longer be
  822.                          recalled.
  823.   
  824.  
  825.   [l] list               Lists the contents of a file on the screen, prints
  826.                          them on your printer, or saves them on a disk. 
  827.                          See Part 2, Chapter 6 in this part of the manual
  828.                          for more information about the List function.
  829.  
  830.  
  831.   [f] find               Lets you locate a particular record.  
  832.  
  833.                          You will be shown a list of indexes (for
  834.                          example, Account Number, Patient Number,
  835.                          History Number).  After you select the desired
  836.                          index, you will be prompted to specify the
  837.                          particular record that you want to find.  It will
  838.                          then either display the record or give a message
  839.                          that the record cannot be found.  When the
  840.                          record is displayed, you can edit it.
  841.  
  842.  
  843.   [b] browse             Lets you page through the database on the
  844.                          screen and select a new record with which to
  845.                          work.  
  846.  
  847.                          The database will be shown on the screen in
  848.                          a table format.
  849.  
  850.   [c] count              Counts the number of records.
  851.  
  852.                          You may also count the number of deleted
  853.                          records. 
  854.      
  855.  
  856.   [o] order              Lets you choose the order in which the records
  857.                          will be displayed and accessed.  
  858.  
  859.                          This function displays a menu from which you
  860.                          select the order in which you wish the database
  861.                          to be displayed or accessed.  You may, for
  862.                          instance, change a file that is sorted by a
  863.                          unique code to be sorted by a description of
  864.                          one of the fields.
  865.   
  866.                          This function affects the sequence in which
  867.                          records are displayed during Browse and when
  868.                          using the [Arrow Up] and [Arrow Down] keys. 
  869.  
  870.  
  871.   [j] jump               Lets you jump immediately to another database
  872.                          without going through the usual menu
  873.                          sequence.
  874.  
  875.  
  876.   [esc]                  Exits the current screen and displays the
  877.                          previous screen (or exits the program if you are
  878.                          at the Main Menu).
  879.  
  880.   [─┘ more]             Displays other menu options.
  881.  
  882.  
  883. Editing Keys
  884.  
  885. Inserting and Deleting
  886.  
  887.   [Ins]              Allows characters to be inserted in a field at the
  888.                      cursor.  This is a toggle key.  The insert mode
  889.                      remains "on" until the [Ins] key is pressed again.
  890.  
  891.   [Del]              Deletes the character above the cursor.
  892.  
  893.   [Ctrl-G]           Deletes the character above the cursor (same as
  894.                      [Del]).
  895.  
  896.   [Backspace]        Deletes the character to the left of the cursor.
  897.  
  898.   [Ctrl-T]           Deletes the word at the cursor.  
  899.  
  900.   [Ctrl-Y]           In an data entry field, deletes everything from the
  901.                      cursor to the end of the line.  In a narrative field,
  902.                      deletes the entire line.
  903.  
  904.  
  905. Special Keys
  906.  
  907.   [Pg Dn]            Saves the edits and then exits the edit session. 
  908.  
  909.   [Ctrl-B]           Reformats an edited paragraph in a narrative field.
  910.  
  911.   [Ctrl-W]           Exits the editing process of a narrative field and
  912.                      saves edits that have been completed.
  913.  
  914.  
  915.  
  916. The Escape Key
  917.  
  918. The [Esc] key is generally the "undo" or "return to" key.  Its exact
  919. function varies depending on the type of work you are doing.
  920.  
  921.   [Esc]     When adding data to a record, stops the adding process. 
  922.             If you press [Esc] before completing a record, that record
  923.             will not be added to the database.  
  924.  
  925.   [Esc]     When editing a record, exits the edit function and undoes
  926.             any changes made.  
  927.  
  928.   [Esc]     When you are at a database management screen, and
  929.             you're not editing the current record, returns you to the
  930.             previous screen.  
  931.  
  932.   [Esc]     When you are in a printer selection menu, exits the print
  933.             routine.
  934.  
  935. The [Esc] key should be used with caution.
  936.  
  937.  
  938.  
  939. Validation Routines
  940.  
  941. Certain fields in your database have built in data validation routines. 
  942. These routines prevent you from entering incorrect data.  For
  943. example, in a field requiring either a Yes or No answer, a simple
  944. validation would require entry of either Y or N.  Any other data entry
  945. would not be allowed by the system.
  946.  
  947. If your cursor appears to be "stuck" in a data entry window, it is due
  948. to the fact that the information you have entered is incorrect or
  949. unacceptable to the system.  Some validation routines will provide
  950. information to identify what has been incorrectly entered.  For
  951. example, entering an incorrect date such as 02/31/90 will cause the
  952. message "incorrect date" to be displayed.  
  953.          
  954. Another type of field validation is done using tables.  A coded field
  955. may refer to a database to determine if you have entered a valid
  956. code.  Entering an invalid code will display the message "bad code." 
  957. The cursor will remain positioned in the data entry window until you
  958. enter a valid code.
  959.  
  960. One other type of data validation in a table may prevent you from
  961. leaving a particular field blank.
  962.  
  963. CHAPTER 4
  964.  
  965. MOVING THE CURSOR AND LIGHT BAR
  966.            
  967.  
  968. Movement keys allow you to move the cursor and light bar quickly
  969. from one field to another or from one record to another.  Some keys
  970. have more than one function, depending on the type of screen on
  971. which you are working.
  972.  
  973.  
  974. Moving the Cursor When Entering Data
  975.  
  976. Moving from one field to another
  977.  
  978.   [Arrow Up]         Moves the cursor to the previous field.
  979.  
  980.   [Arrow Down]       Moves the cursor to the next field.
  981.  
  982.   [PgUp]             Move the cursor to the first field of the record.
  983.  
  984.   [PgDn]             Moves the cursor through all of the fields to the
  985.                      end of the record.
  986.  
  987.   [Ctrl-Home]        Moves the cursor to the first field displayed on the
  988.                      screen.  
  989.  
  990.   [Ctrl-End]         Moves the cursor to the last field displayed on the
  991.                      screen.
  992.  
  993.  [Ctrl-L]           Moves the cursor to a specific field.  When adding
  994.                      or editing data, pressing [Ctrl-L] displays a number
  995.                      beside each field:
  996.  
  997.                                                                       
  998. ╔════════════════════  ALL PATIENT FOLLOW-UP   Page 1 of 2 ════════════════════╗
  999. ║ Visit Date    History #  Visit #    Name                                     ║
  1000. ║104/18/90     212345     31234       Sammy Smith                              ║
  1001. ║ RN/Tech Code 400005                 Type 51 Scheduled                        ║
  1002. ║ Name          Freddy Johnson        Reason 6                                 ║
  1003. ║                                                                              ║
  1004. ╟─────────────────────  INTERROGATED TELEMETRY PARAMETERS  ────────────────────╢
  1005. ║ Symptoms 7Unable to sleep                                                    ║
  1006. ║ Interrogated8Y  Mode9012  VVI + ACTIVITY                                     ║
  1007. ║ Lower Rat1055   Upper Rat1182    Magnet Rat1270                              ║
  1008. ║ Activity Threshol1370      Rate Respons1470      Inhibite1570                ║
  1009. ║                                                                              ║
  1010. ║          ATRIAL                               VENTRICULAR                    ║
  1011. ║          Pulse Width    16 0.80               Pulse Width    17 0.80         ║
  1012. ║          Sensitivity    18 1.50               Sensitivity    19 1.50         ║
  1013. ║          Refractory     2027.50               Refractory     2127.50         ║
  1014. ║          Amplitude      22 4.00               Amplitude      23 4.00         ║
  1015. ║          Lead Impedance 24  600               Lead Impedance 25  450         ║
  1016. ║          A-V Interval   26 2.75               Hysteresis       27  0         ║
  1017. ║                                                                              ║
  1018. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1019.                                                                                 
  1020.                                                                                 
  1021. Currently at Field Number 1. Enter Field Number to jump to                      
  1022.  
  1023.  
  1024. To move the cursor to a particular field, type the field number and
  1025. press [Enter].
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029. Moving within a field
  1030.  
  1031.   [Arrow Right]      Moves the cursor within a field to the right. 
  1032.  
  1033.   [Arrow Left]       Moves the cursor within a field to the left. 
  1034.  
  1035.  
  1036. Moving the Cursor During Browse
  1037.  
  1038.   [Arrow Right]      Pans to the right.
  1039.  
  1040.   [Arrow Left]       Pans to the left.
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044. Moving the Light Bar in a Table or Data Management
  1045. Screen
  1046.  
  1047. Moving from one record to another
  1048.  
  1049.   [Arrow Up]         In a table, moves the light bar up one record.  In
  1050.                      a data management screen, displays the previous
  1051.                      record.
  1052.  
  1053.   [Arrow Down]       In a table, moves the light bar down one record. 
  1054.                      In a data management screen, displays the next
  1055.                      record.
  1056.  
  1057.  
  1058. Moving from one page to another in a multipage record
  1059.  
  1060.   [Pg Up]            Displays the previous screen (if the record or
  1061.                      database uses multiple pages).
  1062.      
  1063.   [Pg Dn]            Displays the next screen (if the record or database
  1064.                      uses multiple pages).
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068. Moving to the first and last record
  1069.  
  1070.   [Ctrl-Pg Up]       Displays the first record of the file, based on the
  1071.                      current sort order.
  1072.  
  1073.   [Ctrl-Pg Dn]       Displays the last record of the file.  
  1074.   
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078. Changing the navigation prompt
  1079.  
  1080.   [Alt-J]            Allows you to enter a new navigation line prompt
  1081.                      for the current field (the one containing the
  1082.                      cursor).
  1083. CHAPTER 5
  1084.  
  1085. GETTING HELP
  1086.                                    
  1087.  
  1088. Help is available to you in three forms: Navigation Prompts, PopHelp,
  1089. and General Help. 
  1090.  
  1091.  
  1092. Navigation Prompt
  1093.  
  1094. When you are entering data, the bottom two lines of your screen
  1095. make up the Navigation Prompt.  The prompt gives you detailed
  1096. information about what you may enter into the current field.
  1097.  
  1098.  
  1099. PopHelp
  1100.  
  1101. PopHelp is used to access coded information during data entry. 
  1102. When you are required to enter coded information but are unsure
  1103. what is required, pressing [F1] will access PopHelp and will open a
  1104. window of records based on that coded field.  
  1105.  
  1106. For example, you are entering employee information and are required
  1107. to enter the Social Security number of John Jones.  If you press [F1],
  1108. you will see two columns of information.  The first column is the
  1109. coded information (the Social Security numbers), and the second
  1110. column lists descriptive information related to the code (here, the
  1111. name of each person).
  1112.  
  1113. To obtain the coded information, you move the light bar to the
  1114. desired record.  Then, when you press the [Enter] key, the coded
  1115. information (Social Security number in this example) will
  1116. automatically be entered into the original database.  You will then be
  1117. returned to the original database in which you were working. 
  1118.   To use PopHelp:
  1119.  
  1120.      ■ Move:         the cursor to the coded field. 
  1121.      ■ Press:        [F1]
  1122.      ■ Move:         the light bar to highlight the desired record. 
  1123.      ■ Press:        [Enter]
  1124.  
  1125.  
  1126. Example of a PopHelp window:
  1127.                                            
  1128.                                                                        65K 140K 
  1129. ╔══════════════════════  PATIENT DATABASE   Page 1 of 2  ══════════════════════╗
  1130. ║ Last Name             First Name      Sex  D.O.B.   Age         History #    ║
  1131. ║ Smith                 Sammy            M   01/15/55 35          12345        ║
  1132. ║ Address 1 3200 Croasdaile Drive                    SSN          399-49-2922  ║
  1133. ║ Address 2 Suite 304                                HIC #        2939492      ║
  1134. ║ City      Durham                    ┌────────── POP-HELP ──────────┐)383-9749║
  1135. ║ State     NC                        │ AL Alabama                   │)383-9749║
  1136. ║ Zip       27705           Best Day &│ AK Alaska                    │ Months  ║
  1137. ║ Country   USA             Time to Ca│ AZ Arizona                   │0        ║
  1138. ║ Employment Status  1  Employed      │ AR Arkansas                  │         ║
  1139. ║ Employer                            │ CA California                │#        ║
  1140. ║ Harco Glass Company                 │ CO Colorado                  │         ║
  1141. ╟─────────────────────────────  RESPON│ CT Connecticut               │─────────╢
  1142. ║ Last Name            First Name     │ DE Delaware                  │         ║
  1143. ║ Owens                Wanita         │ DC District of Columbia      │         ║
  1144. ║ Address 1  3200 Croasdaile Dr       │ FL Florida                   │         ║
  1145. ║ Address 2  Suite 304                │ GA Georgia                   │n        ║
  1146. ║ City       Durham                   │ HI Hawaii                    │         ║
  1147. ║ State      NC                       │ ID Idaho                     │         ║
  1148. ║ Zip        27707                    └─────────────────────────────┘         ║
  1149. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1150.                                                                                 
  1151. Search (clear w/BkSp):                                                          
  1152.           [\] Chg. Order    [/] Up/Down    [─┘] Select    [Esc] Quit         
  1153.  
  1154.  
  1155.                                         
  1156.  
  1157. The arrow () indicates the field on which the database is sorted.  In
  1158. the example, the database is currently ordered alphabetically by last
  1159. name. Features of PopHelp
  1160.  
  1161. There are three features available through PopHelp:
  1162.  
  1163.   A. To change the order in which the table entries are displayed:
  1164.  
  1165.      ■ Press:        [ \ ]
  1166.  
  1167.   The indicator arrow () will move to the next field and reorder the
  1168.   table.
  1169.  
  1170.  
  1171.   B. To move up or down the list:
  1172.  
  1173.      ■ Press:        [Pg Up], [Pg Dn], [Ctrl-Pg Up], or [Ctrl-Pg Dn] 
  1174.  
  1175.  
  1176.   C. To go to fields that begin with a particular letter(s) or
  1177.   number(s):
  1178.  
  1179.      ■ Type:         the initial letter(s) or number(s).
  1180.  
  1181.      The [Backspace] key resets this feature and allows you to enter
  1182.      another letter or number.  If you enter a sequence that is not in
  1183.      the file, PopHelp will beep.
  1184.  
  1185.  
  1186. General Help Information
  1187.  
  1188. The third type of help is a general purpose help.  It is content-
  1189. specific.  When PopHelp is not available, pressing [F1] will display a
  1190. screen of information that is general information about either the
  1191. current menu in use or the current function.  For example, while
  1192. adding or changing order entry information, pressing [F1] could
  1193. display a screen of instructions or background information. CHAPTER 6
  1194.  
  1195. PRINTING
  1196.  
  1197.  
  1198. Whenever you select [L] List from a data management menu, you will
  1199. see the Report Options screen:
  1200.  
  1201.                                                                                   
  1202.                  ┌──────────────── Report Options ────────────────┐               
  1203.                  │ Output To: Printer (LOCAL PRINTER (EPSON)    ) │               
  1204.                  │            Screen                              │               
  1205.                  │            File                                │               
  1206.                  │            Printer & File                      │               
  1207.                  │ Set Margin & Print Test                        │               
  1208.                  │ Change Print Destination                       │               
  1209.                  │ Output To Screen Is OFF                        │               
  1210.                  │ Issue Form Feed To Printer                     │               
  1211.                  └────────────────────────────────────────────────┘               
  1212.  
  1213.  
  1214. This screen allows you to make decisions about printing.  
  1215.  
  1216.  
  1217. Menu Options
  1218.  
  1219.   Output To
  1220.  
  1221.      The options for "Output to" are: send the output to the default
  1222.      printer, to the screen, to a file, or to the printer and a file.  If
  1223.      you print to a file, the system will prompt you to enter a file
  1224.      name.  If you do not, the file name TEMP101.TXT will be
  1225.      assigned to the file.
  1226.  
  1227.  
  1228.   Set Margin & Print Test
  1229.  
  1230.      This option lets you set print margins and then prints a text
  1231.      sample.
  1232.  Changing the Print Destination
  1233.  
  1234.      The default printer destination of the output was set during
  1235.      configuration.  However, you may change the destination either
  1236.      temporarily, or change the default.
  1237.  
  1238.   
  1239.                  ┌──────────────── Report Options ────────────────┐               
  1240.                  │ Output To: Printer (LOCAL PRINTER (EPSON)    ) │               
  1241.                  │            Screen                              │               
  1242.                  │            File                                │               
  1243.                  │            Printer & File                      │               
  1244.                  │ Set Margin & Print Test                        │               
  1245.                  │ Change Print Destination         ┌─── Print Destination ─────┐ 
  1246.                  │ Output To Screen Is OFF          │ LOCAL PRINTER (EPSON)     │ 
  1247.                  │ Issue Form Feed To Printer       │ NETWORK PRINTER (EPSON)   │ 
  1248.                  └──────────────────────────────────│ NETWORK PRINTER (LASER)   │ 
  1249.                                                     └───────────────────────────┘ 
  1250.                                                                                   
  1251.                                                                                   
  1252.  
  1253.      When you change the print destination, you will be asked if you
  1254.      want to make the new print destination the current one.  If you
  1255.      do, that printer will remain the current printer while you remain
  1256.      in the program.  When you exit and reenter the program, the
  1257.      default printer will be set to the one indicated in the Users
  1258.      Record.
  1259.  
  1260.  
  1261.   Output to Screen is OFF
  1262.  
  1263.      If you set output to screen ON, output to screen will remain on
  1264.      until you turn it off or exit the program.  Screen is OFF when
  1265.      you first enter the program, default.
  1266.  
  1267.  
  1268.   Issue Form Feed to Printer
  1269.  
  1270.      This option causes the current printer to form feed the paper. CHAPTER 7
  1271.  
  1272. SCHEDULING EVENTS
  1273.  
  1274.  
  1275. Some programs in the Droege Software Series include a Scheduling
  1276. module that allows you to schedule events in meeting rooms and also
  1277. to maintain the necessary databases.
  1278.  
  1279. The details for using the Scheduling feature are explained in more
  1280. detail in Part 3 of the user manual.
  1281.  
  1282. The information on the following pages explains the basic features of
  1283. scheduling: how the calendar is organized; how to schedule an event;
  1284. and how to review a scheduled event.
  1285.  
  1286.  
  1287. To use the scheduling feature:
  1288.  
  1289.   From the Schedule menu:
  1290.  
  1291.      ■ Select:       [1] Scheduling
  1292.  
  1293.  
  1294. The Scheduling calendar shows one room in each row, and one 15-
  1295. minute time period in each column.                                      
  1296.                                          
  1297. Tuesday      ╔═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╗
  1298. 09/25/1990   ║ 7:00│ 7:15│ 7:30│ 7:45│ 8:00│ 8:15│ 8:30│ 8:45│ 9:00│ 9:15│ 9:30║
  1299. ╔════════════╬═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╣
  1300. ║2253 DHN    ║     │     │5004 │====>│====>│     │     │     │     │     │     ║
  1301. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1302. ║2254 DHN    ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1303. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1304. ║3535 DERYL  ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1305. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1306. ║4218 ADMIN. ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1307. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1308. ║5270 PEDS.  ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1309. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1310. ║2001        ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1311. ╠════════════╩═══════════════════════════════════════════════════════╣
  1312. ║                                                                              ║
  1313. ║                                                                              ║
  1314. ║                                                                              ║
  1315. ║                                                                              ║
  1316. ║                                                                              ║
  1317. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1318.                                                                                 
  1319.  [Find]  [Zoom]  [Delete]  [///] Up/Down/Left/Rght  [Ctrl /] Reduce/Expand
  1320.                            [List]    [Merge]    [Quit] 
  1321.  
  1322. The illustration above shows a meeting scheduled for AV Code 5004
  1323. in room 2253 DHN from 7:30am to 8:15am.
  1324.  
  1325.  
  1326. Adding a Meeting
  1327.  
  1328. To add a meeting to the calendar:
  1329.  
  1330. 1. Move the cursor to the correct date and starting time.
  1331.  
  1332. 2. Select [Z] Zoom.
  1333.  
  1334. Start Time  8:15a Enter Ending Time of Appointment  9:15a                       
  1335.  
  1336.  
  1337. 3. Enter the ending time (the default is one hour after the starting
  1338. time).
  1339.  
  1340. 4. Enter the details about the meeting in the window at the bottom
  1341. of the screen:
  1342.  
  1343. Tuesday      ╔═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╗
  1344. 09/25/1990   ║ 7:00│ 7:15│ 7:30│ 7:45│ 8:00│ 8:15│ 8:30│ 8:45│ 9:00│ 9:15│ 9:30║
  1345. ╔════════════╬═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╣
  1346. ║2253 DHN    ║     │     │5004 │====>│====>│     │     │     │     │     │     ║
  1347. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1348. ║2254 DHN    ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1349. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1350. ║3535 DERYL  ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1351. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1352. ║4218 ADMIN. ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1353. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1354. ║5270 PEDS.  ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1355. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1356. ║2001        ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1357. ╠════════════╩═╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1358. ║Clnt#         ║    AVCODE                                  EVENT#  11252      ║
  1359. ║Dept          ║    DATE      09/25/90 Tuesday               8:15a  9:15a      ║
  1360. ║Evnt#         ║    EVENT                                                      ║
  1361. ║              ║                                                               ║
  1362. ║              ║    REPORT    N REQDATE  10/18/90 JOBNUM      ADD COMMENTS N   ║
  1363. ╚══════════════╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1364.                                                                                 
  1365. Enter AV Code of client or Press F1 to look up                                  
  1366.  
  1367.  
  1368. Selected Fields
  1369.  
  1370.   avcode                 The Audio Visual code (press [F1] for
  1371.                          PopHelp).
  1372.  
  1373.   report                 If you want a confirming report sent to the
  1374.                          client, enter Y (Yes).
  1375.  
  1376.   reqdate                The event day assigned.
  1377.  
  1378.   jobnum                 The job number (this number is assigned when
  1379.                          billed).
  1380.  
  1381.   add comments           If you enter Y (Yes), the following window will
  1382.                          open:
  1383.  
  1384.  
  1385. ╠════════════╩═╔═COMMENTS:═════════════════════════════════════════════════╗═══╗
  1386. ║Clnt#         ║                                                           ║   ║
  1387. ║Dept          ║                                                           ║   ║
  1388. ║Evnt#         ║                                                           ║   ║
  1389. ║              ║                                                           ║   ║
  1390. ║              ║                                                           ║   ║
  1391. ╚══════════════╚════DEL CHAR ^G   DEL WORD ^T   DEL LINE ^Y   SAVE ^W══════╝═══╝
  1392.                                                                               
  1393.           
  1394.                                                                        
  1395. After entering comments, press [Ctrl-W] to save.
  1396.                                 
  1397.  
  1398. The meeting will now be added to the calendar as shown on the
  1399. following page.
  1400.  
  1401.  
  1402.                                                 
  1403.                                                                               
  1404.  
  1405. Tuesday      ╔═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╤═════╗
  1406. 09/25/1990   ║ 7:00│ 7:15│ 7:30│ 7:45│ 8:00│ 8:15│ 8:30│ 8:45│ 9:00│ 9:15│ 9:30║
  1407. ╔════════════╬═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╪═════╣
  1408. ║2253 DHN    ║     │     │5004 │====>│====>│     │     │     │     │     │     ║
  1409. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1410. ║2254 DHN    ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1411. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1412. ║3535 DERYL  ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1413. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1414. ║4218 ADMIN. ║     │     │     │     │     │TD01 │====>│====>│====>│     │     ║
  1415. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1416. ║5270 PEDS.  ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1417. ╟────────────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼────╢
  1418. ║2001        ║     │     │     │     │     │     │     │     │     │     │     ║
  1419. ╠════════════╩═════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1420. ║Clnt# TD01         4218 ADMIN.  09/25/90  8:15a to  9:15a ADMINISTRATIVE CONF.║
  1421. ║Dept  CTL                                                                     ║
  1422. ║Evnt# 11252                                                                   ║
  1423. ║DROEGE, THOMAS                                                                ║
  1424. ║MACINTOSH DEMO                                                                ║
  1425. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1426.                                                                                 
  1427.  [Find]  [Zoom]  [Delete]  [///] Up/Down/Left/Rght  [Ctrl /] Reduce/Expand
  1428.                            [List]    [Merge]    [Quit] 
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433. Keys used in scheduling
  1434.  
  1435. [Home]          Moves the cursor to the left-most field (7:00am).
  1436.  
  1437. [End]           Moves the cursor to the right-most field (12:45pm).
  1438.  
  1439. [Up/Down]       Moves the cursor up/down one row.
  1440.  
  1441. [Right/Left]    Moves the cursor right/left one column.
  1442.  
  1443. [Ctrl-PgUp]     Moves the cursor back one day.
  1444.  
  1445. [Ctrl-PgDn]     Moves the cursor ahead one day.
  1446.  
  1447. [Ctrl-Home]     Moves the cursor back one week.
  1448.  
  1449. [Ctrl-End]      Moves the cursor ahead week.
  1450.  
  1451. [Ctrl-Right]    Expands the time taken by the highlighted event.
  1452.  
  1453. [Ctrl-Left]     Contracts the time taken by the highlighted event.
  1454.  
  1455. [F]             Finds a date you specify.
  1456.  
  1457. [Z]             Lets you add a meeting or edit the highlighted
  1458.                 meeting.
  1459.  
  1460. [M]             Lets you do the following:
  1461.  
  1462.                 Merge the current record.
  1463.                 Merge multiple records.
  1464.                 Add/edit from letters.
  1465.                 Print the current label.
  1466.                 Print all labels.
  1467.                 Print selected labels.
  1468.  
  1469. The Events File
  1470.  
  1471. The Events File allows you to examine the descriptions of events that
  1472. have been scheduled.
  1473.  
  1474.  
  1475.   From the Schedule menu:
  1476.  
  1477.      ■ Select:       [6] Events File     
  1478.                                                                         
  1479. ╔══════════════════════════════  EVENTS DATABASE  ═════════════════════════════╗
  1480. ║                                                                              ║
  1481. ║                               CLNT                       SEND                ║
  1482. ║  DATE     START  END    EVNT# CODE NAME                  REPORT JOB #        ║
  1483. ║  ════════ ══════ ══════ ═════ ════ ═════════════════════ ══════ ═════        ║
  1484. ║  10/05/90  7:30a  8:30a 11237 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1485. ║  09/20/90  7:00a  8:30a 11238 5004                        NO                 ║
  1486. ║  09/20/90  9:15a  9:30a 11239 3454 latta donna            NO                 ║
  1487. ║  09/26/90  7:00a  7:30a 11240 4565 paschel bobbie         NO                 ║
  1488. ║  09/27/90  7:00a  7:15a 11241 4565 paschel bobbie         NO                 ║
  1489. ║  09/26/90  7:15a  9:30a 11242 NC01 CROTTS, JAN            YES                ║
  1490. ║  09/26/90  7:00a  8:00a 11243 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1491. ║  09/26/90  8:00a  9:00a 11244 AB01                        NO                 ║
  1492. ║  09/26/90  8:00a  9:00a 11245 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1493. ║  09/26/90  9:00a 10:00a 11246 AB01                        NO                 ║
  1494. ║  10/18/90  7:00a  8:00a 11251 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1495. ║  10/18/90  8:15a  9:15a 11252 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1496. ║ *10/18/90  8:15a  9:15a 11253 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1497. ║                                                                              ║
  1498. ║                                                                              ║
  1499. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1500.                                                                                 
  1501. Order: Event Number                    Search (clear w/BkSp):                   
  1502.           [\] Chg. Order    [/] Up/Down    [─┘] Select    [Esc] Quit         
  1503.  
  1504.  
  1505. To review an event:
  1506.  
  1507.      ■ Move:         The light bar to the desired record.
  1508.      ■ Press:        [Enter]
  1509.  
  1510. The event description will pop up at the bottom of the screen (shown
  1511. on the following page).                                                                         
  1512. ╔══════════════════════════════  EVENTS DATABASE  ═════════════════════════════╗
  1513. ║                                                                              ║
  1514. ║                               CLNT                       SEND                ║
  1515. ║  DATE     START  END    EVNT# CODE NAME                  REPORT JOB #        ║
  1516. ║  ════════ ══════ ══════ ═════ ════ ═════════════════════ ══════ ═════        ║
  1517. ║  10/05/90  7:30a  8:30a 11237 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1518. ║  09/20/90  7:00a  8:30a 11238 5004                        NO                 ║
  1519. ║  09/20/90  9:15a  9:30a 11239 3454 latta donna            NO                 ║
  1520. ║  09/26/90  7:00a  7:30a 11240 4565 paschel bobbie         NO                 ║
  1521. ║  09/27/90  7:00a  7:15a 11241 4565 paschel bobbie         NO                 ║
  1522. ║  09/26/90  7:15a  9:30a 11242 NC01 CROTTS, JAN            YES                ║
  1523. ║  09/26/90  7:00a  8:00a 11243 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1524. ║  09/26/90  8:00a  9:00a 11244 AB01                        NO                 ║
  1525. ║  09/26/90  8:00a  9:00a 11245 TD01 DROEGE, THOMAS         NO                 ║
  1526. ║  09/26/90  9:╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1527. ║  10/18/90  7:║    AVCODE    TD01 DROEGE, THOMAS           EVENT#  11237      ║
  1528. ║  10/18/90  8:║    DATE      10/05/90 Friday                7:30a  8:30a      ║
  1529. ║ *10/18/90  8:║    EVENT                                                      ║
  1530. ║              ║                                                               ║
  1531. ║              ║    REPORT    N REQDATE  09/20/90 JOBNUM       ADD COMMENTS N  ║
  1532. ╚══════════════╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1533.                                                                                 
  1534.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  1535.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Quit]                         
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.     
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545. PART 3
  1546.  
  1547. GUIDE TO SELL MORE SOFTWARE SYSTEM 
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551. CHAPTER 1
  1552.  
  1553. PROGRAM OVERVIEW
  1554.  
  1555.  
  1556. Sell More Software is designed to help software consultants manage
  1557. their businesses.  The comprehensive system automates many aspects
  1558. of the routine tasks of software sales, marketing, and consulting.  
  1559.  
  1560. The program is organized into four major modules: Time and Billing
  1561. for Consultants, Sales and Marketing, Software Support, and
  1562. Accounting.  Many of these areas can be accessed either from the
  1563. Main Menu or from other menus and prompts that appear on various
  1564. data management screens.  This feature adds flexibility and ease of
  1565. use to the system. 
  1566.  
  1567.  
  1568. Key Concepts
  1569.  
  1570. Before using the program, it is important to understand three key
  1571. concepts: Client Number, Product Code, and Salesperson.  
  1572.  
  1573. Client Number.  The Client Number is a unique identification for
  1574. each client.  It consists of eight characters, with the first four being
  1575. the Client Code Prefix.  If the characters are letters, they will always
  1576. be in uppercase.  The last four characters are the incremental Client
  1577. Number.  You can use any four characters you wish to designate a
  1578. Client Code Prefix.  An example would be "ACCT" for all
  1579. accountants, or "ASPH" for asphalt clients.  Every time you add a
  1580. client with the same Client Code Prefix, the system will automatically
  1581. increment the Client Number.  
  1582.  
  1583. For example, let's say you have clients numbered "ACCT0001"
  1584. through "ACCT0009" already in your database, and you want to add
  1585. a new "ACCT" client.  The system will prompt you for the Client
  1586. Code Prefix.  If you type "ACCT" and press [Enter], the system will
  1587. then automatically place "ACCT0010" in the Client Number field for
  1588. you.  You will find it valuable to group clients by specific Client Code
  1589. Prefixes.
  1590.  
  1591.  
  1592. Product Code.  The Product Code is a unique code for each product. 
  1593. This code is generally the same as the Client Code Prefix, but in
  1594. some cases can be up to eight characters in length.  For instance
  1595. when you want to look at the Next Step screen, it prompts you for
  1596. the product code.  It is actually asking you for the Client Code prefix. 
  1597. The difference is negligible because they are very similar.  
  1598.  
  1599. Most prospects will be associated with specific product or service to
  1600. which you will assign a product code.  Let's go back to the Client
  1601. Number example, and the ten accountants we entered into the
  1602. database.  They would probably be associated with a product such as
  1603. ACCOUNT, which might designate an accounting package.  Every
  1604. time you add a contact in the contact database concerning this
  1605. prospect, you would add "ACCOUNT" to the Product Code.  This
  1606. would indicate that you contacted this prospect concerning the project
  1607. called "ACCOUNT."
  1608.  
  1609.  
  1610. Salesperson.  The Salesperson is the person you assign to handle the
  1611. client's account or follow-up with a particular prospect.  Each
  1612. Salesperson to whom you assign clients or prospects should have a
  1613. specific user authorization so that he can log into the system under
  1614. his user name.  This system variable is called "operator" and is very
  1615. important for performing tasks within the system.  
  1616.  
  1617. Let's say, for example, that you are entering prospects into the Clients
  1618. database.  If you want these to be assigned to "Bob," Bob should be
  1619. the operator, or at least the user name Bob should be the assigned
  1620. operator.  Why?  Because every time you add a prospect and/or
  1621. client, the system will automatically place the operator's name in the
  1622. Salesperson field for you.  The same thing is true when you are
  1623. adding contacts to the Contact database.  When you add a contact,
  1624. the Salesperson or Operator name will be entered automatically for
  1625. you.     
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632. CHAPTER 2
  1633.  
  1634. STARTING THE PROGRAM
  1635.  
  1636.  
  1637. To start the Sell More Software program, go to the \SELLMORE   
  1638. subdirectory that you created during the configuration process:
  1639.  
  1640.         ■  Type:             SELLMORE  [Enter]
  1641.  
  1642.  
  1643. After the copyright screen is shown, you may need to select your user
  1644. code and enter your password.  Then you will see the Main Menu.  
  1645.  
  1646. ╔══════════════════  SellMore Software Demonstration System  ══════════════════╗
  1647. ║ USER: USER                                                       STATION:  9 ║
  1648. ║ v 12-01-90              SELL MORE SOFTWARE MAIN MENU             MEMORY: 156 ║
  1649. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  1650. ║                                                                              ║
  1651. ║                                                                              ║
  1652. ║               0 -  Quit and return to DOS                                    ║
  1653. ║               1 -  Sales and Marketing                                       ║
  1654. ║               2 -  Time and Billing for Consultants                          ║
  1655. ║               3 -  Accounting                                                ║
  1656. ║               4 -  Software Support                                          ║
  1657. ║               5 -  Other Management Functions                                ║
  1658. ║               6 -  Download Soft Fonts                                       ║
  1659. ║               7 -  Data Dictionary                                           ║
  1660. ║               8 -  System Configuration Menu                                 ║
  1661. ║               9 -  Utility Menu                                              ║
  1662. ║                                                                              ║
  1663. ║                                                                              ║
  1664. ║                                                                              ║
  1665. ║               Enter Choice                                                   ║
  1666. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1667.                                                                                 
  1668.                                                                                 
  1669. Thursday, December  6       Clipper Summer 87, NetLib                     7:51pm
  1670.  
  1671.  
  1672. From here, you can go to more specialized submenus and databases
  1673. that allow you to create client records, track software support, log
  1674. problems, and perform other routine tasks related to telemarketing. Menu Options
  1675.  
  1676.     [0]    Exits the program and returns to DOS.  Always leave the
  1677.            Sell More Software program by selecting this option.
  1678.  
  1679.     [1]    Lets you track clients and prospects, track products and
  1680.            projects, and create invoices (see Chapter 4).
  1681.  
  1682.     [2]    Tracks time and billing for consultants (see Chapter 6).
  1683.  
  1684.     [3]    Lets you keep records of accounts and transactions, as well
  1685.            as perform the monthly and yearly closeout (see Chapter
  1686.            7).
  1687.  
  1688.     [4]    Lets you check the software support record for a client: the
  1689.            purchase date, expiration date, cost, and other information
  1690.            (see Chapter 8).  
  1691.  
  1692.     [5]    Keeps track of clients and prospects, project planning,
  1693.            software support, and software problems (see Chapter 9).
  1694.  
  1695.     [6]    Downloads to your laser printer third party fonts if you
  1696.            desire custom font capability with the MailMerge feature
  1697.            (see Chapter 3). 
  1698.  
  1699.     [7]    Lets you examine the program's field specifications.  Here
  1700.            you can modify Navigation Line prompts that appear at the
  1701.            bottom of the screen when you are entering data (see
  1702.            Chapter 12).
  1703.  
  1704.     [8]    Lets you modify settings that are made when your program
  1705.            was installed (see Chapter 11).
  1706.  
  1707.     [9]    Allows you to make system and database backups (see
  1708.            Chapter 10). CHAPTER 3
  1709.  
  1710. DOWNLOADING LASER FONTS
  1711.  
  1712.  
  1713. The Sell More Software system's MailMerge feature lets you print
  1714. customized forms and letters using either a dot-matrix or laser printer. 
  1715. If you have a laser printer but do not possess third-party fonts, your
  1716. printer's default font will be used in Mail Merge documents.  But if
  1717. you do have third party fonts, these fonts can be used by the
  1718. MailMerge feature to produce high quality output to your
  1719. specifications.
  1720.  
  1721. To use your laser fonts, you need to configure the system so that it
  1722. recognizes both your printer type and your fonts.  Once the program
  1723. is configured properly, you may download your fonts to the printer. 
  1724. Otherwise, the default font on your laser printer will be used.  
  1725.  
  1726. You need to download fonts to your printer only once per work
  1727. session (unless you turn off your printer).
  1728.  
  1729.     From the Main Menu:
  1730.  
  1731.         ■  Select:           [6] Download Soft Fonts
  1732.  
  1733.                ┌──────────────── REPORT OPTIONS ────────────────┐               
  1734.                │ Output To: Printer (LOCAL PRINTER   (LASER)  ) │               
  1735.                │            Screen                              │               
  1736.                │            File                                │               
  1737.                │            Printer & File                      │               
  1738.                │ Set Margin & Print Test                        │               
  1739.                │ Change Print Destination                       │               
  1740.                │ Output To Screen Is ON                         │               
  1741.                │ Issue Form Feed To Printer                     │               
  1742.                └────────────────────────────────────────────────┘               
  1743.                                                                                 
  1744.  
  1745.  
  1746.         Highlight "Printer" and then press [Enter]. CHAPTER 4
  1747.  
  1748. SALES AND MARKETING
  1749.  
  1750.  
  1751. Most of your routine work will take place within the Sales and
  1752. Marketing module.  Here, you can record telemarketing contacts,
  1753. create software support records, print invoices, and create letters to
  1754. clients and prospects.
  1755.  
  1756.  
  1757.     From the Main Menu:
  1758.  
  1759.         ■  Select:           [1] Sales and Marketing
  1760.  
  1761. ╔═══════════════════════   Acme Software Distributors   ═══════════════════════╗
  1762. ║ USER: SCOTT                                                      STATION: 11 ║
  1763. ║ v 10-23-89                   SALES AND MARKETING                 MEMORY:  28 ║
  1764. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  1765. ║                                                                              ║
  1766. ║                                                                              ║
  1767. ║               0 -  Quit and return to Main Menu                              ║
  1768. ║               1 -  Clients and Prospects                                     ║
  1769. ║               2 -  Software Support                                          ║
  1770. ║               3 -  Products                                                  ║
  1771. ║               4 -  Invoices                                                  ║
  1772. ║               5 -  Problems, Error Log and Tracking                          ║
  1773. ║               6 -  Prospect Contacts                                         ║
  1774. ║               7 -  Prospect Questions                                        ║
  1775. ║               8 -  MailMerge Forms                                           ║
  1776. ║               9 -  Company Database                                          ║
  1777. ║                                                                              ║
  1778. ║                                                                              ║
  1779. ║                                                                              ║
  1780. ║               Enter choice                                                   ║
  1781. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1782.                                                                                 
  1783.                                                                                 
  1784. Tuesday, April  3           Clipper Summer 87, NetLib                     6:05pm Menu Options
  1785.  
  1786.     [1]    Maintains records of clients and prospects.
  1787.  
  1788.     [2]    Allows you to create software support records for clients
  1789.            who have purchased systems.
  1790.  
  1791.     [3]    Lets you create and modify detailed records for the
  1792.            products you sell.
  1793.  
  1794.     [4]    Allows you to create and print invoices for sold systems.
  1795.  
  1796.     [5]    Lets you track user problems and software errors.
  1797.  
  1798.     [6]    Lets you record each contact you make with prospective
  1799.            clients.
  1800.  
  1801.     [7]    Allows you to record questions that you frequently get
  1802.            concerning your software products.
  1803.  
  1804.     [8]    Lets you create letters for the MailMerge function.
  1805.  
  1806.     [9]    Lets you record information on each company.
  1807.  
  1808.  
  1809. Each of these options is explained on the following pages.  After the
  1810. explanations, Chapter 5, "A Typical Day," will show you how the Sales
  1811. and Marketing module is used to simplify your daily sales activities.
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815. CLIENTS AND PROSPECTS
  1816.  
  1817. The Clients and Prospects file allows you to maintain a detailed
  1818. record of each client and prospect.
  1819.  
  1820.  
  1821.     From the Sales and Marketing menu:
  1822.  
  1823.         ■  Select:           [1] Clients and Prospects                     
  1824.                              
  1825. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 1 of 2)  ═══════════════════╗
  1826. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  1827. ║SPON0004 Porzak               Jim             Bytel Corporation               ║
  1828. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  1829. ║SHIP1   1029 Solano Avenue               DEPT                                 ║
  1830. ║SHIP2                                   BILL1                                 ║
  1831. ║CITY    Berkeley                        BILL2                                 ║
  1832. ║STATE   CA                               CITY                                 ║
  1833. ║ZIP     94706                           STATE                                 ║
  1834. ║COUNTRY                                   ZIP               COMPNO            ║
  1835. ║                                                                              ║
  1836. ║WORK PHONE    EXT  HOME PHONE    FAX PHONE     SALU INFORMAL NAME             ║
  1837. ║(415)527-1157      (   )   -     (   )   -     Mr.                            ║
  1838. ║                                                                              ║
  1839. ║TITLE                                     SECRETARY             SIZE          ║
  1840. ║Vice President of Sales and Marketing     Genifer                  0          ║
  1841. ║                                                                              ║
  1842. ║PO NUMBER         LAST EDIT    MAILING LISTS                                  ║
  1843. ║                  08/15/90     COMP                                           ║
  1844. ║                                                                              ║
  1845. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1846.                                                                                 
  1847.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [Mail]  [$-salesrep]  [/] Up/Down 
  1848.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] more
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852. Selected Fields
  1853.  
  1854.     client #                 Prospects are coded by the product they
  1855.                              are likely to buy.  For example:
  1856.  
  1857.                                     EMG_0001 or VAR_0001.
  1858.  
  1859.                              The first four characters identify the
  1860.                              product, and the next four, the record
  1861.                              number (the system assigns the numbers
  1862.                              sequentially).
  1863.  
  1864.     ship 1/2                 The shipping address.
  1865.  
  1866.     bill 1/2                 The billing address.
  1867.  
  1868.     compno                   Company number.
  1869.  
  1870.     size                     Can be used as the size of the company.
  1871.  
  1872.     po number                The purchase order number.
  1873.  
  1874.     mailing lists            All of the mailing lists on which this
  1875.                              prospect appears.
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879. Selected Menu Options
  1880.  
  1881.     [$] salesrep             Lets you change the name of the sales
  1882.                              person.
  1883.  
  1884.     [t] note                 Opens a window in which you may enter
  1885.                              notes about this client.
  1886.  
  1887.     [n] next                 Gets the next telemarketing call based on
  1888.                              date.
  1889.  
  1890.     [k] kopy                 Makes a copy of the current record.
  1891.  
  1892.     [s] search               Prints a list of other contacts with the same
  1893.                              company name.
  1894.  
  1895.     [─┘] more               Displays other menu options:
  1896.  
  1897.   [1 - clients]  [3 - products] [5 - problems]  [7 - questions]    [9 - Merge]  
  1898.   [2 - support]  [4 - invoice]  [6 - contacts]  [8 - global repl]  [noTes]      
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902. Page 2
  1903.  
  1904. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 2 of 2)  ═══════════════════╗
  1905. ║12340001                                                                      ║
  1906. ║TITLE                                CITY                      STATE          ║
  1907. ║WORK               EXT      HOME               SEC                            ║
  1908. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  1909. ║  DATE   NEXT STEP                                TIME RT NT SOURCE           ║
  1910. ║  /  /                                                    N                   ║
  1911. ║                                                                              ║
  1912. ║METHOD   SALES_REP USER       OPTION1        2        3        SIZE    0      ║
  1913. ║MAIL_LIST                                                                     ║
  1914. ║    ╔═NOTES:══════════════════════════════════════════════════════════════╗   ║
  1915. ║    ║                                                                     ║   ║
  1916. ║    ║                                                                     ║   ║
  1917. ║    ║                                                                     ║   ║
  1918. ║    ║                                                                     ║   ║
  1919. ║    ║                                                                     ║   ║
  1920. ║    ║                                                                     ║   ║
  1921. ║    ║                                                                     ║   ║
  1922. ║    ║                                                                     ║   ║
  1923. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  1924. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1925.                                                                                 
  1926.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [Mail]  [$-SalesRep]  [/] Up/Down 
  1927.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] More
  1928.  
  1929.         
  1930.  
  1931. Selected Fields                           
  1932.  
  1933.     next                     The next marketing step.
  1934.  
  1935.     rt                       The prospect rating (1-8):
  1936.  
  1937. [1 Prospect] [2 More Info a)reply b)letter c)phone] [3 Questions] [4 Has Demo]  
  1938. [5 Visited] [6 Eval Demo/Questions] [7 Appr a)prop b)user c)DP d)admin] [8 Budg]
  1939.  
  1940.  
  1941.     nt                       If you enter Y (Yes) here, the cursor will
  1942.                              jump to the Notes field after you finish the
  1943.                              Mail_List field (or after you press [Pg Dn]. 
  1944.                              If you enter N (No), the Notes field will
  1945.                              be skipped.
  1946.  
  1947.     source                   Source of prospect:
  1948.  
  1949. Enter the Source of the Prospect:  [1] Direct Mail  [2] Article  [3] Press Rel  
  1950. [4] Ad  [5] Referral  [6] Conference, Trade show                                
  1951.  
  1952.  
  1953.     method                   Method by which we were contacted
  1954.                              (1=phone; 2=letter; 3=reader response).
  1955.  
  1956.     sales_rep                Sales rep, district, or VAR assigned to
  1957.                              lead.
  1958.  
  1959.     option 1, 2, 3           User-defined options.
  1960.  
  1961.     size                     Size of the facility.
  1962.  
  1963.     mail_list                All lists on which this prospect's name
  1964.                              appears (separate them with periods).  For
  1965.                              example, MMIS.EMG.ETS means the
  1966.                              name is on the MMIS, EMG, and ETS
  1967.                              lists.
  1968.  
  1969.  
  1970. Selected Menu Options
  1971.  
  1972.     [m]    mail              Opens a window to allow you to enter text
  1973.                              that can be inserted into a Mail Merge
  1974.                              document by using the [mail] code. TRACKING SOFTWARE SUPPORT
  1975.  
  1976. The Software Support record lets you keep up with the technical
  1977. support purchased by each client for each software product.
  1978.  
  1979.  
  1980.     From the Sales and Marketing menu:
  1981.  
  1982.         ■  Select:           [2] Software Support
  1983.  
  1984. ╔════════════════  SOFTWARE SUPPORT RECORD - SCREEN 1 OF 2  ═══════════════════╗
  1985. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  1986. ║12340001                                                                      ║
  1987. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  1988. ║    SERIAL NUMBER                                                             ║
  1989. ║    CLIENT                                                                    ║
  1990. ║    PRODUCT                                                                   ║
  1991. ║    SALE DATE           /  /                                                  ║
  1992. ║                                                                              ║
  1993. ║    SUPPORT? [Y/N]                                                            ║
  1994. ║    PURCHASED SUPPORT   /  /                                                  ║
  1995. ║    EXPIRATION DATE     /  /       <EXPIRED>                                  ║
  1996. ║    LAST PAID UPDATE    /  /                                                  ║
  1997. ║    LAST UPDATE         /  /                                                  ║
  1998. ║    ORIGINAL SALES $      0.00                                                ║
  1999. ║    YEARLY SUPPORT $      0.00                                                ║
  2000. ║                                                                              ║
  2001. ║                                                                              ║
  2002. ║                                                                              ║
  2003. ║                                                                              ║
  2004. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2005. Empty file.                                                                     
  2006.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  2007.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Quit]      [─┘] more         
  2008.  
  2009.  
  2010.  
  2011. Selected Menu Option
  2012.  
  2013.     [─┘]  more              Displays other menu options:
  2014.  
  2015.   [1 - clients]  [3 - products] [5 - problems]  [7 - questions]                 
  2016.   [2 - support]  [4 - invoice]  [6 - contacts]                                  
  2017. TRACKING PRODUCTS
  2018.  
  2019. The Product database maintains detailed records of every software
  2020. product you sell.
  2021.  
  2022.  
  2023.     From the Sales and Marketing menu:
  2024.  
  2025.         ■  Select:           [3] Products       
  2026.  
  2027. ╔═════════════════════════════  PRODUCT DATABASE  ═════════════════════════════╗
  2028. ║PRODUCT  DESCRIPTION                              DEPARTMENT                  ║
  2029. ║ABC      ABC Software Mgmt System                                             ║
  2030. ║Price (license)       0 90 day Support, 30 day Guarantee      OWNER           ║
  2031. ║Source                0 requires source support                               ║
  2032. ║Demo                  0 Full System, 50 record maximum        %  0.0 Comm?    ║
  2033. ║Support (year)        0 Same day Phone (9-5), 3 Updates/Year, 48 hr. ship fix.║
  2034. ║Support (source)      0 Programming Assistance                                ║
  2035. ║Update                0 Update charge if not on support       Fiscal Yr Start ║
  2036. ║90 Day Trial        125 Includes support and license            /  /          ║
  2037. ║Lease 24     0 36    0  Includes support and license (2 year min)         0   ║
  2038. ║    ╔═Pricing Comments:═══════════════════════════════════════════════════╗   ║
  2039. ║    ║                                                                     ║   ║
  2040. ║    ║                                                                     ║   ║
  2041. ║    ║                                                                     ║   ║
  2042. ║    ║                                                                     ║   ║
  2043. ║    ║                                                                     ║   ║
  2044. ║    ║                                                                     ║   ║
  2045. ║    ║                                                                     ║   ║
  2046. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  2047. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2048.                                                                                 
  2049.    [Find]    [Add]    [Edit]   [Delete]  [Recall]  [/] Up/Down                
  2050.    [Browse]  [Order]  [Count]  [List]    [Quit]    [Sub Products]  [─┘] More   
  2051.  
  2052.  
  2053. Selected Menu Options
  2054.  
  2055.     [─┘]  more              Displays other menu options:
  2056.  
  2057.   [1 - clients]  [3 - label]    [5 - problems]  [7 - questions]   [9-support]   
  2058.   [2 - support]  [4 - invoice]  [6 - contacts]  [8 - competitors]               
  2059.         [s]sub products      Lets you enter information about any
  2060.                              subproducts that belong with this product.
  2061.  
  2062.                                                                         
  2063. ╔═════════════════════════════  PRODUCT DATABASE  ═════════════════════════════╗
  2064. ║PRODUCT  DESCRIPTION                              DEPARTMENT                  ║
  2065. ║ABC      ABC Software Mgmt System                                             ║
  2066. ║Price (license)       0 90 day Support, 30 day Guarantee      OWNER           ║
  2067. ║Source                0 requires source support                               ║
  2068. ║Demo                  0 Full System, 50 record maximum        %  0.0 Comm?    ║
  2069. ║Support (year)        0 Same day Phone (9-5), 3 Updates/Year, 48 hr. ship fix.║
  2070. ║Support (source)      0 Programming Assistance                                ║
  2071. ║Update                0 Update charge if not on support       Fiscal Yr Start ║
  2072. ╔═══════════════════════════════  SUB PRODUCTS  ═══════════════════════════════╗
  2073. ║  SUB  DESCRIPTION                              CURRENT STARTED   BUDGET    % ║
  2074. ║  ════ ════════════════════════════════════════ ═══════ ════════ ═════════ ═══║
  2075. ║                                                                              ║
  2076. ║                                                                              ║
  2077. ║                                                                              ║
  2078. ║                                                                              ║
  2079. ║                                                                              ║
  2080. ║                                                                              ║
  2081. ║                                                                              ║
  2082. ║                                                                              ║
  2083. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2084.                                                                                 
  2085.      [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/] Up/Down  [Esc]    
  2086.                                                                                 
  2087.  
  2088.                                                                         
  2089.  
  2090. CREATING INVOICES
  2091.  
  2092. Invoices can be created using two methods:
  2093.  
  2094. Method A: Creating invoices "on the fly"
  2095.  
  2096.     1.  Open the appropriate Client file.
  2097.     2.  Select [4] Invoice.
  2098.     3.  Select [A] Add to add an Invoice.  Enter all information
  2099.         except the invoice amount.
  2100.     4.  Select [8] Detail.  Enter sufficient detail about the invoice rate,
  2101.         hours, project, sub project, dept, and batch.  (Batch="MMXX"
  2102.         where MM is the month.  For example, enter 01XX for an
  2103.         invoice created in January.)  Enter Y if a royalty is to be paid.
  2104.     5.  Return to the Invoice screen.
  2105.     6.  Select [L] List to print one or more copies of the invoice.
  2106.  
  2107.  
  2108. Method B: Creating invoices from timesheets
  2109.  
  2110.     1.  Key the timesheets using a separate batch number for each
  2111.         employee. 
  2112.     2.  Print the Proof listing to verify that time was entered correctly.
  2113.     3.  List the items to be billed. 
  2114.     4.  Print the Weekly report (or Monthly report).
  2115.     5.  Generate invoices.  For each invoice to be created:
  2116.            ■   Add an invoice.
  2117.            ■   Set project and subproject to equal the projects from
  2118.                the timesheet to put on the invoice.
  2119.            ■   Select [G] Gather to get any "non-invoiced" billings and
  2120.                attach them to the invoice. 
  2121.            ■   Print the invoice.
  2122.  
  2123.  
  2124.  
  2125. To open the Invoice file:
  2126.  
  2127.     From the Sales and Marketing menu:
  2128.  
  2129.         ■  Select:           [4] Invoices                                   
  2130.  
  2131. ╔═════════════════════════════════  INVOICES  ═════════════════════════════════╗
  2132. ║                                                                              ║
  2133. ║INVOICE # DATE     PRODUCT  PROGRAM DESCRIPTION                               ║
  2134. ║            /  /                                                              ║
  2135. ║                                                                              ║
  2136. ║CLIENT #                                                                      ║
  2137. ║PO #                                                                          ║
  2138. ║DESCRIP                                                                       ║
  2139. ║DONEBY    N                                                                   ║
  2140. ║COMMENTS                                                                      ║
  2141. ║ADDR_TYPE                                (   )   -                            ║
  2142. ║                                                                              ║
  2143. ║AMOUNT      PAID?    DATE        AMOUNT PAID                                  ║
  2144. ║     0.00   N          /  /           0.00                                    ║
  2145. ║                                                                              ║
  2146. ║CREDIT #               EXP. DATE  NAME                             AUTHORIZE  ║
  2147. ║                            /                                                 ║
  2148. ║                                                                              ║
  2149. ║                          EXP. INITIAL DATE                                   ║
  2150. ║                            /                                                 ║
  2151. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2152. Empty file.                                                                     
  2153.     [Find]    [Add]    [Edit]   [Delete]  [Recall]  [/] Up/Down               
  2154.     [Browse]  [Order]  [Count]  [List]    [Quit]    [Gather]       [─┘] more   
  2155.  
  2156. Selected Menu Options
  2157.  
  2158.     [g] gather               Gathers related time and billing
  2159.                              information.
  2160.  
  2161.     [─┘]  more              Displays other menu options:
  2162.  
  2163.   [1 - clients]  [3 - products] [5 - problems]  [7 - questions]                 
  2164.   [2 - support]  [4 - invoice]  [6 - contacts]  [8 - detail   ]         TRACKING PROBLEMS
  2165.  
  2166. The Error Tracking screen lets you keep records of software problems
  2167. and solutions.
  2168.  
  2169.  
  2170.     From the Sales and Marketing menu:
  2171.  
  2172.         ■  Select:           [5] Problems, Error Log, and Tracking    
  2173.            
  2174. ╔═══════════════  SOFTWARE SUPPORT - ERROR TRACKING  PAGE 1 OF 2═══════════════╗
  2175. ║                                                                              ║
  2176. ║                                          ,                                   ║
  2177. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2178. ║CLIENT                                                                        ║
  2179. ║SERIAL_NUM                                                                    ║
  2180. ║PRODUCT                                                                       ║
  2181. ║CALL RCVD      /  /                                                           ║
  2182. ║SUPP STARTED   /  /                                                           ║
  2183. ║RESOLVED       /  /                                                           ║
  2184. ║DESCRIPTION                                                                   ║
  2185. ║DONEBY                                                                        ║
  2186. ║ACTION                                                                        ║
  2187. ║INVOICE      N                                                                ║
  2188. ║KEYWORDS                                                                      ║
  2189. ║                                                                              ║
  2190. ║                                                                              ║
  2191. ║                                                                              ║
  2192. ║                                                                              ║
  2193. ║                                                                              ║
  2194. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2195. Empty file.                                                                     
  2196.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  2197.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Quit]                         
  2198.                    
  2199.  
  2200. Page 2
  2201.  
  2202. ╔═══════════════  SOFTWARE SUPPORT - ERROR TRACKING  PAGE 2 OF 2═══════════════╗
  2203. ║    ╔═Error Message and Background:═══════════════════════════════════════╗   ║
  2204. ║    ║                                                                     ║   ║
  2205. ║    ║                                                                     ║   ║
  2206. ║    ║                                                                     ║   ║
  2207. ║    ║                                                                     ║   ║
  2208. ║    ║                                                                     ║   ║
  2209. ║    ║                                                                     ║   ║
  2210. ║    ║                                                                     ║   ║
  2211. ║    ║                                                                     ║   ║
  2212. ║ Ctrl-G Delete Char   Ctrl-T Delete Word   Ctrl-Y Delete Line   Ctrl-W Save   ║
  2213. ║    ╔═Solution, How to Fix the Problem:═══════════════════════════════════╗   ║
  2214. ║    ║                                                                     ║   ║
  2215. ║    ║                                                                     ║   ║
  2216. ║    ║                                                                     ║   ║
  2217. ║    ║                                                                     ║   ║
  2218. ║    ║                                                                     ║   ║
  2219. ║    ║                                                                     ║   ║
  2220. ║    ║                                                                     ║   ║
  2221. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  2222. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2223.                                                                                 
  2224.                                                                                 
  2225.                                                                                 
  2226. TRACKING CONTACT WITH PROSPECTS
  2227.  
  2228. The Prospect Contacts File lets you record each contact with each
  2229. prospective client.
  2230.  
  2231.  
  2232.     From the Sales and Marketing menu:
  2233.  
  2234.         ■  Select:           [6] Prospect Contacts                       
  2235.                                                                    
  2236. ╔══════════════════════════  PROSPECT CONTACTS FILE  ══════════════════════════╗
  2237. ║                                                                              ║
  2238. ║ CLIENT   T CONTACTED    DATE   PRODUCT  DESCRIPTION                          ║
  2239. ║ ════════ ═ ══════════ ════════ ════════ ═════════════════════════════════════║
  2240. ║ DROEGE   P TOM        02/08/89 ETS      Left Message to Call Back            ║
  2241. ║ DROEGE   I TOM        09/29/89 ETS      Called Back, interested in DEMO      ║
  2242. ║ DROEGE   L TOM        09/30/89 ETS      Sent Demo with Cover Letter          ║
  2243. ║ DROEGE   P TOM        10/15/89 ETS      Called to followup Demo              ║
  2244. ║ DROEGE   L TOM        10/16/89 ETS      Sent Proposal                        ║
  2245. ║                                                                              ║
  2246. ║                                                                              ║
  2247. ║                                                                              ║
  2248. ║                                                                              ║
  2249. ║                                                                              ║
  2250. ║                                                                              ║
  2251. ║                                                                              ║
  2252. ║                                                                              ║
  2253. ║                                                                              ║
  2254. ║                                                                              ║
  2255. ║                                                                              ║
  2256. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2257.                                                                                 
  2258. [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [Order]  [/]Up/Down  [Esc]
  2259.  [1 - clnt] [2 - supp] [3 - prod] [4 - inv] [5 - prob] [6 - cont] [7 - quest]  
  2260.  
  2261.  
  2262. Selected Field
  2263.  
  2264.     t          Type of contact (P=phone outgoing; I=phone incoming;
  2265.                L=letter).
  2266.  
  2267.  
  2268.  
  2269. Selected Menu Options
  2270.  
  2271.     [1] clnt          Opens the Clients and Prospects file.
  2272.  
  2273.     [2] supp          Opens the Software Support file.
  2274.  
  2275.     [3] prod          Opens the Products file.
  2276.     
  2277.     [4] inv           Opens the Invoices file.
  2278.  
  2279.     [5] prob          Opens the Problems, Error Log, and Tracking
  2280.                       file.
  2281.  
  2282.     [6] cont          Opens the Prospect Contacts file.
  2283.  
  2284.     [7] quest         Opens the Prospect Questions file.
  2285.  
  2286.  
  2287. Note: These are the same menu options available at the Sales and
  2288. Marketing menu.  They appear here and on other screens to save you
  2289. keystrokes. RECORDING QUESTIONS FROM PROSPECTS
  2290.  
  2291. The Typical Marketing/Sales Questions screen gives you a place to
  2292. make a note of questions that people often ask about your software
  2293. products.
  2294.  
  2295.  
  2296.     From the Sales and Marketing menu:
  2297.  
  2298.         ■  Select:           [7] Prospect Questions                      
  2299.            
  2300. ╔══════════════════  SellMore Software Demonstration System  ══════════════════╗
  2301. ║ USER: USER                                                       STATION:  9 ║
  2302. ║ v 12-01-90                   SALES AND MARKETING                 MEMORY:  77 ║
  2303. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2304. ║                                                                              ║
  2305. ║                                                                              ║
  2306. ╔════════════════════  TYPICAL MARKETING / SALES QUESTIONS  ═══════════════════╗
  2307. ║                                                                              ║
  2308. ║                                                                              ║
  2309. ║                                                                              ║
  2310. ║                                                                              ║
  2311. ║                                                                              ║
  2312. ║                                                                              ║
  2313. ║                                                                              ║
  2314. ║                                                                              ║
  2315. ║                                                                              ║
  2316. ║                                                                              ║
  2317. ║                                                                              ║
  2318. ║                                                                              ║
  2319. ║                                                                              ║
  2320. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2321. Empty file.                                                                     
  2322.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/ Up/Down]      
  2323.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Esc]       [─┘] more            
  2324.                                                           
  2325.  
  2326.  
  2327. Selected Menu Option
  2328.  
  2329.     [─┘]  more              Displays other menu options:
  2330.  
  2331.   [1 - clients]  [3 - products] [5 - problems]  [7 - questions]    [9 - Merge]  
  2332.   [2 - support]  [4 - invoice]  [6 - contacts]  [8 - global repl]  [noTes]       MAIL MERGE FORMS
  2333.  
  2334. The Mail Merge Documents screen lists all of your Mail Merge
  2335. documents.
  2336.  
  2337.  
  2338.     From the Sales and Marketing menu:
  2339.  
  2340.         ■  Select:           [8] MailMerge Forms
  2341.                                                                        
  2342. ╔════════════════════  MAIL MERGE DOCUMENTS (FORM LETTERS)  ═══════════════════╗
  2343. ║                                                                              ║
  2344. ║       CODE DESCRIPTION                                                       ║
  2345. ║       ════ ════════════════════════════════════════════════════════════      ║
  2346. ║       001  CONTAINS VALID MAIL MERGE FUNCTIONS                               ║
  2347. ║       002  SAMPLE BUSINESS LETTER TO CLIENT                                  ║
  2348. ║       003  JUST ADDRESS                                                      ║
  2349. ║       004  SAMPLE BUSINESS LETTER TO COMPANY                                 ║
  2350. ║       073  MODEL           INSTALLATION INSTRUCTIONS                         ║
  2351. ║       096  MODEL           UPDATE INSTRUCTIONS (INCREMENTAL)                 ║
  2352. ║       097  MODEL           TRIAL COVER LETTER                                ║
  2353. ║       111  MODEL           SYSTEM SOLD COVER LETTER                          ║
  2354. ║       114  MODEL           NEWS RELEASE                                      ║
  2355. ║                                                                              ║
  2356. ║                                                                              ║
  2357. ║                                                                              ║
  2358. ║                                                                              ║
  2359. ║                                                                              ║
  2360. ║                                                                              ║
  2361. ║                                                                              ║
  2362. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2363.                                                                                 
  2364.      [Find]  [Add]  [Edit]  [Del]  [Recall]  [List]  [/ Up/Down]  [Order]     
  2365.      [Copy]         [Pack]         [Import]                                     
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369. Selected Menu Option
  2370.  
  2371.     [I] import               Imports a file to be used as a Mail Merge
  2372.                              document.
  2373. COMPANY DATABASE
  2374.  
  2375. The Company Database contains records on each company with which
  2376. you do business.
  2377.  
  2378.  
  2379.     From the Sales and Marketing menu:
  2380.  
  2381.         ■  Select:           [9] Company Database
  2382.  
  2383. ╔═════════════════════════════  COMPANY DATABASE  ═════════════════════════════╗
  2384. ║          COMPANY# COMPANY NAME                                               ║
  2385. ║          HOSP0001 Foothills Hospital                                         ║
  2386. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2387. ║          ADD1     1403 - 29th St. N.W.                                       ║
  2388. ║          ADD2                                                                ║
  2389. ║          CITY     Calgary                                                    ║
  2390. ║          STATE    AB                                                         ║
  2391. ║          ZIP                                                                 ║
  2392. ║          COUNTRY                                                             ║
  2393. ║                                                                              ║
  2394. ║          WORK PHONE    FAX PHONE                                             ║
  2395. ║          (403)270-2487 (   )   -                                             ║
  2396. ║                                                                              ║
  2397. ║          SIZE1   SIZE2  RATING  SALES_REP  OPTION1    OPTION2                ║
  2398. ║             2       0                                                        ║
  2399. ║                                                                              ║
  2400. ║                                                                              ║
  2401. ║                                                                              ║
  2402. ║                                                                              ║
  2403. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2404.                                                                                 
  2405.        [Find]     [Add]     [Edit]    [Delete]   [Recall]   [/] Up/Down       
  2406.        [Browse]   [Order]   [Count]   [List]     [Quit]     [─┘] more          
  2407.  
  2408.  
  2409.  
  2410. Selected Fields
  2411.  
  2412.     size 1/2                 Company size.
  2413.  
  2414.     
  2415. CHAPTER 5
  2416.  
  2417. A TYPICAL DAY
  2418.  
  2419.  
  2420. The way you use the Sales and Marketing module's features will be
  2421. clearer if we look at the way they are used during a typical day.
  2422.  
  2423. On the following pages, five routine activities involving the Clients and
  2424. Prospects file will be explained:
  2425.  
  2426.     1:  Recording a telemarketing contact.
  2427.     2:  Creating a support record.
  2428.     3:  Creating and printing an invoice.
  2429.     4:  Creating a MailMerge letter.
  2430.     5:  Sending single or mass letters.
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.      1: RECORDING A TELEMARKETING CONTACT
  2435.  
  2436. On a typical day, you will call a number of clients and prospects.  The
  2437. Sell More Software program can help you to organize your work and
  2438. automate many time consuming tasks.
  2439.  
  2440.  
  2441. Preparing for Your Calls
  2442.  
  2443. Preparing for your calls involves five steps:
  2444.  
  2445. 1. Find out which clients and prospects you need to contact today. 
  2446. Start by opening the Clients and Prospects file.
  2447.  
  2448.  
  2449.     From the Sales and Marketing menu:
  2450.  
  2451.         ■  Select:           [1] Clients and Prospects                     
  2452.                                                                               
  2453. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 1 of 2)  ═══════════════════╗
  2454. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  2455. ║SPON0004 Porzak               Jim             Bytel Corporation               ║
  2456. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2457. ║SHIP1   1029 Solano Avenue               DEPT                                 ║
  2458. ║SHIP2                                   BILL1                                 ║
  2459. ║CITY    Berkeley                        BILL2                                 ║
  2460. ║STATE   CA                               CITY                                 ║
  2461. ║ZIP     94706                           STATE                                 ║
  2462. ║COUNTRY                                   ZIP               COMPNO            ║
  2463. ║                                                                              ║
  2464. ║WORK PHONE    EXT  HOME PHONE    FAX PHONE     SALU INFORMAL NAME             ║
  2465. ║(415)527-1157      (   )   -     (   )   -     Mr.                            ║
  2466. ║                                                                              ║
  2467. ║TITLE                                     SECRETARY             SIZE          ║
  2468. ║Vice President of Sales and Marketing     Genifer                  0          ║
  2469. ║                                                                              ║
  2470. ║PO NUMBER         LAST EDIT    MAILING LISTS                                  ║
  2471. ║                  08/15/90     COMP                                           ║
  2472. ║                                                                              ║
  2473. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2474.                                                                                 
  2475.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [Memo]  [$-SalesRep]  [/] Up/Down 
  2476.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] more  2. Now check the next marketing step.
  2477.  
  2478.         ■  Select:           [N] Next
  2479.  
  2480. ║                                                                              ║
  2481. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2482.                                                                                 
  2483.                                                                                 
  2484. Product Code       08/08/90                                                     
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488. Entering the Product Code brings up the first record in the database:
  2489.  
  2490. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 1 of 2)  ═══════════════════╗
  2491. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  2492. ║SPON0073 Brentnall            Savannah        Nantucket Corporation           ║
  2493. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2494. ║SHIP1   12555 W. Jefferson Blvd.         DEPT                                 ║
  2495. ║SHIP2   Suite 300                       BILL1                                 ║
  2496. ║CITY    Los Angeles                     BILL2  Telex 650-2574125              ║
  2497. ║STATE   CA                               CITY                                 ║
  2498. ║ZIP     90066                           STATE                                 ║
  2499. ║COUNTRY                                   ZIP              COMPNO             ║
  2500. ║                                                                              ║
  2501. ║WORK PHONE    EXT  HOME PHONE    FAX PHONE     SALU INFORMAL NAME             ║
  2502. ║(213)390-7923      (213)397-5469 (   )   -     Ms.                            ║
  2503. ║                                                                              ║
  2504. ║TITLE                                     SECRETARY             SIZE          ║
  2505. ║                                                                   0          ║
  2506. ║                                                                              ║
  2507. ║PO NUMBER         LAST EDIT    MAILING LISTS                                  ║
  2508. ║                  08/14/90     COMP.                                          ║
  2509. ║                                                                              ║
  2510. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2511.                                                                                 
  2512.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [Memo]  [$-SalesRep]  [/] Up/Down 
  2513.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] more 
  2514.  
  2515.  
  2516. 3. Select the record of the first client you want to call:
  2517.  
  2518.         ■  Press:            [Down Arrow] until the desired record is
  2519.                              displayed.
  2520.         
  2521.         Or:
  2522.  
  2523.         ■  Select:           [B] Browse, and then select the desired
  2524.                              record.
  2525.  
  2526.  
  2527. The first page of the record will be displayed.  
  2528.  
  2529. 4. Now review notes on the client on the second page of the record:
  2530.  
  2531.         ■  Press:            [PgDn]
  2532.  
  2533. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 2 of 2)  ═══════════════════╗
  2534. ║12340001                                                                      ║
  2535. ║TITLE                                CITY                      STATE          ║
  2536. ║WORK               EXT      HOME               SEC                            ║
  2537. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2538. ║  DATE   NEXT STEP                                TIME RT NT SOURCE           ║
  2539. ║  /  /                                                    N                   ║
  2540. ║                                                                              ║
  2541. ║METHOD   SALES_REP USER       OPTION1        2        3        SIZE    0      ║
  2542. ║MAIL_LIST                                                                     ║
  2543. ║    ╔═NOTES:══════════════════════════════════════════════════════════════╗   ║
  2544. ║    ║                                                                     ║   ║
  2545. ║    ║                                                                     ║   ║
  2546. ║    ║                                                                     ║   ║
  2547. ║    ║                                                                     ║   ║
  2548. ║    ║                                                                     ║   ║
  2549. ║    ║                                                                     ║   ║
  2550. ║    ║                                                                     ║   ║
  2551. ║    ║                                                                     ║   ║
  2552. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  2553. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2554.                                                                                 
  2555.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [Mail]  [$-SalesRep]  [/] Up/Down 
  2556.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] More
  2557.  
  2558.                                                                                5. Now review your recent contacts with the client.
  2559.  
  2560.  
  2561.         ■  Select:           [6] Contacts
  2562.  
  2563.                          ┌────── Select Option ──────┐                          
  2564.                          │ 1. Contact Summary        │                          
  2565.                          │ 2. Maintain Contacts File │                           
  2566.                          └───────────────────────────┘                            
  2567.                                                                                 
  2568.  
  2569.         ■  Select:           [2] Maintain Contacts File
  2570.  
  2571. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 2 of 2)  ═══════════════════╗
  2572. ║12340001                                                                      ║
  2573. ║TITLE                                CITY                      STATE          ║
  2574. ║WORK               EXT      HOME               SEC                            ║
  2575. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2576. ║  DATE   NEXT STEP                                TIME RT NT SOURCE           ║
  2577. ║  /  /                                                    N                   ║
  2578. ╔═════════════════════════════════  CONTACTS  ═════════════════════════════════╗
  2579. ║ CLIENT   T CONTACTED    DATE   PRODUCT  DESCRIPTION                          ║
  2580. ║ ════════ ═ ══════════ ════════ ════════ ═════════════════════════════════════║
  2581. ║                                                                              ║
  2582. ║                                                                              ║
  2583. ║                                                                              ║
  2584. ║                                                                              ║
  2585. ║                                                                              ║
  2586. ║                                                                              ║
  2587. ║                                                                              ║
  2588. ║                                                                              ║
  2589. ║                                                                              ║
  2590. ║                                                                              ║
  2591. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2592.                                                                                 
  2593.      [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/] Up/Down  [Esc]    
  2594.    [1 - Clnt] [2 - Supp] [3 - Sys] [4 - Inv] [5 - Prob] [6 - Cont] [7 - Quest]  
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.  
  2600.  
  2601. Recording the Call
  2602.  
  2603. After making the call, you will want to make a record of it.
  2604.  
  2605.  
  2606. To create a record of the contact:
  2607.  
  2608.         ■  Press:            [Esc]
  2609.  
  2610.         ■  Select:           [E] Edit
  2611.  
  2612. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 2 of 2)  ═══════════════════╗
  2613. ║12340001                                                                      ║
  2614. ║TITLE                                CITY                      STATE          ║
  2615. ║WORK               EXT      HOME               SEC                            ║
  2616. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2617. ║  DATE   NEXT STEP                                TIME RT NT SOURCE           ║
  2618. ║  /  /                                                    N                   ║
  2619. ║                                                                              ║
  2620. ║METHOD   SALES_REP USER       OPTION1        2        3        SIZE    0      ║
  2621. ║MAIL_LIST                                                                     ║
  2622. ║    ╔═NOTES:══════════════════════════════════════════════════════════════╗   ║
  2623. ║    ║                                                                     ║   ║
  2624. ║    ║                                                                     ║   ║
  2625. ║    ║                                                                     ║   ║
  2626. ║    ║                                                                     ║   ║
  2627. ║    ║                                                                     ║   ║
  2628. ║    ║                                                                     ║   ║
  2629. ║    ║                                                                     ║   ║
  2630. ║    ║                                                                     ║   ║
  2631. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  2632. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2633.                                                                                 
  2634. Do you want to add a contact?  N                                                
  2635.                                                                                 
  2636.                                                                               
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640. At the bottom of the screen, you are asked if you want to add a
  2641. contact.
  2642.  
  2643. To add a contact:
  2644.  
  2645.         ■  Type:             [Y] Yes
  2646.  
  2647.  
  2648. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  2649. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2650.                                                                                 
  2651.   Client-- T Doneby---- --Date-- Product- Description of Contact--------------- 
  2652.   SPON0073 P ROBERT     08/15/90                                                
  2653.  
  2654.  
  2655.  
  2656. At the bottom of the screen, you are prompted for the product and
  2657. a brief description of the contact.
  2658.  
  2659. Then you will be asked if you want to edit the Note before
  2660. continuing.  If you answer N (No), the cursor will jump to the DATE
  2661. field.  If you answer Y (Yes), the cursor will jump to the Notes box. 
  2662. After you enter your notes and press [Ctrl-W] to save them, the
  2663. cursor will jump to the DATE field. 
  2664. 2: CREATING A SUPPORT RECORD
  2665.  
  2666. When a call results in a sale, you need to immediately create a
  2667. support record for the sold system.  
  2668.  
  2669.  
  2670.     At the Clients and Prospects screen:
  2671.  
  2672.         ■  Select:           [2] Support
  2673.  
  2674.  
  2675. If this purchase is the first by this client, the system will beep twice
  2676. and display a blank support record.  
  2677.  
  2678.  
  2679. ╔═══════════════════════════ SOFTWARE SUPPORT RECORD  ═════════════════════════╗
  2680. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  2681. ║SPON0004 Porzak               Jim             Bytel Corporation               ║
  2682. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2683. ║    SERIAL NUMBER                      F                                      ║
  2684. ║    CLIENT                                                                    ║
  2685. ║    PRODUCT                                                                   ║
  2686. ║    SALE DATE           /  /                                                  ║
  2687. ║                                                                              ║
  2688. ║    SUPPORT? [Y/N]                                                            ║
  2689. ║    PURCHASED SUPPORT   /  /                                                  ║
  2690. ║    EXPIRATION DATE     /  /       <EXPIRED>   /  /                           ║
  2691. ║    LAST PAID UPDATE    /  /                                                  ║
  2692. ║    LAST UPDATE         /  /                                                  ║
  2693. ║    ORIGINAL SALES $      0.00                                                ║
  2694. ║    YEARLY SUPPORT $      0.00                                                ║
  2695. ║                                                                              ║
  2696. ║                                                                              ║
  2697. ║                                                                              ║
  2698. ║                                                                              ║
  2699. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2700. Empty file.                                                                     
  2701.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  2702.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Quit]      [─┘] More         
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707. To add a new record:
  2708.  
  2709.         ■  Select:           [A] Add
  2710.  
  2711. ╔══════════════════════════  SOFTWARE SUPPORT RECORD  ═════════════════════════╗
  2712. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  2713. ║                                                                              ║
  2714. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2715. ║                                                                              ║
  2716. ║                                                                              ║
  2717. ║                                                                              ║
  2718. ║                                                                              ║
  2719. ║                                                                              ║
  2720. ║                                                                              ║
  2721. ║                                                                              ║
  2722. ║                                                                              ║
  2723. ║                                                                              ║
  2724. ║                                                                              ║
  2725. ║                                                                              ║
  2726. ║                                                                              ║
  2727. ║                                                                              ║
  2728. ║                                                                              ║
  2729. ║                                                                              ║
  2730. ║                                                                              ║
  2731. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2732.                                                                                 
  2733. Prefixes: [Free] [Demo] [Ninety Day] [Exe] [Refund] [Source] [Object] [Beta]    
  2734. Serial Number Prefix                                                             
  2735.  
  2736.  
  2737. The prompt at the bottom of the screen asks for the Serial Prefix
  2738. number.  The first four characters represent the product.  The fifth
  2739. character is the first letter of any one of the prefixes shown at the
  2740. bottom of the screen.  
  2741.  
  2742. For example, if you sold a demonstration disk (Demo) for the system
  2743. whose code is ASPH, you would enter ASPHD.
  2744.  
  2745. Then a software support record is created with some of the fields
  2746. automatically filled.
  2747.  
  2748.                                                                       
  2749. ╔════════════════  SOFTWARE SUPPORT RECORD - SCREEN 1 OF 2  ═══════════════════╗
  2750. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  2751. ║SPON0004 Porzak               Jim             Bytel Corporation               ║
  2752. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2753. ║    SERIAL NUMBER     ASPHD001         ***DEMO***                             ║
  2754. ║    CLIENT            SPON0004    Porzak, Jim                                 ║
  2755. ║    PROJECT                                                                   ║
  2756. ║    SALE DATE         08/17/90                                                ║
  2757. ║                                                                              ║
  2758. ║    SUPPORT? [Y/N]                                                            ║
  2759. ║    PURCHASED SUPPORT   /  /                                                  ║
  2760. ║    EXPIRATION DATE   11/25/90     Support good till 11/25/90                 ║
  2761. ║    LAST PAID UPDATE    /  /                                                  ║
  2762. ║    LAST UPDATE         /  /                                                  ║
  2763. ║    ORIGINAL SALES $      0.00                                                ║
  2764. ║    YEARLY SUPPORT $      0.00                                                ║
  2765. ║                                                                              ║
  2766. ║                                                                              ║
  2767. ║                                                                              ║
  2768. ║                                                                              ║
  2769. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2770.                                                                                 
  2771. Serial Number.                                                                  
  2772.                                                                                 
  2773.  
  2774. After completing these fields, you will see another screen for entering
  2775. other details (see the following page). Page 2:
  2776.                                                                       
  2777. ╔════════════════  SOFTWARE SUPPORT RECORD - SCREEN 2 OF 2  ═══════════════════╗
  2778. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  2779. ║SPON0004 Porzak               Jim             Bytel Corporation               ║
  2780. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2781. ║SYSTEM                        AUTOEXEC                                        ║ 
  2782. ║BUFFERS                       MEMORY                                          ║
  2783. ║FILES                         PRINTER                                         ║
  2784. ║DEVICE                        EMULATION                                       ║
  2785. ║OTHER                         NETWORK                                         ║
  2786. ║DOSVERSION                    DISKTYPE                                        ║
  2787. ║DOSTYPE                                                                       ║
  2788. ║                                                                              ║
  2789. ║                                                                              ║
  2790. ║                                                                              ║
  2791. ║                                                                              ║
  2792. ║                                                                              ║
  2793. ║                                                                              ║
  2794. ║                                                                              ║
  2795. ║                                                                              ║
  2796. ║                                                                              ║
  2797. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2798.                                                                                 
  2799. System Name                                                                         
  2800.       
  2801.                                                                                 
  2802.  
  2803. Finally, a window will open to allow you to enter notes:
  2804.                                                                        
  2805. ║    ╔═NOTES:══════════════════════════════════════════════════════════════╗   ║
  2806. ║    ║                                                                     ║   ║
  2807. ║    ║                                                                     ║   ║
  2808. ║    ║                                                                     ║   ║
  2809. ║    ║                                                                     ║   ║
  2810. ║    ║                                                                     ║   ║
  2811. ║    ║                                                                     ║   ║
  2812. ║    ║                                                                     ║   ║
  2813. ║    ╚═════════DEL CHAR ^G   DEL WORD ^T   DEL LINE ^Y   SAVE ^W═══════════╝   ║
  2814. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2815.                                                                                 
  2816.                                                                                 
  2817.                                                                                 
  2818.  
  2819. After entering notes:
  2820.  
  2821.         ■  Press:            [Ctrl-W]
  2822. 3: CREATING AN INVOICE
  2823.  
  2824. After creating the support record, you are ready to create the invoice. 
  2825. Four steps are involved.
  2826.  
  2827.  
  2828. 1.  At the Software Support screen:
  2829.  
  2830.         ■  Select:           [4] Invoice
  2831.                                                                        
  2832. ╔═════════════════════════════════  INVOICES  ═════════════════════════════════╗
  2833. ║                                                                              ║
  2834. ║INVOICE # DATE     PROJECT  PROGRAM DESCRIPTION                               ║
  2835. ║            /  /                                                              ║
  2836. ║                                                                              ║
  2837. ║CLIENT #                                                                      ║
  2838. ║PO #                                                                          ║
  2839. ║DESCRIP                                                                       ║
  2840. ║DONEBY    N                                                                   ║
  2841. ║COMMENTS                                                                      ║
  2842. ║ADDR_TYPE                                (   )   -                            ║
  2843. ║                                                                              ║
  2844. ║AMOUNT      TAX        PAID?    DATE        AMOUNT PAID                       ║
  2845. ║     0.00      0.00    N          /  /           0.00                         ║
  2846. ║                                                                              ║
  2847. ║CREDIT #               EXP. DATE  NAME                             AUTHORIZE  ║
  2848. ║                            /                                                 ║
  2849. ║                                                                              ║
  2850. ║                          EXP. INITIAL DATE                                   ║
  2851. ║                            /                                                 ║
  2852. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2853. Empty file.                                                                     
  2854.     [Find]    [Add]    [Edit]   [Delete]  [Recall]  [/] Up/Down               
  2855.     [Browse]  [Order]  [Count]  [List]    [Quit]    [Gather]       [─┘] more   
  2856.  
  2857.  
  2858.  
  2859. 2.  To add a new record:
  2860.  
  2861.         ■  Select:           [A] Add                                      
  2862.                                                                              
  2863.              
  2864.                                                                                3.After completing the record, you must add the detail to the
  2865.     invoice.
  2866.  
  2867.  
  2868.         ■  Select:           [8] Detail
  2869.         ■  Select:           [A] Add
  2870.  
  2871. ╔═════════════════════════  BILLING DETAIL DATA ENTRY  ════════════════════════╗
  2872. ║[1-Switch to Products]  [2-Switch to Clients]                                 ║
  2873. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2874. ║                                                                              ║
  2875. ║  RATE    HOURS   PRODUCT  SUB  DPT DESCRIPTION                               ║
  2876. ║  ═══════ ═══════ ════════ ════ ═══ ════════════════════════════════════════  ║
  2877. ║   100.00    1.00 ABC           401 This is not taxable                       ║
  2878. ║   100.00    1.00 XYZ           401 This is taxable                           ║
  2879. ║                                                                              ║
  2880. ║                                                                              ║
  2881. ║                                                                              ║
  2882. ║                                                                              ║
  2883. ║                                                                              ║
  2884. ║                                                                              ║
  2885. ║                                                                              ║
  2886. ║                                                                              ║
  2887. ║                                                                              ║
  2888. ║                                                                              ║
  2889. ║                                                                              ║
  2890. ║                                                                              ║
  2891. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2892.                                                                                 
  2893.     [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/] Up/Down  [Quit]    
  2894.                                                                                 
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898. 4.  Now move the light bar to the desired invoice and press [Enter]. 
  2899.     You will then see the screen shown on the following page.
  2900.  
  2901.                                                                         
  2902.  
  2903.  
  2904. ╔═════════════════════════  BILLING DETAIL DATA ENTRY  ════════════════════════╗
  2905. ║[1-Switch to Products]  [2-Switch to Clients]                                 ║
  2906. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  2907. ║                                                                              ║
  2908. ║  RATE    HOURS   PRODUCT  SUB  DPT DESCRIPTION                               ║
  2909. ║  ═══════ ═══════ ════════ ════ ═══ ════════════════════════════════════════  ║
  2910. ║     0.00    0.00                                                             ║
  2911. ║  DATE 12/11/90 DONEBY            BATCH       NON-BILL F                      ║
  2912. ║  PAY ROYALTY N COMMISSION     0.00 OWNER                 ROYALTY     0.00    ║
  2913. ║                                                                              ║
  2914. ║                                                                              ║
  2915. ║                                                                              ║
  2916. ║                                                                              ║
  2917. ║                                                                              ║
  2918. ║                                                                              ║
  2919. ║                                                                              ║
  2920. ║                                                                              ║
  2921. ║                                                                              ║
  2922. ║                                                                              ║
  2923. ║                                                                              ║
  2924. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2925.                                                                                 
  2926. Rate, if not an hourly charge, enter the price of the software.                 
  2927.                                                                                 
  2928.                                                                               
  2929.  
  2930.                                                                               
  2931.  5. After completing the screen, you are ready to print the invoice. 
  2932.     You can choose to print either one or two copies of the invoice.
  2933.  
  2934.  
  2935.         ■  Select:           [L] List
  2936.                                                                        
  2937.                              ┌── Select Option ───┐                             
  2938.                              │ Print Two Invoices │                             
  2939.                              │ Print One Invoice  │                             
  2940.                              └────────────────────┘                             
  2941. 4: CREATING A MAIL MERGE LETTER
  2942.  
  2943.  
  2944. The MailMerge feature allows you to create and print letters to your
  2945. clients and prospects.  It eliminates the need to exit the program, load
  2946. WordPerfect, type the letter, and then return to the program.  There
  2947. is no limit to the number of documents you can save.
  2948.  
  2949.  
  2950.     From the Sales and Marketing menu:
  2951.  
  2952.         ■  Select:           [8] MailMerge Forms
  2953.                                                                               
  2954. ╔══════════════════════════   MAIL MERGE DOCUMENTS   ══════════════════════════╗
  2955. ║                                                                              ║
  2956. ║       CODE DESCRIPTION                                                       ║
  2957. ║       ════ ════════════════════════════════════════════════════════════      ║
  2958. ║       001  GENERAL LETTER USING "MAIL" TEXT (SCOTT MILLER)                   ║
  2959. ║       002  ACMI PRODUCT INFORMATION SHEET                                    ║
  2960. ║       003  FORMAL LETTER USING ONLY "MAIL" - THOMAS DROEGE, DCS              ║
  2961. ║       004  PERSONAL LETTER, THOMAS DROEGE                                    ║
  2962. ║       005  BUSINESS LETTER FROM BLAIR HILL                                   ║
  2963. ║       006  ETS FOLLOWUP LETTER                                               ║
  2964. ║       007  PERSONAL LETTER USING ONLY "MAIL" - THOMAS DROEGE, DCS            ║
  2965. ║       008  ETS COVER LETTER FOR DEMO DISK                                    ║
  2966. ║       009  BUSINESS LETTER FROM CHUCK SNYDER (DCS)                           ║
  2967. ║      *025  TEST OF LETTER WITH NAME, ADDRESS, INSTITUTION                    ║
  2968. ║                                                                              ║
  2969. ║                                                                              ║
  2970. ║                                                                              ║
  2971. ║                                                                              ║
  2972. ║                                                                              ║
  2973. ║                                                                              ║
  2974. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2975.                                                                                 
  2976. [Find]  [Add]  [Edit]  [Del]  [Recall]  [List]  [/]Up/Down  [Quit]  [Order]   
  2977. [Copy]         [Pack]         [Import]  Selected Menu Options
  2978.  
  2979.     [c] copy                 Copies the highlighted Mail Merge
  2980.                              document and gives the copy a new code
  2981.                              that you specify.
  2982.  
  2983.     [p] pack                 Compresses the database.
  2984.  
  2985.     [i] import                      Imports a text file to be used as a
  2986.                                     Mail Merge document.
  2987.  
  2988.  
  2989.  
  2990. The Anatomy of a Mail Merge Letter
  2991.  
  2992. The following example shows how codes are used to bring information
  2993. from the databases into the letter.  The most useful codes are
  2994. explained in the following pages.                                
  2995.                                                
  2996. ╔══════════════════════════   MAIL MERGE DOCUMENTS   ══════════════════════════╗
  2997. ║ ╔═Press Release Text:═══════════════════════════════════════════════════════╗║
  2998. ║ ║[ldate()]                                                                  ║║
  2999. ║ ║                                                                           ║║
  3000. ║ ║[salutation] [fname] [lname]                                               ║║
  3001. ║ ║[company]                                                                  ║║
  3002. ║ ║[add1]                                                                     ║║
  3003. ║ ║[add2()][city], [state] [zip]                                              ║║
  3004. ║ ║                                                                           ║║
  3005. ║ ║Dear [salutation] [lname]:                                                 ║║
  3006. ║ ║                                                                           ║║
  3007. ║ ║The accompanying brochure describes ETS (Educational Tracking System), a   ║║
  3008. ║ ║software program that was developed by Droege Computing Services to meet   ║║
  3009. ║ ║the needs of hospital Education and Training departments.  ETS, as the     ║║
  3010. ║ ║brochure details, has the features and capabilities necessary to save your ║║
  3011. ║ ║department an incredible amount of time.  This time savings translates     ║║
  3012. ║ ║into increased efficiency and a reduction in the resources necessary to    ║║
  3013. ║ ║administer your Education and Training Department.  [mail]                 ║║
  3014. ║ ║                                                                           ║║
  3015. ║ ╚════════════DEL CHAR ^G   DEL WORD ^T   DEL LINE ^Y   SAVE ^W══════════════╝║
  3016. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3017.                                                                                 
  3018.                                                                                 
  3019.                                                                               
  3020. Printing options:
  3021.  
  3022.     1:  The current prospect.
  3023.     2:  Prospects based on a condition, for example, all ETS
  3024.         prospects.
  3025.     3:  Change the margin and letter width (it automatically word
  3026.         wraps into your width).
  3027.     4:  Handles different printers and printer codes.
  3028.  
  3029.  
  3030.  
  3031. Mailmerge Functions and Options
  3032.  
  3033. Some of the more useful MailMerge codes are explained below.
  3034.  
  3035.  
  3036. Fonts
  3037.  
  3038. The font option is available only if you have already configured your
  3039. system to use downloadable laser fonts.  Refer to Chapter 3 to
  3040. determine if your system is configured in this way.
  3041.  
  3042. The code is: [fontx] where x is a number that identifies the font.
  3043.  
  3044.  
  3045. Date
  3046.  
  3047. The Date option writes the current date in a letter when you print it. 
  3048. The code is: [ldate()].
  3049.  
  3050.  
  3051. Merging the Name and Address
  3052.  
  3053. The Mailing Address option sets up the salutation, first and last name,
  3054. title, and address at the top of the page.  The code is: [mail_addr()].
  3055.  
  3056. Mail
  3057.  
  3058. The Mail option prints what has been typed into the Mail memo field. 
  3059. The code is: [mail].
  3060.  
  3061.  
  3062. If any fields are missing, the blank row will be removed.  If the
  3063. salutation field is missing, "Dear John:" will be printed; but if the field
  3064. is not empty, "Dear Mr. Smith:" will be printed.
  3065.  
  3066.  
  3067. 5A: SENDING AN INDIVIDUAL LETTER
  3068.  
  3069. You may address any of your MailMerge letters to either an
  3070. individual or to a group.
  3071.  
  3072.  
  3073.     At the Clients and Prospects screen:
  3074.  
  3075.         ■  Select:           [L] List
  3076.  
  3077.  
  3078. You will see the following option menu:                                 
  3079.                                                                                 
  3080.               ┌───────────────── Select Option ─────────────────┐               
  3081.               │ 1 - Print the Current Label                     │               
  3082.               │ 2 - Print a Group of Labels (mailing)           │               
  3083.               │ 3 - Print a Group of Labels (phone/SN#)         │               
  3084.               │ 4 - Print ALL Labels 4 up                       │               
  3085.               │ 5 - Print Client Report                         │               
  3086.               │ 6 - Create Mail Merge Secondary File            │               
  3087.               │ 7 - Contact Summary Sheets                      │               
  3088.               │ 8 - Mail Merge (1 letter)                       │               
  3089.               │ 9 - Mail Merge (mass mailing)                   │               
  3090.               │ A - UPS Labels                                  │               
  3091.               │ B - Accounts Payable Label - Contact Address    │               
  3092.               │ C - Accounts Payable Label - Bill Address       │               
  3093.               │ D - Analysis of Telemarketing Work to do        │               
  3094.               │ E - Weekly Marketing Analysis - 5 Reports       │               
  3095.               │ F - Survey Analysis using Next Step             │               
  3096.               │ G - Calls to be Made Today or for a time period │               
  3097.               │ H - Letters to Related Clients                  │               
  3098.               │ I - Facsimile Transmittal Form                  │
  3099.               └─────────────────────────────────────────────────┘               
  3100.                                                                                     
  3101.  
  3102.                                                                               
  3103. Sending One Letter
  3104.  
  3105. To send a single letter:
  3106.  
  3107.         ■  Select:           [8] MailMerge (1 letter)
  3108.  
  3109.  
  3110. You will then be prompted for the code name of the letter you want
  3111. to use:
  3112.                                                                        
  3113. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3114.                                                                                 
  3115. MailMerge Code (F1 FOR HELP)     Margin   14 Width   100                        
  3116.                                                                                 
  3117.  
  3118.  
  3119. For help with the code, press [F1] for PopHelp to bring up this
  3120. screen:
  3121.  
  3122.           ┌──────────────────────────── POP-HELP ────────────────────────────┐  
  3123.           │ 001 CONTAINS VALID MAIL MERGE FUNCTIONS                          │  
  3124.           │ 003 JUST ADDRESS                                                 │  
  3125.           │ 073 MODEL           INSTALLATION INSTRUCTIONS                    │  
  3126.           │ 114 MODEL           NEWS RELEASE                                 │  
  3127.           │ 111 MODEL           SYSTEM SOLD COVER LETTER                     │  
  3128.           │ 097 MODEL           TRIAL COVER LETTER                           │  
  3129.           │ 096 MODEL           UPDATE INSTRUCTIONS (INCREMENTAL)            │  
  3130.           │ 002 SAMPLE BUSINESS LETTER TO CLIENT                             │  
  3131.           │ 004 SAMPLE BUSINESS LETTER TO COMPANY                            │  
  3132.           │                                                                  │  
  3133.           │                                                                  │  
  3134.           │                                                                  │  
  3135.           │                                                                  │  
  3136.           │                                                                  │  
  3137.           └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  3138.  
  3139.  
  3140.  
  3141. After selecting a letter, the code will be entered for you.  Then either
  3142. change the left and right margins, or press [Enter] twice to accept the
  3143. current margins. Printing Labels and Envelopes
  3144.  
  3145. After printing the letter, you are ready to print a mailing label.
  3146.  
  3147.  
  3148.         ■  Select:           [1] Print the Current Label
  3149.  
  3150.  
  3151. You will be prompted as follows:
  3152.  
  3153. Print Laser Label?  N
  3154.  
  3155.  
  3156. 5B: PERFORMING A MASS MAILING
  3157.  
  3158. The SellMore Software system makes it easy to send a letter to a
  3159. group of clients.
  3160.  
  3161.  
  3162.         ■  Select:           [9] MailMerge (mass mailing)
  3163.  
  3164.  
  3165. You will be prompted to enter the filter for selecting clients for the
  3166. mailing:
  3167.  
  3168. Enter Filter Expression                                       
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172. For more information about filters, refer to Part 4, Technical
  3173. Reference, in this manual.
  3174.  
  3175.  
  3176. After entering the filter expression, you will be prompted for the
  3177. Product Code and Minimum Rating:
  3178.                                                                        
  3179. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3180.                                                                                 
  3181.                                                                                 
  3182. Product Code                            Minimum Rating    0                     
  3183.  
  3184.  
  3185.  
  3186. Then, as with a single mailing, you will be prompted to enter the code
  3187. for the letter you want to use:
  3188.                                                                        
  3189. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3190.                                                                                 
  3191. MailMerge Code (F1 FOR HELP)     Margin   14 Width   100            
  3192. Enter Choice                                                                    
  3193.                                                                               
  3194.  
  3195.  
  3196.     [4]    Prints the Transaction file listing you choose:
  3197.  
  3198. 1 - List Entire Transaction File                                                
  3199. 2 - List for a Date Period                                                      
  3200. 3 - List for a Group of Transactions                                            
  3201. 4 - List Transactions to be Distributed                                         
  3202.                                                                                 
  3203. Enter Choice                                                                    
  3204.                                                                               
  3205.  
  3206.                                                                               
  3207.     [5]    Prints the General Ledger for all accounts or for a selected
  3208.            account.  You will be prompted as follows:
  3209.                                                                               
  3210.  
  3211. You MUST recalculate GENERAL LEDGER if you have posted to any accounts since    
  3212. you last calculated the GENERAL LEDGER.  If you have not posted since the last  
  3213. recalculation, you will save time by not recalculating.                         
  3214.                                                                                 
  3215. Recalculate GENERAL LEDGER? [Y/N]                                               
  3216.                                                                               
  3217.  
  3218.     [6]    Prints the Budget Analysis report.
  3219.  
  3220.     [7]    Prints project income statements:
  3221.  
  3222. 1 - List Entire Transaction File                                                
  3223. 2 - List for a Date Period                                                      
  3224. 3 - List for a Group of Transactions                                            
  3225.                                                                                 
  3226. Enter Choice                                                                    
  3227.                                                                               
  3228.  
  3229.                                                                               
  3230.  
  3231.                                                                               
  3232. CLOSING OUT
  3233.  
  3234. The Month End and Year End Closeout screen lets you close out and
  3235. print income summaries.
  3236.  
  3237.  
  3238.     From the Accounting menu:
  3239.  
  3240.         ■  Select:           [7] Month End and Year End Closeout  
  3241.                                                                       
  3242. ╔═══════════════════════   Acme Software Distributors   ═══════════════════════╗
  3243. ║ USER: ROBERT                                                     STATION:  3 ║
  3244. ║ v 10-23-89              Month End and Year End Close             MEMORY:  40 ║
  3245. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3246. ║                                                                              ║
  3247. ║                                                                              ║
  3248. ║               0 -  Return to Accounts Menu                                   ║
  3249. ║               1 -  Create Income Summary Transactions                        ║
  3250. ║               2 -  Year End Close                                            ║
  3251. ║                                                                              ║
  3252. ║                                                                              ║
  3253. ║                                                                              ║
  3254. ║                                                                              ║
  3255. ║                                                                              ║
  3256. ║                                                                              ║
  3257. ║                                                                              ║
  3258. ║                                                                              ║
  3259. ║                                                                              ║
  3260. ║                                                                              ║
  3261. ║               Enter choice                                                   ║
  3262. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3263.                                                                                 
  3264.                                                                                 
  3265. Wednesday, April  4         Clipper Summer 87, NetLib                     5:29pm
  3266.  
  3267.  
  3268. Menu Options
  3269.  
  3270.     [1]    Lets you create Income Summary Transactions (explained
  3271.            beginning on the following page).
  3272.  
  3273.     [2]    Performs the year-end close. Creating Income Summary Transactions
  3274.                                                                               
  3275.  
  3276. Screen 1: 
  3277.  
  3278. This Option will summarize all the income and expense accounts and              
  3279. create journal entries that will transfer the balances into the                 
  3280. appropriate dept income summary accounts.                                       
  3281.                                                                                 
  3282. After generating these entries, you will need to return to the process          
  3283. transactions menu and post the income summary transactions.                     
  3284.                                                                                 
  3285. For each dept, there will then be a balance in the appropriate dept income      
  3286. summary account.  Your final transaction will be to transfer these balances     
  3287. to the corresponding balance in the CAPITAL       capital account.              
  3288.                                                                                 
  3289. At this point, your income statement should have Zero balances and your         
  3290. balance sheet should balance.  After printing the final reports, you may        
  3291. then proceed to close out the year.                                             
  3292.                                                                                 
  3293.                                                                                 
  3294.                      Press the Return/Enter Key to Continue                     
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299. Screen 2:                                                                    
  3300.            
  3301. Before beginning you should have printed the following reports.                 
  3302.                                                                                 
  3303.      Income Statement - All and by dept                                         
  3304.      Balance Sheet                                                              
  3305.      General Ledger                                                             
  3306.      Transaction File                                                           
  3307.                                                                                 
  3308.                                                                                 
  3309. Do you need to go to the reports menu now?                                      
  3310.                                                                                 
  3311.                                                                                 
  3312.                                                                                 
  3313.                                                                                 
  3314.                                                                                 
  3315. Screen 3:                                                                    
  3316.                                                                            
  3317. Accounting Date for Income Summary Accounts  03/21/91                           
  3318.                                                                                 
  3319.                                                                                 
  3320.                                                                                  Screen 4:
  3321.                                                                               
  3322.  
  3323. Transactions for all of the Income and Expense accounts have been created.      
  3324.                                                                                 
  3325. You must now post these transactions to the GENERAL LEDGER.                     
  3326.                                                                                 
  3327. STEPS                                                                           
  3328.         1) The program will transfer you to the JOURNAL ENTRY MENU              
  3329.         2) Print the EFFECT ON GENERAL LEDGER REPORT                            
  3330.         3) Post the transactions                                                
  3331.         4) Enter the final Transaction to transfer INCOME SUMMARY balances      
  3332.            to dept balances.                                                    
  3333.         5) Print and Post this transaction                                      
  3334.                                                                                 
  3335.                                                                                 
  3336.                                                                                 
  3337.                      Press the Return/Enter Key to Continue                     
  3338.  
  3339.  
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345. Screen 5:
  3346.                                                                               
  3347.  
  3348. Transactions for all of the Income and Expense accounts have been created.      
  3349.                                                                                 
  3350. You must now post these transactions to the GENERAL LEDGER.                     
  3351.                                                                                 
  3352. STEPS                                                                           
  3353.         1) The program will transfer you to the JOURNAL ENTRY MENU              
  3354.         2) Print the EFFECT ON GENERAL LEDGER REPORT                            
  3355.         3) Post the transactions                                                
  3356.         4) Enter the final Transaction to transfer INCOME SUMMARY balances      
  3357.            to dept balances.                                                    
  3358.         5) Print and Post this transaction                                      
  3359.                                                                                 
  3360.                                                                                 
  3361.                                                                                 
  3362.                                                                                 
  3363.                                                                                 
  3364.                                                                                 
  3365.                                                                                     
  3366.                                                                            
  3367.                                                                                 
  3368.                                                                                 
  3369. Enter Date of Transactions  03/21/91                                             Then you will see the Transaction Processing menu:                   
  3370.                                                             
  3371. ╔════════════════════════════  System Installation  ═══════════════════════════╗
  3372. ║ USER: SUPERVISOR                                                 STATION:  2 ║
  3373. ║ v 12-01-90                 Transaction Processing                MEMORY: 140 ║
  3374. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3375. ║                                                                              ║
  3376. ║                                                                              ║
  3377. ║               0 -  Return to Accounting Menu                                 ║
  3378. ║               1 -  Enter Transactions                                        ║
  3379. ║               2 -  Prepare Salary Distribution Journal Entry                 ║
  3380. ║               3 -  Prepare Overhead Expense Distribution Journal Entry       ║
  3381. ║               4 -  Pack Journal File                                         ║
  3382. ║               5 -  Print Transactions NOT POSTED                             ║
  3383. ║               6 -  Print Transactions Effect on GL Report                    ║
  3384. ║               7 -  Post to General Ledger                                    ║
  3385. ║                                                                              ║
  3386. ║                                                                              ║
  3387. ║                                                                              ║
  3388. ║                                                                              ║
  3389. ║                                                                              ║
  3390. ║               Enter Choice                                                   ║
  3391. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3392.                                                                                 
  3393.                                                                                 
  3394. Thursday, March 21          Clipper Summer 87, NetLib                     5:09pm
  3395.  
  3396.  
  3397.  
  3398.  
  3399. Screen 6:                                                                    
  3400.        
  3401. Then you will go to the reports menu (shown on the following page).
  3402.                                                                                 
  3403. Print the following...                                                          
  3404.                                                                                 
  3405.         1) General Ledger                                                       
  3406.         2) Transaction Register                                                 
  3407.         3) Balance Sheet                                                        
  3408.                                                                                 
  3409. After you print the reports you will be ready to close out the year.                
  3410.                                                                      
  3411.                                                                             
  3412.                                                                                 
  3413.                      Press the Return/Enter Key to Continue                     
  3414.  
  3415.  
  3416.                                                                               
  3417.  
  3418. ╔════════════════════════════  System Installation  ═══════════════════════════╗
  3419. ║ USER: SUPERVISOR                                                 STATION:  2 ║
  3420. ║ v 12-01-90                   Accounting Reports                  MEMORY: 143 ║
  3421. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3422. ║                                                                              ║
  3423. ║                                                                              ║
  3424. ║               0 -  Quit and Return to Accounting Menu                        ║
  3425. ║               1 -  Chart of Accounts                                         ║
  3426. ║               2 -  Statement of Income and Expense                           ║
  3427. ║               3 -  Balance Sheet                                             ║
  3428. ║               4 -  Transaction Register                                      ║
  3429. ║               5 -  General Ledger                                            ║
  3430. ║               6 -  Budget Analysis                                           ║
  3431. ║               7 -  Project by Project Income Statements                      ║
  3432. ║                                                                              ║
  3433. ║                                                                              ║
  3434. ║                                                                              ║
  3435. ║                                                                              ║
  3436. ║                                                                              ║
  3437. ║               Enter Choice                                                   ║
  3438. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3439.                                                                                 
  3440.                                                                                 
  3441. Thursday, March 21          Clipper Summer 87, NetLib                     5:09pm
  3442.  
  3443.  
  3444.  
  3445. That completes the creation of an Income Summary Transaction. EDITING THE GENERAL LEDGER
  3446.  
  3447. The General Ledger file tracks each account's activities.
  3448.  
  3449.  
  3450.     From the Accounting menu:
  3451.  
  3452.         ■  Select:           [8] Edit General Ledger                    
  3453.                                                                     
  3454. ╔══════════════════════════════  GENERAL LEDGER  ══════════════════════════════╗
  3455. ║[1 - Chart of Accounts]     [2 - Recalculate Balance]                         ║
  3456. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3457. ║                                                                              ║
  3458. ║  TRANS ACCT DPT  PROJECT  CHK# DESCRIP                                    DA ║
  3459. ║  ═════ ════ ═══  ════════ ════ ════════════════════════════════════════ ════ ║
  3460. ║                                                                              ║
  3461. ║                                                                              ║
  3462. ║                                                                              ║
  3463. ║                                                                              ║
  3464. ║                                                                              ║
  3465. ║                                                                              ║
  3466. ║                                                                              ║
  3467. ║                                                                              ║
  3468. ║                                                                              ║
  3469. ║                                                                              ║
  3470. ║                                                                              ║
  3471. ║                                                                              ║
  3472. ║                                                                              ║
  3473. ║                                                                              ║
  3474. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3475.                                                                                 
  3476.     [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/] Up/Down  [Quit]    
  3477.                                                                                 
  3478.                                                                        
  3479.  
  3480.  
  3481. To add a new record:
  3482.  
  3483.         ■  Select:           [a] Add
  3484.  
  3485. ╔══════════════════════════════  GENERAL LEDGER  ══════════════════════════════╗
  3486. ║[1 - Chart of Accounts]     [2 - Recalculate Balance]                         ║
  3487. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3488. ║                                                                              ║
  3489. ║  TRANS                                                                    DA ║
  3490. ║  ═════  Transaction #              0                       ════════════ ════ ║
  3491. ║         Account                                                              ║
  3492. ║         Department                                                           ║
  3493. ║         Project                                                              ║
  3494. ║         Check Number                                                         ║
  3495. ║         Description                                                          ║
  3496. ║         Date            /  /                                                 ║
  3497. ║         Debit/Credit                                                         ║
  3498. ║         Debit Amount            0.00                                         ║
  3499. ║         Credit Amount           0.00                                         ║
  3500. ║         TTL (Cum)               0.00                                         ║
  3501. ║                                                                              ║
  3502. ║                                                                              ║
  3503. ║                                                                              ║
  3504. ║                                                                              ║
  3505. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3506.                                                                                 
  3507.                                                                                 
  3508.                                                                                 
  3509. POSTAGE
  3510.  
  3511. The Postage Database lets you track mailing expenses.
  3512.  
  3513.  
  3514.     From the Accounting menu:
  3515.  
  3516.         ■  Select:           [9] Postage Database                        
  3517.            
  3518. ╔═════════════════════════════  POSTAGE DATABASE  ═════════════════════════════╗
  3519. ║                                                                              ║
  3520. ║ PROJECT  DPT DESCRIPTION                              AMOUNT DATE     NONBILL║
  3521. ║ ════════ ═══ ════════════════════════════════════════ ══════ ════════ ═══════║
  3522. ║ ABC      503                                            0.25 01/14/91 N      ║
  3523. ║ ABC      503                                            0.50 01/14/91 N      ║
  3524. ║ ABC      503                                            1.00 01/14/91 N      ║
  3525. ║ ABC      509                                            0.25 01/14/91 N      ║
  3526. ║ ABC      509                                            0.50 01/14/91 N      ║
  3527. ║ ABC      509                                            1.00 01/14/91 N      ║
  3528. ║ ABC      509                                            2.00 01/14/91 N      ║
  3529. ║                                                                              ║
  3530. ║                                                                              ║
  3531. ║                                                                              ║
  3532. ║                                                                              ║
  3533. ║                                                                              ║
  3534. ║                                                                              ║
  3535. ║                                                                              ║
  3536. ║                                                                              ║
  3537. ║                                                                              ║
  3538. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3539.                                                                                 
  3540.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [Order]  [/]Up/Down  [Esc]
  3541.                                                                                 
  3542.                                                                               
  3543.  
  3544. EDITING THE SUPPLY INVENTORY
  3545.  
  3546. The Inventory of Supplies file helps you to maintain adequate
  3547. inventory.
  3548.  
  3549.  
  3550.     From the Accounting menu:
  3551.  
  3552.         ■  Select:           [a] Supplies Database                      
  3553.                                   
  3554. ╔═══════════════════════════  INVENTORY OF SUPPLIES  ══════════════════════════╗
  3555. ║                                                                              ║
  3556. ║         STOCK #                                                              ║
  3557. ║         DESCRIPTION                                                          ║
  3558. ║                                                                              ║
  3559. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3560. ║         ITEM NUMBER                                                          ║
  3561. ║         CLIENT #                                                             ║
  3562. ║         VENDOR                                                               ║
  3563. ║         PHONE #          (   )   -                                           ║
  3564. ║         SALES REP.                                                           ║
  3565. ║         ORDER PRICE         0.00                                             ║
  3566. ║         OUM                                                                  ║
  3567. ║         UNITSPEROUM           0                                              ║
  3568. ║         PRICE/UNIT          0.0000                                           ║
  3569. ║         MINIMUM ORD.QTY     0                                                ║
  3570. ║         DESIRED ON HAND     0                                                ║
  3571. ║         SALE?            N                                                   ║
  3572. ║         SALE END DATE      /  /                                              ║
  3573. ║         LAST ORDER DATE    /  /    LAST ORDER QTY     0                      ║
  3574. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3575. Empty file.                                                                     
  3576.      [Find]     [Add]     [Edit]    [Delete]   [Recall]   [/] Up/Down         
  3577.      [Browse]   [Order]   [Count]   [List]     [Quit]     [1] Other Sources     
  3578.  
  3579.  
  3580.  
  3581. Selected Field
  3582.  
  3583.     oum                      Order unit of measure.
  3584.  
  3585.  
  3586. Selected Menu Option
  3587.  
  3588.     [1] other sources        Lets you enter other supply sources.
  3589.                                                                        
  3590. ╔═══════════════════════════  INVENTORY OF SUPPLIES  ══════════════════════════╗
  3591. ║                                                                              ║
  3592. ║         STOCK #                                                              ║
  3593. ║         DESCRIPTION                                                          ║
  3594. ║                                                                              ║
  3595. ╟───────────────────────────────  OTHER SOURCES  ──────────────────────────────╢
  3596. ║            ORDER PRICE OUM   UNITSPEROUM PRICE/EACH MINIMUM ORD.QTY          ║
  3597. ║            ═══════════ ═════ ═══════════ ══════════ ═══════════════          ║
  3598. ║                                                                              ║
  3599. ║                                                                              ║
  3600. ║                                                                              ║
  3601. ║                                                                              ║
  3602. ║                                                                              ║
  3603. ║                                                                              ║
  3604. ║                                                                              ║
  3605. ║                                                                              ║
  3606. ║                                                                              ║
  3607. ║                                                                              ║
  3608. ║                                                                              ║
  3609. ║                                                                              ║
  3610. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3611.                                                                                 
  3612.      [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/ Up/Down]  [Esc]    
  3613.                                                                                 
  3614.  
  3615.  
  3616. Selected Fields
  3617.  
  3618.     oum                      Order unit of measure.
  3619.  
  3620.     unitsperoum              Units per order unit of measure.
  3621.  
  3622.     minimum ord. qty         Minimum quantity. CHAPTER 8
  3623.  
  3624. SOFTWARE SUPPORT
  3625.  
  3626.  
  3627. The Software Support option opens the Clients and Prospects file to
  3628. allow you to review a client's support status.
  3629.  
  3630.  
  3631.     From the Main Menu:
  3632.  
  3633.         ■  Select:           [4] Software Support
  3634.  
  3635. ╔═══════════════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  ══════════════════════════╗
  3636. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  3637. ║12340001                                                                      ║
  3638. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3639. ║    SERIAL NUMBER                                                             ║
  3640. ║    CLIENT                                                                    ║
  3641. ║    PRODUCT                                                                   ║
  3642. ║    SALE DATE           /  /                                                  ║
  3643. ║                                                                              ║
  3644. ║    SUPPORT? [Y/N]                                                            ║
  3645. ║    PURCHASED SUPPORT   /  /                                                  ║
  3646. ║    EXPIRATION DATE     /  /       <EXPIRED>                                  ║
  3647. ║    LAST PAID UPDATE    /  /                                                  ║
  3648. ║    LAST UPDATE         /  /                                                  ║
  3649. ║    ORIGINAL SALES $      0.00                                                ║
  3650. ║    YEARLY SUPPORT $      0.00                                                ║
  3651. ║                                                                              ║
  3652. ║                                                                              ║
  3653. ║                                                                              ║
  3654. ║                                                                              ║
  3655. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3656. Empty file.                                                                     
  3657.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  3658.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Quit]      [─┘] More         
  3659.  
  3660.  
  3661. Selected Menu Options
  3662.  
  3663.     [─┘]  more              Displays other menu options:
  3664.                                                                         
  3665.   [1 - clients]  [3 - products] [5 - problems]  [7 - questions]                 
  3666.   [2 - support]  [4 - invoice]  [6 - contacts]                                  
  3667.  
  3668.  
  3669.     [l] list                 Presents the following print options:
  3670.  
  3671.                       ┌───────── Select Option ─────────┐                       
  3672.                       │ 1.Software Support Form         │                       
  3673.                       │ 2.Support Listings              │                       
  3674.                       │ 3.Geographical Listing of Users │                       
  3675.                       │ 4.Sales Analysis                │                       
  3676.                       │ 5.Support Expiration Notices    │                       
  3677.                       │ 6.Any other Notice to Users     │                       
  3678.                       │ 7.Support Expiration Labels     │                       
  3679.                       │ 8.Mailing Labels                │                       
  3680.                       │ 9.One Mail Merge Letter         │                       
  3681.                       │ A.New Users, Demos              │                       
  3682.                       │ B.Diskette Labels (one)         │                       
  3683.                       │ C.Diskette Labels (many)        │                       
  3684.                       │ D.Diskette Labels (many/noname) │                       
  3685.                       └─────────────────────────────────┘                       
  3686.                                                                                 
  3687.     Menu Options
  3688.  
  3689.         [1]Prints the Software Support form and the problem history.
  3690.  
  3691.         [2]Prints a list of users along with their support expiration
  3692.            dates and yearly support costs.
  3693.  
  3694.         [3]Prints a list of users by state.
  3695.  
  3696.         [4]Lists the sales amount and quantity sold, grouped by type
  3697.            of system (for example, Demo, Trial, System).
  3698.  
  3699.         [5]Prints support expiration letters for a date range you
  3700.            specify.  A support letter must first have been created using
  3701.            Mail Merge.
  3702.  
  3703.         [6]Prints a group of Mail Merge letters.
  3704.  
  3705.         [7]Prints Support Expiration Labels for a date range you
  3706.            specify.
  3707.  
  3708.         [8]Prints mailing labels.
  3709.  
  3710.         [9]Prints one Mail Merge letter.
  3711.  
  3712.         [a]Prints a list of new users for the current month.
  3713.  
  3714.         [b]Prints diskette labels.  The default is based on the label
  3715.            that you set up in the Product database.
  3716.  
  3717.         [c]Prints a selected group of diskette labels.
  3718.  
  3719.         [d]Prints diskette labels without the serial number and
  3720.            company name.
  3721.  
  3722.  
  3723.  
  3724. CHAPTER 9
  3725.  
  3726. BILLING AND PROJECT MANAGEMENT
  3727.  
  3728.  
  3729. The Billing module helps you keep track of clients and prospects,
  3730. current projects, software support activities, and software problems.
  3731.  
  3732.  
  3733.     From the Main Menu:
  3734.  
  3735.         ■  Select:           [5] Other Management Functions          
  3736.                              
  3737. ╔══════════════════  SellMore Software Demonstration System  ══════════════════╗
  3738. ║ USER: USER                                                       STATION:  3 ║
  3739. ║ v 12-01-90                     BILLING SYSTEM                    MEMORY: 133 ║
  3740. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3741. ║                                                                              ║
  3742. ║                                                                              ║
  3743. ║               0 -  Return to Main Menu                                       ║
  3744. ║               1 -  Product Labels                                            ║
  3745. ║               2 -  Clients, Prospects                                        ║
  3746. ║               3 -  Project Planning                                          ║
  3747. ║               4 -  Products                                                  ║
  3748. ║               5 -  Enter Payments / Outstanding Invoices                     ║
  3749. ║               6 -  Employee Database                                         ║
  3750. ║               7 -  State Database                                            ║
  3751. ║               8 -  Return Address Labels                                     ║
  3752. ║               9 -  Zip+4 COding Address Standardization File                 ║
  3753. ║                                                                              ║
  3754. ║                                                                              ║
  3755. ║                                                                              ║
  3756. ║               Enter Choice                                                   ║
  3757. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3758.                                                                                 
  3759.                                                                                 
  3760. Thursday, December 13       Clipper Summer 87, NetLib                     6:42pm
  3761.                   
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765. Menu Options
  3766.  
  3767.     [1]    Prints diskette labels for your software products.
  3768.  
  3769.     [2]    Lets you enter information about your current and
  3770.            prospective clients.
  3771.  
  3772.     [3]    Lets you record basic project data including status, weeks
  3773.            to completion, and description.
  3774.  
  3775.     [4]    Lets you maintain detailed product records.
  3776.  
  3777.     [5]    Lets you print invoices and record payments.
  3778.  
  3779.     [6]    Password protected employee information.
  3780.  
  3781.     [7]    Contains the two-letter abbreviations for state names.
  3782.  
  3783.     [8]    Prints return address labels.
  3784.  
  3785.     [9]    Opens the Zip+4 Code file.
  3786.  
  3787.  
  3788. These options are explained on the following pages.
  3789. PRINTING PRODUCT LABELS
  3790.  
  3791. The Product Label feature prints diskette labels that include the
  3792. product name, serial number, and copyright notice.
  3793.  
  3794.  
  3795.     From the Billing System menu:
  3796.  
  3797.         ■  Select:           [1] Product Labels
  3798.                               
  3799. ╔═════════════════════  SERIAL NUMBER AND DISKETTE LABELS  ════════════════════╗
  3800. ║                                                                              ║
  3801. ║ Title           ACME SOFTWARE NAME - DISK 1                                  ║
  3802. ║ Serial Prefix   ACME                                                         ║
  3803. ║ Start Numbering    2                                                         ║
  3804. ║ Suffix          E                                                            ║
  3805. ║ Version         1.0                                                          ║
  3806. ║ Format          IBM COMPATIBLE DOS 3.1 +                                     ║
  3807. ║ Copyright line1 (C) Copyright 1990, ACME Software Distributors.              ║
  3808. ║ Copyright line2 All rights reserved.                                         ║
  3809. ║                                                                              ║
  3810. ║                                                                              ║
  3811. ║                                                                              ║
  3812. ║                                                                              ║
  3813. ║                                                                              ║
  3814. ║                                                                              ║
  3815. ║                                                                              ║
  3816. ║                                                                              ║
  3817. ║                                                                              ║
  3818. ║                                                                              ║
  3819. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3820. Empty file.                                                                     
  3821.        [Find]    [Add]     [Edit]     [Delete]   [Recall]    [/] Up/Down      
  3822.        [Browse]  [Order]   [Count]    [List]     [Esc]                         
  3823.  
  3824.  
  3825. To add a record:
  3826.  
  3827.         ■  Select:           [a] Add
  3828.  
  3829.  
  3830. After adding one record, you will be prompted to add another.  If
  3831. you do not want to add another one, press [Esc]. When you create more than one product label by choosing # 2 from
  3832. the Select Options Menu, the program will automatically increment
  3833. the starting number for each new product label and reset the number
  3834. with the new starting number.
  3835.  
  3836. To print the labels:
  3837.  
  3838.         ■  Select:           [l] List
  3839.  
  3840.  
  3841. You will be prompted as follows:
  3842.  
  3843.                   ┌───────────── Select Option ─────────────┐                   
  3844.                   │ 1 - Print the Current Label             │                   
  3845.                   │ 2 - Print a Set of Labels               │                   
  3846.                   └─────────────────────────────────────────┘                   
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850. TRACKING CLIENTS AND PROSPECTS
  3851.  
  3852. The Clients and Prospects file contains essential information about
  3853. your current and prospective clients including name, shipping and
  3854. billing addresses, and phone numbers.
  3855.  
  3856.  
  3857.     From the Billing System menu:
  3858.  
  3859.         ■  Select:           [2] Clients, Prospects                        
  3860.                                                  
  3861. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS (PAGE 1 OF 2)  ════════════════════╗
  3862. ║CLIENT # LAST NAME            FIRST NAME      COMPANY NAME                    ║
  3863. ║VAR_0001                                                                      ║
  3864. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3865. ║SHIP1                                    DEPT                                 ║
  3866. ║SHIP2                                   BILL1                                 ║
  3867. ║CITY                                    BILL2                                 ║
  3868. ║STATE                                    CITY                                 ║
  3869. ║ZIP                                     STATE                                 ║
  3870. ║COUNTRY                                   ZIP             COMPNO              ║
  3871. ║                                                                              ║
  3872. ║WORK PHONE    EXT  HOME PHONE    FAX PHONE     SALU INFORMAL NAME             ║
  3873. ║(   )   -          (   )   -     (   )   -                                    ║
  3874. ║                                                                              ║
  3875. ║TITLE                                     SECRETARY              SIZE         ║
  3876. ║                                                                              ║
  3877. ║                                                                              ║
  3878. ║PO NUMBER         LAST EDIT    MAILING LISTS                                  ║
  3879. ║                  05/11/90                                                    ║
  3880. ║                                                                              ║
  3881. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3882.                                                                                 
  3883.  [Find]   [Add]   [Edit]  [Delete] [Recall] [Mail]  [$-SalesRep]  [/] Up/Down 
  3884.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] more   
  3885.  
  3886.  
  3887. Selected Field
  3888.  
  3889.     informal name              If you enter an informal name here, it
  3890.                                will be used in the greeting of your Mail
  3891.                                Merge letters.  Refer to the Mail Merge
  3892.                                section.
  3893.  
  3894. Selected Menu Options
  3895.  
  3896.     [m] mail                   Selecting "M" will allow you to enter
  3897.                                unlimited text to be embedded into an
  3898.                                existing Mail Merge document or be
  3899.                                embedded into a letter by itself.  Refer
  3900.                                to the MailMerge section. 
  3901.  
  3902.     [$] salesrep               Changes your user code so that you can
  3903.                                follow-up on contacts other than your
  3904.                                own.  When using the "Next" selection
  3905.                                from the menu (see Next below) the
  3906.                                database will be organized by the next
  3907.                                marketing step date and by user who
  3908.                                logged in.  If you want to see another
  3909.                                sales representatives contact to make,
  3910.                                press "$" and key in the user name. 
  3911.                                Now when you press "N" for next, you
  3912.                                will see their clients and prospects.
  3913.  
  3914.     [n] next                   Selecting "N" is the key ingredient to
  3915.                                staying current with your prospects. 
  3916.                                When you press "N," the system switches
  3917.                                the order of the database to the next
  3918.                                marketing step date on screen two (see
  3919.                                the next page).  When you press "N" it
  3920.                                will prompt you for the Product Code
  3921.                                and the next step date.  If you want to
  3922.                                see all of your prospects, based on their
  3923.                                next contact date, leave this field blank;
  3924.                                if you want to follow-up on only those
  3925.                                related to the asphalt management
  3926.                                system, type in the client code prefix
  3927.                                "ASPT."  The next field is the date. 
  3928.                                Notice that it doesn't present the current
  3929.                                date, it allows you to be a week behind. 
  3930.                                You can change this date and look to see
  3931.                                who you have to contact for any date,
  3932.                                entering the date you want will put you
  3933.                                there.
  3934.  
  3935.                                Caution: You will be presented with only
  3936.                                the contacts whose next step date falls on
  3937.                                the date specified and after.  Those that
  3938.                                fall before will be missed by sales people
  3939.                                unless you key something like 01/01/01
  3940.                                for the date range occasionally to clean
  3941.                                up old prospects.  
  3942.  
  3943.  
  3944.  
  3945. To see Screen 2 of the Clients and Prospects record:
  3946.  
  3947.         ■  Press:            [PgDn]
  3948.  
  3949. ╔═══════════════════  CLIENTS AND PROSPECTS  (PAGE 2 of 2)  ═══════════════════╗
  3950. ║TEST 0001                                                                     ║
  3951. ║TITLE                                CITY                      STATE          ║
  3952. ║WORK               EXT      HOME               SEC                            ║
  3953. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3954. ║  DATE   NEXT STEP                                TIME RT NT SOURCE           ║
  3955. ║12/31/23 Call                                             N                   ║
  3956. ║                                                                              ║
  3957. ║METHOD   SALES_REP USER       OPTION1        2        3        SIZE    0      ║
  3958. ║MAIL_LIST                                                                     ║
  3959. ║    ╔═NOTES:══════════════════════════════════════════════════════════════╗   ║
  3960. ║    ║                                                                     ║   ║
  3961. ║    ║                                                                     ║   ║
  3962. ║    ║                                                                     ║   ║
  3963. ║    ║                                                                     ║   ║
  3964. ║    ║                                                                     ║   ║
  3965. ║    ║                                                                     ║   ║
  3966. ║    ║                                                                     ║   ║
  3967. ║    ║                                                                     ║   ║
  3968. ║    ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════╝   ║
  3969. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3970.                                                                                 
  3971.  [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [Mail]  [$-salesrep]  [/] Up/Down 
  3972.  [Browse] [Order] [Count] [List] [Quit] [noTe] [Next] [Kopy] [Search] [─┘] more
  3973.  
  3974.  
  3975.  
  3976. Selected Fields
  3977.  
  3978.     note       If you enter a "Y" in the Notes field, you will be placed
  3979.                into the Notes window where you can enter narrative
  3980.                text concerning your prospect.   You should use this
  3981.                feature only when the "contact" description is not large
  3982.                enough to accommodate your entry.  Also, you should
  3983.                start your note descriptions with the date of the contact
  3984.                and keep the most current notes at the top of the
  3985.                record. PROJECT PLANNING      
  3986.  
  3987. The Project Planning feature lets you record information about
  3988. projects including the estimated hours required, the start date, and the
  3989. number of weeks to completion.
  3990.  
  3991.  
  3992.     From the Billing System menu:
  3993.  
  3994.         ■  Select:           [3] Project Planning                         
  3995.                              
  3996. ╔════════════════════════════  System Installation  ═══════════════════════════╗
  3997. ║ USER: SUPERVISOR                                                 STATION: 10 ║
  3998. ║ v 12-01-90                     BILLING SYSTEM                    MEMORY: 118 ║
  3999. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  4000. ║                                                                              ║
  4001. ║                                                                              ║
  4002. ║               0 -  Return to Main Menu                                       ║
  4003. ║               1 -  Product Labels                                            ║
  4004. ║               2 -  Clients, Prospects                                        ║
  4005. ║               3 -  Project Planning                                          ║
  4006. ║               4 -  Products                                                  ║
  4007. ║               5 -  Enter Payments / Outstanding Invoices                     ║
  4008. ║               6 -  Employee Database                                         ║
  4009. ║               7 -  State Database                                            ║
  4010. ║               8 -  Return Address Labels                                     ║
  4011. ║               9 -  Zip+4 COding Address Standardization File                 ║
  4012. ║                                                                              ║
  4013. ║                                                                              ║
  4014. ║                                                                              ║
  4015. ║               Enter Choice  3                                                ║
  4016. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4017.                                                                                 
  4018.                                                                                 
  4019. Enter Name                                                                      
  4020.        
  4021.  
  4022.  
  4023. At the bottom of the screen, you are prompted for the name of the
  4024. person to whom the project is assigned.
  4025. Now, to add the record:
  4026.  
  4027.         ■  Select:           [a] Add
  4028.  
  4029.  
  4030. The name you entered (in the previous step) will be entered here in
  4031. the Done By field.                                                         
  4032.                       
  4033. ╔════════════════════════════  PROJECT MANAGEMENT  ════════════════════════════╗
  4034. ║                                                                              ║
  4035. ║  DONE BY    PROJECT  SUB  DESCRIPTION                     HRS DATE IN  P S ? ║
  4036. ║  ══════════ ════════ ════ ═══════════════════════════════ ═══ ════════ ═ ═ ═ ║
  4037. ║                                                                              ║
  4038. ║                                                                              ║
  4039. ║                                                                              ║
  4040. ║                                                                              ║
  4041. ║                                                                              ║
  4042. ║                                                                              ║
  4043. ║                                                                              ║
  4044. ║                                                                              ║
  4045. ║                                                                              ║
  4046. ║                                                                              ║
  4047. ║                                                                              ║
  4048. ║                                                                              ║
  4049. ║                                                                              ║
  4050. ║                                                                              ║
  4051. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4052.                                                                                 
  4053. [Find] [Add] [Edit] [Del] [Recall] [List] [/] Up/Down [Status] [Notes] [Order]
  4054.                                                                               
  4055.  
  4056. Selected Fields
  4057.  
  4058.      p     The number of weeks to completion. 
  4059.  
  4060.      s     The project status.  The choices are:
  4061.  
  4062. [1] PROBLEM   [2] CALL/PICKUP   [3] ESTIMATE   [4] RESEARCH   [5] PROGRAMMING
  4063. [6] DELIVER   [7] DOCUMENTATION [8] WAITING    [9] REMINDER                     
  4064.  
  4065.  
  4066.     ?      If the status is to be printed on the Project Status report,
  4067.            Y will appear in this field. PRODUCT PLANNING 
  4068.  
  4069. The Product Planning feature lets you keep up-to-date records on all
  4070. of your projects.  It also lets you print summary reports including a
  4071. project cost analysis and a list of current projects.
  4072.  
  4073.  
  4074.     From the Billing System menu:
  4075.  
  4076.         ■  Select:           [4] Products
  4077.                                  
  4078. ╔═══════════════════════   Acme Software Distributors   ═══════════════════════╗
  4079. ║ USER: ROBERT                                                     STATION:  3 ║
  4080. ║ v 10-23-89                  PRODUCT PLANNING MENU                MEMORY:   4 ║
  4081. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  4082. ║                                                                              ║
  4083. ║               0 - Return to Main Menu                                        ║
  4084. ║               1 - Product File Maintenance                                   ║
  4085. ║               2 -                                                            ║
  4086. ║               3 - Print Product Cost Analysis with Average Monthly Cost      ║
  4087. ║               4 - Clean Up, Pack and Reindex Product Databases               ║
  4088. ║               5 - Print Products                                             ║
  4089. ║               6 - Print Objectives with % Analysis                           ║
  4090. ║               7 - Print Product Budget, Actual and Variance                  ║
  4091. ║                                                                              ║
  4092. ║                                                                              ║
  4093. ║                                                                              ║
  4094. ║                                                                              ║
  4095. ║                                                                              ║
  4096. ║                                                                              ║
  4097. ║               Enter choice                                                   ║
  4098. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4099.                                                                                 
  4100.                                                                                 
  4101. Wednesday, April  4         Clipper Summer 87, NetLib                     5:25pm
  4102.  
  4103.  
  4104.  
  4105. ENTERING PAYMENTS
  4106.  
  4107. The Invoice Management feature lets you print invoices, review
  4108. outstanding invoices, and print payment reports.
  4109.  
  4110.  
  4111.     From the Billing System menu:
  4112.  
  4113.         ■  Select:           [5] Enter Payments / Outstanding Invoices 
  4114.                                                                  
  4115. ╔═══════════════════════   Acme Software Distributors   ═══════════════════════╗
  4116. ║ USER: ROBERT                                                     STATION:  3 ║
  4117. ║ v 10-23-89                    INVOICE MANAGEMENT                 MEMORY:  24 ║
  4118. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  4119. ║                                                                              ║
  4120. ║                                                                              ║
  4121. ║               0 -  Return                                                    ║
  4122. ║               1 -  Generate or Edit an Invoice                               ║
  4123. ║               2 -  Review Outstanding Invoices                               ║
  4124. ║               3 -  Invoices Paid to date                                     ║
  4125. ║               4 -  Invoices Outstanding                                      ║
  4126. ║               5 -  Invoices Outstanding As of a Date                         ║
  4127. ║               6 -  Monthly Report                                            ║
  4128. ║               7 -  YTD Invoices in Project Order                             ║
  4129. ║               8 -  YTD Invoices in Month Order                               ║
  4130. ║               9 -  Late Payments report                                      ║
  4131. ║                                                                              ║
  4132. ║                                                                              ║
  4133. ║                                                                              ║
  4134. ║               Enter choice                                                   ║
  4135. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4136.                                                                                 
  4137.                                                                                 
  4138. Wednesday, April  4         Clipper Summer 87, NetLib                     5:26pm
  4139.  
  4140.  
  4141.  
  4142. EMPLOYEE DATABASE
  4143.  
  4144.  
  4145. The Employee File maintains a list of all employees.
  4146.  
  4147.  
  4148.     From the Billing System menu:
  4149.  
  4150.         ■  Select:           [6] Employee Database
  4151.  
  4152. ╔═══════════════════════  EMPLOYEE FILE - CONFIDENTIAL  ═══════════════════════╗
  4153. ║                                                                              ║
  4154. ║   DONEBY     NAME                 RATE     COMM  BILL  CATEGORY     P P DEPT ║
  4155. ║   ══════════ ════════════════════ ════════ ════ ══════ ════════════ ═ ═ ════ ║
  4156. ║                                                                              ║
  4157. ║                                                                              ║
  4158. ║                                                                              ║
  4159. ║                                                                              ║
  4160. ║                                                                              ║
  4161. ║                                                                              ║
  4162. ║                                                                              ║
  4163. ║                                                                              ║
  4164. ║                                                                              ║
  4165. ║                                                                              ║
  4166. ║                                                                              ║
  4167. ║                                                                              ║
  4168. ║                                                                              ║
  4169. ║                                                                              ║
  4170. ║                                                                              ║
  4171. ║                                                                              ║
  4172. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4173.                                                                                 
  4174.     [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/] Up/Down  [Quit]    
  4175.                                                                                 
  4176.  
  4177.  
  4178.  
  4179. Selected Fields
  4180.  
  4181.     comm                     Percent commission.
  4182.  
  4183.     bill                     The billable rate.
  4184.  
  4185.     category                 The employment category (for example,
  4186.                              Hourly, Subcontract, Commission).
  4187.  
  4188.     p                        Is the employee a programmer? (enter Y
  4189.                              or N).
  4190.  
  4191.     p                        Payment type (H=Hourly; S=Salary;
  4192.                              C=Commission; E=Expenses).
  4193.  
  4194.     dept                     The revenue account (press F1 for
  4195.                              PopHelp).
  4196.     
  4197. THE STATE DATABASE
  4198.  
  4199. The State database contains the two-letter abbreviations for state
  4200. names.
  4201.  
  4202.  
  4203.     From the Billing System menu:
  4204.  
  4205.         ■  Select:           [7] State Database
  4206.  
  4207. ╔════════════════════════════════  STATE TABLE  ═══════════════════════════════╗
  4208. ║                                                                              ║
  4209. ║                          ST STATE NAME                                       ║
  4210. ║                          ══ ═════════════════════════                        ║
  4211. ║                          AK Alaska                                           ║
  4212. ║                          AL Alabama                                          ║
  4213. ║                          AR Arkansas                                         ║
  4214. ║                          AZ Arizona                                          ║
  4215. ║                          CA California                                       ║
  4216. ║                          CO Colorado                                         ║
  4217. ║                          CT Connecticut                                      ║
  4218. ║                          DC District of Columbia                             ║
  4219. ║                          DE Delaware                                         ║
  4220. ║                          FL Florida                                          ║
  4221. ║                          GA Georgia                                          ║
  4222. ║                          HI Hawaii                                           ║
  4223. ║                          IA Iowa                                             ║
  4224. ║                          ID Idaho                                            ║
  4225. ║                          IL Illinois                                         ║
  4226. ║                                                                              ║
  4227. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4228.                                                                                 
  4229. [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [Order]  [/]Up/Down  [Quit]
  4230.                                                                                 
  4231. RETURN ADDRESS LABELS
  4232.  
  4233. The final Billing System feature prints return address labels. 
  4234.  
  4235.  
  4236.     From the Billing System menu:
  4237.  
  4238.         ■  Select:           [8] Return Address Labels
  4239.  
  4240. ╔═════════════════════════════════════    ═════════════════════════════════════╗
  4241. ║ USER: USER                                                       STATION:  2 ║
  4242. ║ v 03-31-90                     BILLING SYSTEM                    MEMORY:  95 ║
  4243. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  4244. ║                                                                              ║
  4245. ║                                                                              ║
  4246. ║               0 -  Quit and return to Main Menu                              ║
  4247. ║               1 -  Product Labels                                            ║
  4248. ║               2 -  Clients, Prospects                                        ║
  4249. ║               3 -  Project Planning                                          ║
  4250. ║               4 -  Major Projects                                            ║
  4251. ║               5 -  Bill for hours worked                                     ║
  4252. ║               6 -  Enter Payments / Outstanding Invoices                     ║
  4253. ║               7 -  Software Support                                          ║
  4254. ║               8 -  Error Tracking Database                                   ║
  4255. ║               9 -  Employee Database                                         ║
  4256. ║               A -  State Database                                            ║
  4257. ║               B -  Return Address Labels                                     ║
  4258. ║                                                                              ║
  4259. ║               Enter Choice  B                                                ║
  4260. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4261.                                                                                 
  4262.                                                                                 
  4263. Enter # of Labels to Print    0                                                 
  4264.  
  4265.  
  4266. At the bottom of the screen, you are prompted to specify how many
  4267. of your return address labels you want printed.  After entering the
  4268. number, you will be prompted for the print destination.
  4269. CHAPTER 10
  4270.  
  4271. UTILITY FEATURES
  4272.  
  4273.  
  4274. The Utility Menu lets you make and restore system backups and
  4275. database backups.
  4276.  
  4277.  
  4278.     From the Main Menu:
  4279.  
  4280.         ■  Select:           [9] Utility Menu
  4281.  
  4282. ╔════════════════════════════  System Installation  ═══════════════════════════╗
  4283. ║ USER: USER                                                       STATION:  2 ║
  4284. ║ v 04-26-91                      UTILITY MENU                     MEMORY: 128 ║
  4285. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  4286. ║                                                                              ║
  4287. ║                                                                              ║
  4288. ║               0 - Return to Main Menu                                        ║
  4289. ║               1 - Backup System to Floppy (BACKUP ALL)                       ║
  4290. ║               2 - Restore System to Floppy (RESTORE ALL)                     ║
  4291. ║               3 - Backup Databases Only                                      ║
  4292. ║               4 - Restore Databases Only                                     ║
  4293. ║               5 - Format a Blank Diskette                                    ║
  4294. ║                                                                              ║
  4295. ║               6 - Compress Client Database                                   ║
  4296. ║               7 - Insert '0' in Serial Number                                ║
  4297. ║               8 - Update Client Database                                     ║
  4298. ║               9 - Merge Symptoms and Comments into Solution                  ║
  4299. ║               Z - Update Zip Codes from Zip4 Database                        ║
  4300. ║                                                                              ║
  4301. ║               Enter Choice                                                   ║
  4302. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4303.                                                                                 
  4304.                                                                                 
  4305. Saturday, June 29           Clipper Summer 87, NetLib                     7:00pm
  4306.  
  4307.  
  4308. Menu Options
  4309.  
  4310.     [1]    Backs up the entire system to floppy diskettes.
  4311.  
  4312.     [2]    Restores the complete backup to the hard disk.
  4313.  
  4314.     [3]    Backs up only the databases to floppy diskettes.
  4315.  
  4316.     [4]    Restores the database backup to the hard disk.
  4317.  
  4318.     [5]    Formats diskettes without leaving the program.
  4319.  
  4320.  
  4321.     [6]    Compresses the Client files.
  4322.  
  4323.     [7]    Inserts 0 (zero) in all serial numbers.
  4324.  
  4325.     [8]    Lets you update the Client database from a diskette.
  4326.  
  4327.     [9]    Merges symptoms and comments into solution.
  4328.  
  4329.     [z]    Updates client Zip Codes from the Zip4 file.
  4330. CHAPTER 11
  4331.  
  4332. CHANGING THE SYSTEM CONFIGURATION
  4333.  
  4334.  
  4335. The settings that were made during the installation of your Stamp
  4336. Auction program can be changed as needed.  For example, you can
  4337. change the heading that appears on reports.
  4338.  
  4339.  
  4340.     From the Main Menu:
  4341.  
  4342.         ■  Select:           [8] System Configuration Menu
  4343.  
  4344. ╔════════════════════════  Acme Stamp Auction Company  ════════════════════════╗
  4345. ║ USER: ROBERT                                                     STATION:  4 ║
  4346. ║ v 2.01                    SYSTEM CONFIGURATION MENU              MEMORY:  48 ║
  4347. ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  4348. ║                                                                              ║
  4349. ║                                                                              ║
  4350. ║               0 - Return to Main Menu                                        ║
  4351. ║               1 - Set up System Settings                                     ║
  4352. ║               2 - Set up Printer Table                                       ║
  4353. ║               3 - Set up Users, Authorizations and Assign Printers           ║
  4354. ║               4 - Set up Function Key Assignments                            ║
  4355. ║               5 - Pack and/or Reindex Files                                  ║
  4356. ║               6 - Change CONFIG.SYS File                                     ║
  4357. ║               7 - Change AUTOEXEC.BAT File                                   ║
  4358. ║               8 - Reset Computer after changing CONFIG.SYS/AUTOEXEC.BAT      ║
  4359. ║               9 - Update System and/or Database Files                        ║
  4360. ║                                                                              ║
  4361. ║                                                                              ║
  4362. ║                                                                              ║
  4363. ║               Enter choice                                                   ║
  4364. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4365.                                                                                 
  4366.                                                                                 
  4367. Wednesday, November 22      Clipper Summer 87, NetLib                     1:33pm
  4368.  
  4369. Then, from the System Configuration menu:
  4370.  
  4371.         ■  Select:           [1] Set up System Settings
  4372.  
  4373. ╔══════════════════════════════  SYSTEM SETTINGS  ═════════════════════════════╗
  4374. ║Title      System Installation                                                ║
  4375. ║Title                                                                         ║
  4376. ║Title                                                                         ║
  4377. ║Name                                                                          ║
  4378. ║Company                                                                       ║
  4379. ║Address1                                                                      ║
  4380. ║Address2                                                                      ║
  4381. ║Phone      (   )   -      FAX # (   )   -                                     ║
  4382. ║Fed ID#                                                                       ║
  4383. ║Laser?     Y                       Font File 2  x:AK0120AH.HPF                ║
  4384. ║Label Col  50                      Font File 3  x:AJ0100AH.HPF                ║
  4385. ║Label Row  23                      Font File 4  x:AJ0120AH.HPF                ║
  4386. ║Landscape  chr(27)+"&l1O"          Font File 5  x:AJ0140AH.HPF                ║
  4387. ║Portrait   chr(27)+"&l0O"          Font File 6  x:AJ0180AH.HPF                ║
  4388. ║Margin             14              Font File 7  x:AI0100AH.HPF                ║
  4389. ║Width             100              Font File 8  x:AI0120AH.HPF                ║
  4390. ║Laser Prnt LPT1                    Font File 9  x:AI0140AH.HPF                ║
  4391. ║Env. Font                          Font File 10 x:AI0180AH.HPF                ║
  4392. ║Phone Pict "(999)999-9999"         Tax State        Tax Rate                  ║
  4393. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4394.                                                                                 
  4395. Enter your company name                                                         
  4396.                                                                                 
  4397.                                                                               
  4398.                                                                               
  4399.                                                                         
  4400. For information on changing other system settings, see Part 4,
  4401. Chapter 2, "Configuring the Program."   
  4402.  
  4403. CHAPTER 12
  4404.  
  4405. DATA DICTIONARY
  4406.  
  4407.  
  4408. The Data Dictionary contains field specifications.  This database gives
  4409. each field name and its database location, type (numeric, character,
  4410. or logical), length, number of decimal places, and description.  It also
  4411. shows the Navigation prompt (on-screen help message) for each field.
  4412.  
  4413.  
  4414.     From the Main Menu:
  4415.  
  4416.         ■  Select:                  [7] Data Dictionary
  4417.  
  4418. ╔═════════════════════  ON LINE HELP AND DATA DICTIONARY  ═════════════════════╗
  4419. ║                                                                              ║
  4420. ║        Database Field Name Type Len Dec Field Description                    ║
  4421. ║        ════════ ══════════ ════ ═══ ═══ ══════════════════════════════       ║
  4422. ║        ACCOUNTS ACCOUNT_ID  C     4   0 Account Code                         ║
  4423. ║        ACCOUNTS BUDGET      N    10   2 Budget Amount                        ║
  4424. ║        ACCOUNTS CONFERENCE  L     1   0                                      ║
  4425. ║        ACCOUNTS CONTROL     C     5   0 Print Control                        ║
  4426. ║        ACCOUNTS COPE        L     1   0                                      ║
  4427. ║        ACCOUNTS CURR_BAL    N    10   2 Current Balance                      ║
  4428. ║        ACCOUNTS DEBIT       C     1   0 Debit Account Enter D                ║
  4429. ║        ACCOUNTS DEPT        C     3   0 Cost Accounting Department           ║
  4430. ║        ACCOUNTS DESCRIP     C    30   0 Description of Account               ║
  4431. ║        ACCOUNTS M01         N    10   2 January                              ║
  4432. ║        ACCOUNTS M02         N    10   2 February                             ║
  4433. ║        ACCOUNTS M03         N    10   2 March                                ║
  4434. ║        ACCOUNTS M04         N    10   2 April                                ║
  4435. ║                                                                              ║
  4436. ║Enter the Unique Account Code                                                 ║
  4437. ║                                                                              ║
  4438. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4439.                                                                                 
  4440.          [Find]   [Add]   [Edit]   [Delete]   [Recall]   [List]   [Esc]         
  4441.                       [Get file]     [Structure]     [Pack]                     
  4442.                                                                               
  4443.  
  4444. You may make changes only to the Navigation prompts.  See Part 4,
  4445. Chapter 8, "The Data Dictionary," for instructions. Data Dictionary (29 June 1991)
  4446.  
  4447.  
  4448. Field Name Type Len Dec Description                             
  4449.  
  4450.  
  4451. **  ACCOUNTS
  4452. ACCOUNT_ID Char   4     Account Code                            
  4453. BUDGET     Num   10   2 Budget Amount                           
  4454. CONFERENCE Log    1                                             
  4455. CONTROL    Char   5     Print Control                           
  4456. COPE       Log    1                                             
  4457. CURR_BAL   Num   10   2 Current Balance                         
  4458. DEBIT      Char   1     Debit Account Enter D                   
  4459. DEPT       Char   3     Cost Accounting Department              
  4460. DESCRIP    Char  30     Description of Account                  
  4461. M01        Num   10   2 January                                 
  4462. M02        Num   10   2 February                                
  4463. M03        Num   10   2 March                                   
  4464. M04        Num   10   2 April                                   
  4465. M05        Num   10   2 May                                     
  4466. M06        Num   10   2 June                                    
  4467. M07        Num   10   2 July                                    
  4468. M08        Num   10   2 August                                  
  4469. M09        Num   10   2 September                               
  4470. M10        Num   10   2 October                                 
  4471. M11        Num   10   2 November                                
  4472. M12        Num   10   2 December                                
  4473. NEW        Char   4     New account number                      
  4474. NEXT_BUD   Num   10   2 Next budget amount                      
  4475. P01        Num   10   2 Previous                                
  4476. P02        Num   10   2                                         
  4477. P03        Num   10   2                                         
  4478. P04        Num   10   2                                         
  4479. P05        Num   10   2                                         
  4480. P06        Num   10   2                                         
  4481. P07        Num   10   2                                         
  4482. P08        Num   10   2                                         
  4483. P09        Num   10   2                                         
  4484. P10        Num   10   2                                         
  4485. P11        Num   10   2                                         
  4486. P12        Num   10   2                                         
  4487. PREV_BUD   Num   10   2 Previous Budget                         
  4488. REGISTRY   Log    1                                             
  4489.  
  4490. **  ACCTDESC
  4491. ACCOUNT_ID Char   1     Account Code                            
  4492. DESCRIP    Char  25     Description                             
  4493.  
  4494. **  CLIENTS 
  4495. ADD1       Char  30     Address 1                               
  4496. ADD2       Char  30     Address 2                               
  4497. BILL1      Char  30     Billing Address 1                       
  4498. BILL2      Char  30     Billing Address 2                       
  4499. BILL3      Char  20     City                                    
  4500. BILL4      Char   2     State                                   
  4501. BILL5      Char  10     Zip                                     
  4502. CITY       Char  20     City                                    
  4503. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4504. COMPANY    Char  40     Company Name                            
  4505. COMPNO     Memo   0     Enter Company Number                    
  4506. COUNTRY    Char  20     Country                                 
  4507. DATE       Date   8     Date of Next Contact                    
  4508. DEPART     Char  30     Department                              
  4509. DISK_TYPE  Char  10     Disk type                               
  4510. ENCLOSURE  Char  30     Enclosure                               
  4511. FNAME      Char  15     First Name                              
  4512. FPHONE     Char  13     Fax telephone number                    
  4513. HPHONE     Char  13     Home or other telephone number          
  4514. INFORMAL   Char  20     Informal name for MailMerge             
  4515. INVOICE    Log    1     Has the client been invoiced?           
  4516. LAST_EDIT  Date   8     Date of last edit                       
  4517. LNAME      Char  20     Last Name                               
  4518. MAIL       Memo  10     Memo Contents                           
  4519. MAIL_LIST  Char  47     Mailing List                            
  4520. METHOD     Char   1     Method we were contacted                
  4521. NEW_NUM    Char   8     New number for the Client               
  4522. NEXT_STEP  Char  40     Next Marketing Step                     
  4523. NOTES      Memo  10     Marketing Notes                         
  4524. OPTION1    Char   6     User defined option 1                   
  4525. OPTION2    Char   6     User defined option 2                   
  4526. OPTION3    Char   6     User defined option 3                   
  4527. PO_NUM     Char  15     Purchase order number                   
  4528. PROSPECT   Char   1     Current Prospect? [Y/N]                 
  4529. RATING     Char   2     Prospect Rating                         
  4530. SALES_REP  Char  10     Sales Representative                    
  4531. SALUTATION Char   4     Salutation                              
  4532. SECRETARY  Char  20     Secretary                               
  4533. SIZE       Num    5     Size of facility                        
  4534. SOURCE     Char  20     Contact Source                          
  4535. STATE      Char   3     State                                   
  4536. TIME       Char   4     Time of next contact                    
  4537. TITLE      Char  40     Business title                          
  4538. WEXT       Char   4     Work Extension                          
  4539. WORKDONE   Memo  10     What work has been done for             
  4540. WPHONE     Char  13     Work telephone number                   
  4541. ZIP        Char  10     Zip                                     
  4542.  
  4543. **  COMPANY 
  4544. ADD1       Char  30     Address 1                               
  4545. ADD2       Char  30     Address 2                               
  4546. BULK       Char   2                                             
  4547. CITY       Char  20     City                                    
  4548. COMPANY    Char  40     Company Name                            
  4549. COMPNO     Char   8     Unique Company Number                   
  4550. COUNTRY    Char  20     Country                                 
  4551. FPHONE     Char  13     Fax Phone                               
  4552. RATING     Char   2     Rating                                  
  4553. SIZE       Num    5     Company Size                            
  4554. SIZE2      Num    5     Company Size (other)                    
  4555. STATE      Char   3     State                                   
  4556. WPHONE     Char  13     Company Phone                           
  4557. ZIP        Char  10     Zip Code                                
  4558.  
  4559. **  CONTACTS
  4560. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4561. CTIME      Char   8                                             
  4562. DATE       Date   8     Date                                    
  4563. DESCRIP    Char  40     Description                             
  4564. DONEBY     Char  10     Making the contact                      
  4565. PROJECT    Char   8     Project COde                            
  4566. TYPE       Char   1     Type of Contact.                        
  4567.  
  4568. **  DEPT    
  4569. CREDIT_BAL Num    9   2 Credit balance                          
  4570. DEBIT_BAL  Num    9   2 Debit Balance                           
  4571. DEPT       Char   3     Department Code                         
  4572. DESCRIP    Char  30     Department Description                  
  4573.  
  4574. **  DETAILS 
  4575. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4576. COMMENTS   Memo  10     Comments                                
  4577. DATEIN     Date   8     Date Project Starts                     
  4578. DESCRIP    Char  40     Description of Project                  
  4579. DONEBY     Char  10     Work is assigned to                     
  4580. EST_HOURS  Num    3     Estimated Hours                         
  4581. PRIORITY   Char   1     Number of weeks to completion           
  4582. PROGRAM    Char   4     Sub Project                             
  4583. PROJECT    Char   8     Project Code                            
  4584. STATUS     Char   1     Enter the Status Code                   
  4585. STAT_REPT  Char   1     Print Status Report [Y/N]               
  4586. SUMMARY    Memo  10     Summary Note                            
  4587.  
  4588. **  DISKETTE
  4589. COPY1      Char  54     Copyright line 1                        
  4590. COPY2      Char  54     Copyright line 2                        
  4591. COST       Num    9   2 Cost                                    
  4592. FORMAT     Char  32     Format                                  
  4593. PRINTED    Log    1     Printed?                                
  4594. PROJECT    Char   5     Product Code                            
  4595. QTY        Num    4     Starting serial number to prin          
  4596. SERIAL     Char   4     Serial Prefix                           
  4597. SUFFIX     Char   1     Suffix                                  
  4598. TITLE      Char  54     Software title                          
  4599. VERSION    Char   3     Software version                        
  4600.  
  4601. **  EMPLOYEE
  4602. ACCOUNT_ID Char   4     Chart of Account Number                 
  4603. AMOUNT     Num    9   2 Hourly Rate or Salary                   
  4604. BILLABLE   Num    6   2 Billable Rate                           
  4605. CATEGORY   Char  12     Employment Category                     
  4606. CHK_AMOUNT Num    9   2 Check Amount                            
  4607. DEPT       Char   3     Revenue Account, Press                  
  4608. DONEBY     Char  10     Work was done by                        
  4609. HOURLY     Num    8   2 Hourly Rate                             
  4610. HOURS      Num    3     Number of Hours                         
  4611. NAME       Char  20     Employee Name                           
  4612. OTHER      Num    9   2 Other Amount                            
  4613. PAY_TYPE   Char   1     Payment Type                            
  4614. PERCENT    Num    4   1 Percent Commission                      
  4615. PROGRAMER  Char   1     Programmer [Y/N]                        
  4616. RATE       Num    8   2 Rate of Pay.                            
  4617. VACATION   Num    8   2 Hours of Vacation Used                  
  4618.  
  4619. **  ERRTRACK
  4620. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4621. COMMENTS   Memo  10     Comments                                
  4622. DESCRIP    Char  40     Short Description of Problem            
  4623. DONEBY     Char  10     Support Done by                         
  4624. ENTERED    Date   8     Date Entered                            
  4625. ERROR      Memo  10     Error narrative                         
  4626. INVOICE    Char   1     Invoice for Support?                    
  4627. KEYWORDS   Char  25     Keywords for retrieval                  
  4628. NEXT_ACT   Char   1     Next Action                             
  4629. PROJECT    Char   8     Product Code (Press [F1]                
  4630. RESOLVED   Date   8     Date Problem resolved                   
  4631. SERIAL_NUM Char   8     Serial Number of Software               
  4632. SOLUTION   Memo  10     Solution                                
  4633. SYMPTOM    Memo  10     Symptom                                 
  4634. TIMEIN     Char   5     Time In                                 
  4635. TIMEOUT    Char   5     Time Out                                
  4636.  
  4637. **  EVENTS  
  4638. BATCH      Char   4     Batch Number                            
  4639. BILL       Log    1     Bill Work? [Y/N]                        
  4640. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4641. COMMISSION Num    8   2 Commission amount due sales             
  4642. COMPUTER   Log    1     Computer Time                           
  4643. DATEIN     Date   8     Date                                    
  4644. DATEOUT    Date   8     Date Done                               
  4645. DEPT       Char   3     Cost Center                             
  4646. DESCRIP    Char  40     Description of Work Done                
  4647. DONE       Log    1     Done                                    
  4648. DONEBY     Char  10     Employee's First Name                   
  4649. EXPENSES   Num    9   2                                         
  4650. HOURS      Num    7   2 Hours, if not an hourly                 
  4651. INVOICE    Log    1     Work has been invoiced                  
  4652. INV_NUM    Char   4     Invoice Number                          
  4653. NONBILL    Log    1     Enter [Y] only if the work              
  4654. OBJECTIVE  Char   1                                             
  4655. OWNER      Char  15     Owner of the Software                   
  4656. PAID       Log    1     Invoice has been paid                   
  4657. PROGRAM    Char   4     Sub Project Code                        
  4658. PROJECT    Char   8     Project Code                            
  4659. RATE       Num    7   2 Rate, if not an hourly charege          
  4660. REMINDER   Log    1                                             
  4661. ROYALTY    Num    8   2 Royalty Amount Due                      
  4662. TIMEIN     Char   5     Time                                    
  4663. TIMEOUT    Char   5                                             
  4664. TYPE       Char   5                                             
  4665.  
  4666. **  FUNCTION
  4667. DESCRIP    Char 240     "Macro"                                 
  4668. FUNCTION   Char   2     Function Number 3-40                    
  4669. FUNC_DESC  Char  10     Key ex.  [F3] or [Alt-F1]               
  4670. TITLE      Char  30     Short title for function                
  4671.  
  4672. **  HELP    
  4673. CONTEXT    Memo  10                                             
  4674. DESCRIP    Char  30                                             
  4675. FIELD_DB   Char   8                                             
  4676. FIELD_DEC  Num    3                                             
  4677. FIELD_LEN  Num    3                                             
  4678. FIELD_NAME Char  10                                             
  4679. FIELD_TXT1 Char  80                                             
  4680. FIELD_TXT2 Char  80                                             
  4681. FIELD_TYPE Char   1                                             
  4682.  
  4683. **  INVENTOR
  4684. CLIENT     Char   8     Client Number Ordered From              
  4685. DESCRIP    Char  40     Description                             
  4686. DESIRED    Num    4     Desired Qty                             
  4687. ITEM_NUM   Char  15     Item Number                             
  4688. MINIMUM    Num    4     Minimum Order                           
  4689. ORDERPRICE Num    7   2 Order Price                             
  4690. ORDER_DATE Date   8     Order Date                              
  4691. ORDER_QTY  Num    4     Order Qty                               
  4692. OUM        Char   5     Order Unit of Measure                   
  4693. PHONE      Char  13     Phone Number                            
  4694. PRICE_EACH Num    9   4 Each Price                              
  4695. SALE       Char   1     On Sale?                                
  4696. SALESREP   Char  20     Sales Rep                               
  4697. SALE_DATE  Date   8     Sale Date                               
  4698. STOCK_NUM  Char   4     Stock Number                            
  4699. UPEROUM    Num    6     Units per Order Unit of Measur          
  4700. VENDOR     Char  25     Vendor                                  
  4701.  
  4702. **  INVOICE 
  4703. ADDR_TYPE  Char   1     Address Type (C-Client Address          
  4704. AMOUNT     Num    9   2 Invoice Amount                          
  4705. AMT_PAID   Num    9   2 Amount Paid                             
  4706. AUTHORIZE  Char  10     Authorize                               
  4707. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4708. COMMENTS   Char   1     Put Comments on Invoice?                
  4709. CRED_NUM   Char  25     Credit Card Number                      
  4710. DATE       Date   8     Date of invoice                         
  4711. DATE_PAID  Date   8     Date Paid                               
  4712. DESCRIP    Char  40     Description of Invoice                  
  4713. EXPIRATION Char   5     Expiration Date of Credit Card          
  4714. INITIAL    Char   5     Initial Date                            
  4715. INVOICE    Char   4     Invoice Number                          
  4716. NAME       Char  30     Name                                    
  4717. NOTES      Memo  10     Comments for invoice                    
  4718. PAID       Log    1     Paid                                    
  4719. PO_NUM     Char  15     PO Number                               
  4720. PROGRAM    Char   4     Sub Product Code                        
  4721. PROJECT    Char   8     Product Code                            
  4722. SHOW_DONE  Log    1     Show who did the work on invoi          
  4723.  
  4724. **  JOURNAL 
  4725. ACCOUNT_ID Char   4     Chart of Accounts Number                
  4726. CHECK_NUM  Char   4     Check Number                            
  4727. CLEAR      Log    1     Check has Cleared                       
  4728. CREDIT_BAL Num    9   2 Credit Balance                          
  4729. DATE       Date   8     Date                                    
  4730. DEBIT      Char   1     Debit Code                              
  4731. DEBIT_BAL  Num    9   2 Debit Balance                           
  4732. DEPT       Char   3     Department Code (Cost Center)           
  4733. DESCRIP    Char  40     Journal Description                     
  4734. PROJECT    Char   8     Product Code                            
  4735. TEMP       Num    9   2 Running Total                           
  4736. TRANS      Num    4     Transaction Number                      
  4737.  
  4738. **  LEASE   
  4739. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4740. COMMISSION Num    8   2 Commission Amount                       
  4741. CURRENT    Num    2     Current Payment                         
  4742. DEPT       Char   3     Cost Center                             
  4743. DESCRIP    Char  35     Description for Work Done               
  4744. DONEBY     Char  10     Doneby                                  
  4745. HOURS      Num    7   2 Hours                                   
  4746. INV_DESC   Char  30     Invoice Description                     
  4747. OBJECTIVE  Char   1                                             
  4748. OWNER      Char  15     Owner                                   
  4749. PROGRAM    Char   4     Sub Product Code                        
  4750. PROJECT    Char   8     Product Code                            
  4751. RATE       Num    7   2 Rate                                    
  4752. ROYALTY    Num    8   2 Royalty Payment                         
  4753. TERM       Num    2     Length of lease                         
  4754.  
  4755. **  LEDGER  
  4756. ACCOUNT_ID Char   4     Chart of Accounts Number                
  4757. CHECK_NUM  Char   4     Check Number                            
  4758. CLEAR      Log    1     Check has cleared                       
  4759. CREDIT_BAL Num    9   2 Credit Amount                           
  4760. DATE       Date   8     Date                                    
  4761. DEBIT      Char   1     Debit Code                              
  4762. DEBIT_BAL  Num    9   2 Debit Amount                            
  4763. DEPT       Char   3     Cost Center                             
  4764. DESCRIP    Char  40     Description                             
  4765. PROJECT    Char   8     Product Code, Press [F1] for            
  4766. TEMP       Num    9   2 Running total                           
  4767. TRANS      Num    4     Transaction Number                      
  4768.  
  4769. **  MEMVAR  
  4770. FONT_FILE2 Memo   0     File name for downloadable              
  4771. P_LAND     Memo   0     Escape sequence for Landscape           
  4772. P_PORT     Memo   0     Escape sequence for Portrait            
  4773. S_ADDR1    Memo   0     Address on Invoice                      
  4774. S_ADDR2    Memo   0     Address on Invoice                      
  4775. S_COL      Memo   0     Column coordinates for envel            
  4776. S_COMPANY  Memo   0     Company Name on Invoice                 
  4777. S_FEDID    Memo   0     Federal ID# for Invoice                 
  4778. S_FPHONE   Memo   0     Fax Number on Invoice                   
  4779. S_LASER    Memo   0     Use Laser Printer to print              
  4780. S_LPRINTER Memo   0     Default printer destination             
  4781. S_MARGIN   Memo   0     Default margin for merge                
  4782. S_NAME     Memo   0     System Name                             
  4783. S_ROW      Memo   0     Row coordinates for envelope            
  4784. S_WIDTH    Memo   0     Default width for Merge                 
  4785. S_WPHONE   Memo   0     Phone Numbe on Invoice                  
  4786. TITLE1     Memo   0     Enter your company name                 
  4787. TITLE2     Memo   0                                             
  4788. TITLE3     Memo   0                                             
  4789. TITLE4     Memo   0                                             
  4790.  
  4791. **  OBJECTIV
  4792. ACTUAL     Num    8   2 Actual                                  
  4793. BUDGET     Num    8   2 Budget Amount                           
  4794. COMPANY    Char   4     Company Code                            
  4795. CURRENT    Char   1     Current Sub Product/Project             
  4796. DATE_DUE   Date   8     Date Due                                
  4797. DESCRIP    Char  40     Description                             
  4798. EXPENSES   Num    9   2 Expenses                                
  4799. HOURS      Num    4     Hours Budgeted                          
  4800. HOURS_1985 Num    6   1 1985 Hours                              
  4801. HOURS_1986 Num    6   1 1986 Hours                              
  4802. HOURS_1987 Num    6   1 1987 Hours                              
  4803. HOURS_1988 Num    6   1 1988 Hours                              
  4804. HOURS_1989 Num    6   1 1999 Hours                              
  4805. PERCENT    Num    3     Percent                                 
  4806. PROGRAM    Char   4     Sub Product/Project                     
  4807. PROJECT    Char   8     Product Code                            
  4808. STARTDATE  Date   8     Start Date                              
  4809. TOTAL      Num    9   2 Total                                   
  4810. TTL_1985   Num    9   2 1985 Total                              
  4811. TTL_1986   Num    9   2 1986 Total                              
  4812. TTL_1987   Num    9   2 1987 Total                              
  4813. TTL_1988   Num    9   2 1988 Total                              
  4814. TTL_1989   Num    9   2 1989 Total                              
  4815.  
  4816. **  POSTAGE 
  4817. AMOUNT     Num    6   2 Postage Amount                          
  4818. DATE       Date   8     Postage Date                            
  4819. DEPT       Char   3     Cost Center                             
  4820. DESCRIP    Char  40     Description                             
  4821. NONBILL    Log    1                                             
  4822. PROJECT    Char   8     Project Code                            
  4823.  
  4824. **  PRINTERS
  4825. DATE_CHECK Date   8                                             
  4826. DESCRIP    Char  35     Description                             
  4827. PRINTER    Char   4                                             
  4828. P_BLACK    Char  35     Black Ribbon (not used)                 
  4829. P_BLUE     Char  35     Blue Ribbon (not used)                  
  4830. P_BOLDOFF  Char  35     Bold printing off                       
  4831. P_BOLDON   Char  35     Bold printing on                        
  4832. P_CPI10    Char  35     10 characters per inch                  
  4833. P_CPI12    Char  35     12 characters per inch                  
  4834. P_CPI16    Char  35     16 characters per inch                  
  4835. P_CPI20    Char  35                                             
  4836. P_DHIGHOFF Char  35                                             
  4837. P_DHIGHON  Char  35                                             
  4838. P_DRAFT    Char  35     Draft print (not used)                  
  4839. P_EXPOFF   Char  35     Expanded print off                      
  4840. P_EXPON    Char  35     Expanded print on                       
  4841. P_ITALOFF  Char  35                                             
  4842. P_ITALON   Char  35                                             
  4843. P_LETTER   Char  35     Letter quality (not used)               
  4844. P_LINEOFF  Char  35     Underline off                           
  4845. P_LINEON   Char  35     Underline on                            
  4846. P_LINES66  Char  35     Lines per page (not used)               
  4847. P_LINES68  Char  35     Lines per page (not used)               
  4848. P_LMARGIN  Char  35     Left Margin Setting                     
  4849. P_LPI12    Char  35     12 Lines per inch                       
  4850. P_LPI6     Char  35     6 lines per inch                        
  4851. P_LPI8     Char  35     8 lines per inch                        
  4852. P_NEAR     Char  35     Near letter quality (not used)          
  4853. P_PROPOFF  Char  35                                             
  4854. P_PROPON   Char  35                                             
  4855. P_RED      Char  35     Red Printing (not used)                 
  4856. P_SHADOFF  Char  35     Shadow printing off                     
  4857. P_SHADON   Char  35     Shadow printing on                      
  4858. P_SKIPOFF  Char  35     Skip perforation off                    
  4859. P_SKIPON   Char  35     Skip perforation on                     
  4860. P_SKIPPERF Char  35     (not used)                              
  4861. P_YELLOW   Char  35     Yellow printing (not used)              
  4862.  
  4863. **  PROGRAMS
  4864. CONTACT    Char  30     Contact                                 
  4865. DEMO       Num    6                                             
  4866. DEPT       Char  20                                             
  4867. DESCRIP    Char  40                                             
  4868. DOCS_ONLY  Num    6                                             
  4869. FILES      Num    2                                             
  4870. OWNER      Char  15                                             
  4871. PRICE      Num    6                                             
  4872. PROGRAMER  Char  25                                             
  4873. PROJECT    Char   8                                             
  4874. SOURCE     Num    6                                             
  4875. SUPPORT    Num    6                                             
  4876. TIER       Char   1                                             
  4877.  
  4878. **  PROJECT 
  4879. COMPETE    Memo  10     Compete                                 
  4880. DEMO_PR    Num    6     Demonstration Price                     
  4881. DEPT       Char  20     Related department                      
  4882. DESCRIP    Char  50     Project Description.                    
  4883. FILES      Num    2     Files                                   
  4884. FY_START   Date   8     Fiscal Year Start Date                  
  4885. LEASE      Num    5     Lease Cost                              
  4886. LESS_COMM  Char   1     Subtract Commission before              
  4887. MESSAGE1   Char  50     Copyright Message                       
  4888. MESSAGE2   Char  50     Copyright Message                       
  4889. NOTES      Memo  10     Pricing Comments                        
  4890. OWNER      Char  15     Software Owner.                         
  4891. PERCENTAGE Num    4   1 Percentage Royalty                      
  4892. PRICE      Num    6     Current Price of the Software           
  4893. PROGRAMER  Char  25     Programmer                              
  4894. PROJECT    Char   8     Enter the project code                  
  4895. SOURCE     Num    6     Source Code price.                      
  4896. SUPPORT    Memo  10     Support Terms                           
  4897. SUPPORT1   Num    6     Annual Support.                         
  4898. SUPPORT2   Num    6     Source Support Cost.                    
  4899. TIER       Char   1     Tier                                    
  4900. TITLE      Char  50     Title for Label                         
  4901. TRIAL      Num    5     Trial price.                            
  4902. TYPE       Char  10     Type                                    
  4903. UPDATE     Num    6     Update Price.                           
  4904. VERSION    Char   4     Version Number                          
  4905.  
  4906. **  QUESTION
  4907. ASKED      Num    4     Number of times asked                   
  4908. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4909. DATE       Date   8     Date                                    
  4910. DESCRIP    Char 250     Description of Question                 
  4911. DONEBY     Char  10     Doneby                                  
  4912. KEYWORD    Char  15     Keywords                                
  4913. PROJECT    Char   8     Product Code                            
  4914. RESPONSE   Char 250     Response                                
  4915.  
  4916. **  RELEASE 
  4917. CODE       Char   3     Mailmerge Code                          
  4918. DESCRIP    Char  60     Description of Mail Merge               
  4919. PROUT      Memo  10                                             
  4920. PRTEXT     Memo  10     Text of Mail Merge Document             
  4921.  
  4922. **  SOURCES 
  4923. ITEM_NUM   Char  15     Item Number                             
  4924. MINIMUM    Num    4     Minimum Quantity                        
  4925. ORDERPRICE Num    7   2 Order Price                             
  4926. OUM        Char   5     Order Unit of Measure                   
  4927. PRICE_EACH Num    9   4 Price Each                              
  4928. SALE_DATE  Date   8     Sale Date                               
  4929. STOCK_NUM  Char   4     Stock Number                            
  4930. UPEROUM    Num    6     Units per order unit of measur          
  4931. VENDOR     Char  25     Vendor                                  
  4932.  
  4933. **  STATE   
  4934. ST_AB      Char   3     State Abbreviation                      
  4935. ST_NAME    Char  25     State Name                              
  4936.  
  4937. **  SUPPORT 
  4938. AUTOEXEC   Char  75     Contents of AutoExec.bat file           
  4939. BUFFERS    Char   2     Default buffers setting                 
  4940. CLIENT     Char   8     Client Number                           
  4941. DEVICE     Char  15     Device drivers installed                
  4942. DISKTYPE   Char  10     Disk Type                               
  4943. DOSTYPE    Char  15     Dos Type                                
  4944. DOSVERSION Char   3     Dos version                             
  4945. EMULATION  Char  25     Printer emulation                       
  4946. FILES      Char   3     File Handles                            
  4947. LST_UPDATE Date   8     Last Update Date                        
  4948. MEMORY     Char  15     Memory Configuration                    
  4949. NETWORK    Char   1     Networked ?                             
  4950. NOTES      Memo  10     Notes                                   
  4951. OTHER      Char  15     Other                                   
  4952. OVERLAYS   Char   1     Overlays?                               
  4953. PAID_UPDT  Date   8     Last Paid Update Date                   
  4954. PRINTER    Char  25     Type of printer installed               
  4955. PROJECT    Char   8     Project Code                            
  4956. PURCHASED  Date   8     Date Support Was Purchased              
  4957. SALES      Num    8   2 Original Sales                          
  4958. SALE_DATE  Date   8     Date of Sale                            
  4959. SERIAL_NUM Char   8     Serial Number                           
  4960. SUPPORT    Char   1     Purchased Support?                      
  4961. SUPP_COST  Num    8   2 Support Cost                            
  4962. SUP_EXP    Date   8     Support Expiration Date                 
  4963. SYSTEM     Char  15     System Name                             
  4964.  
  4965. **  USERS   
  4966. COLOR      Char   1     Color monitor                           
  4967. DESCRIP    Char  40     User Description                        
  4968. DEV_DESC1  Char  25     Description of Printer 1                
  4969. DEV_DESC2  Char  25     Description of Printer 2                
  4970. DEV_DESC3  Char  25     Description of Printer 3                
  4971. DEV_DESC4  Char  25     Description of Printer 4                
  4972. DEV_DESC5  Char  25     Description of Printer 5                
  4973. DEV_DESC6  Char  25     Description of Printer 6                
  4974. DEV_DESC7  Char  25     Description of Printer 7                
  4975. DEV_DFLT   Num    1     Default Device                          
  4976. DEV_PID1   Num    2     Use Printer Codes                       
  4977. DEV_PID2   Num    2     Use Printer Codes                       
  4978. DEV_PID3   Num    2     Use Printer Codes                       
  4979. DEV_PID4   Num    2     Use Printer Codes                       
  4980. DEV_PID5   Num    2     Use Printer Codes                       
  4981. DEV_PID6   Num    2     Use Printer Codes                       
  4982. DEV_PID7   Num    2     Use Printer Codes                       
  4983. LOCATION   Char  10     User login or name                      
  4984. PRINTER    Char   2     Printer number                          
  4985.   
  4986.  
  4987.  
  4988.  
  4989.  
  4990.  
  4991.  
  4992.  
  4993.  
  4994. PART 4
  4995.  
  4996. TECHNICAL REFERENCE
  4997.  
  4998.     GENERAL
  4999.     dBASE EXPRESSIONS
  5000.     DOS COMMANDS
  5001.  
  5002.  
  5003.  
  5004.    
  5005.  
  5006.  
  5007.  
  5008.  
  5009.  
  5010.  
  5011. TECHNICAL REFERENCE: GENERAL
  5012. CHAPTER 1
  5013.  
  5014. COPYING THE PROGRAM TO YOUR HARD DISK
  5015.  
  5016.  
  5017. Before you configure your program, you must copy the program files
  5018. to your computer.  First, boot your system.
  5019.  
  5020.  
  5021.     1. Create a new directory on your hard disk for the program:
  5022.  
  5023.          ■    Type: cd\  [Enter]
  5024.          ■    Type:          md\directory name  [Enter]
  5025.  
  5026.                              NOTE: For "directory name," see Part 1,
  5027.                              Chapter 2.
  5028.  
  5029.  
  5030.  
  5031.     2. Make the new directory current:
  5032.  
  5033.          ■    Type:          cd\directory name  [Enter]
  5034.  
  5035.  
  5036.  
  5037.     3.a. If your program came on one diskette:
  5038.  
  5039.          Insert the Program diskette into Drive A.  Run the "install"
  5040.          program (this program will copy the program files):
  5041.  
  5042.          ■    Type: a:install  [Enter]
  5043.  
  5044.  
  5045.  
  5046.  
  5047.     3.b. If your program came on two diskettes:
  5048.  
  5049.          Insert Program diskette #1 into Drive A.  Run the "install"
  5050.          program:
  5051.  
  5052.          ■    Type: a:install1  [Enter]
  5053.  
  5054.  
  5055.          Then insert Program diskette #2 into Drive A.  Run the
  5056.          "install" program:
  5057.  
  5058.          ■    Type: a:install2  [Enter]
  5059.  
  5060.  
  5061.  
  5062.     4. You may now configure the program.
  5063.  
  5064.  
  5065.  
  5066. Network Notes
  5067.  
  5068. Create a directory on the server and copy the files onto the server. 
  5069. This directory should be mapped to a drive (for example, Drive H:).
  5070.  
  5071.  
  5072. CHAPTER 2
  5073.  
  5074. CONFIGURING THE PROGRAM
  5075.  
  5076.  
  5077. After copying the program files, you must configure the program. 
  5078. The steps below apply to both single-user and network installations. 
  5079. In cases where there are additional considerations for network setups,
  5080. these will be explained in the "Network Notes" sections. 
  5081.  
  5082. If the program has already been configured and you want to learn
  5083. how to use the program, skip now to Part 2, Chapter 3 (Entering
  5084. Data).
  5085.  
  5086.  
  5087.     To start the program:
  5088.  
  5089.          ■    Type: program name  [Enter]
  5090.     
  5091.                              NOTE: For "program name," see Part 1,
  5092.                              Chapter 2.
  5093.  
  5094.  
  5095. The first screen that you will see is the copyright notice.  This notice
  5096. explains that the software is copyrighted and may not be copied or
  5097. distributed without written permission of the owners. 
  5098.  
  5099.     To continue:
  5100.  
  5101.          ■    Press:[Space Bar]
  5102.  
  5103.  
  5104. Now you will see the Users Code screen (on the following page):
  5105.  
  5106.                                                                               
  5107. ╔═══════════════════════  Please Select Your User Code  ═══════════════════════╗
  5108. ║                                                                              ║
  5109. ║           ┌───────────────────── POP-HELP ──────────────────────┐            ║
  5110. ║           │ FREIDA     SUPERVISOR                               │            ║
  5111. ║           │ GEORGIA    INSURANCE                                │            ║
  5112. ║           │ JENNI      INSURANCE                                │            ║
  5113. ║           │ JO         FRONT DESK                               │            ║
  5114. ║           │ LINDA      INSURANCE DEPARTMENT                     │            ║
  5115. ║           │ MARYLN     DATA ENTRY                               │            ║
  5116. ║           │ ROBERT     IMPARTIAL OBSERVER                       │            ║
  5117. ║           │ TOM        PROGRAMMING                              │            ║
  5118. ║           │ WAYNE                                               │            ║
  5119. ║           │                                                     │            ║
  5120. ║           │                                                     │            ║
  5121. ║           │                                                     │            ║
  5122. ║           │                                                     │            ║
  5123. ║           │                                                     │            ║
  5124. ║           │                                                     │            ║
  5125. ║           └────────────────────────────────────────────────────┘            ║
  5126. ║                                                                              ║
  5127. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5128.                                                                                 
  5129. Search (clear w/BkSp):                                                          
  5130.           [\] Chg. Order    [/] Up/Down    [─┘] Select    [Esc] Quit         
  5131.  
  5132.  
  5133.  
  5134.  
  5135.          ■    Press:[Enter]
  5136.  
  5137.  
  5138. If this is the first time that you have used the program, you will now
  5139. see the System Configuration Menu.  This menu allows you to change
  5140. certain settings on your system to accommodate the new program. 
  5141. To successfully configure the program, follow the instructions on the
  5142. following page.
  5143.  
  5144.  
  5145. Typical Configuration Menu:
  5146.     
  5147.   ╔══════════════════════  ACMI Product Formulation System  ═════════════════════╗
  5148.   ║ USER: ROBERT                                                     STATION:  4 ║
  5149.   ║ v.03-10-89                SYSTEM CONFIGURATION MENU              MEMORY:  56 ║
  5150.   ╟──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────╢
  5151.   ║                                                                              ║
  5152.   ║                                                                              ║
  5153.   ║                                                                              ║
  5154.   ║               1 -  Set up System Settings                                    ║
  5155.   ║               2 -  Set up Printer Table                                      ║
  5156.   ║               3 -  Set up Users, Authorizations and Assign Printers          ║
  5157.   ║               4 -  Set up Function Key Assignments                           ║
  5158.   ║               5 -  Pack and/or Reindex Files                                 ║
  5159.   ║               6 -  Change CONFIG.SYS File                                    ║
  5160.   ║               7 -  Change AUTOEXEC.BAT File                                  ║
  5161.   ║               8 -  Reset Computer after changing CONFIG.SYS/AUTOEXEC.BAT     ║
  5162.   ║               9 -  Update System and/or Database Files                       ║
  5163.   ║                                                                              ║
  5164.   ║                                                                              ║
  5165.   ║                                                                              ║
  5166.   ║               Enter choice                                                   ║
  5167.   ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5168.   Enter a selection or press [Esc] to return to the previous menu.                
  5169.                                                                                   
  5170.   Friday, March 24            Clipper Summer 87, NetLib                    10:07pm Configuration Options
  5171.  
  5172.  
  5173. [1] Set Up System Settings
  5174.          
  5175. Option [1] requires that you enter information that identifies your
  5176. institution and also allows customization.  
  5177.  
  5178.     To customize your program:
  5179.  
  5180.          ■    Select:        [1] Set Up System Settings
  5181.          ■    Type: the required information in each field  [Enter]
  5182.  
  5183.                              NOTE: For the "required information," see
  5184.                              "Changing the Program Configuration" in
  5185.                              Part 3.
  5186.  
  5187.  
  5188.  
  5189. [2] Set Up Printer Table
  5190.  
  5191. Option [2] lets you make sure that the program supports your printer. 
  5192. The first step is to see if your printer is on the list.  
  5193.  
  5194.     To set up the printer table:
  5195.  
  5196.          ■    Select:        [2] Setting Up Printer Tables
  5197.  
  5198.  
  5199.     If your printer is shown in the list:
  5200.  
  5201.          ■    Select:        [Q] Quit
  5202.  
  5203.          Skip now to Option [3] on the following page.
  5204. If your printer is not on the list, it must be added using the [A] (Add)
  5205. option.  This operation should be done by someone with the technical
  5206. capability to understand your printer's manual.  Each printer uses
  5207. specific escape codes for such functions as compressed type, elite
  5208. print, boldface, underline, etc.  This information is usually contained
  5209. in the printer manual.  It also is helpful to look at one of the
  5210. standard printers already listed on the table, such as the IBM-
  5211. compatible printer, to see how the information is entered.  Note that
  5212. the information is entered as literal expressions which tell the printer
  5213. what escape sequences are needed to execute each function.
  5214.  
  5215. After you add a new printer, you must test it using the [T] (Test)
  5216. option.  This test immediately tells you if the configurations entered
  5217. for the printer are correct.  It will print on one page all of the
  5218. different print settings: characters per inch, lines per inch, bold,
  5219. expanded print, and others.
  5220.  
  5221.  
  5222.  
  5223. [3] Set Up Users, Authorizations, and Assign Printers
  5224.  
  5225. Your program maintains a file of all users.  When the program is
  5226. first configured, there will be one generic user called "supervisor." 
  5227. Initially, the equipment assigned to the user is an IBM-compatible
  5228. printer.  With Option [3], you may add other users, assign them
  5229. passwords, and indicate what equipment they may use.
  5230.     
  5231.     To set up users and assign equipment:
  5232.          
  5233.          ■    Select:        [3] Set Up Users, Authorizations, and
  5234.                              Assign Printers
  5235.  
  5236.  
  5237. You will see the User Authorization and Printer Selection screen (on
  5238. the following page).                                                                                 
  5239.   ╔═════════════════  USER AUTHORIZATION AND PRINTER SELECTION  ═════════════════╗
  5240.   ║                                                                              ║
  5241.   ║  User Name  User Description                       Default Destination       ║
  5242.   ║  ══════════ ══════════════════════════════════════ ═════════════════════════ ║
  5243.   ║  SUPERVISOR ***ENTER YOUR USER DESCRIPTION HERE*** LOCAL PRINTER (EPSON)     ║
  5244.   ║                                                                              ║
  5245.   ║                                                                              ║
  5246.   ║                                                                              ║
  5247.   ║                                                                              ║
  5248.   ║                                                                              ║
  5249.   ║                                                                              ║
  5250.   ║                                                                              ║
  5251.   ║                                                                              ║
  5252.   ║                                                                              ║
  5253.   ║                                                                              ║
  5254.   ║                                                                              ║
  5255.   ║                                                                              ║
  5256.   ║                                                                              ║
  5257.   ║                                                                              ║
  5258.   ║                                                                              ║
  5259.   ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5260.                                                                                  
  5261.       [Find]  [Add]  [Edit]  [Delete]  [Recall]  [List]  [/] Up/Down  [Quit]    
  5262.                                                                                   
  5263.  
  5264.  
  5265. Enter each user's name, description, and default printer.  First,
  5266. change "Supervisor" to the name of a user:
  5267.  
  5268.          ■    Select:        [E] Edit
  5269.  
  5270.  
  5271. You will now see a screen for the user called Supervisor (on the
  5272. following page):
  5273.  
  5274. ╔═════════════════  USER AUTHORIZATION AND PRINTER SELECTION  ═════════════════╗
  5275. ║                                                                              ║
  5276. ║  Name      ┌────────────────────────────────────────────────────┐r           ║
  5277. ║  ══════════│ User      ROBERT            Color Monitor (Y/N)? N │═══════════ ║
  5278. ║            │ Location  FRONT DESK                               │            ║
  5279. ║  TOM       │ Password            Level 7                        │PSON)       ║
  5280. ║  WAYNE     │                                                    │            ║
  5281. ║            │     Device  Destination                Printer No. │            ║
  5282. ║            │     ══════  ═════════════════════════  ═══════════ │            ║
  5283. ║            │ 1 -  LPT1   OKIDATA 393 (EPSON)             3      │            ║
  5284. ║            │ 2 -  LPT2   NETWORK PRINTER (LASER)         0      │            ║
  5285. ║            │ 3 -  LPT3                                   0      │            ║
  5286. ║            │ 4 -  COM1                                   0      │            ║
  5287. ║            │ 5 -  COM2                                   0      │            ║
  5288. ║            │ 6 -  COM3                                   0      │            ║
  5289. ║            │ 7 -  COM4                                   0      │            ║
  5290. ║            │                                                    │            ║
  5291. ║            │ Default Print Device (1-7) 1                       │            ║
  5292. ║            └────────────────────────────────────────────────────┘            ║
  5293. ║                                                                              ║
  5294. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5295.                                                                                 
  5296.                                                                                   
  5297.  
  5298.  
  5299. This screen allows you to assign up to seven different printers to the
  5300. user.  After you change the user name and location, enter the correct
  5301. printer destinations and ID numbers.
  5302.  
  5303.     To add other users:
  5304.  
  5305.          ■    Select:        [A] Add
  5306.  
  5307.  
  5308. You will see the same box as shown above but with the printer
  5309. destination fields blank.
  5310.  
  5311.  
  5312.     When you have finished:
  5313.  
  5314.          ■    Select:        [Q] Quit
  5315. Network Notes
  5316.  
  5317. User names should be the same as the Novell user names.  The
  5318. "system login script" on a Novell Network is very much like the
  5319. autoexec.bat file on a single user system.  User names and
  5320. configurations should be the same as the ones Novell uses to identify
  5321. a user.  
  5322.  
  5323. This option allows you to assign not just users, but passwords, colors,
  5324. and local and network printers.  Your network setup will determine
  5325. the assignments you make here.
  5326.  
  5327.  
  5328.  
  5329. [4] Set Up Function Key Assignments
  5330.  
  5331. Option [4] allows you to customize certain function keys.  By assigning
  5332. frequently used phrases to these keys, you will be able to operate
  5333. more efficiently and productively.  
  5334.  
  5335. This operation does not need to be performed during configuration. 
  5336. Refer to Part 4, Chapter 5, "Customizing Function Keys," for detailed
  5337. instructions for this procedure.
  5338.  
  5339.  
  5340.  
  5341. [5] Pack and/or Reindex Files
  5342.  
  5343. As you work with the system, you will occasionally mark certain
  5344. records for deletion.  Option [5] allows you to "pack" those records
  5345. (actually erase them) and then "reindex" the remaining ones (put
  5346. them in order).
  5347.  
  5348.  
  5349.  
  5350. When you select Option [5], you will see a list of all files with the
  5351. word "reindex" next to each of them.  During first time configuration,
  5352. you must reindex all files.
  5353.  
  5354.     To reindex all files:
  5355.  
  5356.          ■    Select:        [5] Pack and Reindex
  5357.          ■    Select:        [P] Pack
  5358.          ■    Select:        [Q] Quit
  5359.  
  5360.  
  5361. The other Pack and Reindex options, explained below, are not needed
  5362. during configuration.  Use them when needed as you work with the
  5363. program.  To continue configuration, skip now to Option [6].
  5364.  
  5365.  
  5366. Network Notes
  5367.  
  5368. Exclusive access is required to Pack and Reindex.  If users have files
  5369. open, they must exit the program before this option can be
  5370. performed.
  5371.  
  5372.  
  5373.  
  5374. Pack and Reindex Options
  5375.  
  5376. At your discretion, you may pack and reindex any or all files.  It is
  5377. also possible to pack some and reindex others. 
  5378.  
  5379. Select files to pack and reindex by moving the light bar up and down
  5380. through the files to highlight the file you want (called the current
  5381. file).  Then select the option you want by typing the number (1-6).  
  5382. The options are explained on the next page.
  5383.  
  5384.  
  5385.     [1]       Selects the current file for packing. 
  5386.     
  5387.               Packing automatically reindexes the file.  It is important
  5388.               to note that one file in the program can have several
  5389.               indexes.  When a file in the program is packed, the
  5390.               program will automatically mark the same file in other
  5391.               areas in the program to be reindexed.  In this way, all
  5392.               necessary indexes are recreated automatically.  
  5393.  
  5394.     [2]       Marks all files for packing and reindexing.  
  5395.  
  5396.     [3]       Unmarks all files to be packed.
  5397.  
  5398.     [4]       Marks or unmarks the current file for reindexing. 
  5399.  
  5400.     [5]       Marks all files to be reindexed.
  5401.  
  5402.     [6]       Unmarks files previously marked for reindexing.
  5403.  
  5404.     [L]  Lists all files and their respective indexes.
  5405.  
  5406.     [P]  Packs or deletes the files that you marked.
  5407.  
  5408.     [Z]  Not shown.  Zaps (removes all information from) the
  5409.          database.  When you are prompted for confirmation, you
  5410.          must type YES [Enter].
  5411.  
  5412.  
  5413. If you accidentally changed the index expression to an invalid or
  5414. incorrect expression, you will get an error message telling you that
  5415. there is an error in the index expression.  This is because either the
  5416. index key was typed incorrectly or there was a database file change.
  5417.  
  5418.  
  5419.  
  5420. [6] Change Config.sys File
  5421.     
  5422. The config.sys file tells the computer how many files to open and
  5423. how many buffers to use.  Option [6] lets you modify it to include the
  5424. correct settings for your program.  The specific settings may differ
  5425. from those in this example.  The correct settings will be shown in a
  5426. box at the top of the screen when you select this option. 
  5427.  
  5428.     1. To edit the config.sys file:
  5429.  
  5430.          ■    Select:        [6] Change Config.sys File
  5431.  
  5432.  
  5433.     2. The location of the config.sys file is shown as Drive C
  5434.     (c:\config.sys).  If you booted from Drive C, make no change. 
  5435.     But if you booted from Drive A: 
  5436.  
  5437.          ■    Edit: the line to read a:\config.sys
  5438.          ■    Press:         [Enter]
  5439.  
  5440.  
  5441.     3a. If nothing is displayed on the screen at this time:
  5442.  
  5443.          ■    Type:          files=n  
  5444.  
  5445.                              NOTE: n is a number.  For the correct
  5446.                              number required by your program, see Part
  5447.                              1, Chapter 2.
  5448.  
  5449.          ■    Move:          the cursor to the next line.
  5450.          ■    Type:          buffers=8
  5451.          ■    Press:         [Crtl-W]
  5452.  
  5453.  
  5454.          Be sure to type "buffers=8" directly under "files=n."
  5455.  
  5456.     3b. If the files= and buffers= lines are already displayed on
  5457.     the screen, confirm that the numbers displayed after each equal
  5458.     sign are exactly as shown in the box at the top of the screen.  If
  5459.     they are not, edit them.
  5460.  
  5461.          ■    Press:         [Ctrl-W]
  5462.  
  5463.  
  5464. Network Notes
  5465.  
  5466. The config.sys file on each workstation must be modified.
  5467.  
  5468.  
  5469.  
  5470. [7] Change Autoexec.bat File
  5471.  
  5472. Your database directory must be able to access the general purpose
  5473. DOS commands.  A simple change to your autoexec.bat file will
  5474. make this possible.  First, check Part 1, Chapter 2 to see if any special
  5475. commands are needed in the autoexec.bat file.
  5476.  
  5477.     1. To change the autoexec.bat file:
  5478.  
  5479.          ■    Select:        [7] Change Autoexec.bat File
  5480.  
  5481.  
  5482.     2. The location of the autoexec.bat file is shown as Drive C
  5483.     (c:\autoexec.bat).  If you booted from Drive C, make no
  5484.     change.  But if you booted from Drive A:
  5485.  
  5486.          ■    Edit: the line to read a:\autoexec.bat
  5487.          ■    Press:         [Enter]
  5488.  
  5489.  
  5490.  
  5491.     3. If your DOS commands are in a directory called \DOS, you
  5492.     must have the command path  c:\dos in your autoexec.bat file.
  5493.  
  5494.          a. If the correct command is already included as part of the
  5495.          autoexec.bat file:
  5496.  
  5497.          ■    Press:[Esc] or [Ctrl-W]
  5498.  
  5499.  
  5500.          b. If the file does not contain the correct command, add it:
  5501.  
  5502.          ■    Move:          the cursor below the last line.
  5503.          ■    Type:          path  c:\dos  [Enter]  
  5504.          ■    Press:[Ctrl-W]
  5505.  
  5506.  
  5507. Network Notes
  5508.  
  5509. You may put the path command in the "system login script."  The
  5510. login script is modified using "SysCon" or by editing the
  5511. \public\net$log.dat file.  In addition, you may need to add a set
  5512. clipper command.  See Part 1, Chapter 2.
  5513.  
  5514.  
  5515.  
  5516. [8] Reset Computer
  5517.  
  5518. The final step in the configuration procedure is to re-boot your
  5519. system. 
  5520.  
  5521.     To complete the configuration:
  5522.  
  5523.          ■    Select:        [8] Reset Computer after changing
  5524.                              CONFIG.SYS/ AUTOEXEC.BAT
  5525.          ■    Press:         [Ctrl-Alt-Del] 
  5526.  
  5527. Pressing [Ctrl-Alt-Del] is equivalent to turning the computer off and
  5528. then on, but is faster.
  5529.  
  5530. NOTE: Never press [Ctrl-Alt-Del] or turn off the computer while
  5531. working in the program or while in any program.  Files will be
  5532. damaged and it will be necessary to restore them from your backups.
  5533.  
  5534. The configuration process is now complete.
  5535.  
  5536.  
  5537.  
  5538. [9] Update System and/or Database Files
  5539.  
  5540. This final option has the same update function as the command
  5541.  
  5542.     program name U  [Enter]
  5543.  
  5544. which is explained in Part 4, Chapter 7, "Updating Your Program." 
  5545.  
  5546.  
  5547. CHAPTER 3
  5548.  
  5549. NETWORK FEATURES
  5550.  
  5551.  
  5552. If you are using your program on a network, the information that
  5553. follows will be of interest to you.
  5554.  
  5555.  
  5556. Record and File Locking Features
  5557.  
  5558. In a network it is important to ensure that the users can concurrently
  5559. use the same database as much as possible, while also ensuring that
  5560. no two users can access the same record in the database at the same
  5561. time.  File and record locking features are built into the program for
  5562. this purpose.  These features will be invisible to the users unless they
  5563. encounter problems or attempt to access a record or file that is
  5564. already in use.  At this point, the system network would utilize its
  5565. record and file locking features.
  5566.  
  5567. The basic functions of a networked program require that different
  5568. types of locks be applied to the files for different operations.  The
  5569. main types of locks used in the system are Exclusive Use Locks, File
  5570. Locks, and Record Locks.
  5571.  
  5572.  
  5573. Exclusive Use Locks
  5574.  
  5575. Exclusive Use Locks are needed for those operations in which only
  5576. one user should be able to access a file.  These locks ensure that the
  5577. file can be used by only one person.  Examples of functions which
  5578. require this type of locking system include update, pack, and reindex. 
  5579. While doing these functions, no other user will be allowed access to
  5580. the system.
  5581.  
  5582. File Locks
  5583.  
  5584. Files Locks are used to allow users only to view a file while another
  5585. user is working with the file.  This type of lock is used infrequently
  5586. within this system. 
  5587.  
  5588.  
  5589. Record Locks
  5590.  
  5591. The most frequently used lock in this system is the Record Lock. 
  5592. This lock ensures that no two users can access and change the same
  5593. record at the same time.  Two users can be working in the same file
  5594. at the same time, but they cannot make changes to the same record. 
  5595. If the second user attempts to access a record currently in use, a
  5596. message appears on the screen which states that the record is in use
  5597. and also identifies the user. 
  5598.  
  5599. Record Lock has an additional feature which automatically terminates
  5600. an edit session after five minutes if no activity has occurred during
  5601. that time.  This feature ensures that records inadvertently left open
  5602. will be closed in a relatively short period of time, thereby allowing
  5603. other users to access it.
  5604.  
  5605. CHAPTER 4
  5606.  
  5607. HANDLING ERRORS
  5608.            
  5609.  
  5610. When you encounter an error message on the screen, always follow
  5611. this procedure:
  5612.  
  5613. 1. Make two printouts of the message:
  5614.  
  5615.          ■    Press:[Shift-PrtSc]
  5616.  
  5617. Keep one copy for your files and send the technical support address
  5618. given in the front of your manual.
  5619.  
  5620.  
  5621. 2. Re-enter the program.
  5622.  
  5623.  
  5624. 3. If the error message involved a bad index file, you should reindex
  5625. the appropriate file (see Part 4, Chapter 2, "Configuring the Program,"
  5626. for instructions on reindexing).
  5627.  
  5628.  
  5629. For solutions to specific problems, see Part 4, Chapter 9, "Trouble
  5630. Shooting Guide." CHAPTER 5
  5631.  
  5632. CUSTOMIZING FUNCTION KEYS
  5633.            
  5634.  
  5635. Your program allows you to define certain function keys to make data
  5636. entry easier.  Two of the function keys are reserved and may not be
  5637. changed:
  5638.  
  5639.     [F1] Brings up the PopHelp feature.
  5640.  
  5641.     [F2] Displays today's date.
  5642.  
  5643. All of the remaining function keys may be customized.  You may
  5644. assign text, commands, or instructions to the function keys.  
  5645.  
  5646.  
  5647. Customizing
  5648.  
  5649. The customization procedure takes place at the Configuration Menu.
  5650.  
  5651.     To begin the customization procedure:
  5652.  
  5653.          ■    Select:        [4] Set up Function Key Assignments
  5654.  
  5655. You will now see a list of the 38 function keys that you may
  5656. customize:
  5657.  
  5658.     [F3] through [F10].
  5659.  
  5660.     [Shift-F1] through [Shift-F10].
  5661.  
  5662.     [Ctrl-F1] through [Ctrl-F10].
  5663.  
  5664.     [Alt-F1] through [Alt-F10].   Field Numbers
  5665.  
  5666. Each of these keys has a "computer assigned" function key number
  5667. called a field number:
  5668.  
  5669.     3-10      The numbers 3 through 10 are for the function key used
  5670.               by itself.  To use one of these keys, press the key.
  5671.  
  5672.     11-20           The numbers 11 through 20 are for the shift-
  5673.                     function keys. To use one of these keys, keep the
  5674.                     [Shift] key down while pressing the key.
  5675.  
  5676.     21-30           The numbers 21 through 30 are for the control-
  5677.                     function keys.  To use one of these keys, keep the
  5678.                     [Ctrl] key down while pressing the key.  
  5679.  
  5680.     31-40           The numbers 31 through 40 are for the alternate-
  5681.                     function key field numbers.  To use one of these
  5682.                     keys, keep the [Alt] key down while pressing the
  5683.                     key. 
  5684.  
  5685.  
  5686.  
  5687. Title and Purpose Fields
  5688.  
  5689. Beside each function key is a title field.  The title field is where you
  5690. describe the purpose of the function key assignment in a few words. 
  5691. This is not the actual function key assignment.  It is a "memory
  5692. jogger" for you that describes the purpose.  For example, [F2] has a
  5693. title field which describes the purpose of the [F2] assignment as
  5694. "today's date." 
  5695.  
  5696. The last field is the actual "assigned" purpose field.  This field is
  5697. where you enter the text that you want the function key to represent. 
  5698. The text may be up to 250 characters for each function key.  If you
  5699. wish to embed carriage returns in the text, use the semicolon key. 
  5700. For example, if you want Function Key 5 to be assigned this phrase:
  5701.  
  5702.     Droege Computing Services
  5703.     Durham, NC
  5704.  
  5705. you would type the following in the assigned purpose field for the
  5706. [F5] key:
  5707.  
  5708.     Droege Computing Services;Durham, NC
  5709.  
  5710.  
  5711.  
  5712. Steps in Customizing Function Keys
  5713.  
  5714.     To assign a function to a function key:
  5715.  
  5716.          ■    Move:          the light bar to the desired key name.
  5717.          ■    Select:        [E] Edit
  5718.          ■    Type: the descriptive title  [Enter]
  5719.          ■    Type: the assigned value (text)  [Enter]
  5720.          ■    Select:        [Q] Quit
  5721.  
  5722. Then exit the system to DOS and reenter the system to activate the
  5723. function keys.
  5724.  
  5725.  
  5726.  
  5727. CHAPTER 6
  5728.  
  5729. MAKING BACKUPS
  5730.  
  5731.  
  5732. It is imperative that you keep an up-to-date backup of the program
  5733. on hand at all times.  Daily backups will prevent serious data loss in
  5734. the event of a system failure.  You may back up either the database
  5735. files only or the entire subdirectory.  If you choose to back up only
  5736. the database files, you will save time each day; but if you need to
  5737. restore the files, you will need to recreate all of the indexes.  You
  5738. should always back up the entire subdirectory each time before you
  5739. make program changes.
  5740.  
  5741. The following procedure assumes that you are using diskettes to back
  5742. up your system.  However, if you are using another method -- for
  5743. example, a tape backup -- your system manager should explain the
  5744. correct backup procedure to you.
  5745.  
  5746.  
  5747. Backup Diskettes
  5748.  
  5749. The daily backup is done using two sets of backup diskettes.  We
  5750. suggest that you use the following arrangement.  Label one set of
  5751. formatted diskettes with blue labels, and the other set with red labels. 
  5752. Number the diskettes in each set.  Use the blue diskettes for the
  5753. Monday, Wednesday, and Friday backup.  Use the red diskettes for
  5754. the Tuesday and Thursday backup. 
  5755.  
  5756. It is also important to make another backup on a regular basis and
  5757. to keep it off-site.  This precautionary measure could someday save
  5758. you a great deal of time, effort, and money.
  5759.  
  5760.  
  5761. Backup Procedure
  5762.  
  5763. The backup procedure can be done from the Utility Menu.  You will
  5764. be instructed to "Insert disk 1 and Press any key to continue."  As
  5765. each diskette is filled, you will be prompted for the next diskette. 
  5766. When you use all of the diskettes in a set, format another diskette
  5767. and add it to the set.  Be sure to add the correct color label and
  5768. then number the diskette.
  5769.  
  5770. NOTE: This backup procedure backs up the files in your program,
  5771. but no others.
  5772.  
  5773. NOTE: Your computer may not have enough memory to run the
  5774. backup program from within your program.  If the procedure fails,
  5775. you will have to return to DOS and use the BACKUP command. 
  5776. Make sure the current directory is the one containing your program.
  5777.  
  5778.     backup  *.db?  a:  [Enter]           For database files only.
  5779.  
  5780.     backup  *.*  a:  [Enter]     For all files.
  5781.  
  5782. You may also use other backup programs such as Fastback.
  5783.  
  5784.  
  5785. Data Restoration
  5786.  
  5787. The procedure for restoring data from your backups is found in the
  5788. Utility Menu of your program.
  5789.  
  5790.  
  5791. Complete Hard Disk Backup
  5792.  
  5793. During the life of your computer, your hard disk will fail at some
  5794. time.  To guard against losing important programs and data, you
  5795. should occasionally make a backup of your entire hard disk.  To do
  5796. this complete backup, do not use your regular backup diskettes
  5797. described above.  Use a different set of formatted diskettes.  Be
  5798. aware that you may need as many as 15 high-density diskettes.  
  5799.  
  5800.     To perform this complete backup, return to the DOS prompt:
  5801.  
  5802.          ■    Type: cd\  [Enter]
  5803.          ■    Type:          backup  c:  a:  /s  [Enter] 
  5804.  
  5805.  
  5806. If your program becomes unavailable (because of error, hardware
  5807. failure, or other problem), you will need to transfer your backups
  5808. from the diskettes to your hard disk.  In this case, use the RESTORE
  5809. command:
  5810.  
  5811.          ■    Type: cd\  [Enter]
  5812.          ■    Type: restore  a:  c:  /s/p  [Enter]
  5813.  
  5814.  
  5815.  
  5816. CHAPTER 7
  5817.  
  5818. UPDATING YOUR PROGRAM
  5819.            
  5820.  
  5821. You will receive periodic updates to your program.  The update
  5822. procedure will automatically make changes to database structures if
  5823. necessary and copy new files and programs to the system.  It will also
  5824. allow you to select or unselect files to be updated to the system.
  5825.  
  5826.  
  5827. Updating
  5828.  
  5829. An update to your program will come on two diskettes: a System
  5830. Diskette and a Database Diskette.  To update your program, follow
  5831. these steps:
  5832.  
  5833.     1. Make backup copies of the old program and your data.  This
  5834.     step is necessary in case you have problems with the new version.
  5835.  
  5836.     2. Change to the directory that contains the program:
  5837.  
  5838.          ■    Type: cd\directory name  [Enter]
  5839.  
  5840.                              Note: For "directory name," see Part 1,
  5841.                              Chapter 2.
  5842.  
  5843.     3. Run the Install program:
  5844.  
  5845.          ■    Type: a:install -o  [Enter]
  5846.  
  5847.     The "-o" indicates that all files will be overwritten.  If you want to
  5848.     be prompted as each file is unbundled, omit the "-o" option.  The
  5849.     install.exe file includes the control files, users.dbf, help.dbf,
  5850.     reindex.dbf, printers.dbf, and function.dbf. 3. Insert the new Database Diskette into Drive A.
  5851.  
  5852.          ■    Type: a:program name  u  [Enter]
  5853.  
  5854.                              Note: For "program name," see Part 1,
  5855.                              Chapter 2.
  5856.  
  5857.  
  5858. You will now see the System Update Procedure screen:
  5859.  
  5860.  
  5861.   ╔══════════════════════════  SYSTEM UPDATE PROCEDURE  ═════════════════════════╗
  5862.   ║                                                                              ║
  5863.   ║         System Files are on Drive   H:                                       ║
  5864.   ║                                                                              ║
  5865.   ║         Data Files are on Drive     H:                                       ║
  5866.   ║                                                                              ║
  5867.   ║         Floppy Disk to Update From  A:                                       ║
  5868.   ║                                                                              ║
  5869.   ║         Unattended update? (Y/N)                                             ║
  5870.   ║                                                                              ║
  5871.   ║                                                                              ║
  5872.   ║                                                                              ║
  5873.   ║                                                                              ║
  5874.   ║                                                                              ║
  5875.   ║                                                                              ║
  5876.   ║                                                                              ║
  5877.   ║                                                                              ║
  5878.   ║                                                                              ║
  5879.   ║                                                                              ║
  5880.   ║                                                                              ║
  5881.   ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  5882.   ║Insert Update Diskette #1 in Drive A:                                         ║
  5883.   ╚═════════════════════════Press any Key to Continue════════════════════════════╝
  5884.   
  5885.   
  5886. Make sure that the drive specifications are correct.
  5887.  
  5888.          ■    Press:[Enter]
  5889.  
  5890.  
  5891. If you answered Y (Yes) to "Unattended update?," the update will be
  5892. handled automatically.  Otherwise, you will now see the System
  5893. Update screen (on the following page).                                                                                                              
  5894.   ╔═══════════════════════════════  SYSTEM UPDATE  ══════════════════════════════╗
  5895.   ║  Set Files to be Updated by choosing the option(s) below:                    ║
  5896.   ║   [1] Mark/UnMark File to be Updated  [4] Reset UPDATE.DBF                   ║
  5897.   ║   [2] Mark ALL Files to be Updated                                           ║
  5898.   ║   [3] UnMark ALL Files to be Updated                                         ║
  5899.   ║  After marking all desired files to be Updated, Press [U]                    ║
  5900.   ║                                                                              ║
  5901.   ║            UPDATE FILENAME EXT DESCRIPTION                                   ║
  5902.   ║            ------ -------- --- -----------------------------------           ║
  5903.   ║            UPDATE STUDYDX  DBF  Database Update                              ║
  5904.   ║            UPDATE DOCTOR   DBF  Database Update                              ║
  5905.   ║            UPDATE FUNCTION DBF  Database Update                              ║
  5906.   ║            UPDATE DIAGTBL  DBF  Database Update                              ║
  5907.   ║            UPDATE NERVE    DBF  Database Update                              ║
  5908.   ║            UPDATE STUDYRST DBF  Database Update                              ║
  5909.   ║            UPDATE PATIENT  DBF  Database Update                              ║
  5910.   ║            UPDATE STUDYHDR DBF  Database Update                              ║
  5911.   ║            UPDATE DAILY    DBF  Database Update                              ║
  5912.   ║            UPDATE CLINIC   DBF  Database Update                              ║
  5913.   ║                                                                              ║
  5914.   ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5915.                                                                                   
  5916.          [Add]   [Edit]   [Delete]   [Recall]   [List]   [Update]   [Quit]        
  5917.  
  5918.  
  5919. When you first enter, all of the files will be marked to be updated. 
  5920. To update all files:
  5921.  
  5922.          ■    Select:        [U] Update
  5923.  
  5924.  
  5925. If you do not wish to update all of the files, you may unmark them
  5926. for updating by using options [1] or [3].  In addition to the actual
  5927. update process, the system will give a list of all of the programs that
  5928. are to be updated along with a description and what each will do.
  5929.  
  5930. If the structures are the same, no update is done.  But if the system
  5931. encounters database file changes, it will prompt you with the message
  5932. "New Database Structure.  Do you want to Update? [Y/N]."  Answer
  5933. Y (Yes) unless you are the one who changed the database structure.
  5934.  
  5935.  
  5936. After updating the database structures, the system will begin an
  5937. automatic reindex of all files.  Do not interrupt this process.
  5938.  
  5939.  
  5940. Network Notes
  5941.  
  5942. The drive settings will default to the H: drive.  If you have any special
  5943. needs, you must change these default settings.  For example, if you
  5944. have a hard disk that is the D: drive or you have set up the network
  5945. to be something other then the H: drive, enter the correct drive at
  5946. the prompt.
  5947.  
  5948. It is necessary to distinguish between system files and data files for
  5949. network installations where you may have more than one set of data
  5950. files; however, you may wish to keep only one set of program files. 
  5951. For example, you may be able to keep all the system files on a Y: or
  5952. a Z: drive which would be a Novell Search Drive.  All of the data
  5953. files could then be kept on different directories.  
  5954.  
  5955.  
  5956.  
  5957. CHAPTER 8
  5958.  
  5959. DATA DICTIONARY
  5960.  
  5961.  
  5962. The Data Dictionary contains the specifications for all fields used in
  5963. your program.  This database gives each field name and its database
  5964. location, the type (numeric, character, or logical), the length, the
  5965. number of decimal places, and a description of the field.  It also
  5966. shows the Navigation prompt for each field (the help message that
  5967. appears at the bottom of the screen during data entry).
  5968.  
  5969.  
  5970.     From the Main Menu:
  5971.  
  5972.          ■    Select:        [9] Data Dictionary
  5973.  
  5974.  
  5975. You will see a screen similar to the one shown below.                
  5976.                                                                
  5977. ╔═════════════════════  ON LINE HELP AND DATA DICTIONARY  ═════════════════════╗
  5978. ║                                                                              ║
  5979. ║                                                                              ║
  5980. ║        DATABASE FIELD_NAME TYPE LEN DEC FIELD DESCRIPTION                    ║
  5981. ║        -------- ---------- ---- --- --- ------------------------------       ║
  5982. ║        CALENDAR ADMDIAG     C    20   0 Admitting Diagnosis                  ║
  5983. ║        CALENDAR ADMUNIT     C    20   0 Admitting Unit Name                  ║
  5984. ║        CALENDAR AVG_HR      N     2   0 Avg. Time Enroute, Hours             ║
  5985. ║        CALENDAR AVG_MIN     N     2   0 Avg. Time Enroute, Minutes           ║
  5986. ║        CALENDAR CALLER      C    20   0 Caller's Name                        ║
  5987. ║        CALENDAR CALLER_PH   C    18   0 Caller's Phone Number                ║
  5988. ║        CALENDAR CALLRECD    D     8   0 Date Call Received                   ║
  5989. ║        CALENDAR COMPLETED   C     1   0 Record Complete Code                 ║
  5990. ║        CALENDAR DATE        D     8   0 Transport Date                       ║
  5991. ║        CALENDAR DR_PHONE    C    18   0 Doctor's Phone Number                ║
  5992. ║        CALENDAR HXNUM       C     7   0 Patient History Number               ║
  5993. ║        CALENDAR NURSENOT    N     4   0 Time Nurses Notified                 ║
  5994. ║                                                                              ║
  5995. ║Enter the Patient's Admitting Diagnosis.                                      ║
  5996. ║                                                                              ║
  5997. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5998.                                                                                 
  5999.    [Add] [Edit] [Delete] [Recall] [Get File] [Structure] [List] [Pack] [Quit]        To make changes to a record (the Navigation Prompts only), move
  6000. the light bar to the record:
  6001.  
  6002.          ■    Select:        [E] Edit
  6003.  
  6004.  
  6005.  
  6006. At the end of your user's manual, you will find the entire data
  6007. dictionary for your program.
  6008.  
  6009. CHAPTER 9
  6010.  
  6011. TROUBLE-SHOOTING GUIDE
  6012.  
  6013.  
  6014. The following problems are grouped as configuration, memory,
  6015. hardware, printer, miscellaneous, and programming problems.        
  6016.    
  6017.  
  6018. Configuration Problems
  6019.  
  6020.  
  6021. Problem:       The User Authorization is not working correctly.
  6022.  
  6023. Solution:      ■  Delete the SYS*.NTX files.
  6024.                ■  If that solution doesn't work, copy the sysauth.dbf
  6025.                   files and then delete the sys*.ntx files.
  6026.                ■  If the second solution doesn't work, disable the user
  6027.                   authorization by deleting the sysauth.dbf files.
  6028.  
  6029.  
  6030. Problem:       Error Message: "Unable to load COMMAND.COM" or
  6031.                "Invalid COMMAND.COM."
  6032.  
  6033. Solutions:     ■  The SET COMSPEC command is set up incorrectly,
  6034.                   causing the computer to try to access a different
  6035.                   version of DOS than it has currently loaded.
  6036.                ■  Type VER to determine which version of DOS you
  6037.                   are running.  Verify that it matches the
  6038.                   COMMAND.COM that is referred to in the SET
  6039.                   COMSPEC command.
  6040.  
  6041.  
  6042.  
  6043.  
  6044. Problem:       You couldn't do the backup from the Utility menu.
  6045.  
  6046. Solutions:     ■  Try setting the X parameter in the SET CLIPPER=
  6047.                   F49;X45 command higher until it lets you back up.
  6048.                ■  If you get a "File not found" message, the
  6049.                   BACKUP.COM program itself may not be accessible
  6050.                   to the program.  Check your path settings.
  6051.  
  6052.  
  6053. Problem:       The update caused an index problem.
  6054.  
  6055. Solutions:     ■  Delete the index files with the command DEL *.NTX.
  6056.                ■  You may need to check your system settings if they
  6057.                   are part of any index expressions.
  6058.  
  6059.  
  6060. Problem:       Error messages about the AUTOEXEC.BAT and
  6061.                CONFIG.SYS files come up.
  6062.  
  6063. Solutions:     ■  In a data entry screen, press [Alt-H].  Then check
  6064.                   available files.
  6065.                ■  Set Files correctly.
  6066.                ■  Check the version of DOS (version 3.1 or higher is
  6067.                   required).
  6068.                ■  Check the version by entering VER, and then check
  6069.                   the SET CLIPPER=F command.
  6070.                ■  Check for a FILE HANDLES= command if you are
  6071.                   using Novell 2.12 or higher.
  6072.                ■  If you are using Novell 2.0a, patch ANET3.COM.
  6073.                ■  Some menuing programs grab additional file handles. 
  6074.                   Increase the Files settings in the CONFIG.SYS,
  6075.                   AUTOEXEC.BAT, and SHELL.CFG by five until the
  6076.                   error stops.
  6077.  
  6078.  
  6079. Problem:       Unidentified identifier in Valid.
  6080.  
  6081. Solutions:     ■  This problem is usually caused because we have
  6082.                   added a system variable to the software and you have
  6083.                   not entered the System Setup Options to initiate that
  6084.                   variable after doing an update.  You should reenter
  6085.                   the configuration settings.
  6086.  
  6087.  
  6088. Problem:       The DOS version is too old.
  6089.  
  6090. Solution:      ■  Upgrade to DOS 3.1 or higher (the software will not
  6091.                   run under DOS 2.x versions).
  6092.  
  6093.  
  6094. Problem:       Proc N_USE line 0, open error USERS.DBF (2).
  6095.  
  6096. Solution:      ■  Users file was renamed or damaged.  Restore or
  6097.                   copy a good version of the users.dbf file. 
  6098.  
  6099.  
  6100. Problem:       Proc SYSINIT line x, undefined identifier USERS->x.
  6101.  
  6102. Solution:      ■  User's file was damaged.  Restore or copy a good
  6103.                   version of the users.dbf file.
  6104.  
  6105.  
  6106. Problem:       Proc GETMENU line x, type mismatch _1 + _2.
  6107.  
  6108. Solution:      ■  Memory variable title was released.  Delete the
  6109.                   init.mem file and run the program using the I option
  6110.                   to set up system configuration settings. 
  6111.  
  6112.  
  6113.  
  6114. Problem:       Undefined identifier <      >.
  6115.  
  6116. Solution:      ■  Configuration settings were not done when an update
  6117.                   was issued.  A memory variable has not be defined. 
  6118.                   Run the program using the I option to set up
  6119.                   configuration settings. 
  6120.  
  6121.  
  6122. Problem:       Proc N_USE line 5180, open error <file>.NTX (2).
  6123.  
  6124. Solution:      ■  Index was deleted or renamed.  Run the program
  6125.                   using the I option to get to the Configuration menu
  6126.                   and then reindex the required file. 
  6127.  
  6128.  
  6129. Problem:       No Users showing on User selection Screen. 
  6130.  
  6131. Solution:      ■  User's indexes have be corrupted.  >DEL
  6132.                   USER*.NTX  ->then reenter program. 
  6133.  
  6134.  
  6135. Problem:       PROCEDURE PUSH_SCR() line 7901 multiple errors.
  6136.  
  6137. Solutions:     ■  Use the TYPE AUTOEXEC command to check the
  6138.                   autoexec.bat file.  Does it contain RAM resident
  6139.                   software, PC Tools, or disk caching software? 
  6140.                ■  How much memory?
  6141.                ■  What is VER? 
  6142.                ■  What is your set clipper setting?  Try SET
  6143.                   CLIPPER=FXX;V010;R032;E000 
  6144.  
  6145.  
  6146.  
  6147.  
  6148.  
  6149. Problem:       When you try to enter the program, the system prompts
  6150.                you to edit the AUTOEXEC.BAT file.
  6151.  
  6152. Solution:      ■  Press [Alt-H] to see how many file handles are
  6153.                   available....
  6154.  
  6155. Memory Problems
  6156.  
  6157.  
  6158. Problem:       Backup is not working (not enough memory).
  6159.  
  6160. Solutions:     Try setting the SET CLIPPER=R setting to a higher
  6161.                value.  For example:
  6162.                   Before:     SET CLIPPER=F89;V010;R32;E00
  6163.                   After:      SET CLIPPER=F89;V010;R56;E00
  6164.  
  6165.  
  6166. Problem:       Memory resident conflicts (the software locks up
  6167.                unexpectedly due to lack of memory).
  6168.  
  6169. Solutions:     ■  Find out which memory-resident programs have been
  6170.                   installed in the CONFIG.SYS and AUTOEXEC.BAT
  6171.                   files (many memory-resident programs conflict with
  6172.                   Clipper).
  6173.                ■  Find out how much free memory is available by
  6174.                   running CHKDSK.
  6175.                ■  Disable TSR (Terminate and Stay Resident) programs
  6176.                   one at a time until the culprit is identified.
  6177.                ■  Known TSR programs that conflict with Clipper.
  6178.                ■  Remove older versions of PC-Tools and any PC disk
  6179.                   caching products that might be causing the problem.
  6180.  
  6181.  
  6182. Problem:       The system ran out of disk space while doing UPDATE.
  6183.  
  6184. Solutions:     ■  The update process should be checking to verify that
  6185.                   there is sufficient disk space before doing an update. 
  6186.                   If not, you can restore from your backup.  You
  6187.                   should always do a backup prior to doing an update.
  6188.                ■  If you have a copy of FoxPlus, the data can be
  6189.                   salvaged as long as you stop work at that time.  Do
  6190.                   not delete temporary files, and do not allow other
  6191.                   users on the network to continue working.
  6192.  
  6193.  
  6194. Problem:       Not enough memory after entering program.
  6195.  
  6196. Solution:      ■  Is the Set Clipper statement set correctly? 
  6197.                ■  Is the Buffers setting set too high?  It should not be
  6198.                   more than 8.  And on systems using Disk Manager
  6199.                   Device drivers that change the logical sector size, it
  6200.                   should be set even as low as 1. 
  6201.  
  6202.  
  6203. This page is reserved for later use Hardware Problems
  6204.  
  6205.  
  6206. Problem:       Error message: "Cross Linked Files, RAM Conflict."
  6207.  
  6208. Solution:      ■  This message will appear after serious hard disk
  6209.                   failure that you were attempting to fix with CHKDSK. 
  6210.                   Cross linked files are two different files that have the
  6211.                   same FAT table entries.  You will have to delete one
  6212.                   of them and run CHKDSK again.
  6213.  
  6214.  
  6215. Problem:       Missing clusters.
  6216.  
  6217. Solution:      ■  If running CHKDSK continually turns up missing
  6218.                   clusters, you have a hardware problem with your hard
  6219.                   disk or controller board.  You can put CHKDSK /F
  6220.                   in your AUTOEXEC.BAT file so that the check is
  6221.                   done each day, but this is only a temporary solution. 
  6222.                   Get your hard disk fixed.
  6223.  
  6224.  
  6225. Problem:       The system locked up.
  6226.  
  6227. Solutions:     ■  A power surge may have caused the problem.  Press
  6228.                   [Alt-C] to return to the DOS prompt, then wait one
  6229.                   minute before reentering the program.
  6230.                ■  If pressing [Alt-C] has no effect, call Technical
  6231.                   Support and describe what the system doing when it
  6232.                   locked up (reindexing, packing, updating, etc.).
  6233.                ■  If you are working on a non-dedicated file server, do
  6234.                   not immediately press [Ctrl-Alt-Del].  Check to see
  6235.                   if other users can log out.
  6236.                ■  Did you get a network error? (For example: "Network
  6237.                   Error Receiving...").  If you did, it indicates a problem
  6238.                   with either the file server, the network cards, or the
  6239.                   network software.
  6240.                ■  As a last resort, press [Ctrl-Alt-Del].  If this does not
  6241.                   reboot the machine, the error is probably due to
  6242.                   hardware problem.  Turn the computer off, wait five
  6243.                   seconds, and turn it on again.  Check the files you
  6244.                   were just working with to see if the data were saved.
  6245.  
  6246.  
  6247. Problem:       Allocation errors.
  6248.  
  6249. Solution:      ■  This problem is indicated by CHKDSK.  Running
  6250.                   CHKDSK /F will attempt to fix it.  If this is a
  6251.                   recurring problem, get your hard disk fixed.
  6252.  
  6253.  
  6254. Problem:       The date and time are not set correctly.         
  6255.  
  6256. Solutions:     ■  Check your hardware setup diskette for the correct
  6257.                   way to set your battery date and time.
  6258.                ■  If you have a system that does not have a battery
  6259.                   clock, go to System Configuration menu, choose "Edit
  6260.                   Autoexec.bat File", and add the DATE and TIME
  6261.                   commands.
  6262.  
  6263.  
  6264. Problem:       Error message: "Fatal Internal error on drive D:."
  6265.  
  6266. Solution:      ■  Redo the low level format and enter the bad sectors. 
  6267.                   After reformatting, restore using the /P parameter.
  6268.  
  6269.  
  6270.  
  6271. This page is reserved for later use
  6272.  
  6273. Printer Problems
  6274.  
  6275.  
  6276. Problem:       The network printer is not working.
  6277.  
  6278. Solutions:     ■  Is the printer installed correctly?
  6279.                ■  Is the CAPTURE command set up correctly? (type
  6280.                   CAPTURE SHOW to show status the of network
  6281.                   printers).
  6282.                ■  Have the user files been set up correctly?  Is the
  6283.                   correct printer installed? (some printers, if installed
  6284.                   with the wrong printer control codes, will not print at
  6285.                   all and will have to be powered off and on again).
  6286.                ■  CAPTURE commands should be put in batch files
  6287.                   that are executed after login, not as part of login
  6288.                   scripts.  This method saves memory.
  6289.  
  6290.  
  6291. Problem:       Network printing configuration problems; users want
  6292.                different setups.
  6293.  
  6294. Solutions:     ■  Set up different batch files for each user that are
  6295.                   executed with the EXIT command from the user login
  6296.                   scripts.
  6297.  
  6298.  
  6299. Problem:       The laser printer won't print landscape (old error, prior
  6300.                to 1989).
  6301.  
  6302. Solutions:     ■  CPI12 contains an ESC E that is used to reset the
  6303.                   printer before printing (the latest version of the
  6304.                   Printers database does not contain this problem).  To
  6305.                   fix this problem, remove the ESC E from the CPI12
  6306.                   codes in the printers database for the HP LaserJet. 
  6307.                   
  6308.  
  6309. Problem:       Error message: "PROC SysInit 320,subscript range[1]."
  6310.  
  6311. Solution:      ■  Reinstall the printer.  Check for problems with files.
  6312.  
  6313.  
  6314. Problem:       Error message: "PROC SysInit line 301, unidentified
  6315.                Users error Dev_Desc1."
  6316.  
  6317. Solution:      ■  The Users database contains a record that doesn't
  6318.                   have a default printer number.  Add the printer
  6319.                   number.
  6320.  
  6321.                
  6322. Problem:       Printer installation problems.
  6323.  
  6324. Solutions:     ■  It is not enough to know what printer you have --
  6325.                   now you must know if the printer is emulating
  6326.                   another printer and which one it is.  Most non-IBM
  6327.                   or non-Epson printers have switch settings that allow
  6328.                   you to set the printer as either IBM Proprinter XL
  6329.                   compatible or EPSON compatible.
  6330.                ■  Use the printer test option from the System
  6331.                   Configuration menu to test the printer.  Pay attention
  6332.                   to CPI10, CPI12, and CPI16.  Use a ruler to verify
  6333.                   that they are printing correctly.  Turn the printer off
  6334.                   between each print test.
  6335.  
  6336.  
  6337.  
  6338. This page is reserved for later use
  6339.  
  6340. Miscellaneous Problems
  6341.  
  6342.  
  6343. Problem:       Internal errors.
  6344.  
  6345. Solution:      ■  Reindex your files.
  6346.  
  6347.  
  6348. Problem:       Error message: "*** Internal Error - Record not at
  6349.                Curr_Recno."
  6350.  
  6351. Solution:      Report the problem to Technical Support.  It is probably
  6352.                a harmless programming logic error.
  6353.  
  6354.  
  6355. Problem:       PopHelp is not working.
  6356.  
  6357. Solutions:     ■  Try reindexing the file in which you were trying to get
  6358.                   PopHelp.
  6359.                ■  Make sure that PopHelp available for that field.
  6360.                ■  There may not be enough memory.
  6361.  
  6362.  
  6363. Problem:       Error message: "Numeric Overflow line 990."
  6364.  
  6365. Solution:      ■  Call Technical Support.
  6366.  
  6367.  
  6368. Problem:       Open error.                              
  6369.  
  6370. Solutions:     ■  The file could not be opened because it was
  6371.                   inaccessible.  This problem is usually due to an index
  6372.                   problem.  You can start the program with the "I"
  6373.                   option (for example, IMPLANT I), go to the System
  6374.                   Configuration menu, and then reindex the file.  If it
  6375.                   is the Users, SysAuth, SysOper, Help, or Printers file,
  6376.                   you can delete its indexes and restart the program. 
  6377.                   If any of these indexes is missing, it will be created
  6378.                   automatically.
  6379.  
  6380.                   Example:    Open Error file SysOper1.Ntx.
  6381.  
  6382.                   Solution:   At the C> prompt, enter DEL
  6383.                               SYS*.NTX.  Then restart the program.
  6384.  
  6385.                ■  If the file name ends in .DBF or .DBT, you may have
  6386.                   a damaged database, and may need to restore it from
  6387.                   your backup.
  6388.  
  6389.  
  6390. Problem:       Proc <any> line <any> undefined identifier <file> ->
  6391.                <field name>.
  6392.  
  6393. Solution:      ■  The database structure was changed, or the update
  6394.                   procedure was not done correctly.  Run the program
  6395.                   using the U option to do the update process again. 
  6396.  
  6397.  
  6398. Problem:       Semaphone in use by  - Press [Escape] to Exit System:
  6399.                error when not on a network.
  6400.  
  6401. Solution:      ■  The network loaders, IPX and NET3, have been run,
  6402.                   but you have not logged onto the network.  The
  6403.                   software then recognizes the existance of the network,
  6404.                   but can't create a semaphore lock, because you are
  6405.                   not on the network.  Either log on to the network
  6406.                   and then run your application locally or disconnect
  6407.                   your cable to the network. 
  6408.  
  6409.  
  6410.  
  6411. Problem:       Errors during Update OPEN Error.
  6412.  
  6413. Solution:      ■  Someone on another workstation has the USERS or
  6414.                   Other file open. 
  6415.  
  6416.  
  6417. Problem:       This error message appears: "Internal stack overflow,
  6418.                system halted."
  6419.  
  6420. Solution:      ■  Check for an invalid (corrupted) .LBL file or .FRM
  6421.                   file.
  6422.  
  6423.  
  6424. Programming Problems
  6425.  
  6426.                         
  6427. Problem:       Error messages occur after writing custom reports with
  6428.                the SysInit Form_Mgr procedure; for example:
  6429.  
  6430.                   -  COMMAND DOES NOT BEGIN WITH '#'.
  6431.                   -  #CASE W/NO MATCHING #DOCASE.
  6432.                   -  #ENDCASE W/NO MATCHING #DOCASE.
  6433.                   -  #ENDDO W/NO MATCHING #DOWHILE.
  6434.                   -  #" + M->CL_Name + " W/NO MATCHING
  6435.                      #IF.
  6436.                   -  #ELSE FOLLOWED BY #ELSE.
  6437.                   -  #" + M->CL_Name + " W/NO MATCHING
  6438.                      #DOWHILE.
  6439.                   -  #SAY EXPECTED ON #@.
  6440.                   -  INVALID #SAY EXPRESSION: " +
  6441.                      M->CL_Parm3.
  6442.                   -  #TO EXPECTED ON #STORE.
  6443.                   -  #TO EXPECTED ON #SET.
  6444.                   -  #WITH EXPECTED ON #REPLACE.
  6445.                   -  #ENDTEXT W/NO MATCHING #TEXT.
  6446.                   -  INVALID COMMAND: #" + CL_Name.
  6447.  
  6448. Solutions:     ■  See the Form_Mgr section of the SysInit user manual.
  6449.                ■  Call Technical Support.
  6450.  
  6451.  
  6452.  
  6453. This page is reserved for later use
  6454.  
  6455. CHAPTER 10
  6456.  
  6457. PERSONAL COMPUTER BASICS
  6458.  
  6459.  
  6460. Your program was created to be used with IBM-compatible personal
  6461. computers.  The following information will benefit those not familiar
  6462. with basic computer terminology and the computer's disk operating
  6463. system.  
  6464.  
  6465.  
  6466. Computer Components
  6467.  
  6468. Your computer is composed of three parts: 1) a Central Processing
  6469. Unit (CPU) which processes information according to your
  6470. instructions; 2) a monitor (monochrome or color) which displays your
  6471. work; and 3) a keyboard which is used to enter information. 
  6472.  
  6473.  
  6474. Memory  
  6475.  
  6476. The computer's working memory is called random access memory
  6477. (RAM).  When you are working on your computer, all of the
  6478. information is held in RAM while it is processed.  This memory is
  6479. measured in kilobytes (Kb), or thousands of bytes.  One kilobyte of
  6480. information is equivalent to two typewritten pages.  Most computers
  6481. have at least 640 Kb of working memory.  RAM is temporary
  6482. memory: the information in it will be lost unless it is stored
  6483. permanently on disks.
  6484.  
  6485.  
  6486. Disk Storage
  6487.  
  6488. Information may be stored permanently on floppy diskettes or on
  6489. hard disks.  The capacity of a hard disk is given in megabytes (Mb),
  6490. or millions of bytes.  A typical hard disk holds 20 to 30 Mb of
  6491. information.
  6492.  
  6493. The capacity of a standard 5-1/4" floppy diskette depends on whether
  6494. it is one- or two-sided and whether it is regular density or high
  6495. density.  Capacities range from 360 Kb to 1.2 Mb.  Some of the
  6496. newer computers use the 3-1/2" diskette which, in most cases, can be
  6497. formatted to be double-sided, high-density, and has a storage capacity
  6498. of 1.4 Mb.
  6499.  
  6500.  
  6501. Disk Organization
  6502.  
  6503. Hard disks are capable of holding thousands of files.  If all of these
  6504. files were stored together, it would be difficult to find a specific file. 
  6505. A better way to keep your files is to organize them into directories. 
  6506. A directory is like a file folder in a file drawer.  The information is
  6507. organized because each folder holds a group of related files.  
  6508.  
  6509. Your computer comes initially with one directory called the Root. 
  6510. People typically set up their hard disks so that the utility programs
  6511. and the DOS programs are kept in one directory called \DOS, and
  6512. each unique application is kept in its own directory.  For example,
  6513. you would want to create a directory for your program.  All files,
  6514. needed to run this unique program application would be placed in
  6515. that directory.  This process keeps the hard disk organized and makes
  6516. it much easier to update files and delete files. 
  6517.  
  6518.  
  6519. CHAPTER 11
  6520.  
  6521. USEFUL DOS COMMANDS           
  6522.  
  6523.  
  6524. When you work on your computer, one particular drive will be
  6525. designated as the current drive, and one particular directory will be
  6526. designated as the current directory.  When you give a command,
  6527. DOS will look only in the current drive and directory for the
  6528. information it needs.  If the information is on another drive or
  6529. directory, DOS will not be able to execute the command.
  6530.  
  6531. When you boot your computer, Drive C will be the current drive,
  6532. and the Root directory will be the current directory.  The drive is
  6533. indicated in the prompt: C> means drive C is current.
  6534.  
  6535.  
  6536. Prompt Command
  6537.  
  6538. The Prompt command changes the DOS prompt so that it indicates
  6539. not only the current drive, but also the current directory.
  6540.  
  6541.   To change the prompt:
  6542.  
  6543.      ■ Type:         prompt  $p  $g  [Enter]
  6544.  
  6545.  
  6546. The Root directory will now be shown as \ , and other directories will
  6547. be shown as \name, for example, \DOS.  Now, you will always know
  6548. which directory is current.
  6549.  
  6550.  
  6551.  
  6552.  
  6553.  
  6554. Path Command
  6555.  
  6556. If all of your DOS commands are in a directory, you will not be able
  6557. to perform simple DOS functions unless \DOS is the current directory. 
  6558. To overcome this limitation, you can tell DOS to always search the
  6559. \DOS directory whenever you give a command, regardless of the
  6560. current directory.
  6561.  
  6562.   To give DOS this new path:
  6563.  
  6564.      ■ Type:         path  \dos  [Enter]
  6565.  
  6566. This path will stay in effect until you turn off your computer.
  6567.  
  6568. Note: Both the Prompt and Path commands can be put in your
  6569. autoexec.bat file so that they execute automatically when you boot
  6570. your system.  Refer to your DOS manual for instructions on changing
  6571. the autoexec.bat file.
  6572.  
  6573.  
  6574.  
  6575. Change Directory Command
  6576.  
  6577. The Change Directory (CD) command lets you change the current
  6578. directory.
  6579.  
  6580. To change the current directory (going down one level):
  6581.  
  6582.      ■ Type:         cd directory name  [Enter]
  6583.  
  6584.      Example:        cd implant
  6585.  
  6586.  
  6587.  
  6588.  To make the Root directory current again:
  6589.  
  6590.      ■ Type:         cd\  [Enter]
  6591.  
  6592.  
  6593.  
  6594. Make Directory Command
  6595.  
  6596. The Make Directory (MD) command lets you make new directories.
  6597.  
  6598.   To make a directory (one level below the current directory):
  6599.  
  6600.      ■ Type:         md directory name  [Enter]
  6601.  
  6602.      Example:        md emglab
  6603.  
  6604.  
  6605. Note: Making a directory does not change the current directory (you
  6606. must use the Change Directory command to do that).
  6607.  
  6608.  
  6609.  
  6610. Directory Command
  6611.  
  6612. The Directory (DIR) command lists all files in the current directory
  6613. along with the file size and the time and date of creation.
  6614.  
  6615.   To list all files in the current directory:
  6616.  
  6617.      ■ Type:         dir  [Enter]
  6618.  
  6619.  
  6620. Each file has a unique file name which is composed of a maximum
  6621. of eight characters (the name), a period, and three characters (the
  6622. extension).  Extensions are assigned to files so that you can identify
  6623. a specific type of file.  For example, database files end in .DBF;
  6624. programs usually end in either .COM or .EXE; report forms used in
  6625. dBASE III end in .FRM.
  6626.  
  6627.   To list files with a common extension (ext):
  6628.  
  6629.      ■ Type:         dir  *.ext  [Enter]
  6630.  
  6631.      Example:        dir  *.bat
  6632.  
  6633.  
  6634.  
  6635. Copy Command
  6636.  
  6637. The copy command copies files from one directory to another, or
  6638. from one drive to another.  
  6639.  
  6640.   To copy a file from the current directory to a different directory:
  6641.  
  6642.      ■ Type:         copy  filename.ext  \directory name  [Enter]
  6643.  
  6644.      Example: copy  command.com  \word  will copy the file
  6645.      command.com to the \word directory.
  6646.  
  6647.  
  6648.   To copy a file to another drive:
  6649.  
  6650.      ■ Type:         copy  filename.ext  drive:  [Enter]
  6651.  
  6652.      Example: copy  weekly.dbf  a:  will copy the file weekly.dbf
  6653.      to Drive A.
  6654.  
  6655.  
  6656.  
  6657.  
  6658.   To copy all files with a common extension to another drive:
  6659.  
  6660.      ■ Type:         copy  *.ext  drive:  [Enter]
  6661.  
  6662.  
  6663.   To copy all files from the current directory to another drive:
  6664.  
  6665.      ■ Type:         copy  *.*  drive:  [Enter]
  6666.  
  6667.  
  6668. Other useful DOS commands include Format, Backup, and Restore. 
  6669. Refer to your DOS user's manual for further information on how to
  6670. use these commands.
  6671.  
  6672.  
  6673.  
  6674.  
  6675.  
  6676.  
  6677.  
  6678.  
  6679.  
  6680. TECHNICAL REFERENCE: dBASE EXPRESSIONS
  6681. CHAPTER 12
  6682.  
  6683. OVERVIEW
  6684.  
  6685.  
  6686. When your program prompts you to enter a condition for a report or
  6687. criteria for searching, you will need to know the appropriate syntax of
  6688. a database expression.  If the syntax of the expression is wrong, an
  6689. error message will be displayed on the screen and your program will
  6690. stop execution.
  6691.  
  6692. In this section, you will learn how to create valid dBASE expressions. 
  6693. Some of the topics covered include:
  6694.  
  6695.   Database basics
  6696.   Database structures
  6697.   Valid dBASE terms
  6698.   How to build a dBASE expression
  6699.  
  6700.  
  6701.  
  6702. CHAPTER 13
  6703.  
  6704. DATABASE BASICS
  6705.  
  6706.  
  6707. A database is a collection of information organized into rows and
  6708. columns.  Each column represents a category of information, and
  6709. each row contains a group of related items.  This arrangement allows
  6710. information to be organized in many useful ways quickly and easily. 
  6711.  
  6712. Examples of databases include telephone books, dictionaries, and
  6713. mailing lists.
  6714.  
  6715.  
  6716. Database Terms and Definitions
  6717.  
  6718. The following are standard terms used to describe databases.
  6719.  
  6720.   Filename           The name of the database.  
  6721.  
  6722.   Record             A single entry consisting of related information. 
  6723.                      A record in an employee database might include
  6724.                      the employee's name with the corresponding
  6725.                      address and telephone number.     
  6726.  
  6727.   Fields             The individual parts of a record.  The fields in an
  6728.                      employee database might be name, address, and
  6729.                      telephone number.  Each field has a unique name. 
  6730.                      Example:
  6731.  
  6732.                      Field Name     Description   
  6733.  
  6734.                      Name           Employee's Name
  6735.                      Address        Employee's Address
  6736.                      Phone          Employee's phone number Database Structure
  6737.  
  6738. The database structure is the design of the database.  The structure
  6739. includes the filename as well as the names, types, lengths, and
  6740. decimals in the fields.
  6741.  
  6742.  
  6743. Field NameType           Length  Dec    Example 
  6744.                                         
  6745. Name     Character (C)   20             John Smith
  6746. Wage     Numeric (N)     4       2      5.00
  6747. Hired    Date (D)        8              01/09/85 
  6748. Fulltime Logical (L)     1              T (true)
  6749.          (true or false)                        
  6750. Notes    Memo (M)        10             Employee History
  6751.  
  6752.  
  6753.  
  6754. Viewing the Structure of the Database
  6755.  
  6756. You will need to view the structure of the database in order to
  6757. determine which fields are needed in setting a condition.  The
  6758. structure of your database can be found in the Data Dictionary,
  6759. accessible from the Main Menu of your program.  For instructions on
  6760. how to use the Data Dictionary, see Part 4, Chapter 8, "The Data
  6761. Dictionary."
  6762.  
  6763. On the following page is a database dictionary for a program that
  6764. tracks information about "on the job" injuries.  Each record has a
  6765. unique case number for easier tracking of records (field CASENUM
  6766. C 8).  It also contains basic information on each employee involved
  6767. such as name, address, date of birth, etc.  There may be times when
  6768. you want to extract a portion of the database for a report based on
  6769. certain fields.  
  6770.  
  6771.  
  6772. Data Dictionary
  6773.  
  6774. Field Name  Type     Len DecDescription               
  6775. **  CLAIM   
  6776.  
  6777. ACCIDATE    D        8   0  Date of Accident
  6778. ACTIVE      L        1      Active? True or False
  6779. ADDRESS     C        20   0 Address of Patient
  6780. CASENUM     C        8    0 Case Number
  6781. CITY        C        15   0 City         
  6782. DESC        C        40   0 Description of Accident 
  6783. DOB         D        8   0  Date of Birth 
  6784. FNAME       C        10   0 First Name
  6785. LNAME       C        13   0 Last Name 
  6786. MEDITOT     N        10  2  Medical Costs Total
  6787. INDEMTOT    N        10  2  Indemnity Costs Total
  6788. PAYEE       C        10   0 Payee of Costs
  6789. SEX         C        1    0 Sex                
  6790. SOCSEC      C        11   0 Social Security Number
  6791. SOURCE      C        10  0  source of claim 
  6792. STATEC      2        0      state
  6793. STATUS      C        1    0 status of claim 
  6794. WAGE        N        5   2  Hourly wage 
  6795. ZIP         C        5   0  zip code                  
  6796.  
  6797.  
  6798. CHAPTER 14
  6799.  
  6800. VALID dBASE TERMS
  6801.  
  6802.  
  6803. In this chapter, you will learn the various operators, connectors, and
  6804. functions that you may use in a dBASE expression.
  6805.  
  6806.  
  6807. dBASE Comparison Operators
  6808.  
  6809. Comparison operators establish a range of values for a field that you
  6810. want to use.  The range may be numeric or alphabetic.
  6811.  
  6812. Operator    Function
  6813.  
  6814. <           Less Than.  Examples: 
  6815.  
  6816.                PRICE < 5.00 (expression that specifies all prices under
  6817.                $5.00).
  6818.  
  6819.                LIST FOR LNAME < "SMITH" (lists all last names
  6820.                alphabetically less than "Smith").
  6821.  
  6822.                Note: The expression is the part of the command that
  6823.                actually gets evaluated.
  6824.  
  6825.  
  6826. >           Greater Than.  Examples:
  6827.  
  6828.                PRICE > 5.00 (expression that specifies all prices over
  6829.                $5.00).
  6830.  
  6831.                LIST FOR LNAME > "SMITH" (lists all last names
  6832.                alphabetically greater than "Smith").
  6833. =           Equal.  Examples:
  6834.  
  6835.                PRICE = 5.00 (expression that specifies all prices equal
  6836.                to $5.00).
  6837.  
  6838.                LIST FOR LNAME="SMITH" (lists all last names
  6839.                equal to "Smith").  
  6840.                         
  6841.  
  6842. <> or #     Not equal.  Examples: 
  6843.  
  6844.                PRICE <> 5.00 (expression that specifies all prices not
  6845.                equal to $5.00).
  6846.  
  6847.                LIST FOR LNAME <> "SMITH" (lists all last name
  6848.                except "Smith").
  6849.  
  6850.  
  6851. <=          Less than or equal to.  
  6852. >=          Greater than or equal to.  Examples:
  6853.  
  6854.                PRICE >= 5.00 (expression that specifies all prices
  6855.                greater than or equal to $5.00).
  6856.  
  6857.                LIST FOR LNAME <= "SMITH" (lists all names
  6858.                alphabetically less than or equal to Smith).
  6859.  
  6860.  
  6861. $           Contained in.  Determines whether one character string
  6862.             is embedded in another.  For example:  
  6863.  
  6864.                "CAT" $ "THE CAT IN THE HAT" 
  6865.  
  6866.                LIST FOR TRIM(LNAME) $"SMITH" (lists all last
  6867.                names equal to Smith). 
  6868. Mathematical Operators
  6869.  
  6870. Mathematical operators perform simple calculations.
  6871.  
  6872. +           Adds two numbers. For example, 1 + 1 produces 2.  
  6873.  
  6874.             The values of two fields can be added together, for
  6875.             example, MEDITOT+INDEMTOT.  If the fields are
  6876.             character fields, it concatenates them, for example, "abc"
  6877.             + "def" produces "abcdef."
  6878.  
  6879.             The + operator can also be used to add a number to a
  6880.             date, for example, date() + 10 gives the date 10 days from
  6881.             today.
  6882.  
  6883.             The + operator cannot be used on logical fields.
  6884.  
  6885.  
  6886. -           Subtracts two numbers.
  6887.                             
  6888. *           Multiplies two numbers.  
  6889.  
  6890. /           Divides two numbers.
  6891.  
  6892.  
  6893. Logical Connectors
  6894.  
  6895. Logical connectors qualify an expression.
  6896.  
  6897. .and.       States that two things must be true.  Example:  
  6898.  
  6899.                LIST FOR LNAME = "SMITH" .AND. SEX = "M"
  6900.                (Lists all Smiths that are male).
  6901.  
  6902.  
  6903. .or.        States that at least one of two things must be true.  
  6904.             Example: 
  6905.             
  6906.                LIST FOR LNAME = "SMITH" .OR. WAGE >= 5.00 
  6907.                (Lists all records with last name Smith as well as all
  6908.                records with wage greater or equal to $5.00). 
  6909.  
  6910.  
  6911. .not.       States that one thing must not be true.  Example:  
  6912.             
  6913.                LIST FOR .NOT. "NY" $ STATE  
  6914.                (Lists all records except those for New York).
  6915.  
  6916.  
  6917. ( )         Parentheses are used for creating logical groupings in
  6918.             database expressions (logical).  Example: 
  6919.  
  6920.                LIST FOR LNAME="SMITH" .AND. (STATE="NC"
  6921.                .OR. STATE = "SC")  
  6922.                (Lists all Smiths who reside in either North Carolina or
  6923.                South Carolina).
  6924.  
  6925.  
  6926. Database Functions Used in Expressions
  6927.  
  6928. Functions perform operations on character strings including
  6929. conversions and extraction of characters.
  6930.  
  6931. ctod(character)       Converts a character date field to an actual date
  6932.                       field.  "character" is character data in the format
  6933.                       of a valid date ("02/02/88").   Example: 
  6934.  
  6935.                       NEWYEARS=CTOD("01/01/90")
  6936.  
  6937.  
  6938. dtoc(character)       Converts a date field to a character string. 
  6939.                       "character" is a date field.  Example: 
  6940.  
  6941.                       LIST DTOC(NEWYEARS).
  6942.                       Returns: 01/01/90.
  6943.  
  6944.  
  6945. left(character,num1)        
  6946.                       Defines how many characters are to be extracted
  6947.                       from the left-most portion of the character string. 
  6948.                       "character" is a fieldname or character string;
  6949.                       "num1" specifies the number of left-most
  6950.                       characters.  Example:
  6951.                
  6952.                       LEFT("abcdefgh",3)  
  6953.                       Returns:  abc.
  6954.  
  6955.  
  6956. right(character,num1)       
  6957.                       Defines how many characters are to be extracted
  6958.                       from the right-most portion of the character
  6959.                       string.  "character" is a fieldname or character
  6960.                       string; "num1" specifies the number of right-most
  6961.                       characters.  Example: 
  6962.  
  6963.                       RIGHT("abcdefgh",3)  
  6964.                       Returns: fgh.
  6965.  
  6966.  
  6967. substr(character,num1,[num2])       
  6968.                       Extracts a specified portion of a character
  6969.                       (alphanumeric) string.  "character" is the character
  6970.                       string;  "num1" is the starting location for the
  6971.                       substring; "num2" is the length of the substring
  6972.                       (optional).  
  6973.                       Example:
  6974.  
  6975.                       SUBSTR("HORSE",1,2) 
  6976.                       Returns: HO. 
  6977.  
  6978.  
  6979. list substr(desc,1,11)      
  6980.                       Where Description= "Broke hand by slipping on
  6981.                       ice," displays: Broke hand.
  6982.  
  6983.  
  6984. trim(character)       Removes trailing blanks from a character
  6985.                       expression.  "character" is any character string or
  6986.                       field.  Example: 
  6987.  
  6988.                       TRIM(FNAME)+"  "+TRIM(LNAME)
  6989.                       Returns: John Smith.
  6990.  
  6991.                       
  6992. upper( )              Converts any lowercase characters or fields to
  6993.                       uppercase.  Example:
  6994.  
  6995.                       UPPER(Description) 
  6996.                       Returns: BROKE HAND BY SLIPPING ON ICE
  6997.                       (refer to SUBSTR example above).      
  6998.  
  6999. CHAPTER 15
  7000.  
  7001. BUILDING A dBASE EXPRESSION
  7002.  
  7003.  
  7004. There will be times when you want to work with a selected portion
  7005. of the database.  In this chapter, you will learn how to set up dBASE
  7006. expressions that accomplish this selection.
  7007.  
  7008.  
  7009. 3 Steps to Building a dBASE Expression
  7010.  
  7011. 1)Select the fields.  In order to select fields in the database, you need
  7012.   to be familiar with the database structure.  The structure of the
  7013.   database can by viewed in the Data Dictionary which is accessible
  7014.   from the Main Menu.  You can also get a printout of the fields by
  7015.   choosing the [List] command on the data management menus.  For
  7016.   more information on the Data Dictionary, see Part 4, Chapter 8.
  7017.  
  7018.      Example of a Data Dictionary:
  7019.  
  7020.  
  7021.          Data Dictionary
  7022.  
  7023.      Field Name      Type   Len  Decimals Description               
  7024.      **  CLAIM   
  7025.      ACCIDATE        D      8    0      Date of Accident
  7026.      ACTIVE          L      1           Active? True or False
  7027.      ADDRESS         C      20   0      Address of Patient
  7028.      CASENUM         C      8    0      Case Number
  7029.      CITY            C      15   0      City         
  7030.      DESC            C      40   0      Description of Accident 
  7031.      DOB             D      8    0      Date of Birth 
  7032.      FNAME           C      10   0      First Name
  7033.      LNAME           C      13   0      Last Name 
  7034.      MEDITOT         N      10   2      Medical Costs
  7035.      INDEMTOT        N      10   2      Indemnity Costs
  7036.      PAYEE           C      10   0      Payee of Costs
  7037.      SEX             C      1    0      Sex                
  7038.      SOCSEC          C      11   0      Social Security Number
  7039.      SOURCE          C      10   0      Source of claim 
  7040.      STATE           C      2    0      State
  7041.      STATUS          C      1    0      Status of claim 
  7042.      WAGE            N      5    2      Hourly wage
  7043.      ZIP             C      5    0      Zip code                  
  7044.   
  7045.  
  7046. 2)Determine the comparison.  You need to decide which records you
  7047.   want displayed on the report.  The expression you use determines
  7048.   which records will be extracted from the database for the report. 
  7049.   Example: LNAME="SMITH".
  7050.  
  7051. 3)Use operators and functions as necessary.  Some fields such as
  7052.   dates and numerics have to be converted to character strings in
  7053.   order to be manipulated correctly within your dBASE expression. 
  7054.   You should determine if any of the operators and/or functions
  7055.   explained earlier should be used. 
  7056.  
  7057.  
  7058. The examples on the following pages illustrate how to build dBASE
  7059. expressions.
  7060. Example #1
  7061.  
  7062. You want a report that lists claim records for everyone named Smith.
  7063.  
  7064.  
  7065. 1)   Look at the structure of the database to determine which fields
  7066.      will be used.  In this case, the field LNAME (last name) will be
  7067.      used. 
  7068.  
  7069.      LNAME             C 13
  7070.        
  7071.  
  7072. 2)   Determine the comparisons you want to set up against the fields
  7073.      chosen.  In this case, because you want to see all claim records
  7074.      that belong to persons with the last name SMITH, you should set
  7075.      LNAME="SMITH."
  7076.  
  7077.      LNAME="SMITH"
  7078.  
  7079.  
  7080. 3)   Because you have only one field in your expression, there is no
  7081.      need to include any operators other than the = sign.
  7082.  
  7083.      The completed expression would be:
  7084.  
  7085.      LNAME="SMITH" 
  7086.  
  7087. This expression would cause the report to print claim records for all
  7088. persons with last name SMITH.
  7089. Example #2
  7090.  
  7091. You want a report that contains all Campus records with an accident
  7092. date before January 1, 1989.
  7093.  
  7094. 1)   Look at the structure of the database to determine which fields
  7095.      will be used.  In this case, the fields Source and Accidate will be
  7096.      used. 
  7097.  
  7098.      SOURCE       C  10
  7099.      ACCIDATE     D   8  
  7100.        
  7101.  
  7102. 2)   Determine the comparisons you want set up against the fields
  7103.      chosen.  In this case, because you want campus records, you
  7104.      would set SOURCE = "CAMPUS."  Because you want only the
  7105.      campus records with accident dates of 01/01/89 or before, the
  7106.      field Accidate should be set to:
  7107.      DTOC(ACCIDATE)<="01/01/89."
  7108.  
  7109.      SOURCE="CAMPUS"
  7110.      DTOC(ACCIDATE)<="01/01/89"
  7111.  
  7112.  
  7113. 3)   Because you have two fields in your expression, you must set
  7114.      these up in an equation using the .AND. logical operator.
  7115.  
  7116.      The completed expression would be:
  7117.  
  7118.      SOURCE="CAMPUS" .AND. DTOC(ACCIDATE)<="01/01/89"
  7119.  
  7120.   This expression would cause the report to print all claim records
  7121.   with a source of CAMPUS and an accident date on or before
  7122.   January 1, 1989.
  7123.  
  7124. Example #3
  7125.  
  7126. You want a report that contains all open Campus records with an
  7127. accident date between January 1 and December 31, 1988, and the
  7128. medical and indemnity cost totals greater than zero.
  7129.  
  7130. 1)Look at the structure of the database to determine which fields will
  7131.   be used.  In this case, the fields Source, Status, Accidate, Meditot,
  7132.   and Indemtot will be used. 
  7133.  
  7134.      SOURCE          C   10
  7135.      ACCIDATE        D   8  
  7136.      STATUS          C   1
  7137.      MEDITOT         N   10 2
  7138.      INDEMTOT        N   10 2           
  7139.  
  7140.        
  7141. 2)   Determine the comparisons you want to set up against the fields
  7142.      chosen.  In this case, because you want open campus records, you
  7143.      would set SOURCE = "CAMPUS" and STATUS="O."  Because
  7144.      you want only the campus records with an accident date between
  7145.      01/01/88 and 12/31/88, the field Accidate should be set to: 
  7146.  
  7147.      ACCIDATE>=ctod("01/01/88") .AND. ACCIDATE>=ctod("12/31/88")
  7148.  
  7149.  
  7150.   You also want only the records to be shown that have total costs
  7151.   greater than zero, so you would set up the fields
  7152.   MEDITOT+INDEMTOT<>0. 
  7153.  
  7154.      SOURCE="CAMPUS"
  7155.      ACCIDATE>=ctod("01/01/88") .AND. ACCIDATE<=ctod("12/31/88")
  7156.        upper(STATUS)="O"
  7157.      MEDITOT+INDEMTOT<>0
  7158.  
  7159.  
  7160. 3)  Because you have multiple fields in your expression, you must link
  7161.      these in an equation using the .AND. logical operator.  
  7162.  
  7163.   The completed expression would be:
  7164.  
  7165.      SOURCE="CAMPUS" .AND. upper(STATUS)="O" .AND. ACCIDATE>=ctod("01/01/88") .AND.
  7166.      ACCIDATE<=ctod("12/31/88") .AND. MEDITOT + INDEMTOT<>0
  7167.  
  7168.  
  7169. This expression would cause the report to print all open campus claim
  7170. records for the entire year of 1988 that have total costs greater than
  7171. zero. 
  7172.  
  7173.  
  7174. Data Expression Help Sheet
  7175.  
  7176. The following is a summary of terms used in dBASE expressions.
  7177.  
  7178.  
  7179. OperatorsLogical     NumericDate    Character
  7180.  
  7181.  
  7182. =    active wage =5.00dtoc(date)="01/01/88"source="CAMPUS"
  7183.  
  7184. <      wage <5.00    date<ctod("01/01/88")lname>"SMITH"
  7185.  
  7186. >      wage >5.00    date>ctod("01/01/88")lname >"SMITH"
  7187.  
  7188. #    # active        wage #5.00  dtoc(date)#"01/01/88"sex #"M" 
  7189.  
  7190. $ "FELL" $DESC
  7191.    
  7192. substr()             substr(dtoc(date),1,2)substr(desc,5)
  7193.                                  
  7194. left()                   left(desc,5)
  7195.  
  7196. upper()                     "FELL"$upper(desc)  
  7197.  
  7198.  
  7199.  
  7200.          
  7201.        .AND.                        .OR.    
  7202.  
  7203. Logical  active .and. wage=5.00         active .or. wage=5.00
  7204.  
  7205. Numeric  wage=5.00 and. source="CAMPUS  wage=5.00 .or. wage=3.00
  7206.  
  7207. Date     active .and. dtoc(accidate)    active .or. dtoc(accidate)
  7208.          .not.="01/01/88"               >"01/01/88"      
  7209.  
  7210. Char     source="CAMPUS" .and. sex="F"  state="NC" .or. state="SC" 
  7211.  
  7212.  
  7213.   
  7214.        .NOT.
  7215.   
  7216. Logical  .not. active
  7217.  
  7218. Numeric  .not. wage=5.00
  7219.  
  7220. Date     dtoc(accidate) .not. "01/01/88"
  7221.  
  7222. Char     .not. state="NC"
  7223.  
  7224.  
  7225.  
  7226.  
  7227.  
  7228.  
  7229.  
  7230.  
  7231.  
  7232. TECHNICAL REFERENCE: DOS COMMANDS 
  7233.  
  7234.  
  7235.  
  7236. CHAPTER 16
  7237.  
  7238. DOS BASICS
  7239.  
  7240.  
  7241. DOS stands for Disk Operating System.  Its primary purpose is to
  7242. set up the computing environment (that is, to establish the working
  7243. character of your computer).
  7244.  
  7245.  
  7246. How DOS Starts Up
  7247.  
  7248. Your computer has two special built-in programs.  One performs a
  7249. self-test on your computer to diagnose any problems.  The second
  7250. program starts DOS.  
  7251.  
  7252. The start up program is called a bootstrap loader.  The first thing
  7253. DOS does is check for the CONFIG.SYS file.  If it finds it, DOS
  7254. configures the system for the devices listed therein.  Then DOS loads
  7255. the command processor (COMMAND.COM).  The command
  7256. processor looks for the AUTOEXEC.BAT file.  If this file exists, the
  7257. command processor executes the AUTOEXEC.BAT file.  If it does
  7258. not find it, the time and date prompts are displayed.
  7259.  
  7260.  
  7261. Command.com
  7262.  
  7263. There are three different parts to DOS:
  7264.  
  7265.   ■ The two hidden files, IBMBIO.COM and IBMDOS.COM.
  7266.   ■ The COMMAND.COM file (the command processor).
  7267.   ■ Various command programs (such as FORMAT).
  7268.  
  7269. The COMMAND.COM file is known as the command interpreter or
  7270. command processor.  It has also been referred to as the "heart of
  7271. DOS."  It is an element of DOS that accepts and acts on commands
  7272. given by the user of the computer.   
  7273.  
  7274.  
  7275.  
  7276. SETting the DOS Environment
  7277.  
  7278. DOS creates an environment which is a common information base for
  7279. all of your programs to use.  By using the SET command, you can
  7280. place settings into DOS's environment.  By typing SET by itself, you
  7281. see the current settings.  To create a new setting or change an
  7282. existing one, type the SET command as illustrated below:
  7283.  
  7284.   Syntax:   SET  [NAME  = [PARAMETER]]
  7285.    
  7286.  
  7287. Examples:
  7288.  
  7289.   SET  CLIPPER = F31             adds the CLIPPER setting to the
  7290.                                  environment.
  7291.  
  7292.   SET CLIPPER = F41              changes the CLIPPER setting in the
  7293.                                  environment.
  7294.  
  7295.   SET CLIPPER =                  removes the setting from the
  7296.                                  environment.
  7297.  
  7298.  
  7299. Whatever setting is given, DOS will put it into the command
  7300. processor's environment.  If it is a new setting, it will appear for the
  7301. first time.  If it existed before, the value will be changed.  If you type
  7302. the SET command and give it a null value, it will disappear from the
  7303. environment.   
  7304.  
  7305.  
  7306. Here is an example of a DOS environment on a network system
  7307. (displayed on screen after typing SET):
  7308.  
  7309.   NAME=AT2
  7310.   PATH=Z:.;Y:.;X:.
  7311.   CLIPPER=F51
  7312.   PROMPT=Y:$P$G
  7313.   COMSPEC=Y:COMMAND.COM
  7314.  
  7315. Remember:
  7316.  
  7317.   1)   Type SET without a name to see the current set of
  7318.        environment settings.
  7319.  
  7320.   2)   If the name is specified but the parameter is not, the current
  7321.        setting is removed from the environment.
  7322.  
  7323.   3)   If the name already exists, it is replaced with the new
  7324.        parameter.
  7325.  
  7326.  
  7327. Note: The COMSPEC is placed in the environment by DOS when it
  7328. starts up. It is used to describe the path that DOS would use to
  7329. reload the COMMAND.COM file. DOS assigns the COMSPEC
  7330. setting automatically, but it can be changed by using the SET
  7331. command.  
  7332.  
  7333.  
  7334.  
  7335.  
  7336. CHAPTER 17
  7337.  
  7338. THE CONFIG.SYS FILE
  7339.  
  7340.  
  7341. When DOS first begins, it performs some initialization routines.  You
  7342. can assist in this initial process by setting up commands in the
  7343. configuration file.  In the last stages of initialization, DOS looks on
  7344. the boot up disk for the CONFIG.SYS file.  If the file is found, DOS
  7345. reads and interprets the commands.  If it is not found, DOS assigns
  7346. default variables to the commands.  This file tells DOS about your
  7347. computer system and how it is configured.
  7348.  
  7349. The CONFIG.SYS file is a plain ASCII text file which can be created
  7350. by an editor such as DOS's EDLIN or with the non-document mode
  7351. of your word processor.  If you add or change any of the commands,
  7352. they will not be in effect until the next time you start DOS.  So you
  7353. will need to reboot the system either by doing a warm boot (pressing
  7354. Ctrl-Alt-Del) or by doing a cold boot (turning your computer off,
  7355. waiting five seconds, then turning it on again).  
  7356.  
  7357. You can use the DIR command to see if the CONFIG.SYS file is on
  7358. your system.  It must be found in the Root directory.  To see the
  7359. contents of the file, use the TYPE command:
  7360.  
  7361.   TYPE CONFIG.SYS
  7362.      
  7363.         
  7364. Here is a sample CONFIG.SYS file:
  7365.  
  7366.   DEVICE=DRIVER.SYS
  7367.   BUFFERS=30
  7368.   FILES=39
  7369.  
  7370.  
  7371. The following briefly explains how this sample CONFIG.SYS
  7372. configures the system:
  7373.  
  7374.   device             Adds the device DRIVER.SYS to the system.
  7375.  
  7376.   buffers            Sets the number of disk/sector buffers to 30.
  7377.  
  7378.   files              Sets the number of files that can be open at the
  7379.                      same time to 39.
  7380.  
  7381.  
  7382.  
  7383. Configuration Commands
  7384.  
  7385. Buffers
  7386.  
  7387. A disk buffer is a block of memory used to hold data being read
  7388. from or written to a disk when the amount of data being transferred
  7389. is not an exact multiple of the sector size.  
  7390.  
  7391. For example, if an application reads a 132-byte record from a file,
  7392. DOS will read the entire sector into one of its buffers, locate the
  7393. correct 132-byte record in the buffer, and move the record from the
  7394. buffer to memory.  The next time data is transferred, DOS will
  7395. attempt to use a different buffer.  All of the buffers will eventually
  7396. contain the most recently used data.  The more buffers DOS has, the
  7397. more data it holds in memory.
  7398.  
  7399. By default, DOS sets aside just two or three buffers -- not enough for
  7400. efficient operation.  The BUFFERS command allows you to set the
  7401. number of buffers you want from 1 to 99.  Nantucket Corporation
  7402. recommends setting BUFFERS equal to 8.
  7403.  
  7404. Each buffer takes about one-half K (528 bytes) of memory away from
  7405. your main programs.  If you have the correct number of buffers and
  7406. memory, your hard disk's work (reading and writing records) can be
  7407. speeded up.
  7408.  
  7409.  
  7410. Purpose     Allows you to determine the number of buffers that DOS
  7411.             will allocate in memory in the initial process.
  7412.  
  7413. Syntax      BUFFERS = x
  7414.  
  7415. Notes       x is a number between 1 and 99.  The default value is 2 (3
  7416.             for IBM Personal Computer AT).  This value remains in
  7417.             effect until the value has been changed and the system has
  7418.             been restarted.
  7419.  
  7420.             The CLIPPER recommended setting is 8.
  7421.  
  7422. Files
  7423.  
  7424. The FILES commands controls how many files DOS will allow a
  7425. program to use at one time.  The default is 8, but can go as high as
  7426. 255.  A higher number lets you use more files while a smaller number
  7427. saves a little bit of memory.
  7428.  
  7429.  
  7430. Purpose     This command determines the maximum number of file
  7431.             handles that can be open at the same time.
  7432.  
  7433. Syntax      FILES = x
  7434.  
  7435. Notes       x is a number between 8 and 255.  The default is 8.  If
  7436.             during running your program you encounter an error
  7437.             message indicating insufficient number of handles, you
  7438.             should update the FILES command to include more files.
  7439.  
  7440.  
  7441.  
  7442. Device Drivers
  7443.  
  7444. DOS already knows certain characteristics about your computer and
  7445. printer because these are the default devices.  However, if you attach
  7446. other devices to your computer, DOS needs to know any special
  7447. commands that are required to operate these devices.  This
  7448. notification is achieved by using the DEVICE command.  Devices
  7449. need special support programs that are called device drivers. 
  7450.  
  7451. An example of an unusual device could be a type of disk drive or a
  7452. mouse.  Device drivers are used not only for hardware but for
  7453. software as well.
  7454.  
  7455. Common device commands are described on the following two pages. Driver.sys
  7456.  
  7457.  
  7458. Purpose     Supports external floppy disk drives by allowing you to
  7459.             create another disk drive letter. 
  7460.  
  7461. Syntax      DEVICE=DRIVER.SYS switches
  7462.  
  7463.             It can accept the following switches:
  7464.  
  7465.             /D:      the physical device number (1-128 for diskettes,
  7466.                      129-255 for hard disks).
  7467.  
  7468.             /S:      the number of sectors per track.
  7469.  
  7470.             /H:      the number of heads per cylinder.
  7471.  
  7472.             /C       indicates a change line the drive senses when a
  7473.                      diskette is changed.
  7474.  
  7475.             /N       for nonremovable drives.
  7476.  
  7477.             /F:      the form factor type.
  7478.   
  7479.  
  7480. Notes       When a PC has only one diskette drive, DOS allows you
  7481.             to use it as two drives: A and B.  If you add another
  7482.             diskette drive of a different size (for example, 3-1/2"), this
  7483.             command would tell DOS to treat that drive as two drive
  7484.             letters also (for example, drives E and F).  This setup
  7485.             would allow you to copy from one diskette to another in
  7486.             this new drive.  For more information, see your DOS
  7487.             manual.
  7488.  
  7489. Enhdisk.sys
  7490.  
  7491. Purpose     DOS has a work space limit of 32 million bytes. This device
  7492.             allows accessibility to a hard disk that is larger than the
  7493.             work space.  Peter Norton says that you can use all of the
  7494.             space in a disk that is larger than 32 megabytes, but that
  7495.             you have to use it in separate partition segments no larger
  7496.             than DOS's 32 megabyte limit.
  7497.  
  7498. Syntax      DEVICE=ENHDISK.SYS
  7499.  
  7500. Notes       This device driver comes with many Compaq models of PC.
  7501.             
  7502.  
  7503. CHAPTER 18
  7504.  
  7505. BATCH FILES
  7506.  
  7507.  
  7508. If you ever find yourself repeating commands to perform a task,
  7509. creating a batch file will save you time and reduce the risk of
  7510. misusing commands.  This file must be a plain unformatted (ASCII)
  7511. text file.  Batch files are created by an editor such as EDLIN, by
  7512. using the non-document mode of your word processor, or by using
  7513. the COPY command (see your DOS manual for more information). 
  7514. Inside the file are DOS commands that are placed on separate lines. 
  7515.  
  7516. A batch file executes the whole sequence of commands when you
  7517. type the name of the file.  DOS performs the commands just as if
  7518. you had typed them.  DOS keeps track of where it is working in the
  7519. file.  So after carrying out each command, DOS returns, reads past
  7520. the commands it has already processed, and then starts the next
  7521. command. 
  7522.  
  7523.  
  7524. Example: The following batch file is called COPY.BAT.  It will copy
  7525. all .PRG files off the current directory to Drive A: and then display
  7526. the directory of A: on the screen (note: rem indicates a remark). 
  7527.  
  7528.   rem This is a file to copy *.PRG
  7529.   rem to the A drive.
  7530.   pause Insert a high density disk in drive A:
  7531.   COPY *.PRG A:
  7532.   DIR A:
  7533.  
  7534. To execute the file, type COPY and press Enter (do not type the
  7535. .BAT extension).
  7536.  
  7537.  
  7538. If you press [CRTL-C] while running a batch file, DOS will ask if you
  7539. want to abandon the batch process.  Type Y (yes) or N (no).
  7540.  
  7541.  
  7542. Advantages of using Batch Files:
  7543.  
  7544. 1)   Batch files are convenient to use because they automate a
  7545.      number of commands needed to perform tasks. 
  7546.  
  7547. 2)   Batch files can help protect data by reducing the risk of misusing
  7548.      commands.
  7549.  
  7550.  
  7551.  
  7552. The Autoexec.bat File 
  7553.  
  7554. Whenever DOS starts up its operation, COMMAND.COM (the
  7555. command interpreter) checks to see if there are any initial instructions
  7556. in a special batch file called AUTOEXEC.BAT.  
  7557.  
  7558. If DOS does not find this file, it performs two automatic start up
  7559. procedures: DATE and TIME.  If it does find the file, it processes
  7560. the commands found in the batch file as part of the initialization
  7561. routine.  It does not do the DATE and TIME feature in this case, so
  7562. if you want to set the date and time, you need to include these in
  7563. your AUTOEXEC.BAT file.
  7564.  
  7565. The AUTOEXEC.BAT must be a plain ASCII text file.  This file is
  7566. created with any editor program such as DOS's EDLIN or the non-
  7567. document mode of your word processor.  In the file, each command
  7568. should be put on a separate line.  The file should be located where
  7569. DOS can find it, that is, in the Root directory of the DOS system
  7570. disk you use to start your computer.  
  7571.  
  7572.  
  7573. If you do not have an AUTOEXEC.BAT file, the only items
  7574. performed will be the DATE and TIME commands.  Just having an
  7575. AUTOEXEC.BAT file is enough to tell DOS to not perform its
  7576. standard DATE and TIME commands.    
  7577.  
  7578. Sample AUTOEXEC.BAT file:
  7579.  
  7580.   PAUSE
  7581.   PATH C:\
  7582.   APPEND C:\DOS
  7583.   PROMPT $P$G
  7584.   SET CLIPPER=F45
  7585.  
  7586. These commands are explained below.
  7587.  
  7588.  
  7589.  
  7590. Pause
  7591.  
  7592. When a batch file is running, you may need to change disks or
  7593. perform some other action.  This command suspends action until you
  7594. press any key.
  7595.  
  7596. Syntax      PAUSE [comment]
  7597.  
  7598. Example     PAUSE Please put a new disk into drive A.
  7599.  
  7600.  
  7601.  
  7602. Path 
  7603.  
  7604. PATH sets the extended program search paths.  The search always
  7605. begins in the current directory.  You can automatically set your path
  7606. by including this command in your AUTOEXEC.BAT file.  
  7607.  
  7608. Directories in the path should be separated by semicolons.  To view
  7609. what the current path is, just type in the command PATH.  The
  7610. working path will then be displayed on the screen.
  7611.  
  7612. Syntax      PATH [drive:][path][;[drive:][path]...]
  7613.  
  7614. Example     PATH C:\
  7615.  
  7616. Note        The more directories DOS has to search, the longer it
  7617.             takes to find the command program.  To help speed things
  7618.             up, it is best to keep the ones used most frequently at the
  7619.             beginning of the path.
  7620.  
  7621.  
  7622.  
  7623. Append
  7624.  
  7625. The APPEND command extends the search path for data files.
  7626.  
  7627. Syntax      APPEND [drive:] path [;drive][path]...]
  7628.  
  7629. Example     APPEND C:\DOS
  7630.  
  7631.  
  7632.  
  7633. Prompt
  7634.  
  7635. The PROMPT command lets you change the DOS prompt to be
  7636. more informative, for example, to tell you the current drive and
  7637. directory being used. 
  7638.  
  7639. Syntax      PROMPT [[text][$character]...]
  7640.  
  7641. Example     PROMPT $P$G
  7642.  
  7643.             The $P changes the prompt to show current directory.  The
  7644.             $G tells DOS to show the > symbol which follows the
  7645.             current directory.  To have DOS enter the command for
  7646.             you, include the PROMPT command in your
  7647.             AUTOEXEC.BAT file.
  7648.  
  7649.  
  7650.  
  7651. Set Clipper
  7652.  
  7653. The Set Clipper command determines the maximum number of files
  7654. that you can have open at any one time.
  7655.  
  7656. Syntax      SET CLIPPER=Fx
  7657.  
  7658. Example     SET CLIPPER=F45
  7659.  
  7660.             The default for x is 8.  This parameter is used in relation
  7661.             with the FILES= parameter in the CONFIG.SYS file.  To
  7662.             determine the number of files which may be opened,
  7663.             Clipper uses the smaller of the two parameters.
  7664.  
  7665. Note: Check your version of DOS to see how many files can be open
  7666. at one time.
  7667.  
  7668.  
  7669. CHAPTER 19
  7670.  
  7671. DISK COMMANDS
  7672.  
  7673.  
  7674. Dir
  7675.  
  7676. The DIR command shows a directory of the files in the current
  7677. directory.  The list includes: filename, filename extension, the size of
  7678. the file, and the date and time the file was created or last changed. 
  7679. Because of the time stamp, it is important to keep the date and time
  7680. accurate to verify creation time.   
  7681.  
  7682.  
  7683.   Switches
  7684.  
  7685.   DIR/W     Displays the listing across the width of display screen. 
  7686.             Shows only the filenames and extensions.
  7687.  
  7688.   DIR/P     Pauses each time the screen fills during the listing.
  7689.  
  7690.  
  7691.  
  7692. Chkdsk 
  7693.  
  7694. The CHKDSK command gives a status report on a disk by checking
  7695. to see how much space is being used and how much is available.  It
  7696. also checks to see if there is any inconsistent usage of disk space.  It
  7697. reports:
  7698.  
  7699.   Total space on the disk.
  7700.   Amount of space in use.
  7701.   Number of files.
  7702.   Whether there are any hidden files.  
  7703.   Amount of memory available in your system.
  7704.  
  7705. CHKDSK is prepared to repair any logical damage in the use of
  7706. space with the use of the F switch.  See your DOS manual for more
  7707. information. Note: CHKDSK is good to include in the
  7708. AUTOEXEC.BAT file.  Also CHKDSK cannot be used while on a
  7709. network.
  7710.  
  7711.  
  7712.  
  7713. Type
  7714.  
  7715. The TYPE command displays the contents of a text file.  The file will
  7716. appear without underlining, tabs, or other formatting.
  7717.  
  7718.  
  7719.  
  7720. CHAPTER 20
  7721.  
  7722. TIPS
  7723.  
  7724.  
  7725. In Peter Norton's DOS Guide, Norton discusses ways to avoiding data
  7726. loss and ways data can be destroyed.  The following are some
  7727. suggestions:
  7728.  
  7729. 1)Don't mix versions of DOS.
  7730.  
  7731. 2)Don't interrupt the writing of disk information before the process
  7732.   is complete.  This problem can occur when the power goes off.  A
  7733.   backup power supply can solve this problem.  If you don't have
  7734.   one, try to save your file periodically especially on windy or stormy
  7735.   days.
  7736.  
  7737. 3)Don't stop an operation by removing a disk while it is being written
  7738.   to or by using the [CRTL-C] key.
  7739.  
  7740. 4)Don't switch disks in the middle of an operation.  This action could
  7741.   corrupt the File Allocation Table (FAT) and cause your file to be
  7742.   damaged or permanently lost.  If you substitute another disk, DOS
  7743.   finishes writing out the file and the FAT.  But it does not know you
  7744.   switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first
  7745.   disk onto the second.  The files on the second disk would then be
  7746.   lost.  
  7747.  
  7748.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  7749.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  7750.   use a blank disk, or abandon the operation.
  7751.  
  7752. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  7753.  
  7754. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  7755.  
  7756. Use these commands to check for any loss:
  7757.  
  7758.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  7759.  
  7760.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  7761.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  7762.                      before completion.  Thus, both the data that was
  7763.                      being written and the previous data of the file have
  7764.                      been lost.  
  7765.  
  7766.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  7767.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  7768.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  7769.                      are any .TMP or .$$$ files.
  7770. Tips to Avoid Data Loss
  7771.  
  7772. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  7773.  
  7774.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  7775.      the original and the backup.
  7776.  
  7777.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  7778.  
  7779.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  7780.  
  7781.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  7782.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  7783.      on it. 
  7784.  
  7785.      Always label your diskettes properly.
  7786.  
  7787.  
  7788. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  7789.  
  7790. 3) Avoid physical damage to disk.
  7791.  
  7792.     
  7793.   T) and cause your file to be damaged or permanently lost.  If you
  7794. substitute another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. 
  7795. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  7796. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  7797. disk would then be lost.  
  7798.  
  7799.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  7800.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  7801.   use a blank disk, or abandon the operation.
  7802.  
  7803. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  7804.  
  7805. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  7806.  
  7807. Use these commands to check for any loss:
  7808.  
  7809.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  7810.  
  7811.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  7812.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  7813.                      before completion.  Thus, both the data that was
  7814.                      being written and the previous data of the file have
  7815.                      been lost.  
  7816.  
  7817.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  7818.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  7819.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  7820.                      are any .TMP or .$$$ files.
  7821. Tips to Avoid Data Loss
  7822.  
  7823. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  7824.  
  7825.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  7826.      the original and the backup.
  7827.  
  7828.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  7829.  
  7830.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  7831.  
  7832.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  7833.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  7834.      on it. 
  7835.  
  7836.      Always label your diskettes properly.
  7837.  
  7838.  
  7839. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  7840.  
  7841. 3) Avoid physical damage to disk.
  7842.  
  7843.     
  7844.   ) and cause your file to be damaged or permanently lost.  If you 
  7845. ubstitute another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT.
  7846. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  7847. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  7848. ddisk would then be lost.  
  7849.  
  7850.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  7851.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  7852.   use a blank disk, or abandon the operation.
  7853.  
  7854. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  7855.  
  7856. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  7857.  
  7858. Use these commands to check for any loss:
  7859.  
  7860.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  7861.  
  7862.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  7863.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  7864.                      before completion.  Thus, both the data that was
  7865.                      being written and the previous data of the file have
  7866.                      been lost.  
  7867.  
  7868.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  7869.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  7870.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  7871.                      are any .TMP or .$$$ files.
  7872. Tips to Avoid Data Loss
  7873.  
  7874. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  7875.  
  7876.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  7877.      the original and the backup.
  7878.  
  7879.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  7880.  
  7881.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  7882.  
  7883.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  7884.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  7885.      on it. 
  7886.  
  7887.      Always label your diskettes properly.
  7888.  
  7889.  
  7890. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  7891.  
  7892. 3) Avoid physical damage to disk.
  7893.  
  7894.     
  7895.    and cause your file to be damaged or permanently lost.  If you 
  7896. ubstitute  another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT.
  7897. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  7898. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  7899. ddisk would then be lost.  
  7900.  
  7901.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  7902.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  7903.   use a blank disk, or abandon the operation.
  7904.  
  7905. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  7906.  
  7907. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  7908.  
  7909. Use these commands to check for any loss:
  7910.  
  7911.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  7912.  
  7913.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  7914.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  7915.                      before completion.  Thus, both the data that was
  7916.                      being written and the previous data of the file have
  7917.                      been lost.  
  7918.  
  7919.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  7920.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  7921.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  7922.                      are any .TMP or .$$$ files.
  7923. Tips to Avoid Data Loss
  7924.  
  7925. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  7926.  
  7927.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  7928.      the original and the backup.
  7929.  
  7930.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  7931.  
  7932.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  7933.  
  7934.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  7935.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  7936.      on it. 
  7937.  
  7938.      Always label your diskettes properly.
  7939.  
  7940.  
  7941. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  7942.  
  7943. 3) Avoid physical damage to disk.
  7944.  
  7945.     
  7946.   and cause your file to be damaged or permanently lost.  If you 
  7947. ubstitute  another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT.
  7948. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  7949. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  7950. ddisk would then be lost.  
  7951.  
  7952.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  7953.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  7954.   use a blank disk, or abandon the operation.
  7955.  
  7956. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  7957.  
  7958. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  7959.  
  7960. Use these commands to check for any loss:
  7961.  
  7962.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  7963.  
  7964.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  7965.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  7966.                      before completion.  Thus, both the data that was
  7967.                      being written and the previous data of the file have
  7968.                      been lost.  
  7969.  
  7970.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  7971.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  7972.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  7973.                      are any .TMP or .$$$ files.
  7974. Tips to Avoid Data Loss
  7975.  
  7976. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  7977.  
  7978.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  7979.      the original and the backup.
  7980.  
  7981.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  7982.  
  7983.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  7984.  
  7985.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  7986.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  7987.      on it. 
  7988.  
  7989.      Always label your diskettes properly.
  7990.  
  7991.  
  7992. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  7993.  
  7994. 3) Avoid physical damage to disk.
  7995.  
  7996.     
  7997.   nd cause your file to be damaged or permanently lost.  If you 
  7998. ubstitute  another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT.
  7999. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  8000. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  8001. ddisk would then be lost.  
  8002.  
  8003.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8004.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8005.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8006.  
  8007. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8008.  
  8009. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8010.  
  8011. Use these commands to check for any loss:
  8012.  
  8013.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8014.  
  8015.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8016.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8017.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8018.                      being written and the previous data of the file have
  8019.                      been lost.  
  8020.  
  8021.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8022.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8023.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8024.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8025. Tips to Avoid Data Loss
  8026.  
  8027. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8028.  
  8029.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8030.      the original and the backup.
  8031.  
  8032.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8033.  
  8034.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8035.  
  8036.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8037.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8038.      on it. 
  8039.  
  8040.      Always label your diskettes properly.
  8041.  
  8042.  
  8043. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8044.  
  8045. 3) Avoid physical damage to disk.
  8046.  
  8047.     
  8048.   d cause your file to be damaged or permanently lost.  If you 
  8049. ubstitute  another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT.
  8050. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  8051. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  8052. ddisk would then be lost.  
  8053.  
  8054.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8055.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8056.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8057.  
  8058. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8059.  
  8060. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8061.  
  8062. Use these commands to check for any loss:
  8063.  
  8064.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8065.  
  8066.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8067.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8068.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8069.                      being written and the previous data of the file have
  8070.                      been lost.  
  8071.  
  8072.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8073.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8074.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8075.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8076. Tips to Avoid Data Loss
  8077.  
  8078. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8079.  
  8080.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8081.      the original and the backup.
  8082.  
  8083.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8084.  
  8085.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8086.  
  8087.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8088.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8089.      on it. 
  8090.  
  8091.      Always label your diskettes properly.
  8092.  
  8093.  
  8094. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8095.  
  8096. 3) Avoid physical damage to disk.
  8097.  
  8098.     
  8099.    cause your file to be damaged or permanently lost.  If you 
  8100. ubstitute  another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT.
  8101. But it does not know you switched disks.  So it writes the FAT that
  8102. was read from the first disk onto the second.  The files on the second
  8103. ddisk would then be lost.  
  8104.  
  8105.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8106.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8107.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8108.  
  8109. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8110.  
  8111. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8112.  
  8113. Use these commands to check for any loss:
  8114.  
  8115.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8116.  
  8117.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8118.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8119.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8120.                      being written and the previous data of the file have
  8121.                      been lost.  
  8122.  
  8123.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8124.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8125.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8126.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8127. Tips to Avoid Data Loss
  8128.  
  8129. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8130.  
  8131.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8132.      the original and the backup.
  8133.  
  8134.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8135.  
  8136.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8137.  
  8138.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8139.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8140.      on it. 
  8141.  
  8142.      Always label your diskettes properly.
  8143.  
  8144.  
  8145. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8146.  
  8147. 3) Avoid physical damage to disk.
  8148.  
  8149.     
  8150.   cause your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute 
  8151. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8152. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8153. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8154. would then be lost.  
  8155.  
  8156.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8157.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8158.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8159.  
  8160. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8161.  
  8162. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8163.  
  8164. Use these commands to check for any loss:
  8165.  
  8166.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8167.  
  8168.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8169.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8170.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8171.                      being written and the previous data of the file have
  8172.                      been lost.  
  8173.  
  8174.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8175.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8176.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8177.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8178. Tips to Avoid Data Loss
  8179.  
  8180. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8181.  
  8182.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8183.      the original and the backup.
  8184.  
  8185.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8186.  
  8187.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8188.  
  8189.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8190.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8191.      on it. 
  8192.  
  8193.      Always label your diskettes properly.
  8194.  
  8195.  
  8196. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8197.  
  8198. 3) Avoid physical damage to disk.
  8199.  
  8200.     
  8201.   cause your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8202. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8203. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8204. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8205. wwould then be lost.  
  8206.  
  8207.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8208.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8209.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8210.  
  8211. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8212.  
  8213. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8214.  
  8215. Use these commands to check for any loss:
  8216.  
  8217.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8218.  
  8219.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8220.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8221.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8222.                      being written and the previous data of the file have
  8223.                      been lost.  
  8224.  
  8225.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8226.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8227.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8228.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8229. Tips to Avoid Data Loss
  8230.  
  8231. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8232.  
  8233.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8234.      the original and the backup.
  8235.  
  8236.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8237.  
  8238.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8239.  
  8240.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8241.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8242.      on it. 
  8243.  
  8244.      Always label your diskettes properly.
  8245.  
  8246.  
  8247. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8248.  
  8249. 3) Avoid physical damage to disk.
  8250.  
  8251.     
  8252.   ause your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8253. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8254. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8255. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8256. wwould then be lost.  
  8257.  
  8258.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8259.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8260.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8261.  
  8262. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8263.  
  8264. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8265.  
  8266. Use these commands to check for any loss:
  8267.  
  8268.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8269.  
  8270.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8271.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8272.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8273.                      being written and the previous data of the file have
  8274.                      been lost.  
  8275.  
  8276.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8277.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8278.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8279.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8280. Tips to Avoid Data Loss
  8281.  
  8282. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8283.  
  8284.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8285.      the original and the backup.
  8286.  
  8287.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8288.  
  8289.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8290.  
  8291.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8292.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8293.      on it. 
  8294.  
  8295.      Always label your diskettes properly.
  8296.  
  8297.  
  8298. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8299.  
  8300. 3) Avoid physical damage to disk.
  8301.  
  8302.     
  8303.   use your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8304. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8305. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8306. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8307. wwould then be lost.  
  8308.  
  8309.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8310.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8311.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8312.  
  8313. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8314.  
  8315. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8316.  
  8317. Use these commands to check for any loss:
  8318.  
  8319.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8320.  
  8321.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8322.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8323.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8324.                      being written and the previous data of the file have
  8325.                      been lost.  
  8326.  
  8327.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8328.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8329.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8330.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8331. Tips to Avoid Data Loss
  8332.  
  8333. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8334.  
  8335.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8336.      the original and the backup.
  8337.  
  8338.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8339.  
  8340.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8341.  
  8342.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8343.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8344.      on it. 
  8345.  
  8346.      Always label your diskettes properly.
  8347.  
  8348.  
  8349. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8350.  
  8351. 3) Avoid physical damage to disk.
  8352.  
  8353.     
  8354.   se your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8355. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8356. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8357. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8358. wwould then be lost.  
  8359.  
  8360.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8361.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8362.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8363.  
  8364. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8365.  
  8366. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8367.  
  8368. Use these commands to check for any loss:
  8369.  
  8370.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8371.  
  8372.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8373.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8374.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8375.                      being written and the previous data of the file have
  8376.                      been lost.  
  8377.  
  8378.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8379.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8380.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8381.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8382. Tips to Avoid Data Loss
  8383.  
  8384. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8385.  
  8386.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8387.      the original and the backup.
  8388.  
  8389.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8390.  
  8391.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8392.  
  8393.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8394.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8395.      on it. 
  8396.  
  8397.      Always label your diskettes properly.
  8398.  
  8399.  
  8400. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8401.  
  8402. 3) Avoid physical damage to disk.
  8403.  
  8404.     
  8405.   e your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8406. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8407. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8408. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8409. wwould then be lost.  
  8410.  
  8411.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8412.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8413.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8414.  
  8415. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8416.  
  8417. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8418.  
  8419. Use these commands to check for any loss:
  8420.  
  8421.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8422.  
  8423.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8424.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8425.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8426.                      being written and the previous data of the file have
  8427.                      been lost.  
  8428.  
  8429.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8430.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8431.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8432.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8433. Tips to Avoid Data Loss
  8434.  
  8435. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8436.  
  8437.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8438.      the original and the backup.
  8439.  
  8440.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8441.  
  8442.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8443.  
  8444.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8445.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8446.      on it. 
  8447.  
  8448.      Always label your diskettes properly.
  8449.  
  8450.  
  8451. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8452.  
  8453. 3) Avoid physical damage to disk.
  8454.  
  8455.     
  8456.    your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8457. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8458. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8459. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8460. wwould then be lost.  
  8461.  
  8462.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8463.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8464.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8465.  
  8466. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8467.  
  8468. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8469.  
  8470. Use these commands to check for any loss:
  8471.  
  8472.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8473.  
  8474.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8475.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8476.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8477.                      being written and the previous data of the file have
  8478.                      been lost.  
  8479.  
  8480.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8481.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8482.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8483.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8484. Tips to Avoid Data Loss
  8485.  
  8486. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8487.  
  8488.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8489.      the original and the backup.
  8490.  
  8491.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8492.  
  8493.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8494.  
  8495.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8496.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8497.      on it. 
  8498.  
  8499.      Always label your diskettes properly.
  8500.  
  8501.  
  8502. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8503.  
  8504. 3) Avoid physical damage to disk.
  8505.  
  8506.     
  8507.   your file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8508. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8509. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8510. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8511. wwould then be lost.  
  8512.  
  8513.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8514.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8515.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8516.  
  8517. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8518.  
  8519. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8520.  
  8521. Use these commands to check for any loss:
  8522.  
  8523.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8524.  
  8525.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8526.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8527.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8528.                      being written and the previous data of the file have
  8529.                      been lost.  
  8530.  
  8531.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8532.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8533.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8534.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8535. Tips to Avoid Data Loss
  8536.  
  8537. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8538.  
  8539.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8540.      the original and the backup.
  8541.  
  8542.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8543.  
  8544.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8545.  
  8546.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8547.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8548.      on it. 
  8549.  
  8550.      Always label your diskettes properly.
  8551.  
  8552.  
  8553. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8554.  
  8555. 3) Avoid physical damage to disk.
  8556.  
  8557.     
  8558.   our file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute
  8559. another disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it
  8560. does not know you switched disks.  So it writes the FAT that was
  8561. read from the first disk onto the second.  The files on the second disk
  8562. wwould then be lost.  
  8563.  
  8564.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8565.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8566.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8567.  
  8568. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8569.  
  8570. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8571.  
  8572. Use these commands to check for any loss:
  8573.  
  8574.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8575.  
  8576.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8577.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8578.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8579.                      being written and the previous data of the file have
  8580.                      been lost.  
  8581.  
  8582.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8583.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8584.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8585.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8586. Tips to Avoid Data Loss
  8587.  
  8588. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8589.  
  8590.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8591.      the original and the backup.
  8592.  
  8593.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8594.  
  8595.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8596.  
  8597.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8598.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8599.      on it. 
  8600.  
  8601.      Always label your diskettes properly.
  8602.  
  8603.  
  8604. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8605.  
  8606. 3) Avoid physical damage to disk.
  8607.  
  8608.     
  8609.   ur file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8610. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8611. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8612. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8613. then be lost.  
  8614.  
  8615.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8616.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8617.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8618.  
  8619. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8620.  
  8621. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8622.  
  8623. Use these commands to check for any loss:
  8624.  
  8625.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8626.  
  8627.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8628.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8629.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8630.                      being written and the previous data of the file have
  8631.                      been lost.  
  8632.  
  8633.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8634.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8635.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8636.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8637. Tips to Avoid Data Loss
  8638.  
  8639. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8640.  
  8641.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8642.      the original and the backup.
  8643.  
  8644.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8645.  
  8646.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8647.  
  8648.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8649.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8650.      on it. 
  8651.  
  8652.      Always label your diskettes properly.
  8653.  
  8654.  
  8655. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8656.  
  8657. 3) Avoid physical damage to disk.
  8658.  
  8659.     
  8660.   r file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8661. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8662. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8663. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8664. then  be lost.  
  8665.  
  8666.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8667.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8668.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8669.  
  8670. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8671.  
  8672. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8673.  
  8674. Use these commands to check for any loss:
  8675.  
  8676.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8677.  
  8678.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8679.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8680.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8681.                      being written and the previous data of the file have
  8682.                      been lost.  
  8683.  
  8684.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8685.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8686.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8687.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8688. Tips to Avoid Data Loss
  8689.  
  8690. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8691.  
  8692.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8693.      the original and the backup.
  8694.  
  8695.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8696.  
  8697.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8698.  
  8699.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8700.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8701.      on it. 
  8702.  
  8703.      Always label your diskettes properly.
  8704.  
  8705.  
  8706. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8707.  
  8708. 3) Avoid physical damage to disk.
  8709.  
  8710.     
  8711.    file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8712. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8713. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8714. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8715. then  be lost.  
  8716.  
  8717.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8718.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8719.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8720.  
  8721. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8722.  
  8723. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8724.  
  8725. Use these commands to check for any loss:
  8726.  
  8727.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8728.  
  8729.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8730.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8731.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8732.                      being written and the previous data of the file have
  8733.                      been lost.  
  8734.  
  8735.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8736.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8737.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8738.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8739. Tips to Avoid Data Loss
  8740.  
  8741. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8742.  
  8743.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8744.      the original and the backup.
  8745.  
  8746.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8747.  
  8748.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8749.  
  8750.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8751.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8752.      on it. 
  8753.  
  8754.      Always label your diskettes properly.
  8755.  
  8756.  
  8757. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8758.  
  8759. 3) Avoid physical damage to disk.
  8760.  
  8761.     
  8762.   file to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8763. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8764. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8765. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8766. then  be lost.  
  8767.  
  8768.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8769.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8770.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8771.  
  8772. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8773.  
  8774. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8775.  
  8776. Use these commands to check for any loss:
  8777.  
  8778.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8779.  
  8780.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8781.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8782.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8783.                      being written and the previous data of the file have
  8784.                      been lost.  
  8785.  
  8786.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8787.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8788.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8789.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8790. Tips to Avoid Data Loss
  8791.  
  8792. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8793.  
  8794.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8795.      the original and the backup.
  8796.  
  8797.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8798.  
  8799.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8800.  
  8801.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8802.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8803.      on it. 
  8804.  
  8805.      Always label your diskettes properly.
  8806.  
  8807.  
  8808. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8809.  
  8810. 3) Avoid physical damage to disk.
  8811.  
  8812.     
  8813.   ile to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8814. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8815. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8816. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8817. then  be lost.  
  8818.  
  8819.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8820.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8821.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8822.  
  8823. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8824.  
  8825. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8826.  
  8827. Use these commands to check for any loss:
  8828.  
  8829.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8830.  
  8831.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8832.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8833.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8834.                      being written and the previous data of the file have
  8835.                      been lost.  
  8836.  
  8837.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8838.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8839.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8840.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8841. Tips to Avoid Data Loss
  8842.  
  8843. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8844.  
  8845.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8846.      the original and the backup.
  8847.  
  8848.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8849.  
  8850.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8851.  
  8852.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8853.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8854.      on it. 
  8855.  
  8856.      Always label your diskettes properly.
  8857.  
  8858.  
  8859. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8860.  
  8861. 3) Avoid physical damage to disk.
  8862.  
  8863.     
  8864.   le to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8865. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8866. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8867. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8868. then  be lost.  
  8869.  
  8870.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8871.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8872.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8873.  
  8874. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8875.  
  8876. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8877.  
  8878. Use these commands to check for any loss:
  8879.  
  8880.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8881.  
  8882.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8883.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8884.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8885.                      being written and the previous data of the file have
  8886.                      been lost.  
  8887.  
  8888.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8889.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8890.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8891.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8892. Tips to Avoid Data Loss
  8893.  
  8894. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8895.  
  8896.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8897.      the original and the backup.
  8898.  
  8899.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8900.  
  8901.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8902.  
  8903.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8904.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8905.      on it. 
  8906.  
  8907.      Always label your diskettes properly.
  8908.  
  8909.  
  8910. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8911.  
  8912. 3) Avoid physical damage to disk.
  8913.  
  8914.     
  8915.   e to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another
  8916. disk, DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not
  8917. know you switched disks.  So it writes the FAT that was read from
  8918. the first disk onto the second.  The files on the second disk would
  8919. then  be lost.  
  8920.  
  8921.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8922.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8923.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8924.  
  8925. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8926.  
  8927. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8928.  
  8929. Use these commands to check for any loss:
  8930.  
  8931.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8932.  
  8933.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8934.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8935.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8936.                      being written and the previous data of the file have
  8937.                      been lost.  
  8938.  
  8939.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8940.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8941.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8942.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8943. Tips to Avoid Data Loss
  8944.  
  8945. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8946.  
  8947.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8948.      the original and the backup.
  8949.  
  8950.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  8951.  
  8952.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  8953.  
  8954.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  8955.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  8956.      on it. 
  8957.  
  8958.      Always label your diskettes properly.
  8959.  
  8960.  
  8961. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  8962.  
  8963. 3) Avoid physical damage to disk.
  8964.  
  8965.     
  8966.    to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk,
  8967. DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not know
  8968. you switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first
  8969. disk onto the second.  The files on the second disk would then be
  8970. lost.  
  8971.  
  8972.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  8973.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  8974.   use a blank disk, or abandon the operation.
  8975.  
  8976. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  8977.  
  8978. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  8979.  
  8980. Use these commands to check for any loss:
  8981.  
  8982.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  8983.  
  8984.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  8985.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  8986.                      before completion.  Thus, both the data that was
  8987.                      being written and the previous data of the file have
  8988.                      been lost.  
  8989.  
  8990.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  8991.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  8992.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  8993.                      are any .TMP or .$$$ files.
  8994. Tips to Avoid Data Loss
  8995.  
  8996. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  8997.  
  8998.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  8999.      the original and the backup.
  9000.  
  9001.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9002.  
  9003.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9004.  
  9005.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9006.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9007.      on it. 
  9008.  
  9009.      Always label your diskettes properly.
  9010.  
  9011.  
  9012. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9013.  
  9014. 3) Avoid physical damage to disk.
  9015.  
  9016.     
  9017.   to be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk,
  9018. DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not know
  9019. you switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first
  9020. ddisk onto the second.  The files on the second disk would then be
  9021. lost.  
  9022.  
  9023.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9024.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9025.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9026.  
  9027. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9028.  
  9029. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9030.  
  9031. Use these commands to check for any loss:
  9032.  
  9033.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9034.  
  9035.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9036.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9037.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9038.                      being written and the previous data of the file have
  9039.                      been lost.  
  9040.  
  9041.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9042.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9043.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9044.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9045. Tips to Avoid Data Loss
  9046.  
  9047. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9048.  
  9049.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9050.      the original and the backup.
  9051.  
  9052.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9053.  
  9054.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9055.  
  9056.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9057.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9058.      on it. 
  9059.  
  9060.      Always label your diskettes properly.
  9061.  
  9062.  
  9063. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9064.  
  9065. 3) Avoid physical damage to disk.
  9066.  
  9067.     
  9068.   o be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk,
  9069. DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not know
  9070. you switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first
  9071. ddisk onto the second.  The files on the second disk would then be
  9072. lost.  
  9073.  
  9074.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9075.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9076.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9077.  
  9078. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9079.  
  9080. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9081.  
  9082. Use these commands to check for any loss:
  9083.  
  9084.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9085.  
  9086.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9087.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9088.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9089.                      being written and the previous data of the file have
  9090.                      been lost.  
  9091.  
  9092.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9093.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9094.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9095.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9096. Tips to Avoid Data Loss
  9097.  
  9098. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9099.  
  9100.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9101.      the original and the backup.
  9102.  
  9103.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9104.  
  9105.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9106.  
  9107.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9108.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9109.      on it. 
  9110.  
  9111.      Always label your diskettes properly.
  9112.  
  9113.  
  9114. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9115.  
  9116. 3) Avoid physical damage to disk.
  9117.  
  9118.     
  9119.    be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk,
  9120. DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not know
  9121. you switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first
  9122. ddisk onto the second.  The files on the second disk would then be
  9123. lost.  
  9124.  
  9125.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9126.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9127.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9128.  
  9129. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9130.  
  9131. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9132.  
  9133. Use these commands to check for any loss:
  9134.  
  9135.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9136.  
  9137.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9138.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9139.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9140.                      being written and the previous data of the file have
  9141.                      been lost.  
  9142.  
  9143.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9144.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9145.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9146.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9147. Tips to Avoid Data Loss
  9148.  
  9149. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9150.  
  9151.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9152.      the original and the backup.
  9153.  
  9154.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9155.  
  9156.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9157.  
  9158.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9159.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9160.      on it. 
  9161.  
  9162.      Always label your diskettes properly.
  9163.  
  9164.  
  9165. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9166.  
  9167. 3) Avoid physical damage to disk.
  9168.  
  9169.     
  9170.   be damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk,
  9171. DOS finishes writing out the file and the FAT. But it does not know
  9172. you switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first
  9173. ddisk onto the second.  The files on the second disk would then be
  9174. lost.  
  9175.  
  9176.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9177.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9178.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9179.  
  9180. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9181.  
  9182. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9183.  
  9184. Use these commands to check for any loss:
  9185.  
  9186.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9187.  
  9188.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9189.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9190.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9191.                      being written and the previous data of the file have
  9192.                      been lost.  
  9193.  
  9194.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9195.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9196.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9197.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9198. Tips to Avoid Data Loss
  9199.  
  9200. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9201.  
  9202.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9203.      the original and the backup.
  9204.  
  9205.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9206.  
  9207.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9208.  
  9209.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9210.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9211.      on it. 
  9212.  
  9213.      Always label your diskettes properly.
  9214.  
  9215.  
  9216. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9217.  
  9218. 3) Avoid physical damage to disk.
  9219.  
  9220.     
  9221.   e damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk, DOS
  9222. finishes writing out the file and the FAT. But it does not know you
  9223. switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first disk
  9224. onto the second.  The files on the second disk would then be lost.  
  9225.  
  9226.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9227.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9228.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9229.  
  9230. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9231.  
  9232. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9233.  
  9234. Use these commands to check for any loss:
  9235.  
  9236.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9237.  
  9238.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9239.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9240.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9241.                      being written and the previous data of the file have
  9242.                      been lost.  
  9243.  
  9244.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9245.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9246.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9247.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9248. Tips to Avoid Data Loss
  9249.  
  9250. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9251.  
  9252.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9253.      the original and the backup.
  9254.  
  9255.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9256.  
  9257.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9258.  
  9259.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9260.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9261.      on it. 
  9262.  
  9263.      Always label your diskettes properly.
  9264.  
  9265.  
  9266. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9267.  
  9268. 3) Avoid physical damage to disk.
  9269.  
  9270.     
  9271.    damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk, DOS
  9272. finishes writing out the file and the FAT. But it does not know you
  9273. switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first disk
  9274. oonto the second.  The files on the second disk would then be lost. 
  9275.  
  9276.  
  9277.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9278.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9279.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9280.  
  9281. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9282.  
  9283. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9284.  
  9285. Use these commands to check for any loss:
  9286.  
  9287.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9288.  
  9289.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9290.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9291.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9292.                      being written and the previous data of the file have
  9293.                      been lost.  
  9294.  
  9295.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9296.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9297.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9298.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9299. Tips to Avoid Data Loss
  9300.  
  9301. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9302.  
  9303.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9304.      the original and the backup.
  9305.  
  9306.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9307.  
  9308.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9309.  
  9310.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9311.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9312.      on it. 
  9313.  
  9314.      Always label your diskettes properly.
  9315.  
  9316.  
  9317. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9318.  
  9319. 3) Avoid physical damage to disk.
  9320.  
  9321.     
  9322.   damaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk, DOS
  9323. finishes writing out the file and the FAT. But it does not know you
  9324. switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first disk
  9325. oonto the second.  The files on the second disk would then be lost. 
  9326.  
  9327.  
  9328.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9329.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9330.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9331.  
  9332. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9333.  
  9334. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9335.  
  9336. Use these commands to check for any loss:
  9337.  
  9338.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9339.  
  9340.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9341.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9342.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9343.                      being written and the previous data of the file have
  9344.                      been lost.  
  9345.  
  9346.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9347.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9348.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9349.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9350. Tips to Avoid Data Loss
  9351.  
  9352. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9353.  
  9354.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9355.      the original and the backup.
  9356.  
  9357.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9358.  
  9359.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9360.  
  9361.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9362.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9363.      on it. 
  9364.  
  9365.      Always label your diskettes properly.
  9366.  
  9367.  
  9368. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9369.  
  9370. 3) Avoid physical damage to disk.
  9371.  
  9372.     
  9373.   amaged or permanently lost.  If you  ubstitute another disk, DOS
  9374. finishes writing out the file and the FAT. But it does not know you
  9375. switched disks.  So it writes the FAT that was read from the first disk
  9376. oonto the second.  The files on the second disk would then be lost. 
  9377.  
  9378.  
  9379.   Solution: If DOS ever tells you there is trouble with a disk, don't
  9380.   switch to a disk with valuable data on it.  Either fix the bad disk,
  9381.   use a blank disk, or abandon the operation.
  9382.  
  9383. 5)Don't misuse the ERASE (DELETE) command.
  9384.  
  9385. 6)Don't misuse the FORMAT command.
  9386.  
  9387. Use these commands to check for any loss:
  9388.  
  9389.   CHKDSK             Tells if there is any logical scrambling of the disk.
  9390.  
  9391.   DIR                Checks the file size to see if it is smaller. If the file
  9392.                      size is zero, the creation of the file was stopped
  9393.                      before completion.  Thus, both the data that was
  9394.                      being written and the previous data of the file have
  9395.                      been lost.  
  9396.  
  9397.                      First check to see if your file has a .BAK extension
  9398.                      and rename the .bak file as the program file.  If
  9399.                      you cannot find a .bak file, check to see if there
  9400.                      are any .TMP or .$$$ files.
  9401. Tips to Avoid Data Loss
  9402.  
  9403. 1) Always follow a strict pattern in the way you copy data:
  9404.  
  9405.      Keep using one diskette as the original.  Never rotate between
  9406.      the original and the backup.
  9407.  
  9408.      Keep more than one backup diskette and rotate them.
  9409.  
  9410.      Never make copies manually.  Instead, use a batch file.
  9411.  
  9412.      Use a batch file to format diskettes.  Include a DIR:A command
  9413.      in the file so that it first checks the diskette to see if any files are
  9414.      on it. 
  9415.  
  9416.      Always label your diskettes properly.
  9417.  
  9418.  
  9419. 2) Consider getting an "unerase" program. 
  9420.  
  9421. 3) Avoid physical damage to disk.
  9422.  
  9423.     
  9424.