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Text File  |  1996-11-01  |  38.4 KB  |  765 lines

  1.                          DPBank manual
  2.                          Daniel Pfund
  3.                    version 1.5, October 1996
  4.               Copyright ⌐ 1995/1996 Daniel Pfund
  5.          http://www.geocities.com/SiliconValley/8130/
  6.   1. SUMMARY                                                 2
  7.   2. FOREWORD                                                2
  8.   3. INTRODUCTION                                            2
  9.   4. DISTRIBUTION                                            2
  10.   5. USES                                                    3
  11.   6. FEATURES                                                3
  12.   7. INSTALLATION                                            4
  13.   8. MEMORY REQUIREMENTS                                     5
  14.   9. USING THE PROGRAM                                       5
  15.     9.1 TRANSACTION DIALOG                                   6
  16.     9.2 MOVING AROUND                                        6
  17.     9.3 NEW ACCOUNTS                                         6
  18.     9.4 TRANSFERS                                            7
  19.     9.5 CURRENCIES                                           7
  20.     9.6 AUTO DESCRIPTIONS                                    7
  21.     9.7 CATEGORIES                                           7
  22.     9.8 STANDING ORDERS                                      8
  23.     9.9 EDITING TRANSACTIONS                                 8
  24.     9.10 EVALUATING TRANSACTIONS                             8
  25.     9.11 COPY / INSERT TRANSACTIONS                          8
  26.     9.12 RECONCILING TRANSACTIONS                            9
  27.     9.13 DELETING TRANSACTIONS                               9
  28.     9.14 ARCHIVING TRANSACTIONS                              9
  29.     9.15 EXPORTING TRANSACTIONS                              9
  30.     9.16 SUM UP TRANSACTIONS                                10
  31.     9.17 VIEWING GLOBAL AMOUNT AND BALANCES                 10
  32.     9.18 PREFERENCES                                        10
  33.     9.19 PASSWORD PROTECTION                                11
  34.     9.20 COMPRESSION                                        11
  35.     9.21 USEFUL INFO                                        11
  36.     9.22 PRINTING                                           11
  37.     9.23 DIAMOND KEY                                        11
  38.     9.24 PLOTTING ACOUNT DATA                               12
  39.   10. REGISTERING DPBANK                                    12
  40.   11. LIMITATIONS AND BUGS                                  12
  41.   12. TECHNICAL                                             13
  42.   13. FUTURE                                                13
  43.   14. THANKS TO                                             13
  44.   15. LEGAL STUFF                                           14
  45.   16. AUTHOR                                                14
  46.   SUMMARY
  47.   This  file contains all the necessary information to use  and
  48. install the DPBank bank accounts tracking program.
  49.  
  50. 2.  Foreword
  51.   For  those who never completely read the documentation files:
  52. just read the section 7 ``Installation'' and install the online
  53. help  file which you can delete later when you're used  to  the
  54. program.
  55.   If  you are upgrading from a previous version, I suggest  you
  56. read  the  file HISTORY.TXT for a list of changes. All  version
  57. 1.x files are compatible with this version so you don't need to
  58. change  anything. You do however need to need to copy  the  new
  59. application file as well as a language file and a help file  if
  60. you want help. See the ``Installation'' section for details.
  61.  
  62. 3.  Introduction
  63.   DPBank  is a program designed to help you keep track of  your
  64. bank accounts. The program is written in OPL and will only work
  65. on a Psion Series 3a palmtop.
  66.   It  lacks some of the bells and whistles of the ``big'' shots
  67. (like  ``Banker''  or ``S3aBank'') but on the  other  hand,  it
  68. offers rudimentary bank account tracking possibilities to those
  69. using  a 256/512k RAM Psion Series 3a (and all others who  care
  70. about their precious little RAM ;-) .
  71.   The  objective of this program wasn't to try to compete  with
  72. such  ``monsters'', but give users with lesser needs an  easier
  73. to use and learn alternative.
  74.   If  you  need  more  than  a  simple  bank  account  tracking
  75. program, I suggest you opt for one of the above, otherwise take
  76. a look at section 6 for a list of available features.
  77.  
  78. 4.  Distribution
  79.   DPBank  is distributed under the terms of shareware. You  can
  80. try  it freely during a test period of 30 days. After this test
  81. period,  if  you still like and/or use DPBank you  must  either
  82. register  it or delete all the files associated to DPBank  from
  83. your Psion. See the file ``REGISTER.TXT'' for more details.
  84.   The  program  can  be distributed freely  by  any  electronic
  85. means  (anonymous FTP sites, BBSes, packet radio ...)  provided
  86. the  file  ``DPBANKxx.ZIP'' (where the ``xx''  is  the  version
  87. number)  stays intact (see section 7 ``Installation''  for  the
  88. file's contents).
  89.   Software  distributors can freely distribute this program  on
  90. their sharewaredisks, provided that:
  91.   ╖   You don't charge more than $5 for the service.
  92. ╖   The file ``DPBANKxx.ZIP'' stays intact (see section
  93. 7``Installation'' for the file's contents).
  94. ╖   You don't make any money out of it.
  95.   Steve  Litchfield has specific right to change the  ZIP  file
  96. contents to accomodate his disk's space needs.
  97.   If  you have any technical questions or comments of any  kind
  98. (good/bad), do, by all means, contact me (Email prefered)!
  99.  
  100. 5.  Uses
  101.   DPBank  is  one of the most useful programs on my  Psion  (of
  102. course, otherwise why would I have written it ;-). It helps  me
  103. keep  track of my bank accounts and I can now have an  overview
  104. of  my  bank situation at all times. I've added the possibility
  105. to  ``see''  into the future for all those who  use  a  lot  of
  106. standing  orders  (up to 90 days). I myself am  only  a  (poor)
  107. student  and I must admit that I don't have hundreds of monthly
  108. transactions on my accounts, so this option is not very  useful
  109. for me.
  110.  
  111. 6.  Features
  112. ╖   Foreign currencies supported with exchange rates in either
  113.     local or foreign form
  114. ╖   Accounts can be held in foreign currencies
  115. ╖   Automatic transaction descriptions supported (avoids
  116.     unnecessary typing)
  117. ╖   Budget categories supported
  118. ╖   Shows ``Global'' value (sum of your selected accounts)
  119. ╖   Supports unlimited transactions
  120. ╖   Supports unlimited monthly standing orders
  121. ╖   ``Forecast'' possibility of up to 90 days
  122. ╖   Automatically deletes counter part of a deleted transfer
  123.     (unless it is already reconciled)
  124. ╖   Automatically increments cheque number (if account uses
  125.     cheques)
  126. ╖   Supports useful information for each account
  127. ╖   Programmed system conform, ie: interacts with the System
  128.     screen for file changes, exit...
  129. ╖   Optional password protection
  130. ╖   Dynamically edit transfers
  131. ╖   View specific balances, ie: debit/credit/reconciled...
  132. ╖   Possible archive of selected transactions
  133. ╖   Export of selected transactions to Quicken, ASCII, pure
  134.     Psion DATA
  135. ╖   Printing to either parallel, serial or file (but NOT with
  136.     PsiPrint!)
  137. ╖   Possibility to Sum up transactions with same descriptions
  138.     or same categories (view or replace transactions)
  139. ╖   Possible to evaluate amount (ie:  enter 100+23+45 or even
  140.     use calculator memories!)
  141. ╖   Possible warning when reaching user defined limit
  142. ╖   Possible automatic monthly interest rate calculation
  143. ╖   Optional cache memory
  144. ╖   Optional help system
  145. ╖   Nice graphic user interface
  146. ╖   Possible graphical plotting with external Plot application
  147.     writen by Nick Dawkins
  148.  
  149. 7.  Installation
  150.   Here  is  a  table  showing you what files  are  in  the  ZIP
  151. archive and where to put them on your Psion:
  152. File            Directory        Required         Description
  153. DPBANK.OPA      \APP             Yes              Executable
  154. LANGS01.OPO     \APP\DPBANK      Yes*             UK      language
  155.                                                file
  156. LANGS10.OPO     \APP\DPBANK      Yes*             US      language
  157.                                                file
  158. HELP01.RSC      \APP\DPBANK      optional         UK help file
  159. HELP10.RSC      \APP\DPBANK      optional         US help file
  160. DPBANKxx.TXT    -                -                Doc  in english,
  161.                                                ASCII      (DOS)
  162.                                                format
  163. REGISTER.TXT    -                -                Registration
  164.                                                details       in
  165.                                                English,   ASCII
  166.                                                format
  167. HISTORY.TXT     -                -                History       of
  168.                                                program,   ASCII
  169.                                                format
  170.   *only one language file is necessary! (EITHER langs01.opo  OR
  171. langs10.opo but not both!)
  172.   As  you  can  see, only the executable file and one  language
  173. file  is necessary for the program to run. These files  can  be
  174. placed  on  any  drive (A, Internal, or B) of  any  media  type
  175. (Internal  RAM, Stat RAM, or Flash) as the files  do  not  need
  176. modifying.
  177.   Here  are  the language codes used for the language and  help
  178. files:
  179. ╖   01: UK English
  180. ╖   02: French (available seperately, look for the file
  181.         ``DPBxx_FR.ZIP'')
  182. ╖   03: German (available seperately, look for the file
  183.         ``DPBxx_DE.ZIP'')
  184. ╖   08: Norwegian (available seperately, look for the file
  185.         ``DPBxx_NO.ZIP'')
  186. ╖   10: US English (check instead of cheque)
  187.   
  188.   If  for  example you own a UK Psion but want to  use  another
  189. language file, this is still possible by overiding your Psion's
  190. preference with the help of the LANGS.USR file (included in the
  191. different  locale  files but NOT in this  english  distribution
  192. file).  This file must be an ASCII file with only the  language
  193. number you want to use (from the above list) as the first  (and
  194. only)  line  of  the  file. I've included a  sample  file  (for
  195. french)  in  the  distribution file so you can  see  what  this
  196. means.
  197.   For  a  more  permanent  change of language  for  your  Psion
  198. (including  the  keyboard),  I  suggest  you  take  a  look  at
  199. Konstantin I. Saliy's KbdMap program.
  200.   To  install  DPBank, simply copy the required files  to  your
  201. Psion or use the RCOM installation script. On you Psion, go  to
  202. the  system screen and choose the menu option ``Install''  from
  203. the  ``Apps''  list  (or just press Psion-i  for  a  shortcut).
  204. Simply  choose ``DPBank'' and that's it! You will then see  the
  205. DPBank icon I have drawn.
  206.  
  207. 8.  Memory requirements
  208.   DPBank  requires  about 50k of disk space  (storage  memory).
  209. When running, DPBank will need about 30k free (process memory).
  210. As  you  can  see, the program was really optimized for  people
  211. with small memory space. Of course, the counter part of this is
  212. that  you  lose  in speed. (Programmer's axiom ;-)  Although  I
  213. tried to make a suitable compromise between space and speed, if
  214. you  find DPBank too slow, contact me and I'll see what  I  can
  215. do.
  216.   It  may happen that you don't have this memory free if you're
  217. really  low on mem. The program will warn you of it and act  in
  218. consequence.  This  version  now greatly  improves  the  memory
  219. checking  problem  and it should not happen that  DPBank  exits
  220. without warning you that your memory is too low.
  221.   Of  course,  if  DPBank is running and then  you  open  other
  222. applications  that require a lot of memory, be  sure  to  close
  223. them again before coming back to DPBank otherwise it may happen
  224. that DPBank simply closes.
  225.  
  226. 9.  Using the program
  227.   The  first time you will run DPBank, the program will ask you
  228. on  what drive you want to make the DPBank directory (\DPBank).
  229. This directory HAS to be on RAM disk as it will contain all the
  230. necessary files to keep your accounts (it will not allow you to
  231. select  FLASH disks anyway). These reason is that  the  account
  232. files  will  change each time you use DPBank, so a  Flash  card
  233. would not be recommended!
  234.   Here  is  a  small tutorial for getting the ``feel''  of  the
  235. program.
  236.   Once  the  program has started, you will be  asked  to  enter
  237. some information. I will describe the procedure now.
  238.   ╖    Account  group name: this is the name that  will  appear
  239.     under the DPBank icon on your System screen. The default is
  240.     simply ``Accounts'';
  241.   ╖    Small  shareware nag reminder (the one  and  only,  rest
  242.     assured);
  243.   ╖    Currency  file:  you need to define your  home  currency
  244.     symbol you want to use (up to 5 numbers or characters,  but
  245.     please make sure that this is correct, since it is the only
  246.     thing  you  cannot  change later!) and  any  other  foreign
  247.     currencies you plan on using (not necessary for the moment).
  248.     The default is the System currency you set;
  249.   ╖   Accounts:  enter your most used account first since DPBank
  250.     will always show this one on start. You then need to enter the
  251.     real opening balance, it's currency, as well as the date of
  252.     this balance. Make sure that the currency is correct, since you
  253.     cannot change this later on. After that you can enter  some
  254.     useful information for this account (especially if you  use
  255.     cheques, choose yes in the ``Uses cheques?'' line!).
  256.   Now  that you have entered everything, you are welcomed  with
  257. your first account in the form of a ``card''. This is just like
  258. a  filing  card  and each account you add, will appear  to  the
  259. right  of  this  one (no re-ordering for the  moment,  but  see
  260. section 13 ``Future'' for features planned for next versions).
  261.   You  see  the first transaction which is always the ``opening
  262. balance''  with the balance you entered. To add a  transaction,
  263. simply  press  the  space bar (or Psion-n). You  will  see  the
  264. transaction dialog which I will describe now.
  265.  
  266. 9.1 Transaction dialog
  267.   The  first  line  asks  you  for a  description.  It  is  not
  268. mandatory  to enter a description, since if this line  is  left
  269. blank, the auto description will be used (unless of course  you
  270. don't have any auto descriptions!)
  271.   The  second line is the auto description choice (select  with
  272. TAB).  If  you want to select an auto description, be  sure  to
  273. leave  the  description line blank! Note that  this  line  only
  274. appears if you have entered at least one auto description.
  275.   The  third  line  is the amount and the fifth  asks  for  the
  276. currency of this amount (select with TAB to expand the choice).
  277.   The  fourth  line asks if this transaction is a credit  or  a
  278. debit in your account ie: if you give money to the bank or take
  279. back  from  them). I've put it here so you don't need  to  move
  280. around  with  the  cursor too much in  order  to  enter  a  new
  281. transaction.
  282.   Finally,  your  are  asked for the date of this  transaction.
  283. You  can  enter future transactions. For this example,  do  not
  284. change  this  since it automatically defaults to today's  date.
  285. Just  enter  an  amount  and  a description  or  use  the  auto
  286. description to see how it works. The date defaults to the  date
  287. of the highlighted (selected) transaction or to today if you're
  288. on the last transaction.
  289.   If  all  goes  well (if you entered enough information),  you
  290. will  see  this transaction appear on the last line in  reverse
  291. characters (highlighted).
  292.   You   can   now  move  up  and  down  on  the  two  different
  293. transactions. Once you get some more items entered, you will be
  294. able to move from page to page, below are the commands you  can
  295. use to move.
  296.  
  297. 9.2 Moving around
  298.   ╖   right/left: moves from one account to another
  299.   ╖   up/down: moves from one transaction to another
  300.   ╖   shift up/down: equivalent to page up/down; moves 10
  301.   ╖   transactions at a time
  302.   ╖   Psion-shift up/down or Psion-left/right: equivalent to
  303.   ╖   home/end; goes to first/last transaction of this account
  304.   
  305.   You  can also press the first letter of the account you  want
  306. to jump to. If more than one account has the same first letter,
  307. pressing  the first letter a second time will jump to the  next
  308. and so on.
  309.  
  310. 9.3 New accounts
  311.   Now  press Psion-shift-n (for new) or choose ``Add new'' from
  312. the  ``Accounts'' menu choice. You will be asked  for  the  new
  313. account's  name as well as it's balance (with the corresponding
  314. date  and currency) and some useful information (just like  the
  315. first  one  actually  ...) You then see  that  a  new  ``card''
  316. appears. You can now move between between the accounts with the
  317. cursor right/left.
  318.  
  319. 9.4 Transfers
  320.   Now  that you have two accounts, you can make a transfer from
  321. one to the other. Choose ``Transfers'' from the ``Transaction''
  322. menu choice or press Psion-t for a shortcut.
  323.   You  are then shown the Transfer dialog. It is quite straight
  324. forward, and I don't believe you need instructions ;-).
  325.  
  326. 9.5 Currencies
  327.   The  strong point of this program is its currency management.
  328. I  was  looking at some of the other bank account programs  for
  329. the Psion Series 3a but I haven't found one that allowed me  to
  330. do  what I wanted very easily:  see my bank account in my local
  331. currency,  but  allow  me  to  enter  transactions  in  foreign
  332. currencies  (when  I  travel) for my credit  card  for  example
  333. (well,  of  course, other ``monsters'' could do that...  but  I
  334. didn't  need  the rest!). If you've always looked  for  such  a
  335. feature, then here you have it!
  336.   To  go  to  the currency maintenance, press Psion-shift-u  or
  337. choose ``Currencies'' from the ``Special'' menu choice.
  338.   You  will  be  asked  if  you  want  to  add/delete/modify  a
  339. currency  (unless you don't have any currencies in  which  case
  340. you go directly to the add section). Select add and you will be
  341. prompted with a dialog. The only thing that needs some  details
  342. is  the  conversion rate. You can enter the rate in both  ways,
  343. this  means that you can enter for example:  1$ = XX amount  in
  344. your local currency, or 1 amount of your local currency = XX $.
  345. This  is up to you and actually depends on your country's money
  346. strength...  Just be sure to enter the correct  choice  in  the
  347. ``Rate  is for 1 unit of'' by choosing foreign or local (as  in
  348. the above example).
  349.   Deleting  and  modifying currencies is quite intuitive,  just
  350. try  it.  Note  that  you cannot delete  a  currency  which  is
  351. currently  being used in a standing order or as  base  currency
  352. for an account (including global).
  353.   Just  a  quick note here:  all currency conversion  are  made
  354. through  your  home currency. It might not give you  the  exact
  355. direct  conversion rate if say for example you have  UKP  (home
  356. currency),  USD and CAN$, when you enter a USD amount  into  an
  357. account kept in CAN$ since the program will transfer USD to UKP
  358. then to CAN$ .
  359.  
  360. 9.6 Auto descriptions
  361.   If  you're really in a hurry (and you usually are ;-)),  auto
  362. descriptions can greatly simplify your life. If you want to add
  363. or  delete an auto description, press Psion-shift-a. You cannot
  364. edit  an auto description, so delete it first, then add  a  new
  365. one.
  366.   If  you  delete the last auto description, you will  not  get
  367. the  ``autodescription''  line in  the  ``transaction  dialog''
  368. anymore (that was just in case you didn't need them).
  369.   Auto  descriptions are limited to a maximum  comma  seperated
  370. list of 255 characters (internal OPL limitation). Thus you  can
  371. have  many small auto descriptions, but only a few (well 9)  of
  372. 25 characters (maximum I have allowed per auto description).
  373.  
  374. 9.7 Categories
  375.   For  each transaction, you can assign it to a category.  This
  376. field  is  usually  used  for budget categories,  but  you  can
  377. actually use it for anything you like (maybe to remember  where
  378. the  money came from/who paid if the account is shared  between
  379. several  people/...)!  For  each category  you  must  assign  a
  380. ``short  code'' (2 letters/numbers max) that will be  displayed
  381. on the screen.
  382.   Categories display can be toggled on/off in the preferences.
  383.   If  you  intend to export to Quicken, be sure  to  enter  the
  384. same  category names that you use in Quicken (in the long  name
  385. field of course).
  386.  
  387. 9.8 Standing orders
  388.   Standing  orders  are transaction which  happen  every  month
  389. (like  payments or your salary ...) You can enter these in  the
  390. standing  orders  dialog  which is called  with  Psion-shift-o.
  391. Choose  whether you want to add/delete/modify a standing order.
  392. If no standing orders are entered yet, you are defaulted to the
  393. add  option. You will be asked to enter some details  and  when
  394. everything is correct, it will save the standing order to disk.
  395. As  soon  as  the  chosen day comes around, you  will  see  the
  396. standing order appear. You can also make future standing orders
  397. appear   by   changing  the  preferences  (see   section   9.18
  398. ``Preferences'').
  399.   For  the  time being if you want to make a standing transfer,
  400. you will need to make two different standing orders.
  401.   Just  a  word of caution though: once the standing order  has
  402. appeared,  do  not delete it, as it will NOT  come  back  again
  403. during  that  month!  Please be careful  with  future  standing
  404. orders!  See also section 12 ``Technical'' for more information
  405. on how the program works.
  406.  
  407. 9.9 Editing transactions
  408.   Press   Psion-e   or  simply  Enter  to  edit   the   current
  409. (highlighted)  transaction.  As  usual,  the  dialog  is  quite
  410. intuitive and looks quite like the ``New transaction'' dialog.
  411.   Note:   if  you  have  deleted  the  original  currency   the
  412. transaction was made in, you will get the conversion into  your
  413. account's  main currency with the last rate you used. Otherwise
  414. you will get the foreign currency and amount (what else did you
  415. expect ;-).
  416.  
  417. 9.10Evaluating transactions
  418.   When  in  the transaction dialog, you can evaluate an  amount
  419. automagically simply by entering the string to evaluate in  the
  420. amount  line.  You  can even use the calculator  memories!  For
  421. example,  if you have 100 stored in the M1 calc memory,  typing
  422. ``m1+25'' will result in a transaction with an amount of 125.
  423.  
  424. 9.11Copy / Insert transactions
  425.   You can copy a transaction into the memory buffer with Psion-
  426. c. Alternatively, when you delete a transaction, it will be put
  427. into  the memory buffer as well for safety reasons. Just  press
  428. Psion-i  as in all ``normal'' Psion applications to insert  the
  429. transaction again.
  430.   Notes:
  431. ╖   This does NOT work with transfers; you would only get back
  432.     the transaction from the current account.
  433. ╖   You can copy/insert transactions over different accounts
  434.     and even different groups.
  435.  
  436. 9.12Reconciling transactions
  437.   You  can  check the transactions which have appeared on  your
  438. bank  statement when you receive it at the end  of  the  month;
  439. this  is called ``reconciling''. It is only useful if you  keep
  440. back transactions from other months, so you can see up to where
  441. you  have  already  checked. I usually delete old  transactions
  442. once  the  statement has arrived. Individual reconciliation  is
  443. done  with Psion-m. Reconciled transactions are marked  with  a
  444. check mark at the far right.
  445.   You   can   reconcile  up  to  (and  including)  the  current
  446. (highlighted) transaction with Psion-shift-m. This  might  take
  447. some time, depending on the amount of transactions you have  in
  448. your account, so please be patient.
  449.  
  450. 9.13Deleting transactions
  451.   Just  press  Psion-d  or  the delete key  to  delete  current
  452. (shown  in  highlight) transaction. In case  you've  mistakenly
  453. deleted  a transaction, you can get it back by pressing Psion-i
  454. (for insert).
  455.   Note:  deleting  single items does NOT  affect  the  balance,
  456. even if the transaction is cleared. By this I mean that it will
  457. not  issue a new ``Opening Balance''. It will of course set the
  458. balance to the correct state in itself.
  459.   You   can   delete   up  to  (and  including)   the   current
  460. (highlighted)  transaction with Psion-shift-d  or  more  simply
  461. shift-delete. This on the other hand, WILL update  the  balance
  462. and  put  a  new ``Opening Balance'' as the first  transaction.
  463. This  is  used at the end of the month when you have reconciled
  464. all your transactions with the bank's statement.
  465.  
  466. 9.14Archiving transactions
  467.   You  can  archive any transactions (you have  the  choice  of
  468. dates  and  types of transactions) to another  file  by  either
  469. selecting  ``Archive''  from  the  ``Group''  menu  choice   or
  470. pressing  Psion-a  directly. This file will  be  a  ``regular''
  471. group  file  and  appear under the DPBank icon on  your  System
  472. screen.
  473.   To  open  it  again, simply choose ``Open  group''  from  the
  474. ``Group'' menu choice or simply press Psion-o.
  475.   Note:  for  the time being you cannot append transactions  to
  476. another  file.  You must either overwrite it  or  make  another
  477. archive file.
  478.  
  479. 9.15Exporting transactions
  480.   Pressing  Psion-E lets you export any transactions  from  the
  481. current  account into either a pure ASCII (TXT) file, a Quicken
  482. (QIF)  file  or to a Psion database (DBF) file.  If  you  don't
  483. define a complete filename with an extension, the program  will
  484. set the default extension for you. You have the choice of which
  485. transaction  type (reconciled, unreconciled, ...) you  wish  to
  486. export  and the record seperation character you wish to use  in
  487. the  ASCII  export. If you use the ASCII export, you'll  get  a
  488. file with each line representing a transaction. Each field in a
  489. transaction  will  be delimited with whatever character  you've
  490. chosen. The fields are in this order:
  491.  
  492. -Date (in whatever format your Psion uses, be sure to set
  493.     the correct format for Quicken files in the Time application,
  494.     ie: DD/MM/YY for Europe and MM/DD/YY or YY/MM/DD for USA)
  495.       Description
  496. -Local amount (in terms of what currency the account is
  497.     held in)
  498. -Balance  associated with that transaction  (may  not  be
  499.     correct if you don't export all transactions!)
  500. -Cleared flag (0=uncleared)
  501.  
  502. 9.16Sum up transactions
  503.   This  option is accessed with Psion-S. It allows you  to  sum
  504. up  various  transactions which start with the same description
  505. or  have  the  same category. This allows you to use  the  auto
  506. descriptions and then make a new transaction at the end of  the
  507. month  with that transaction's amount being the sum of all  the
  508. same  transactions  and the date being the  last  date  of  the
  509. summed up transactions.
  510.   Sounds a little complicated, but it's real easy to use,  just
  511. try it.
  512.   You  can  also  only  view the result without  modifying  any
  513. transactions;  this is particularly interesting  for  use  with
  514. categories for example.
  515.  
  516. 9.17Viewing global amount and balances
  517.   It  is  quite  straight forward: just select the  appropriate
  518. choice  from the menu or use the shortcuts Psion-g (for global)
  519. or tab (for balances).
  520.  
  521. 9.18Preferences
  522.   Press  Psion-q to go to the preferences menu. You can  choose
  523. the  number of days that are displayed from future transactions
  524. in the future view. The future view is obtained by pressing the
  525. diamond  key. This is only useful if you have lots of  standing
  526. orders and would like to do a ``what if'' choice.
  527.   You  can  choose  if you want to see warnings (when  deleting
  528. transactions for example) or not. I suggest you leave  them  on
  529. for some time until you get comfortable at using the program.
  530.   You  can  also  choose the currency used  in  the  ``Global''
  531. window.
  532.   Here  you  can also select the amount of memory you  want  to
  533. use  for  the  cache (ie:  set aside for keeping procedures  in
  534. memory  instead  of  always loading/unloading  them).  For  OPL
  535. programmers, this is the CACHE xxx,yyy command.
  536.   If  you  don't understand the technical nature of  all  this,
  537. just  set it to 2000 (which is the minimum it will use  if  you
  538. allow  any  cache size below this anyway) and you  will  see  a
  539. considerable speed increase already in the screen refreshing. A
  540. cache size of 2000 will need about 3k of extra memory.
  541.   I've  allowed  this  option  because  DPBank  was  originally
  542. intended  for  people  with low memory possibilities  (256/512k
  543. Series  3a  still  exist  you know  ;-).  It  was  thus  highly
  544. optimized  for memory usage and not speed. (Unfortunately,  you
  545. have to choose between the two.) On the other hand, people with
  546. 1/2Mb  Psions felt a little "slowed" down... so hopefully  this
  547. will please everyone now.
  548.   The  "allow  big amounts" option allows you to  enter  bigger
  549. amounts  than those normally allowed. You can enter amounts  up
  550. to  999 999 999 999.99 with this option. Hopefully this will be
  551. enough  for  all  of  you  now; if  not,  just  transfer  me  a
  552. significant part of it ;-)
  553.   The  downside to this is that you will not be able to see the
  554. "Balance" column anymore on the screen (it would have  made  it
  555. too  clogged). On the other hand, the amounts will be displayed
  556. with  triad  separation (if you allowed this  from  the  System
  557. preference of course). To see the balances, you can still press
  558. Psion-b or more simply TAB.
  559.  
  560. 9.19Password protection
  561.   To   use   password  protection,  press  Psion-w  or   select
  562. ``Password''  from the ``Special'' menu choice. You  will  have
  563. the  choice of asking for the password only on startup or  also
  564. when  you  switch  back to DPBank if you  leave  it  open.  The
  565. procedure  is  quite  easy to understand  and  similar  to  the
  566. System's own password.
  567.   A  word  of caution here: password protection does  not  mean
  568. that  the files are encrypted! If you have sensible data to  be
  569. kept  on  your Psion, don't rely on ANY password to  keep  your
  570. thief away from it. Even the System password is bypassable!
  571.   Also,  be sure to remember your password since forgetting  it
  572. means  that you will not be able to access your bank  data  any
  573. more ...
  574.   Be  careful  if  you want to password protect  your  accounts
  575. group  when switching to DPBank, not to leave DPBank in a  menu
  576. or  a dialog when you switch from it! If you do, it will not be
  577. able  to ask for the password and anyone can then look at  your
  578. accounts.
  579.  
  580. 9.20Compression
  581.   The  files are automatically compressed each time you  switch
  582. accounts  or  when  you exit DPBank. If you leave  the  program
  583. running  for  a  long  time and have made lots  of  changes  to
  584. transactions, it may be wise to compress the file to gain  some
  585. disk space. This is simply done with Psion-k.
  586.  
  587. 9.21Useful info
  588.   For  each account you can save some useful information. Press
  589. Psion-u  for the dialog. Here you can also change the  name  of
  590. the account. You can enter text details like the account number
  591. and  telephone  number  of  the bank by  choosing  "Enter  more
  592. details". The other options are self explanatory so just take a
  593. look at them.
  594.  
  595. 9.22Printing
  596.   To  print,  you need to first use the "Print Setup" (Psion-y)
  597. dialog  to  fix  the number of lines per page as  well  as  the
  598. printer device. You can select either parallel, serial or  file
  599. printing.  Printing  does NOT work with  PsiPrint  and  there's
  600. nothing  planned  in that direction (because it  would  mean  a
  601. major  investement for me and would use up quite some  memory).
  602. If you want to print to your PC's printer, you should choose  a
  603. remote  file to PRT: or LPT1: or whatever is suitable (but  NOT
  604. the serial device!). Printing is then accessed with Psion-p  as
  605. usual  and it's quite straight forward... why am I writing  all
  606. these docs in the end? ;-)
  607.   Categories  will  be  printed if  you  have  them  displayed,
  608. otherwise they'll not be printed.
  609.  
  610. 9.23Diamond key
  611.   The  diamond  key lets you switch between actual  and  future
  612. transactions display. Let me explain this: if you want to enter
  613. future  transactions, you will not see them unless you  are  in
  614. the  future  transactions view and you've  set  the  number  of
  615. future days in the preferences.
  616.   There  is  no  status  bar on the right of  your  screen  for
  617. screen space reasons. If you want to see one temporarily,  just
  618. press  Psion-Menu. Alternatively, if you don't know which  view
  619. you're in, just press the diamond key and read what the program
  620. displays in the bottom right corner of your screen.
  621.  
  622. 9.24Plotting acount data
  623.   You  can use Nick Dawkin's excellent Plot utility that allows
  624. you  to  view your data graphically in a time wise manner.  You
  625. can    download   this   program   from   Nick's    site    at:
  626. http://www.pavilion.co.uk/users/ndawkins/  Alternatively,   you
  627. can mail Nick at: ndawkins@pavilion.co.uk
  628.   In  a  future  version,  you will  be  able  to  launch  this
  629. application directly from DPBank.
  630.   Please pass all Plot ideas/comments directly to Nick.
  631.  
  632. 10. Registering DPBank
  633.   This  program  is  now  shareware  since  it  took  quite   a
  634. considerable  amount of time to make. If you  don't  like  this
  635. idea,  fine:  either use version 1.0 of this program  or  write
  636. your  own ;-) I don't believe it's really worth it for  such  a
  637. small fee ...
  638.   In  any  case,  please  read  the file  ``REGISTER.TXT''  for
  639. details of how to register and the cost.
  640.   The  future of this program depends if enough people like  it
  641. and register it.
  642.  
  643. 11. Limitations and bugs
  644.   ╖    Only 6 accounts can be tracked
  645.   ╖    Only days 1-28 are allowed for standing orders
  646.   ╖    It can get quite slow when a lot of transactions are kept
  647.     in the file
  648.   ╖    DPBank  will  now work if you use the comma  as  decimal
  649.     seperator when you start the program; but do NOT change the
  650.     decimal seperator once you've created a group, otherwise DPBank
  651.     will not start anymore.
  652.   ╖    When  reconciling foreign amounts, sometimes the amounts
  653.     are too big and you can only see the end of the local amount in
  654.     the dialog (when the amount is automatically displayed); simply
  655.     press cursor left to see the beginning of the local amount.
  656.   ╖   NEVER leave the remote link on! Due to some obscure Psion
  657.     problem (bug?) it might trash your files!
  658.   ╖    A  lot of bugs have been found during beta testing  (and
  659.     have  of course been fixed). I can't garantee you that  the
  660.     program is completely bug free (and I suppose there still must
  661.     be the odd one lurking around in there; programmer's axiom:
  662.     there are always at least 2 bugs in a program ;-). If you do
  663.     find one, please report it to me! See section 16 ``Author'' for
  664.     my address.
  665.   And  remember:  the best cure is prevention!  Always  keep  a
  666. backup  copy  of  your vital data (and I do suppose  your  bank
  667. account is vital data, no?).
  668.  
  669. 12. Technical
  670.   The  program  uses several files. It uses four  common  files
  671. for each group (preferences, currency, categories, and standing
  672. orders)  and two files for each account (the real data and  the
  673. information).
  674.   If  you want to delete a whole group, you must delete all the
  675. files with the same name (but different extensions). This means
  676. that for each account you must delete 2 files (the Data and the
  677. Info).
  678.   The  currency  and the categories file are the same  for  all
  679. the  groups  on the same drive. All other files are independant
  680. of each other and can be changed from group to group.
  681.   Each  account file is a seperate DataBase file (although  you
  682. cannot open it using DATA because it contains fields which  are
  683. not  alphabetical  strings). It is  compressed  each  time  you
  684. switch  accounts  but  if you do a lot of transactions  on  one
  685. account  without  switching to another, you can  also  manually
  686. compress the file with Psion-k.
  687.   Actually,  the  hardest  part is understanding  the  standing
  688. order  technique.  Each time you write  or  modify  a  standing
  689. order,  it is written to the standing order file. The  standing
  690. orders  are  checked when you change the number of future  days
  691. shown or if the date changes (you can leave the Psion off;  the
  692. next time you run DPBank , it will check for standing orders by
  693. itself).  If  there are any standing orders  that  need  to  be
  694. written to an account, then it will ``transfer'' a copy  of  it
  695. to  the actual account and write a record into it. It will then
  696. change the date in the standing order file on which the next SO
  697. must  next  appear.  Thus, if you delete or modify  a  standing
  698. order,  it  may not immediately take effect if you are  showing
  699. future  days.  Especially if you modify a SO that  has  already
  700. appeared once, it will appear again under the new name, so  you
  701. have to manually delete the old occurences ...
  702.  
  703. 13. Future
  704.   I plan on adding these features for future versions:
  705. ╖   Re-ordering of accounts
  706. ╖   More localisation of the whole program (german is catered
  707.     for at the moment, is there a volunteer to translate only the program
  708.     and/or the documentation into other languages?)
  709. ╖   Better standing orders
  710. ╖   More accounts
  711. ╖   Show conversion rate when reconciling foreign currencies
  712. ...
  713. ╖   Sorting of auto descriptions/categories
  714.   
  715.   Quite a long list, and so many other things to do :-(
  716.  
  717. 14. Thanks to
  718.   I  would like to particularly thank Philippe Lebreton,  Jason
  719. Savage, Simon Wallace, Arnaud Weil and Konstantin I. Saliy  for
  720. beta  testing  this program and giving me some  new  ideas.  My
  721. biggest thanks must go to:
  722.   ╖    Arnaud for having translated the whole documentation and
  723.     program into french (for which I was too busy myself).
  724.   ╖    Espen  Joranger  for the Norwegian  translation  of  the
  725.     program.
  726.   ╖   Karsten Weisbauer for the German translation of the whole
  727.     documentation, program and help file!
  728.   ╖   Nick Dawkins for his excellent Plot utility.
  729.   Also a very special thanks to Anne-Laure, my girlfriend,  for
  730. having  supported  me while I was programming  and  for  having
  731. showed  me that you can never make a fool proof program however
  732. hard you try!
  733.   And  last  but  not least, all the users which  have  already
  734. registered  the  program since version 1.1 (you  know  who  you
  735. are!), thank you!
  736.  
  737. 15. Legal stuff
  738.   DPBank  is  provided ``as is''. This means, it does  what  it
  739. does,  and  I  cannot be held responsable if  it  crashes  your
  740. system, or causes any other dammages. If however you do have  a
  741. problem with it, please report it to me and I will try to  help
  742. you out to fix it.
  743.   You  are not allowed to reverse translate this program and/or
  744. use  any  part  of  it in your own programs  without  my  prior
  745. consentement.
  746.  
  747. 16. Author
  748.   
  749.                           Snail mail:
  750.                          Daniel Pfund
  751.                        19, ch. Tirelonge
  752.                          CH-1213 Onex
  753.                           Switzerland
  754.   You   can   also   reach   me  via   Email   (preferred   !):
  755. ``Pfund3@uni2a.unige.ch''  or  if  this  address  doesn't  work
  756. anymore  (stops around the 11th of October 1997) you can  still
  757. write      to      me     at:     ``Pfund@POBoxes.com''      or
  758. ``101743.775@compuserve.com''.
  759.   If  you  have  World Wide Web access, I strongly suggest  you
  760. check        out        the       DPBank        page        at:
  761. ``http://www.geocities.com/SiliconValley/8130/''    for     any
  762. updates/bug reports.
  763.   [End of DPBank documentation]
  764.   
  765.