home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PDA Software Library / pdasoftwarelib.iso / PSION / COMMS / RCOM114 / RTF / README.TXT next >
Encoding:
Text File  |  1994-10-13  |  9.4 KB  |  228 lines
  1.       RICH TEXT FORMAT (RTF) DRIVERS FOR THE SERIES 3/3a WORD PROCESSOR
  2.       =================================================================
  3.  
  4. This directory contains Rich Text Format (RTF) drivers that enable
  5. the Series 3/3a Word Processor to save and load files in Microsoft
  6. Rich Text Format (RTF). This allows you to interchange documents with
  7. other programs which can save and load RTF files, such as:
  8.  
  9.   -   Microsoft Word for Windows
  10.   -   Microsoft DOS Word
  11.   -   Microsoft Word on the Macintosh
  12.  
  13. Before you can save and open RTF files on your Series 3/3a, you must
  14. install the RTF drivers (WL$RTF.DYL and WS$RTF.DYL) into a \WDR
  15. directory on your Series 3/3a. You can install them onto the Internal
  16. disk or, if you want to avoid using up internal memory, an SSD in
  17. drive A or B.
  18.  
  19. Installation
  20. ------------
  21.  
  22. 1. Display the RCom command prompt (on Windows-based PCs use the RCom
  23. icon; on DOS-based PCs enter the appropriate command to run RCom).
  24.  
  25. 2. Make sure that the current directory is the one in which you
  26. installed RCom. If RCom is located in c:\psrcom you can type 
  27. CD C:\PSRCOM to make this the current directory.
  28.  
  29. 3. Make sure that the `Remote link' option on the Series 3/3a System
  30. screen is set to `On'.
  31.  
  32. 4. Type RTFINST followed by the new (virtual) PC drive letter that is
  33. set up to represent the Series 3/3a drive on which you wish to
  34. install the RTF drivers. For example, RTFINST I:
  35.  
  36. This runs the batch file RTFINST.BAT which copies the RTF drivers
  37. into the \WDR directory on the specified Series 3/3a drive. 
  38.  
  39. Note: Don't confuse the \WRD and \WDR directories - \WRD\ is the
  40. directory where Word processor documents are stored, while \WDR is
  41. where the Word processor keeps special files of various kinds
  42. (templates, and add-on software or printer drivers).
  43.  
  44. Note: WL$RTF.DYL is the software to open RTF files, and WS$RTF.DYL
  45. the software to save them. You don't have to install both drivers, if
  46. you only wish to be able to open OR save RTF files. To install a
  47. single RTF driver: use the COPY command from the RCom command prompt
  48. to copy the relevant file to a \WDR directory on the Series 3/3a,
  49. rather than using the RTFINST.BAT batch file described above.
  50.  
  51. When the RTF drivers are installed
  52. ----------------------------------
  53.  
  54. You can copy RTF files to and from the Series 3/3a like any other
  55. files, as described in the RCom booklet. When you next use the `Open
  56. file' or `Save as' options in the Word processor, you will be able to
  57. set the `File type' line to RTF, and select an RTF file.
  58.  
  59. Note: when the RTF file is next saved in the Series 3/3a Word
  60. processor - and this will happen if you switch to a different file -
  61. it is saved in the Series 3/3a Word processor format with the .WRD
  62. file extension, complete with style and emphasis information. If you
  63. wish to send the file back to the PC at a later time, you need to use
  64. the `Save as' option to save the file in the RTF format, creating a
  65. new RTF version of the file.
  66.  
  67. Direct access to remote RTF files
  68. ---------------------------------
  69.  
  70. You can use the Series 3/3a Word processors `Open file' and `Save as'
  71. options directly on RTF files on the PC, as long as the Series 3/3a
  72. is linked to the PC by RCom. Simply set the `Disk' line to the
  73. appropriate REM:: drive and then select the file. See the RCom
  74. booklet for more details.
  75.  
  76. Using the HP3 printer driver as a nominal RTF driver
  77. ----------------------------------------------------
  78.  
  79. The HP3 printer driver (with file name HP3.WDR - also supplied on the
  80. RCom disk) is primarily for printing to the Hewlett Packard III laser
  81. printer. However, with RTF, it is worth using HP3.WDR as the printer
  82. driver, even when there is no prospect of printing to the Hewlett
  83. Packard III laser printer, because it contains a good basic font set
  84. (mono-spaced Courier, a scalable serif font and a scalable sans-serif
  85. font) which travels well through the "RTF barrier".
  86.  
  87. For details of how to install the HP3 driver, see the README.TXT
  88. documentation file in the \PRINTDRV subdirectory of your RCom
  89. directory. This also gives information about the other printer
  90. drivers supplied on the RCom disk.
  91.  
  92. Restrictions on headers and footers
  93. -----------------------------------
  94.  
  95. The Series 3/3a Word processor supports only one header, which applies
  96. to the whole document. If an RTF file specifies some other type of
  97. header, such as for even pages only, this may become the header for
  98. the whole document.
  99.  
  100. The `On first page' settings in the Series 3/3a Word processor's
  101. `Header' and `Footer' dialogs are not affected by opening an RTF
  102. file.
  103.  
  104. If a header in Microsoft Word has a separate stylesheet size, or any
  105. changes of font within its text, these will be ignored. 
  106.  
  107. Microsoft Word may not support the %F and %M codes, nor two- and
  108. three-column headers, which can be used in the Series 3/3a Word
  109. processor. Two- and three-column headers will be treated as a
  110. left-justified header in Microsoft Word.
  111.  
  112. The same restrictions apply to footers as to headers.
  113.  
  114. Other limitations
  115. -----------------
  116.  
  117. USE A .RTF FILE EXTENSION FOR ALL RTF FILES - ON THE SERIES 3/3A AND
  118. PC. When you save an RTF file, the Series 3/3a Word processor forces
  119. this extension, but you should also use this file extension when
  120. creating RTF files on a PC.
  121.  
  122. Content which is beyond that handled by the Series 3/3a Word
  123. processor (such as boxes, graphics, side-by-side formatting of
  124. paragraphs and tables of contents entries) are not transferred into
  125. Series 3/3a Word documents.
  126.  
  127.  
  128. Using Stylesheets in Microsoft DOS Word
  129. ---------------------------------------
  130.  
  131. (This information is based on version 5.0 of the MS-DOS version of
  132. Microsoft Word.)
  133.  
  134. Microsoft Word for DOS saves a document's style information in a
  135. separate file - a stylesheet. It can also, however, handle files
  136. without a stylesheet, using in-line formatting (storing special codes
  137. in the document which specify the various settings for each
  138. paragraph).
  139.  
  140. If you use a stylesheet with a particular Microsoft Word file, and you
  141. want to transfer the file to and from the Series 3/3a, do not change any
  142. of the styles while on the Series 3/3a. (You can still apply styles to
  143. paragraphs, and you can use emphases as normal.) When you next send
  144. the file to the PC and use it in Microsoft Word, it will ask for the
  145. stylesheet to use. Microsoft Word checks that the document styles
  146. still match the stylesheet. Any paragraphs which have a style that
  147. does not match those in the stylesheet are converted to use in-line
  148. formatting.
  149.  
  150. If you are a user of the `Alter paragraph' option (instead of the
  151. `Styles' option) for changing the look of paragraphs, this should not
  152. worry you.
  153.  
  154. Control over fonts with Microsoft DOS Word
  155. ------------------------------------------
  156.  
  157. Microsoft Word for DOS is not as sophisticated in its mapping of
  158. incoming fonts when it reads an RTF file as is Microsoft Word for
  159. Windows. When you load an RTF document using Microsoft Word for DOS
  160. (having created it on your Series 3/3a), you may find that some fonts
  161. have been mapped to those which are not present in the current
  162. printer driver (in which case, they will be printed as Courier).
  163.  
  164. For greater control over the fonts Microsoft Word for DOS uses, you
  165. have two options:
  166.  
  167.   1)  To simply use in-line formatting to change the fonts.
  168.  
  169.   2)  Use an approach involving two separate stylesheets.
  170.  
  171. The first is simpler to understand but the second solution, once in place,
  172. has the advantage of automatically applying to all files that you
  173. subsequently transfer from the Series 3/3a into DOS Microsoft Word.
  174.  
  175. To use two separate stylesheets:
  176.  
  177. 1. Choose a representative document, written on the Series 3/3a, that
  178. includes all the styles you use on a regular basis.
  179.  
  180. 2. Save this as an RTF file.
  181.  
  182. 3. On loading it into Microsoft Word, leave the stylesheet selection
  183. blank (delete any suggestion offered to you).
  184.  
  185. 4. You will probably find it easier in what follows to make the style
  186. bar visible (use Options).
  187.  
  188. 5. For each style that you want to record, place the cursor in some
  189. text with that style.
  190.  
  191. 6. Use Format Stylesheet Record (alternatively, Alt-F10).
  192. Give as the Key Code the shortcode used on the Series 3 for the
  193. style.
  194. Leave Usage as Paragraph and type anything you like into Remark
  195. (leave it blank if you wish).
  196. For Variant, in most cases you can accept the default offered to
  197. you, but match `Standard' to `Body Text', and `Heading level' styles
  198. to the appropriate Series 3/3a `Header level' style (especially if you
  199. use outlining).
  200.  
  201. 7. Repeat steps 5. and 6. for all the styles you are interested in
  202.  
  203. 8. When finished, save the resulting stylesheet (use Gallery Transfer
  204. Save), with a name such as "S3".
  205.  
  206. 9. Then in Gallery, look at the fonts specified by each style, and
  207. make any changes required.
  208.  
  209. 10. Save the stylesheet you have at the end of this second pass WITH
  210. A DIFFERENT NAME, say "S3P" (with the "P" standing for "Printing").
  211.  
  212. From now on, whenever you load an RTF file prepared by the
  213. Series 3/3a into DOS Microsoft Word, all you need to do is:
  214.  
  215. 1. When prompted for the name of a stylesheet, give "S3" (or whatever you
  216. named the first of the two stylesheets).
  217.  
  218. 2. Once the load has completed, use Format Stylesheet Attach to attach
  219. the second stylesheet, "S3P" or whatever, instead.
  220.  
  221. Use of BOTH stylesheets is essential to the operation of the scheme.
  222.  
  223. The system takes some effort to set up but you will be amply rewarded with
  224. its power and ease of use in the long run.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.