home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ 17 Bit Software 4: Phase Four / 17Bit_Phase_Four.iso / files / 2887.dms / 2887.adf / Docs / OnForm.Doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-09-02  |  11.0 KB  |  417 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                 OnForm V1.1 (c)
  9.                                   Documents
  10.                               by Paul Lathwell
  11.                                     1993
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25. Welcome to OnForm the number  one  invoice/order  printing  program  for  the
  26. Amiga.
  27.  
  28.  
  29. This  program is shareware and as such has some limitations enforced upon it.
  30. Please read the 'ReadMe.1st' document for more details.
  31.  
  32.  
  33.  
  34. This  program  has  been designed to be user friendly and easy to use, please
  35. read the documentation  carefully.  It  is  recommended  to  print  out  this
  36. document for easier reference.
  37.  
  38.  
  39. Please  use  the  'OnLine' program provided to produce a program registration
  40. form to send  to  me.  Only  registered  users  will  receive  help  if  they
  41. experience difficulties with OnForm.
  42.  
  43.  
  44. Information  given  on  registration forms will remain confidential, and will
  45. only be used by myself in conjunction with debugging and improving OnForm. It
  46. also enables me to inform you of updates and new programs.  Registered  users
  47. will  be  entitled to updates at discount prices, providing they are obtained
  48. from me.
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54. Instructions:
  55. -------------
  56.  
  57.  
  58. Upon loading OnForm you will be  presented  with  the  details  screen.  This
  59. screen is used to input the company and customer details. Most of the program
  60. preferences can also be altered here. The items screen is viewed by selecting
  61. 'Next  Page'  with  the left mouse button, by pressing F2 or the right-arrow-
  62. key, between the keyboard & keypad.
  63.  
  64.  
  65. You  may return to the Workbench by pressing the Left-Amiga-key and A. OnForm
  66. will remain in memory and can  be  returned  to  by  pressing  the  same  key
  67. combination again.
  68.  
  69.  
  70.  
  71. Details Screen
  72. --------------
  73.  
  74.  
  75. NOTE: The status of Invoice/Order under preferences  controls  to  a  certain
  76. extent  how  OnForm  operates.  Please  ensure it is set to the form type you
  77. require, it is set by default to Order.
  78.  
  79.  
  80.  
  81. Company Address:
  82.  
  83.  
  84. Address  details  can  be entered by clicking the LMB (Left-Mouse-Button)  on
  85. each  line  in turn then typing in the address details. If you click anywhere
  86. in the address areas with the RMB (Right-Mouse-Button), OnForm  continues  to
  87. the next line in the address each time RETURN is pressed. It is preferable to
  88. enter new addresses in this manner.
  89.  
  90.  
  91. It  is  also  possible  to  load  existing  address files from disk using the
  92. control panel described later.
  93.  
  94.  
  95. Tel  No.  -  Select  with  LMB,  enter  up  to  20  digits,  press    RETURN.
  96.  
  97.  
  98. Fax No. - As Tel No, RETURN. See note 1.
  99.  
  100.  
  101. Vat No. - LMB, enter a 9 digit number, RETURN. See note 1.
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106. Customer Address:
  107.  
  108.  
  109. See Company Address above.
  110.  
  111.  
  112. Phone No. - See Tel No.
  113.  
  114.  
  115.  
  116. Credit Card Details:
  117.  
  118.  
  119. Card  No.  -  LMB, enter number up to 16 digits, RETURN. If a card number has
  120. fewer than 16 digits, replace missing digits with a space. See Note 2.
  121.  
  122.  
  123. Expires. - LMB, enter a 4 digit number, the first two digits for  the  month,
  124. the second two for the year ie. MMYY. See Note 2.
  125.  
  126.  
  127. Payment  Method - LMB toggles between Cheque/P.O. and Access/Visa. Its status
  128. is saved with order preferences.
  129.  
  130.  
  131. Member No. - LMB, enter up to 10 characters. Member Nos. are saved  with  the
  132. .OnF address files.
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. Preferences:
  138.  
  139.  
  140. Order  form  preferences  are  loaded by default. This file contains customer
  141. details and  all  the  settings  under  the  preferences  heading,  with  the
  142. exception of Order/Ref No. and the Date. This file also contains the VAT rate
  143. for the items screen.
  144.  
  145.  
  146. Print Quality - LMB toggles between Draft & NLQ.
  147.  
  148.  
  149. No. Of Copies - LMB toggles between 1 & 2.
  150.  
  151.  
  152. Invoice/Order  - LMB toggles between Invoice & Order. The RMB toggles between
  153. Invoice/Order, but  also  clears  Customer  address  details  if  Invoice  is
  154. selected,  or  Company address details if Order is selected. If selected with
  155. RMB, then this function will also load the  relevant  preferences  file.  See
  156. See Note 5.
  157.  
  158.  
  159. Order/Ref  No.  -  LMB,  enter  up  to  10  digits.  This  may be left empty.
  160.  
  161.  
  162. Page Length - LMB enter page length. When correctly set, paper will  be  feed
  163. to the beginning of the next page after a form has been printed.
  164.  
  165.  
  166. Date - If you have a battery-backup-clock this will show the current date. It
  167. may  be  changed  by  using  the LMB, entering a 6 digit number as DDMMYY. To
  168. obtain the system date use RMB.
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173. Control Panel:
  174.  
  175.  
  176. .AP  Files  -  LMB  load an AddressPrint address file. RMB save address as an
  177. AddressPrint file. Uses a file requester. See Notes 3, 5 & 6.
  178.  
  179.  
  180. Address  -  LMB  load  address  file. RMB save address file. See Notes 3 & 5.
  181.  
  182.  
  183. Print - See Notes 4 & 5. LMB prints Invoice/Order form. If the first line  of
  184. either  address  is  empty or the no item is present on the first line of the
  185. items screen, OnForm will refuse to print. You will be told what  information
  186. is missing. RMB prints an address label.
  187.  
  188.  
  189. Prefs  -  LMB  load  preferences file. RMB save preferences file. See Note 5.
  190.  
  191.  
  192.  
  193. NOTES:
  194.  
  195.  
  196. 1. Can only be edited while Invoice is set under preferences. Only printed on
  197. invoice forms.
  198.  
  199.  
  200. 2. Can only be changed when preferences is set to Order and Payment Method is
  201. Access/Visa.  Only  printed  on  order  forms  when  the  Payment  Method  is
  202. Access/Visa. Card No. and Expiry date are saved with order preferences.
  203.  
  204.  
  205. 3.  To  load a file double-click with LMB on required file. When saving under
  206. existing file name, double-click with LMB on required file. If a new file  is
  207. being created do not include the .AP or .OnF suffix after the file name, this
  208. will be added by OnForm automatically.
  209.  
  210.  
  211. 4. Before attempting to print forms or label, please ensure  the  printer  is
  212. ready to print.
  213.  
  214.  
  215. 5.  The status of the Invoice/Order function controls to a certain extent how
  216. OnForm reacts, it is therefore important to  set  it  to  the  required  form
  217. type...
  218.  
  219.  
  220.  
  221. With Order selected:
  222.  
  223.  
  224. Addresses are loaded to the company address.
  225. Order forms are printed.
  226. Company address is printed as a label.
  227. Order preferences are loaded/saved.
  228.  
  229.  
  230.  
  231. With Invoice selected:
  232.  
  233.  
  234. Addresses are loaded to the customer address.
  235. Invoice forms are printed.
  236. Customer address is printed as a label.
  237. Invoice preferences are loaded/saved.
  238.  
  239.  
  240. 6.  Only  AddressPrint  version  4  files can be loaded directly into OnForm.
  241. The older .AB file format can be changed to either  .AP  or  .OnF  using  the
  242. Convert program supplied.
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248. Items Screen:
  249. -------------
  250.  
  251.  
  252. The  items  screen  is  viewed  by  selecting 'Next Page' with the left mouse
  253. button, by pressing F2 or the right-arrow-key, between the keyboard & keypad.
  254.  
  255.  
  256. This screen is used to enter invoice/order product details. It also  contains
  257. address label preferences. Please note: Print quality for address  labels  is
  258. taken from the main preferences on the details screen.
  259.  
  260.  
  261.  
  262. Items:
  263.  
  264.  
  265. If no items are already listed when the items screen is displayed, the cursor
  266. it  automatically  placed  on  the  first line ready for you to input product
  267. details.
  268.  
  269.  
  270. Inputting details:
  271.  
  272.  
  273. 1. If necessary activate the next item line with the LMB.
  274.  
  275.  
  276. 2. Enter product description.  Up  to  30  characters  are  permitted.  Press
  277. RETURN.  If  the  description  is  left  empty,  OnForm  will assume you have
  278. finished listing items and waits for your next instruction.
  279.  
  280.  
  281. 3. Enter Product code. Up to 10 characters are allowed. Press RETURN. Product
  282. codes may be omitted.
  283.  
  284.  
  285. 4. Enter quantity of product. RETURN. If no quantity is entered it is assumed
  286. you require more room for the product name, the cursor moves to the next item
  287. line.
  288.  
  289.  
  290. 5. Enter the unit price of the product. RETURN. Unit  price  may  not  exceed
  291. 9999.99
  292.  
  293.  
  294. 6. Cost Ext. is calculated by OnForm.
  295.  
  296.  
  297. 7. The cursor is now moved down to the next line. If you do not wish to enter
  298. any more products press RETURN, otherwise repeat processes 1 to 5.
  299.  
  300.  
  301. Postage  &  Packing  -  LMB,  enter  the cost of Postage and packing. RETURN.
  302.  
  303.  
  304. V.A.T. % - LMB, enter the VAT rate if applicable. RETURN.  The  VAT  will  be
  305. added  to  the  Sub  total. The VAT rate is saved with both Invoice and order
  306. prefs.
  307.  
  308.  
  309. Amount Due - Calculated automatically.  Includes  all  items,  P&P  and  VAT.
  310.  
  311.  
  312. Required  By  -  LMB,  enter a 6 digit number as a date (DDMMYY) for when you
  313. require your order to have been delivered by. This may only be changed whilst
  314. order forms are being created. It may also be omitted.
  315.  
  316.  
  317. Print Form  -  Prints  the  Invoice/Order  as  it  stands.  If  any  required
  318. information is missing you will be informed.
  319.  
  320.  
  321. Left Margin - LMB enter value between 1 and 50 for the left margin of address
  322. labels. The right margin is set 30 characters further to the right.
  323.  
  324.  
  325. Label  Pitch  - LMB type value 7 to 20. This sets the number of lines between
  326. address labels.
  327.  
  328.  
  329. Print/Skip - LMB prints address label. RMB skips  one  address  label.
  330.  
  331.  
  332. Lab prefs  -  LMB  load  the  last  saved address label preferences. RMB save
  333. the current address label preferences.
  334.  
  335.  
  336.  
  337. Using The File Requester
  338. ------------------------
  339.  
  340.  
  341. If you select .AP File or Addresses from the control panel, you are presented
  342. with a file requester. The next section explains its various features.
  343.  
  344.  
  345. The  requester  consists  of  three  areas:  A  window  containing  a list of
  346. existing  files, a section of control buttons, and two input lines at the for
  347. direct input.
  348.  
  349.  
  350. The  window  of  files  allows you to select files to be loaded/saved. If you
  351. double click the LMB on the required file name, the file is loaded  or  saved
  352. then  you are returned immediately to the program. Alternatively single click
  353. and press RETURN.
  354.  
  355.  
  356. Buttons:
  357.  
  358. OK - If selected it is assumed you are  satisfied  with  your  selection  and
  359. loads/saves  the file as required, and returns you to the program. If no file
  360. name was present in the lower input line, the operation is cancelled and your
  361. returned to the program.
  362.  
  363. CANCEL - Cancels your selection and returns to the program.
  364.  
  365. Parent - Used to display the parent directory of the current  directory.  (if
  366. it exists!)
  367.  
  368. DEVICES  -  Display  a  list  of  all available devices, in the files window.
  369. Device are hardware items such as a disk drive or RAM disk.
  370.  
  371. ASSIGNS - Lists all current available disks by their names.
  372.  
  373. SORT - When selected all files & directories are sorted when  read  from  the
  374. disk.
  375.  
  376. SIZES - If selected files are listed with their sizes.
  377.  
  378. GET  DIR  -  Re-reads the current directory. This is useful if you've changes
  379. disks
  380.  
  381. STORE - If on the contents of directories are remembered. When the  requester
  382. is  next  called it will display the same files as you last left it. If it is
  383. set off the disk will be read every time the requester is called.
  384.  
  385.  
  386.  
  387. If  problems  are  experienced  with  OnForm  please  write  to the following
  388. address:
  389.  
  390.  
  391.             Paul Lathwell
  392.             3 Sweetbriar Close
  393.             Gadebridge
  394.             Hemel Hempstead
  395.             Herts  HP1 3PA.
  396.  
  397.  
  398.  
  399. Please give a detailed description of what is  wrong,  don't  just  say:  'It
  400. didn't  work  guv!' If strange results are obtained when printing, check your
  401. printer driver, if this is correct please send the print-out to me.
  402.  
  403.  
  404. Please remember only registered users will receive a  reply.  Use  OnLine  to
  405. print a registration form.
  406.  
  407.  
  408. To make payments for updates or etc. please make cheques payable to:
  409.  
  410.  
  411.                Paul Lathwell
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.                                * * * BYE * * *
  417.